Как оплатить трудовую книжку
Опубликовано: 26.12.2024
Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.
Как получить трудовую книжку впервые
Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:
- выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
- будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.
Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Как получить трудовую книжку при её потере
Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:
- либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
- либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.
При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.
Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.
Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.
Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.
Получаем трудовую книжку при увольнении
По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.
Как получить трудовую книжку без увольнения
По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.
В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.
Работник не возвращает взятую трудовую
Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.
Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,
подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.
Как получить еще одну трудовую книжку
Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.
Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.
Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.
Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему
Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.
Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.
Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.
В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.
Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае
Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:
Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками - от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.Трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).
Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:
- он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;
- он поступает на работу на условиях совместительства;
- его трудовая книжка потеряна или повреждена.
На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).
Форма трудовой книжки, правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей – рискуете заплатить деньги за фальшивку.
Ищите распространителя
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним – это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения «Гознак» Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с «Гознаком», и отвечающие его требованиям о возможности работы с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).
Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть, приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей «Гознака».
Чистые бланки - как зеницу ока…
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее – это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило – кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также и стоимость.
Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку; а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе» - заплатить за вкладыш. Размер платы определяют расходами на приобретение бланков.
Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225).
Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним списывают по акту.
Действующие книжки: кадровики в ответе
Трудовая книжка - это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225). Ее форма также утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ.
Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), или ошибки в их оформлении.
За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или приостановить ее деятельность на срок до девяноста суток. Кроме того, статья 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.
Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день вынесения приказа об увольнении.
В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 постановления № 225).
Что и как напишем в трудовой
Трудовая книжка состоит из трех частей:
- сведения о работе;
- сведения о награждении.
В пределах разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» каждой записи присваивают свой порядковый номер.
Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!
У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.
Титульный лист (2 ур.)
Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Иванова Лидия Петровна», а не «Иванова Л.П.». Или «10 января 1983 года», а не «10.01.1983г.».
На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании).
Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.
Сведения о работе… (2 ур.)
Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц – двузначными числами, год - четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69). Например, дату «25 февраля 2008 года» нужно записать так: «25.02.2008».
А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» - «ТК РФ», вместо «статья» - «ст.», вместо «приказ» - «пр.», вместо «распоряжение» - «распор.», вместо «переведен» - «перев.» и т.д.
В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество «Луч»), а если по Уставу есть и сокращенное – то и его тоже (ЗАО «Луч»).
Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:
- о приеме на работу (Например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 № 4к)
- о переводе на другую постоянную работу (Например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 № 18к)
- об увольнении (Например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации)/ Приказ от 22.11.2008 № 33к)
По желанию работника в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должно быть указано полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема на работу. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.
…и поощрениях (2 ур.)
В раздел о награждении вносят все сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении «Сведений о работе».
То есть, дату пишут цифрами, другие слова не сокращают.
В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):
- награждение ценным подарком или почетной грамотой
- представление к званию лучшего в профессии
Этот список не исчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, Уставе и других внутренних документах компании.
Вносим изменения, исправляем ошибки (2 ур.)
Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».
Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе.
Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.
Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: «Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ № 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008 г.». Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.
Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя, бланк считается испорченным и его нужно уничтожить.
Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это так.
Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в письме Роструда от 23 июня 2006 г. № 948-6.
Про вкладыш
Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.
Как учесть бланки
Купленные бланки учитывают на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки – это документы строгой отчетности, нелишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, 1 руб. за единицу).
По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.
Первое. Это - реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст.39 НК РФ). В этом случае выдачу бланков отражают, как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).
Второе. Это - возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав этот вариант учета, фирма не сможет зачесть «входной» НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, то его придется восстановить.
В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки – за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.
Пример
На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО «Волна» остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС – 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка – 10 руб. за штуку.
В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал, и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.
ООО «Волна» выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией.
В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76
- 1695 руб. (33,90 руб. Х 50 шт.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
- 305,10 руб. (1695 руб. Х 18%) – отражен НДС со стоимости бланков;
- 500 руб. (10 руб. Х 50 шт.) – приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
- 305,10 руб. – принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.
- 10 руб. – списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 90
- 40 руб. – отражена реализация бланка;
ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 41
- 33,90 руб. – списана стоимость бланка;
ДЕБЕТ 90 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- 6,10 руб. – начислен НДС со стоимости реализованного бланка;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- 40 руб. - удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.
Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.
Когда не надо вести трудовую книжку
- Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
- Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.
Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.
Где брать трудовую книжку
Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.
Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.
По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.
Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.
Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей
Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.
Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.
Как заполнять трудовую книжку
Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».
Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».
Какие сведения вносить
- о сотруднике;
- о выполняемой работе;
- о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе;
- о совместительстве — по желанию сотрудника.
Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.
Как заполнить титульный лист
При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.
- Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
- Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
- В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер
- Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.
Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.
Как сделать запись о приёме на работу
В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.
- В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
- Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
- В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.
Как сделать запись об изменении должности сотрудника
- В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату записи.
- В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
- В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.
Как сделать запись об увольнении
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату увольнения.
- В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.
Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
- Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.
Как изменить ФИО сотрудника в трудовой
Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.
Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.
Как изменить сведения об образовании или профессии
Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист
Как изменить название организации
Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.
- В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
- В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.
- Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
- Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.
Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.
- В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
- В столбце 2 укажите дату внесения записи.
- В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.
Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.
Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку
Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.
На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как учитывать и хранить трудовые книжки
Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.
В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.
Для учета понадобятся:
В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.
В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.
Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.
В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.
Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.
Как заверить копию трудовой
Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.
Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».
Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.
Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.
Ответственность
За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:
Трудовая книжка – основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющемся стаже. Постановление правительства РФ № 225 регламентирует форму оформления и заполнения этого документа.
Основные правила заполнения трудовой книжки
При каждом трудоустройстве в книжку вносится соответствующая запись. Основные правила ее внесения:
- Ведение учета информации производится в письменном виде – от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
- Каждая строка обладает порядковым номером.
- Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
- На первой странице располагается подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.
Инструкция
Для заполнения трудовой требуется наличие следующих документов:
- паспорт или другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
- диплом об образовании;
- журнал ведения учета движения документооборота;
- устав предприятия (свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя);
- печать с оттиском герба фирмы.
Сведения о местах трудоустройства вносятся по строчкам. В каждой из них прописывается следующая информация:
- Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. В ряде случаев разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
- Вторая графа может включать даты заполнения приема, увольнения, перевода на другое место, изменения наименования должности или организации.
- Далее оставляется основная запись.
- Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве – приказ о приеме на работу, при увольнении – приказ о прекращении действия или расторжении договора.
Этот раздел может содержать иные дополнительные события:
- Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
- Дополнительное образование.
- Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
- При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.
Внесение изменений и исправлений
Так как форма заполняется от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Трудовой кодекс РФ определяет правила исправления недостоверных сведений о работе.
Это требуется при следующих обстоятельствах:
- обнаружение неточных или неправильно оформленных строчек;
- наличие ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т. д.;
- необходимость отмены действия события на основании судебного вердикта;
- обнаружение пропущенной записи (нарушение нумерации).
Корректировка выполняется в два этапа.
- Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
- Внесение достоверной информации в следующей строке.
Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые
При первичном трудоустройстве вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала. После чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.
Оформление первого листа
Первая страница включает информацию о владельце. Последовательно вносятся следующие данные:
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- информация об образовании;
- наименование специальности по диплому;
- дата внесения информации;
- подпись владельца;
- подпись должностного лица;
- печать предприятия.
Пример заполнения первой страницы трудовой книжки:
Образцы записей в трудовой книжке
Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.
О приеме на работу
Пример внесения записи о приеме на работу:
Запись о временном приеме на работу:
О переводе на другую должность
В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:
О переименовании должности
Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:
ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.
О переименовании организации
Образец такой записи:
ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Зачастую работники или сотрудники предприятий нашей страны задаются таким вопросом — как оформить трудовую книжку правильно? Как бы там ни было трудовая книжка заполняется работодателем и уж в отделе кадров организации, уполномоченные на то сотрудники, сделают это в два счета.
Но чтобы подстраховать себя стоит изучить несколько правил по ее оформлению, дабы в будущем у вас не возникло ни каких проблем.
ВНИМАНИЕ : читайте также, как составить трудовой договор с работником по ссылке в блоге адвоката
Порядок оформления трудовой книжки
Существует единый стандарт заполнения трудовых книжек, так называемая инструкция по их заполнению. Все записи в трудовой книжке производятся понятным разборчивым подчерком. При оформлении на работу делается соответствующая запись, с номером приказа и датой его издания.
С увольнением ситуация аналогичная, записывается статья по которой вы увольняетесь, записывается номер приказа об увольнении, и заверяется печатью предприятия.
Также стоит помнить, что в трудовой книжке фиксируется и все изменения в должности работника, сведения о наградах, а так же все преобразования организации (в случае изменения организационно-правовой формы предприятия). Если с записью о дисциплинарном взыскании Вы не согласны, то у Вас есть все основания начать процесс обжалование дисциплинарного взыскания и изменении формулировки в трудовой книжки.
Раскрывая вопрос – как оформить трудовую книжку, стоит упомянуть о том, что она ограничена по количеству страниц, и в силу частых перемен работ придется сделать вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш оформляется по принципу заполнения вашей первичной трудовой книжке. Дополнительно во вкладыш вносится информация об общем (суммарном) стаже работника, согласно тем записям, которые уже представлены в трудовой.
ВНИМАНИЕ : смотрите видео по теме защита трудовых прав работника, а также подписывайтесь на наш канал YouTube , чтобы иметь возможность бесплатной онлайн консультации юриста через комментарии к ролику.
Проблемы при нарушении правила заполнения трудовой книжки
- Проблема пенсионного обеспечения. В настоящее время люди часто сталкиваются с проблемами подтверждения своего стажа при назначении им пенсии. Так, например, при назначении пенсии во внимание могут не принять периоды работ, простой причине, что отсутствует номер приказа. Если вы столкнулись с данной проблемой, рекомендуем вам посетить нашу рубрику пенсионные дела. Также отсутствующие сведения о наградах могут послужить основанием в отказе присвоения вам звания ветерана труда.
- Проблемы при дальнейшем трудоустройстве в другие организации. Последнее время в силу халатного обращения работодателей по ведению трудовых книжек, должностными лицами допускаются ошибки по их оформлению. Так, например, в случае неправильной формулировке сведений об увольнении или применение ошибочной нормы (вместо статьи по соглашению сторон уволили по статье по инициативе работодателя). В этом случае если вы плохо знакомы с действующим законодательством, требуйте от работодателя расшифровки статьи.
Еще хочется выделить одно из важных правил касающихся трудовых отношений. Обязанность по оформлению и хранению трудовой книжке целиком и полностью лежит на работодатели. Из этого следует, что если вы уволились и обнаружили, что в вашей трудовой книжке отсутствует запись о принятии вас на работу, а так же об увольнение, вы можете требовать от работодателя, полного оформления трудовой книжки.
Помощь адвоката по оформлению трудовой в Екатеринбурге
В случае если работодатель вам отказывает в оформлении или у вас возникла иная проблема с работодателем вытекающая из трудовых правоотношений, помощь в решении вашего вопроса Вам окажет наш адвокат по трудовым спорам.
Неоднократно наш адвокат принимал участие в таких процессах, как защита трудовых прав, производил обжалование дисциплинарного взыскания, а также решал вопросы установления факта трудовых отношений. Поэтому если между вами и вашим работодателем возникли споры, которые не удается урегулировать мирным путем, ждем Вас на консультацию в наше Адвокатское бюро, и помните, Трудовая книжка – это основной документ подтверждающий деятельность работника.
Узнайте все про исковое заявление о взыскании ущерба с работника с помощью нашего адвоката
Подробнее про заявление о невыплате заработной платы и компенсацию за неиспользованный отпуск
Автор статьи: © адвокат, управляющий партнер АБ "Кацайлиди и партнеры" А.В. Кацайлиди
Читайте также:
