Как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством

Опубликовано: 26.12.2024

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества — это специальная запись, которую делает кадровик на внутренней стороне обложки, если у сотрудника поменялось ФИО. Обязательно указывают реквизиты документов-оснований и заверяют печатью и подписью.

Причины для изменения персональных данных

Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

Перечень документов, которые позволяют оформить запись об изменении фамилии в трудовой книжке, установлены постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003. Пункт 2.3 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

паспорт;
свидетельство о рождении;
свидетельство о браке или о его расторжении;
документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
Дата оформления обращения.
В середине следующей строки — слово «заявление».
Текст обращения с просьбой излагают ниже.
После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от главного бухгалтера Викторовой В.В.

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы.

Копия свидетельства о заключении брака.
Копия паспорта.

Как оформлять приказ об исправлениях в трудовой книжке

Получив обращение сотрудника, работодатель издает локальный распорядительный акт, который дает возможность внести запись в трудовой при смене фамилии и утвердить необходимость скорректировать кадровые документы. Форма приказа законодательно не установлена, его оформляют произвольно.

С приказом знакомят всех упомянутых в нем работников.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии

В связи со сменой фамилии главного бухгалтера Викторовой Виктории Викторовны (новая фамилия — Никанорова)

1. Руководителю отдела кадров А.А. Александровой внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить личные и паспортные данные.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела кадров А.А. Александрову.

Заявление В.В. Викторовой от 21.01.2020.
Копия свидетельства о заключении брака от 18.01.2020 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС г. Москвы.
Копия паспорта 45 19 № 562324, выданного ОМВД России по Даниловскому району г. Москвы 26.01.2020.

Директор Иванов И.И.

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров Александрова Александрова А.А.

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой синей ручкой.
Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка, как внести изменения фамилии в трудовую книжку, не утверждена. Вариантом является «Фамилия изменена на основании…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
Запись заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

Все надписи производят разборчиво, без сокращений.

Вот так выглядит заполненный образец изменения фамилии в трудовой книжке:

Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика

Ошибки, допускаемые при написании персональных сведений, встречаются нередко, и специалистам по кадрам важно знать, как поменять фамилию в трудовой книжке, если персональные данные сотрудника неверны.

Причина — запись на слух, невнимательное прочтение паспорта. Несовпадение в личных данных вызовет в дальнейшем проблемы с назначением пенсии. Сотруднику придется подтвердить принадлежность ТК в судебном порядке (п. 44 постановления правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Ошибки по п. 27 правил, установленных постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, устраняет работодатель, который:

Допустил ошибку.
Является действующим.

Второй вариант возможен при предъявлении официальной бумаги от работодателя, нарушившего ранее правильность оформления (п. 27 правил постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Возможным подтверждающим документом для корректировки становится справка от допустившего ошибку предприятия на бланке с подписью руководителя, заверенной печатью.

Законодатель четко не определяет алгоритм исправления Ф.И.О. на титульном листе. Правила, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и инструкция по постановлению Минтруда № 69 от 10.10.2003 впрямую не регулируют способ исправления ошибок в фамилии. Но из них следует возможный алгоритм:

Для корректировки Ф.И.О. в книжке, имеющей иные записи, следует зачеркнуть некорректные сведения. Рядом пишут правильные.
Вносить исправления следует ручкой со светостойкой и водостойкой пастой черного, фиолетового, темно-синего цвета. Применение корректора или ножа для зачистки не разрешено.
Неверную запись зачеркивают одной сплошной линией. Рядом указывают верные данные и ссылку на реквизиты документа, который является основанием для исправления. В любом случае корректируют сведения при предоставлении документов-оснований (например, паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака).

Вот образец смены фамилии в трудовой книжке при ошибке работодателя:

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Изменение личных данных – событие, которое требует не только получения нового паспорта, но и затрагивает другие документы, которые имеются в наличии у гражданина РФ. Так, к примеру, обязательной является смена фамилии в трудовой книжке, водительских правах и других бумагах. Что касается трудовой книжки, то правильность проведения процедуры в связи с необходимостью внесения в документ новых данных волнует не только самих сотрудников. Важен данный вопрос и для кадровиков, которые ведут учет работников на предприятии.

Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии

Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.

После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.

Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:

Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.

Пройдите социологический опрос!

Как вносятся изменения

В любом случае начинается процедура с обращения гражданина в отделение ЗАГС, которое должно выдать свидетельство, удостоверяющее факт изменения в личных данных заявителя. Далее в трудовой книжке проводится изменение фамилии на основании паспорта.

Существуют два обстоятельства, которые необходимо учитывать перед процедурой изменений:

Действия сотрудника при смене личных данных

Процесс внесения новых сведений в трудовую книжку начинается с того, что работник готовит небольшой пакет документов и пишет соответствующее заявление. Все остальные действия выполнит кадровый отдел компании.

В какие сроки нужно подать документы

Что касается временных рамок, которые обязан соблюсти сотрудник предприятия, то здесь никаких четких ограничений закон не прописывает. Соответственно и никакими штрафами или иными санкциями работник не облагается.

Но нужно четко понимать, что предоставление достоверной информации в отдел кадров необходимо не только для ведения личной карточки работника, но и для отчисления налогов, выдачи заработной платы. Поэтому можно сделать вывод, что сообщение о смене фамилии в кратчайшие сроки скорее необходимость для самого работника.

Пакет документов

Для того чтобы кадровик имел возможность поменять фамилию в трудовой книжке сотрудника, последний должен предоставить требуемые законом документы, подтверждающие смену личных данных.

Как указано в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, производится запись о смене личных данных на основании таких документов:

Паспорта.
Свидетельства о заключении/расторжении брака.
Свидетельства о рождении.
Свидетельства об изменении имени, отчества, фамилии.
Иных документов, которые могут подтвердить факт смены личных данных.

Заявление о смене фамилии

Сказать, что вопрос, как написать заявление на смену фамилии на работе, является сложным, оснований нет.

Форма заявления свободная, пишется оно от руки, имеет вид обращения к руководителю компании с просьбой о внесении необходимых корректив в документы, подтверждающие трудовые отношения работника и работодателя.

Далее обязательно следует перечислить список документов, которые прилагаются к данному обращению и выступают основанием для внесения записи об изменении данных. В конце заявления нужно непременно поставить подпись и дату его составления.

Чтобы узнать подробнее, о смене фамилии перейдите по силке на нашу статью.

Что должен сделать работодатель

Как только работник обратился с заявлением о смене личных данных, работник кадрового отдела обязан произвести необходимые изменения во всех внутренних документах компании. При этом уполномоченный кадровик обязан проверить наличие свидетельств, на основании которых будут внесены соответствующие изменения.

Приказ о внесении изменений

Чтобы поменять фамилию после замужества в трудовой книжке, необходимо дождаться приказа, который будет издан на основании поданного сотрудником заявления. Как и все документы такого порядка, приказ непременно должен быть зарегистрирован и занесен в специальный журнал под присвоенным ему регистрационным номером.

В таком приказе руководитель компании дает указание отделу кадров обеспечить внесение необходимых изменений во все внутренние бумаги компании. В приказе обязательно должны быть указаны документы, которые были предъявлены в качестве основания для замены персональной информации.

Какие документы требуют изменений

трудовая книжка,
трудовой договор,
личная карточка,
лицевые счета,
книга учета документов о труде,
любые другие бухгалтерские и кадровые документы, содержащие личную информацию о сотруднике.

Внесение новых данных в личную карту

Иногда кадровики распечатывают бланк страницы с новыми данными, а на старом оставляют пометку о его замене.

Договор о трудовых отношениях

Наряду с вопросом, как изменить фамилию в трудовой книжке, если вышла замуж, необходимо разобраться и с договором о трудовых отношениях. Не все кадровики единодушны во мнении, что при замене личных данных необходимо подписывать новый документ или оформлять к нему дополнительное соглашение.

Исправление информации в трудовой книжке

Внесение изменений в трудовую книжку при смене фамилии после замужества или после развода, равно и как по другим основаниям, имеет одинаковый порядок действий, которого должен придерживаться уполномоченный сотрудник кадровой службы.

Как вносится запись о новой фамилии

Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:

Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.

Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.

Если предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе

Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.

Что касается порядка смены данных, он выглядит так:

Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
Вписывает новую.
На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.

Как быть при повторном браке

Случается так, что брачный союз заключается несколько раз с одним и тем же человеком: то есть сначала граждане поженились, потом развелись, затем снова поженились. Не стоит забывать, что все три процедуры обязывают производить изменения в документах, если, конечно же, все они сопровождаются сменой личных данных.

Итак, алгоритм действий, как правильно внести в трудовую книжку запись о смене фамилии при вступлении в брак повторно, будет выглядеть точно так же, как и в двух предыдущих случаях. Это означает, что к заявлению необходимо будет приложить свидетельство о новом браке и паспорт с измененными личными данными. Далее кадровик действует по вышеуказанной схеме.

Исправление некорректно внесенных данных

Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.

Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.

Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.

Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.

Процедура изменения подписи

Очень часто смена фамилии влечет за собой и некоторые изменения в начертании подписи ее владельца. Вполне логично, что пользоваться старым вариантом, который содержал в себе начальные буквы прежних личных данных, не имеет никакого смысла.

В этом случае закон никак не ущемляет права граждан, которые могут распоряжаться своими росчерками как угодно. Но не стоит забывать, что подпись – это не только наш личный отличительный знак, это еще и подтверждение подписания нами документов. Поэтому если вместе с фамилией вы сменили и подпись, сотрудник отдела кадров должен взять новый ее образец.

Как внести изменения в трудовую книжку: Видео

Юрист. Кандидат юридических наук. В 2007 году окончила НИ ТГУ. В 2013 получила степень КЮН МФЮА. Руководитель отдела правового консультирования консалтингового агентства. Специализируюсь в области семейного и наследственного права.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки. Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке. Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п. 12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

Правила ведения, они утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — просто Правила);
Инструкция по порядку заполнения, утверждена Постановлением Минтруда РФ 10.10.2003 года под номером 69 (далее – Инструкция).

На основании пп. "а" п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

ФИО;
дата рождения;
информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании. Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

старая фамилия зачеркивается;
рядом или над старой фамилией указывается новая;
отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

личное дело;
лицевые счета;
трудовой договор;
все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене. Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать. Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

старая фамилия перечеркивается одной чертой;
рядом вносится новая;
на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества
Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных

Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.

Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:

свидетельство о регистрации брака>
паспорт.

Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:

трудовой книжке>
личной карточке работницы>
лицевом счету и других документах.

Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.

О содержании приказа об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством информируют под подпись саму работницу, работников бухгалтерии и кадровой службы организации.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:

изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию>
аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению>
рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию>
на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.

Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.

Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.

Трудовой договор работницы

Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.

Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.

Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.

Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.

Повторный брак

В том случае, если работница выходит замуж во второй раз, процедура внесения изменения в информацию трудовой книжки повторяется полностью.

Сколько бы раз сотрудница ни выходила замуж, она каждый раз пишет заявление с просьбой изменить персональные данные, руководитель организации издает приказ, и ее данные изменяют.

Если на первой странице обложки нет достаточного места для записи основания изменения, записи производят на третьей странице обложки на общих основаниях.

Сотруднице, сменившей фамилию в связи с браком, рекомендуется проверять правильность написания новой фамилии, чтобы потом не пришлось доказывать принадлежность ей данной трудовой книжки в судебном порядке.

Читайте также: