Как передаются сотрудникам черновики секретных документов для печатания

Опубликовано: 26.12.2024

Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.

Таким образом, конфиденциальный документооборот включает в себя организацию работы с конфиденциальными документами в процессе их рассмотрения, исполнения, использования и подготовки к отправке.

Объем и характер создаваемых документов влияют на организацию работы по защите информации. Поэтому документирование конфиденциальной информации является важнейшей составляющей частью конфиденциального делопроизводства, поскольку от количества, состава и правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации.

Учет конфиденциальных документов и их носителей осуществляется подразделением конфиденциального делопроизводства.

Проекты конфиденциальных документов печатаются или с черновика, на котором они составляются, или с текста нанесенного на ином носителе информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются машинные и бумажные носители.

Машинные носители: жесткие магнитные диски, оптические диски, флеш-накопители.

Бумажные носители: для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради; для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровая бумага.

Все носители, предназначенные для составления черновиков и проектов конфиденциальных документов, следует учитывать предварительно, до внесения в них записей. Должны учитываться и проекты конфиденциальных документов на стадии их изготовления. Учет черновиков и проектов позволяет предотвращать неправильное обращение с ними и, кроме того, обеспечивает контроль за подготовкой документов и их соответствие перечням издаваемых конфиденциальных документов. На бумажных носителях проставляется:

- на спецблокнотах: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов, на каждом листе в верхнем левом углу - учетный номер;

- на рабочих и стенографических тетрадях: в верхнем левом углу лицевой стороны обложки штамп с указанием учетного номера и количество листов;

- на отдельных листах бумаги, типовой формы документа, ватмана, кальки, миллиметровки: в верхней части левого поля первого листа такой же штамп с указанием учетного номера и количества листов (на носителях чертежно-графической информации – только учетный номер); на левом поле остальных листов штамп «К Уч. №» с указанием номера.

Средства вычислительной техники, используемые для изготовления конфиденциальных документов, должны быть аттестованы согласно требованиям нормативных документов,и учтены службой безопасности организации. Магнитные и оптические носители, предназначенные для отображения (фиксирования) конфиденциальной информации должны учитываться до нанесения на них информации в журналах или карточках учета машинных носителей конфиденциальной информации.

На всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов; дополнительно для носителей, предназначенных для чертежно-графических документов – количество листов, подразделение и фамилия исполнителя. На любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа. На самих носителях проставляются их учетные номера и грифы конфиденциальности (аббревиатурой).Учет бумажных и магнитных носителей производится по каждому виду тайны раздельно.

Если проект документа был напечатан как открытый, а в процессе визирования или подписания принято решение о переводе его в разряд конфиденциальных, то исполнителем должны быть представлены в подразделение конфиденциального делопроизводства все экземпляры отпечатанного проекта и черновик. На обороте последнего экземпляра проекта исполнитель указывает, сколько экземпляров отпечатано и сколько листов в черновике, заверяя это своей подписью. При отсутствии черновика или отдельных экземпляров проекта документа руководителем предприятия назначается комиссия для их поиска. Если они не будут найдены, то об этом делается отметка на обороте последнего экземпляра проекта за подписью председателя комиссии.

Для сохранности конфиденциальных документов в учетных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, но и любое движение и местонахождения документа.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные в организации и полученные ею конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на три вида: изданных документов, поступивших документов, документов выделенного хранения.

Учет изданных документов, разработанных в организации рукописным, машинописным способом или с использованием средств вычислительной техники, осуществляется независимо от того, направляются эти документы в другие организации или являются внутренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других организаций, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивки в дела. Документы, которые по различным причинам не подшиваются в дела, передаются в библиотеку, технический архив или соответствующие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две категории. К первой относятся документы, которые по производственным условиям нецелесообразно подшивать в дело. Ко второй категории относятся документы, которые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дело (большой формат, сброшюрованный, чертежно-графический и так далее). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводится документы уже взятые на учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах и карточках.

Если содержащиеся в учетных формах сведения по совокупности являются конфиденциальными, журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности. На карточках учета гриф конфиденциальности не проставляется.

Журналы или карточки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы подлежат перенесению на учет следующего года с отметкой об этом в учетных формах текущего года. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет.

Носители конфиденциальной информации также учитываются в журналах или карточках.

Листы журнала учета носителей должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения конфиденциального делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала. Заверительная надпись на картотеку учета носителей с указанием количества карточек в картотеке, составляется по окончании года на отдельной карточке и помещается в конце картотеки.

В формах учета носителей не должны производиться подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

После учета конфиденциальных документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

Под исполнением конфиденциального документа понимают – «процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками организации поставленных задач».

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции.

При получении документов исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количество его листов.

Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или по разовой расписке, если документы передаются между сотрудниками несколько раз в течение дня.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю.

Для его осуществления при карточном способе учета используется дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При журнальном способе для осуществления контроля исполнения документов изготавливаются специальные контрольные карточки.В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контроля документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом документе. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя.

После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить соответствие их учетных данных, расписаться за получение документа в учетном журнале или карточке. Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочие места исполнителям, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства. При этом если ознакомление производится в присутствие сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна («КТ») является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Конфиденциальные бумажные документы составляются в строго ограниченном количестве экземпляров. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ».

Отправление конфиденциальных документов в другие организации производится в пакетированном виде. Конверты (пакеты) должны быть из плотной непросвечивающейся бумаги. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка «Лично»или «Срочно». По центру пакета пишутся адрес и наименование предприятия получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия отправителя.

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным.

При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме. Со стороны клапана в пакет помещается чистый лист.

Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками с захватом всех клапанов, либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском каучуковой печати предприятия. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею закрыт. При прошивке металлическими скрепками бумажная наклейка накладывается на загнутые концы скрепок. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея

Пакеты с конфиденциальными документами могут доставляться через специальную связь или почтовое отделение связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью. Пересылка пакетов фельдъегерской и специальной связью осуществляется на договорной основе.

Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальности может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой: ДСП (для документов, содержащих служебную тайну) или КТ (для документов, содержащих коммерческую тайну). При пересылке корреспонденции фельдъегерской или специальной связью составляется в необходимом количестве экземпляров реестр. Передача пакетов осуществляется в соответствии с правилами этих служб связи. Доставка конфиденциальных пакетов в другие организации, минуя органы связи, может осуществляться с разрешения руководителя организации работником службы конфиденциального делопроизводства либо другим работником предприятия, допущенным к конфиденциальной информации, на служебном транспорте. Пакеты передаются по реестру или расписке.

Об отправленных документах производятся соответствующие отметки в учетных формах.

В процессе исполнения конфиденциальных документов в целях предотвращения их утраты и утечки содержащейся в них информации исполнители должны:

- иметь на столе в служебном помещении только те документы, с которыми осуществляется работа, все остальные хранить в запираемом металлическом шкафу (сейфе);

- держать документы в положении, исключающем возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним санкционированного доступа;

- при выходе в течение рабочего дня из служебного помещения убирать документы в металлический шкаф (сейф); при выходе из помещения всех исполнителей оно должно запираться;

- при необходимости передачи документа другим допущенным к нему лицам передачу осуществлять через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке;

- в конце рабочего дня передавать все документы в подразделение конфиденциального делопроизводства; хранение документов в нерабочее время в металлических шкафах(сейфах) служебных помещений допускается по разрешению руководителя организации и службы безопасности при наличии подключения помещений к охранной сигнализации;

- об утрате документа или отдельных листов из него немедленно сообщать в подразделение конфиденциального делопроизводстваи своему непосредственному руководителю.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов.

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной
информации
Оглавление:

Общие положения.
Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде.
Определение конфиденциальной информации и обозначение бумажных документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее защиты.
Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально».
Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию.

Порядок допуска к конфиденциальным сведениям.

Контроль за выполнением требований внутри объектового режима при работе с конфиденциальными сведениями.
Обязанности сотрудников Организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение.

1. Общие положения

доведение до сведения неуполномоченных лиц в устной, письменной, электронной или иной форме конфиденциальную информацию. Указанный факт может наступить в результате умысла сотрудника или по неосторожности, включая халатное отношение к своим обязанностям;
использование конфиденциальной информации в процессе выполнения работы для другого предприятия, учреждения и организации или по заданию физического лица, иного субъекта предпринимательской деятельности без образования юридического лица;
использование конфиденциальной информации в научной и педагогической деятельности;
использование конфиденциальной информации в личных целях, не связанных с выполнением должностных обязанностей в Организации;
использование конфиденциальной информации в ходе публичных выступлений, интервью и т.п.;
иные действия сотрудника, в результате которых конфиденциальная информация, стала известна неуполномоченным лицам.

1.4. Не считаются разглашением конфиденциальной информации действия сотрудника, указанные в п.1.3. настоящей Инструкции, совершенные им в порядке и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, во исполнение нормативных актов Организации или договоров (соглашений) Организации с иными организациями или физическими лицами. Не считаются разглашением конфиденциальной информации действия сотрудника, совершенные им при наличии письменного разрешения или иного указания руководства Организации.
1.5. Меры по ограничению открытых публикаций конфиденциальной информации не могут быть использованы для сокрытия информации, связанной с:

учредительными документами организации;
документами, дающими право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационными удостоверениями, лицензиями, патентами и т.д.);
сведениями о финансово-хозяйственной деятельности и иными сведениями, необходимыми для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
документами о платежеспособности;
сведениями о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
документами об уплате налогов и обязательных платежей;
сведениями о загрязнении окружающей среды;
сведениями о нарушении антимонопольного законодательства;
сведениями о несоблюдении безопасных условий труда;
сведениями о реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения.

Данные ограничения связаны с постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года № 35, определяющего сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну организации. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера” коммерческая тайна организации является частным случаем конфиденциальной информации.
1.6. Предоставление конфиденциальной информации представителям контрольных, ревизионных, фискальных и следственных органов, народным депутатам, органам печати, радио, телевидения и т.п. допускается только с разрешения руководителя Организации.

1.7. Защита конфиденциальной информации предусматривает:

определение конфиденциальной информации, и сроков ее защиты;
систему допуска сотрудников Организации, частных и командированных лиц к конфиденциальной информации;
обязанности лиц, допущенных к конфиденциальной информации;
порядок работы с бумажными документами, содержащими конфиденциальную информацию;
порядок работы с электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию;
обеспечение сохранности документов и дел (архивов) содержащих конфиденциальную информацию;
принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе с конфиденциальной информацией;
ответственность за разглашение конфиденциальной информации и утрату документов, содержащих конфиденциальную информацию.

2. Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде

2.1. Хранение, работа и архивирование любых электронных конфиденциальных документов (файлов) должно осуществляться с учётом требования ограничения несанкционированного доступа к ним третьих лиц способами, оговоренными настоящим разделом данной Инструкции.
2.2. Все персональные компьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников, подключены к защищенной корпоративной компьютерной сети Организации (далее – сеть).
2.3. Каждый персональный компьютер оснащён стандартным набором программных средств, принятых для эксплуатации в Организации. Любые изменения в оснащении персонального компьютера, подключённых к сети, должны быть санкционированы руководством структурного подразделения, согласованы с администратором сети и осуществлены уполномоченными специалистами Организации.
2.4. Вся конфиденциальная информация, имеющаяся в распоряжении сотрудника, должна храниться и обрабатываться на корпоративном файл-сервере Организации.
2.5. Первичный допуск сотрудника к работе на персональном компьютере, включенного в сеть осуществляется системным администратором сети по указанию руководства соответствующего структурного подразделения и включает в себя:

ознакомление сотрудника с настоящей Инструкцией под роспись;
инструктаж по порядку работы с программными средствами, принятыми для эксплуатации в Организации;
получение сотрудником персонального ключа для шифрования данных;
получение сотрудником персонального пароля для доступа к ресурсам корпоративного сервера и локальной вычислительной сети;
получение адреса персонального почтового ящика корпоративной почты;
получение внутреннего персонального ICQ номера.

2.6. Сотрудник, допущенный к работе с персональным компьютером, получает доступ:

к персональному разделу на корпоративном файл-сервере («Личная» папка) для хранения и обработки электронных конфиденциальных документов (файлов) с предоставленной в его распоряжение для выполнения поставленных перед ним задач;
к разделу с открытыми ключами сотрудников Организации;
к персональному почтовому ящику корпоративной почты.

2.7. Все электронные конфиденциальные документы (файлы), должны храниться на корпоративном сервере одним из возможных способов:

2.8. Все новые электронные конфиденциальные документы (файлы) должны создаваться только на файл-сервере в личной папке сотрудника.
2.9. Работа с электронными конфиденциальными документами (файлами), допускается только при условии расположения этих документов (файлов) на сервере способами оговоренными п.2.7.
2.10. В каждый конкретный момент времени в течение рабочего дня загруженными в персональный компьютер сотрудника должны быть только те электронные конфиденциальные документы (файлы), которые имеют непосредственное отношение к тому делу, которым занимается сотрудник в данный момент времени. При этом все другие конфиденциальные документы (файлы), должны находиться на сервере в виде согласно п.2.7.
2.11. Загрузка (открытие), сверх действительно необходимого количества, электронных конфиденциальных документов (файлов) на персональных компьютерах сотрудников запрещается.
2.12. В течение рабочего дня ставшие ненужными в текущей работе (отработанные) электронные конфиденциальные документы (файлы) подлежат незамедлительному закрытию (сохранению на файл-сервер).
2.13. С целью недопущения переполнения сетевых дисков, выявленные в течение дня ненужные файлы (старые версии файлов и т.д.) подлежат безусловному незамедлительному уничтожению.
2.14. Уничтожение электронных конфиденциальных документов (файлов) с сетевых дисков корпоративного файл-сервера осуществляется стандартными средствами операционной системы – команда «Удалить» контекстного меню. Уничтожение электронных конфиденциальных документов (файлов) с любых иных носителей должно осуществляться только с помощью утилиты Wipe специально предназначенной для уничтожения файлов без возможности их последующего восстановления.
2.15. Обмен электронными конфиденциальными документами (файлами) между сотрудниками находящимися в офисе осуществляется в зашифрованном виде одним из способов:

используя сервис программы ICQ;
используя сервис корпоративной почты.

2.20. Сотрудник, работающий с электронными конфиденциальными документами (файлами) обязан:

выполнять требования администратора сети в рамках установленного регламента эксплуатации сети и требований настоящей Инструкции (технический перерыв, устранение выявленных нарушений хранения/обработки данных, профилактические работы на оборудовании сети). Несоблюдение требований настоящего пункта может привести к необратимой потере данных, ответственность за которую возлагается на самих сотрудников.
при убытии в отпуск/командировку предоставить имеющиеся у него конфиденциальные электронные документы (файлы), которые могут понадобиться в его отсутствие (определяется руководителем), в распоряжение уполномоченного руководителем сотрудника в зашифрованном на открытом ключе этого сотрудника виде;
ежедневно в конце рабочего дня производить «зачистку» локального диска своего персонального компьютера путём запуска соответствующей процедуры (ярлык «До свидания!» на рабочем столе Windows);
еженедельно производить ревизию своей личной папки, размещённой на корпоративном файл-сервере, с целью выявления и уничтожения конфиденциальных электронных документов (файлов) ставших ненужными.

3. Определение конфиденциальной информации и обозначение бумажных документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее защиты

4. Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально»

5. Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию

7. Контроль за выполнением требований внутри объектового режиа при работе с конфиденциальными сведениями

8. Обязанности сотрудников Организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение

8.1. Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальными сведениям, несут ответственность за точное выполнение требований, предъявляемых к ним в целях обеспечения сохранности указанных сведений.
8.2. До получения доступа к работе, связанной с конфиденциальной информацией, им необходимо изучить настоящую Инструкцию под роспись и заключить письменное обязательство о сохранении конфиденциальной информации, оформленное в виде договора.
8.3. Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальной информации должны:

знать и соблюдать требования настоящей Инструкции;
хранить конфиденциальную информацию, в том числе не сообщать конфиденциальные сведения друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов с грифом «Конфиденциально», немедленно сообщать своему руководителю структурного подразделения и в Службу безопасности;
предъявлять для проверки по требованию комиссии по проверке конфиденциального делопроизводства и представителей Службы безопасности все числящиеся за ним материалы, содержащие конфиденциальную информацию, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения в устном и письменном виде;
знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены в соответствии с функциональными обязанностями и в соответствии с дополнительными задачами, возложенными на них руководством;
строго соблюдать правила пользования и сохранности документов, имеющих гриф «Конфиденциально». Не допускать их необоснованной рассылки;
выполнять требования внутри объектного режима, определяемые Службой безопасности, исключающие возможность ознакомления с материалами, содержащими конфиденциальную информацию, посторонних лиц, включая и сотрудников организации, не имеющих к указанным материалам прямого отношения.
при ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения;
при временном убытии (в отпуск, командировку, на учебу, лечение и т.д.) проверять наличие числящихся за ним конфиденциальных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать другому сотруднику по указанию руководства организации или руководства структурного подразделения. При прекращении трудовых или иных договорных отношений с Организацией, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы;
исключить использование конфиденциальных сведений в свою личную пользу, а также исключить деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб организации.

8.4. Ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, и утрату документов, содержащих такие сведения устанавливается в соответствии с Уголовным кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Кодексом законов о труде Российской Федерации и иным действующим законодательством.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

от 31 января 2011 года N 24

(с изменениями на 16 июня 2020 года)

Документ с изменениями, внесенными:

2. Возложить ответственность за прием и учет (регистрацию) документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на подразделения несекретного делопроизводства центрального аппарата Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных учреждений.

3. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных учреждений принять Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, к руководству и обеспечить выполнение ее требований.

4. Приказ Госкомстата России от 5 декабря 1994 г. N 197 "О внесении изменений и дополнений во Временную инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения" считать не действующим в Федеральной службе государственной статистики, ее территориальных органах и подведомственных учреждениях.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Административного управления Полянского И.Л.

Руководитель
Федеральной службы
государственной статистики
А.Е.Суринов

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной службы
государственной статистики
от 31 января 2011 года N 24

Инструкция о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

(с изменениями на 16 июня 2020 года)

I. Общие положения

1.2. Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации: фото-, кино- и аудиопленками, машинными носителями информация и др. (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе государственной статистики (далее - Росстат), в ее территориальных органах и подведомственных учреждениях.

Инструкция не распространяется на порядок обращения с носителями сведений, составляющих государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росстата и его территориальных органов, не опубликованная в установленном порядке, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры Росстата, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;

информации, содержащейся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации).

1.5. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

1.6. Руководитель Росстата в пределах своей компетенции определяет своим приказом:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.4 настоящей Инструкции.

1.8. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.9. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагается на подразделения по защите государственной тайны центрального аппарата Росстата и его территориальных органов.

1.10. Руководители структурных подразделений центрального аппарата Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, хранения, размножения и использования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.11. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).

Не разрешается хранение носителей сведений, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в ящиках столов и других не предназначенных для этого местах.

1.12. К работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" допускаются работники Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений, имеющие к ним непосредственное отношение, а также согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководства Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений.

В структурных подразделениях Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных ей учреждений должны быть списки работников, допускаемых к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

1.13. Работники центрального аппарата Росстата, его территориальных органов и подведомственных ему учреждений, имеющие отношение к работе с документами с пометкой "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись.

1.14. Работникам, допущенным к работе со служебной информацией ограниченного распространения, запрещается:

сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызвано служебной необходимостью;

выносить документы с пометкой "Для служебного пользования" из служебных помещений Росстата, его территориальных органов и подведомственных ему учреждений для работы с ними на дому;

передавать служебную информацию ограниченного распространения без санкции соответствующего руководителя представителям средств массовой информации и международных организаций.

1.15. Документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются работникам подразделений под расписку.

Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения под роспись.

1.16. В необходимых случаях руководитель структурного подразделения Росстата, его территориального органа и подведомственного учреждения может разрешить исполнителям вынос из здания документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для их согласования с другими организациями.

1.17. Для передачи служебной информации ограниченного распространения по каналам связи необходимо использовать защищенные каналы связи, а при использовании открытых каналов связи применять криптографические средства защиты информации. Применяемые средства защиты информации должны быть сертифицированы.

Запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" по каналам факсимильной связи и средствами электронной почты.

1.18. Представители сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" с разрешения руководства Федеральной службы государственной статистики, ее территориальных органов и подведомственных учреждений при наличии письменного обращения руководителей сторонних организаций с указанием темы выполняемого задания или цели исследования.

Выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования", содержащие служебную информацию ограниченного распространения, после окончания работы представителя высылаются структурным подразделением, в котором он работал с этими документами, в адрес этой организации с пометкой "Для служебного пользования".

1.19. Листы журналов учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения несекретного делопроизводства. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая работником, ответственным за ведение журнала.

1.20. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, изданиях и машинных носителях информации, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания, носители) направлялись.

II. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется подразделениями несекретного делопроизводства центрального аппарата Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений.

2.2. Если регистрация несекретных документов осуществляется в электронном виде, то учет носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должен осуществляться раздельно по журналам учета.

При незначительном объеме документов с пометкой "Для служебного пользования", если регистрация несекретных документов ведется по журналам учета, разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется пометка "дсп".

2.3. Все поступающие пакеты с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, целесообразно учитывать в журнале учета пакетов (Приложение N 1*).

* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

2.4. При получении пакетов сотрудник несекретного делопроизводства должен:

проверить на пакете наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, проставление номеров документов и организации-отправителя, целостность упаковки и оттиска печати;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны);

расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения несекретного делопроизводства.

Если на пакете указан другой адресат, то он не принимается.

При повреждении упаковки пакета составляется акт (Приложение N 2*) в двух экземплярах, который подписывается работником подразделения несекретного делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет (фельдсвязи, спецсвязи), или организации - отправителю пакета, если пакет доставлен, минуя отделение связи (фельдсвязи, спецсвязи). Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю Росстата (руководителю территориального органа или подведомственного учреждения), который определяет, принимать пакет или нет.

* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

2.5. После проставления подписи за принятые пакеты работник подразделения несекретного делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета пакетов (Приложение N 1*), при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4.

* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5 и 6 журнала (Приложение N 1*). Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с N 1 или проставляются последовательно в течение года.

9. Проекты (черновики) совершенно секретных документов составляются в учтенных блокнотах с отрывными листами или на отрывных учтенных листах.

10. В черновиках документов, передаваемых для печатания в машбюро (секретариат) запрещается указывать сведения, расшифровывающие сводные данные о деятельности и объекты их заинтересованности. При необходимости такие сведения вписываются в проекты документов исполнителями после того, как они будут отпечатаны.

24. По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в опечатанном металлическом шкафу.

25. На черновике документа, подлежащем печатанию, исполнитель указывает свою фамилию, наименование отдела, номер служебного телефона, количество требуемых экземпляров.

Черновики совершенно секретных и секретных документов, отдельные листы секретных и секретных документов, подлежащие перепечатыванию, исполнители передают машинистке, в общий отдел под расписку в регистрационных формах.

26. При журнальной форме регистрации документы и черновики из общего отдела или машбюро передаются непосредственно исполнителям под расписку в графе 3 журнала формы 3.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов), необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;

-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;

-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):

-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;

-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначенные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной
информации
Оглавление:

Общие положения.
Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде.
Определение конфиденциальной информации и обозначение бумажных документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее защиты.
Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально».
Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию.

Порядок допуска к конфиденциальным сведениям.

Контроль за выполнением требований внутри объектового режима при работе с конфиденциальными сведениями.
Обязанности сотрудников Организации, работающих с конфиденциальными сведениями и их ответственность за ее разглашение.

1. Общие положения

доведение до сведения неуполномоченных лиц в устной, письменной, электронной или иной форме конфиденциальную информацию. Указанный факт может наступить в результате умысла сотрудника или по неосторожности, включая халатное отношение к своим обязанностям;
использование конфиденциальной информации в процессе выполнения работы для другого предприятия, учреждения и организации или по заданию физического лица, иного субъекта предпринимательской деятельности без образования юридического лица;
использование конфиденциальной информации в научной и педагогической деятельности;
использование конфиденциальной информации в личных целях, не связанных с выполнением должностных обязанностей в Организации;
использование конфиденциальной информации в ходе публичных выступлений, интервью и т.п.;
иные действия сотрудника, в результате которых конфиденциальная информация, стала известна неуполномоченным лицам.

учредительными документами организации;
документами, дающими право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационными удостоверениями, лицензиями, патентами и т.д.);
сведениями о финансово-хозяйственной деятельности и иными сведениями, необходимыми для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
документами о платежеспособности;
сведениями о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
документами об уплате налогов и обязательных платежей;
сведениями о загрязнении окружающей среды;
сведениями о нарушении антимонопольного законодательства;
сведениями о несоблюдении безопасных условий труда;
сведениями о реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения.

1.7. Защита конфиденциальной информации предусматривает:

определение конфиденциальной информации, и сроков ее защиты;
систему допуска сотрудников Организации, частных и командированных лиц к конфиденциальной информации;
обязанности лиц, допущенных к конфиденциальной информации;
порядок работы с бумажными документами, содержащими конфиденциальную информацию;
порядок работы с электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию;
обеспечение сохранности документов и дел (архивов) содержащих конфиденциальную информацию;
принципы организации и проведения контроля за обеспечением установленного порядка при работе с конфиденциальной информацией;
ответственность за разглашение конфиденциальной информации и утрату документов, содержащих конфиденциальную информацию.

2. Порядок работы с конфиденциальной информацией, представленной в электронном виде

ознакомление сотрудника с настоящей Инструкцией под роспись;
инструктаж по порядку работы с программными средствами, принятыми для эксплуатации в Организации;
получение сотрудником персонального ключа для шифрования данных;
получение сотрудником персонального пароля для доступа к ресурсам корпоративного сервера и локальной вычислительной сети;
получение адреса персонального почтового ящика корпоративной почты;
получение внутреннего персонального ICQ номера.

2.6. Сотрудник, допущенный к работе с персональным компьютером, получает доступ:

к персональному разделу на корпоративном файл-сервере («Личная» папка) для хранения и обработки электронных конфиденциальных документов (файлов) с предоставленной в его распоряжение для выполнения поставленных перед ним задач;
к разделу с открытыми ключами сотрудников Организации;
к персональному почтовому ящику корпоративной почты.

используя сервис программы ICQ;
используя сервис корпоративной почты.

2.20. Сотрудник, работающий с электронными конфиденциальными документами (файлами) обязан:

выполнять требования администратора сети в рамках установленного регламента эксплуатации сети и требований настоящей Инструкции (технический перерыв, устранение выявленных нарушений хранения/обработки данных, профилактические работы на оборудовании сети). Несоблюдение требований настоящего пункта может привести к необратимой потере данных, ответственность за которую возлагается на самих сотрудников.
при убытии в отпуск/командировку предоставить имеющиеся у него конфиденциальные электронные документы (файлы), которые могут понадобиться в его отсутствие (определяется руководителем), в распоряжение уполномоченного руководителем сотрудника в зашифрованном на открытом ключе этого сотрудника виде;
ежедневно в конце рабочего дня производить «зачистку» локального диска своего персонального компьютера путём запуска соответствующей процедуры (ярлык «До свидания!» на рабочем столе Windows);
еженедельно производить ревизию своей личной папки, размещённой на корпоративном файл-сервере, с целью выявления и уничтожения конфиденциальных электронных документов (файлов) ставших ненужными.

4. Организация работы с бумажными документами, имеющих гриф «Конфиденциально»

5. Порядок обеспечения сохранности документов и дел (архивов), содержащих конфиденциальную информацию

7. Контроль за выполнением требований внутри объектового режиа при работе с конфиденциальными сведениями

знать и соблюдать требования настоящей Инструкции;
хранить конфиденциальную информацию, в том числе не сообщать конфиденциальные сведения друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов с грифом «Конфиденциально», немедленно сообщать своему руководителю структурного подразделения и в Службу безопасности;
предъявлять для проверки по требованию комиссии по проверке конфиденциального делопроизводства и представителей Службы безопасности все числящиеся за ним материалы, содержащие конфиденциальную информацию, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения в устном и письменном виде;
знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены в соответствии с функциональными обязанностями и в соответствии с дополнительными задачами, возложенными на них руководством;
строго соблюдать правила пользования и сохранности документов, имеющих гриф «Конфиденциально». Не допускать их необоснованной рассылки;
выполнять требования внутри объектного режима, определяемые Службой безопасности, исключающие возможность ознакомления с материалами, содержащими конфиденциальную информацию, посторонних лиц, включая и сотрудников организации, не имеющих к указанным материалам прямого отношения.
при ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения;
при временном убытии (в отпуск, командировку, на учебу, лечение и т.д.) проверять наличие числящихся за ним конфиденциальных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать другому сотруднику по указанию руководства организации или руководства структурного подразделения. При прекращении трудовых или иных договорных отношений с Организацией, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы;
исключить использование конфиденциальных сведений в свою личную пользу, а также исключить деятельность, которая может быть использована конкурентами в ущерб организации.

Читайте также: