Где хранить трудовые книжки и личные дела сотрудников

Опубликовано: 26.12.2024

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше. Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;
трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документообороте). Для быстрого и безошибочного нахождения трудовых книжек в организации можно составлять картотеку трудовых книжек работников. За хранение трудовых книжек отвечает работник, назначенный приказом руководителя организации.
См. образец составления приказа.
Если за ведение трудовых книжек отвечает другой работник, то он получает чистые бланки трудовых книжек от работника, ответственного за их хранение, по письменной заявке (п. п. 42, 45 Правил ведения трудовых книжек).
См. образец составления заявки.
Для учета трудовых книжек работодатель должен вести две книги (п. 40 Правил ведения трудовых книжек):
• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее - приходно-расходная книга);
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - книга учета движения трудовых книжек).

Все имеющиеся в организации чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них указываются в приходно-расходной книге. В ней же делается отметка о выдаче бланка для оформления (п. 41 Правил ведения трудовых книжек):
• трудовой книжки или вкладыша в нее новому работнику;
• вкладыша в трудовую книжку действующему работнику;
• дубликата трудовой книжки действующему или уволенному работнику.

См. образец приходно-расходной книги.
Если бланк трудовой книжки был испорчен, то его надо уничтожить, о чем составляется акт (п. 42 Правил ведения трудовых книжек).
См. образец составления акта.
Сведения о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек работников, в том числе оформленных в вашей организации, записываются в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил ведения трудовых книжек).
См. образец заполнения книги учета.
Работник, получающий трудовую книжку при увольнении, должен расписаться в графе 13 книги учета движения трудовых книжек.
Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она хранится в организации до востребования (п. 43 Правил ведения трудовых книжек). Подробнее читайте в Статье: Хранение невостребованных трудовых книжек по правилам (Кожанова Е.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 2)
Личные карточки и личные дела
Личная карточка работника, в отличие от личного дела, обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения трудовых книжек). Тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника. Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек (и дел) заводится специальный, запирающийся на ключ, шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, имеют только работники отдела кадров, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их на столе, тем более на ночь или на время отпуска или другого временного отсутствия кадровика. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Наличие журнала учета личных карточек и (или) журнала личных дел работников не обязательно для коммерческих организаций.
О передаче этих документов в архив организации и дальнейшее хранение читайте в Статье: Хранение личных карточек и личных дел (Кожанова Е.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2017, N 9).
На заметку: за нарушение правил хранения трудовых книжек и личных дел возможно привлечение к ответственности за нарушения трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ) и законодательства о защите персональных данных (ст. 13.11, ст. 13.14 КоАП РФ).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ.

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Состав

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

анкета;
заявление о приеме на работу (для работников коммерческих предприятий это документ факультативный, а для госслужащих его писать обязательно в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004);
копии паспортов, дипломов, военных билетов и т.д.

Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Хранение и учет

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен. Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет (см. Перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019), потом уничтожаются.

Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и продержат там еще 10 лет. В соответствии со ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004, личное дело сотрудника после увольнения хранится:

75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2013;
50 лет — законченные делопроизводством после 01.01.2013.

По истечении срока хранения бумаги уничтожают — в порядке, предусмотренном в организации.

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их прямая обязанность. Порядок регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа о наделении полномочиями по обработке персональных данных

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, дополняя его документами по мере поступления до момента увольнения.

Первым подшивают дополнение к листку по учету кадров.

Дополнение к анкете по учету кадров

Затем подшивают персональные данные (анкета, копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т.д.) и прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают:

название организации;
номер (если ведется нумерация);
Ф.И.О. сотрудника;
дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

Доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет возможность получить любую информацию из своего дела.

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Образец листа ознакомления

Ответственность за распространение персональных данных

Лиц, нарушающих условия и правила хранения личных дел в кадровой службе, привлекают к дисциплинарной (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ), материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ) ответственности.

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

За разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Кому обязаны выдать данный документ

Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

первичного приема на работу;
утраты или порчи;

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

личные данные;
выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
увольнения;
награждения;

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

общем стаже работы;
непрерывном стаже работы;
о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

порядковый номер записи;
дату приема (арабскими цифрами);
саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Исправления ошибок

Присвоить порядковый номер записи.
Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
Прописать верную формулировку.
Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать организации (или кадровой службы) ставится при:

заполнении личных данных;
записи о приеме на работу;
переводе;
признании записи недействительной;
выдаче вкладыша;
записи, заверяющей исправления;
увольнении.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

обращение работника с заявлением;
предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Вкладыш

Если хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

Приходно-расходная книга по учету бланков;
Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.

Хранение трудовых книжек

Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.

Читайте также: