Как распечатать электронную трудовую книжку из 1с

Опубликовано: 26.12.2024

В начале использования электронных трудовых книжек в текущем году нет ничего сложного. Для этого требуются создание уведомлений, прием заявлений, формирование электронных книжек и отчетов в ПФР. Переходя на электронные трудовые книжки, следует сформировать уведомление, дать прочитать его работникам и попросить их расписаться, получить от них заявления о варианте ведения их трудовой до декабря года.

Для начала необходимо сформировать уведомление о начале использования в компании электронных трудовых книжек. Шапка уведомления оформляется обыкновенным для компании способом. Содержание документа о начале использования электронных трудовых выглядит приблизительно так:

Уведомление о ведении электронных трудовых книжек

1. Сообщаем, что с 1 января 2020 года данные о Вашей работе собираются и ведутся в электронной форме (содержатся на информационных ресурсах ПФР).

2. Ведение трудовой книжки в электронной форме обеспечивает работнику возможность получения доступа к указанным в ней данным путем обращения за ними к руководителю, а также путем обращения с соответствующим запросом:

в отделение ПФР;
в МФЦ.

3. Доступ к данным о Вашей работе также можно получить в личном кабинете сотрудника:

на веб-ресурсе ПФР;
на сайте Госуслуг.

4. С учетом всего вышесказанного трудовая книжка на бумаге больше не является базовым документом о Вашей работе, Вы вправе написать отказ от ее использования. Вы добровольно решаете вести трудовую книжку только в электронной форме и принимаете это решение самостоятельно по своему усмотрению.

5. Сотруднику, принявшему решение вести трудовую книжку лишь в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 Трудового Кодекса России (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В данном случае сотруднику будет предоставлена трудовая на бумаге.

6. Сотруднику, который не желает вести трудовую книжку только в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о продолжении ведения им трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового Кодекса России (заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме).

7. Если от сотрудника не поступало ни одного из упомянутых документов, его трудовая книжка будет вестись согласно статье 66 Трудового Кодекса России (иными словами, на бумаге).

8. Право на ведение трудовой книжки на бумаге остается у сотрудника и при приеме на другое рабочее место. Переход на ведение трудовой лишь в электронной форме возможен и после обозначенной даты. Для этого нужно просто составить на имя работодателя соответствующее заявление.

К данному уведомлению необходимо приложить лист ознакомления, в котором персонал должен расписаться и поставить дату.

Затем нужно получить от каждого работника заявление о том, желает ли он, чтобы его трудовая стала исключительно электронной, либо он принял решение вести трудовую на бумаге. Во втором случае все равно нужно будет вести документ еще и в электронной форме.

Заявление работника на выдачу электронной трудовой в 1С

Исходя из выбранного метода: в бумажной либо электронной форме – создаются соответствующие формы для печати заявлений в 1С.

Форма для печати заявления от работника на выдачу электронной трудовой

Электронная трудовая ведется со дня получения данного заявления. При этом необходимо отдать работнику трудовую на бумаге. В ней должна быть запись в свободной форме приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».

Форма для печати заявления от работника в 1С в случае ведения трудовой на бумаге

Если трудовая книжка будет вестись на бумаге, работодатель дополнительно должен вести еще и электронную книжку.

Переход к непосредственному оформлению электронных трудовых книжек

Перед созданием электронной трудовой в 1С необходимо обязательно поставить галки в кадровой документации.

После предварительных подготовки и настройки можно начинать переход к процессу формирования новой электронной трудовой для работника.

Открытие в меню программы «Электронные трудовые книжки», клик на «Создать», выбор «СТД-Р».
Создание электронной трудовой в 1С.
В форму «СТД-Р» 1С на автомате внесет необходимые сведения по работнику.

Форма для печати электронной трудовой в 1С

Возможны ее распечатка, проставление на ней подписи, выдача работнику, если это потребуется.

1С:Электронные трудовые книжки - сервис, который помогает сформировать отчетность в Пенсионный Фонд России, а также вести кадровый учет небольшой фирмы (оформлять прием, кадровый переводи увольнение сотрудника).

Ознакомиться с порядком работы в сервисе можно также в нашей Видеоинструкции

Правовое регулирование

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Все работодатели (организации и ИП) обязаны представлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России (далее - ПФР).

Сведения представляются по форме СЗВ-ТД "Сведения о трудовой деятельности, зарегистрированного лица" ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Начало работы в сервисе

Перед началом работы заполните сведения о работодателе, указав обязательные реквизиты. По кнопке "Заполнить реквизиты по ИНН" сведения будут заполнены автоматически.

Рис.1 Заполнение регистрационных данных работодателя

Ввод данных по сотрудникам

23.01.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" принят на работу Петров Петр Сергеевич на должность мастера с окладом 35 000 руб. в мес.

Для приема на работу введите данные по новому сотруднику. Раздел Сотрудники, кнопка "Создать".

Рис.2 Раздел "Сотрудники"

В форме укажите данные нового сотрудника. Обязательными для заполнения являются реквизиты ФИО, Дата рождения и СНИЛС, т.к. эти данные передаются в составе СЗВ-ТД. После ввода данных, нажмите кнопку "Записать и закрыть".

Рис.3 Редактирование данных сотрудника

Оформление кадровых документов

Чтобы принять нового сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу. Подменю Создать раздела Приказы - кнопка "Прием".

Рис.4 Раздел "Приказы"

Рис.5 Приказ о приме на работу

В поле "Наименование документа" можно указать наименование, которое будет выводится в форме СЗВ-ТД (это может быть не только "Приказ", но и "Распоряжение" или "Представление" и т.п.) . Заполните подразделение, в котором работает сотрудник и укажите его должность. Если для должности по закону установлены льготы, то в СЗВ-ТД указывается наименование в соответствии с квалификационными справочниками – эти сведения укажите в реквизите "Трудовая функция". Испытательный срок, оклад и условия приема заполняйте в случае, если кадровый документооборот ведется в программе и планируется распечатывать кадровые документы. Для регистрации события - нажмите кнопку "Провести и закрыть".

Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного сотрудника и выберите кадровое событие.

Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе "Сотрудники"

Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.

Какую отчетность сдавать

С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.

Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.

06.02.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Раздел Отчетность в ПФР, кнопка "Создать".

Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе "Отчетность в ПФР"

Выберите нужный отчетный период. По кнопке "Заполнить" программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.

Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне "Мероприятия" будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.

Рис.9 Окно "Мероприятия"

После заполнения формы СЗВ-ТД, нажмите кнопку "Провести". Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.

Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше - то отчет примут только в электронном виде.

Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД - не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнении сотрудника.

Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Способ ведения трудовых книжек

В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до 30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.

Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:

на бумажном носителе;
в электронной форме.

Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ "Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.

Рис.11 Раздел "Сотрудники", список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет "Выбран электронный способ ведения трудовой книжки".

С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.

Выписка из трудовой книжки

В случае увольнения сотрудника или по его заявлению работодатель обязан ему выдать "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем" форма СТД-Р. Сведения сформируйте в разделе Сотрудники - Сведения о трудовой деятельности форма СТД-Р.

Рис.13 Список сведений о трудовой деятельности, СТД-Р

Добавьте новый документ по кнопке "Создать", выберите сотрудника - сведения о его трудовой деятельности заполнятся автоматически.

Из формы СТД-Р возможно распечатать документ и выдать сотруднику.

Рис.14 Окно формы СТД-Р

Ответственность за непредставление сведений

Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ.

При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб.

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ). Санкции за подобное нарушение установлены в ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.

В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.

Основные изменения

При работе с ЭТК есть следующие процессы:

Все эти возможности реализованы в 1С.

Где найти ЭТП в 1С

По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки

Создадим заявления на электронную трудовую книжку:

Указываем организацию и дату заявления.
Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
Указываем руководителя и его должность.

По кнопке “Заявление” печатаем заявление:

СЗВ-ТД

Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.

Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:

Прием на работу, перевод, либо увольнение.
Сотрудник подал заявление о способе ведения электронной книжки.

Заполнение СЗВ-ТД

Создадим документ СЗВ-ТД:

В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.

В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.

Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:

Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.

Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.

Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:

Передача СЗВ-ТД в ПФР

После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:

После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:

Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.

При создании документа выбирается сотрудник. По нему заполняется личная информация и кадровые документы:

После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Для перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассказываем более подробно.

Оповещение работников о введении электронных трудовых книжек с 2020 года

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку.

Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи.

Крайний срок - 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1С:ИТС

Подробнее о локальных нормативных актах (как их принять, как ознакомить с ними сотрудников и пр.) см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении ЭТК

Не позднее 31.12.2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку (см. рис. 1).

Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Рис. 1. Документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020, могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся (ч. 6 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении работников, впервые поступивших на работу начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Заявление с волеизъявлением сотрудника включено в решения системы «1С:Предприятие 8».

Подробнее о сроках поддержки заявления о выборе сотрудником способа получения сведений о трудовой деятельности в учетных программах «1С:Предприятие 8» можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» .

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 подготовить Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности можно в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать. Для каждого сотрудника следует указать один из двух вариантов по желанию сотрудника (см. рис. 1):

Ведение бумажной трудовой книжки;
Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

По кнопке Заявление для каждого сотрудника будет подготовлено для печати соответствующее заявление, на котором сотрудник поставит подпись. Информация о произведенном выборе будет включена в состав отчета СЗВ-ТД.

Внесение изменений в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры при переходе на ЭТК

Работодателям в первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учета движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа работника от бумажной трудовой книжки отпадет необходимость ведения ее учета. После выдачи бумажной книжки работнику на руки в Книгу учета движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки работнику, а также расписку работника о получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек, и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте в 1С:ИТС . С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться также в 1С:ИТС .
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

1С:ИТС

Подробнее об учете и хранении трудовых книжек см. в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

Представление в ПФР данных о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР новый вид отчетности – форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника». Введение новой формы связано с переходом на электронные трудовые книжки. Соответствующие изменения внесены в законодательство о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

С 01.01.2020 сведения в Пенсионный фонд РФ работодатели должны представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (п. 7 ст. 1 Закона № 436-ФЗ):

прием на работу;
перевод на иную постоянную работу;
увольнение;
представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде;
обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.

С учетом переноса выходных дней впервые представить сведения в ПФР нужно будет не позднее 17.02.2020 за январь 2020 года (см. письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

С 01.01.2021 направлять в ПФР форму персотчетности придется всякий раз после принятия на работу или увольнения работника, но не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу или об увольнении.

Помимо подачи сведений в Пенсионный фонд РФ, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику в период работы и при увольнении.

Кроме того, работник получит право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД , проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проекты приказов об утверждении других форм :

для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».

В связи с переходом на ЭТК Пенсионный фонд РФ подготовил новый порядок электронного документооборота с работодателями . Электронный документооборот между работодателем и ПФР осуществляется при помощи автоматизированной информационной системы Пенсионного фонда РФ нового поколения (АИС ПФР-2). Оператором этой системы является ПФР.

Если вы пропустите уведомление, то:

в программах на управляемых формах необходимо в разделе Уведомления формы 1С-Отчетность нажать кнопку Создать и выбрать пункт Заявление на подключение к ЭДО ПФР;
в остальных программах - в форме Журнал обмена с контролирующими органами открыть раздел ПФР, закладка Исходящие документы. Здесь нужно переключить режим отображения на Заявления ЭДО ПФР и нажать кнопку Новый.

В «1С:Предприятии 8» проект формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», электронный формат СЗВ-ТД, форма СТД-Р поддерживаются с выходом очередных версий (см. таблицу).

Программа

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)

(по проекту)

«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» (СТД-Р)

Выпуск версии (запланирован)

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) (ПРОФ, КОРП, базовая)

3.1.12.113 от 10.01.2020

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 2.5) (КОРП)

Запланировано 2.5.14.х от 31.01.2020

2.5.14.х от 31.01.2020

«1С:ERP Управление предприятием 2»

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

«1С:Комплексная автоматизация 8» (ред. 2.0)

Запланировано 2.4.11.70 от 05.02.2020

«1С:Управление производственным предприятием 8» (ред. 1.3)

Запланировано 1.3.132 от 30.01.2020

Запланировано 1.3.133 от 27.02.2020

Запланировано 3.0.175 от 30.01.2020

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

Запланировано 3.0.75.66 от 22.01.2020

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0) (ПРОФ, КОРП и базовая)

Запланировано 2.0.66.110 от 31.01.2020

Подробнее о сроках реализации можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» в разделе «Оплата труда».

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрены подготовка и автоматическое заполнение отчетов СЗВ-ТД и СТД-Р, сохранение файлов отчетов и выгрузка в ПФР в требуемом формате.

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение) предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

Рис. 2. Кадровый документ «Прием на работу»

При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступно поле Трудовая функция.

Это поле добавлено в кадровые документы в соответствии с требованиями ТК РФ о регистрации изменении трудовой функции. Изменение трудовой функции, к примеру, при кадровом переводе может отличаться от изменения должности.

Кадровые документы, предназначенные для отражения в трудовой книжке, регистрируются как Мероприятия (рис. 3) в документах СТД-Р и СЗВ-ТД.

Рис. 3. Табличная часть «Мероприятия» документа «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р (рис. 4) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для печати и выдачи сотруднику на руки при его увольнении.

Рис. 4. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СТД-Р»

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД (рис. 5) формируется в меню Кадры - Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР.

Рис. 5. Документ «Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД»

Ответственность за несоблюдение правил ведения ЭТК

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, то есть по статье 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Закона № 436-ФЗ).

В частности, за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц и ИП - от 1 до 5 тыс. руб.;
на юридических лиц - от 30 до 50 тыс. руб.

1С:ИТС

Об оформлении трудовых книжек работников в электронном виде читайте в «Справочнике кадровика» раздела «Консультации по законодательству».

От редакции. Лекция «Электронные трудовые книжки: нормативное правовое регулирование, подготовка отчета в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)» с участием Н.А. Белянцевой (ПФР) и экспертов 1С состоялась в 1С:Лектории 30.01.2020.

С 2020 года начинается плавный переход к электронным трудовым книжкам. Классическая версия с рукописным заполнением остается, но альтернативная проще в использовании: надежнее - не потеряется, не порвется. Данные работника всегда доступны онлайн ему самому, а предприятия экономят на приобретении, хранении и обслуживании бумажных версий этого документа.

До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Нужно донести до персонала, что трудовые книжки будут двух видов и требуется выбрать подходящий вариант. Действительны будут оба.

Когда, по уважительной причине, заявление о выборе не может быть подготовлено в указанные законодательством сроки, то работник вправе предоставить его после выхода на службу, например, из декретного отпуска. Работодатель, тем временем, ведет двойной учет стажа: по-новому и старому образцу.

Сотрудники, которые впервые получат работу в 2021 году - априори переходят на цифровой вариант учета сведений.

Важно! Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года.

Предприятия должны подготовить и передать в Пенсионный Фонд России заявления, где будет указан способ предоставления сведений для каждого трудоустроенного. Для этого стоит обратиться к разделу «Кадры» , далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать» . Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:

Ведение бумажной трудовой книжки;
Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление» . Обновленная информация будет отражена в отчете СЗВ-ТД.

Для того, чтобы сведения сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД заполнялись автоматически, в документах кадрового учета (увольнение, перевод, прием на работу) предусмотрен флажок «Отразить в трудовой книжке» .

Когда установлена эта метка, становится доступна строка «Трудовая функция» . Уже сейчас, по требованиям Трудового Кодекса РФ, необходимо регистрировать изменение рабочих обязанностей. Например, в случае перевода в другой отдел, когда фактически должность не изменяется, а спектр действий наоборот.

Важно! Если сотрудник выбирает новый способ учета сведений, то в бумажном варианте составляется соответствующая запись – допускается свободная форма, отвечающая нормам.

Для отражения в электронной книжке кадровых документов, необходимо зарегистрировать последние, как «Мероприятия» в СТД-Р и СЗВ-ТД.

При увольнении сотрудника на руки выдается документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТДР-Р» . Чтобы его сформировать обратимся к разделу «Кадры» , далее «Электронные трудовые книжки» , кнопка «Создать» .

Помните, что отчет СТД-Р передается лично в руки, либо в цифровом виде по e-mail, т.к. справка содержит персональные данные. Передача третьему лицу возможна только с письменного разрешения владельца информации.

Для отправки отчета в ПФР используется документ «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД» , который так же расположен в разделе «Кадры». СВЗ-ТД сдавать придется ежемесячно. На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.

Полную информацию о выработанном стаже физическое лицо может запросить в Пенсионном Фонде, МФЦ или через портал госуслуг, а также по фактическому месту трудоустройства (за период работы на предприятии).

Основные нюансы мы разобрали. Остались вопросы? Обратитесь в нашу техническую поддержку на нашем сайте https://www.vdgb.ru/ и получите оперативную помощь по настройке программы, в решении сложных задач, или подробную консультацию.

Часто задаваемые вопросы:

1. В какие сроки нужно предоставить ПФР заявления заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности?

До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года, а работодатель оперативно передать его в ПФР.

2. Как сформировать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С: Бухгалтерия?

Нужно обратиться к разделу «Кадры» , далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать» . Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:

· Ведение бумажной трудовой книжки;

· Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление».

3. Когда сдавать «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД» в ПФР на каждого сотрудника?

Ежемесячно! Этот документ находится в разделе «Кадры» . На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.

Читайте также: