Как прописать в договоре командировочные расходы за счет заказчика

Опубликовано: 02.04.2025

На теплое время года приходится бум строительно-монтажных, пусконаладочных работ и как следствие командировок к заказчикам. В договорах заказчик и исполнитель часто устанавливают отдельно стоимость выполняемых работ и дополнительно оговаривают, что командировочные расходы компенсирует заказчик. Именно слово "компенсация" и вводит в заблуждение бухгалтеров, что чревато неверным расчетом НДС, не говоря уже об ошибках в учете.

А.А. Игнатьев, аудитор

Пример.

ООО "Заказчик" заключило с ЗАО "Исполнитель" договор на выполнение пусконаладочных работ. Цена договора - 247800 руб., в том числе НДС - 37800 руб. Также в договоре оговорено, что заказчик компенсирует командировочные расходы исполнителя, согласно представленным документам.

Сумма командировочных расходов работников ЗАО "Исполнитель" составила 67000 руб., в том числе НДС - 8000 руб. (часть расходов НДС не облагается). Для упрощения примера предположим, что других заказов у исполнителя не было. Помимо командировочных остальные расходы (заработная плата с начислениями, арендная плата, амортизация) составили 110000 руб. НДС исполнитель определяет "по отгрузке".

Заказчик оплатил работы и возместил командировочные расходы в сумме 67000 руб.

Сначала рассмотрим учет у ЗАО "Исполнитель".

Учет у исполнителя

В выручку от реализации выполненных работ предприятие включает не только цену договора (стоимость принятых по акту работ), но и сумму компенсации командировочных расходов. Поясним почему.

К бухгалтерскому учету выручка принимается в сумме, равной величине поступлений денежных средств и иного имущества и (или) величине дебиторской задолженности (п. 6 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Аналогичное правило предусмотрено в налоговом учете. Выручка от реализации определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары, работы, услуги, имущественные права (п. 2 ст. 249 НК РФ).

А командировочные расходы работников исполнителя есть не что иное, как его расходы, связанные с выполнением работ, оказанием услуг. И не важно, как они будут названы в договоре, их экономическая сущность от этого не меняется.

Поэтому будет ошибкой, если исполнитель отразит выручку только в сумме 247800 рублей, в том числе НДС, а компенсацию командировочных расходов проведет через счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", минуя счет 90 "Продажи".

В бухгалтерском учете ЗАО "Исполнитель" проводки будут такими:

Дебет 20 Кредит 71 - 59000 руб. - учтены командировочные расходы;

Дебет 19 Кредит 71 - 8000 руб. - учтен НДС;

Дебет 68 Кредит 19 - 8000 руб. - принят к вычету НДС;

Дебет 62 Кредит 90-1 - 314800 руб. (247800 + 67000 руб.) - отражена выручка.

НДС облагается вся сумма полученных доходов, в том числе и командировочные расходы. Дело в том, что по подпункту 2 пункта 1 статьи 162 НК РФ налоговая база по НДС увеличивается на суммы, полученные в счет увеличения доходов налогоплательщика. На этом основании командировочные расходы следует включать в налоговую базу даже если в договоре они указаны отдельно от стоимости выполняемых работ, оказываемых услуг (см. также письмо Минфина России от 19.09.03 № 04-03-11/75).

Дебет 90-3 Кредит 68 - 48020 руб. (314800 руб. : 118 x 18) - начислен НДС;

Дебет 90-2 Кредит 20, 26 - 169000 руб. (59000 + 110000) - списаны затраты;

Дебет 90-9 Кредит 99 - 97780 руб. - отражена прибыль;

Дебет 51 Кредит 62 - 314800 руб. - получена оплата.

В налоговом учете организация учтет доходы в сумме 266780 рублей (314800 - 48020) и расходы в сумме 169000 рублей.

Командировочные расходы в таком случае работникам компенсирует работодатель. Поэтому налога на доходы физических лиц с этих сумм не возникает (конечно, в пределах установленных норм - п. 3 ст. 217 НК РФ). Надо сказать, что эта льгота применяется и в случае, когда командировочные расходы по договору выполнения работ, оказания услуг компенсирует работникам непосредственно заказчик (см. материал "Чужие командировочные и НДФЛ" в "УНП" № 22, 2004, стр. 7).

Проводки у заказчика

Теперь отразим бухгалтерские записи у заказчика.

Как правило, при таких условиях договора составляют отдельный акт приемки выполненных работ на сумму договора и отдельный акт - на сумму командировочных расходов. Но обе эти суммы формируют стоимость выполненных работ, оказанных услуг. В нашем примере стоимость пусконаладочных работ включается в первоначальную стоимость оборудования заказчика.

В учете это отразится проводками:

Дебет 08 Кредит 60 - 266780 руб. (314800 - 48020) - включена в первоначальную стоимость оборудования стоимость пусконаладочных работ;

Дебет 19 Кредит 60 - 48020 руб. - учтен НДС;

Дебет 60 Кредит 51 - 314800 руб. - оплачены работы;

Дебет 68 Кредит 19 - 48020 руб. - зачет НДС.

Право на вычет у заказчика возникает на основании счета-фактуры исполнителя в сумме, указанной в счете-фактуре.

Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.

Основные положения

Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Договор подряда

фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.

Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.

У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.

Если подрядчик — иностранная организация

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.

Компенсационные выплаты физическому лицу

Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.

Однако позднее в письме от 19.11.15 г. № 03-04-06/67038 Минфин России изложил иную точку зрения, согласно которой независимо от того, была ли осуществлена оплата за физическое лицо в его интересах или нет, стоимость проезда к месту проведения мероприятий и проживания в этом месте является его доходом, полученным в натуральной форме, с которого организация должна удержать НДФЛ.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что наиболее выгодным и безопасным с точки зрения налогообложения является вариант, когда в договоре цена формируется из двух составляющих: самого вознаграждения и компенсационной выплаты, определяемой исходя из фактических расходов на основании соответствующих документов. Кроме того, в договоре должен быть предусмотрен порядок определения окончательной цены, в противном случае не исключены претензии со стороны налоговых органов.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

По дополнительному соглашению с индивидуальным предпринимателем к договору на оказание юридических услуг по защите интересов организации в арбитражном суде заказчик обязуется оплатить командировочные расходы исполнителя, связанные с участием в арбитражном суде, включая проживание в гостинице.
Индивидуальному предпринимателю были выданы деньги из кассы для оплаты расходов. Предприниматель представил организации документы, подтверждающие понесенные расходы (счет из гостиницы).
Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данную операцию?
Правильно ли использование счета 71?
Нужно ли удерживать НДФЛ с данного дохода предпринимателя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы, возмещаемые исполнителю и связанные с исполнением договора на оказание услуг в бухгалтерском учете, относятся к расходам по обычным видам деятельности.
При этом для отражения в бухгалтерском учете информации о возмещении расходов, связанных с исполнением индивидуальным предпринимателем договора, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" не используется.
В налоговом учете такие расходы признаются прочими при условии соответствия критериям, установленным ст. 252 НК РФ.
При этом в сложившейся ситуации заказчик не обязан удерживать НДФЛ с суммы расходов, возмещаемых индивидуальному предпринимателю по соглашению к договору на оказание юридических услуг. Это обусловлено тем, что физическое лицо, зарегистрированное в качестве предпринимателя, является самостоятельным налогоплательщиком в отношении доходов, получаемых им по договору возмездного оказания услуг.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг (п. 1 ст. 781 ГК РФ).
По общему правилу цена договора определяется соглашением сторон (п. 1 ст. 424 ГК РФ).
При этом к договору возмездного оказания услуг применяются общие положения о подряде (ст.ст. 702-729 ГК РФ) и положения о бытовом подряде (ст.ст. 730-739 ГК РФ), если это не противоречит ст.ст. 779-782 ГК РФ, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ).
Согласно п. 2 ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.
При этом компенсация издержек лица, выполняющего работы по договору подряда, не может рассматриваться в качестве оплаты самой работы. Компенсация направлена на погашение расходов, документально подтвержденных и произведенных подрядчиком в интересах заказчика работ.
Следовательно, договором на оказание юридических услуг (соглашением к нему) может быть предусмотрено, что заказчик возмещает исполнителю определённые расходы, связанные с исполнением договора.

Бухгалтерский учет

В данной ситуации договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем (далее - ИП).
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению (утверждены приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, далее - Инструкция), в частности, для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за потребленные услуги предназначен счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
В свою очередь, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Следовательно, для отражения информации по исполнению договора на оказание юридических услуг с ИП необходимо использовать счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Расчеты, связанные с возмещением ИП расходов, связанных с исполнением договора, также могут отражаться с использованием счета 60. Также в данной ситуации может использоваться счет 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", предназначенный для отражения прочих операций с кредиторами и дебиторами.
Применение счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в данной ситуации неправомерно, так как ИП не является сотрудником организации и исполняет услуги в рамках договора на оказание услуг, а не в рамках трудовых отношений.
Отметим, что в договоре на оказание услуг возможно указание на частичную предварительную оплату договора, свидетельствующую о возможности исполнителя приступить к работе только при получении денежных средств, необходимых для исполнения им своих обязанностей, и окончательный расчёт после подписания соответствующего акта на выполнение работ (оказание услуг).
Сумму, выданную для возмещения расходов на проживание ИП в месте оказания услуг, полагаем, в данной ситуации можно рассматривать как авансовый платеж по договору, так как на дату выдачи денежной суммы расходы ИП не произведены и такую выплату еще нельзя рассматривать как компенсацию расходов.
Окончательный расчет с ИП по расходам, связанным с исполнением договора на оказание услуг, производится на основании акта возмещения расходов, к которому прилагаются копии документов, подтверждающие произведенные расходы.
В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:
- расходы по обычным видам деятельности;
- прочие расходы.
Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.
Расходы на юридические можно отнести на основании п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 к расходам по обычным видам деятельности. По нашему мнению, аналогично учитываются и расходы, связанные с исполнением договора на оказание юридических услуг, то есть в рассматриваемом случае - расходы на проживание ИП.
В бухгалтерском учете операции, связанные с возмещением ИП расходов по договору, отражаются следующими записями:
Дебет 60 (76) Кредит 50
- ИП выданы денежные средства на основании соглашения к договору на оказание юридических услуг;
На дату подписания акта в учете отражаются следующие записи:
Дебет 26 (20. ) Кредит 60 (76)
- учтены расходы, связанные с исполнением договора на оказание услуг.

Налоговый учет

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на юридические и информационные услуги (пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы, связанные с исполнением договора на оказание юридических услуг, по нашему мнению, организация (заказчик) вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с исполнением основного договора с заказчиком на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом такие расходы должны соответствовать критериям, указанным в ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Косвенным подтверждением нашего мнения является письмо Минфина России от 14.11.2011 N 03-03-06/1/755, в котором рассмотрена ситуация, когда в рамках договора подряда организация-заказчик оплачивала проживание сотрудников подрядчика. В данном письме представители финансового ведомства пришли к выводу, что если оплата расходов на проживание сотрудников организации-подрядчика осуществляется организацией-заказчиком в рамках заключенного договора подряда, то указанные расходы являются формой оплаты работ (услуг), оказанных организации-заказчику организацией-подрядчиком и учитываются в целях налогообложения прибыли.
Аналогичный вывод представлен в судебной практике (смотрите, например, постановления ФАС Уральского округа от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3, от 19.01.2009 N Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2009 N Ф04-1010/2009(961-А27-31), Ф04-1010/2009(962-А27-31) и от 01.10.2007 N А05-5368/2006-26, ФАС Московского округа от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08).
Документальным подтверждением в данном случае будет являться акт возмещения расходов или иной аналогичный документ с приложением копий первичных документов, подтверждающих расходы исполнителя (постановление ФАС Московского округа от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08).

НДФЛ

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ доходы физических лиц в виде вознаграждения за оказанные услуги признаются объектом обложения НДФЛ. Такие доходы облагаются по ставке в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Пунктом 1 ст. 226 НК РФ определено, что российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, признаются налоговыми агентами и обязаны исчислить НДФЛ с этих доходов, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога, то есть выполнить функции налогового агента.
Однако данное правило не применяется в отношении доходов, исчисление и уплата НДФЛ с которых осуществляются в соответствии со ст.ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 НК РФ (п. 2 ст. 226 НК РФ).
На основании пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 227 НК РФ физические лица, зарегистрированные в установленном действующим законодательством порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязаны самостоятельно исчислять НДФЛ с доходов, полученных от осуществления такой деятельности.
Из буквального прочтения приведенных норм следует, что организация, выплачивающая физическому лицу вознаграждения за оказанные услуги, не должна удерживать НДФЛ с таких доходов в том случае, если одновременно выполняются два условия:
1) физическое лицо, которому выплачивается вознаграждение, зарегистрировано в установленном порядке в качестве ИП или главы крестьянского (фермерского) хозяйства (абзац 4 ст. 11 НК РФ);
2) вознаграждение, выплачиваемое ИП (главе крестьянских (фермерских) хозяйств), является его доходом от осуществляемой им предпринимательской деятельности.
В данной ситуации организация возмещает ИП расходы, связанные с исполнением договора на оказание юридических услуг. Следовательно, суммы, полученные ИП, связаны с осуществлением предпринимательской деятельности.
Соответственно, в этом случае организация налоговым агентом не признается и обязанности удерживать НДФЛ при выплате компенсации произведенных расходов у организации не возникает.
ИП самостоятельно исчисляет сумму налога, подлежащую уплате в соответствующий бюджет, в порядке, установленном ст. 225 НК РФ (п. 2 ст. 227 НК РФ). В случае, когда ИП применяют специальные налоговые режимы (п. 3 ст. 346.1, п. 3 ст. 346.11, п. 4 ст. 346.26, п. 10 ст. 346.43 НК РФ), они также исчисляют и уплачивают соответствующие налоги самостоятельно (смотрите, например, письма Минфина России от 24.10.2014 N 03-11-06/2/53913, от 19.05.2011 N 03-11-11/131).
Причем, если ИП является плательщиком НДФЛ в отношении полученных от предпринимательской деятельности доходов, то он имеет право на получение профессиональных налоговых вычетов в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов (ст. 221 НК РФ).

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет расходов на юридические и информационные услуги, на консультационные, аудиторские услуги, на публикацию отчетности;
- Энциклопедия решений. Расходы на юридические, информационные, консультационные, аудиторские услуги, на публикацию отчетности (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а ее срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
заполнить авансовый отчет (инструкция);
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Виды отчетных документов

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это тоже документ строгой отчетности, и его важно не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси (если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов).

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Читайте также: