Документ содержащий просьбу о чем либо какого либо лица адресованный должностному лицу учреждения

Опубликовано: 26.12.2024

Рассмотрим на конкретных примерах, как следует составлять и оформлять с точки зрения языка некоторые виды часто используемых документов.

• Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица и адресованный учреждению или должностному лицу.

Основные элементы заявления:

  • 1) адресат в дательном падеже (кому): наименование должности, фамилия, инициалы;
  • 2) адресант в родительном падеже (с предлогом от или без него) – наименование должности, фамилия, инициалы (или имя и отчество). Если заявление адресовано в чужую организацию, то адресант указывает свой домашний адрес;
  • 3) наименование документа – слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа прописными буквами. Если нет предлога от, то слово заявление пишется строчными буквами и после этого слова ставится точка;
  • 4) основной текст (формулировка просьбы, жалобы, предложения), в котором изложена краткая аргументация существа дела, основание для положительного решения вопроса, сроки и условия желательного варианта решения, опись прилагаемых документов (при необходимости);
  • 5) подпись заявителя ставится внизу справа;
  • 6) дата подачи заявления ставится ниже подписи и слева. Дата может оформляться цифрами (10.06.2014) или с полным наименованием месяца (10 июня 2014 г.).

Языковые формулы заявления:

  • • глагол прошу + инфинитив;
  • • аргументация вводится при помощи конструкций с производными предлогами: в связи (с чем?), по причине (чего?), ввиду (чего?), в силу (чего?), вследствие (чего?), согласно (чему?).

Образцы заявлений

От частного лица в организацию


От должностного лица более высокому по рангу должностному лицу


Исковое заявление. В исковом заявлении должны указываться:

  • 1) истец и ответчик;
  • 2) доказательства в тексте излагаются по принципу: от менее убедительного к более убедительному;
  • 3) в исковом заявлении необходимо указывать: нарушенное право гражданина; принадлежность этого нрава гражданину; доказательства исковых требований; процессуальный закон, регулирующий порядок подачи заявлений и жалоб в судебные инстанции; предмет исковых требований на решение суда.

Образец искового заявления в суд


Доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.д. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

• Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией лечебного заведения, в котором лицо, доверяющее получить деньги, находится на лечении.

Основные элементы доверенности:

  • 1) наименование документа;
  • 2) фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя;
  • 3) фамилия, имя, отчество (иногда должность);
  • 4) обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица;
  • 5) содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции – что конкретно доверяется), при этом сумма пишется цифрами и в скобках словами;
  • 6) подпись доверителя;
  • 7) дата выдачи доверенности;
  • 8) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
  • 9) дата удостоверения подписи и печать.

Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по форме, без которой доверенность не является документом:

  • • фраза "подпись такого-то удостоверяется";
  • • данные о должностном лице, заверяющем подпись;
  • • дата и печать организации;
  • • подпись заверителя.

Образцы доверенностей



Автобиография

• Автобиография (от греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – писать) – документ, в котором автор в хронологической последовательности излагает сведения о своей трудовой жизни.

Форма и содержание автобиографии:

  • 1. Наименование документа размещается в середине строки и пишется прописными буквами: АВТОБИОГРАФИЯ. После слова "автобиография" точка не ставится.
  • 2. Текст автобиографии пишется от руки. В тексте последовательно указываются следующие данные об авторе документа:
    • • фамилия, имя, отчество;
    • • гражданство;
    • • дата рождения (число, месяц, год);
    • • место рождения;
    • • состав семьи: фамилии, имена и отчества отца и матери, годы их рождения, где и кем работают; такие же сведения о родных братьях и сестрах;
    • • образование (где и когда учился, специальность);
    • • трудовая деятельность (где, когда и кем работал, занимаемая должность, служил ли в армии, награды и поощрения – в хронологическом порядке);
    • • семейное положение. Состав семьи (муж, жена, дети): фамилии, имена, отчества, где учатся или работают в настоящее время;
    • • подпись ставится справа, дата – слева.

    Обратите внимание

    • 1. В автобиографии неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика.
    • 2. При перечислении мест учебы и работы необходимо строго следовать хронологии.
    • 3. Каждый новый факт биографии начинается с нового абзаца.
    • 4. Сокращенные названия мест работы и учебы должны расшифровываться.
    Образец автобиографии


    Резюме

    • Резюме (от фр. resumer – излагать кратко) – вид деловой бумаги, в которой претендент на какую-либо вакансию кратко излагает необходимые для нанимателя биографические сведения.

    Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

    Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

    • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
    • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

    Докладная записка

    Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

    Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

    В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

    • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
    • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

    Внутренняя докладная записка

    Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

    • наименование структурного подразделения;
    • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
    • дата;
    • регистрационный номер;
    • заголовок к тексту;
    • текст;
    • адресат;
    • подпись составителя (с указанием должности).

    Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:


    Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

    Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

    Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

    В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

    Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:


    Внешняя докладная записка

    Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.


    Служебная записка

    В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

    Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

    Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

    Пример оформления служебной записки:


    Справка

    Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

    В зависимости от целей составления справки могут быть:

    • аналитические,
    • отчетные или
    • информационные.

    Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

    Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

    Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

    Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

    • внешними и
    • внутренними.

    Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

    Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

    Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).


    При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

    • полноты и достоверности фактов и сведений;
    • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
    • точности датирования;
    • соблюдения уровня подписания.

    Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

    Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

    Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
    Пример оформления справки служебного характера:

    Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

    Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично"). Гриф секретности - реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него.

    Дата - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами. Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку. Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них. Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ - информация на материальном (бумага, диск . ) носителе, имеющая юридическую силу. Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени. Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу. Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

    Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.).

    Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие. Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения. Индексация - проставление индекса. Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела. Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса. Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

    Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах. Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды. Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма. Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка. Кредит - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

    Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов. Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним. Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

    Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

    Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им заработной платы. Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы. Номенклатура - перечень наименований. Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения. Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом. Номер исходящего дела - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем. Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы. Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.). Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

    Объяснительная записка 1) - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Опись - юридически оформленный перечень документов. Оригинал документа 1) - первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования. Особые отметки - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу. Оферта - см. Предложение. Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

    Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя. Подлинник документа - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись. Подпись на документе - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа. Положение 1) - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта. Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке. Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке. Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения. Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок. Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств. Приказ 1) - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) - документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения. Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний. Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной. Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив. Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Состав удостоверения - подпись и печать. Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа. Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Справка 1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) - документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания. Стандарт - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

    Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости). Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам. Табуляграмма - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д. Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов). Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением. Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка. Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу. Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу. Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки. Текстовой документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма. Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства. Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов. Типовые документы 1) - (тексты-аналоги) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одно-именных документов с учетом специфики их деятельности. Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

    Указание 1) - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) - документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства. Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

    Факсимиле 1) - воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе. Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей). Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

    Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

    Экспедиция - специальный аппарат учреждения для приема документов.

    Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

    Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

    Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

    · Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

    · Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

    Докладная записка

    Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

    Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

    · внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

    · внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

    Внутренняя докладная записка

    Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

    · наименование структурного подразделения;

    · вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

    · заголовок к тексту;

    · подпись составителя (с указанием должности).

    Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

    Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

    Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

    Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

    В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

    Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

    Пример 2

    Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

    Пример оформления внутренней докладной записки :

    Внешняя докладная записка

    Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

    В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

    Служебные записки , в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

    Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

    Пример оформления служебной записки :

    Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

    В зависимости от целей составления справки могут быть:

    Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

    Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

    Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

    Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

    Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

    Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

    Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

    При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

    · полноты и достоверности фактов и сведений;

    · правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);

    · соблюдения уровня подписания.

    Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

    Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

    Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
    Пример оформления справки служебного характера:

    В языковом отношении документ - это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части.

    Содержание

    Классификация и общая характеристика служебных документов

    Слово "документ" происходит от латинского слова document, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

    1. 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;
    2. 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо <произведение искусства - документ эпохи и т.п.).

    В языковом отношении документ - это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части.

    Главная задача, которая стоит сейчас перед документалистикой, - это не только сокращение количества документации, но и сокращение объема документа, содержащего, тем не менее, полную информацию. Один из способов сокращения объема документов заключается в уплотнении информации за счет четкого языка: максимум определенной информации в минимуме слов.

    На основе языкового исследования выяснилось, что все документы, циркулирующие в учреждениях, в основном делятся на три группы:

    1. 1) экономико-статистические;
    2. 2) научно-технические;
    3. 3) организационно-распорядительные.

    Документы первой и наиболее многочисленной группы передают информацию в цифрах и таблицах. В основе языковой обработки этих документов лежит грамматика статистических предложений. При использовании грамматики статистических предложений можно легко формализовать процесс составления таблиц.

    Документы второй группы передают научную информацию. Имеется в виду информация с математическими символами, формулами, графиками, чертежами, рисунками, схемами, библиографиями. В научно-технической документации стандартизированы закономерности, правила, сокращения слов (аббревиатуры), отчасти терминология, выработаны стандартные конструкции описания формул и рисунков. В основе обработки научно-информационных документов лежит использование рекомендаций по стандартной обработке языка текста, стандартного конструирования описаний иллюстраций, формул и справочного аппарата.

    Документы третьей группы (приказы, протоколы, акты, справки, заявки, служебные письма и др.) передают управленческую, организационную информацию. В основе языковой обработки этих документов лежит стандартизация языковых средств, выработка устойчивых синтаксических конструкций, трафаретных текстов.

    В специальной литературе организационно-распорядительные документы называют также управленческими, или служебными.

    Существует около 60 видов служебных документов. Они делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

    1. 1) личные,
    2. 2) директивные и распорядительные,
    3. 3) административно-организационные,
    4. 4) информационно-справочные,
    5. 5) деловые письма,
    6. 6) финансовые и учетные документы.

    К личным документа относятся заявления, доверенности, автобиография.

    Заявление - это документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

    Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

    Автобиография - это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Сведения о совей жизни в автобиографии даются в хронологическом порядке.

    К распорядительным документам относятся постановления, распоряжение, приказ.

    Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

    Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, созданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, рядового случая.

    Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия; по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников.

    Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей, которая вводит в существо рассматриваемого вопроса и содержит факты, события, оценки, и распорядительной, которая излагается в повелительной форме.

    К административно-организационным документам относятся планы, уставы, правила, отчеты, контракты (договоры) и др.

    Контракт (договор) - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

    К информационно-справочным документам относятся справки и докладные записки.

    Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.

    Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя.

    Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и резюмирующая, где излагаются предложения, просьбы.

    Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Содержание деловых писем достаточно разнообразно и определяется многочисленными производственными ситуациями, вызывающими необходимость в переписке.

    По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

    К коммерческим письмам относятся: письмо-запрос, ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение, письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию.

    К собственно деловым письмам относятся: сопроводительное письмо, письмо-приглашение, гарантийное письмо и некоторые другие. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

    Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

    Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

    Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

    Таковы основные виды служебных документов. Образцы служебных документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте "Организационно-распорядительная документация. Основные положения".

    Специфика языка служебной документации

    Язык служебной документации должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля - это точность и языковой стандарт. Эти черты отражаются в оформлении деловых бумаг: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.

    Рассмотрим образцы некоторых документов и специфические синтаксические конструкции, используемые для их составления. /.

    Образец заявления.

    Декану экономического факультета Санкт-петербургского государственного технического университета проф. Соколову И.С. от аспирантки кафедры экономики Извековой И.Н.

    Прошу командировать меня в Москву в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с материалами по теме диссертации.

    1. Наименование адресата и автора заявления (эта часть заявления помещается в правой стороне листа). Если наименование адресата представляет собой название должностного лица, то оно ставится в дательном надеже (Декану . Соколову. ), или это название организации - в винительном (В отдел фотокопии. ). Фамилия, имя и отчество заявителя помещаются под адресатом, с предлогом от или без него.

    2. В центре страницы с заглавной буквы помещается слово Заявление, написанное с заглавной буквы без точки в конце слова.

    3. Текст заявления пишется с красной строки.

    4. Дата ставится слева, подпись - справа.

    При составлении текста заявления используются следующие клишированные формы:

    1) для выражения просьбы:

    Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.).

    Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.).

    2) для ввода аргументации:

    Ввиду того, что. ; В связи с тем, что. ; На основании того, что. потому что. ; Так как. ; Учитывая (что?). //. Образец доверенности.

    Доверенность

    Я, аспирант II курса филологического факультета СПбГУ Беликов Александр Иванович, доверяю аспиранту 1 курса Кравцову Сергею Владимировичу, проживающему по адресу: Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, дом 28, кв. 31, паспорт серия __ №__, выдан (кем, когда), получить мою стипендию за январь 1998 года в сумме 100 (сто) рублей.

    15 декабря 1997 г. Подпись

    Подпись Беликова А.И. удостоверяю Заведующий канцелярией Подпись

    Расположение частей доверенности:

    1. Наименование документа (пишется в центре строки).

    2. Текст (начинается с красной строки).

    3. Дата (слева), подпись (справа).

    4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть месго, чтобы заверить документ. Основная клишированная форма:

    Кто? + доверяю + кому? + инфинитив (получить и т.д.). Э.

    Автобиография пишется в свободной форме с соблюдением указанной ниже последовательности сведений:

    1. 1) Фамилия, имя, отчество (как приложение к местоимению я);
    2. 2) Дата рождения (число, месяц, год);
    3. 3) Место рождения (село, город, область, республика);
    4. 4) Учеба (где учился, когда и какое учебное заведение окончил: школа, вуз, аспирантура и др.);
    5. 5) Работа (где и когда работал, какую должность занимал);
    6. 6) Занятие в настоящее время;
    7. 7) Краткие сведения о членах семьи;
    8. 8) Дата (слева), подпись (справа).

    В тексте автобиографии могут использоваться следующие слова и словосочетания: родиться; окончить среднюю школу (курсы, университет, институт); получить среднее или специальное образование; поступить в институт; жениться на. ; выйти замуж за . ; служить в рядах Российской армии; по возращении из . ; после переезда в . ; поступить, пойти, быть зачисленным (в школу, на работу, на должность); вступить в брак; Я, Романов Петр Ильич. ; мой отец, Романов Илья Николаевич (фамилия, имя и отчество лиц, упомянутых в автобиографии, указываются полностью). ///.

    Образец делового письма

    Направляем Вам на рецензирование рукопись Программы курса "Организация делопроизводства". Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству.

    Отзыв просим присылать до 12 ноября 1997 г,

    Приложение: на 24 л. в 1 экз.

    Благодарим за Ваше письмо от . 1998 г. и сообщаем, что мы принимаем все условия Вашего предложения, кроме сроков исполнения. В этой связи мы хотели бы пригласить Вашего представителя, уполномоченного вести переговоры, чтобы обсудить с ним вопрос о сроках непосредственно при встрече. В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.

    С уважением (подпись)

    Служебное письмо печатается на приготовленном типографским способом бланке с обозначением всех необходимых реквизитов. Реквизитами называются информационные сведения, касающиеся адреса отправителя, полного и сокращенного наименования отправителя, даты отправки письма, индексов, указывающих на регистрационный номер отправления, а также номер письма, которое послужило поводом для переписки.

    Письмо, как правило, составляется по одному вопросу. Каждое письмо (за исключением самых коротких: 2-3 абзаца) снабжается кратким заголовком, который называется "темой письма". Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем?":

    О выполнении договора на проектирование.

    О рассмотрении авторской заявки.

    Образец-схема делового письма включает следующие пункты:

    1. 1) реквизиты;
    2. 2) заголовок к тексту;
    3. 3) текст;
    4. 4) подпись,
    5. 5) отметка о наличии приложения;
    6. 6) отметка о направлении копии в другие адреса.

    Текст служебного письма излагается также по стандартной схеме:

    • основание для написания письма;

    • пояснения, обоснования, доказательства;

    • вывод, просьба, предложение.

    При составлении стандартного письма используются устойчивые синтаксические конструкции. Например:

    Мы получили Ваши письма от (дата);

    Мы Вам очень благодарны за . (Ваше участие);

    В ответ на Вашу просьбу. ;

    В подтверждение нашей договоренности. ;

    На основании . (Торгового соглашения между Россией и Германией);

    Просим . (выслать в наш адрес более подробную информацию);

    Высылаем. (подписанный с нашей стороны договор);

    Напоминаем, что . (в соответствии с. Вы должны. );

    Сообщаем, что. (руководство завода приняло решение. );

    Предлагаем Вам . (приобрести. на комиссионных началах);

    Приглашаем. (Вас принять участие в обсуждении проекта. ).

    Основное требование к языку служебной переписки - повышение информационной емкости. Так, вместо "Факты показывают, что в этом большом деле еще масса недостатков. Предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа, предусмотренных нормой"

    "Факты показывают, что предприятия города в среднем тратят на разгрузку вагона 4,6 часа вместо 2,5 часа".

    Использование устойчивых синтаксических конструкций, повышение информативной пагруженности языка служебной документации позволяют создать трафаретные тексты, удобные для машинной обработки.

    Читайте также: