Как фрилансеру работать по договору

Опубликовано: 01.04.2025

Как заключить договор с фрилансером, чтобы не было проблем

Время от времени предпринимателю нужна помощь специалистов: придумать логотип, написать текст для рассылки, продвинуть сайт в поисковике. Нанимать в штат человека для двухнедельной работы нерационально. Удобнее заплатить подрядчику и решить задачу его навыками.

Подрядчик из фрилансеров — хороший вариант экономии денег. Но возникает задача, как работать со специалистом, если вы «виделись» только через биржу и мессенджер.

Исполнитель на фрилансе — такой же контрагент для предпринимателя, как поставщик молока в кофейню и арендодатель помещения под склад. Для безопасных отношений с фрилансером оформляют договор — это главное правило.

В статье рассказываем о вариантах заключения договора с фрилансером и спасаем от ошибок, которые бывают при сотрудничестве на честном слове.

Что будет, если работать с фрилансером без документов

Мы знаем вот такие негативные последствия.

Не получится сэкономить на налоге за счёт расходов на бизнес.

Предприниматели на УСН с объектом «Доходы минус расходы» и плательщики налога на прибыль организаций уменьшают налог за счёт расходов из ст. 346.16 и 252 НК РФ. Чем больше расходов, тем меньше налог.

Траты подтверждают договорами, актами и платёжными документами. Если расходы не подтвердить, налоговая при проверке доначислит налог, насчитает пени на недоимку и оштрафует.

Интернет-магазин заказал сайт и его раскрутку в интернете. Оплату веб-мастеру учитывают как расходы на рекламу и покупку нематериального актива. Расход подтверждают договором на создание сайта и документами об оплате — иначе налоговая не примет. Кейс из Письма УФНС РФ по г. Москве от 16.12.2011 г № 20-14/2/122096@.

Не будет доказательств для суда, если исполнитель обманет или схалтурит.

Заказчик и исполнитель записывают в договор условия совместной работы. Что и в какой срок исполнитель делает для заказчика, сколько берёт денег, как исправляет недостатки. Если фрилансер посередине вёрстки сайта внезапно потребует дополнительную плату, договор спасёт.

Без документа суд не поверит на слово, что исполнитель должен сделать дополнительный каталог в боковом меню. Это правило из ст. 162 ГК РФ. К тому же если стороны не оговорили индивидуальные условия работы, действуют стандартные условия из закона по ст. 421 ГК РФ. И они не всегда выгодны заказчику. Например, по общему правилу нельзя отдать проект другому подрядчику для исправления косяков, а расходы предъявить фрилансеру.

Важная оговорка. Переписку в мессенджере или по электронной почте суд может посчитать договором, если договорённость сторон полная и ясная. У заказчика даже есть шанс вернуть неотработанный аванс. Но идти в суд с перепиской намного дороже и рискованнее, чем с подробным соглашением на листе бумаги. Поэтому подпишите с фрилансером обычный договор.

Ещё подписанные бумаги и деньги на карту с назначением платежа дисциплинируют исполнителя. После того как человек в буквальном смысле подписался под обязательством, ему трудно пропасть или кормить заказчика завтраками.

У заказчика не будет исключительных прав на результат работы. Это риск потерять деньги.

Логотип, текст для соцсети, фото бургера в меню и даже сайт целиком — это интеллектуальная собственность по смыслу ст. 1225 ГК РФ. Чтобы пользоваться интеллектуальной собственностью, надо приобрести исключительные права. Так требует ст. 1229 ГК РФ.

Когда заказчик не оформляет с подрядчиком договор, он не покупает исключительное право на работу. Это примерно как взять машину в автосалоне без договора и ПТС — она не станет вашей.

Фрилансер спокойно продаст логотип снова и ничего не нарушит. А вот вы уже станете нарушителем исключительных прав. Новый владелец через суд обяжет вас уничтожить весь товар с логотипом и заплатить компенсацию в сумме до 5 000 000 ₽ по ст. 1252, 1301 ГК РФ.

Варианты оформления договора с фрилансером

Есть несколько видов договоров, подходящих для оформления отношений с исполнителем. В свою очередь, каждый договор можно подписать при встрече, обменявшись экземплярами по почте или через специальные сервисы. На практике делают примерно так.

Гражданско-правовой договор на бумаге

Подходит, когда нашли подрядчика через сарафанное радио.

Если человека не оформляют в штат, с ним подписывают так называемый гражданско-правовой договор. С фрилансером заключают один из трёх договоров: подряда, оказания услуг или авторского заказа.

Вид договора зависит от деятельности исполнителя. В идеале надо точно понимать, что ждёте от фрилансера и заключить подходящее соглашение. Подряд — для работ с материальным результатом, например, разработка проекта для перепланировки помещения под пекарню. Услуги — для деятельности без материального результата, например, консультация по налогообложению. Авторский заказ — когда труд фрилансера творческий, а результат уникальный. Это фото, макеты, тексты, программный код.

Конкретные действия исполнителя и ожидаемый результат прописывают в предмете договора. Если нужно, описание результата выносят в техническое задание — оно станет частью договора.

Чтобы договор на бумаге защитил в случае плохой работы или срыва дедлайна, надо изменить шаблон под свои интересы. По непонятным пунктам стоит проконсультироваться с юристом. Да, это займёт время и придётся заплатить. Зато грамотная консультация убережёт от потери денег в будущем.

Договор и техническое задание стороны подписывают. Не переводите деньги до получения от фрилансера подписанного экземпляра.

Подпись можно поставить при личной встрече. А если заказчик и исполнитель в разных городах — обменяться письмами с подписанными экземплярами. Так же поступают и с актами приёмки, когда работа сделана.

Ещё вариант для удалённого сотрудничества — подписывать документы платной электронно-цифровой подписью, если обе стороны её получили и пользуются специальным сервисом, например, Диадоком.

Гражданско-правовой договор через сервис на бирже фриланса

Такой способ удобен, если заказчик подобрал подходящего исполнителя на сайте наподобие fl.ru или freelance.ru.

У бирж фриланса часто есть платная услуга для заказчиков по оформлению сделки с фрилансером. По сути, сервис берёт на себя хлопоты по заключению договора подряда. И такой договор юридически никак не отличается от обычного бумажного документа.

Для примера разберём работу сервиса Безопасная сделка на сайте fl.ru.

Заказчик договаривается с выбранным дизайнером или копирайтером о предмете, сроке и стоимости работы. Затем заказчик вносит на сайт оплату, но фрилансер получит её только после выполнения задания и правок. Далее, исполнитель делает работу, сдаёт результат заказчику, а сайт переводит оплату. Если фрилансер пропадает или присылает работу не по тз, сайт возвращает деньги заказчику.

За безопасную сделку заказчик платит сервису комиссию. Размер зависит от бюджета сделки.

Когда работа сделана, сервис присылает заказчику договор, акт приёмки и счёт-фактуру на комиссию. Документы придут почтой или через Контур.Диадок. С ними у бухгалтерии не будет вопросов.

Исключительное право на результат работы переходит к заказчику. Это предусмотрено стандартным договором с фрилансером. Полученные фото, тексты и видео можно законно использовать в бизнесе и даже перепродать другому предпринимателю.

Срочный трудовой договор

Взять фрилансера в штат по срочному трудовому договору — крайний способ для предпринимателя.

Срочный трудовой договор оформляют, когда в проект нужен временный специалист, но принципиально важно, чтобы он ходил на работу как все остальные. Или чтобы работал удалённо, но был на связи с 9 до 18 часов. Например, команде нужен ещё один разработчик. Есть другие основания для временного трудоустройства, они написаны в ст. 59 ТК РФ.

Срочный трудовой договор оформляют письменно. С работника берут копию СНИЛС и необходимые справки, делают запись в трудовую книжку. В течение срока договора работодатель платит налоги и взносы за этого человека.

У срочного договора есть опасность для предпринимателя. Если работник обратится в суд и докажет, что в компании хватит задач для еще одного программиста, договор станет бессрочным. Такое возможно исходя из п. 13 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2. Значит работник продолжит ходить в офис и получать зарплату. А ещё имеет право уйти в декрет и через три года выйти. Поэтому ещё раз подчеркнём: срочный трудовой договор — крайний вариант оформления фрилансера.

Когда надо платить налоги за фрилансера

В некоторых случаях заказчик платит за подрядчика налоги.

По гражданско-правовому договору с физлицом

ИП и организации удерживают с вознаграждения исполнителя НДФЛ 13 %, поскольку выступают налоговыми агентами по ст. 226 НК РФ. За невыполнение обязанности налогового агента компанию оштрафуют по ст. 123 НК РФ.

Еще за подрядчика платят страховые взносы в ПФР 22 % и ФОМС 5.1 %. Исключение — фрилансеры без гражданства России не подлежат страхованию. Так установлено в ст. 419, 420, 422 НК РФ.

Отчитываться и платить взносы в ФСС за фрилансера не нужно.

По гражданско-правовому договору с ИП

Фрилансеры со статусом индивидуального предпринимателя исчисляют и переводят все налоги и взносы самостоятельно. У заказчика обязанностей нет.

По гражданско-правовому договору с самозанятым

Самозанятые — фрилансеры, которые платят налог на профессиональный доход по Закону № 422-ФЗ. С налогами от гонораров и страховыми взносами самозанятые разбираются сами, заказчик свободен.

Тем не менее если договор действует, работа движется, а самозанятый отказался от такого статуса (ему можно), заказчик доплачивает НДФЛ. Для подстраховки от подобной ситуации запишите в договор, что самозанятый обязан заранее оповестить заказчика о прекращении статуса.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

По срочному трудовому договору

Пока человек трудоустроен, работодатель платит НДФЛ как налоговый агент по ст. 226 НК РФ и взносы в ФСС, ПФР и ФОМС по ст. 419 НК РФ.

Как правило, студии проще оформлять в штат постоянного работника — он будет понятен, достаточно предсказуем и привязан ежемесячной зарплатой. Но бывают ситуации, когда воспользоваться услугами фрилансера удобней.

студия только открывается, и на полный штат сотрудников пока нет денег;

необходимо единожды сделать какой-либо проект. Например, попросили сделать доработку чужого сайта, а все сотрудники заняты;

придуман и готовится к запуску новый проект, а брать человека на постоянную зарплату до подтверждения прибыльности не хочется;

планируется отрыть бэк-офис в новом городе — начинаем с местных фрилансеров, затем берем их в штат.

Итак, решено — фрилансера в студию

На этом этапе допускается первая и самая серьезная ошибка: с фрилансером не заключается письменный договор. Это порождает для студии целый набор рисков:

фрилансеру заплачен аванс, и он после этого исчез;

работа выполнена, но не в срок;

работа выполнена, но фрилансер просит за нее большую сумму;

работа выполнена, но не нравится заказчику;

работа заказчиком принята, а через некоторое время он видит точно такую же работу у другой студии — фрилансер слил работу.

С помощью договора студия и фрилансер определят все интересующие их вопросы и снимут большинство рисков.

Для работы с физическими лицами используется договор авторского заказа (ст. 1288 ГК РФ).

Подписать договор можно, обменявшись сканами по электронной почте. Такую возможность необходимо предварительно предусмотреть в договоре. Например так:

«Настоящий договор, а также дополнительные соглашения, акты и приложения к нему могут подписываться Сторонами путем обмена отсканированными копиями по электронной почте, согласованной в разделе __ Договора. Оригиналы документов должны быть направлены заказным письмом по почте, курьером или вручены лично не позднее 10 рабочих дней после отправления соответствующих документов по электронной почте. Все документы, направляемые по электронной почте, имеют юридическую силу до момента получения Сторонами их подлинников. Такой способ обмена документами является надлежащим».

Только не забудьте впоследствии обменяться оригиналами. Ваша бухгалтерия скажет большое спасибо :)

Фиксируем условия договора

В договоре авторского заказа должны быть оговорены три существенных условия. Без них договор будет считаться не заключенным — со всеми плачевными последствиями, самое страшное из которых — отсутствие у заказчика прав на созданный объект.

Первое существенное условие: предмет договора (конкретное описание создаваемого произведения)

Что рекомендуется описать:

для чего произведение создается;

где и как оно будет использоваться;

что оно должно содержать и каким параметрам отвечать.

В общем, стандартное ТЗ, которое умеет готовить любая студия.

Чтобы не делать договор необъятным, обычно описание задачи выносится в приложение к договору.

Второе существенное условие: срок исполнения

Стороны обязательно должны определить, когда произведение должно быть закончено. Срок может быть привязан к какому-либо событию. Можно разделить работу на этапы и установить промежуточные сроки.

Зачастую это даже удобнее для заказчика. Во-первых, можно установить оплату за каждый выполненный этап и условия к выполнению такого этапа. Во-вторых, можно предусмотреть односторонний отказ от договора, если фрилансер не выполнил первый этап к установленному сроку.

Обратите внимание: в соответствии с законодательством, если у фрилансера есть уважительные причины, то срок выполнения работы может быть продлен на 1 /₄ (ст. 1289 ГК РФ).

Третье существенное условие: вознаграждение

В договоре должен быть прямо предусмотрен размер вознаграждения или указано условие, что такой договор является безвозмездным. Будет нелишним также прописать порядок выплаты вознаграждения. По нашей практике, это точно не должна быть 100% предоплата, самое лучшее — 30% до выполнения заказа и 70% после.

Права на созданный объект

Изначально все права на созданный объект принадлежат автору, т.е. фрилансеру.

В договоре обязательно должен быть пункт о том, что исключительное право передается заказчику в полном объеме. Заказчик получает право использовать произведение в любой форме, любым не противозаконным способом и в течении всего срока действия такого права на территории любой страны мира, включая РФ.

В нашей практике были случаи, когда в соответствии с договором все права на произведение, которое создавал фрилансер, не отчуждались, а предоставлялись. Вроде бы отличий нет. Однако, такая формулировка предполагает что:

студия не может передать права на произведение третьим лицам;

фрилансер может неоднократно использовать это произведение в других разработках;

фрилансер может требовать от клиентов студии заключить с ним лицензионный договор;

Уделяйте особое внимание этому пункту!

Момент перехода исключительного права

Следует зафиксировать в договоре момент перехода исключительного права от фрилансера к студии.

Например, так: «Все исключительные права на использование Материалов переходят к Заказчику в полном объеме с момента их передачи в любом виде, в том числе, в форме электронных файлов, а также по электронной почте. В понятие Материалы включается как окончательный вариант, так и все созданные Исполнителем варианты Материалов и изменения и/или дополнения к Материалам».

Не забывайте в конце выполнения подписать Акт приема-передачи. Он будет являться дополнительным подтверждением перехода исключительных прав на произведение.

Неразглашение информации

Нелишним будет предусмотреть в договоре пункт о неразглашении информации в процессе работы и о запрещении использовать результат где бы то ни было, в том числе, для публикации на сторонних ресурсах.

Можно использовать вот такую формулировку: «Исполнитель не вправе публиковать Произведение или его части, в том числе, в любых изданиях, в блогах, на личных сайтах, страницах в социальных сетях в любом виде без письменного согласия Заказчика как в ходе выполнения работы, так и после ее передачи Заказчику».

Налоги и отчисления

И напоследок — о налогах и отчислениях. Обычно об этом моменте забывают, и зря.

Если фрилансер — физическое лицо, то студия должна уплатить за него НДФЛ и страховые взносы. Условия о том, что фрилансер обязуется сделать это самостоятельно, фиктивны.

Если фрилансер ИП, он сам рассчитывается с государством.

А что делать, если фрилансер — иностранец?

Если иностранец — резидент РФ (находится в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев), за него следует уплатить налоги.

А вот если иностранец на постоянной основе живет в условной Польше и не приезжает в РФ, платить ничего не нужно. Ни налогов, ни страховых отчислений.

Не патриотично, но использовать зарубежных фрилансеров выгодней :)

При работе с иностранцами обязательно подстрахуйтесь.

На случай проверки контролирующими органами у студии должен быть:

подписанный обеими сторонами гражданско-правовой договор, из которого следует, что работы выполняются за рубежом;

За последние годы вопрос легального взаимодействия с фрилансерами постепенно стал актуальным почти для каждого бизнеса. Хорошо, если фрилансер — гражданин РФ, обычное физлицо или ИП. Тогда все более-менее понятно. Но иногда возникает потребность привлечь на проект самозанятого или нерезидента. В последнем случае появляются детали, связанные с валютным контролем.

Статус фрилансера подсказывает ответы на многие вопросы: как по документам оформлять сделки, какие налоги уплачивать, что учитывать при осуществлении расчетов.

Фрилансер — это специалист, который выполняет работу удаленно, при этом он не вступает с заказчиком в трудовые отношения. Следовательно, он не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Обычно фрилансер-исполнитель сам устанавливает себе график, самое главное — чтобы он соблюдал сроки выполнения работы и показывал результат, которого от него ожидает заказчик. В таком режиме обычно работают копирайтеры, дизайнеры, ИТ-специалисты, эксперты по продвижению сайтов и многие другие, чья функция не требует постоянного присутствия в офисе.

У фрилансера могут быть разные статусы:

физлицо
самозанятый
ИП

физлицо
ИП

Рассмотрим, как взаимодействовать с каждым из типов фрилансеров:

Если фрилансер — физлицо

Какой договор заключать. В этом случае с фрилансером оформляют договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это договор подряда, договор возмездного оказания услуг или авторский договор.

Важно помнить, что отношения заказчика и фрилансера-физлица по договору ГПХ регулируются Гражданским кодексом. Поэтому в тексте договора нужно ссылаться на его нормы и не использовать формулировки из Трудового кодекса.

Фрилансер — не сотрудник в традиционном понимании, скорее — исполнитель, подрядчик.

Налоги и взносы. Заказчик выступает налоговым агентом, поэтому у него возникает обязанность по удержанию НДФЛ и уплате страховых взносов в ФСС, ФОМС, ПФР.

Если фрилансер — самозанятый

Какой договор заключать. Так же, как и в случае с обычным физлицом, с самозанятым оформляется договор ГПХ. Но в нем эксперты рекомендуют прописать три детали:

о том, что заказчик, согласно п. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, освобожден от обязанности по уплате налогов и взносов;
о том, что при расчетах самозанятый должен сформировать и передать компании-заказчику чек (он потребуется для подтверждения затрат);
о том, что самозанятый, в случае снятия с учета, должен предупредить об этом заказчика.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ предоставляет возможность зарегистрироваться в качестве самозанятых гражданам ЕАЭС. Чтобы получить такой статус, им достаточно иметь ИНН и учетную запись в личном кабинете налогоплательщика-физлица на сайте ФНС.

На самозанятых граждан ЕАЭС распространяются те же обязанности и привилегии, что и на россиян.

Налоги и взносы. С самозанятыми фрилансерами бизнесу сотрудничать выгоднее, так как обязательство по уплате налога самозанятый полностью берет на себя.

Ставка налога фиксированная: 4 % при совершении сделки с физлицом, 6 % – с юрлицом.

Если фрилансер — ИП

Какой договор заключать. С ИП тоже заключается договор ГПХ.

Налоги и взносы. У заказчика не возникает обязанность по уплате страховых взносов и НДФЛ. Он просто выплачивает вознаграждение фрилансеру-ИП, а тот в свою очередь сам рассчитывает свои налоги и взносы в зависимости от выбранного налогового режима.

Если фрилансер — нерезидент

Налоговый нерезидент — это лицо, находящееся на территории РФ менее 183 дней в течение следующих подряд 12 месяцев. Почему это важно учитывать при взаимодействии с фрилансерами? Потому что налогообложение доходов физлиц зависит не от их гражданства, а от налогового статуса и от вида полученного ими дохода. И компании должны удерживать НДФЛ с доходов сотрудников по правильной ставке.

Налоговый нерезидент — это необязательно иностранец. Им может быть и гражданин РФ, который большую половину года проживает на территории другого государства. О том, что при определении резидентства гражданство роли не играет, Минфин неоднократно напоминал в своих письмах.

В связи с привлечением к работе нерезидентов часто возникает вопрос: облагаются ли их доходы, полученные за оказание услуг по договорам ГПХ за пределами России, НДФЛ? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минфина РФ от 31.03.2014 № 03-04-05/14022.

Эксперты ведомства считают, что не облагается. К плательщикам НДФЛ относятся:

резиденты РФ;
нерезиденты, которые получают доходы от источников в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ).

Согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ, вознаграждение, перечисляемое за оказание услуг вне пределов РФ, относится к доходам, полученным от зарубежных источников.

Следовательно, нерезидент не признается плательщиком НДФЛ, даже если он оказывает услуги исключительно на территории иностранного государства заказчику, находящемуся в России. Получается, что заказчик в этом случае не может быть признан налоговым агентом по НДФЛ.

Ситуация 1: нерезидент — гражданин РФ

Гражданин РФ долго живет за границей, является налоговым нерезидентом, при этом по договору ГПХ оказывает услуги российской компании. Нужно ли уплачивать страховые взносы с его вознаграждения?

Из ст. 420 НК РФ следует, что объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты в пользу физлиц, подлежащих страхованию, а именно выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений и по договорам ГПХ, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Есть только несколько исключений — они указаны в п. 4 ст. 420 НК РФ.

Следовательно, заказчику нужно уплачивать страховые взносы за исполнителя по договору возмездного оказания услуг.

Ситуация 2: нерезидентом выступает иностранный ИП

Представим, что ООО заключает договор с ИП‑нерезидентом из Украины. Какие налоги в этом случае уплачиваются?

Согласно п. 1 ст. 310 НК РФ, налог с доходов, полученных иностранной организацией от источников в РФ, исчисляется и удерживается российской организацией при каждой выплате доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ. В этом случае она признается налоговым агентом по налогу на прибыль иностранной организации или ИП. А удержанный с доходов налог перечисляется ею в федеральный бюджет РФ.

В ст. 7 НК РФ говорится, что если международным договором РФ, содержащим положения, касающиеся налогообложения и сборов, установлены иные правила и нормы, чем предусмотренные НК РФ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами о налогах и сборах, то применяются правила и нормы международных договоров РФ.
В данной ситуации речь идет об ИП‑нерезиденте из Украины. Есть Соглашение между Правительством РФ и Правительством Украины от 08.02.95, в котором следует обратить внимание на ст. 7. В ней разъясняется, как должна облагаться налогом прибыль предприятия договаривающегося государства.

Суть заключается в следующем: прибыль от предпринимательской деятельности на территории РФ украинского ИП облагается налогом на доходы только на Украине. Российское ООО, которое выплачивает доход, не обязано в этом случае удерживать налог на доходы в качестве налогового агента по налогу на прибыль. Рассчитывать и уплачивать налог будет украинский ИП. Он также должен предоставить российскому заказчику документы, указанные в ст. 312 НК РФ, для подтверждения своего налогового резидентства.

Что касается НДС, то здесь важно обратить внимание на место реализации услуг. ИП осуществляет деятельность на территории Украины, следовательно, местом реализации услуг для целей исчисления НДС территория РФ не является. Поэтому российское ООО не признается налоговым агентом.

Ситуация 3: нерезидент — иностранное физлицо

Допустим, российская компания заключает договор ГПХ с физлицом, которое является нерезидентом, то есть проживает в Казахстане и там же выполняет работы. Как в этом случае заказчику начислять вознаграждение?

Заказчику важно запросить документы, подтверждающие факт осуществления деятельности на территории Казахстана.

Доходы, выплаченные нерезиденту, в описанной ситуации, не являются объектом обложения НДФЛ в РФ (п.2 ст. 209 НК РФ).

Иностранец не является застрахованным лицом в системе обязательного социального страхования в РФ.

Согласно Письму Минфина РФ от 17.09.2019 N 03-04-05/71504, вознаграждение по договору ГПХ в такой ситуации не подлежит обложению страховыми взносами. Сведения в ПФР по нерезиденту не представляются.

Те доходы, которые нерезидент будет получать, он должен самостоятельно задекларировать на территории Казахстана.

Сотрудничество с гражданином Белоруссии

Другой пример: компания полностью работает дистанционно, сфера деятельности — услуги по финансовому сопровождению малого бизнеса. Хочет сотрудничать с гражданином Белоруссии, он будет оказывать услуги на территории своей страны.

Как лучше оформить отношения и какие налоги уплачивать?

Читайте развернутый ответ на этот вопрос.

Способы расчета с фрилансерами

Их несколько, и у каждого своя специфика.

Наличные расчеты

Сегодня такой способ почти не используется, так как фрилансеры работают удаленно. Но все же об этом способе следует упомянуть, поскольку на него распространяется лимит: общая сумма наличных платежей по конкретному договору не должна превышать 100 000 руб. В противном случае грозит штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

Безналичные расчеты

В случае с резидентами вопросы по такому способу расчета возникнуть не должны. Но если вы взаимодействуете с фрилансером-иностранцем, то нужно помнить о Федеральном законе от 10.12.2003 № 173-ФЗ о валютном контроле. Просто так заключить договор с нерезидентом и перевести ему деньги не получится.

Даже если вы переводите нерезиденту рубли, все равно придется пройти валютный контроль. Для такого перевода потребуется подтвердить сделку документами — лучше уточнить в банке, какими именно.

Ранее, до 2019 года, на каждый контракт, заключенный с иностранным поставщиком, нужно было оформлять специальный документ — паспорт сделок. Его отменили, но обязанность регистрации контрактов осталась, если сумма превышает 3 млн руб. В этом случае в банке в отделе валютного контроля регистрируется договор, и банк следит, чтобы условия договора не были нарушены.

Электронные деньги

Этот способ расчета очень распространен не только среди фрилансеров-иностранцев, но и среди исполнителей, работающих на территории России. Обычно используются такие системы расчетов, как WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI.

Для того, чтобы рассчитываться электронными деньгами, нужно соблюдать обязательное условие: кошелек должен быть прикреплен к расчетному счету. То есть по сути речь идет о создании корпоративного кошелька, когда ИП или организации проходят идентификацию с помощью ИНН.

Также для расчетов электронными деньгами действуют ограничения:

Для корпоративного кошелька установлен лимит остатка электронных денежных средств на конец рабочего дня — 600 000 руб.
Электронными деньгами можно рассчитываться только с физлицами.
Если оплата осуществляется в рамках договора ГПХ, кошелек исполнителя должен быть персонифицированным.

Биржа фрилансеров

Иногда фрилансеры работают через биржи, а заказчики ищут там исполнителей. В этом случае взаимодействие происходит напрямую по схеме «заказчик — биржа» и «биржа — исполнитель».

Договорные отношения у заказчика осуществляются через биржу.

Как подтвердить расходы

Со всеми фрилансерами оформляются документы. С резидентами заключается договор ГПХ, а по итогу работ составляется акт сдачи-приемки оказанных услуг. Чтобы подтвердить расходы, необходимо обязательно подписать этот акт.

С нерезидентом ситуация отличается. Как правило, с ним тоже заключается договор ГПХ, но текст договора составляется с участием юриста, который учитывает тонкости взаимодействия с тем, кто выполняет работу на территории другого государства.

Обычно иностранные работники не оформляют акты выполненных работ. Основным документом остается договор, в котором фиксируются сроки, объемы работ и суммы. Также важную роль играет инвойс — счет на оплату.

Если акт выполненных работ между сторонами не подписывается, то как подтверждать затраты? В этом случае для обоснования затрат можно использовать документы, косвенно подтверждающие факт расходов. Допускается их хранение как в электронном, так и в бумажном формате, чтобы фиксировать произведенные затраты по договору.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Налоги и работа фрилансером: тонкости, которые нужно знать

Фриланс в нашей стране пока еще не слишком распространен, но людей, работающих удаленно, становится все больше. В «свободное плавание» часто уходят фотографы, вебмастера, программисты, дизайнеры, парикмахеры и другие специалисты.

Особенности работы

Фриланс привлекает тем, что человек не привязан к определенному месту. Работать можно из любой точки планеты, где есть доступ к всемирной сети. Заказы фрилансеры находят либо на специализированных биржах, либо работают непосредственно с заказчиком.

Оплата работы проводится переводом на банковскую карту или электронный кошелек, то есть без личного контакта. Чаще всего заказчик и исполнитель не встречаются лично на протяжении всего периода сотрудничества. Отношения между работодателем и работником оформляются очень редко, на практике все держится на договоренностях.

Поскольку фрилансеры никак не оформляют свои рабочие отношения, то их доходы не облагаются налогами у источника выплаты. Это прямое нарушение закона, ведь фрилансер фактически осуществляет предпринимательскую деятельность, получая систематический доход.

Незаконное предпринимательство – это административное нарушение, за которое может быть наложен штраф. При больших оборотах или при повторном выявлении нарушения возможна уголовная ответственность.

Фрилансеры могут выбрать один из существующих путей решения проблемы. Какой из них лучше – решать самому работнику на «удаленке».

Самый простой путь – не платить

Этот вариант недавно выбирали 90% фрилансеров, но положение понемногу меняется. Данный путь можно порекомендовать новичкам, чьи доходы нерегулярные и скромные. Если человек раз в месяц получает пару тысяч рублей, вряд ли им заинтересуется налоговая инспекция.

Но нужно понимать, что определенный риск есть. Если клиента не устроит качество, то он может обратиться с жалобой. И тогда, придется платить штрафы, поскольку деятельность ведется незаконно. Так что стоит трижды подумать, стоит ли рисковать.

Если доходы регулярные и значительные, то вариант с неуплатой налогов неприемлем. Может возникнуть вопрос, какой уровень дохода считать значительным. Точные границы нигде не даются, но, если человек снимает 3 млн в течение года или 600 тыс. рублей за один раз, банк обязан сообщить об этом в налоговую.

Скрыть доходы фрилансеру сложно, ведь он не получает наличных. А вывод средств с электронного кошелька или использование банковской карты легко отслеживаются. Налоговая может вычислить неучтенного предпринимателя при плановой проверке заказчика. Если в его отчетности будут отражены значительные суммы, которые он регулярно переводит внештатному сотруднику, работающему удалено, то инспекторов заинтересует, насколько законно работает фрилансер.

Возможные последствия неуплаты налогов:

взыскание налоговой задолженности за весь период доказанной предпринимательской деятельности и штраф от 500 до 2000 рублей (п.1. 14.1 КоАП РФ)
уголовное наказание по ст. 171 УК РФ

Уголовное наказание назначается, только если будет доказан ущерб в крупном размере, то есть нужно недоплатить налогов на 2,25 млн рублей.

К нарушителю могут применяться такие санкции:

штраф до 300 тыс. рублей;
арест до 6 месяцев;
взыскание в размере заработной платы до 2 лет;
общественно полезные работы на 480 часов.

Уголовная ответственность за неуплату налогов по отношению к фрилансерам вряд ли возможна, а вот административной стоит опасаться. Поэтому вариант с неуплатой налогов при получении регулярных доходов от удаленной работы – это незаконный вариант.

Дополнительные плюсы «выхода из тени»:

Возможность подтвердить платежеспособность. Не имея подтвержденных доходов, нельзя взять кредит. Исключение – только ссуды от МКО, выдаваемые под грабительские проценты без подтверждения доходов.
Оформление виз. Неплатежеспособный гражданин (именно таким и является человек, не имеющий подтвержденных доходов) не получит визу для посещения некоторых стран.
Стаж. Наличие подтвержденного трудового стажа не самый очевидный, но все же значимый бонус.

Уже этих трех факторов должно быть достаточно, чтобы захотеть стать налогоплательщиком.

Путь второй – самостоятельно сдавать налоговую декларацию

Чтобы заплатить налоги, можно обратиться в налоговую инспекцию самостоятельно и сдать декларацию 3-НДФЛ. Это форма для уплаты налогов физическими лицами, налог составляет 13% от дохода.

Однако данный путь выбирают немногие. В нашей стране понятие фриланса еще не слишком развито и не регламентировано на законодательном уровне. Поэтому человек, пожелавший таким способом легализовать свои доходы, может столкнуться некоторыми проблемами.

Придется изучать правила заполнения декларации самому и помнить о сроках сдачи. Есть вероятность, что со временем пробел в законодательстве будет устранен. Но пока обстоятельства складываются именно так.

Путь третий – заключение официальных договоров

Еще один очевидный вариант для фрилансера, желающего работать легально, – заключить официальный договор с заказчиком. Этот вариант имеет положительную сторону: именно работодатель станет налоговым агентом, и он будет обязан оплатить налоги за нанятого им работника. При наличии договорных обязательств фрилансер работает легально. Он может получить официальную справку о доходах, которая требуется в разных жизненных ситуациях.

Минус у работы по договорам один, но существенный. Не все заказчики согласны подписывать гражданско-правовой договор. Многие постараются избежать появления дополнительных обязанностей и найдут работников, которые будут трудиться без оформления. Фрилансеры выгодными заказами не разбрасываются, поэтому им приходится искать другие решения.

Путь четвертый – регистрация в качестве ИП или создание ООО

Этот путь легализации деятельности оправдан при условии регулярного дохода от удаленной работы. Доход должен быть не менее 40 тыс. рублей в месяц, в противном случае выгоды не будет.

Плюсы оформления ООО или ИП:

фрилансер приобретает статус, он работает официально, платит налоги;
появляется возможность работать с крупными компаниями, которые оплачивают услуги, переводя средства на расчетный счет в банке;
не требуется оформлять договор на каждый заказ, после выполнения работы можно выставить счет за услуги.

При выборе этого варианта потребуется ведение отчетности. Фрилансерам удобнее использовать упрощенный вариант. Он подойдет для тех ИП, у которых годовой доход не превышает 150 млн рублей.

Преимущества упрощенного варианта отчетности:

снижается размер налогов;
сдавать декларацию нужно раз в год, в течение года перечисляются авансовые платежи;
суммы страховых взносов вычитаются из суммы налога.

Существует два варианта расчета налогов по упрощенной схеме:

6% со всего дохода;
15% с разности между доходами и расходами.

Какой вариант выгоднее, сказать однозначно нельзя, нужно учитывать сферу деятельности и другие нюансы работы.

Если фрилансер получает деньги на электронные кошельки, то при оформлении ИП рекомендуется открыть новый кошелек, зарегистрировав его на ИП. Получать средства на кошелек, оформленный на физическое лицо, нежелательно. Иначе под налогообложение будут попадать и заработанные суммы, и полученные в личном порядке (подарки, переводы от родственников).

Если средства поступают на карту, то имеет смысл завести отдельный расчетный счет для ИП. Тогда все доходы будут легальными и подтвержденными первичными документами банка.

При оформлении ИП нужно будет оплачивать страховые взносы. Если нет наемных сотрудников, то взносы оплачиваются только за себя. Фрилансер, оформленный ИП, обязан оплатить:

обязательное пенсионное страхование (МРОТ * 26% * 12);
обязательное медицинское страхование (МРОТ * 5,1% * 12).

Вносить начисленные суммы можно один раз в год, платеж нужно сделать до конца текущего года. Разрешено вносить оплату ежемесячно или раз в квартал, чтобы не выплачивать однократно существенную сумму.

Зарегистрироваться в качестве ИП необходимо в налоговом органе по месту своей регистрации. Для этого придется собрать пакет документов:

Налоговая сообщает о регистрации нового ИП в Пенсионный фонд, и предпринимателю будет присвоен регистрационный номер для оплаты взносов. Если при регистрации подавалось заявление о выборе упрощенной формы отчетности, то к пакету регистрационных документов будет приложено соответствующее информационное письмо об одобрении. Это письмо может потребоваться при последующей работе, иногда его требуют предъявить в банках.

Новый путь – работа в качестве самозанятого

В 2020 году закон о самозанятых наконец расширил сферу своего влияния (в прошлом году он работал в 4 регионах). Теперь фрилансеры могут работать легально, не оформляя ИП и не требуя от заказчиков оформления официального договора.

Кому подойдет

Вариант работы подойдет фрилансерам, которые зарабатывают менее 200 тыс. рублей в месяц. Для тех, кто входит в эту группу, статус самозанятого наиболее выгодный с точки зрения налогообложения.

Но все же есть и свои «подводные камни». Такой вариант не подходит тем, у кого расходы на производство товара или услуги значительны. Дело в том, что налогом будет облагаться весь доход, а не прибыль. Поэтому, если доля затрат высока, налог может оказаться неоправданно высоким.

Сфера определения самозанятых достаточно разнообразна. Подходят все виды занятий, которыми занимаются работники на «удаленке», то есть:

дизайн;
программирование;
бухгалтерские услуги;
консультирование;
производство товаров ручной работы;
техническое обслуживание и пр.

Лица, занятые реализацией продукции других производителей, к самозанятым не причисляются.

Запрещено прекращать сотрудничество с работодателем в качестве основного работника и тут же начинать работать с ним как самозанятый. Между моментом увольнения и началом нового сотрудничества должно пройти не менее 2 лет. Этот запрет был введен с целью предотвращения попыток работодателей увольнять работников и продолжать с ними сотрудничать, но уже без заключения трудового договора.

Фрилансерам, у которых доход выше, чем 200 тыс. рублей в месяц, и тем, у кого высокий процент расхода, выгоднее открывать ИП с упрощенной схемой налогообложения. Хорош вариант с налоговой ставкой 15% от чистой прибыли.

Новая система налогообложения для самозанятых граждан выгодна фрилансерам, так как они получают возможность работать легально и больше не рискуют попасть под штрафные санкции за незаконное получение доходов.

Закон выгоден и юридическим лицам, которые сотрудничают с фрилансерами. Компаниям не придется самостоятельно оплачивать налоги при работе с самозанятым лицом, что избавляет их от необходимости ведения этой части отчетности. В результате интерес работодателей к привлечению фрилансеров должен возрасти.

Чтобы официально стать самозанятым, не придется идти в налоговую. Все можно сделать из дома. Для этого нужно:

скачать на мобильный гаджет приложение «Мой налог» или воспользоваться веб-версией;
зарегистрироваться там, выполняя простые инструкции;
можно зарегистрироваться через портал Госуслуг – вся информация из личного кабинета автоматически будет загружена в приложение, останется только нажать кнопку согласия;
дождаться уведомления о постановке на учет (приходит через несколько минут).

На этом процесс регистрации окончен. Теперь зарегистрировавшийся фрилансер официально является плательщиком налога, имеющим статус самозанятого лица.

Выставление счетов

Самый интересный момент – оплата услуг фрилансера. У тех, кто работает исключительно с физическими лицами, проблем не возникнет. Заказчик может заплатить наличными, перевести деньги на карту или на электронный кошелек. Фрилансеру останется только выдать чек. Кассовый аппарат для этого покупать не нужно. Для выдачи чека используется то же приложение «Мой налог». Чек можно распечатать либо в электронном виде сбросить на почту / в мессенджер покупателю.

С юридическими лицами такая простая система расчетов не проходит. Бухгалтерия просто не сможет перевести деньги на карту поставщика услуг. Придется сначала выставить юрлицу счет.

Официально утвержденных бланков счетов нет. Дизайн можно сформировать самостоятельно или использовать любой подходящий образец. Есть вариант проще – воспользоваться специализированными сервисами, там можно найти все необходимые бланки.

Для выставления счета юридическому лицу номера карточки недостаточно, нужно будет предоставить номер счета, его нужно открыть в Сбербанке или Альфабанке, также можно выставить через приложение.

Помимо счета, для работы с юридическими лицами может потребоваться договор и акт о выполнении работ. Потребуется составить типовые варианты один раз. Потом их можно будет использовать в работе столько, сколько нужно.

Оформление платежей и выдача чеков

Для получения заработанных средств следует завести отдельную карточку и использовать только ее. Подарки от родственников и прочие не имеющие к работе и получению профессионального дохода платежи лучше отправлять на другой счет. Такая предусмотрительность поможет избежать претензий налоговиков.

Чтобы не возникало проблем, важно правильно оформлять платежи. В графе «Назначение платежа» обязательно должно быть указано «Оплата самозанятому». Если это платеж от юридического лица, то дополнительно должны быть прописаны номер договора или номер счета. Не помешает указать и характер выполненной работы, хотя это и не обязательно.

Не рекомендуется использовать в этой графе слова «премия» или «аванс», можно написать «предоплата», если деньги переводят до завершения работ.

На рабочий счет самозанятого лица платежи могут поступать только в рублях. Если фрилансер работает с зарубежными заказчиками, то ему придется конвертировать иностранную валюту в национальную.

Алгоритм действий при работе с зарубежными площадками:

принять оплату удобным способом – на PayPal или другой кошелек;
перевести деньги на свою рабочую карту в рублях;
когда деньги поступят, сформировать чек в приложении.

Отдавать этот чек никому не нужно, его стоит сохранить у себя на планшете или смартфоне.

Невыдача чека при поступлении денег – это нарушение. При безналичных расчетах чек в приложении формируется сразу же, как деньги поступили на счет. Если же покупатель расплатился наличными, то сформировать чек нужно самому.

Фриланс и оплата налогов

При регистрации в приложении «Мой налог» беспокоиться о том, как рассчитать налоги, не придется. Система сама все подсчитает и выдаст сумму к оплате. Самозанятому лицу достаточно будет просто оплатить счет. Можно привязать к приложению карту для принятия рабочих платежей и настроить автоматическое списание рассчитанных налогов.

Процентная ставка при этой системе налогообложения составляет 4% с оборота при работе с физическими лицами и 6% при сотрудничестве с ИП и юридическими лицами. Взносы нужно делать ежемесячно. Самозанятые граждане освобождены от оплаты страховых взносов. Оплатить налоги нужно до 25 числа следующего за отчетным периодом месяца.

Каждому лицу, впервые зарегистрировавшемуся в приложении “Мой налог” сейчас (2020 год) предоставляется налоговый вычет от государства в размере 10 000 рублей.

Закрытие

Закончить свою работу в качестве самозанятого лица несложно. Все необходимые действия выполняются в том же приложении. Если все налоги за период работы были оплачены вовремя, то никаких претензий к фрилансеру быть не может.

Преимущества и недостатки

Прежде чем переходить на новую систему работы, необходимо оценить все ее преимущества и минусы.

простая регистрация без оформления большого количества бумаг;
простая система налогообложения;
не нужно оплачивать страховые взносы;
не требуется предоставлять отчетность и заполнять декларации;
не требуется открывать расчетный счет, достаточно иметь банковскую карту;
получение статуса самозанятого позволяет подтвердить источник дохода.

Гражданин имеет право зарегистрироваться в качестве самозанятого даже в том случае, если он имеет основное место работы.

не все виды деятельности подходят для этого вида налогообложения;
не может быть использован при доходах выше 200 тыс. рублей в месяц;
не формируются пенсионные накопления.

Последний минус самозанятости можно обойти, если самостоятельно делать перечисления в ПФР.

Какой путь выбрать

Выбирать вариант уплаты налогов нужно, рассмотрев особенности вашей ситуации. Учитывайте вид деятельности, регулярность получения и размер доходов. В большинстве случаев наиболее выгодным выглядит оформление фрилансера в качестве самозанятого лица. Но это система новая, поэтому пока сложно сделать однозначные выводы.

Иногда целесообразное решение – оформление ИП. Такой вариант больше подходит в тех сферах деятельности, где расходы составляют значительный процент оборота. Но при выборе этого варианта придется больше времени уделять оформлению документов.

Если фрилансер уже работает как ИП, то переходить в статус самозанятого имеет смысл в таких ситуациях:

низкий доход, который практически полностью уходит на страховые взносы и другие выплаты;
нерегулярный доход, из-за чего приходится часто оформлять приостановку деятельности;
сокращение объемов услуг или выпускаемых товаров, из-за чего приходится отказываться от труда наемных работников.

Если же обороты растут и планируется расширение, то переходить на новую форму налогообложения не имеет смысла.

И договор при работе с заказчиком фрилансеры тоже заключают довольно редко. Но в дальнейшем многие об этом жалеют.

Договор заказчика и исполнителя представляет собой соглашение, в котором детально описаны обязанности и права каждой из сторон. И это, пожалуй, единственный документ, который может помочь фрилансеру в его работе и разрешении трудных ситуаций с заказчиком.

Зачем фрилансеру необходим договор в работе с заказчиком?

Договор проясняет все условия работы и договоренности с заказчиком. Имея договор, ни у вас, ни у клиента нет возможности отказаться от своих слов и менять свое решение по десять раз в день.
Договор защищает ваши деньги. Если клиент по каким-то причинам не хочет оплачивать вашу работу, с договором вы можете обратиться в суд, или хотя бы пригрозить клиенту судебным разбирательством.
Договор экономит время. Иногда заказчики в силу своей занятости долго не отвечают, забывают предоставить необходимые материалы, просят поставить работу на паузу и т.д. В договоре вы можете четко прописать, что и в какой срок должен предоставить заказчик, чтобы вы закончили работу к определенной дате. Если заказчик затягивает проект, вы можете потребовать у него неустойку. Так вы будете уверены, что не потеряете время зря, и оно в любом случае будет оплачено.
Договор дисциплинирует. Когда все условия работы прописаны официально, вы не будете тянуть, срывать сроки, делать свою работу некачественно.
Договор делает проще процедуру уплаты налогов. С ним обеим сторонам понятно, кто, какие налоги, и в каком размере платит.

Когда и какой договор необходим?

Начнем с того, что официальную деятельность фрилансер может вести в качестве самозанятого, либо в качестве индивидуального предпринимателя. И в том, и в другом случае фрилансер не обязан заключать договор с заказчиком. Но если такая необходимость есть, фрилансер может выбирать, какой именно договор он будет заключать.

Фрилансер может заключить договор подряда с заказчиком (ст. 702 ГК РФ). Такой договор подходит для фрилансеров, выполняющих проектные работы по дизайну, созданию сайтов, написанию текстов, оптимизации и т.д. То есть работы, в результате которых есть какой-то продукт.

Договор регулирует работу как с юридическими, так и с физическими лицами.

Также фрилансер может выбрать договор возмездного оказания услуг (ст. 779 ГК РФ). Из названия можно понять, что этот договор предназначен для исполнителей, которые дают консультации, занимаются обучением, предоставляют полезную информацию.

Такой договор тоже можно заключать и с юридическими, и с физическими лицами.

В соответствии с Гражданским Кодексом вы можете заключить любой другой договор, не предусмотренный законодательными актами. У вас есть возможность разработать собственный документ, который все равно будет иметь юридическую силу.

Что должно быть в договоре?

Шапка договора

Название и номер договора. Например: “Договор подряда №123”.
Дата заключения договора.
Предмет договора. Например, услуги по созданию сайта. Что скрывается за этой услугой, можно подробнее перечислить в приложении к договору, или указать прямо в этом же пункте.

Определение участников договора

Полное название компании или ФИО заказчика.
ФИО или название организации фрилансера.

Определение этапов и сроков работ

Сроки работы в целом и промежуточных этапов с ознакомлением (или без ознакомления) заказчика с выполненными работами.
Срок окончательной сдачи работы.
Срок и количество правок.

Права и обязанности сторон

Здесь вы вместе с заказчиком обсуждаете и прописываете все важные моменты, которые должны быть соблюдены и вами, и клиентом. Например, какие материалы должен предоставить вам заказчик, в какое время вы находитесь на связи, можете ли вы использовать материалы и результат работы для создания кейса, должны ли вы соблюдать конфиденциальность и т.д.

Определение материальных обязательств

стоимость вашей работы;
форма оплаты: предоплата, поэтапная оплата, либо оплата два раза в месяц и т.д.
дополнительные расходы;
дополнительные вознаграждения;
кто платит налоги;
крайний срок расчета.

Ответственность сторон

штрафы;
гарантии;
форс-мажоры.

Заключительные пункты

срок действия договора;
основания и этапы расторжения;
любые другие пункты, которые вы не указали ранее.

Реквизиты обеих сторон

ФИО;
паспортные данные;
дата рождения;
контакты (телефон, адрес почты);
реквизиты для расчета.

Договор подписывается представителями обеих сторон и остается как у исполнителя, так и у заказчика.

Также по завершении сотрудничества стоит составить и подписать акт выполненных работ. Он будет подтверждать, что вы сделали всю работу, а заказчик ее принял без каких-либо претензий.

Как подписать договор с заказчиком?

Подписать договор заказчика и исполнителя можно несколькими способами:

Если заказчику договор не нужен

Ни вы, ни заказчик не обязаны работать по договору. Он заключается по обоюдному согласию.

Иногда заказчики не хотят заключать договор по разным причинам: не хотят тратить на это время, доверяют вам, не верят в юридическую силу договора и т.д.

Значит ли это, что без договора у вас нет возможности защитить себя?

Если заказчик отказывается от договора, и вы тоже не видите в нем смысла, все равно закрепите все договоренности в письменном виде. Обсуждайте окончательные условия сотрудничества не по телефону или видеосвязи, а пропишите все текстом в мессенджерах, и обязательно дождитесь письменного подтверждения заказчика всех договоренностей. После чего сделайте скриншоты всей переписки, и сохраните их как минимум до окончания сотрудничества. Тогда в случае каких-то разногласий у вас всегда будет доказательство в виде переписки.