Что написать в резюме о себе пример офис менеджер

Опубликовано: 26.12.2024

Работа офис-менеджера подразумевает общение с клиентами и партнерами компании, посредством приема посетителей и входящих звонков. Ключевыми обязанностями являются организация работы офиса, делопроизводство и документооборот, а также исполнение распоряжений руководителя.

Претендент на должность офис-менеджера должен обладать такими качествами, как внимательность, ответственность, исполнительность, инициативность и коммуникабельность. Кроме того, он должен обладать организаторскими навыками и способностью анализировать большой объем информации.

Ниже расположен образец грамотного резюме офис-менеджера 2021 года, который можно скачать бесплатно.

Резюме на должность офис-менеджера

Сычева Варвара

Телефон: +7 (920) 320-27-**
E-mail: [email protected]
Дата рождения: 11.05.1993
Семейное положение: замужем, есть дети.

Ключевые компетенции

• опыт работы более 3 лет в крупной промышленной компании, реализующей собственную продукцию;
• опыт ведения делопроизводства;
• опыт разработки систем учета документации;
• успешный опыт работы офис-менеджером более 2 лет в крупной компании;
• опыт оптимизации расходов и затрат на канцтовары;
• опыт ведения электронного документооборота.

Опыт работы

Обязанности:

• прием посетителей компании;
• прием и распределение входящих звонков;
• организация работы офиса (контроль наличия расходных материалов и канцтоваров);
• делопроизводство и электронный документооборот;
• подготовка аналитических отчетов и презентаций;
• организация командировок и проездов, корпоративных мероприятий.

• в 2019 году организовала 45 командировок и 20 корпоративных мероприятий;
• в 2018 году оптимизировала процесс регистрации входящей корреспонденции, что позволило снизить время принятия документов к исполнению на 10%;
• разработала систему учета внутренней документации, что позволило оптимизировать сроки хранения номенклатурных дел.

• обеспечение операционной работы офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов);
• подготовка и обработка документов, входящей и исходящей корреспонденции;
• работа с базами данных (внутренняя CRM);
• организация корпоративных мероприятий;
• подбор и анализ информации в интернете;
• выполнение распоряжений руководства.

• по итогам работы в 2017 году получила благодарственное письмо руководителя за вклад во внутреннее развитие организации;
• оптимизировала затраты на расходные материалы на 15% путем заключения нового договора с поставщиком канцтоваров;
• в 2016 году оптимизировала время обработки внутренней документации на 10% путем использования внутренней CRM, что позволило минимизировать время поступления документов на исполнение.

Ключевые навыки

• работа с оргтехникой;
• организация работы приемной;
• ведение электронного документооборота;
• делопроизводство;

• изготовление типовых образцов документов;
• архивирование документации;
• административная поддержка руководителя.

Образование

2010 – 2014 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Организационно-управленческая деятельность.

2014 – 2016 Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского. Менеджмент/Инновационный менеджмент.

Дополнительное образование: 2019 – курсы повышения квалификации «Повышение личной эффективности». Калужский филиал ФГБОУ ВО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»; 2017 – курсы повышения квалификации «Офис-менеджер и работник административно-хозяйственного подразделения». Учебный центр «Специалист» при Московском государственном университете имени Н.Э. Баумана.

Личные качества

• отношения в коллективе, а также с посетителями выстраиваю на основе доброжелательности и уважения. Конфликтных ситуаций за период профессиональной деятельности не возникало;
• к работе отношусь ответственно, стремлюсь выполнять поручения руководства максимально быстро;
• в процессе деятельности стремлюсь к профессиональному развитию посредством восполнения знаний и навыков, а также курсов повышения квалификации делопроизводства и личной эффективности;
• в ходе работы стараюсь разрабатывать и применять новые методы с целью оптимизации затраченных средств и рабочего времени.

Дополнительная информация

Успешная карьера начинается с грамотного составления резюме и от впечатления, которое оно произведет. Поэтому важно уже этим документом вызвать у работодателя интерес к себе. Правильное резюме способно представить потенциального работника самым подходящим специалистом на открывшуюся вакансию. Особенно это касается молодых людей, только начинающих трудовую деятельность, которые должны в резюме суметь структурировать свой даже минимальный опыт работы.

Наниматели обязательно выделят соискателя, который сумеет расставить правильные акценты в своем резюме. Это могут быть сильные стороны, достижения и причины смены сферы деятельности.

Структура резюме

Многие отождествляют должностные обязанности офис-менеджера и секретаря. Некоторая схожесть присутствует: это прием входящих звонков и корреспонденции, набор текстов, организация совещаний и выполнение всех поручений руководства. Но обязанности офис-менеджера направлены на обеспечение жизнедеятельности офиса. Они могут быть намного шире с возложением дополнительно компетенций секретаря или помощника руководителя.

Резюме должно иметь четкую структуру и простой язык изложения. Общепринятая форма этого письменного документа представляет собой разделы с информацией, размещенные в определенной последовательности:

• желаемая должность;
• фамилия, имя и отчество;
• контактная информация;
• цель резюме;
• профессиональные компетенции, соответствующие должности, на которую соискатель претендует;
• образование (основное и дополнительное);
• опыт работы;
• личностные качества;
• дополнительные данные;
• рекомендации.

Как оформить текст?

Уже на этапе резюме претендент сможет хорошо зарекомендовать себя, оформив его по всем правилам делового документа.

Если правильно использовать принципы оформления, то у читающего сформируется положительное восприятие:

• заголовок «Резюме» не пишется;
• объем – не более 2 страниц формата А4;
• текст разбивают на короткие, удобные для чтения абзацы;
• рекомендуется использовать шрифты Times New Roman или Arial с размерами основного текста – 12 кегля, заголовков – 20 кегля, подзаголовков – 14 кегля;
• все перечисления оформляются списком;
• акцентировать информацию можно, выделяя ее жирно или более крупными буквами (от 14 до 16 кеглями шрифта);
• текст не должен быть с ошибками;
• информацию следует излагать кратко.

Рекомендации по заполнению

Принципы написания резюме одинаковы для всех должностей.

• В разделе «Желаемая должность» необходимо четко обозначить наименование вакансии. В случае когда нет сведений о свободных должностях, следует кратко описать сферу своего профессионального интереса, например «ИТ-специалист». Не имеющему опыта работы, следует указать «стажер/ассистент» и сферу работы, например маркетинг, финансы, ИТ.
• Далее указываются персональные данные: фамилия, имя и отчество. Их рекомендуется размещать по центру или с левой стороны. Часто работодатели выдвигают требования к внешности претендентов и просят присылать резюме с фото. При такой необходимости надо разместить в резюме наиболее удачный деловой снимок.
• В пункте «Контактная информация» отражают телефон, адрес электронной почты, далее указывают дату рождения и зарплатные ожидания. Следует реально оценить свои умения, чтобы желаемая зарплата была оправдана. Если компания имеет филиалы, то необходимо обозначить готовность к переезду и командировкам.
• Следующий блок – цель. Можно просто написать: «Получить должность офис – менеджера».
• Образование. Перечень учебных заведений, начиная с последнего, с датами поступления и окончания. Информация о специальности и университете (вузе, колледже) должна соответствовать прописанной в дипломе. Курсы, тренинги, стажировки лучше писать те, что касаются должности, на которую работник претендует.
• Опыт работы. Описать свою трудовую деятельность надо так, чтобы на данную кандидатуру обратил внимание работодатель. Первым указывается последнее место работы. Достаточно 5 организаций. Описание предыдущего опыта должно быть конкретным, периоды работы должны быть указаны с точностью до месяца, полное название фирмы с ее краткой характеристикой, занимаемая должность, функциональные обязанности – подробные. При грамотном составлении этого раздела следует расставить акценты на прежние места работы, которые по функциям максимально приближены к желаемой должности. Повысит ценность сотрудника, если он ранее работал секретарем-референтом, юристом, оператором колл-центра.
• Достижения. Следует описать конкретные достижения на предыдущих местах работы и перечислить все имеющиеся меры поощрения, полученные от прежнего руководства.
• Профессиональные навыки. Наниматели подбирают умного и активного работника, который умеет сделать так, чтобы все дела делались четко в срок, а сотрудники чувствовали, что есть человек, заботящийся о бытовых офисных мелочах. Кроме того, они ищут человека с высоким уровнем эмпатии, который сам умеет видеть проблемы и находить для них решение. Поэтому стоит указать только те умения, которые имеют значение для предлагаемой вакансии.

Не следует описывать несуществующие – все это легко проверяется.

Рабочие задачи:

• управление;
• администрирование;
• хозяйственное обеспечение;
• контроль;
• отчётность.

Стандартные задачи:

• забота об офисе и сотрудниках;
• почта и документооборот;
• встреча контрагентами и партнеров;
• заказ воды, еды, мебели, техники.

Ключевые знания и умения офис-менеджера:

• опыт организации совещаний;
• владение правилами делового этикета.

Успешный соискатель умеет налаживать все процессы в офисе и контролировать работу вспомогательных подразделений. Данного специалиста часто обязывают отслеживать дни рождения работников, организовывать корпоративные праздники, оформлять поздравления, приобретать подарки, букеты, сувениры.

Часто поручают разработку и организацию проектов и мероприятий. Поэтому дополнительным преимуществом будет наличие креативного мышления, хороший вкус и развитые творческие способности.

О себе. Это перечисление личных черт характера, которые помогут выполнять задачи соответствующей должности: организаторские задатки, добросовестность, пунктуальность, самостоятельность, терпеливость и гибкость.

Обязательные требования к офис-менеджеру:

• здравый смысл;
• компьютерная грамотность;
• грамотная речь;
• активность в решении возникающих проблем.

Приветствуются стрессоустойчивость, неконфликтность, хорошая память и организованность. Эффективных офис-менеджеров отличает и наличие определенных личностных качеств: проактивность, прекрасные коммуникативные навыки, а также доброжелательность. При отсутствии рабочего опыта следует заострить внимание на трудолюбии, исполнительности, обучаемости и легкой адаптации в коллективе. Однако не следует включать в описание более 6 черт характера.

В раздел «Дополнительная информация» можно включить ваши любимые занятия, а также то, что вы умеете водить автомобиль. И последний раздел – «Рекомендации» – представление характеристик и контакты бывших руководителей.

Таким образом, лишнее писать не рекомендуется – нужно лишь отразить небольшую деталь, которая поможет стать конкурентоспособным.

Резюме офис-менеджера — это документ, в краткой и емкой форме рассказывающий о соискателе на данную должность. При его написании необходимо уделить внимание деловым качествам, которые требуются специалисту по административно-хозяйственной деятельности, например, знание иностранных языков, делового этикета и т. д. Грамотное составление самопрезентации — залог успеха в устройстве на работу.

Основные принципы составления

Чтобы из большого числа соискателей работодатель обратил внимание и пригласил на собеседование именно вас, отнеситесь внимательно к составлению своего резюме на офис-менеджера. С одной стороны, следует придерживаться общепринятых правил составления, а с другой — подумать, какие сведения о себе необходимо сообщить, чтобы выбор пал именно на вас:

• резюме должно быть кратким, но максимально емким по содержанию, по объему — не более 1-2 страниц;
• документ необходимо разделить на смысловые блоки с выделением отдельных пунктов для удобства чтения;
• не допускается никаких ошибок, если вы не уверены в своей грамотности, воспользуйтесь специальными программами проверки написания;
• наличие фотографии желательно, так как в большинстве организаций офис-менеджер — это лицо фирмы, и для руководителя важно, как выглядит главный его представитель. Выберите достаточно строгое фото в деловой одежде, с располагающим выражением лица.

Любой пример резюме офис-менеджера желательно составлять, придерживаясь следующей структуры:

• заголовок и цель резюме («Резюме на должность офис-менеджера»);
• контактная информация;
• образование;
• опыт по специальности и профессиональные навыки;
• личностные характеристики;
• дополнительная информация.

Контактная информация

Этот раздел включает в себя сведения:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• семейное положение, наличие детей (не обязательно это указывать, так как наличие маленьких детей — скорее, автоматический «минус» в глазах принимающего на работу);
• адрес или район проживания (чтобы работодатель понимал, насколько удобно вам будет добираться);
• телефон и электронная почта (по которым с вами можно легко и быстро связаться).

Образование

Приказом Минтруда России от 02.02.2018 № 49н утвержден профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности», который предусматривает должность с наименованием «офис-менеджер». В отношении такой должности законодательство не предусматривает компенсаций, льгот и каких-либо ограничений, в том числе квалификационных. Соответственно, требования к образованию кандидатов выставляет работодатель.

При отборе резюме офис-менеджера чаще предпочитают людей с высшим гуманитарным образованием, знанием ПК и иностранного языка, особенно если компания работает с иностранными партнерами. Могут быть предъявлены и совершенно другие требования, которые изложены в тексте вакансии, например:

• наличие знаний правил деловой переписки и этикета;
• навыки договорной работы;
• умение вести телефонные переговоры и т. д.

При заполнении этого блока указывайте последовательно годы обучения, название образовательной организации и полученную квалификацию.

Опыт работы

При наличии опыта в различных организациях заполняйте пункты в обратном порядке — от последнего места работы к более ранним, указывая годы работы, наименования организаций и занимаемую должность. Дополнительно можно перечислить ваши основные обязанности в каждой из организаций и достижения, если таковые имеются.

Профессиональные навыки

В каждой организации должностные обязанности офис-менеджера для резюме могут быть самыми различными. Внимательно изучите требования, изложенные в тексте вакансии, на которую претендуете, ведь именно на них будет ориентироваться работодатель при выборе будущего офис-менеджера. На них и стоит сделать акцент, конечно, в том случае, если ваши профессиональные навыки соответствуют предъявляемым требованиям. Наиболее часто встречающиеся обязанности офис-менеджера кратко для резюме включают в себя:

• уверенное владение компьютером и знание офисной техники;
• ведение документооборота, делопроизводства и деловой переписки;
• ведение телефонных переговоров и прием посетителей;
• составление и ведение рабочего графика руководителя и ключевых сотрудников;
• ведение клиентской базы;
• организация совещаний, брифингов и других мероприятий и т. д.

В небольших организациях в обязанности офис-менеджера могут входить бухгалтерия, кадровое делопроизводство, ведение сайта, организация закупок и другие специфические направления деятельности, владение которыми будет вашим преимуществом. Таким образом, навыки офис-менеджера для резюме — это безграничное поле для вашей фантазии (конечно, в разумных пределах).

Личностные характеристики

Офис-менеджер организует работу компании и следит за всеми процессами, связанными с повседневным функционированием предприятия. Исходя из этого подумайте, какие личностные характеристики помогают вам в работе. Готовые примеры резюме на работу офис-менеджера обычно включают в себя такие пункты:

• грамотная речь;
• презентабельная внешность;
• способность к быстрому принятию решений;
• внимательность и пунктуальность;
• умение находить контакт с людьми и разруливать конфликтные ситуации;
• ответственность и аккуратность и т. д.

Дополнительные сведения

Здесь можно описать ваши умения и навыки, не имеющие прямого отношения к работе, знания, полученные в результате самообучения, не подтвержденные дипломами и сертификатами. Это могут быть:

• знание иностранных языков (перечислите языки и уровень владения);
• наличие водительских прав;
• поддержка работы сайтов и групп в соцсетях и т. д.

При наличии рекомендаций можно приложить их к резюме в качестве дополнения или выразить готовность предоставить их в случае необходимости («Рекомендации предоставляются по запросу»).

Образец резюме офис-менеджера

РЕЗЮМЕ

на должность офис-менеджера

Иванова Анна Ивановна

Дата рождения: 01.01.1990.

Семейное положение: не замужем.

Адрес проживания: СПб, ул. Восстания, 20.

График работы: любой.

Желаемая зарплата: от 25 000 рублей.

ОБРАЗОВАНИЕ

2008-2013 — Национальный исследовательский Университет, Высшая школа экономики (СПб), факультет социологии, социолог.

2015 — Академия последипломного образования «Альфа», «Современное делопроизводство», 108 часов.

Офис — обязательный атрибут любой современной компании вне зависимости от еë отраслевой и функциональной принадлежности. И если офис из 2–5 сотрудников вполне способен организовывать свою работу самостоятельно, то большому коллективу требуется координирующий специалист. Чтобы убедить работодателя, что вы успешно справитесь со всеми обязанностями офис-менеджера, заполняйте своё резюме в соответствии с образцом.

Общие принципы написания резюме офис-менеджера

Профессию офис-менеджера нередко отождествляют с профессией секретаря. Хотя некая доля истины в этом есть, в целом такое сравнение неверно: менеджер — прежде всего является организатором. Секретарские, как и любые другие функции, могут возлагаться на этого специалиста в качестве дополнительных.

В больших офисах без организующего работу менеджера не обойтись

Основная цель письменной самопрезентации офис-менеджера — максимально продемонстрировать навыки организации рабочего процесса. А достигается эта цель не только приведением фактов об образовании и опыте работы, но и наглядной демонстрацией умения отбирать и подавать информацию. Именно поэтому в своëм резюме офис-менеджеру необходимо точно следовать общим правилам делопроизводства.

Структура резюме

Резюме (CV) — документ, который составляется в свободной форме. Другими словами, соискатель любой должности волен структурировать информацию о своих профессиональных и личных качествах так, как ему нравится, включать в резюме любую информацию.

Креативный подход к структуре и оформлению резюме вполне допустим для представителей творческих профессий. Претенденту же на должность офис-менеджера лучше воспользоваться классической схемой построения документа.

Традиционно резюме состоит из нескольких блоков информации, расположенных в определëнной последовательности.

1. Личная информация — Ф. И. О., возраст, место жительства, семейное положение, наличие детей, контактные данные.
2. Указание желаемой должности (например, «Цель резюме — соискание должности офис-менеджера»). В этот же раздел можно добавить и минимально приемлемый уровень заработной платы.
3. Блок информации «Образование» — перечень оконченных учебных заведений, сведения о повышении квалификации в нужном направлении деятельности (курсы, тренинги, семинары, конференции).
4. Раздел «Опыт работы» — сведения о прежних местах работы, занимаемых должностях и должностных обязанностях. Раздел может включать в себя подраздел — профессиональные достижения — сведения о достигнутых показателях труда и применëнных мерах поощрения.
5. «Профессиональные навыки» — перечень знаний и умений актуальных для желаемой должности.
6. «Личные качества» — перечисление основных свойств характера соискателя, которые способны улучшить качество выполнения возлагаемых на специалиста функций.
7. «Дополнительная информация» — сведения об умениях и возможностях соискателя, не имеющих отношения к функциям профессии, но потенциально полезных или характеризующих его как личность (навыки управления личным транспортом и наличие такового, хобби, увлечения, отношение к спорту и здоровому образу жизни и прочее).
8. «Рекомендации» — приложенные к резюме характеристики с прежних мест работы или контактная информация бывшего начальства.

Классическая схема резюме представляет собой последовательное расположение определённого перечня разделов

Фото соискателя — необязательный элемент резюме. Однако правильно выбранное фото зачастую становится серьëзным преимуществом перед другими кандидатами. Так, офис-менеджер, демонстрируя аккуратный внешний вид, деловой стиль в одежде и причëске, лëгкую улыбку на фото, презентует себя, как человека организованного, знакомого с деловым этикетом, аккуратного, открытого, дружелюбного.

Фото в резюме менеджера должно презентовать соискателя, как открытую к общению, активную личность

Правила подбора удачной фотографии для резюме таковы:

• снимок должен изображать одного человека;
• чем качественнее фото — тем лучше;
• фото не должно быть слишком большим или слишком маленьким (оптимальный размер — 4 на 6 см);
• не стоит к резюме прикладывать слишком официальное фото (как на документы) — умеренно свободная поза, лëгкая улыбка больше располагают к себе людей;
• не стоит для фото делать слишком яркий, вызывающий макияж, но и без него фотографироваться для резюме не рекомендуется — достаточно лëгкого дневного макияжа, подчëркивающего достоинства и скрывающего недостатки;
• тщательно продуманные детали костюма, интерьера, а также использование услуг профессионального фотографа (это видно всегда) говорят об изысканном вкусе, высокой требовательности соискателя к себе, организованности, аккуратности.

Правила оформления текста

Опытный наниматель умеет читать самую важную информацию о соискателе «между строк» резюме. То, насколько грамотно изъясняется кандидат, аккуратно и единообразно оформляет текст, красноречиво говорит об уровне его интеллекта, образования, организованности, аккуратности.

Оформленное в соответствии с правилами делового документооборота резюме — главное доказательство профессионализма офис-менеджера.

Поэтому успешное резюме офис-менеджера немыслимо без соблюдения общих принципов профессиональной самопрезентации. Среди них:

• отсутствие ошибок (орфографических, пунктуационных, грамматических) и опечаток в тексте, двойных пробелов, неправильно расположенных знаков препинания (например, точка или запятая располагаются сразу же после слова, затем следует пробел и т. д.);
• единообразное форматирование текста — одинаковые отступы, межстрочные интервалы, заголовки, размер, цвет и стиль шрифта;
• соблюдение официально-делового стиля подачи информации;
• лаконичность — не стоит перегружать резюме излишней информацией, наниматель обязательно оценит умение выделять важное. Рекомендуемый объëм резюме — от 1 до 1,5 страниц печатного текста.

Сопроводительное письмо

Если резюме направляется в крупную серьëзную компанию, следующую западным корпоративным ценностям, к нему следует составить сопроводительное письмо.

Некое подобие сопроводительного документа составляется и в случае отправки резюме вложенным файлом по электронной почте.

Сопроводительное письмо может в краткой форме описывать ключевые навыки и преимущества соискателя

В сопроводительном письме следует указать:

• наименование и почтовый адрес адресата;
• собственные Ф. И. О. и контактные данные;
• наименование желаемой должности;
• источник информации о вакансии;
• описание собственных достоинств (например, высокий уровень образования, длительный и успешный опыт подобной работы);
• просьбу о сообщении результатов рассмотрения резюме.

Образец составления резюме

Офис-менеджер — должность, которая в каждом офисе наделяется индивидуальным набором функций. Всë зависит от направления деятельности компании, размеров офиса, его потребностей. Этот специалист может отвечать за документооборот организации, приëм, передачу и распределение корреспонденции, сопровождение клиентов, организацию рабочего дня руководителя, проведение корпоративных праздников.

В резюме офис-менеджера акцентировать следует наличие профессиональных навыков, а также личные качества

Тем не менее основная характеристика функционала этой должности — сопровождение и поддержка рабочего процесса в офисе. А это значит, что офис-менеджер — одно из основных действующих лиц фирмы, правая рука руководителя, незаменимый специалист.

В своëм резюме претендент на такую должность должен делать акценты:

• на наличие соответствующих функциям навыков и знаний;
• на опыт подобной или родственной работы;
• на личных качествах, способствующих успешному выполнению возложенных на должность функций.

Опыт работы — главный козырь в резюме офис-менеджера

Образование

При подборе офис-менеджера наниматели не выставляют жëстких критериев по образованию. Оно вполне может быть непрофильным (такой специальности в программах учебных заведений на сегодняшний день не существует, подходят лишь «Секретарское дело», «Секретарь-референт»), средним специальным или даже профессионально-техническим — всë зависит от уровня компании.

Но при прочих равных условиях предпочтение на практике отдаëтся специалистам с высшим образованием по юридическим и экономическим специальностям.

Учебные заведения в резюме следует перечислить в хронологическом порядке с указанием:

• наименования;
• года окончания;
• полученной специальности.

Среднюю школу в перечень включать не стоит — это может выглядеть неуместно.

Кроме основного, следует указать и на дополнительное образование в области делопроизводства, административного управления — это могут быть курсы, школа менеджеров, специализированные семинары, конференции, тренинги. Наличие у соискателя дополнительного узкопрофильного образования существенно повышает ценность его резюме.

Высшее образование экономического профиля вполне подходит для должности офис-менеджера

Опыт работы и должностные обязанности

Имеющий опыт работы соискатель — настоящее сокровище для нанимателя, на обучение такого сотрудника потребуется затратить минимум времени и средств. В резюме менеджера следует акцентировать те из прежних мест работы, которые по функционалу максимально приближены к желаемой должности. Начинают это раздел с последнего места работы, указав:

• период работы;
• наименование организации-нанимателя;
• занимаемую должности (должности, если их было несколько);
• функциональные обязанности.

Далее следует перечислить основные (превалирующие по периоду работы, схожести с желаемой должностью) места работы в той же форме.

Похожими по функционалу должностями для офис-менеджера могут стать: секретарь, помощник руководителя, администратор, делопроизводитель, менеджер по информационной работе, консультант.

Раздел об опыте работы можно дополнить подразделом «Профессиональные достижения», если таковые имели место на прежних местах работы. Следует перечислить не только все официально применëнные меры поощрения (благодарности, грамоты, премии), но и не зафиксированные таким образом производственные успехи, показатели, например:

• «поддерживал работу офиса на высоком уровне»;
• «разработал и внедрил новую систему циркуляции внутренних документов»;
• «успешно на протяжении 5 лет организовывал корпоративные мероприятия, многие из которых были отмечены руководством и коллективом».

Не стоит отчаиваться и соискателям, на момент составления резюме не имеющим необходимого опыта работы. В этом случае следует особое внимание уделить разделам, посвящëнным:

• профессиональным навыкам (к примеру, умение обращаться с ПК и офисной техникой вполне можно приобрести самостоятельно или посетив специализированные курсы);
• личным качествам (здесь важно указать на такие свойства характера, как быстрая обучаемость и лëгкая адаптация в новых условиях).

Профессиональные навыки

В резюме офис-менеджера важно привести как можно больше сведений о собственных навыках и знаниях

Профессиональные навыки офис-менеджера в целом свойственны любому офисному работнику. Иными словами, тот, кто единожды работал в офисе, способен составить вполне внушительный список собственных навыков, актуальных для данной должности.

Ключевые знания и умения офис-менеджера:

• уверенное владение персональным компьютером и интернетом, в том числе общими (Microsoft Word и Excel) и специализированными (Adobe Photoshop, Picture Manager и прочее) программами;
• высокие скорость и качество набора текста;
• навыки административного управления;
• знание основ делопроизводства и документооборота компании: входящая, исходящая корреспонденция, внутренние документы;
• умение пользоваться офисной (принтер, сканер, факс, проектор, звуковая аппаратура, многоканальный телефон) и бытовой (электрочайник, кофеварка, микроволновая печь) техникой;
• навыки делового общения (как с руководством, сотрудниками, так и с клиентами);
• навыки организации встреч, совещаний, конференций, бронирования билетов, гостиниц.
• знание основ поддержания работоспособности офиса — функций, контактов и принципов работы обслуживающих организаций, ремонтных служб, перевозчиков, заведений общественного питания;
• знание основ корпоративной этики и психологии;
• знание иностранных языков.

На офис-менеджеров нередко помимо основных возлагаются и дополнительные функции, например, кадровая, юридическая или даже бухгалтерская работа в мелкой компании. В таких случаях список ключевых навыков по этой должности существенно расширяется за счëт специализированных знаний и умений.

Личные качества

Идеальный офис-менеджер — человек особого склада характера: у него высоко развиты коммуникативные качества, он обязательно высокоорганизован, внимателен, трудолюбив и способен справляться сразу с несколькими задачами. Поэтому раздел резюме такого специалиста, посвящëнный личным качествам, призван посредством 5—6 эпитетов продемонстрировать личность претендента.

Нанимателями приветствуются следующие особенности характера соискателей рассматриваемой должности:

• коммуникабельность;
• открытость;
• организованность;
• ответственность;
• исполнительность;
• расторопность;
• пунктуальность;
• умение концентрироваться;
• хорошая память;
• инициативность;
• целеустремлëнность;
• оперативность;
• трудолюбие;
• стрессоустойчивость.

О чëм следует умолчать

Офис-менеджер — специалист, на которого возлагается ответственность за работоспособность офиса. А это значит, что такой работник по умолчанию должен быть самым ответственным. Именно поэтому в резюме нежелательно упоминать о случаях, подтверждающих собственную безответственность — фактах привлечения к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности как в связи с работой, так и в личной жизни.

Общие же «антирекомендации», касающиеся включения информации в резюме представителя любой профессии таковы:

1. в резюме не стоит включать слишком подробную или слишком личную информацию о себе (вес, рост, другие параметры тела, подробный адрес);
2. нельзя распространяться о неприятных подробностях взаимоотношений с прежними нанимателями — о причинах принудительного увольнения, о судебных спорах, жалобах, восстановлении на работе;
3. не следует перечислять все места работы в точном соответствии с трудовой книжкой, если их много или среди них есть не имеющие значения эпизоды трудовой деятельности;
4. не стоит выдвигать внушительный перечень требований к условиям труда, достаточно ограничиться указанием на минимально приемлемый уровень зарплаты.

К отбору претендентов на должность офис-менеджера наниматели подходят очень ответственно — ведь этот специалист организует деятельность всего офиса. При этом часто образование не является главным критерием отбора, гораздо большее значение имеют навыки, опыт офисной работы и личные качества.

Вакансия офис-менеджера открывается в компании тогда, когда текущий состав людей уже не успевает заниматься организационными вопросами. В штат привлекается дополнительная единица, на которую перекладывается часть функций остальных коллег. Поэтому и требования к такому кандидату будут не меньше, чем к уже существующим кадрам, а то и выше. В этом аспекте и нужно приложить усилия при написании резюме, чтобы работодатель сумел рассмотреть в вас достойного себе помощника.

CV офис-менеджера: идентифицируйте себя правильно

Первым делом укажите в резюме свои персональные данные. К ним относятся полные фамилия, имя и отчество, возраст, место проживания, семейное положение, контакты, профили в соцсетях и, конечно же, фотография. Так как профессия офис-менеджера родственна секретарской, то внешний вид играет немаловажную роль. Это не значит, что вы должны быть фотомоделью — наоборот, намеренное позирование как раз может отпугнуть.

Предоставьте портретное изображение в пастельных тонах и без вызывающих элементов. Это уже даст работодателю возможность составить о вас мнение насчёт знания делового этикета, которое является одним из основополагающих для обсуждаемой должности.

Затем переходите к описанию своего образования и опыта работы в порядке убывания годов. Поработайте над перечнем выполняемых обязанностей. Профессии офис-менеджера в вузах не учат, но много специальностей касаются её косвенно: экономика, менеджмент, психология, филология, юриспруденция. Важно, чтобы это было высшее образование и предпочтительно со знанием иностранных языков, ведь вы метите на место чуть ли не «лица» компании, а значит, и уровень во всём должен быть соответствующий. Также не помешает окончить курсы по компьютерной грамоте и делопроизводству.

Следуя логике, предыдущие места работы должны быть в сфере персонала умственного труда и сопряжены с человеческим общением: секретарь-референт, менеджер по закупкам или продажам, юрист, операционист в банке, оператор колл-центра. И хотя вакансия менеджера очень разноплановая, не стоит нагромождать резюме не относящимися к офисной деятельности фактами. Если у вас есть «корочка» парикмахера или имеются достижения в акробатическом искусстве — здесь это не пригодится.

Как показать нанимателю: вы — «то, что надо»

Многим кажется, что профессия офис-менеджера достаётся тем, кто не смог себя реализовать в других областях, поэтому её легко освоить любому студенту. На самом деле секретарь — это не просто «принеси-подай» и красивая наружность. Такая должность включает в себя огромный круг обязанностей:

• снабжение офиса канцтоварами и расходными материалами;
• обеспечение бесперебойной работы офисной техники;
• приём входящих звонков, корреспонденции и их распределение;
• работа с курьерскими службами;
• работа с объявлениями (как в печатных изданиях, так и в интернете);
• встреча гостей и подача напитков, перекусов;
• курирование уборки, питания и транспортировки на предприятии;
• сбор и систематизирование информации;
• организация совещаний, конференций (в т. ч. телефонных, виртуальных и выездных);
• тревел — поддержка (заказ билетов, гостиниц, поиск гида, переводчика и т. п.);
• координация корпоративной телефонии и интернет-связи;
• учёт дней рождений и осуществление поздравлений при необходимости;
• набор текстов под диктовку или с рукописного материала;
• создание таблиц, диаграмм, презентаций на основании предоставленных данных;
• выполнение других поручений руководства.

Должностные обязанности специалиста могут быть ещё шире в зависимости от направленности и роста компании, в которую вы устраиваетесь.

Офис-менеджер — это правая рука руководителя. Он должен быть всегда «в теме» и суметь оперативно решить любой насущный вопрос.

Естественно, на крупных предприятиях один человек со всем объёмом работ уже не справляется, и такой служащий появляется в каждом отделе. Иногда об этом следует намекнуть руководителю, который, ввиду собственной чрезмерной занятости, может не заметить перегруженности своего помощника.

Видео: обзор задач офис-менеджера

Минус данной профессии в том, что вы не принадлежите себе. И, следуя негласному правилу, принято, чтобы вы не были обременены замужеством, детьми, престарелыми родителями или какой-то хронической болезнью, требующих отвлечения от работы на большие промежутки времени. Подразумевается также, что вы всегда готовы к командировкам.

Так как этот период для большинства людей краткосрочный, то больше всего работа офис-менеджера подходит молодёжи. Зато опыт, приобретаемый таким сотрудником, является бесценным. Ведь можно дорасти до должности директора или открыть собственный бизнес.

Знайте своё дело! Иначе вы можете упустить свою решающую возможность!

из к/ф «Мисс Слоун» (2016)

Личные качества в резюме: выбираем самое важное

Исходя из вышесказанного, вам должны быть присущи и перечислены в резюме следующие качества:

• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• быстрая обучаемость;
• хорошая память;
• пунктуальность;
• аналитический склад ума;
• организаторские способности;
• умение пользоваться ПК и периферийной техникой;
• высокая скорость набора текстов;
• хорошая дикция и грамотная речь.

Если вы действительно всем этим обладаете, то цифру желаемой заработной платы можете смело объявлять нескромную. Тогда и наниматель поймёт, что имеет дело с человеком, который знает себе цену и отработает каждую копейку. А практика показывает, что возлагаемые на этого трудоголика обязанности имеют свойство незаметно приумножаться.

Не отчаивайтесь, если вначале вам предложат меньше, чем вы заслуживаете — согласуйте сразу с работодателем чёткий перечень своих функций. Это даст вам возможность в дальнейшем при добавлении неоговоренного фронта работ потребовать премию.

Видео: как просить повышения зарплаты у руководства

Презентовать не списком, а развёрнуто свои способности вы можете в приложенном сопроводительном письме в более художественной манере. И также в нём напишите, почему именно эта вакансия вас интересует, как вы видите развитие своей карьеры. Дополнительно имеет смысл приложить и рекомендательные письма с предыдущих мест работы, чтобы подтвердить ваш профессионализм, тем самым усилив эффект от резюме.

Кандидат — мечта хэдхантера

Должность офис-менеджера сейчас всё больше и больше востребована. А людей, подходящих под её нужды, очень сложно подобрать. Поэтому компании нередко прибегают к помощи агентств, которые находят стоящего сотрудника. Пример резюме такого претендента, который будет нарасхват, приведён ниже.

Таблица: шаблон для составления профессионального CV

• собеседования;
• стажировка новобранцев;
• составление должностных инструкций, правил;
• психологическая консультация сотрудников;
• работа со средствами массовой информации;
• работа с коллективом (доведение и разъяснения приказов, сбор объяснительных, инструктажи);
• ведение личных дел сотрудников;
• организация тренингов для сотрудников;
• ведение базы данных и статистики;
• наблюдение за рынком труда, информирование руководства о текущей на рынке ситуации с кадрами и средней зарплатой;
• подготовка данных для начисления зарплаты;
• разработка графика отпусков;
• учёт рабочего времени (табели);
• работа с иностранцами;
• формирование штатного расписания;
• мониторинг изменений законодательства в сфере трудового права.

октябрь 2007 — февраль 2010
Агентство недвижимости «Экспресснедвижимость», г. Минск, Республика Беларусь, полная занятость,
Секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель
Должностные обязанности:

• работа с телефонными звонками;
• редактирование приказов, инструкций и прочих документов;
• приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции, работа с курьерами;
• ведение документооборота;
• составление писем, запросов;
• жизнеобеспечение офиса (канцтовары, вода, чай, картриджи, хозтовары, мелкий ремонт, обеспечение чистоты и пр.);
• сканирование, копирование, распечатка документации;
• создание презентаций в PowerPoint;
• встреча и приём посетителей;
• ведение архива документов и дел;
• заказ билетов, бронирование мест для проживания.

• русский — родной;
• белорусский — родной;
• английский — свободно владею.

• способность быстро обучаться и легко воспринимать крупные объёмы информации;
• исполнительность и ответственность;
• уверенное пользование ПК, знание программ MS Office, Adobe Photoshop.

В заключение вспоминается избитая фраза: «Все профессии нужны, все профессии важны». Но в этом контексте она как нельзя лучше подчёркивает собирательный образ множества видов работ в одном лице офис-менеджера. И хочется сказать, что для человека, побывавшего в «шкуре» такого сотрудника, в будущем уже не будет ничего невозможного. Так что дерзайте!

Читайте также:

  
• Кто заключает договоры на работы и услуги по результатам конкурсов
  
• Если нет справки о доходах для детского пособия что делать
  
• Как написать письмо кастинг директору
  
• Можно ли в трудовой книжке писать на печати другой организации
  
• Укажите что является юридическим фактом заключение трудового договора поступление в институт