Как в 1с сделать справку 2ндфл сотруднику
Опубликовано: 28.10.2025
Справка 2-НДФЛ является многофункциональной и может использоваться на другом месте работы, в банках, ФНС для подтверждения размера заработка и уплаченных налогах. Ее может запросить ваш сотрудник, а так же она предназначена для обязательной сдачи в налоговую инспекцию.
Естественно, чтобы сформировать 2-НДФЛ на сотрудника, он должен быть принят на работу в программе, а так же нужно начислить ему заработную плату. Останавливаться на этом мы подробно не будем, так как все действия уже описаны в других наших статьях.
В 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия предприятия существуют два вида справок:
- «2-НДФЛ для сотрудников»;
- «2-НДФЛ для передачи в ИФНС».
В 1С ЗУП они находятся в меню «Налоги и взносы», а в Бухгалтерии в меню «Зарплата и кадры».
Принцип из создания и заполнения в обеих типовых конфигурациях одинаков, поэтому в рамках нашей пошаговой инструкции мы будем рассматривать пример на демо-базе ЗУП 3.1.
2-НДФЛ для сотрудников
Перейдите в список документов 1С 8.3 «2-НДФЛ для сотрудников». Для каждого сотрудника на определенный год создается отдельный документ. Нажмите на кнопку «Создать».
В открывшемся окне созданного документа заполните шапку. Здесь необходимо заполнить поля: год, организация и сотрудник. Остальные данные будут подставлены автоматически. Для их обновления воспользуйтесь кнопкой «Заполнить».
В том случае, когда вам в 1С 8.3 необходимо формировать данную справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, укажите это в реквизите «Формировать». В данной ситуации нужно выбрать верное значение в поле «ОКТМО/КПП», которое расположено ниже.
Если нажать на знак вопроса справа от поля «ОКТМО/КПП», программа уведомит вас, зарегистрированы ли доходы за данным сотрудником по выбранному коду. На рисунке выше доходы за 2017 год у Булатова Игоря Валентиновича по КПП «123456789» были зарегистрированы.
В том случае, когда доходов не было найдено, примечание программы будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. Данные о доходах в таком случае отображаться не будут.
На последней вкладке расположены личные данные того работника, для которого делается данная 2-НДФЛ. Их можно отредактировать непосредственно в карточке документа. Если они будут отличаться от тех, что введены в карточке сотрудника, программа выдаст вам соответствующее предупреждение.
После самостоятельной проверки всех данных, вы можете запустить программную проверку соответствующей кнопкой и провести документ. Далее печатается уже сама справка 2-НДФЛ по сотруднику.
Эта форма является приложением № 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года, о чем указано в ее шапке. Так же там прописано, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
В конце 2016 года налоговая служба утвердила несколько новых кодов доходов и вычетов. Их использование в справке 2-НДФЛ обязательно. Полный список новых кодов приведен в приложении к приказу ФНС от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@.
Старайтесь внимательно следить за выходом новых релизов отчетности и изменением законодательства, чтобы вовремя обновлять 1С и использовать только актуальные формы отчетности и способы расчетов.
Справки 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган
Данный документ так же расположен в меню 1С «Налоги и взносы». Создайте новый документ.
Перейдем к заполнению шапки. Первым делом укажите год и организацию, для которой формируется отчетность. Далее указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов. Так же здесь нужно указать КПП и код ИФНС, в которую данный отчет в дальнейшем будет передан.
Вид справок в нашем случае – «Ежегодная отчетность». Так же у данного поля доступно значение «О невозможности удержания НДФЛ».
Последним этапом заполнения шапки будет указание вида справки: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Заполнить саму табличную часть с сотрудниками вы можете автоматически (кнопка «Заполнить»), вручную, либо подбором. В рамках данного примера мы выбрали первый способ заполнения.
При нажатии на любую строку заполнившейся строки, для каждого сотрудника будет открыта отдельная справка 2-НДФЛ. Данный документ, по сути, является реестром справок сотрудников.
При печати в одном отчете сразу же сформируются справки по всем выбранным в документе сотрудникам. Они практически идентичны с той, которую мы формировали в предыдущем примере.
Как видите, здесь нет ничего сложного. Самое главное – правильно вести учет и следить за обновлениями программы.
Отвечая на вопросы наших пользователей и клиентов, сегодня мы рассмотрим процесс правильного заполнения и формирования такого достаточно распространенного документа, как справка 2-НДФЛ.
Рассматривать процесс будем в конфигурации 1С Бухгалтерия Предприятия версии 8.3. Точно те же действия для формирования справки 2-НДФЛ нужно выполнить и в Зарплата и Управление Персоналом 3.0 .
Будет показана процедура формирования справки 2-НДФЛ для налоговой и отдельно процедура формирования справки 2-НДФЛ для сотрудников. Исходим из того, что база данных нашего предприятия наполнена данными и в ней приняты на работу сотрудники и им начислена зарплата.
Заполнение справки 2-НДФЛ для налоговой (ИФНС)
Здесь и становится доступным выбор возможным выбор вариантов формирования справки 2-НДФЛ. Т.е. для налоговой или для сотрудников.
Заполняем нужные реквизиты. Выбираем год и указываем организацию. Некоторые обязательные реквизиты программа подставит самостоятельно на основании этих данных. Такое возможно при корректном заполнении справочника организаций и карточки выбранной организации.
Указываем вариант, определяющий вид справки. дату и номер программа подставит автоматически, при необходимости их можно редактировать.
Если учет настроен и ведется верно, то в результате, в табличной части будет сформирован список. Этот реестр сотрудников и нужен для отправки в налоговый орган. В случае попытки формирования отчета по организации или периоду, в котором не было исходных данных программа продемонстрирует предупреждение.
Также, при наличии подключения к соответствующим сервисам, можно воспользоваться возможностью проверки и отсылки реестра справок 2-НДФЛ в ИФНС через сеть Интернет.
И, наконец, можно сформированные данные вывести на печать. Для этого нужно кликнуть одноименную кнопку интерфейса.
Выберем нужный нам вариант печатной формы и программа сформирует печатный документ. В нашем случае, если выбрать печать справки, то система сгенерирует справки для каждого сотрудника из списка.
Заполнение справки 2-НДФЛ для сотрудника
Теперь открылся созданный новый документ.
Вводим организацию, поля ОКТМО и ИФНС заполнятся автоматически. Произойдет это, естественно, при условии полного и правильного заполнения учетной карточки организации. Далее выбираем сотрудника.
После формирования справки выполняем проверку, нажав на соответствующей кнопке. Если в данных будут неточности, то программа сообщит об ошибке. затем, в случае необходимости, печатаем справку 2-НДФЛ для сотрудника.
Печатаем документ. Стоит отметить, что если справка будет сформирована за предыдущие периоды, то ее печатная форма будет соответствовать той форме, которая действовала на момент, указанный в периоде формирования.
Так формируются справки 2-НДФЛ в программе 1С Бухгалтерия Предприятия 8.3 и 1C Зарплата и Управление 3.0 Персоналом 8.3 .
Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы
В справке 2-НДФЛ отражаются доходы, полученные работником за определенный период, а также сведения о налоге с доходов, исчисленном и удержанном в этом периоде. Справка может понадобиться как работнику для передачи в различные инстанции (например, для получения кредита или оформления возврата по декларации 3-НДФЛ), так и для отчетности перед налоговым органом.
Прочитав статью, вы узнаете, как сделать 2 НДФЛ в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0:
- для сотрудника;
- для отправки в ИФНС.
Действия перед формированием справки
Чтобы справка 2-НДФЛ в 1С была оформлена корректно, проверьте, что в программе:
- отражены все доходы работника за период;
- введены данные о вычетах, на которые у работника есть право, и отражены суммы фактических вычетов;
- налог исчислен, удержан и перечислен в налоговую.
Как сделать справку 2 НДФЛ в 1С для сотрудника
Все справки 2-НФДЛ в 1С для сотрудников доступны в меню Зарплата и кадры — Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников .
Создайте новую справку по сотруднику по кнопке Создать .
Открывается пустой документ. Для формирования справки заполните основные поля:
- Год — год, за который необходимо сделать справку;
- Организация — работодатель, если в базе ведется несколько организаций;
- Сотрудник — работник, которому необходима справка;
- ОКТМО/КПП и ИФНС заполняются автоматически из данных по организации;
- Формировать — вариант формирования справки Сводно или В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога (по умолчанию установлено Сводно).
После выбора данных форма заполнится автоматически. При необходимости повторного заполнения документа нажмите кнопку Заполнить . Например, если изначально выбрали неверную организацию, выберите верную и перезаполните документ.
В справке отражаются все доходы, полученные сотрудником в отчетном периоде, которому, в зависимости от вида, присваивается код.
В нашем примере в июле 2020 сотруднику выдана премия, а в сентябре он был в отпуске.
В правой части документа отображаются вычеты, если они предоставлены сотруднику в указанном периоде.
В нижней части документа в разделе Суммы дохода заполняются:
- Общая — общая сумма дохода за период;
- Облагаемая — в т. ч. налоговая база.
В разделе Суммы налога указываются суммы исчисленного налога, зачтенных авансовых платежей, а также удержанный, перечисленный, не удержанный или излишне удержанный налог.
Для проверки правильности заполнения справки по суммам используйте специальные отчеты — такие, как Сводная справка 2-НДФЛ , Подробный анализ НДФЛ по сотруднику с выбором необходимого сотрудника. Они доступны в меню Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате .
Например, сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику с отбором по Петрову Алексею Сергеевичу.
Здесь сверяются суммы в справке:
- Общая в справке сверьте с колонкой Начислено ;
- Облагаемая — с колонкой Налоговая база ;
- Исчислено , Удержано , Перечислено — с соответствующими колонками отчета;
- Зачтено ав. платежей — с колонкой Зачтено аванса ;
- Не удержано или Излишне удержано показываются в колонке Осталось удержать с плюсом или минусом соответственно.
Если все данные в справке заполнены верно, сохраните сведения и распечатайте сотруднику справку по кнопке Справка о доходах (2-НДФЛ) .
Внизу справки выводится ФИО руководителя. 2-НДФЛ нужно подписать. Печать ставить по законодательству не требуется. При этом если сотрудник попросит, поставьте печать — это не запрещено.
Как сделать справку 2 НДФЛ для ИФНС
Данная форма передается в налоговые органы налоговыми агентами по физическим лицам, у которых был доход. Перед составлением справки 2-НДФЛ в 1С для передачи налоговикам убедитесь, что установлен последний релиз программы: часто в форматы вносятся изменения.
Откройте и создайте справку в разделе Зарплата и кадры .
- Укажите год, организацию и дату создания отчета.
- Выберите вид справки:
- Ежегодная отчетность — для подачи ежегодной отчетности, используется чаще всего. В отчете проставляется признак 1.
- О невозможности удержания НДФЛ — используется, если в конце года у работодателя нет возможности удержать налог с доходов работника. Отчет формируется с признаком 2.
- Ежегодная отчетность за реорганизованную организацию, закрытое ОП и О невозможности удержания, за реорганизованную организацию, закрытое ОП — используется, если ведется учет зарплаты и НДФЛ по обособленным подразделениям, и одно из них или несколько закрываются. В отчете выводятся признаки 3 и 4 соответственно.
В программе расчет зарплаты обособленных подразделений включается в разделе Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты , флажок Расчет зарплаты по обособленным подразделениям .
Эта функция доступна, если в базе ведется учет до 60 сотрудников
Укажите тип справки:
- Исходная — если справку подаете впервые.
- Корректирующая — если вносите изменения в отправленную ранее справку.
- Аннулирующая — если хотите отменить справку.
Заполните справку всеми сотрудниками по кнопке Заполнить или выберите сотрудников по кнопке Подбор . Затем проверьте суммы. При необходимости для проверки используйте отчеты по зарплате, описанные в разделе >>
По ссылке Подписи укажите ответственного сотрудника, его должность и телефон.
![image011]()
Если какие-то данные некорректны в справке, отредактируйте сведения. Например, код дохода, сумму. Для этого щелкните 2 раза мышкой по строке с сотрудником.
Если данные в справке верны, сохраните документ.
Затем передайте справку в налоговую одним из способов:
При обращении в ИФНС для сдачи справок 2-НДФЛ на бумажном или электронном носителе приложите Реестр справок . Реестр доступен по кнопке Печать .
C 01.01.2021 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-/753.
В этой статье мы расскажем как составить справку для сотрудника в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) и в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).
Формирование справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в программе «1С:ЗУП 3»
Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемых сотрудникам, предназначен документ «2-НДФЛ для сотрудников».
1. Раздел «Налоги и взносы» - «Все документы по НДФЛ»
2. Кнопка Создать.
3. В поле «Год» выберите год, за который формируются сведения.
![]()
4. В поле «Сотрудник» выберите сотрудника из справочника «Физические лица», которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога.
5. В поле «Формировать» выберите «Сводно», если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения. Выберите «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога», если необходимо составить справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП указанных в поле ОКТМО/КПП и ставок налога.
6. В поле ОКТМО/КПП предлагаются только те ОКТМО/КПП, по которым есть зарегистрированные доходы физического лица, автоматически выбирается ОКТМО/КПП по последнему месту получения доходов. При формировании справки «сводно» этот список также дополняется регистрацией головной организации, даже если по ней не было дохода.
8. В поле «Дата» укажите дату составления справки.
9. На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части отображаются начисленные физическому лицу доходы, помесячно, облагаемые соответственно по ставкам налога 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% и предоставленные вычеты.
10. В другой табличной части отображаются предоставленные налоговые вычеты.
11. В разделах «Суммы дохода» и «Суммы налога» отображаются суммы дохода и налога по каждой закладке.
12. На закладке «Личные данные» отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о его доходах и сумма налога.
13. В нижней части формы документа по ссылке «Подписи» в полях «Подписал», «Должность», «Телефон» автоматически указываются Ф.И.О. и должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон.
![]()
14. Кнопка «Провести».
15. Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке «Проверить»
16. Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используйте кнопку «Справка о доходах» (2-НДФЛ)
Формирование справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в программе «1С:БП 3.0»
Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам, предназначен документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников».
1. Раздел «Зарплата и кадры» - «2-НДФЛ для сотрудников».
2. Кнопка «Создать».
3. В поле «Год» выберите год, за который формируются сведения.
![]()
4. В поле «Сотрудник» укажите сотрудника из справочника «Физические лица», которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога.
5. В поле «Формировать» выберите «Сводно», если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения. Выберите «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога», если справка составляется для указанной комбинации ОКТМО и КПП в поле ОКТМО/КПП и ставок налога.
6. В поле «ОКТМО/КПП» автоматически указывается ОКТМО/КПП выбранной организации.
7. В поле «ИФНС» автоматически указывается код налогового органа, где зарегистрирована организация или обособленное подразделение.
8. В поле «Дата» укажите дату составления справки.
9. На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части отображаются начисленные физическому лицу доходы, помесячно, облагаемые соответственно по ставкам налога 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% и предоставленные вычеты. Доход, облагаемый по ставкам 10% и 5% вводится вручную.
10. В другой табличной части отображаются предоставленные налоговые вычеты.
11. В разделах «Суммы дохода» и «Суммы налога» отображаются суммы дохода и налога по каждой закладке.
12. На закладке «Личные данные» отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о доходах.
13. В нижней части формы документа по ссылке «Подписи» в полях «Подписал», «Должность», «Телефон» укажите Ф.И.О. и должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон.
14. Кнопка «Провести».
15. Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке «Проверить».
16. Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используйте кнопку «Справка о доходах» (2-НДФЛ)
Справка 2-НДФЛ может составляться как для сотрудника, так и для налоговой службы. В 1С есть возможность оформить обе эти справки. Из статьи вы узнаете, как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия.
2 НДФЛ: как сделать в 1С для сотрудника
Справка 2-НДФЛ для сотрудника находится в разделе Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для сотрудников .
![]()
В форме укажите:
- Год — год, за который предоставляется справка;
- Сотрудник — работник, по которому предоставляется справка;
- Дата — дата формирования справки. Если она меньше 31 декабря выбранного Года , то справка предоставляется за период с начала года до даты, указанной в поле Дата .
После того как выбран сотрудник, автоматически заполнится документ — отразятся все доходы и предоставленные вычеты, а также заполнятся Личные данные . По кнопке Заполнить при необходимости можно обновить суммы.
В левой таблице доходы разбиты по ставкам (вкладки) и месяцам, кодам дохода (строки).
Предоставленные вычеты отражаются:
- профессиональные — в левой таблице;
- остальные — в правой таблице.
![]()
В «подвале» выведены итоговые суммы по сотруднику за период формирования справки.
На вкладке Личные данные заполнится вся необходимая информация по налогоплательщику НДФЛ.
![]()
После того как вы заполнили справку, укажите подписанта по ссылке Подписи .
![]()
Перед печатью справки проверьте ее, нажав на кнопку Проверить .
Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками.
![]()
Исправьте ошибки, отредактировав первичные документы или справочники. Например, Дату рождения необходимо заполнить в карточке физического лица. Потом перевыберите Сотрудника или воспользуйтесь кнопкой Заполнить .
![]()
БухЭксперт8 не рекомендует вносить исправления в сам документ 2-НДФЛ для сотрудника , потому что при его перезаполнении такие исправления не сохраняются.
Выведите на печать справку по кнопке Справка о доходах (2-НДФЛ) . PDF
Справка 2 НДФЛ: как сделать в 1С для налоговой службы
Справка 2-НДФЛ для налоговой службы предоставляется по всем сотрудникам. В 1С она формируется в разделе Зарплата и кадры — НДФЛ — 2-НДФЛ для передачи в ИФНС .
![]()
В документе укажите:
- Год — год, за который предоставляется справка;
- Организация — наименование организации, по которой предоставляется справка;
- Дата — дата формирования справки. Если она меньше 31 декабря выбранного Года , то справка предоставляется за период с начала года до даты, указанной в поле Дата .
- Вид справок — какая справка предоставляется:
- Ежегодная отчетность;
- О невозможности удержания НДФЛ;
- Ежегодная отчетность за реорганизованную организацию;
- О невозможности удержания, за реорганизованную организацию.
- Исходная — справка подается первично;
- Корректирующая — вносятся изменения в ранее поданную справку;
- Аннулирующая — полностью аннулирует поданную ранее справку.
По кнопке Заполнить автоматически заполните справку. В справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС отображаются только итоговые данные по сотруднику. Чтобы посмотреть детальные записи, щелкните два раза по строке с необходимым сотрудником. Детальные записи отражены в виде справок 2-НДФЛ по сотруднику . При изменении данных в них меняются и данные в справке 2-НДФЛ для передачи в ИФНС .
![]()
После заполнения документа запустите его проверку по кнопке Проверить .
Если программа обнаружит ошибки, то она оповестит вас и отметит блоки с ошибками.
В табличной части подсвечиваются красным те сотрудники, по которым обнаружены ошибки. Для их устранения перейдите в карточку 2-НДФЛ по сотруднику .
![]()
После проверки справки в программе рекомендуется проверить ее и программой Tester, для этого еще раз нажмите на кнопку Проверить .
![]()
Для проверки данная программа должна быть предустановлена у вас на компьютере.
![]()
После выполнения всех проверок справку можно:
Из документа 2-НДФЛ для передачи в ИФНС можно вывести на печать:
- Справку о доходах (2-НДФЛ), выводится на каждого сотрудника;
- Реестры.
![]()
- Операция учета НДФЛ в 1С 8.3: как заполнить
- Как сохранить оптимизм при уплате НДФЛ и взносов в 2019 году
- Мы выплатили зарплату за декабрь в декабре, как уплачивать НДФЛ?
- Два новых отчета по НДФЛ: анализ НДФЛ по датам получения доходов и анализ НДФЛ по документам-основаниям (из записи эфира от 04 октября 2018 г.)
- Утверждена новая форма справки 2-НДФЛ
- Как отразить материальную помощь в сумме не более 4000 руб. в отчетности по НДФЛ?
- Как отразить призы стоимостью не более 4000 руб. в отчетности по НДФЛ?
- Как отразить подарок стоимостью не более 4000 руб в отчетности по НДФЛ?
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Каким документом в программе вводить Договор долевого участия (ДДУ) ,предприятие.Здравствуйте! Помогите пожалуйста самостоятельно изменить настройки программы так, чтобы ускорить.Форма СЗВ-ТД не заполняет данные по сотрудникам которые перенесены из.Здравствуйте. Не удается обновить Бухгалтерия предприятия (базовая), редакция 3.0 (3.0.79.21).
Карточка публикации
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру
[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С
Приобретение малоценных объектов сроком использования более 12 месяцев
Читайте также:
- В ученическом договоре предусмотрено что после получения образования работник должен отработать
- Как правильно подписывать документы по доверенности за директора пример
- Какие справки нужны охраннику 4 разряда для работы
- Если запись в трудовой книжке не соответствует штатному расписанию
- Если сотрудник не выбрал способ ведения трудовой книжки до 31 декабря 2020
