Директор в командировке кто подписывает документы

Опубликовано: 26.12.2024

Нормативная база

Основания для командировки директора

Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:

  • встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
  • открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
  • работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
  • урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.

Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.

Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.

Оформление командировки директора и необходимые документы

Итак, порядок оформления следующий:

ВАЖНО! Образец приказа о направлении в командировку руководителя организации от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).

Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Кто подписывает приказ и другие документы

Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.

Возложение обязанностей

Как правило, это следующие сотрудники:

  • заместитель директора;
  • руководитель отдела кадров;
  • руководитель какого-либо подразделения или отдела;
  • соучредитель, если таковой имеется;
  • бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

  1. Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
  2. Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
  3. Нужно получить письменное согласие сотрудника.
  4. Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Командировка учредителя

Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.

Трудовой договор

Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.

Гражданско-правовой договор

Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).

В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.

Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.

Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.

Без договора

Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:

  • крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
  • с заинтересованностью;
  • которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.

Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.

Как оформляется командировка генерального директора? Нужно ли оформлять приказ по форме № Т-9 или же лучше оформить его на служебном бланке со словами «Убываю в служебную командировку для. »? Как оформить передачу полномочий руководителя на исполняющего его обязанности?

На вопрос отвечает Демура И., ведущий юрист ООО «МедБизнесКонсалтинг»

Двойственность правового статуса генерального директора проявляется в том, что его деятельность регулируется положениями не только трудового, но и гражданского законодательства.

Напомним, что понятие служебной командировки раскрывается в статье 166 Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В этом случае не надо забывать, что работодатель – это физическое лицо либо организация, вступившие в трудовые отношения с работником. Генеральный директор (если он только не является одновременно и учредителем компании) – не работодатель. Он такой же наемный работник, только как орган управления и уполномоченное лицо является законным представителем работодателя в отношениях с другими работниками.

При оформлении командировки директора применяются те же самые унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 11 , что и при направлении в командировки остальных сотрудников, а именно:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Как известно, эти документы подписываются руководителем организации. Но тогда получается, что при возникновении необходимости ­в командировке генеральный директор сам себя туда направляет? ­Да, именно так.

Право издания распорядительных документов в организации закрепляется в ее уставе. Таким правом изначально обладает ее руководитель. Кроме того, руководитель организации делегирует право подписи документов, в том числе приказов, своим заместителям и иным лицам, что должно быть оформлено соответствующим правовым актом, о чем более подробно будет упомянуто ниже. Однако это не лишает права подписи самого директора.

Теперь вкратце расскажем об особенностях заполнения ­командировочных документов.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) применяется для учета и направления руководителя в командировку. Заполняется на основании служебного здания, подписывается самим генеральным директором организации или уполномоченным им на это лицом.

Служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) подписывается и утверждается самим руководителем организации. По возвращении из командировки генеральный директор составляет отчет о выполненной за период командировки работе, который предоставляется в бухгалтерию. Служебное задание отражает основные результаты поездки в кратком ­письменном отчете и подтверждает производственный характер расходов.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке на территории РФ или страны СНГ, при въезде в которую, согласно межправительственным соглашениям, не проставляется отметка о пересечении государственной границы. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передается генеральному директору. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки удостоверение предоставляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом директора и документами, подтверждающими производственные расходы. Командировочное удостоверение может не выписываться, если руководитель должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При зарубежных командировках ­командировочное удостоверение не выписывается.

Перед поездкой директору также выдается аванс на командировочные расходы, по которому тот при возвращении из командировки предъявляет в бухгалтерию отчет по унифицированной форме № АО-1, утвержденной Госкомстатом 01.08.2001 г.

Важный момент, на который следует обратить особое внимание, – это передача полномочий временно исполняющему обязанности генерального директора, когда последний находится в командировке. В большинстве случаев таким сотрудником является заместитель генерального директора. Если заместителя у директора нет, то эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника. Образец издаваемого приказа о временном возложении обязанностей генерального директора на заместителя или иного сотрудника приведен в Примере 1.

1

За исполнение обязанностей отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы полагается доплата (статья 151 Трудового кодекса РФ).

Если заместитель генерального директора или иной, определенный приказом сотрудник будет выполнять не все функции генерального директора, а только часть из них, то в приказе (распоряжении) надо четко установить круг его полномочий. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для генерального директора уставом организации и законодательством РФ.

Порядок временного замещения генерального директора прописывается в уставе компании и в трудовых договорах с генеральным директором и его заместителем. Если же в уставе общества не прописана вся процедура замещения, то издается отдельный приказ. Если в обязанности сотрудника, которому директор делегировал свои полномочия во время командировки, не входит функция замещения и он при этом не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с письменного согласия (статья 60.2 ТК РФ). В этом случае следует заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором нужно прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, а также определить размер доплаты. Можно оформить замещение через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (статья 72.2 ТК РФ). Необходимость оформления дополнительного соглашения не отпадает, однако в срок перевода в соглашении указывается: «До выхода генерального директора на работу». Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.

Кроме этого, на время отсутствия генерального директора необходимо оформить доверенность с указанием переданных лицу полномочий (см. Пример 2). Доверенность – понятие гражданского законодательства и является в соответствии со статьей 185 ГК РФ письменным уполномочием, выдаваемым одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (часть 1 статьи 188 ГК РФ).

2

В доверенности, так же как и в приказе, надо отразить только те полномочия, которые директор доверяет осуществлять своему заместителю.

Кроме этого, для возможности подписывать финансовые документы обязательно наличие образца подписи лица, замещающего генерального директора, в банковской карточке. Об этом необходимо позаботиться заранее.

Исполняющий обязанности генерального директора, независимо от того, является ли он заместителем или иным сотрудником, должен подписывать документы от своего имени с указанием своей должности по штатному расписанию. Проставление в документах перед фамилией директора от руки «И.О.» и своей подписи недопустимо, поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует. Полномочия тому или иному сотруднику делегируются официально, на основании правовых документов, поэтому подпись и расшифровка подписи должны совпадать.

Замещение должности не проходит на безвозмездной основе. Согласно статье 151 ТК РФ исполняющему обязанности временно отсутствующего сотрудника положены доплаты, размер которых устанавливается соглашением сторон трудового договора.

В действующем разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 г. № 820/39 «О порядке оплаты временного заместительства» в части, не противоречащей ТК РФ, сказано, что временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника. При этом надо принять во внимание, что подпункт «а» (абзац 3) и абзац 4 пункта 1 указанных разъяснений о том, что разница в окладах не выплачивается штатному заместителю или помощнику генерального директора, а также главному инженеру, который замещает отсутствующего руководителя, ныне не действуют. Эти пункты были отменены Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 г. № КАС03-25 как ущемляющие права сотрудников и противоречащие статье 151 ТК РФ. Таким образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю генерального директора, для которого замещение отсутствующего руководителя – прямая обязанность по договору, нужно доплачивать за временное исполнение обязанностей руководителя.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

  • распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
  • заказать звонок оператора и т.п.,
  • посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

С точки зрения трудового законодательства, генеральный директор — такой же наемный сотрудник, как и все остальные. Однако оформление командировочных документов для руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении в командировку гендиректора.

Что нужно сделать до командировки

1. Составить служебную записку

В первую очередь нужно составить служебную записку о направлении директора в командировку и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно подсчитать сумму предстоящих расходов. В эту сумму надо включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные, а также компенсацию представительских расходов (если предусмотрены). Если билеты и отель оплачиваются со счета компании, то их стоимость не включают в аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов, заседаний, услуг переводчика. На них до командировки составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость расходов и сумма. Компенсация представительских расходов должна быть внесена в приказ на командировку и выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректора на его же имя. Получается, он сам себя направляет в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку — по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой в организации (форма приказа прописывается во внутреннем положении о командировках). Как и служебная записка, приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации приказов организации.

3. Составить приказ и доверенность на передачу полномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает свою деятельность — кто-то должен управлять процессами и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо и оформляет на него доверенность на передачу полномочий.

Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран любой сотрудник, но чаще всего им становятся:

  • заместитель директора,
  • технический директор (CTO),
  • соучредитель,
  • главный бухгалтер,
  • руководитель департамента/отдела.

Доверенность составляется в свободной форме и заверяется печатью организации и подписью генерального директора.

Что обязательно должно быть в доверенности:

  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы компании;
  • список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
  • дата подписания и дата истечения действия доверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказ о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если в обязанности доверенного лица до этого не входило замещение директора, то необходимо составить дополнительное соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться письменным согласием сотрудника исполнять обязанности директора.

4. Забронировать жилье и купить билеты

При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты с возможностью обмена и возврата — это позволит сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки. Что касается жилья, то лучше выбирать варианты с бесплатной отменой брони.

Сервис Туту Командировки позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании по безналичному расчету. Это удобно, так как оформить бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все отчетные документы доступны для скачивания. Также можно предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру — он может прямо в личном кабинете сформировать и скачать акты сверки.

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы потом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль — например, если директору нужно съездить в несколько филиалов предприятия на территории страны или просто много передвигаться по городу. Важно сохранять все документы: договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить в бухгалтерию для отчета.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз. Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить доверенность в соответствии с правилами консульства.

Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение — если он уже делал биометрию в течение последних 5 лет. В этом случае передать документы можно по доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранять чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов и оплачивается компанией.

Что нужно сделать после командировки

1. Собрать все отчетные документы

К ним относятся документы, подтверждающие расходы на:

  • жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТ об оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
  • транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТ из такси или каршеринга, договор об аренде авто и и.д.). Подробнее об отчетных документах за каршеринг.
  • представительские расходы (чеки за деловые ужины, договор аренды зала заседаний и т.д.).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных и потраченных средств. На оборотной стороне отчета впишите названия отчетных документов (чек, квитанция и т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств, эти расходы ему обязаны возместить.

В итоге

  1. Служебную записку и приказ о направлении в командировку директор пишет на свое имя и сам же подписывает.
  2. На время отсутствия директора необходимо оформить доверенность и выпустить приказ о передаче полномочий сотруднику, который его заменяет.
  3. Для гендиректора покупать билеты и бронировать жилье лучше с возможностью возврата, так как планы главы компании часто могут меняться.
  4. Гендиректор, как и любой другой сотрудник, должен тщательно сохранять отчетные документы, чтобы впоследствии получить компенсацию командировочных расходов.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту Командировки — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок. С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл. виде. И это еще не все

От редакции. В журнале «Секретарское дело» № 1 за 2009 год был опубликован материал, посвященный оформлению отпуска руководителя. Публикация вызвала множество звонков в редакцию с вопросом: а как все же правильно, чем руководствоваться — буквой документа, логикой, стилистикой или чем-то еще? К сожалению, однозначного ответа нет. Есть только мнения, каждое из которых имеет право на существование. Сегодня мы предлагаем вам взгляд наших авторов на проблему.

Андрей СУКАЧ, заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией¹ .

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция) текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (п. 99 Инструкции).

В распорядительной части приказа отражаются принимаемые руководством решения. По общему правилу распорядительная часть приказа согласно Инструкции начинается распорядительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Однако в приказах по личному составу распорядительная часть, как правило, начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д.). Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Исходя из положений Инструкции и в целом природы приказа как распорядительного документа можно констатировать, что приказ по своей сути предназначен для фиксирования воли руководителя, предписывающей (санкционирующей) выполнение каким-либо работником организации определенных действий.

Приказы о предоставлении отпуска и о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Правила их подготовки и оформления должны соответствовать общему порядку подготовки и оформления приказов по личному составу.

В тексте приказа о предоставлении отпуска используется распорядительное слово «ПРЕДОСТАВИТЬ» и отражаются сведения о работнике (фамилия, имя и отчество, должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник), вид отпуска, количество календарных дней, на которые предоставляется отпуск, и крайние даты отпуска.

В тексте приказа о командировании используется распорядительное слово «КОМАНДИРОВАТЬ», а также указываются сведения о командируемом работнике (фамилия, имя и отчество, должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник), сведения о сроках командировки (количество дней, крайние даты), основание для командирования (указание на докладную записку, задание на командировку и (или) иные документы), цель командировки.

В частности, использование подобных формулировок и состава сведений в текстах приказов о предоставлении отпуска и о командировании предусмотрено соответствующими формами приказов, включенными в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)².

Статьей 91 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) определено понятие служебной командировки, под которой понимается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Согласно ст. 93 ТК направление работников в служебную командировку оформляется приказом или распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы.

Что касается оформления предоставления отпуска, то в ст. 152 ТК также говорится о необходимости издания приказа (распоряжения, решения) нанимателя.

Таким образом, для предоставления отпуска и командирования любого работника, в т.ч. руководителя, должна быть выражена воля нанимателя и в соответствии с требованиями делопроизводства отражена в соответствующем документе (приказе или распоряжении).

Иногда встречается мнение, что в приказах о предоставлении отпуска и командировании руководителя следует использовать формулировки типа «Убываю в отпуск…», «Убываю в командировку…» и т.п. Подобные формулировки являются неправомерными, так как в приказах, подготовленных таким образом, содержится лишь констатация факта «убытия» руководителя в отпуск или командировку, но отсутствует важнейшая часть приказа как правового акта — распорядительная. Именно распорядительная часть приказа является основанием, например, для бухгалтерии при расчете и выплате командировочных расходов. Кроме того, подобные формулировки противоречат требованиям положений Инструкции в части оформления соответствующих разновидностей приказов.

Следует отметить, что констатация каких-либо фактов используется при составлении справочно-информационных документов, например, справок, докладных записок, но не распорядительных документов, в т.ч. тех, с помощью которых оформляются предоставление отпуска или направление в командировку.

Помимо этого ТК не знает таких понятий, как «убытие в отпуск» или «убытие в командировку» и оперирует в соответствующих случаях исключительно терминами «предоставление отпуска» (ст. 150, 153, 157, 158), «отзыв из отпуска» (ст. 174), «направление в служебную командировку» (ст. 93 и 94).

Право издания распорядительных документов, в т.ч. рассматриваемых в настоящей статье приказов, закрепляется в уставе организации. Таким правом изначально обладает ее руководитель. Руководитель организации имеет праводелегировать право подписи документов, в том числе приказов, своим заместителям, что должно быть оформлено соответствующим правовым актом (специальным приказом о делегировании права подписи, приказом о распределении обязанностей между руководством, инструкцией по делопроизводству в организации и т.п.). Если руководитель делегирует право издания приказов о предоставлении отпусков и о командировании своему заместителю, то приказы о командировании директора и предоставлении ему отпуска может издать этот заместитель. Однако за самим директором право издания таких приказов по-прежнему будет сохранено.

Таким образом, приказ о предоставлении отпуска или командировании руководителя может быть издан самим руководителем либо его заместителем в соответствии с предоставленным ему на это правом.

Порядок оформления распоряжений о командировании аналогичен порядку оформления соответствующих приказов.³

Юлия ЛУЩИК, секретарь-референт СООО Минский международный образовательный центр им. Иоханесса Рау

Как показывает практика, однозначного ответа на данный вопрос не существует. Поэтому комментарии подобного рода могут носить лишь рекомендательный характер. Конечно, составление приказов по убытию директора в командировку (трудовой отпуск) подчиняется тем же правилам, что и составление всех остальных. И Инструкцией строго руководствуется, например, Департамент по архивам и делопроизводству. Однако многие ведомства, особенно те, чья деятельностью направлена на юридическую регламентацию трудовых отношений, использует другую формулировку. Например, «Убываю в командировку/ Убываю в отпуск».

Возможно, такая форма и является анахронизмом, но все же имеет место. На мой взгляд, такие приказы о командировании/предоставлении отпуска выглядят логичнее, чем приказ о командировании, например, Иванова за подписью самого Иванова. Подписывает такие приказы в любом случае руководитель.

Что касается возложения обязанностей, то могут быть применены различные варианты. Например, возложение руководства на период отсутствия руководителя организации может быть заложено в должностной инструкции заместителя руководителя организации. Тогда в приказе может быть сделана следующая оговорка: «Согласно должностной инструкции». Возложение руководства может быть также оговорено в приказе «О распределении обязанностей в аппарате управления организацией». Кроме непосредственно руководителя организации приказ подписывает должностное лицо, на которое возлагается руководство организацией.

Кроме данного вопроса существуют еще немало спорных моментов. Это, скорее, положительная тенденция, ведь именно в споре рождается истина.

Мнение эксперта

Александр Горбач, главный редактор журнала «Юридический мир»

Как видно, главным камнем преткновения в данном вопросе является тот аргумент, что нелепой выглядит формулировка приказа, когда директор сам себе приказывает убыть в отпуск либо командировку. Однако никто не обратил внимания на следующий момент: кто является объектом, на который направлена воля нанимателя?

В приказах по личному составу отдается распоряжение не работнику, а организации (предприятию):

- «Уволить Иванова Ивана Ивановича…»;

- «Предоставить отпуск Петрову Петру Петровичу…»;

- «Командировать Кукушкину Людмилу Дмитриевну…» и т.п.

В связи с этим формулировки типа «командировать Иванова И.И., директора. », «предоставить отпуск Петрову П.П., директору. » будут вполне логичны: руководитель согласно возложенным на него законодательством и уставом юридического лица функциям в приказе выражает волю этого юридического лица о предоставлении ему, к примеру, отпуска. Он не сам себе предоставляет отпуск — отпуск ему предоставляет юридическое лицо, руководителем которого он является.

В этой связи нет никакой необходимости, чтобы такой приказ относительно директора подписывал его заместитель. Впрочем, очень часто на больших предприятиях встречаются ситуации, когда руководитель делегирует часть своих полномочий, в том числе и право издания распорядительных документов, своим заместителям соответственно курируемым ими направлениям деятельности. К примеру, право подписи приказов по личному составу на постоянно может быть предоставлено заместителю директора по персоналу. В таком случае волю юридического лица о предоставлении директору отпуска либо о направлении директора в командировку будет выражать данный специалист.

Сукач А.Н. Оформление заявления и приказа о предоставлении отпуска (Кадровик. Управление персоналом. — 2008. — № 5);

Сукач А.Н. Командирование работников: оформляем документы (Кадровик. Управление персоналом. — 2008. — № 9).

П оговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.

Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.

Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.

В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!

«Чего изволите?»

В целях подготовки командирования необходимо получить указания руководителя:

  • о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
  • списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
  • способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
  • удобном времени прибытия / отправления;
  • форме оплаты билетов;
  • уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).

Бронирование гостиницы

Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:

  • STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
  • BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
  • superior – номер большего размера, чем стандартный;
  • corner room – угловая комната;
  • balcony – номер с балконом;
  • studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
  • family room – семейный номер, размером больше стандартного;
  • family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
  • king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
  • suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
  • suite mini – номер улучшенной категории;
  • junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
  • de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
  • executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
  • business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
  • honeymoon room – номер для молодоженов;
  • connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
  • duplex – двухэтажный номер;
  • apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
  • president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.

На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com, на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

  • предварительную по безналичному расчету,
  • банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).

Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.

Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru. На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.

Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.

А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского»: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма»: tonkosti.ru и пр.).

После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.

Читайте также: