Что может означать фраза эта трудовая книжка недействительна

Опубликовано: 02.04.2025

Трудовая книжка в привычном для нас виде в нашей стране существует с 1938 года. На сегодняшний день можно встретить несколько видов трудовых книжек установленного образца: книжки 1938, 1973, 2003 года и книжка колхозника 1975 года. Такая книжка являлась и является одним из наиболее важных документов, содержащих информацию о трудовой деятельности людей.

Кому и зачем нужны трудовые книжки

В трудовой книжке отражаются не только периоды сотрудничества с разными организациями и должности, которые занимал человек на протяжении своей жизни, но и его отношение к работе, а также его заслуги. Принимая сотрудника в компанию, специалисты кадровых служб, безусловно, интересуются причинами увольнений с предыдущих мест работы. А записи в разделе «Поощрения» свидетельствуют о том, что работник добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей. Выходит, что трудовая книжка является своего рода мини-характеристикой работника. Вот почему так важно, и в первую очередь для её владельца, чтобы она была оформлена в соответствии с требованиями российского законодательства.

Кроме того, в настоящее время учет периодов работы необходим для определения разного вида стажа. Он важен при предоставлении работнику социальных льгот, гарантий и в конечном итоге для назначения пенсий. И всю эту информацию также можно получить из трудовой книжки.

Работник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, должен четко понимать, что ошибки или неточные записи, внесенные им в трудовую книжку, послужат не только причиной замечаний в ходе трудовой проверки. Но, прежде всего, такие ошибки могут негативно повлиять на дальнейшую судьбу самого работника. Поэтому все специалисты отдела кадров, ответственные за ведение, учет и хранение трудовых книжек, должны изучить и всегда иметь под рукой необходимые законодательные акты РФ, содержание которых так или иначе связано с оформлением трудовых книжек.

В правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91) указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, а также периоды различной службы и замещения государственных и муниципальных должностей, является трудовая книжка.

При этом «записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку». Из этого следует, что неверные и неточные записи о периодах работы не должны учитываться при подсчете страхового стажа.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае неверно указанных данных или отсутствия записей об отдельных периодах работы, подтвердить эти периоды можно письменными трудовыми договорами, справками от работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы.

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.

Страховой стаж до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то есть до 01.01.2002 г., подтверждается трудовой книжкой, а если в трудовой книжке содержатся неполные сведения – справками работодателей и другими документами, подтверждающими трудовую деятельность.

Как видим, именно от сотрудников кадровых служб зависит, насколько своевременно и в каком размере будут предоставлены работнику различные надбавки, компенсации и пенсия; придется ли человеку собирать справки и другие документы, подтверждающие его периоды работы и страховой стаж для получения пособия по временной нетрудоспособности и для назначения пенсии, или необходимый стаж будет подсчитан по его трудовой книжке.

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих работу с трудовыми книжками включает в себя:

Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее – Правила);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69 (далее – Инструкция).

С 6 октября 2006 г. наряду с работодателями – юридическими лицами трудовые книжки обязаны вести и индивидуальные предприниматели (федеральный закон от 30.06.06 N 90-ФЗ)

Виды ошибок в трудовых книжках

Ошибки в трудовых книжках можно разделить на три группы:

ошибки, исправление которых описано в Правилах и Инструкции;
ошибки, которые не подлежат исправлению;
ошибки, исправление которых не регламентировано.

Существует несколько основополагающих принципов, которые необходимо использовать во время исправления ошибок в трудовой книжке.

1. Исправлению подлежат неправильные и неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

2. Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Неправильная или неточная запись отменяется путем признания ее недействительной.

3. Предложение о признании записи недействительной и последующая правильная запись составляют единое смысловое целое и стоят под одним номером в трудовой книжке.

К ошибкам в разделе «Сведения о работе» относятся такие ошибки, как неправильно указанная дата приема или увольнения (перевода и пр.), ошибочная запись в графе 3 (название должности или подразделения), ошибка в дате или номере приказа (графа 4).

Рассмотрим для примера некоторые исправления, внесенные в трудовую книжку, в соответствии с указанными выше правилами.

Пример 1: В трудовой книжке неверно указали дату приема на работу.

Эта ошибка относится к категории ошибок, исправление которой предусмотрено Правилами и Инструкцией, так как допущена в разделе «Сведения о работе». Её исправление производится путем признания записи недействительной. Признание прежней записи в трудовой книжке недействительной и правильная запись вносятся под одним порядковым номером и составляют единое целое.

Пример 2: Ошибка допущена в наименовании подразделения.

Для исправления ошибочной записи применяем тот же алгоритм исправления, что и в предыдущем случае.

Аналогичным образом производится исправление записей о переводах на другую работу, присвоении квалификации и т.д. По такому же правилу исправления вносятся и в запись об увольнении в случае, если она еще не заверена подписью должностного лица и печатью работодателя.

Важно, что дата внесения исправленной записи не всегда соответствует дате приема на работу. Датой исправления является дата обнаружения ошибки.

Запись о наименовании организации порядкового номера не имеет. Поэтому при внесении исправлений в наименование организации также не следует нумеровать эту запись

Данная ситуация не описана в официальных регламентах. Поэтому, на наш взгляд, эту запись нельзя рассматривать как неточную или ошибочную. Здесь мы видим порядок внесения записей и их реквизитов. И так как, по сути, эта последовательность нигде не нарушена, мы рекомендуем под заголовком в графе 1 повторить порядковый номер вносимой записи, далее в графе 2 указать дату приема на работу, в графе 3 сделать запись об этом приеме, а в графу 4 занести дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также его фамилия, согласно Правилам, не имеют порядкового номера и не относятся к сведениям о работе или о поощрениях. Следовательно, отменять эту запись и вносить верную, на наш взгляд, будет неправильным. В данном случае следует поступить так же, как при исправлении ошибок, допущенных в наименовании организации: сделать запись об ошибке без номера и внести правильную запись.

Из-за отсутствия бланков вкладышей трудовых книжек или по невнимательности часто кадровые службы используют разделы книжки «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» для внесения записей о работе. В этом случае такие записи можно оставить без изменений, а работнику выдать справку о периодах работы в организации, подтверждающую сделанные записи в указанных разделах. Но дальнейшие записи следует производить во вкладыше к трудовой книжке. Также можно отменить запись, внесенную в этот раздел, и сделать верную запись во вкладыше.

Исправления вносятся либо работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем, обнаружившим её. В таком случае организация отправляет запрос на старое место работы своего сотрудника и исправляет ошибку на основании официального ответа. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. Если же она вообще ликвидирована или работодатель/индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность, исправление производится по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправление чужих ошибок производится по тем же правилам, что и исправление ошибок, допущенных работодателем по новому месту работы.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Если при приеме нового сотрудника отдела кадров обнаружил ошибки на титульном листе его трудовой книжки, то такая книжка считается недействительной. Следует различать понятия «недействительный» и «неправильный». Если трудовая книжка недействительна – никакие исправления не помогут вернуть ей статус официального документа. Важно помнить, что на титульный лист трудовой книжки и вкладыша можно вносить изменения или дополнения сведений о работнике, но не исправления имеющихся записей (согласно п.26 Правил и п.2.3 и 2.4 Инструкции).

Что же делать специалисту-кадровику в таком случае? Ведь, с одной стороны, человек обязан предоставить свою трудовую книжку работодателю при приеме на работу, а работодатель обязан ее принять и зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек. С другой стороны недействительную книжку принимать нельзя. Отказать работнику в приеме на работу в связи с тем, что его трудовая книжка признана недействительной, также нельзя. Кроме того, компании не выгодно терять ценного работника из-за ошибок прошлых работодателей. В этом случае рекомендуется взять с сотрудника заявление следующего содержания: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что трудовая книжка, оформленная на предыдущем месте работы, является недействительной». И затем обязанностью работодателя будет оформление новой трудовой книжки в течение пяти дней с даты приема сотрудника на работу . При этом следует понимать, что новая книжка – это не дубликат, и правила оформления дубликата на нее не распространяются. Это значит, что в нее не могут быть внесены записи о предыдущих местах работы.

Отсутствие на титульном листе печати организации, заполнившей трудовую книжку впервые, также делает её недействительной. Но в данном случае есть возможность спасти положение: работнику следует посоветовать обратиться в организацию, оформившую трудовую книжку без печати, чтобы печать была поставлена. Однако, если организация, выдавшая такую трудовую книжку, ликвидирована, и ее правопреемник отсутствует, то в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, работодатель будет обязан выдать новую трудовую книжку по заявлению сотрудника.

Работнику в этом случае следует собрать справки с предыдущих мест работы для подтверждения стажа работы. В новую трудовую книжку сведения о работе на основании собранных справок не вносятся. Это касается и случаев, когда трудовую книжку выдал прекративший свою деятельность индивидуальный предприниматель.

Ещё раз поясним: в случаях оформления новой трудовой книжки дубликат не оформляется, так как, исходя из Правил, дубликаты выдаются в случае утери трудовой книжки или внесения в нее записи, признанной впоследствии недействительной, а также в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, испачкана и т.д.).

Ответственность работодателя за нарушение правил работы с трудовыми книжками

От правильности работы с трудовой книжкой зависит не только судьба её владельца: работодатель, неправильно заполняющий трудовые книжки тоже несёт за это ответственность, в том числе материальную и административную. Во-первых, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Во-вторых, неправильная запись, препятствующая поступлению на работу, влечет взыскание с работодателя среднего заработка за все время вынужденного прогула. А в-третьих, неправильная запись в трудовой книжке может служить основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Автор: Ольга Абашникова, ведущий специалист по кадровому администрированию, аутсорсинговое подразделение BDO (Россия)

Источник: бизнес-энциклопедия «Финансы. Директору. Лично» (ИД «Деловой Петербург»), декабрьское дополнение

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Руководителям предприятий и кадровым работникам стоит знать, что именно можно исправлять в трудовой книжке, как правильно это сделать, а также какие способы исправления являются запрещенными.

Когда трудовая книжка недействительна?

Основаниями для признания этого документа недействительным могут быть такие ситуации:

В книжке неправильно указаны фамилия, имя или отчество работника. При этом ошибка может состоять всего в одной букве – если данные книжки не совпадают с паспортом, документ является недействительным.
На титульном листе документа отсутствует печать организации или подпись лица, который был уполномочен заполнять книжку.
В трудовой книжке указана неправильная дата заполнения (например, раньше, чем был выпущен сам бланк документа). Часто это делается с целью увеличить трудовой стаж работника.

Работодателям следует помнить, что отказ гражданину в трудоустройстве по причине недействительности его трудовой книжки незаконен.

На основании письменного заявления сотрудника работодатель также может оформить ему новую трудовую, но записи с предыдущих мест работы в нее внесены не будут.

Допускаются ли исправления в трудовой?

При этом записи о работе, а также сам документ должны быть заполнены правильно – в противном случае сотрудники Пенсионного фонда просто не учтут их.

Регламентация ведения записей в трудовой книжке осуществляется несколькими документами:

ТК РФ.
Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если при заполнении документа была допущена ошибка (или сотрудник отдела кадров обнаружил ее), следует учесть, что не все из них могут быть исправлены. Все возможные ошибки делятся на три группы:

Сведения о работе;
Сведения о награждениях.

Правила исправления ошибок

Работодатель или кадровая служба того предприятия, где была допущена ошибка;
Нынешний работодатель, при наличии письменного и официального разрешения от предыдущего нанимателя.

Исправление записи должно происходить правильно и соответствовать требованиям законодательства.

Запрещается для этих целей использовать корректор, а также замазывать, подделывать или закрашивать запись.

В соответствии с Правилами и Инструкцией, которые регламентируют порядок ведения трудовых книжек, допускаются такие способы исправления ошибочно внесенной записи:

Зачеркивание записи;
Дополнение записи;
Признание ее недействительной.

При этом применение конкретного способа зависит от раздела, в котором была обнаружена ошибка. Так, в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, запрещается зачеркивание записей. Единственный допустимый вариант исправления ошибки – признание записи недействительной и внесение новых, правильных данных.

Зачеркивание разрешается только в исключительных случаях – для исправления таких данных о сотруднике, как:

Его фамилия, имя или отчество;
Ошибка в дате рождения.

Также на внутренней стороне трудовой книжки указывается ссылка на документ, на основании которого вносится данное исправление (или на документы, если их несколько). В соответствии с Инструкцией, такими документами-основаниями могут быть:

Паспорт;
Свидетельство о браке;
Свидетельство о расторжении брака;
Документы, подтверждающие смену имени или фамилии.

Зачастую на внутренней стороне трудовой книжки должны быть указаны сразу несколько документов – например, свидетельство о браке и паспорт.

Такое требование связано с тем, что каждого документа по отдельности недостаточно для того, чтобы в полной мере проследить изменение фамилии сотрудника.

Стоит выделить основные ошибки при заполнении трудовой книжки, а также способы их исправления:

В сведениях о работе – запись признается недействительной, вносится правильное название (структурного подразделения, должности и т.п.);
На титульном листе – если ошибка касается неправильного имени, фамилии или отчества сотрудника, работодатель не имеет права исправлять такую ошибку, этот вопрос должен решаться в судебном порядке.

Отменять или признавать недействительными записи, следующие за пропущенной, не стоит.
Пропущенную запись можно внести в любое время, указав при этом в графе 2 дату ее внесения.
Сама запись должна содержать дату того события, указание которого было пропущено. Например, запись от 09.10.2015: 12.06.2015 переведена на должность главного бухгалтера ООО «Изумруд».

за последней записью в трудовой книжке пишется, что в названии организации была допущена ошибка;

указывается правильное название.

При этом не нужно указывать ни порядковый номер новой записи, ни документ-основание для исправления.

Стоит рассмотреть более подробно, как правильно признать запись недействительной и указать новые, уже исправленные данные.

Признание записи недействительной

Основной и наиболее распространенный способ исправления неточностей в записях трудовой книжки – это признание ошибочных данных недействительными. Рассмотрим порядок такого исправления на примере.

В разделе трудовой книжки под порядковым номером 14 имеется запись об увольнении сотрудницы Степаненко О.О. с 21.10.2015, сделанная на основании приказа № 121-к и заявления об увольнении по собственному желанию.

Утром 21.10.2015 руководитель заполнила трудовую книжку и подготовила все необходимые для увольнения документы, однако Степаненко О.О. отозвала свое заявление и решила продолжить работу в организации. Для отмены записи об увольнении руководителю необходимо предпринять следующие действия:

Издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении (например, № 122-к).
Внести в трудовую книжку под порядковым номером 15 новую запись от 21.10.2015 такого типа: «Запись за номером 14 недействительна».
Указать после записи дату и номер нового приказа, на основании которого предыдущая запись признается недействительной (в данном случае это приказ № 122-к от 21.10.2015).

Если исправление записи касается другого вопроса (например, неправильно указана должность сотрудника), то во втором пункте, после указания номера недействительной записи, нужно еще и внести правильные данные.

Образец аннулирования записи в трудовой книжке работника

Полезное видео по теме

Заключение

Правильное заполнение трудовой книжки – обязанность каждого руководителя и сотрудника кадровой службы предприятия, ведь именно от этого зависит начисление работнику трудового стажа. Если в книжке имеются ошибки или неточности, их нужно устранить – путем исправления записи или оформления нового документа.

Большинство записей подлежат исправлению, однако при этом также нужно соблюдать определенные правила – запрещается их замазывать, закрашивать или подделывать. Законодательно допустимые варианты исправления – это признание записи недействительной или ее зачеркивание (в некоторых случаях).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Трудовая книжка оформляется при официальном трудоустройстве. При смене организации, должности, реорганизации предприятия и других кадровых переменах новые сведения заносятся в трудовую книжку. Сведения вносятся от руки, поэтому возможны ошибки при заполнении документа.

Как правильно вносить исправления в трудовую книжку

Если найдены ошибки в трудовой книжке, сотрудник составляет и подает заявление директору предприятия на корректировку записи.

Если на момент обнаружения ошибочной записи гражданин безработный, для исправления ошибки он обращается в отдел кадров последнего места работы. Это правило действительно вне зависимости от срока увольнения.

Неправильные записи в трудовой книжке аккуратно зачеркиваются одной чертой. Сверху, снизу или на той же строке записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки оставляются пояснения и ссылка на документы, на основании которых были внесены изменения.

Кто вправе вносить исправления

В законодательных актах нет информации о должностных лицах, которые обладают правом исправлять.

Работник должен иметь право вносить и заверять исправления в трудовой книжке. В организациях в этих целях издается приказ, который наделяет определенного работника таким правом.

ВНИМАНИЕ! Этой обязанностью может наделяться руководитель компании или другой специалист (бухгалтер, секретарь или начальник отдела кадров).

Образцы записей

Не вся информация, указанная в трудовой книжке, может быть просто зачеркнута и отменена. Признать запись недействительной можно путем внесения новых сведений.

Запись недействительна

Неправильная запись может быть скорректирована двумя способами:

Вносится отдельная строчка вида «Строка под порядковым номером 5 недействительна». После этого заполняется следующий пункт, в котором указывается правильная информация.
В графе «Основания» указывается причина. В следующей строчке вписывается верный текст.

Пример исправления таким образом представлен ниже:

Ошибки в должности

Помарка в трудовой книжке в названии должности может быть также скорректирована двумя методами. Если ошибка была обнаружена до перехода гражданина на новое место работы, указываются сведения о недействительности записи с описанием основания для ее отмены. Вносятся новые сведения о приеме на работу.

Если ошибки при внесении данных о должности были обнаружены после увольнения, правом их корректировки обладает и новый, и предыдущий работодатели.

В первом случае открывается блок с указанием наименования новой компании и вносится корректирующая информация с указанием документов, на основании которых проведены изменения.

При внесении корректировок бывшей организацией-работодателем в графе основания прописывается номер удостоверяющего ошибку приказа и полное наименование предприятия, в котором издан этот документ.

Ошибки в номере записи или хронологии

Исправление даты заполнения или порядкового номера пункта может быть выполнено следующими способами:

изменение номера последних указанных сведений для отражения общего количества пунктов;
признание некорректной одной строчки из двух, указанных под одинаковыми номерами;
при отсутствии порядкового номера вводится строчка в хронологию или в следующей пишется фраза «предыдущая запись недействительна»;
если две строчки под одним номером имеют разные даты, они разделяются на «пункт А» и «пункт Б».

После таких исправлений хронология продолжается в штатном порядке.

Ошибки в названии организации

Строка в трудовой книжке с наименованием организации-работодателя является открытием блока сведений, показывающих работу гражданина на одном предприятии.

Если неточность была обнаружена сразу, запись признается недействительной и вносится корректная.

В ситуациях, когда неточность была выявлена после заполнения следующих строчек, исправление происходит путем признания их недействительными.

Ошибки в записи о приеме на работу

Ошибки при заполнении сведений о приеме на работу возникают по следующим причинам:

фактические неточности (неверное число, другая должность и т. д.);
ненужные сведения, например, полная информация о приказе зачисления на работу (достаточно вписать номер документа и дату издания).

Исправление в таких ситуациях происходит по стандартной схеме: признание данных недействительными и их повторное корректное написание.

Ошибки при оформлении увольнения

Неточность при внесении данных о прекращении рабочих отношений между гражданином и работодателем является неверное указание причины увольнения.

К примеру, нельзя вносить формулировку типа «Увольнение по собственному желанию». В графе «Основание» должна быть написана фраза «Трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника».

Корректировка таких сведений происходит стандартно.

Изменение фамилии

Корректировка персональных данных владельца трудовой книжки происходит на основании паспорта и свидетельства о браке.

Образец исправления представлен ниже:

Ошибки в дате

По датам считается срок общего стажа гражданина, поэтому при обнаружении ошибки в этой графе следует сделать правки. Алгоритм исправления стандартный.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 — дата увольнения;
в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).

Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:

уволен по сокращению штата;
уволен в связи с ликвидацией;
уволен по собственному желанию;
уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.

Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.

Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.

Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.

Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:

если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).

При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:

по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.

Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.

Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.

Как сделать запись об увольнении сотрудника

О подписях

Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.

Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.

Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.

Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.

Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.

Если записи о работе оформлены неправильно , важно помнить следующее. При расчете страхового стажа можно учитывать только те его периоды, которые оформлены корректно (пункт 24 приказа Минздрасвсоцразвития № 91 от от 06 февраля 2007 года). Если в ТК запись с ошибками другого работодателя (например, неверные формулировки или печать на записи о приеме), то кадровику следует попросить у работника иные документы, которые подтвердят периоды стажа. Это может быть, например, справка с бывшего места работы или договор с копией приказа.

Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику. Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.

Исправление ошибок

При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.

Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:

запись о приеме (с ошибкой);
запись о переводе;
запись о признании недействительной записи с ошибкой + корректная формулировка.

То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.

В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).

В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.

В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).

Пример исправления записи о приеме на работе

Указанный выше порядок применяется в том числе и к ошибкам в датах. Если в ТК неверно указана, например, дата приема на работу, то запись в графе 3 будет выглядеть так: «Запись за номером Х недействительна. Принят 19.07.2016 на должность. ». В графе 2 при этом указывается текущая дата (когда вносятся исправления).

Существует мнение, что при ошибках с датами корректную дату нужно указывать в графе 2, а не в графе 3. Так вот, это неверно — инструкция № 69 такой вариант исправления не предлагает.

Запись, внесенная в трудовую книжку с сокращениями, является некорректной и подлежит исправлению.

В рассматриваемом случае исправление некорректной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись (предыдущим работодателем), либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать сотруднику при его обращении необходимую помощь.

При исправлении записи работодателем по новому месту работы (на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку), необходимо за следующим порядковым номером признать ее недействительной и внести верную запись. В графе 4 вносится ссылка на подтверждающий документ прежнего работодателя.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер, в записях не допускается сокращений (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Пункт 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, в свою очередь, устанавливает, что записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Инструкция уточняет в том же пункте , что не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Если кадровик внес в трудовую книжку запись об увольнении, сократив слова "пункт" - "п." и "статья" - "ст.": "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации", то внесение такой записи в трудовую книжку работника является нарушением действующих правил заполнения трудовой книжки.

Если смысл записи в трудовой книжке в результате применения сокращения не искажен (как в рассматриваемом случае), то, возможно, в этом случае последствий для работника может и не наступить.

Трудовая книжка установленного образца, согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка или (при наличии в трудовой книжке неправильных или неточных записей) иные документы могут потребоваться для подтверждения периодов работы для получения пенсии, если обязательные платежи за работника в какие-то периоды работы не были уплачены работодателем (Постановление Конституционного Суда РФ от 10.07.2007 N 9-П). Нарушение правил заполнения трудовой книжки при неуплате обязательных платежей работодателем может негативно отразиться при подтверждении страхового стажа для установления трудовой пенсии.

Приведенная в вопросе в качестве примера запись не изменила своего смысла и точно отражает факт и основания прекращения трудового договора и может не стать основанием исключения из стажа работника целого периода трудовой деятельности или периода страхового стажа при назначении пенсии. При этом работник вправе обратиться с заявлением к работодателю (внесшему данную запись или новому) о необходимости внесения записи в трудовую книжку в точном соответствии с действующими правилами, а при отказе работодателя - обжаловать его действия в суде.

Согласно п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Таким образом, запись, внесенная в трудовую книжку с сокращениями, является некорректной и подлежит исправлению.

В рассматриваемом случае исправление некорректной записи производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись (предыдущим работодателем), либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Читайте также: