Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец 2021
Опубликовано: 26.12.2024
Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.
Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.
Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:
- раздел сведений о работе на 8 разворотах;
- раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.
Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.
Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.
Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.
Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!
Москва: +7 (499) 938-49-02
Петербург: +7 (812) 467-39-58
Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453
Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.
Как подшить вкладыш в трудовую книжку?
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.
- На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
- Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
- Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
- Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
- Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.
Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?
Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.
- Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
- Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
- Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
- Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.
Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.
Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.
Трудовая книжка – основной документ, отражающий места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что для новой информации о деятельности трудящегося нет места. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку.
Когда требуется вкладыш
Если гражданин часто меняет места работы, и не остается свободных полей для отметок в трудовой книжке, работодателем оформляется типовое приложение. Правила его заполнения и оформления регламентированы для исполнения кадровыми органами предприятий.
ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно. Такое действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».
Правила оформления документа изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Приложение приобретается и оформляется руководством, но его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитывается из его заработной платы.
ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве сотрудника отправят на прежнее место работы для устранения проблемы.
Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела:
- Сведения о стаже (отведено 9 листов).
- Наградная информация (занимает 8 разворотов).
Перед тем как приступить к внесению данных во вложение сотрудник кадровой службы ставит штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия специальной печати в организации можно написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте.
ВНИМАНИЕ! Вклады является дополнением и без трудовой книжки не является действительным.
Образец заполнения
При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:
- Ф. И. О. работника в отдельных строках;
- дата заведения формуляра;
- запись об образовании и специализации работника;
- личная подпись сотрудника;
- подпись и печать кадровика.
ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.
Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.
Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.
Как правильно вшить вкладыш
Указаний нет, каким образом вшить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но правильнее присоединить приложение к задней обложке.
Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нужно дополнительно опечатывать.
Если вкладыш не один, следует пришивать их последовательно друг за другом.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Вкладыш представляет собой документ, использующийся в случае окончательного заполнения трудовой для последующего учета стажа работника. Он имеет ряд внешних отличий от трудовой книжки:
- 12 листов;
- обложка изготовлена из картона;
- формат 8,8х12,5 см;
- присутствуют элементы защиты.
- Нормативное регулирование
- Процесс приобретения
- Инструкция по заполнению
- На что стоит обратить внимание
- Нумерация
- Как вшить дополнение в трудовую
- Что делать, если отсутствует штамп
- Возникли ошибки в процессе вшивания
Форма установленного образца:
Внимание! Файл нельзя использовать как документ. Он служит для ознакомительных целей.
Пришивание вкладыша представляет собой единственно разрешенный способ продления трудовой.
Не соответствуют закону следующие действия работодателя:
- вкладывание чистых листов бумаги в книжку и дальнейшая фиксация записей на них;
- оформление нового экземпляра трудовой и использование его в качестве основного документа сотрудника;
- зачеркивание существующей графы о поощрениях работника и присваивание ей другого названия, связанного со сведениями о работе.
Неупомянутые варианты так же не допустимы и признаются прямым нарушением норм трудового права. В случае обнаружения таких несоответствий закону, трудовая книжка может быть признана подделкой.
Наличие вкладыша важно не только для работников, но и для организаций. Согласно закону работодатель при приеме сотрудника на работу обязан зафиксировать в трудовой этот факт в течение 5 дней с того момента, как работник принялся исполнять свои обязанности.
Если этого не сделать, то действия работодателя могут быть расценены как нарушение.
Во избежание таких ситуаций организация может необоснованно отказать работнику в приеме на службу. Однако это может иметь ряд неутешительных последствий:
- Непринятый работник может обратиться для защиты своих прав в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
- Работодатель рискует потерять ценного сотрудника из-за отсутствия дополнительных бланков.
Нормативное регулирование
В российском законодательстве отсутствует акт права, который бы регулировал процесс вшивания вкладыша в основной документ работника. Однако упоминание об этом документе и цели его использования содержится в Правилах № 225, которые были учреждены Правительством РФ 16.04.03 года.
В данных Правилах утверждается необходимость оформления дополнения, если все страницы первого документа были заполнены. Также уточняется, что вкладыш рассматривается как составная часть трудовой и не считается действительным без нее.
Процесс приобретения
Правом на приобретение этих документов обладают только работодатели. Им запрещается принимать бланк, принесенный работником, или требовать от него предоставления чистого бланка.
Приобрести бланк можно у посредников, которые осуществляют реализацию продукции, произведенной Гознаком Министерства финансов РФ. Эти распространители обязаны иметь специальную доверенность на занятие такой деятельностью, в которой есть информация о номерах серий вкладышей.
Обязательным условием является наличие лицензии и сертификата, которые обеспечивают юридическую чистоту сделок. Если работодатель решит приобрести бланки у других поставщиков, то он рискует быть обвиненным в подделке трудовых.
Согласно Правилам организация вправе выдавать бланки на следующих условиях:
- предоставлять бланки на безвозмездной основе и всегда иметь некоторый запас чистых трудовых книжек и вкладышей;
- взимать денежную плату, соответствующую стоимости бланка, если его выдача не была вызвана действиями, которые по вине работодателя привели к утрате или порче документов.
В случае увеличения стоимости бланков у распространителей, организация вправе взимать с работника только ту сумму, которую она заплатила за покупку именно этого вкладыша. Намеренное завышение цены, зафиксированной в накладной на приобретение документа, будет расцениваться как нарушение закона.
Средняя стоимость вставки в трудовую составляет от 140 до 200 рублей за один экземпляр.
Инструкция по заполнению
Организация может предоставить на выбор работника 2 варианта заказа бланков:
- путем наличной оплаты его стоимости по накладной;
- путем написания заявления на получение бланка.
Оба действия не противоречат закону. Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры.
Заявка на выдачу бланков
Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы. Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.
Заявление может быть написано в свободной форме. Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику.
Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка.
Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется. Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.
При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:
- За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
- На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.
На что стоит обратить внимание
До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты. Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.
В случае получения высшего образования, о чем не было записано на титульном листе трудовой, в дополнении следует отметить этот факт.
Если специальность работника претерпела изменения, то работодатель вправе указать новую специальность при приеме на службу, если сотрудник представил соответствующие документы.
После ознакомления с таким документом сотрудник отдела кадров предпринимает следующие действия:
- Делает ксерокопию представленного документа.
- Подшивает ее в личное дело работника.
- Ориентируясь на паспортные данные, указывает на титульной странице книжки новую фамилию.
- На обложке трудовой с внутренней стороны фиксирует информацию об изменении фамилии, ссылаясь на представленный документ.
Нумерация
Важно присвоить первой записи во вкладыше порядковый номер, который бы соответствовал существующим правилам. Нужно чтобы он превышал на единицу номер, который был присвоен последней записи в трудовой.
Таким образом, осуществляется сохранение определенной очередности порядковых номеров. Это необходимо для создания целостности всех данных, которые были внесены в документ.
Допустим, что последняя запись в документе была под номером «20» и содержала информацию о принятии сотрудника на работу. Следовательно, первая отметка во вкладыше, вшитом в книжку, будет идти под номером «21» и может свидетельствовать об увольнении или о премировании работника.
Как вшить дополнение в трудовую
Чтобы вшить бланк согласно правилам, нужно сделать на нем дырки в тех же местах, где они расположены в трудовой. Пришивать вкладыш следует к развороту, на котором находится последняя страница документа.
Вшивание дополнительных листов в трудовую
Для того, чтобы проделать дырки, можно использовать обычное шило. После взять темные нитки и иголку и аккуратно пришить бланк в выбранных местах.
Что делать, если отсутствует штамп
Если по каким-либо причинам в организации нет штампа, то существуют два выхода из этой ситуации:
- В срочном порядке оформить заказ штампа и получить его в ближайшие дни.
- Имеет место отметка обычной ручкой о том, что вкладыш был вшит. Она должна находиться на том месте, где предполагался штамп. Необходимо использовать синюю или черную ручку и аккуратным почерком написать «вкладыш выдан», затем указать дату и поставить подпись.
Возникли ошибки в процессе вшивания
- Сначала нужно попытаться отсоединить неправильно прикрепленный бланк без порчи самой трудовой. Если это невозможно, то заводится дубликат.
- Орфографические и пунктуационные ошибки можно устранить путем аккуратного зачеркивания. В случае большого количества ошибок следует прибегнуть к замене бланка на новый и в следующий раз внимательнее проверять написанное.
- Рекомендуется сначала заполнять титульный лист бланка и только после этого подшивать его в книжку. Это позволит избежать извлечения вкладыша при обнаружении ошибок.
Знание нюансов заполнения вкладыша понадобится как отделу кадров, так и лицам, претендующим на какую-либо должность для проверки процесса оформления этого документа.
Отнесение вкладыша к категории документов строгой отчетности говорит о необходимости соблюдения особых правил при его заполнении и использовании, а также об ответственном поведении обеих сторон трудовых отношений.
В деятельности любого работника может наступить такой момент, когда в его трудовой книжке просто не останется пространства для внесения записи об очередном месте работы или увольнении. Открывать новую трудовую книжку в такой ситуации не следует. Специалисту кадровой службы просто потребуется взять специальный вкладыш, отпечатанный на гербовой бумаге, заполнить его соответствующим образом и аккуратно вшить между корочкой и последним листом документа.
Порядок оформления вкладыша
Бланки вкладышей в трудовые книжки обычно хранятся в бухгалтерии компании. Для их получения работник кадровой службы пишет заявление и забирает нужное ему количество экземпляров. После этого он приступает к оформлению документа, а именно:
- Во вкладыш вносятся все необходимые записи о трудоустройстве, переводе или увольнении работника;
- Бумага вшивается в конец книжки плотными нитками и толстой иглой так, чтобы её было удобно её открывать;
- На титульном листе документа проставляется штамп «Выдан вкладыш»;
- На печати, размер которой составляет всего 10*25 мм, указываются реквизиты (например, ВТ № 034 5678);
- Сведения о добавлении вкладыша заносятся в рабочий журнал.
Существует ряд нюансов, которые важно учитывать при заполнении дополнительного листа в трудовую книжку:
- Титульный лист заполняется на основании паспорта и документов об образовании сотрудника;
- Сам по себе вкладыш никакой юридической силы не имеет – он действителен только вместе с основным документом;
- Листы вложенной бумаги аккуратно нумеруются сразу после её добавления.
- Вкладышей может быть несколько: все они должны быть надежно закреплены в конце книжки, а их реквизиты проставлены на титульном листе документа;
- Работодатель имеет право взимать с работника плату равную стоимости вкладыша, в случае его оформления.
Записи, которые вносятся на вложенный лист, продолжают сведения, указанные в трудовой книжке ранее, то есть их не следует начинать нумеровать с единицы. Если в записи допущена ошибка, то работник отдела кадров аккуратно перечеркивает неверные данные, прописывает корректную информацию, ставит подпись и пометку «Исправленному верить».
Основные ошибки при оформлении вкладыша
Несмотря на то, что оформить вкладыш в трудовую книжку несложно, некоторые кадровые работники, сталкиваясь с этим вопросом впервые, допускают ошибки. Запрещено:
- Использовать вместо вкладыша обычный чистый лист бумаги;
- Добавлять листы из другой трудовой книжки;
- Вклеивать, а не вшивать дополнительный лист;
- Перечеркивать название раздела, касающегося награждения и продолжать в нем записи о трудовой деятельности.
Недочет может быть допущен и в процессе заполнения. Некоторые кадровые работники сначала подшивают его в конец книжки и прописывают реквизиты на титульном листе, и лишь потом начинают заполнение. В случае ошибки в записях вкладыш нельзя будет просто выбросить – его придется аккуратно изъять из документа и составить акт о его списании, поскольку сведения о нем уже указаны на титульном листе.
Таким образом, оформление вкладыша в трудовую книжку – установленный законом процесс, позволяющий продолжить записи о трудовой деятельности работника, если таковые не умещаются на основных листах документа. Работнику кадрового отдела следует изначально аккуратно внести в документ необходимые записи, пронумеровать его и лишь затем плотно вшить в конце трудовой книжки и указать его реквизиты на титульном листе документа.
Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.
Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.
Что при этом категорически запрещено:
- внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
- вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
- использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
- использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.
Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.
Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.
Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно
Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.
Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:
- Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
- После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
- Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
- Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
- Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
- После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
- Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.
Изменение фамилии работника
Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.
Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:
- Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
- На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
- На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.
Запись о работе попала не в тот радел
Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:
- Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
- В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
- Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.
Образец оформления
Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:
Как вставить вкладыш в трудовую книжку
Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.
Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.
Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.
Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше
После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.
Конкретно на деле это выглядит так:
- Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
- По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
- Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
- Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.
Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку
Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе. Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».
Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.
Читайте также:
