Можно ли сшивать больничные листы в целях архивации

Опубликовано: 21.06.2025

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

штатное расписание;
приказы личного и общего состава;
накладные;
счета — фактуры;
акты выполненных работ;
кассовая книга;
авансовые отчеты;
путевые листы;
ведомости по заработной плате;
другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
канцелярский клей;
ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

систематизации документов;
нумерации;
сшивания документации в одну папку;
заполнения описи;
оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.

Как технически изготовить сшив

берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола

Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала

указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
печать организации (здесь и далее – при ее наличии).

Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.

Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020

Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019

Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично 1 . Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.

Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).

Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:

Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве

основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.

Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.

Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор

Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов

Прошиваем и заверяем копии документов

печатью (при ее наличии) и
надписью о месте хранения оригинала – предмета копирования с указанием номера дела по номенклатуре.

Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?

Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015

См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015

Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации

Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации

Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.

Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.

См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014

См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016

Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020

оформить отметку о заверении на каждом листе копии либо
сделать сшив листов и на приклеенном листочке разместить информацию и о количестве прошитых листов, и о заверении копии (Пример 9).

Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело

Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа

Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.

Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.

2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:

обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;

исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.

В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.

Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.

Приоритет документам в электронном виде

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Когда документооборот масштабный

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов

Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов

Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника

представлять интересы Доверителя в отношениях с организациями всех организационно-правовых форм; с физическими лицами; во всех государственных и муниципальных органах власти и управления, нотариальных конторах, правоохранительных органах, судах с правом подписи, получения, представления документов по вопросам, связанным с <…>;
заверять копии документов для предоставления любым лицам, в том числе: клиентам, партнерам, правоохранительным и контролирующим органам, адвокатам, судам и т.д. <…>

предъявив оригинал доверенности по запросу или
сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании.

Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.

Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации

Все мы иногда болеем, увы. Не всегда коронавирусом, иногда просто двухдневной простудой — то, что называют «отлежаться дома». А иногда и серьезно. В любом случае на работу лучше не ходить больным — и себе хуже сделаете, и коллег заразите. В самом начале болезни стоит подумать о больничном листе. Разбираемся, от чего зависит сумма больничных, сколько раз их можно брать и каков порядок выплат.

В каких случаях положен больничный?

Каждый раз, когда мы болеем, мы можем взять «перерыв на работе», чтобы выздороветь. Чтобы подтвердить факт своего отсутствия по уважительной причине и получить компенсацию по временной нетрудоспособности, нужно обратиться в медицинское учреждение и оформить там листок нетрудоспособности, более известный как «больничный лист».

Когда нужно обращаться за больничным?

Больничный лист обычно оформляется в первый день болезни. Но если вы обратились к врачу после полностью отработанного дня, то можно попросить оформить вам больничный со следующего дня, так как работодатель не может оплатить вам один и тот же день и как рабочий, и как больничный.

Как оформить больничный лист?

Получить больничный лист можно только в медицинском учреждении. У него должна быть лицензия на право проводить экспертизу временной нетрудоспособности.

Листок нетрудоспособности состоит из двух частей, одну из которых заполняет врач, вторую — работодатель. Для оформления больничного листа при себе необходимо иметь права или паспорт, также нужно знать ИНН и СНИЛС. Очень важно оформить больничный лист правильно, иначе работодатель просто не примет его и придется все переделывать.

Можно ли оформить больничный лист онлайн?

Чтобы вам оформили больничный лист в электронном виде, при обращении в медицинское учреждение необходимо сообщить об этом лечащему врачу. После чего врач внесет информацию о болезни в программу и заверит усиленной квалифицированной электронной подписью. По специальным каналам связи информация из медучреждения передается в Фонд социального страхования (ФСС) и работодателю.

Работодатель заполнит в программе графы с необходимыми сведениями на работника для расчета пособия и отправит их в ФСС. После этого фонд произведет проверку полученных данных, расчет и перечисление денег на счет получателя.

Вся информация об открытии, продлении и других изменениях больничного листа будет доступна в личном кабинете на портале госуслуг и в мобильном приложении. Там же будет содержаться информация о номере больничного листа, медицинской организации и враче, выдавшем документ.

Новые правила оформления больничных листов

С 14 декабря 2020 года изменится порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности. В новых правилах будет урегулирован ряд нововведений, связанный с оформлением электронных больничных листов. На самом деле возможность оформлять их появилась в 2017 году, но конкретные правила вводятся только в правил не было.

По новому порядку медицинская организация сформирует электронный больничный с согласия пациента при предъявлении паспорта и СНИЛС. Больничные листы продолжат выдавать на бумаге только женщинам, уволенным из-за ликвидации компании-работодателя, если у них в течение 12 месяцев до постановки на биржу труда наступила беременность. А также безработным, которым нужно предъявлять больничные этой организацииe.

Если вы устроены в несколько компаний, то вам могут оформить несколько бумажных или один электронный больничный лист. В последнем случае вы должны будете сообщить номер электронного документа каждому работодателю.

Новые правила будут регулировать особенности выдачи больничных при карантине. Если вы вдруг попадете под ограничения, связанные с коронавирусом, то вам выдадут больничный лист на весь период изоляции.

Как рассчитать больничный?

Размер выплаты за больничный зависит от дохода за два года. Однако тут нужно учитывать предельные базы по социальным взносам — все, что превышает этот уровень, в расчете больничного учтено не будет.

Например, в 2020 году больничные рассчитываются исходя из доходов за 2018 и 2019 годы, в которых были установлены предельные базы по социальным взносам в размере 815 000 рублей и 865 000 рублей. Мы можем посчитать максимальный средний дневной заработок для оплаты больничного по формуле:

((815 000 руб. + 865 000 руб.) / 730 дней) = 2 301,37 руб.

Полученную сумму необходимо умножить на количество дней больничного. По больничному листу оплачиваются все дни, в том числе выходные и праздничные.

Также на размер выплат по больничному влияет страховой стаж, чем он выше, тем больше сумма больничного:

Менее 6 месяцев — не более минимальных размеров оплаты труда (МРОТ);
Менее 5 лет — 60% среднего заработка;
От 5 до 8 лет — 80% среднего заработка;
Более 8 лет — 100% среднего заработка.

Страховой стаж считается по тому, как долго ваш работодатель перечислял за вас страховые выплаты в Фонд социального страхования. То есть если вы работали неофициально, то ваш страховой стаж будет меньше, чем трудовой.

С 1 января 2020 года МРОТ увеличился до 12 130 рублей, что в свою очередь влияет на размер минимального больничного пособия. Исходя из этого показателя можно рассчитать минимальное значение среднего заработка.

12 130 руб. x 24 мес. / 730 дней = 398,79 руб.

Если вы — внешний совместитель, то больничный будет рассчитан по общей формуле с учетом вашей ставки.

Изменения в 2020 году

В связи со вспышкой коронавируса с 1 апреля изменился подход к расчету больничного. Теперь выплата по нетрудоспособности за полный месяц не может быть меньше МРОТ с учетом районных коэффициентов, если они есть. Установленный на 2020 год показатель (12 130 руб.) применяют для расчета больничного независимо от страхового стажа работника и в том случае, когда его доход меньше МРОТ. Новый порядок будет действовать до 31 декабря 2020 года.

Когда работодатель оплатит больничный?

После того как вы предоставите листок по нетрудоспособности, работодатель в течение 10 календарных дней выносит решение для назначения пособия. А выплачено оно будет в ближайший день выплаты заработной платы.

Сколько раз в год можно брать больничный?

Количественных ограничений для получения больничного нет и, по правилам, вам обязаны оплатить все дни болезни в течение года. Главное — предупредить своего работодателя о начале болезни. Однако оплата по больничному листу сотруднику с инвалидностью (за исключением заболевания туберкулезом) происходит с ограничениями: непрерывный срок одного больничного не может превышать 4 месяца подряд, а общая продолжительность нетрудоспособности — не больше 5 месяцев в год.

Минимальный срок больничного листа не регулируется нормативными актами — врач самостоятельно определяет период восстановления заболевшего, в зависимости от его самочувствия.

Максимальная продолжительность больничного, который выписывает ваш лечащий врач ограничена 15 днями. Если в течение этого срока о выздоровлении не идет речи, то для продления больничного назначается медкомиссия, которая может продлить срок до 12 месяцев в случае тяжелых заболеваний. В такой ситуации нужно приходить на медицинское освидетельствование каждые 15 дней, после чего комиссия принимает решение — продлить или закрыть больничный лист.

Если по медицинским показаниям вам назначают лечение в стационаре, то больничный оформляется на весь срок нахождения в лечебном учреждении. После этого врач может продлить документ на 10 дней для реабилитации в домашних условиях. Для санаторного лечения больничный выдают на срок до 24 дней.

Правила больничного по уходу за ребенком

Если вы взяли больничный для ухода за ребенком, количество оплачиваемых дней в году зависит от возраста вашего отпрыска:

Возраст ребенка Количество оплачиваемых дней больничного в году

До 7 лет

Не более 90 календарных дней в году, если заболевание ребенка включено в специальный перечень

Не более 60 календарных дней в году при всех остальных заболеваниях

От 7 до 15 лет

Не более 45 календарных дней, оплата по каждому факту болезни производится за период до 15 календарных дней

До 18 лет

Не более чем 120 календарных дней в календарном году, если больничные листы оформляются для ухода за ребенком-инвалидом

Без ограничений, если больничные листы оформляются для ухода в стационарных условиях (в больнице) за ВИЧ-инфицированным ребенком

Без ограничений, если больничные листы оформляются для ухода за ребенком, болезнь которого связана с поствакцинальным осложнением, при злокачественных новообразованиях, включая злокачественные новообразования лимфоидной, кроветворной и родственных им тканей

Также больничный можно взять для ухода за взрослым членом семьи. В этом случае пособие выплачивается не более чем за 30 календарных дней в год, а по каждому отдельному случаю не больше 7 календарных дней.

Положен ли больничный самозанятому?

Если с наемными работниками все более-менее понятно, то с самозанятыми не все так просто. Напомним, что с 1 января 2019 года было введено понятие самозанятый — это человек, который получает доход от своей личной трудовой деятельности. Такой статус может получить индивидуальный предприниматель или физическое лицо. На самозанятых распространяется специальный налоговый режим — они платят налог на профессиональный доход (НПД). Помимо НПД других обязательных платежей у самозанятых нет согласно закону. Это означает, что страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС), из которых в случае чего выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности, самозанятые не платят. Поэтому оплата больничного для них невозможна. Но и тут есть исключение из правил.

Законом предусмотрено право вступить в добровольные правоотношения с ФСС и получить в случае необходимости пособие по временной нетрудоспособности. Однако такая возможность прописана только для индивидуальных предпринимателей — самозанятый ИП может заключить договор добровольного медицинского страхования с ФСС, а самозанятое физическое лицо такого права лишено.

После оформления договора добровольного медицинского страхования с ФСС необходимо оплачивать страховые взносы. Размер страховых взносов определяется по формуле:

Страховой взнос на год = МРОТ x 2,9% x 12, где 2,9% — тариф страховых взносов в ФСС.

Таким образом для приобретения права на получение пособий в 2021 году необходимо внести в ФСС 4 221,24 руб. до 31 декабря 2020 года.

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Как поступать с электронными больничными листами

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Подводим итоги

В 2021 году в России действуют 2 формы листка нетрудоспособности — электронная и бумажная. Они совершенно равнозначны по содержанию и значимости. При этом у электронного варианта имеется ряд преимуществ. Одно из них заключается в том, что электронный документ оформляется, обрабатывается, проверяется и хранится в электронном виде. На бумаге он не воспроизводится.
Бумажный вариант требует хранения. Однако в регионах действия пилотного проекта эту функцию берет на себя ФСС, поскольку он начисляет и выплачивает пособие. За работодателем же функции хранения сохраняются лишь тогда, когда ему самому приходится рассчитывать и платить пособие (т. е. когда в регионе пилотный проект не действует). Срок хранения больничного листа установлен равным 5 годам.

Как и где хранить

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив. Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

Где их хранить организации

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:

обеспечение сохранности документов;
возможность быстро найти нужный бланк.

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

порядковый номер;
дата предоставления бланка работником;
Ф. И. О. работника;
должность, структурное подразделение;
номер и дата выдачи документа;
наименование лечебного учреждения;
период освобождения от работы.

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

Как уничтожать по истечении срока хранения

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

первичные документы;
учетные регистры;
бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Что представляет собой больничный лист

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

правила оформления;
правила выдачи.

Необходимость хранения листов нетрудоспособности

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой

Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты

Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру. Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа

Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Сколько времени хранить и что делать потом

Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.

По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.

После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.

У каждого работающего человека иногда бывает состояние, когда на работу совсем не хочется. Формальных причин для похода к врачу вроде бы
и нет — здоровье в норме, но настроя нет совсем. В такой ситуации, когда совсем не болен, получить больничный все-таки
можно. Рассказываем, как.

Важно! Есть несколько способов как взять больничный здоровому человеку. Один из них — обратиться в фирму, которая выдает поддельный больничный лист.

Такой «внеплановый отпуск» может обойтись вам от 4 до 8 тысяч рублей. Однако сразу предупредим вас, что такое деяние строго наказывается,
да еще и по нормам уголовного права — от 3 до 7 для работников медицинского учреждения, и от 80 000
руб. до 2 лет лишения свободы с полным возмещением выплаченных работодателем денег — для работника.

Если не болеешь, а отдохнуть хочется откройте и прочтите свой трудовой договор. Возможно, ваш работодатель предусмотрел срок, на который вы можете
отсутствовать на работе законно, без оформления больничного. Обычно это период от одного до трех дней. Возможно, что сразу 3 дня
вам никто не разрешит бездельничать. А вот брать по одному дню в неделю — пожалуйста.

Если у вас хорошие отношения с коллегами — можно просто менять сменами и строить график под ваши дела. Сегодня коллега работает за вас, завтра вы за него.

Не так уж и сложно притвориться больным. Особенно если есть какие-то проблемы со здоровьем (а у кого их нет).

С печальным видом заходите в кабинет к своему невропатологу со рентгеновским снимком шеи — мол, заклинило совсем. Показываете снимок, жалуетесь —
и больничный на руках. Конечно же, это только пример. Если у вас есть какое-то расстройство, которое проявляется периодически и вы
постоянно наблюдаетесь у одного врача, можете смело идти в поликлинику. Авось врач поверит.

Есть такие таблетки для больного горла, «Фарингосепт» называются. От их рассасывания язык сразу становится желтым. Вот так, не болея, можно отпроситься с работы.

У вас ужасная реакция на что-либо из пищи? Смело можно использовать это для того, чтобы отпроситься с работы. Носите аллерген с
собой в герметичной упаковке, при необходимости просто откусите/выпейте. Главное — не перестараться. А то болеть будете по-настоящему.

Доктор, у меня давление

Отдохнуть не болея можно так. Зайдите к врачу и пожалуйтесь на головную боль слабость, озноб. Как только врач начнет мерить вам
артериальное давление как можно сильнее упритесь ногами в пол. Стрелка зашкалит и вы получите долгожданный отдых «под прикрытием».

Давите на жалость

Бывает, что заболевание было, но пока вы добрались до врача — все симптомы прошли. Устройте у терапевта небольшой спектакль. Пожалуйтесь ему,
расскажите о перенесенном на ногах заболевании. Иногда этот вариант срабатывает.

Желающие отдохнуть за счет работодателя могут и вовсе начать издеваться над своим организмом. Особо продвинутые голодают в течение суток, потом идут
к врачу и жалуются на жуткие боли в животе.

Способ, прямо скажем, не очень хороший. Ведь помимо реального стресса для организма вам придется по настоянию врача бегать по больницам и сдавать анализы, а не расслабляться дома.

Уйти на больничный можно и с помощью взятки. Можно обратиться к такому эскулапу и он выпишет вам больничный. Вопрос в том,
сколько вам придется заплатить. Впрочем, таких горе-врачей нужно еще и поискать, ведь в случае обнаружения факта подделки работнику медучреждения придется
отсидеть от 3 до 7 лет, а вам (если не окажетесь за решеткой) придется выплачивать административный штраф и возмещать ущерб
работодателю.

Получение больничного при помощи частных медклиник

Вы перепробовали все методы, но врачи неприступны? Тогда вы можете обратиться на сайт частной клиники и оставить заявку на получение документа.
Вам перезванивают и вы обсуждаете детали. Можно оформить амбулаторный, а можно и стационарный лист нетрудоспособности.

При личной встрече вы отдаете деньги, а потом получаете документ. Обман построен вплоть до того, что работодатель может позвонить в клинику,
а ему ответит диспетчер и подтвердит что вы действительно больны и получили больничный листок.

Обратите внимание на правильность заполнения бумаги. Больничный лист — это бланк строгой отчетности. Если вы будете заполнять его сами — не
допустите ошибку, иначе бухгалтер вашей фирмы просто не примет его к расчету.

Что нужно знать

Есть причины, по которым вам просто обязаны выдать больничный:

по-настоящему заболели вы;
заболел ребенок;
наступившая беременность и роды.

Больничный — не простая бумажка

ошибка в написании инициалов (ваших или ребенка);
ошибочный код заболевания;
ошибка в написании юридического адреса вашего места работы;
написание вашей должности с ошибкой.

Лист нетрудоспособности должен точно указывать отрезок времени, когда вы лечились (дома или в стационаре). Этот срок должен полностью совпадать с временем
вашего отсутствия на рабочем месте. Если вы вышли на работу через несколько дней после закрытия больничного — вам придется объясняться
с начальством и оформлять отгул.

Бывает, что самочувствие больного не позволяет ему самостоятельно прийти в поликлинику. В таком случае врач может прийти к вам домой и оформит вам больничный лист.

Читайте также: