Если пропущена запись о награждении в трудовой книжке

Опубликовано: 26.12.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В трудовой книжке работника пропустили запись о переводе и присвоении разряда. После этой даты в трудовой книжке было оформлено несколько записей у того же работодателя.
Как правильно внести пропущенную запись?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Пропущенные записи о переводе и присвоении разряда могут быть внесены под порядковыми номерами, следующими за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника. Вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи (о переводе, о присвоении классного чина) не нужно.

Обоснование вывода:
Порядок ведения трудовых книжек урегулирован Правилами. утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), и Инструкцией. утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). Порядок внесения пропущенных записей в трудовую книжку работника законодательно не регламентирован. Однако отметим, что ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат требования о внесении в трудовую книжку сведений о работе в хронологическом порядке. Поэтому при наличии оснований для внесения в трудовую книжку пропущенной записи, на наш взгляд, такая запись может быть внесена работодателем с нарушением хронологического порядка.
Согласно п. 27 Правил исправление неправильной или неточной записи в трудовую книжку производится либо по месту работы, где внесена запись, либо по новому месту работы. Исправленные сведения, согласно п. 29 Правил, должны полностью соответствовать документу, на основании которого в трудовую книжку внесены исправления. Основанием для внесения в трудовую книжку записей о переводе и присвоении разряда являются соответствующие приказы (распоряжения) работодателя (п. 3.1 Инструкции, п. 10 Правил). Следовательно, работодателю следует внести пропущенные записи под порядковыми номерами, следующими за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке на основании имеющихся у работодателя приказов (распоряжений). Вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи не нужно.
Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Роструда (смотрите материалы:
- Вопрос: При проверке трудовой книжки работника обнаружилось, что несколько лет назад была внесена запись о приеме на работу, а об увольнении с этой должности запись отсутствует. После указанной записи в трудовой книжке имеются записи с других мест работы. Как поступить? (журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2015 г.)
- ответ 1, ответ 2, ответ 3, ответ 4 на портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Таким образом, в графе 1 указывается порядковый номер вносимой записи, следующий за номером последней имеющейся записи, в графе 2 - дата перевода, в графе 3 делается запись о том, на какую должность переведен сотрудник, в графе 4 приводятся реквизиты приказа о переводе. Далее за следующим порядковым номером аналогично внести пропущенную запись о присвоении разряда.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

19 января 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Трудовая книжка представляет собой официальный документ, который содержит записи о трудовой деятельности ее владельца. Она входит в состав первичных бумаг, необходимых при устройстве на работу любого гражданина нашей страны. К тому же наличие данного документа играет большую роль для оценки пенсионных прав сотрудника. Именно поэтому он требует особенно точного и аккуратного оформления.

Как внести сведения?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственной организации или у индивидуального предпринимателя, его трудовая книжка должна соответствовать всем нормам действующего законодательства. В обоих случаях порядок ее заполнения будет практически одинаковым. При внесении записей в книжку, в том числе и пропущенных, необходимо придерживаться следующих правил:

Данный документ ведется исключительно на русском языке;
Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
В документе не должно быть пропущенных строк;
Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
Все даты вписываются арабскими цифрами.

Рассмотрим порядок действий работодателя, которому, например, нужно внести пропущенные сведения о переводе работника на другую должность. Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, для ее исправления совсем не обязательно идти к бывшему руководителю. Сделать это можно и в организации, в которой вы трудитесь в настоящее время. Итак, при обнаружении пропущенных сведений в трудовой книжке кадровик должен:

Поставить номер порядковой записи;
Указать дату внесения изменений;
Вписать название компании, которая допустила ошибку;
Внести пропущенную информацию;
Ознакомить с данной записью сотрудника.

Чем руководствоваться при заполнении трудовой? На сегодняшний день существует несколько нормативно-правовых актов, которыми пользуются практически все сотрудники кадровых служб. В первую очередь, это Трудовой Кодекс и Инструкция по заполнению трудовых книжек – документы, в которых содержатся наиболее точные формулировки для данного документа. Руководствуясь ими, вы сможете безошибочно внести все нужные сведения в книжку работника.

Где закреплены правила добавления записи

Существует два основных документа, регламентирующих, как нужно заполнять трудовые книжки:

правила по их ведению – постановление Правительства РФ № 225, от 16.04.2003;
инструкция по заполнению ТК – постановление Минтруда РФ № 69, от 10.10.2003.

Добавить забытую запись может и последний работодатель, к ошибке непричастный, и тот, который ее допустил (п. Правил). Но в первом случае владельцу трудовой книжки нужно документально подтвердить сведения, вносимые в документ. Ни его устное или письменное заявление, ни свидетельские показания не являются достаточным основанием для добавления какой-либо записи (п. 29 Правил). Работнику нужно получить у прежнего работодателя справку, подтверждающую достоверность сведений, которые он просит дописать в ТК. К ней обычно прилагаются копии приказов – о приеме и увольнении владельца трудовой книжки.

Если «забывчивого» работодателя более не существует, или по каким-то иным причинам не удается получить от него справку, сотрудник должен предоставить иные документы, свидетельствующие, что добавляемый факт имел место в его трудовой биографии. Например, убедительными доказательствами служат трудовой договор, судебное решение, приказ об увольнении и т.п.

Порядок действий сотрудника

Правом вести трудовые книжки сотрудников фирм и вносить недостающую информацию наделен довольно узкий круг специалистов. Как правило, ответственность за допущенные ошибки несет сотрудник отдела кадров или главный бухгалтер. Но что делать, если пропущенную запись обнаружил владелец книжки? Так, ему нужно предпринять следующие действия:

Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
Подать заявление на подпись директору компании;
Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то к этой инструкции добавляется еще один пункт – подача заявления на имя бывшего работодателя. Оно составляется в простой письменной форме и должно содержать просьбу о внесении пропущенных сведений в книжку. Нужно помнить, что если данный документ не будет содержать личной подписи заявителя, он будет считаться недействительным. Приказ же, составленный на основании заявления, должен иметь свой номер и дату составления – эти сведения также указываются в документе.

Порядок заполнения трудовых книжек необходимо знать каждому кадровику. Это поможет не допускать ошибок и избежать недоразумений при обращении сотрудника в Пенсионный Фонд. Кроме того, для внесения пропущенных записей могут понадобиться следующие документы:

Внутренние документы предприятия;
Личная карточка сотрудника;
Трудовой Кодекс РФ;
Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Все дополнения в трудовую книжку должны быть внесены на основании соответствующих приказов и распоряжений компании. Если организация, в которой работал владелец трудовой, ликвидировалась или реорганизовалась, и ее руководитель не может предоставить необходимые бумаги, текущий работодатель должен сделать запрос на предоставление выписок из архива. Обратите внимание, что свидетельские показания не могу служить основанием для внесения каких-либо записей в трудовую книжку.

Кто оформляет трудовую книжку

Понятие трудовой книжки и правила ее ведения введены статьей 66 ТК РФ. Эта же статья отвечает на вопрос, обязательно ли делать запись в трудовой книжке, — да, обязательно.
Обязанность по ведению рабочих документов сотрудников лежит на работодателях, обременены ею юридические лица и индивидуальные предприниматели, нанимающие сотрудников. Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не ведут трудовые книжки сотрудников.

Если гражданин обнаружил, что информация в книжке отсутствует, это ошибка одного из нанимателей, ответственность за невнесение записи в трудовую книжку наступает для него по ст. 5.27 КоАП РФ. Ошибку необходимо устранить — рабочая книжка необходима для исчисления стажа работы, подтверждения опыта и квалификации.

Ответственность за ошибки в заполнении

От того, насколько правильно заполнена трудовая книжка, зависит судьба не только ее владельца, но и его работодателя. Дело в том, что он несет ответственность за пропущенные в книжке сведения, в том числе и материальную. В этом случае руководитель компании должен возместить работнику заработок, который тот не получил из-за допущенной ошибки. Более того, неправильная или вовсе невнесенная запись может служить основанием для привлечения должностных лиц компании к административной ответственности.

Ошибки в трудовых книжках

Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.

Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.

В трудовой возможны следующие ошибки:

неверная информация внесена на титульный лист;
внесены неверные сведения на другие страницы книжки;
пропущена запись в трудовой книжке.

Ошибки на титульном листе трудовой книжки недопустимы, в некоторых случаях бланк такой трудовой книжки считается испорченным. При этом составляется соответствующий акт, на основании которого и происходит уничтожение книжки. После этого выписывается новый бланк трудовой, а затраты на нее оплачивает работодатель.

Если ошибки допущены на других листах книжки, то исправления допустимы и имеют определенный порядок. Ошибочная информация признается недействительной, после чего путем внесения новой записи вписываются верные сведения. Нумерация записей при этом должна быть сквозной.

Большие сложности у кадровика возникают, когда ошибкой является пропущенная запись и ее требуется в книжку внести. Причем возможен пропуск следующей информации:

наименование работодателя;
сведения о переводе работника;
запись о службе в армии;
иная информация.

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Законодательство РФ не запрещает при необходимости вносить изменения в трудовую книжку. Порядок, по которому происходит восстановление пропущенных записей законодательно не предусмотрен. Поэтому воспользоваться можно общим утвержденным порядком по внесению записей в трудовую и исправлению в ней ошибок.

Исправлять ошибки в трудовой должен тот работодатель, который эту ошибку допустил. Однако, это может сделать и тот работодатель, которым ошибка была обнаружена и у которого работник трудится в настоящее время. Однако, для этого в качестве основания ему потребуется надлежащим образом оформленная справка.

Справку должен предоставить работодатель, допустивший эту ошибку. Использовать в качестве подтверждения данной информации показания свидетелей нельзя. То есть устное свидетельство работника или иных лиц не является основание для внесения пропущенной записи в книжку. В качестве такого основания может выступать только официальная справка.

Важно! Вносить исправления в книжку простым зачеркиванием неверной записи нельзя. Это относится как к разделу «Сведения о работе», так и к разделу «Сведения о награждениях».

Если вернуться к нашей ситуации, то недействительной информации в книжке не содержится, а просто имеется факт пропуска одной записи (в нашем примере это перевод сотрудника в другое подразделение).

Поэтому пропущенная запись вносится следующей после заключительной записи в книжке. При этом применяется тот же порядок, который предусматривается Правилами и Инструкцией. Таким образом будет нарушаться срок внесения записи и хронологический порядок всех записей. Но какого-либо иного порядка для внесения пропущенной записи в трудовую нет (

Как внести в трудовую книжку пропущенную запись о службе в армии

Важно! Если работник служил, то запись об этом должна быть внесена в трудовую книжку. Но не всегда кадровики помнят об этом и забывая о записи об армии сразу же вносят сведения о трудоустройстве. Это ошибка и она потребует исправления.

№ Записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
№ Записи	число	месяц	год
1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью
«Континент» (ООО «Континент»)
5	11	12	17	Принят в производственный отдел на	Приказ от
должность мастера	11.12.2017г №15
6	15	12	17	Служба в Вооруженных силах Российской	Военный билет
Федерации с 01.10.2014 по 30.09.2015	НН №1234567

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.
Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

В трудовые книжки (ТК) работников вносятся не только данные о трудоустройстве и увольнении, но и об их достижениях и заслугах. Правила ведения такой документации определяет Трудовой кодекс РФ.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку

Возможность указания сведений о заработанных наградах в личных документах граждан предусмотрена ст. 191 ТК. Работодатель вправе поблагодарить сотрудника за выдающиеся заслуги, и это может быть как материальное поощрение, так и выраженное в виде грамоты, благодарственного письма и т.д.

Согласно ПП РФ № 225, в ТК вносятся следующие записи о поощрениях:

достигнутые успехи в сфере труда согласно ФЗ «О роли коллективов в управлении организациями»;
достижения в сельскохозяйственной сфере;
награды, почетные грамоты и благодарственные письма за определенные успехи, предусмотренные локальными актами конкретного предприятия;
государственные награды.

Независимо от типа достижения, о котором вносятся сведения, заполняться они должны с соблюдением правил ведения ТК. Вместе с прописываемыми данными в отдельной графе необходимо указывать реквизиты приказа, согласно которому производилось награждение работника.

Сведения о награждениях

Записи в ТК о награждении, как и о трудоустройстве или увольнении, вносятся сотрудниками кадровых служб. Чтобы возникли документальные основания для заполнения этих граф документа, руководству фирмы нужно издать распоряжение о представлении гражданина к награде и ознакомить сотрудника с содержанием.

Приказ составляется в свободной форме с соблюдением правил ведения официальной документации. В нем указывается:

полное наименование организации;
Ф. И. О. руководителя и работника, в отношении которого издается приказ;
описание достижения;
дата составления;
подписи.

На основании этого документа сотрудник кадрового отдела может приступать к заполнению трудовой книжки. Данные вносятся в таком порядке:

номер записи;
дата заполнения;
тип награды и краткое описание заслуг гражданина;
реквизиты приказа (дата издания и регистрационный номер).

Информация вноситься исключительно в письменной форме с помощью шариковых ручек синего или черного цвета.

Наличие опечаток и ошибок недопустимо. Если в процессе заполнения или позднее обнаружена неточность, то исправлений не делают. Сначала недостоверные пункты признаются недействительными, а потом вносится новая запись. Подробнее об этом написано здесь.

Образец записи о награждении в трудовой книжке:

Как отобразить другие поощрения

Описанный метод актуален и для других достижений. Благодарность с занесением в трудовую книжку, информация о полученной грамоте, подарке и другие виды поощрений – все это можно указывать в трудовой книжке.

ВНИМАНИЕ! Сведения подобного рода прописываются исключительно по инициативе работника. Если гражданин хочет, чтобы информация о полученной на работе награде присутствовала в его личных документах, он должен сообщить о желании руководителю.

Для чего вносить сведения о награждениях

Информация об успехах сотрудника, зафиксированная в официальном документе, повышает престиж гражданина и предоставляет некоторое преимущество в вопросе трудоустройства. Это поспособствует ускорению карьерного роста и увеличит шанс на получение вознаграждений: премий, отгулов и т.д.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Как внести сведения?

Данный документ ведется исключительно на русском языке;
Нельзя использовать сокращения, в том числе и в заполнении должностей и приказов;
В документе не должно быть пропущенных строк;
Каждая запись с новой строки должна иметь свой порядковый номер;
Все даты вписываются арабскими цифрами.

Поставить номер порядковой записи;
Указать дату внесения изменений;
Вписать название компании, которая допустила ошибку;
Внести пропущенную информацию;
Ознакомить с данной записью сотрудника.

Как восстановить пропущенную запись

Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.

Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.

ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.

Пример внесения пропущенной записи:

1	2			3	4
Акционерное общество «Свет»
20	10	11	2005	Принята на должность инспектора 1 категории	Приказ от 10.11.2005 № 74
21	10	05	2018	Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 10.05.2018 № 30
Акционерное общество «Свет»
22	10	05	2018	Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова	Приказ от 24.09.2008

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с предыдущего места работы, в новой организации нельзя делать запись о приёме. В этом случае может быть 3 выхода:

Запись об увольнении обязан внести ответственный специалист с бывшего места работы. Если нет записи о приёме на новую работу, то запись об увольнении добавляется текущей датой, а день увольнения прописывается в 3 графе. В 4 графе называется документ (приказ) и его реквизиты (дата и номер). Подпись работодателя (специалиста) с расшифровкой и указанием должности заверяется основной печатью организации. Если запись о приёме уже внесена, то перед добавлением записи нужно поставить штамп с названием организации или написать заголовок от руки в графе 3.
Если по какой-либо причине невозможно восстановить строку об увольнении на старой работе, но есть подтверждающий документ (приказ), то добавить недостающие сведения вправе новый работодатель. Важным моментом является то, что устное свидетельство не является основанием для восстановления записи.
Если организация ликвидирована, архивов её нет, то придётся обращаться в суд для установления факта расторжения трудового договора. Судебное решение нужно вложить в трудовой формуляр в качестве замены записи об увольнении.

Порядок действий сотрудника

Собрать документы, в которых содержатся необходимые данные;
Написать заявление с просьбой о внесении пропущенных сведений;
Подать заявление на подпись директору компании;
Ознакомиться с приказом о внесении изменении в трудовую книжку;
Подать заявление вместе с документами в кадровую службу;
Поставить свою подпись рядом с новой записью.

Внутренние документы предприятия;
Личная карточка сотрудника;
Трудовой Кодекс РФ;
Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Особенности заполнения трудовой книжки

Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.

Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.

В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.

Ответственность за ошибки в заполнении

Общие правила исправления ошибок, допущенных в трудовых книжках

Важно! Вносить какие-либо исправления в трудовую по своему усмотрению нельзя. Для этого должны соблюдаться особые требования. А исправления без соблюдения этих требований могут привести к нежелательным последствиям.

Общий порядок исправления ошибок в трудовой книжке следующий:

Как внести пропущенную запись, если в трудовой книжке уже нет места

Иногда дополнительную запись в трудовую книжку уже просто некуда внести, так как она закончилась. В этом случае к трудовой следует завести вкладыш и внести в него необходимые сведения должный образом. После этого вкладыш потребуется подшить к трудовой книжке. Вкладыш в трудовую представляет собой ее продолжение, потому для удобства рекомендуется прикрепить его в конце книжки. Таким образом будет соблюдаться хронологический порядок записей и в книжке и во вкладыше. Наиболее надежным способом является вшивание бланка в книжку. Для этого используют суровую нитку и делают при этом по 3-5 проколов.

После этого на первой странице проставляется штамп, а также указываются реквизиты вкладыша, его серия, номер и дата выдачи. При этом следует помнить, что без трудовой книжки вкладыш не будет иметь юридической силы.

Ответы на распространенные вопросы

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Когда возможны пропуски записей в документе

Конечно полностью запись, например, о трудоустройстве работника кадровик пропустить не может, так как впоследствии работника еще нужно уволить, но вот лишить ее какой-нибудь составной части, которая в дальнейшем обесценит запись вполне возможно и такое происходит очень часто.

Самыми распространенными являются следующие ошибки:

неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
отсутствие печати на титульном листе;
внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
отсутствие или неточная дата приема на работу;
отсутствие информации относительно перевода работника;
несоответствующее оформление вкладышей.

Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.

Важно: каждая из перечисленных ошибок должна исправляться согласно инструкции в индивидуальном порядке.

Правильное внесение записей в трудовую.

Внесение пропущенной записи пошагово

Внесение пропущенной записи нужно совершать согласно определенному алгоритму, так как признавать все существующие недействительными записями после места пропуска не совсем удобно, потому что в дальнейшем их придется дублировать.

Поэтому для внесения записи необходимо:

под последней информацией в книжке, напротив порядкового номера указать дату формирования записи;
далее в графе оснований необходимо указать, например, такого-то числа работник был переведен на такую-то должность;
далее указываются реквизиты приказа, на основании которого перевод был совершен. Здесь вы узнаете, когда возможен перевод работка в другую организацию.

Важно: если пропуск обнаружен, когда работник трудится уже в другом месте нужно обращаться по прежнему месту работы, в случае ликвидации компании необходимо на основании документальных доказательств сделать запись существующим работодателем.

Правила и рекомендации для восстановления

При обнаружении ошибки необходимо выполнить несколько приготовительных моментов:

изначально следует найти документ-основание, например, для перевода должен существовать приказ руководителя (например, приказ о переводе работника на другую работу);
в случае его отсутствия или дубликатов нужно издать новый;
необязательно пытаться сделать запись в хронологическом порядке в Инструкциях об этом нет четкого указания.

Допущение ошибки на титульном листе – можно перечеркнуть неверные данные и внести правильные при этом следует заверить действия подписями ответственных лиц, а также печатью предприятия.
Указание неверной информации в разделе о работе – недопустимо ее перечеркивать, это запрещено нормативными документами, следует признать ее недействительной соответствующей фразой, а внизу указать правильную запись.

Согласно законодательству, полностью отсутствуют четкие рекомендации относительно алгоритма действий в случае обнаружения ошибки, поэтому владелец книжки и его действующий работодатель обязаны действовать на основании общепринятых инструкций.

Запись о признании записи в трудовой недействительной.

Ответственность

Работодатель обязан корректно и правильно вносить все записи в документ на основании ст. 234 ТК РФ, иначе работник вправе обратиться в суд.

ТК РФ Статья 234. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться
Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате: незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу; отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе; задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

Ответственность работодателя наступает за неправильное ведение трудовых книжек на основании ст. 419 ТК РФ, согласно документу она может быть дисциплинарной и административной:

первая применяется к работнику, который на основании трудового договора ответственен за ведение книг. В его отношении используется наказание в качестве – замечания, выговора или увольнения. Тут вы узнаете, как составить приказ о взыскании в виде замечания;
вторая применима к организации, по вине которой работник мог пострадать материально и морального, штрафные санкции назначаются судом с учетом степени виновности предприятия.

Возложена на работодателя ответственность за неправильное ведение книжек пунктом 45 Правил. Привлекается к ответственности работодатель на основании ст. 5. 27 КоАП.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

номер п/п;
дата внесения;
информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки прямо не урегулирован нормативными актами, в связи с чем у кадровых работников возникает множество вопросов о том, как осуществить данное действие. Подробнее о процедуре переноса записей из трудовой книжки во вкладыш расскажем в статье.

Законодательство, регламентирующее порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:

ТК РФ. В нем прямо не урегулирован порядок использования вкладыша, однако он содержит сведения, касающиеся, в частности, порядка внесения записей об увольнении сотрудника.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Данный документ раскрывает вопросы о том, в каких случаях вкладыш применяется и описывает общие принципы его заполнения.
Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В документе раскрывается порядок заполнения трудовых книжек, который по аналогии применим и к вкладышам.

Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.

Можно ли полностью или частично внести в раздел «сведения о награждениях» запись, относящуюся к «сведениям о работе»?

Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.

Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:

Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.

Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема

Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:

Заполнить титульный лист вкладыша. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника; данные о его образовании; профессия или специальность; дата внесения сведений во вкладыш; подпись сотрудника; подпись кадрового работника.
Поставить в трудовой книжке штамп «Выдан вкладыш», где указать его номер и серию. Штамп допускается проставить на титульном листе книжки.
Подшить вкладыш в книжку. Рекомендуется подшивать его в конце документа. Вклеивать, закреплять на степлер, иным образом прикреплять вкладыш нельзя.
Продолжить запись, которая не влезла в книжку во вкладыше. После внесения записи нумерация, применяемая в книжке продолжится (например, если последний номер был 12, следующий, вписываемый во вкладыш – 13, а не 1).

Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.

Читайте также: