Как написать заявление на ведение трудовой книжки в электронном варианте

Опубликовано: 25.12.2024

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

изменил Трудовой кодекс и определил основные обязанности работодателей по переходу на электронные трудовые книжки. изменил Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Теперь мы предоставляем в Пенсионный фонд РФ новую отчетность.

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

• Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации.

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

• Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция. Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

• Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

• что изменилось в законодательстве;
• что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
• что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

• на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников. И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

• Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
• Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

1. Прием на работу.
2. Постоянный перевод.
3. Увольнение.
4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Пример заявления 216.1 КБ

Дата публикации 21.09.2020

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи либо в самом уведомлении, либо в листе ознакомления с уведомлением. Крайний срок - 31 октября 2020 г. включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки ведутся с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выдаче на руки трудовой книжки в этом случае законодательством не установлен. По нашему мнению, запись может выглядеть следующим образом.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Закрытое акционерное общество "Магнит"
(ЗАО "Магнит")

Принята в юридический отдел на должность юриста

Приказ от 07.10.2019 № 358

Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заявление от 31.01.2020

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:
  • временной нетрудоспособности;
  • отпуска;
  • отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

  В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

  Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

  В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

  В частности, изменений могут потребовать:

  . В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
  • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной. и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
  • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

  Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он принимался. Например, если для принятия локального акта руководитель организации издавал соответствующий приказ, подписывал его, после чего с его текстом знакомили работников, изменения вносятся в том же порядке: 1) издание приказа о внесении изменений в локальный нормативный акт; 2) подписание приказа руководителем; 3) ознакомление работников с текстом приказа о внесении изменений.

  Если для принятия локального акта, в который вносятся изменения, учет мнения представительного органа работников (профсоюза) является обязательным, внести в него изменения также можно только с соблюдением порядка учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ).

  Передавать в ПФР данные о работниках

  В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующие изменения внесены в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

  Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

  Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Закон № 27-ФЗ)).

  Основанием для представления в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД является:

  • прием на работу;
  • увольнение с работы.
  • перевод на другую постоянную работу;
  • подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжке в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
  • подача сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (предоставлении сведений о трудовой деятельности) (ст. 66.1 ТК РФ).

  Кроме того, СЗВ-ТД подается если (п. 2.5.3 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):

  • работодатель изменил наименование;
  • работнику установили вторую и последующую профессию, специальность или квалификацию;
  • судом в отношении работника вынесено решение о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

  В случае приема на работу и увольнения СЗВ-ТД должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда было издано соответствующее распоряжение (например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и т.д.). Во всех остальных случаях СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось кадровое мероприятие (п. 2.4, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

  При отсутствии в отношении работника перечисленных кадровых мероприятий в 2020 году, подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года работодатель должен не позднее 15 февраля 2021 года (абз. 2 пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

  С примерами заполнения форм СЗВ-ТД вы можете ознакомиться в справочнике Отчетность по персонифицированному учету:

  • Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника на другую постоянную работу
  • Заполнение формы СЗВ-ТД при приеме работника на работу
  • Заполнение формы СЗВ-ТД при смене наименования организации-работодателя
  • Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении внешнего совместителя
  • Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника, выбравшего бумажную трудовую книжку, на другую постоянную работу
  • Заполнение формы СЗВ-ТД, если поданное ранее заявление о способе ведения трудовой книжки было признано ошибочным
  • Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении работника по собственному желанию с основного места работы

  Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме (не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления), а также при увольнении (в день увольнения). Это предусмотрено ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.

  Формы сведений и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно приказу сведения заполняются:

  • работодателем - по форме СТД-Р (Приложение № 1 к приказу № 23н);
  • органом ПФР - по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к приказу № 23н).

  Какое наказание предусмотрено за непредставление сведений о трудовой деятельности или их недостоверность?

  Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

  Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

  С этого года работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. В связи с этим вводится новый вид отчетности, представляемой в ПФР, - сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по форме СЗВ-ТД. Соответствующие изменения в ТК РФ и закон о персучете были внесены в конце 2019 года. Переход на ЭТК планируется в течение 2020 года. Работодателям помимо новой отчетности в ПФР нужно предпринять определенные действия. Подробнее эксперты 1С рассказывают в статье.

  Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.

  Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года

  В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.

  Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.

  Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.

  Крайний срок - 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

  1С:ИТС

  Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

  Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

  Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).

  Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

  Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

  Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

  • работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

  В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

  Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

  Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства».

  В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):

  • Ведение бумажной трудовой книжки;
  • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

  По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

  Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК

  Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

  В частности, изменений могут потребовать:

  1. Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
  2. Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
  3. Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в 1С:ИТС. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в 1С:ИТС.
  4. Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

  1С:ИТС

  Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

  Представление в ПФР данных о работниках

  В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

  С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

  • прием на работу;
  • перевод на иную постоянную работу;
  • увольнение;
  • представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
  • обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

  С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2020 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

  С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

  Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

  Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД, проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм:

  • для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
  • для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

  В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями. Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

  Если вы пропустите уведомление, то:

  • в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
  • в остальных программах - в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

  В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

  Программа

  Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)

  (по проекту)

  «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)

  Выпуск версии (запланирован)

  «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)

  3.1.12.113 от 10.01.2020

  3.1.12.113 от 10.01.2020

  «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)

  Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020

  2.5.14.х от 31.01.2020

  «1С:ERP Управление предприятием 2»

  Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

  Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

  «1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)

  Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

  Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

  «1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)

  Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020

  Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020

  Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020

  «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

  Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

  Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

  «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

  Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

  Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

  Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».

  В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

  Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

  Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»

  При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.

  Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.

  Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.

  Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

  Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.

  Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»

  Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.

  Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

  Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

  Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

  В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц и ИП - от 1 до 5 тыс. руб.;
  • на юридических лиц - от 30 до 50 тыс. руб.

  1С:ИТС

  Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

  От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.

  Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде — это письменное обращение работника к работодателю о выборе нового способа фиксации рабочей деятельности.

  Срок уведомления

  С 01.01.2020 года начался постепенный перевод сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели в обязательном порядке письменно уведомляют всех работников (в том числе и директора) о таком переходе до 31.10.2020 (ПП РФ №887 от 19.06.2020).

  После получения уведомления сотрудник решает, завести ему ЭТК или оставить бумажный вариант. Решение оформляется в заявительной форме. Установлен срок подачи заявлений о ведении трудовых книжек — до 31.12.2020.

  Если сотрудник еще долго не появится на работе (декрет, отпуск по уходу за ребенком, нетрудоспособность), работодатель уведомляет его по почте — отправляет заказное письмо с подтверждением о вручении. В ч. 6 ст. 2 439-ФЗ от 16.12.2019 указано, нужно ли писать заявление о ведении электронной трудовой книжки тем сотрудникам, которые получили уведомление о переходе, но не появятся на работе до конца 2020-го. Такие работники вправе не писать заявку до конца 2020 года: им разрешается перейти на ЭТК в любое время.

  Как и что написать

  Работодатели обязаны заранее подготовиться к переходу на ЭТК — внести изменения в локальные нормативы, обеспечить техническую работу новой системы, разработать и утвердить формы уведомления сотрудников и заявки на переход.

  Но форма такого запроса не унифицирована и не закреплена законом, поэтому работник вправе обратиться к руководству в свободной форме. Вот как написать заявление на электронную трудовую книжку сотруднику:

  1. Написать, к кому обращаетесь: Ф.И.О., должность руководителя и название организации.
  2. Указать, кто обращается: Ф.И.О. и должность работника.
  3. Озаглавить обращение.
  4. Указать причину обращения и сослаться на законодательные нормы: сохранение бумажного документа (ст. 66 ТК РФ) или согласие о переходе на ЭТК (ст. 66.1).
  5. Поставить подпись и дату составления.

  Предлагаем шаблон заявки о переходе на ЭТК

  Ф. И. О. руководителя

  Ф. И. О. работника

  о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности

  (переходе на электронные трудовые книжки)

  В соответствии с частью 2 статьи 2 федерального закона от 16.12.2019 №439-ФЗ прошу выдать трудовую книжку на руки и предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

  А это образец заявления на ведение бумажной трудовой книжки в 2020 году:

  
  

  Что будет, если не подать заявку

  С 01.01.2020 г. Пенсионный фонд ввел новую отчетную форму — СЗВ-ТД. В отчет включается информация о рабочей деятельности всех сотрудников организации. Если служащего приняли на работу или уволили, СЗВ-ТД отправляют на следующий рабочий день.

  Во всех остальных случаях отчетность подают в установленный срок. Например, если работника перевели на другую должность или если подано заявление о введении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно до 15-го числа следующего месяца (п. 1.8 порядка из постановления правления ПФР №730п от 25.12.2019).

  В ч. 2 ст. 2 439-ФЗ закреплено, когда подавать заявление на электронную трудовую книжку — в любой момент до 31.12.2020. Если работник не успел подать заявку или не смог из-за отсутствия на рабочем месте, ему продолжают вести бумажный документ (ч. 2 ст. 2 439-ФЗ).

  Если такой сотрудник захочет перейти на ЭТК в 2021-м или позднее, он пишет заявление о переходе на электронную форму (ч. 5 ст. 2 439-ФЗ). Это решение не имеет обратной силы.

  В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

  
  

  С наступлением 2020 года традиционный способ ведения трудовой книжки перестал быть единственным. О том, как теперь формируется документ, отражающий сведения о трудовой деятельности, и как выбрать более современный вариант его ведения (электронный), — в нашем материале.

  Способы ведения трудовой книжки в 2020 году

  С 2020 года наряду с бумажной трудовой книжкой начала применяться ее электронная форма, сведения для которой накапливаются в едином электронном информационном ресурсе по данным, подаваемым работодателями в ПФР. Сбор информации осуществляется в отношении каждого работающего по трудовому соглашению лица.

  Отправная точка для электронно накапливаемых сведений — 01.01.2020. Информацию о работе до этой даты будет подтверждать бумажная трудовая книжка.

  Электронный способ ведения трудовой книжки характеризует ряд существенных преимуществ в сравнении с оформлением этого документа на бумаге. Поэтому он является предпочтительным и со временем станет единственно возможным для применения.

  Об этом свидетельствует указание ПФР, размещенное на сайте этого фонда, о том, что для лиц, впервые устраивающихся на работу после 2020 года, трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде. До наступления 2021 года бумажный ее вариант при приеме на работу должен оформляться, если работник не выразит своего желания отказаться от такой формы.

  У лиц, уже имеющих трудовую книжку, ведущуюся на бумаге, есть право выбрать либо электронный способ, либо ведения этого документа на бумаге. Выбор бумажного варианта никоим образом не повлияет на процесс накопления информации о трудовой деятельности в электронном виде (он все равно будет осуществляться). Оба документа (бумажный и электронный) в этом случае будут существовать параллельно до того момента, пока работник не откажется от оформления бумажной версии или не перестанет работать.

  
  

  Лицу, выбравшему электронный способ ведения трудовой книжки, бумажный документ выдадут на руки с записью о том, что далее сведения о трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде.

  Образец заявления на электронную трудовую книжку

  Выбор способа, применяемого при ведении трудовой книжки, нужно сделать до завершения 2020 года, и подать соответствующее заявление работодателю, который передаст эту информацию в ПФР. Для последующих работодателей информация о выбранном способе ведения трудовой книжки будет доступна из единого электронного информационного ресурса. Работнику повторно заявление о выборе подавать не придется.

  Законодательно утвержденной формы такого заявления нет. Поэтому оформляют его по правилам любого иного заявления:

  • адресуя руководителю работодателя;
  • указывая, от чьего имени подается документ;
  • излагая суть просьбы в основной текстовой части;
  • проставляя личную подпись подателя и дату подписания.

  
  

  В аналогичном порядке следует составить и заявление на продолжение оформления бумажного документа. Однако в основной текстовой его части нужно будет изложить просьбу примерно в такой формулировке: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумаге».

  В основной текстовой части заявления может быть дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ (ст. 66, если выбирается бумажный вариант, и ст. 66.1, если электронный), но обязательным это не является. Необязательно и использование официального названия, применяемого к электронно формируемой трудовой книжке, — сведения о трудовой деятельности.

  Если ни одно из заявлений в силу каких-либо причин не будет подано, то ведение бумажной трудовой книжки будет продолжено до тех пор, пока работник не откажется от такого варианта (Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).

  Читайте также:

    
  • Как написать заявление на дипломную работу
    
  • Если иное не предусмотрено договором строительного подряда работы оплачиваются
    
  • Всего рабочий лист может пронумерованный
    
  • Какие документы нужны для работы ип
    
  • С какого дня трудовой договор считается заключенным