Что прописать в трудовом договоре если не используются цифровые подписи

Опубликовано: 26.12.2024

Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

Прежде всего отметим, что нормы трудового законодательства не содержат определения понятия "факсимиле", а также не предусматривают порядок или возможность его применения. Одним из немногих нормативно-правовых актов, в котором упоминается факсимиле, является Гражданский кодекс: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

При этом трудовое и гражданское законодательства являются самостоятельными отраслями. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений с помощью применения норм гражданского законодательства противоречит статье 5 Трудового кодекса (далее - Кодекс), не предусмотрено статьей 2 Гражданского кодекса и, следовательно, невозможно. В то же время Трудовой кодекс не содержит и прямого запрета на использование факсимильной подписи на кадровых документах.

Факсимиле на трудовом договоре

Трудовой договор заключают в письменной форме, составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). Если работодателем является юридическое лицо, то его права и обязанности в трудовых отношениях осуществляются органами управления или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (абз. 8 ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя - юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.

При этом по вопросу использования факсимиле со стороны работодателя в трудовом договоре существуют две точки зрения. Согласно одной из них использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении трудовых договоров недопустимо, поскольку статья 67 Кодекса предусматривает именно подписание сторонами документа, то есть проставление собственноручной подписи; под факсимиле же понимается аналог подписи. Сторонники другой точки зрения полагают, что, поскольку трудовое законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при оформлении трудовых отношений, проставление подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки возможно.

Отметим, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ). Поэтому, если трудовой договор будет подписан с использованием факсимиле, при возникновении спора между работодателем и работником, если последний сможет доказать те или иные обстоятельства дела (например, размер заработной платы, установленный трудовым договором) либо работодатель часто применяет практику подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, с использованием факсимиле, суд удовлетворит требования работника (апелляционные определения СК по гражданским делам Самарского областного суда от 12.11.2013 по делу № 33-10804/2013, СК по гражданским делам Курганского областного суда от 18.04.2013 по делу № 33-1055/2013, СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.07.2012 № 11-15083).

Факсимиле на соглашении о совмещении

Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня (абз. 3 ст. 60.2 ТК РФ).

Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником "наряду с работой, определенной трудовым договором", то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.

Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (абз. 1 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ). Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора.

Как следует из буквального толкования статьи 60.2 Кодекса, для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник - подписать соответствующее согласие.

В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).

Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение.

Факсимиле: ставить или нет

Использование факсимиле при оформлении трудового договора не является основанием для признания такого договора недействительным. Автор полагает, что данный вывод в силу изложенных выше причин должен распространяться и на соглашения о совмещении. Вместе с тем, по мнению автора, использовать факсимиле при подписании трудового договора, а также соглашений о выполнении дополнительной работы на условиях совмещения с работником все же не следует, так как в случае использования факсимиле руководителя достаточно сложным представляется учесть действительное волеизъявление работодателя относительно заключения трудового договора или соглашения о совмещении с каждым конкретным работником именно на таких условиях. Ведь, в частности, соглашение о совмещении должно устанавливать доплату, размер которой зависит исключительно от соглашения сторон.

Кроме того, проблемы могут возникнуть при проверке организации контролирующими органами. Например, трудовая инспекция при проверке может признать такое оформление трудового договора ненадлежащим и расценить этот факт как нарушение трудового законодательства. Соответственно, подписывать трудовые договоры и соглашения о совмещении со стороны работодателя следует руководителю (собственноручно); при его отсутствии подписать трудовой договор может сотрудник, уполномоченный руководителем доверенностью, в которой в обязательном порядке должно быть указано право на подписание трудовых договоров.

Если организация все-таки решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это можно локальным актом организации, который также регулирует трудовые отношения (ст. 8 ТК РФ), где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, можно рекомендовать назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Сергей Широков, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, к.ю.н.

Уклонение от оформления трудового договора или оформление этого документа с ошибками грозит работодателю серьезными штрафами. Можно сколько угодно спорить по поводу правильности и точности некоторых формулировок, но все же есть обязательные сведения и условия, которые учитывать в трудовом договоре необходимо.

В ст. 57 ТК РФ приводятся перечень обязательных сведений для включения в трудовой договор. Важно, чтобы в нем были прописаны:

1. Ф.И.О. работника и наименование работодателя.

2. Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица.

3. ИНН работодателя.

4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

В некоторых случаях руководитель компании передает полномочия по заключению трудового договора директору по персоналу, начальнику отдела кадров или главбуху по доверенности. В ч. 6 ст. 20 ТК РФ дается пояснение, когда осуществляются права и обязанности работодателя в трудовых отношениях:

физическим лицом, являющимся работодателем;
органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

Доверенность не является локальным нормативным актом, она нужна для совершения сделок с третьими лицами. В данном случае работодателю важно регулировать отношения внутри организации, а это осуществляется через локальные нормативные акты. Данный аспект должен быть отражен в преамбуле к трудовому договору. Важно не забывать правило: тот, кто указан в преамбуле, указывается и в подписях сторон.

5. Место и дата заключения трудового договора.

Работодатели нередко совершают ошибку в формулировке: вместо «дата заключения трудового договора» пишут «дата составления трудового договора».

В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся ручкой непосредственно в текст трудового договора.

Обязательные условия в трудовом договоре

место работы

Распространенная ошибка, которую допускают работодатели, — путают место работы с рабочим местом.

Место работы — это обязательное условие для включения в трудовой договор, в то время как рабочее место — дополнительное условие (может быть, а может и не быть в трудовом договоре). Определение места работы в законодательстве отсутствует, но исходя из теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация. Подтверждением этому служит формулировка из ч. 2 ст. 54 ГК РФ, где говорится о том, что местонахождение определяется адресом регистрации юрлица через указание населенного пункта.

Если ГИТ требует указания в трудовом договоре конкретного юридического адреса, то это можно расценивать, как неправомерные действия.

трудовая функция

У экспертов трудового права нет единого понимания того, что такое трудовая функция, поэтому лучше в трудовом договоре указывать не только наименование должности, профессии, специальности, но и прописывать конкретный вид поручаемой работы общими словами: ведение бухгалтерского учета, взаимодействие с клиентами и т.д.

Второй вариант: в тексте трудового договора прописывать должностные обязанности.

Третий вариант: делать в трудовом договоре отсылку на должностную инструкцию. Должностная инструкция — это самостоятельный локальный нормативный акт, с которым работник знакомится до подписания трудового договора. В самом трудовом договоре помимо названия должности, профессии, специальности может быть отсылочная норма на должностную инструкцию.

дата начала работы

Дата начала работы может отличаться от даты заключения трудового договора. При фактическом допуске работника к работе трудовой договор считается заключенным, но в этом случае работодатель должен оформить его в письменном виде не позднее чем в течение 3-х дней с момента фактического допуска сотрудника к работе.

условия оплаты труда

Работодатель также обязан прописать размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

Если локальными нормативными актами, положениями по оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, положением о премировании предусмотрены компенсационные, стимулирующие выплаты (все они имеют свои названия: «доплата за работу в ночное время», «надбавка за выслугу лет», «премия по итогам работы за год» и т.д.), то задача работодателя — при приеме сотрудника на работу выбрать из всех локальных нормативных актов то, что будет распространяться на конкретного работника. А затем назвать эти выплаты, через запятую, в тексте трудового договора.

Нельзя в трудовом договоре писать, что «работнику могут выплачиваться иные доплаты…», так как это будет нарушением ст. 57 ТК РФ. Однако, перечислив выплаты через запятую, работодатель имеет право не называть их размеры.

С 3 октября 2016 года сроки выплаты заработной платы указывать в трудовом договоре необязательно.

режим рабочего времени и времени отдыха

Это условие становится обязательным, только если для конкретного работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, действующих у данного работодателя. Речь идет о совместителях, несовершеннолетних, инвалидах I и II группы и др.

В ст. 100 ТК РФ уточняется, как прописать режим рабочего времени.

гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда

Это условие обязательное, если работник принимается на работу с соответствующими условиями. Нужно указывать характеристики условий труда на рабочем месте. В ст. 219 ТК РФ четко отмечается, что размеры, порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, устанавливаются в порядке, предусмотренном ст. 92, 117 и 147 ТК РФ.

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы)

Нет ни одного нормативного правового акта, который бы давал определение, что такое разъездной характер работы, работа в пути и т.д. Однако Письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ пытается внести некоторую ясность в этот вопрос.

Важно помнить, что сначала должен появиться локальный нормативный акт, по которому должность относится к разъездному характеру работы, а затем это условие фиксируется в трудовом договоре.

условия труда на рабочем месте

Это условие обязательно для включения в трудовые договоры, заключенные после 1 января 2014 года.

Если работодатель никогда не проводил аттестацию рабочих мест и специальную оценку условий труда, он не может прописать условия труда на рабочем месте. Чтобы сделать это, он должен иметь действительные результаты аттестации рабочих мест либо результаты специальной оценки условий труда.

По степени вредности и (или) опасности условия труда подразделяются на четыре класса — оптимальные, допустимые, вредные и опасные (ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ).

Определение понятию «условия труда» дается в ст. 209 ТК РФ. Это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника.

В идеальном варианте трудового договора, после того как работодатель прописал класс, условия труда, на основании какого отчета о спецоценке, из карты СОУТ (в ней есть строка 30 «Факторы производственной среды и трудового процесса») ему нужно перенести в текст трудового договора те производственные факторы, которые были выявлены в ходе специальной оценки на рабочем месте.

условие об обязательном социальном страховании работника

Некоторые работодатели включают это условие фразой о том, что работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством. Некоторые расписывают виды страхования.

Как оформить срочный трудовой договор

Нередко перед работодателем стоит выбор: оформить трудовой договор на неопределенный срок или заключить с работником срочный трудовой договор? Некоторые субъекты малого предпринимательства прибегают ко второму варианту в целях экономии: оформляют срочный трудовой договор на три месяца, и, если работник хорошо себя проявляет, заключают дополнительное соглашение и признают трудовой договор оформленным на неопределенный срок. Если же работник не устраивает, расстаются с ним в связи с истечением срока действия срочного трудового договора. В этом случае им не нужно думать, как на законных основаниях уволить человека за неудовлетворительное прохождение испытательного срока. Но такой подход неприемлем.

Для оформления срочного трудового договора должна быть причина (обстоятельство), которая определяется исходя из норм Трудового кодекса или федерального закона. Поэтому важно не просто прописать причину (обстоятельство) для заключения срочного трудового договора, но и указать конкретную статью кодекса или федерального закона.

В каких случаях можно заключать срочный трудовой договор?

В первую очередь нужно ориентироваться на положение ст. 59 ТК РФ. В ч. 2 ст. 59 ТК РФ названы условия, когда трудовой договор может быть срочным по соглашению сторон. Например, если работодатель — субъект малого предпринимательства, с числом работников до 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек); если договор заключается с пенсионерами по возрасту, с творческими работниками СМИ, организаций кинематографии, театров и т.д. Таким образом, работодатель может оформлять как трудовой договор на неопределенный срок, так и срочный трудовой договор, если в момент приема на работу работник согласился подписать такой трудовой договор.

Исполнение обязанностей отсутствующего работника

В ст. 57 ТК РФ уточняется, что при заключении срочного трудового договора обязательно включается срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие тому основанием. Например, основанием может быть работа на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). Чтобы его правильно прописать, нужно указать срок. Но прописать срок датами в этой ситуации нельзя.

Допустим, сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребенком на все три года. Приняв на ее рабочее место другого специалиста, вы не можете прописать в его трудовом договоре срок датами «с… по…». Вы прописываете срок наступлением события. Так, вы можете указать, что «работник принят с <дата> и до выхода отсутствующего работника» или «трудовой договор прекращает действие с выходом отсутствующего работника».

Почему в данном случае срок прописывается наступлением события, а не конкретной датой? Потому что сотрудница, которая ушла в отпуск по уходу за ребенком, может без предупреждения выйти на работу в любой удобный для нее день. И тогда возникнет ситуация, при которой на одной ставке окажется два работника.

При использовании основания «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника» очень важно помнить о том, что ни при каких условиях не нужно уточнять причины отсутствия отсутствующего работника. Закон этого не требует. Трудовой кодекс требует лишь указания срока и причины (обстоятельства), послужившей основанием. А основанием в данном случае будет не отпуск по беременности и родам, а отсутствие работника.

Пример формулировки: «Трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника — маркетолога Ивановой И.И., за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, сохраняется место работы. Трудовой договор прекращается с выходом на работу маркетолога Ивановой И.И.»

Срочный трудовой договор с пенсионером по возрасту

При оформлении срочного трудового договора с пенсионером по возрасту (основание прописано в ч. 2 ст. 59 ТК РФ) работодатели часто допускают нарушение — не указывают причину (обстоятельство). Если человек пенсионер, это еще не значит, что его сразу нужно переводить на срочный трудовой договор.

Другое дело, если при найме на работу пенсионер по возрасту соглашается оформить срочный трудовой договор. В этом случае в договоре прописывается причина и указывается статья Трудового кодекса: «трудовой договор заключен с поступающим на работу пенсионером по возрасту (абз. 2 ч. 2 ст. 59 ТК РФ)».

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью. Трудовой кодекс прямо разрешил использовать их для работников на «удаленке».

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Рассказываем тонкости

Какая подпись нужна

Чтобы подписывать кадровые электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности описаны в законе 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от задачи, которую вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Подписываете трудовые договоры с дистанционными работниками, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Про простую электронную подпись (ПЭП)

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)

НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Электронная подпись для сотрудников

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Частые вопросы

У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей. с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. » (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда. »).

«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

• Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

• После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

• Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Минфин России разработал порядок подтверждения соответствия операторов электронных площадок новым требованиям Закона № 44-ФЗ
Министерством был подготовлен список документации и установлен порядок подачи в целях рассмотрения и прохождения проверок на соответствие единым доп.требованиям для гарантии начала работы операторов ЭТП и ЭП с нужной специализацией, которые были утверждены в постановлении Правительства от 8.06.18 под номером 656.

Полномочия антимонопольщиков могут расширить
Российское ФАС выдвинуло предложение о том, чтобы работников антимонопольных органов наделили правами самостоятельного направления хода рассмотрения дел о нарушениях антимонопольной Законодательной базы на этапах возбуждения и рассмотрения подобных дел.

Правительство РФ может получить право устанавливать доптребования к поставщикам отдельных видов товаров, работ, услуг
Как сообщает служба финансово-экономической информации:

Получение права на установление дополнительных требований к поставщику государственных учреждений, что исходит из законопроекта о внесенных изменений в Законодательную базу закона № 223-ФЗ, который был размещен на официальном сайте проектов и нормативных правовых актов.

Важно: всем пользователям ЕИС следует переустановить КРИПТО-ПРО!
На своей главной страницы, официальный сайт zakupki.gov.ru разместил новость о том, что необходимо проверить свою версию КРИПТО-ПРО которая установлена на рабочем компьютере и в случае, если версия установлена не та, то в обязательном порядке следует ее переустановить!

Перечень оснований для включения в реестр недобросовестных поставщиков по Закону № 223-ФЗ может расшириться
Госсовет Республики Татарстан выдвинул предложение о повышении уровня ответственности для поставщиков при исполнении контракта, который был заключен в рамках 223 Федерального Закона.

Произошло расширение доступа непубличного реестра договоров заключенных по 223-ФЗ для госорганов.
Теперь 19 пункт в котором описываются правила ведения реестра договоров, которые заключены по 223-ФЗ начнет работать под новой редакцией уже с 1 июля.

Минсельхоз уточнил список подлежащих ветсертификации товаров
Минсельхоз РФ произвел уточнение списка с товарами, которые будут подлежать обязательной ветсертифиации. Такое распоряжение было размещено на веб-сайте нормативных актов

СОВМЕСТНАЯ позиция Минфина и ФАС России о приведении Положения о закупке в соответствие с изменениями, вступающими в силу с 1 июля с. г.
Как говорится, для тех, кто не понял, для тех, кто сомневался, и для тех, кто был запуган рассказами о страшных контролёрах, чьё мнение по данному животрепещущему вопросу якобы кардинально отличается от мнения Минфина. На самом деле не отличается.

Путин утвердил национальный план противодействия коррупции на 2018–2020 годы
Президент Российской Федерации Владимир Владимирович Путин подписал указ, который утвердил национальный план противодействия коррупции на 2018-20 г.г.

C 1 июля вступают в силу порядок и методика определения НМЦК при закупках в сфере перевозок пассажиров и багажа наземным транспортом
Напоминаем о том, что Порядок в котором определяется НМЦК, также как и цена договора, который заключается с единственным поставщиком в сфере систематических перевозок авто и авиапассажиров, а также багажа в автомобильном транспорте и городскими наземными транспортными средствами, включается в основные формулы по определению НМЦК- что регламентировано приказом Минтранспорта Российской федерации от 8. 12. 17 под номером 513.

Читайте также: