Как написать служебную записку на возмещение денежных средств образец

Опубликовано: 26.12.2024

Довольно часто случаются различные жизненные ситуации, которые вынуждают сотрудников писать служебные записки с просьбой выплаты определенных денежных средств.

Однако существует множество форм данного документа. А выбор одной из них осуществляется в зависимости от того какого вида денежную компенсацию и по какой причине требует работник. Предлагаем рассмотреть в этой статье различные образцы служебных записок, которые помогут вам правильно и без малейших затруднений получить столь желанные материальные средства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что за документ?

Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.

Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.

Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.

Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.

Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.

Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.

Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса).

Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.

Напишите свои личные данные, размер суммы, которую вы хотите получить и четко сформулируйте обстоятельства или причины, выступающие в роли оснований для получения. Лаконично перечислите по пунктам цели, на которые будут потрачены деньги. Затем дайте обещание с указанием сроков, не позднее которых будет предоставлен отчет работодателю касательно потраченной суммы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ . Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

На представительские расходы

Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.

Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.

Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок. А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы.

На доплату за увеличение объема работ

Прописав общие пункты документа, в основной части сделайте акцент на то, какой тип работы выполнялся, обязательно отметьте сроки и объемы, которые превышают оговоренные трудовым договором, и точные координаты места, где сотрудник выполнил сверхурочный объем работы.

После чего укажите точную сумму, которую вы хотите получить, прописав ее не цифрами, а с помощью слов. По возможности указывайте пункты трудового договора, в которых установлены определенные стандарты, касаемо выполняемой работы.

Также ссылайтесь на пункты, согласно которым производится начисление заработной платы, чтобы доказать корректность требуемой вами денежной компенсации.

На аванс

Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы. Аванс считается вполне допустимой законом выплатой.

Точные координаты того рабочего места, где трудится физическое лицо, претендующее на авансирование.
Точный размер суммы, требуемой в качестве аванса.
С какого времени работник трудится на данном предприятии.
Обстоятельства, в результате которых работнику необходима преждевременная выплата.

Руководителю ГУП г. Москвы

Трест «Мосотделстрой № 1

Сорокину Ю.П.

от начальника отдела кадров

Пригожина Б.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас дать разрешение на авансирование работника, выполняющего работу на объекте Электрогорск, ДК им. Ленина.

Работник осуществляет трудовую деятельность с 01 декабря 2009 года.

Лазарев М.В. – 8000 рублей
ИТОГО: 8000 рублей

Указанный выше работник обращается с просьбой об авансировании по семейным обстоятельствам.

Ранее авансы не получали, за декабрь заработанная сумма Лазарев М.В. 12006 руб. (на руки).

Начальник отдела кадров Пригожин Б.А.

На командировочные расходы

Эта категория считается одним из наиболее распространенных и востребованных видов служебных записок. К его написанию прибегают работники, которые вынуждены осуществлять отъезды с непосредственного рабочего места в служебных целях.

Написание служебной записки с просьбой возмещения командировочных средств, должно происходить строго после возвращения работника.
Необходимо указать перечень услуг, на которые были потрачены деньги в служебных целях, но этого недостаточно.

Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.

На материальную помощь

Российским законодательством предусмотрены возможности получения работниками одноразовых выплат. Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре.

Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки.

Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату. Также нужно прикрепить документ, удостоверяющий данный факт.

Например, в случае получения пособия в связи с пополнением семьи, прописывается это обстоятельство, ставится дата рождения ребенка и прикладывается ксерокопия свидетельства. В случае болезни, указывается диагноз и прикрепляется больничный лист либо определенная справка.

На повышение оклада

Личная характеристика сотрудника, претендующего на повышение, перечень всех его сильных сторон, а также сроки работы на определенной должности.
Отличительные черты от других работников, перечисление всех курсов, которые окончил работник для повышения квалификации (по возможности прикрепить сертификаты).
Список всех достижений сотрудника, а также как он себя зарекомендовал в коллективе.
Факты, свидетельствующее о том, что физические лица, работающие на других предприятиях и выполняющие обязанности аналогичного рода, получают большую заработную плату.

С просьбой оплатить счет или закупить материал

В тех случаях, когда работнику нужно оплатить счета, связанные с потребностями организации, на благо которой он трудится, он имеет право требовать их оплаты.

Кроме основных пунктов, в записке нужно указать на какой вид услуг сотрудник просит деньги, по каким причинам, а также привести факты, свидетельствующие то, что затраты действительно имеют отношение к предприятию.

Обязательно пропишите сумму предстоящих денежных вложений и прикрепите счета.

Если вы не сохранили документ (или хотя бы его копию) с указанием денежной суммы за приобретенный товар или пользование какой-либо услугой, то работодатель может отказать в оплате счета. Поэтому уделите особо внимание сохранности счетов и следите, чтобы информация в счете не была поврежденной.

Дополнительные нюансы о служебных записках узнайте из видео-ролика:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Если работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.

Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях работнику положена компенсация расходов?

В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.

В этом случае должно быть соблюдено два условия:

Имущество используется в интересах работодателя.
Работодатель согласен или поставлен в известность.

К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.

С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.

К основным видам компенсаций относят:

Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.

Что такое служебная записка о возмещении затрат?

Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:

Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.

Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.

Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.

Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.

Вам также будет интересно:

Служебная записка должна быть написана с учетом требований:

изложение информации в деловом, официальном стиле;

сведения должны преподноситься кратко и четко;

не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;

обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.

После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.

Содержание служебной записки

Таблица №1. Структура служебной записки.

Пункты документа	Что содержат
Преамбула	Кому адресована	Сверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник.
Преамбула	От кого	ФИО и должность лица, составившего прошение.
Основной текст	Название документа	На странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов.
	Номер и дата регистрации	Могут быть указаны после названия или слева в углу страницы.
	Цели, на которые потрачены деньги	Подробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия.
	Сумма возмещения	Прописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему.
Заключение	Данные работника	Фамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя.

Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).

После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.

Основания отказа в компенсации расходов

В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:

расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.

Таким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.

Можно ли подать служебную записку в электронном виде?

Способ подходит организациям, практикующим обмен информацией с помощью электронной почты. Электронный документооборот сокращает время рассмотрения заявления, при этом форма служебной записки меняется не сильно.

Обмен электронными документами предполагает:

использование электронной подписи как отправителя, так и получателя документа после его рассмотрения;
использование программ, позволяющих производить регистрацию деловых бумаг в учетном журнале;
использование корпоративной почты при отсутствии специального программного обеспечения.

Независимо от носителя служебная записка подлежит хранению в течение пяти лет.

Таким образом, обратиться со служебной запиской за компенсацией расходов может только лицо, наделенное правом совершать траты в интересах и по поручению работодателя. Документальное подтверждение фактов, содержащихся в заявление – также обязательное условие. В противном случае, в выплате последует отказ.

В бюджет предприятия, как правило, заложены основные расходы по различным направлениям деятельности. Однако, иногда возникают ситуации, когда работником из собственных средств оплачиваются товары и услуги для работодателя. В данной статье будут изучены основные из них. Также будет рассмотрен процесс возмещения расходов работнику управленцем и требуемые для этого документы.

Понятие возмещения расходов предприятием

Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.

Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.

К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).

В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.

Особенности компенсации затрат: основные виды и основания

Как известно, специфика деятельности организаций широко дифференцируется, и вопросы, связанные с покрытием тех или иных расходов, могут возникнуть по самым разнообразным причинам. К основным из них относится:

Трата собственных средств при покупке товаров и оплаты услуг компании. Типичным примером такой ситуации может служить приобретение работником канцелярских товаров из собственных средств. Из подтверждающих документов к служебной записке следует прилагать счёт-фактуру (если сделка совершена от имени предприятия) или же квитанцию. В этом случае обязательным будет являться наличие доверенности предприятия работнику, осуществляющему приобретение товара.
Пользование личным автомобилем и имуществом для решения служебных задач. На практике, нередко работники используют свой автотранспорт для выполнения тех или иных задач, поставленных работодателем. В данном случае им положена компенсация топлива и амортизации транспортного средства. К слову, это может быть не только автомобиль, но и собственный телефон (удалённая работа с клиентами, «холодные» звонки и т.д.).

Более того, если юридическое лицо расположено в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним, то перечень затрат, подлежащих компенсации, расширяется. Работник такой организации может рассчитывать на возмещение работодателем расходов, связанных с проездом к месту проведения отпуска.

Кроме этого, заключив трудовой договор с предприятием, находящимся в указанной местности, вновь прибывший работник может также получить денежные средства от работодателя (ст. 326 ТК РФ).

Регион страны не влияет на право сотрудника получить деньги за расходы, связанные с использованием личного автотранспорта в служебной деятельности. О данной возможности свидетельствует ст. 188 ТК РФ.

В перечисленных ситуациях законом гарантируется компенсация таких расходов при условии, что работником будет подготовлен необходимый перечень документов и, конечно же, написана служебная записка (или заявление).

Служебная записка на возмещение денежных средств

Как известно, служебная записка предназначается для информирования руководства о тех или иных фактах, требующих вмешательства и принятия административных решений. В данном случае перед работником стоит задача кратко и качественно преподнести информацию о понесённых убытках.

В любом случае, даже правильно составленный документ не будет являться достаточным основанием для выплаты. К нему должны быть приложены документы, подтверждающие, что расходы были обусловлены производственной необходимостью.

Сам по себе документ не имеет унифицированной формы, поэтому при его оформлении составителю следует отталкиваться от нормативной базы предприятия, регламентирующей процесс делопроизводства.

Служебная записка на возмещение расходов в обязательном порядке должна содержать дату и номер, реквизиты адресата документа (Ф.И.О. и должность), наименование и краткую преамбулу.

Чтобы выделить денежные средства, работодателю необходимо чётко понимать, при каких обстоятельствах и в каких целях работником были или будут потрачены деньги. Поэтому в тексте записки следует максимально ёмко и кратко изложить основные факты, подтверждающие необходимость такой траты.

Учитывая данные рекомендации, пример служебной записки на возмещение расходов будет иметь следующий вид:

№165-сз от 02.10.2018 г. Директору ООО «Рассвет»

«На возмещение расходов»

Прошу возместить расходы, понесённые мной в интересах ООО «Рассвет» в размере 15500 руб., в связи с приобретением мной двух автомобильных шин для служебного автомобиля Daewoo Lanos, г.н. А***АА.

Указанный товар приобретён мной на основании доверенности № 17 от 19.09.2018 г., выданной в соответствии с приказом директора ООО «Рассвет» № 3 от 19.09.2018 г.

Приложение: квитанция к приходному кассовому ордеру №1515 от 30.09.2018 г.

Водитель автотранспортных средств

транспортного отдела ООО «Рассвет» Васильев С.В

Ведущий бухгалтер ООО «Рассвет» Сидорова А.С.

Начальник автотранспортного отдела

ООО «Рассвет» Иванов О.А.

Составленная служебная записка, попадая на рассмотрение директору, проверяется на соответствие действительности. Если указанные в бумаге факты находят своё подтверждение, директором ставится соответствующая резолюция, позволяющая выплатить работнику необходимую сумму.

Из вышесказанного следует, что работниками довольно-таки часто могут быть оплачены расходы, связанные со служебной деятельностью. Подобная необходимость зависит от интенсивности и специфики работы предприятия. Если они были обусловлены производственной необходимостью, администрация должна их компенсировать. Впрочем, для стабильности работы следует как можно меньше прибегать к помощи работников и грамотно распоряжаться заработанными деньгами.

Инициатором командировки всегда является работодатель. Исходя из значения термина (ст.166 ТК РФ), данный процесс необходим для разрешения рабочих моментов. В связи с этим, организация обязана обеспечить сотрудника всем необходимым, в том числе и денежными средствами (ст. 168 ТК РФ), для получения аванса на командировочные расходы работник пишет заявление.

Расходы на проезд до места командировки, найм жилья и суточные оплачиваются работодателем. Сумма выплат зависит от планируемых затрат и продолжительности командировки.

Нужно ли писать заявление на аванс на командировочные расходы?

Регламент ведения кассовых операций диктует обязательность написания заявления трудящимся на выдачу денег под отчет для выполнения задания руководства предприятия.

Со вступлением новых норм допускается выдача денег подрядчику, с которым подписан гражданский договор. Свою просьбу о выдаче наличности он также отражает в письменной форме.

Основное назначение заявления — подробное фиксирование целей и сроков выделения денежных средств.

Получив ходатайство, директор при одобрении ставит на бланке свою подпись для бухгалтерии, утверждая сроки командировки и сумму выдачи.

На основании просьбы трудящегося оформляется расходный кассовый ордер. Если на заявлении о выдаче аванса директор поставил свою подпись, то на расходном документе ее присутствие необязательно. Выплата сотруднику осуществляется на основании приказа, денежные средства перечисляются на расчетный счет или выдаются наличными.

Кто может подать заявку на оплату командировки?

При каждой выплате денежных средств на командировку следует оформлять заявление, данное правило распространяется также и на главу предприятия.

Во многих компаниях именно руководитель компании является подотчетным лицом и заявление все же оформляется. Более логичным является издание лишь приказа, но письменная просьба является обязательным условием выдачи средств для командировки.

В крупных корпорациях руководитель не пишет заявление сам себе, а, к примеру, адресатом является финансовый директор.

Аванс выдается сотруднику, направленному в командировку по приказу директора, при предъявлении удостоверения личности.

При наличии нотариальной доверенности выплата может осуществляться представителю работника.

Правильное оформление

Заявление составляется в свободном виде. Если на предприятии уже имеется готовый шаблон, то заполняется в соответствии с разработанным образцом.

На уровне законодательства нет особых требований к документу, обычно оно пишется на имя директора компании.

Информация содержащаяся в текстовой части бланка: срок выдачи наличности, дата и подпись заявителя, цели, на которые выдаются денежные средства.

Для принятия документа сотрудником бухгалтерии необходимо наличие следующих сведений:

реквизиты распоряжения руководителя о командировке;
дата выезда и приезда;
название пункта назначения (страна, город);
сумма авансового платежа (в цифровом и буквенном обозначении);
разбивка сумм отдельных статей расходов (проживание, суточные, проезд).

Заявления, содержащие ошибки или опечатки, не принимаются к рассмотрению. На бланке должна присутствовать подпись бухгалтера, что доказывает его согласие на выдачу средств и свидетельствует о закрытии трудящимся отчетов по предыдущим поездкам.

Аванс на командировку допускается перечислять на расчетный счет сотрудника, в этом случае также необходимо взять с работника заявление (разъяснения Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).

В текстовой части прописываются все банковские реквизиты получателя. Данное заявление также является доказательством того, что перечисление на карту не является доходом (в назначении платежа указывается «подотчетные деньги»), не требуется удержание НДФЛ.

Частные предприниматели оформляют бланк в случае использования денег для хозяйственных нужд, для личного пользования документ не оформляется.

Постановление Правительства от 13.10.2008 г. №749 посвящено командировкам, пункт 10 предусматривает обязательную выдачу аванса на командировку. За собственные средства сотрудник не должен отправляться за пределы предприятия для выполнения задания директора. Конкретная сумма, выдаваемая трудящемуся, исходит из предварительной оценки расходов на проезд до места назначения, проживание в гостинице в населенном пункте, величины суточных, регламентированных локальным актом компании.

После поездки необходимо сдать авансовый отчет бухгалтеру, который осуществляет фактические расходы с заявленными. В итоге могут быть найдено нецелесообразное использование средств, на что работник не имел право (эти расходы не принимаются к учету сотрудником бухгалтерии).

Следует помнить, что наличие заявления при выдаче командировочных расходов требуется в обязательном порядке. При выдаче денежных средств без письменного обращения существует риск назначения штрафа по ст.15.1 КоАП в размере штрафа до 50 000 рублей.

Полезное видео

Как написать заявление на выдачу аванса под отчет для командировочных расходов:

Не всегда предприятия располагают достаточным уровнем финансирования, который позволял бы снабжать сотрудников служебным транспортом. Поэтому люди, чья работа подразумевает разъездной характер, используют личные автомобили. Они имеют право на компенсацию затрат на ГСМ.

Основания для компенсации расходов ГСМ

При использовании личного автомобиля между работником и организацией заключается договор, на основании которого компенсируются затраты личных денежных средств на горюче — смазочные материалы. Правила его составления и требования к документу определены ст. 188 ТК РФ.

Компенсация транспортных расходов выплачивается только при постоянном использовании личного автомобиля в служебных целях. Это не касается, например, ежемесячных командировок, при которых основанием для начислений будет служить командировочный лист.

Порядок оформления

Использование личного автомобиля сотрудника в нуждах предприятия невозможно без его согласия. Для эксплуатации личной машины в интересах организации потребуются:

приказ руководителя предприятия, утверждающий список должностей с разъездным характером работ;
должностная инструкция с описанием условий труда, прав и трудовых обязанностей сотрудника;
соглашение об использовании личного автомобиля гражданина в трудовой деятельности;
распоряжение, определяющее виды компенсируемых издержек, алгоритм расчета суммы, порядок и сроки ее выплаты.

Соглашение можно включить в трудовой договор при его составлении или оформить в виде приложения к нему.

Помимо стоимости топлива, могут возмещаться:

расходы на амортизацию;
техническое обслуживание;
мелкий ремонт;
восстановление после повреждений, полученных в ходе эксплуатации в рабочее время и т.д.

Конкретный перечень трат, а также размер их возмещения определяется на стадии заключения соглашения об использовании машины сотрудника в нуждах организации.

На законодательном уровне отсутствуют ограничения по типу личного транспорта, который может использоваться в интересах организации. При соблюдении всех правил и условий оформления, компенсация ГСМ и других предусмотренных трат полагается в отношении как легковых, так и грузовых автомобилей.

Образец служебной записки на компенсацию затрат

Оплата затрат на ГСМ и компенсация других расходов, понесенных в ходе эксплуатации собственного автомобиля в рабочих целях, производится на основании поданной служебной записки на имя руководителя.

ТК не предъявляет особых требований к оформлению документа — его можно написать или напечатать на листе А4 с указанием таких данных:

сведения о работодателе;
информация о работнике;
краткое описание автомобиля, регистрационный номер;
количество служебных поездок за последний месяц;
значения тахометра машины на начало месяца и на дату подачи заявления;
сумма затрат с подтверждающими документами (чеки, квитанции, выписки, путевые листы и т.д.);
сумма к выплате;
дата составления заявления;
собственноручная подпись заявителя.

Типовой образец заявления на возмещение расходов на бензин можно скачать здесь.

На основании поданной записки руководителем издается приказ на оформление компенсации, на основании которого бухгалтерия начисляет работнику указанную сумму. Выплата производится в ближайший день выдачи заработных плат.

Расчет суммы выплат

Сумм, подлежащая возмещению, рассчитывается по методу, указанному в соглашении. Существуют три варианта:

исходя из показателей тахометра автомобиля;
без учета километража, по путевым листам или журналам передвижений;
в фиксированном размере независимо от фактической суммы расходов.

В первых двух случаях для получения денежных средств работник должен предоставлять подтверждающие документы: чеки с автозаправочных станций, квитанции о прохождении техосмотра, путевые листы и т.д.

Облагается ли налогом компенсация за топливо

Денежное возмещение за топливо и траты на обслуживание автомобиля, используемого в служебных целях, облагается налогом на прибыль по ставке в 13%. Кроме того, работодатель обязан отчислять страховые взносы в фонды за этот доход.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Читайте также: