Как написать письмо напоминание о сотрудничестве

Опубликовано: 26.12.2024

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
причину напоминания,
а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

электронную почту,
факсовым сообщением
или через почту России.

Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

по почте;
курьером;
по и-мейл;
факсом;
передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
условия, на которых предлагается взаимодействие;
координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
аудиореклама на местной радиостанции;
проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: [email protected]
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Содержание:

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:

Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.

Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Читать по теме
8 преимуществ интеграции CRM и почты

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма «холодным»‎ клиентам

Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.

1. Сошлитесь на общее знакомство.

Тема письма: Пишу от [имя знакомого]

Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].

Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:

2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.

Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса.

У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].

Напишите, интересно ли вам такое предложение.

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)

Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.

Читать по теме
Как автоматические email-рассылки помогают бизнесу больше зарабатывать

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.

Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению

Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме.

Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?

5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для вашей компании

Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?

Письма после встречи

6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию :

Тема письма: Информация по вашему запросу

Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы.

Читать по теме
Email-маркетинг в B2B-продажах: инструкция c примерами

7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.

Тема письма: План действий на ближайшее время

Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.

Коротко напомню, как мы поступим дальше:

[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].

[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.

[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение. Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.

Если клиент не выходит на связь

8. Если клиент не ответил на телефонный звонок , используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с вами

Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.

9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе , поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.

Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса

Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.

[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]

Это может быть вам полезным [объяснить, почему].

10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.

Спасибо за вашу помощь.

Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

«Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность.

CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна. Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача. Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым.

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя.
Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.
Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем.

Кейсы

Деловая переписка не терпит шаблонов и канцеляризмов, поэтому о «добром времени суток» и «с надеждой на скорейший ответ» лучше забыть и заменить их на более человеческие и простые выражения. И все же в каждом деловом письме есть особая логика, которая отличается в зависимости от проблемы, решаемой в переписке. Ниже — несколько примеров ситуаций и советов, как решить все мирным путем и без нервных звонков.

Конкурс ВТБ – придумай имя голосовому помощнику и выиграй Iphone 12

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?».

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта.

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

Суть предложения.
Описание проекта.
Какую проблему решает продукт.
Какие задачи стоят перед продуктом.
Конечный результат, решение.
Сроки реализации.
Стоимость.
Дедлайн ответа.

И в конце можно предложить дополнительный звонок, если клиент захочет обсудить проект детальнее.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как?

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Людям всегда нравится получать комплименты, а письмо с предложением нового продукта — лучший случай их сделать.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ.

В-третьих, не раскрывать все карты. По минимуму рассказать о продукте и предложить подробнее ознакомиться с дополнительными материалами, если у компании возникнет интерес.

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?». Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу.

Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в выполнении задачи или ускорить процесс — тогда ваш подопечный точно почувствует заботу. Главное, чтобы это выглядело искренне, а не лестно. Если он отвечает не сразу, постарайтесь терпеливо ждать и не сбрасывать на него множество коротких гневных сообщений с просьбой выслать все ASAP.

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов. Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом. Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Главное — в конце оставить «крючок» в виде предложения рассказать о вакансии поподробнее, человек точно на него клюнет или сразу ответит отказом.

В последующей переписке обозначьте весь функционал и предложите оппоненту самому задать вопросы. Та часть, в которой работодатель и работник обсуждают заработную плату, обычно самая неловкая, но такого чувства можно избежать, если честно изложить все свои ожидания, дать право на отказ либо попытаться найти компромисс.

Ответ на грубость в письме

Первое правило ответа на хамство — не отвечать хамством. Лучше спокойно начните диалог. С первых строк поблагодарите человека за обращение и признайте свою ошибку. Далее поделитесь своим видением ситуации и вариантом решения проблемы. Завершаем письмо вежливым предложением и готовностью продолжить общение.

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ.

Если вы злитесь на получателя письма или пытаетесь навязать ему свое мнение, это сразу чувствуется даже сквозь текст. Поэтому старайтесь делать письмо как можно более удобным для адресата и писать, избегая подтекстов и завуалированных смыслов.

Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств. При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя. Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

Назначение письма-напоминания

Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:

о ранее высланном коммерческом предложении;
о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
о поставке товаров, выполнении услуги;
о денежном переводе в оговоренные сроки;
о наступлении важного мероприятия;
о начале или продолжении проведения переговоров и др.

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием

Вне зависимости от цели составления напоминания отправитель должен добиться своей цели, т.е. привлечь внимание заочного собеседника и замотивировать его на выполнение нужных действий. Для этого следует придерживаться общих правил:

Писать кратко и информативно – все письмо должно занять 2-3 абзаца, максимум 1 страницу.
Четко обосновать необходимость действий, сославшись на конкретный пункт договора или законодательные нормы.
Четко описать желаемые действия – поставить товар в течение 1 месяца и т.п.
Ясно дать понять, что при игнорировании письма компания подаст исковое заявление с требованием компенсации возникшего ущерба.

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

по электронной почте;
по Почте России;
через курьера, частную службу доставки;
по факсу.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

Письмо-напоминание – это информационное письмо, целью которого является тактичное напоминание об исполнении принятых обязательств. Послание необходимо отправлять в том варианте, когда отсутствует реакция на телефонное напоминание или при личном общении нет нужной реакции по выполнению взятых обязательств.

Что это?

Письмо-напоминание считается разновидностью делового общения между юр. лицами и ИП. Такая форма общения может применяться в различных обстоятельствах, для напоминания контрагенту:

Об исполнении возложенных на себя обязательств.
О соблюдении законодательных положений.
О наступлении важного события или даты и т.д.

Примером такого напоминания может стать:

Кто выдает?

Назначение письма-напоминания — воздействие на контрагента для активизирования действия по невыполненному обещанию, а также напоминание о мерах, которые автор послания может применить при срыве обязательств.

Выдачу таких писем может осуществлять фирма, в отношении которой контрагентом не были выполнены взятые на себя обещания. В зависимости от уровня, на котором между сторонами существует сотрудничество, письмо-напоминание может быть выдано и соответственно подписано:

Директором предприятия. К примеру, о неисполнении договорных условий.
Бухгалтером. Например, напоминание о неоплате полученного товара.
Менеджером, отвечающим за поставку продукции, если контрагент не поставил ее в срок и т.д.

Кто занимается составлением письма?

Подготовкой письма, напоминающего о каком-то действии или событии может заниматься по поручению директора предприятия начальник структурного отдела, интересы которого затрагиваются, юрист, если есть такая штатная единица, или секретарь компании.

При этом, не взирая на то, кто подготовил такое письмо, рекомендуется предоставлять его на подпись директору фирмы. Это придает документу официальный статус и вес.

Правила составления письма-напоминания

Составить напоминающее послание в дружеском тоне не так-то просто. Здесь, важным обстоятельством является отсутствие назойливости и нетерпеливости, однако, в то же время, нужно достучаться до контрагента. В послании рекомендуется использовать уважительное приветствие и доброжелательные формулировки. При этом, необходимое напоминание должно четко отобразить желание отправителя, чтобы контрагент понял намерение автора письма.

Письмо обязано быть написано грамотно, без ошибок, исправлений и зачеркиваний. Заполнение основного текста рекомендуется начинать с приветствия получателя. При этом, можно упомянуть личные отношения с ним с использованием мягких формулировок. Быть вежливым.

В качестве примера можно привести следующие фразы:

Напоминаем Вам …
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем нужным известить Вас…
Настоятельно обращаем внимание …
Требуем от Вас …
Мы настаиваем …

Послание лучше заполнять на фирменном бланке предприятия.

Форма составляемого письма может быть свободной, так как унифицированного шаблона такого послания не существует. В то же время, при его формировании рекомендуется соблюдать правила написания деловых документов.

Как и любое деловое письмо, оформление письма-напоминания необходимо начинать с заполнения «шапки», которая включает следующие пункты.

1) Реквизиты предприятия-получателя послания, с указанием:

Должности адресата.
Названия предприятия.
Ф.И.О. руководителя.

2) Реквизиты предприятия-отправителя, в том числе:

Должность.
Название предприятия.
Ф.И.О. руководителя.

Примечание. Если письмо составляется на фирменном бланке отправителя, то этот пункт можно опустить.

3) Далее можно предусмотреть место для заполнения номера документа и даты его регистрации.

4) Ниже заполняется заголовок документа «Напоминание о …», и далее отмечается, о чем желает напомнить отправитель письма.

5) После заполнения «Шапки можно переходить к изложению сути напоминания. При этом, начинать заполнение текста нужно с приветствия адресата, выраженного в уважительной форме «Уважаемый …! и далее указывается имя и отчество адресата.

7) Далее нужно обратится к адресату, чтобы тот устранил недоразумение и принял все меры для выполнения обещания. Текст рекомендуется заполнять в мягкой и вежливой форме, не прибегая к эмоциональным выражениям. Если такое напоминание направляется повторно, то в этом случае можно предупредить адресата о принятии более жестких мер, например, о подаче иска с взысканием штрафа.

8) Завершается оформление письма подписью отправителя с расшифровкой фамилии подписанта. Можно подпись скрепить печатью, но это не обязательно.

К письму, при необходимости можно прикрепить копии документов, которые подтверждают взятые контрагентом обязательства. В этом варианте, в письме нужно перечислить список прикрепленных бумаг, с указанием названия и числа листов в каждом документе.

Письмо не должен быть длинным в пределах одной страницы. Документ можно заполнить вручную или распечатать на принтере, предварительно «набрав» текст на компьютере. Письмо составляется, обычно, в 2-х экземплярах и регистрируется в книге учета исходящих документов, номер которого затем заполняется в левой части «Шапки» документа.

Ниже предлагаются примеры писем, напоминающих контрагенту о принятых обязательствах.

Руководителю

Письмо-напоминание руководителю составляется, как правило, на фирменном бланке предприятия и состоит из следующих блоков:

1) «Шапки», где отображаются:

Реквизиты контрагента:
Должность.
Название фирмы.
Ф.И.О руководителя.
Исходящий номер документа и дата его регистрации.
Заголовок послания.

2) Основного текста с изложением:

Приветствия руководителя.
Отображения сути обращения с напоминанием, выраженном в ясной и четкой форме, с перечислением обязательств, взятых руководителем (например, при заключении договора или при личной встрече и т.д.), а также привести ссылки на законодательные нормы, документы или устные обещания и пр.

3) На завершающем этапе такого документа ставится подпись отправителя, а также его фамилия и инициалы.

О себе клиенту

Любой предприниматель старается, чтобы клиент, купивший товар обратится еще раз за очередной покупкой. Поэтому, он старается угодить клиенту, обслуживая его быстро и вежливо. И чтобы вызвать интерес потребителя, рекомендуется приложить немало усилий, в том числе напомнить о себе каким-нибудь способом (телефонным звонком, отправкой СМС сообщения и т.д.). Одним из таких способов является отправка письма с приглашением на распродажу или сообщением о планируемой акции.

Если после приглашения ответа не последовало, то можно выслать письмо-напоминание, используя электронный адрес или СМС сообщение, в котором напомнить о предстоящем событии. Важно не отчаиваться и продолжать напоминать клиенту о себе. Поводом для таких напоминаний могут быть:

Успехи на фирме.
Карьерный рост.
Профессиональные праздники.
Новогодний праздник.
Появление нового менеджера, который может стать полезным клиенту и т.д.

Пример такого письма-напоминания.

О сотрудничестве

Если фирма занимается активным поиском партнеров, она может разослать потенциальным контрагентам письма с предложением о сотрудничестве. Подобная рассылка может быть адресной, или отправленной нескольким фирмам для ознакомления. Рассылку таких предложений можно организовать различными способами.

После прохождения определенного времени такое послание можно будет переформулировать в письмо-напоминание, если ответа на первое предложение не поступило. При составлении такой рассылки нужно обратить на следующие обязательные элементы:

Обращение к адресату. При этом, его нужно выразить в уважительной форме и желательно по имени и отчеству.
Название документа, с обозначением цели.
Краткое изложение информации об отправителе, которая является важной для будущих отношений.
Условия сотрудничества.
Контактные данные (телефон, факс, E-mail, почтовый адрес).

Письмо непременно должно быть подписано руководителем, заверено печатью и указана дата его составления.

Если письмо составляется на фирменном бланке, то печать ставить нет необходимости.

О предоставлении информации

Как правило, такой документ составляется в вежливой форме, начиная с уважительного обращение к партеру.

Сам текст рекомендуется начинать с фразы, «Хочу напомнить Вам …», и далее излагается просьба о том, что недавно был прислан запрос о предоставлении информации, однако ответа не последовало. Далее нужно попросить партнера, чтобы он обратил внимание на это и выслал нужный документ.

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Подобное послание отсылается компании, если та по какой-нибудь причине не исполнила в срок обязательства, либо срок их исполнения приближается, а действия контрагента не понятны. Важным моментом при составлении такого напоминания является, чтобы это было напоминание, а не упрек или угроза.

Если контрагент не реагирует и приходится повторно направлять такое послание, то в этом варианте, уже можно в конце письма предупредить контрагента о принятии более жестких мер, если им не будут исполнены обязательства.

Форма и структура оповещения аналогична другим подобным деловым письмам.

Рассылку писем, напоминающих об обязательствах, можно организовать следующими способами:

Курьерской услугой.
Почтовым отправлением.
Сообщением по факсу.
Через электронную почту.

При использовании электронной почты, рекомендуется продублировать напоминание почтовым отправлением.

Читайте также: