Как называется совокупность документов в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности

Опубликовано: 02.04.2025

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- лицевые счета по заработной плате.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приёме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.). Заявление о приёме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий (должностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

- введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных КЗОТ Республики Беларусь.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй - у работника.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Приём на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

- о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

- о награждениях и поощрениях;

- о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки её наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой.

Записи о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно, чёрным, синим или фиолетовым цветами без зачёркиваний и помарок. Если всё же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание. Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдаётся вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведётся администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить её владельца.

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несёт ответственность руководитель предприятия. Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчётности.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывают фамилию, имя отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берут из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и VI «Дата и причина увольнения».

Наиболее важными являются сведения из разделов III «Назначения и перемещения» и VI «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела III «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе V «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и др.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарём. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приёме на работу;

- анкета или личный листок по учёту кадров;

- копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

- копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учёту кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определённым должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле – представлена в виде таблицы из пяти граф, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах и количестве листов. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок по учёту кадров – содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении учёной степени и о присвоении учёного звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Автобиография – не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учёную степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.

Вторая часть текста – это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение в работе; повышение профессионального и политического уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

Четвёртая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель организации и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета).

Дополнение к личному листку по учёту кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учёту кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

организационно-правовая;
организационно-распорядительная;
договорная;
регламентная;
информационно-справочная;
планово-отчетная;
финансово-бухгалтерская;
кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

устав;
учредительный договор;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
положение об организации;
положение о подразделении;
должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

приказ;
решение;
распоряжение.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

типовая форма договора;
договор, заключенный организацией;
дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

политика;
положение;
инструкция;
правила;
порядок (регламент);
методика;
стандарт;
технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

служебная записка;
объяснительная записка;
служебное письмо;
протокол;
акт;
заявление;
справка;
сводка;
список;
перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

стратегия;
программа;
план работы;
бизнес-план;
отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

плановые кадровые документы;
документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
нормативные кадровые документы;
документы по оценке трудовой деятельности;
учетные кадровые документы;
отчетно-статистические кадровые документы;
финансово-бухгалтерские кадровые документы;
документы по социальному обеспечению;
личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
сократить количество видов документов, используемых в организации;
выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
организовать оптимальное хранение документов различных видов;
настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации.
2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- лицевые счета по заработной плате.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место

проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись

составителя; дата составления.

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об

установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового

контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового

контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес,

наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или

должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём,

увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они

группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки. В трудовую книжку вносят сведения:

- о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

- о награждениях и поощрениях;

- о назначении пенсии.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих

сведения о работниках организации (предприятия). В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приёме на работу;

- анкета или личный листок по учёту кадров;

- копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

- копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учёту кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы,

относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке)

подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию,

имя и отчество сотрудника.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от

личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу,

но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты

характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому

выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя,

отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Коммерческие документы

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями

являются коммерческие договоры (контракты). Договор (контракт) – документ,

представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-

Все виды договоров имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же

реквизиты формы, к которым относятся:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полные и сокращённые названия фирм).

Затем следуют реквизиты содержания:

- количество товара и способы определения качества;

- цену и общую стоимость поставки;

- условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки,

рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчётов;

- порядок сдачи-приёма выполненных работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров.

Затем снова следуют реквизиты формы:

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских данных,

номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц;

- дата подписания документа;

Договор купли-продажи – коммерческий документ, по которому одна сторона

(продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а

покупатель обязуется принять это имущество и уплатить за него определённую

денежную сумму (цену).

Договор поставки. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий

предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок

производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в

предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным,

семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор контрактации. По договору контрактации производитель

сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведённую) им

сельскохозяйственную продукцию лицу, осуществляющему закупки такой продукции

для переработки или продажи (заготовителю).

Договор продажи предприятия. По договору продажи предприятия продавец

обязуется передать в собственность покупателя предприятие в целом как

имущественный комплекс. Права на фирменное наименование, товарный знак, знак

обслуживания и другие средства индивидуализации продавца и его товаров, работ или

услуг переходят к покупателю, если иное не предусмотрено договором.

Договор ренты. По договору ренты одна сторона (получатель ренты) передаёт

другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты

обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю

ренту в виде определённой денежной суммы либо предоставления средств на его

Договор аренды. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель

(наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во

временное владение или во временное пользование. Договор лизинга (финансовой аренды). По договору лизинга арендодатель

обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у

определённого им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во

временное владение и пользование для предпринимательских целей.

Договор подряда. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется

выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её

результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат

работы и оплатить его.

Договор займа. По договору займа одна сторона (заимодавец) передаёт в

собственность другой стороне (заёмщику) деньги или другие вещи, определённые

родовыми признаками, а заёмщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму

денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода

Кредитный договор. По кредитному договору банк или иная кредитно-финансовая

организация (кредитодатель) обязуется предоставить денежные средства (кредит)

другому лицу (кредитополучателю) в размере и на условиях, предусмотренных

договором, а кредитополучатель обязуется возвратить полученную денежную сумму и

уплатить проценты за неё.

Договор банковского вклада (депозита). По договору банковского вклада

(депозита) одна сторона (вкладополучатель) принимает от другой стороны (вкладчика)

денежную сумму (вклад, депозит) и обязуется возвратить вкладчику вклад, а также

начисленные на вклад проценты на условиях и в порядке, предусмотренных договором.

Договор страхования. По договору страхования одна сторона (страховщик)

обязуется при наступлении предусмотренного в договоре события (страхового случая)

возместить другой стороне (страхователю) или третьему лицу (выгодоприобретателю), в

пользу которого заключен договор, причинённый вследствие этого события ущерб

застрахованным по договору интересам в пределах определённой договором суммы

(страховой суммы), а другая сторона (страхователь) обязуется уплатить обусловленную

договором сумму (страховой взнос, страховую премию).

Договор поручения. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется

совершить от имени и за счёт другой стороны (доверителя) определённые юридичес кие

Договор о совместной деятельности (простого товарищества). По договору о

совместной деятельности двое или несколько лиц (товарищей) обязуются соединить

свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для

извлечения прибыли или достижения иной, не противоречащей законодательству цели.

Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.

Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.

В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.

Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

В общем случае к документам по личному составу относятся:

- трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

- личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);

- личные карточки формы Т-2;

- лицевые счета по заработной плате;

- документы по аттестации сотрудников;

- документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.

К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.

Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.

Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации. Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.

Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);

личная карточка (ф. Т-2);

приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).

Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.

Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.

Изучение дисциплины «Документационное обеспечение управления» ориентировано на получение студентами знаний о современных технологиях организации документооборота на предприятии в соответствии с российскими и международными стандартам. В рамках курса изучаются новые современные технологии организации документооборота, технологии workflow, основанные на горизонтальной структуре управления и описании основных бизнес-процессов деятельности предприятия, возможности повышения эффективности работы предприятия за счет внедрения систем электронного документооборота, критерии выбора необходимой системы электронного документооборота для автоматизации деятельности предприятия. Рассматриваются современные автоматизированные системы управления документооборотом, представленные на рынке программных продуктов.

Вопросы темы:

1. Понятие документа, документационного обеспечения управления.

2. Классификация документов.

3. Свойства документов.

4. Функции документов в управлении.

5. Системы документации.

6. Стандартизация и унификация документов.

7. Нормативные акты и инструктивные материалы.

1. Сформировать представление о системе документационного обеспечения управления.

1. Изучить свойства и функции документов.

2. Познакомиться с системами документации, со стандартизацией и унификацией документов.

3. Познакомиться с нормативными документами в области делопроизводства.

Основные понятия:

· Официальный документ.

· Система документации.

· Унифицированная система документации.

· Стандартизация.

Теоретический материал по теме

Вопрос 1. Понятие документа, документационного обеспечения управления.

Для обработки, хранения и организации использования доку ментной информации в системе управления выделяются специ альные работники, профессионалы, чьей специализацией является информационная деятельность. Коллективы этих работников объединяются в управленческие структуры (управленческий аппарат): учреждения, организации, управления, министерства, ве домства и т. д.

В литературе и мировой практике для обобщенного названия всех разновидностей управленческого аппарата применяется термин «офис».

Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, в общем случае, офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса.

Основой сегодняшней управленческой информации является официальный документ, т.е. информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим бюрократическим правилам: она может быть представлена в любой конфликтной ситуации в качестве доказательства. Это значит, информация имеет автора, готового нести за нее полную ответственность, она датирована, внесена в базу данных, т.е. может быть повторена, не имеет более поздних искажений.

Процесс создания и обработки современных управленческих документов основан на широком применении технических средств, соблюдении нормативно-методических условий и рациональных традиций офисных технологий предыдущих столетий.

Документ (от латинского documentum – «доказательство», «свидетельство») – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

История создания документов тесно связана с развитием письменности. Наскальные рисунки были первыми сообщениями, передававшими информацию от одного человека к другому. В разное время материальными носителями документа были клинописные таблички и папирус, берестяные грамоты и пергамент. Документ проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага.

Сначала все документы писались от руки. Сотни писарей работали в государственных учреждениях, и качество документа определял в первую очередь их почерк. И лишь в конце ХIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились пишущие машинки, но процесс создания документа продолжал оставаться достаточно трудоемким. Если возникала необходимость внесения в документ даже незначительных изменений, его приходилось перепечатывать. В настоящее время существуют различные электронные пишущие машинки с памятью, способные сохранять несколько страниц текста. Но настоящая революция в создании документов произошла с появлением компьютеров.

В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно ввел и соответствующий порядок работы с документами, который теперь получил название «делопроизводство».

Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.

Основной объект делопроизводства – документ. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т.п.

Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.

Процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием.

Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Вопрос 2. Классификация документов.

Документы могут быть классифицированы по различным признакам. Рассмотрим несколько классификаций:

1. По типу носителей:

a) бумажные документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и др.);

b) магнитные документы, при создании которых запись информации осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видеодиски и т.п.;

c) оптические документы, при создании которых запись информации на носитель осуществляется сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, оптический диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью и т.п.);

d) кинофотодокументы, созданы на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма и т.п.).

2. По содержанию:

a) первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные;

b) вторичные (сводные) – документы, в которые собираются данные из нескольких первичных документов.

3. По сфере деятельности человека:

a) личные документы – это документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта);

b) официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в определенном порядке.

Вопрос 3. Свойства документов.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативные свойства документа – это его способность передавать информацию. К ним относятся актуальность, достоверность, доступность, полнота информации.

Актуальность – данное свойство означает необходимую степень современности информации по отношению к решаемой проблеме (соответствие времени решения проблемы) и ее своевременность (насущность).

Достоверность – информация должна правдиво, без искажений, отражать состояние исследуемого объекта или процесса.

Доступность для восприятия информации пользователем означает, что информация должна быть понятна, иметь вид, приемлемый для того субъекта, которому она предназначена и представлена на удобном для него носителе.

Полнота – содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения.

Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К ним относятся долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям.

Долговечность – способность документа сохранять стабильными свой химический состав и физические свойства в течение многолетнего хранения.

Прочностью называют свойство документа сопротивляться разрушению под действием напряжений, вызванных внешними силами.

Способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, электромагнитным, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды.

Вопрос 4. Функции документов в управлении.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют функции документов.

Функции документов делятся на общие и специальные.

Общие:

1. Информационная (фиксация, хранение и передача информации).

2. Коммуникативная (передача, обмен информацией).

3. Социально-культурная (документы, предающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальные:

1. Правовая (документы – источники права, доказательства в юридической сфере).

2. Организационная (установка правовых отношений).

3. Управленческая (решение управленческих вопросов, принятие решений).

4. Обучающая (передача знаний между людьми и поколениями).

5. Мемориальная (передача исторических сведений).

Вопрос 5. Системы документации.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Разные организации используют разные системы документации. Но в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, в связи с эти возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимости достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Но эффективность этого процесса находится в прямой зависимости от упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Вопрос 6. Стандартизация и унификация документов.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов, услуг, значения их параметров и размеров.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Общегосударственные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. В результате большой работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства.

Все правила по документационному обеспечению управления включены в основные положения государственного стандарта ГСДОУ.

Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

· Единые правила составления и оформления документов по РФ.

· Рациональные принципы документооборота.

· Единые правила создания учетно-справочной системы.

· Формы и методы контроля исполнения документов.

· Правила составления номенклатуры дел.

· Принципы формирования дел.

· Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится «Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)». В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

Вопрос 7. Нормативные акты и инструктивные материалы.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: «Стандарты», 1991.

4. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утвержден постановлением Госстандарта России взамен ГОСТ Р 6.30-97. Введен в действие с 1 июля 2003 г.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005. Введена с 27.01.2006.

6. ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007. «Информация и документация. Управление документами. Общие требования».

7. ИСО 216:1975 Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.

8. ГОСТ 9327 . Форматы бланков документов.

9. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (взамен ГОСТ 16487-83).

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документ?

2. Что такое делопроизводство?

3. Какова основная функция документа?

4. Как можно классифицировать документы?

5. Что может выступать носителем документа?

6. Что такое система документации?

7. Чем занимается стандартизация и унификация?

8. Назовите основные нормативные документы в области делопроизводства.

9. Перечислите свойства документов.

10. Перечислите функции документов.

Литература по теме:

2. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Непрерывное образование»).

3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010. – 576 с.

4. Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов./Справочник секретаря и офис-менеджера, март 2011.

5. Янковая В.Ф. Документы и системы документации./ Секретарь-референт, №1 2006.

Практическое задание.

Цель: Расширение и закрепление понятий документа и вида документа.

1. Изучите следующий материал:

1) Янковая В.Ф. Вид и разновидность документа. Классификация управленческих документов./Справочник секретаря и офис-менеджера, март 2011.

2) Янковая В.Ф. Документы и системы документации./ Секретарь-референт, №1 2006.

2. Рассмотрите существующие системы документации в организации. Дайте характеристику каждой системе по следующей схеме:

Читайте также: