Как вы поступите если обнаружите ошибку в нумерации листов дела

Опубликовано: 25.12.2024

Соискатель__________________
Дата _______________________

1. Если кадровик ошибся при заполнении титульного листа трудовой книжки, его действия:
а) зачеркнуть неверную запись, а рядом написать правильную
б) списать бланк как испорченный и заполнить новый
в) ничего не предпринимая, продолжить заполнять трудовую книжку

2. Если в трудовую книжку была внесена неправильная запись, кадровик должен:
а) зачеркнуть неверную запись, а рядом написать правильную
б) ничего не предпринимать
в) признать неверную запись недействительной и внести правильную запись

3. Если работник идет в очередной оплачиваемый отпуск, а сразу после него в учебный отпуск, можно ли оба отпуска оформить одним приказом?
а) да, можно, для этого существует специальная форма приказа
б) нет, нельзя

4. Обязательно ли наименование должности (профессии) в трудовой книжке должно соответствовать квалификационным справочникам должностей и профессий?
а) да, обязательно
б) нет, не обязательно
в) обязательно, если по данной должности (профессии) законом предусмотрены льготы или ограничения

5. Является ли заявление о приеме на работу обязательным документом?
а) да, является
б) нет, не является
в) да, в некоторых случаях

6. Если трудовая книжка работника утеряна, порвана, испачкана, нужно:
а) завести новую трудовую книжку
б) оформить дубликат
в) возможны оба варианта

7. Предоставляется ли отпуск по беременности и родам женщинам, которые работают по совместительству?
а) предоставляется и оплачивается
б) предоставляется, но не оплачивается
в) вместо него предоставляется отпуск без сохранения заработной платы

8. Обязан ли работодатель создать на предприятии комиссию по трудовым спорам?
а) да, обязан
б) нет, не обязан
в) обязан, в случае если этого потребуют работники

9. Какие из перечисленных документов предъявляются при приеме на работу по совместительству в другую организацию?
а) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
б) справка о доходах с основного места работы
в) письменное согласие работодателя по основному месту работы

10. Номенклатура дел - это:
а) папки с документами
б) план по работе с документами
в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

11. Закончите фразу: "При составлении графика отпусков.
а) мнение работников не учитывается"
б) обязательно учитывается мнение всех работников"
в) обязательно учитывается мнение сотрудников, которым по закону отпуск предоставляется в удобное для них время"

12. Сколько времени должны храниться личные дела руководителей организации?
а) постоянно
б) 50 лет
в) 75 лет

13. Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению?
а) начальник отдела кадров
б) директор по персоналу
в) экспертная комиссия

14. Приказы по личному составу группируются в дела:
а) по видам и хронологии
б) по срокам хранения и хронологии
в) по видам и срокам хранения

15. Проверка наличия и состояния документов осуществляется:
а) не реже чем один раз в пять лет
б) ежегодно
в) по мере необходимости

16. Закончите фразу: "Работа надомников в нерабочие праздничные дни оплачивается.
а) в одинарном размере"
б) в двойном размере"
в) не оплачивается"

17. Сотрудник подал заявление об увольнении по собственному желанию, а на следующий день заболел. Двухнедельный срок предупреждения об увольнении подходит к концу а временная нетрудоспособность еще не закончилась. Когда оформить увольнение работника?
а) по истечении двухнедельного срока, несмотря на то, что временная нетрудоспособность продолжается
б) в первый день выхода на работу после закрытия больничного листа
в) через две недели после закрытия больничного листа, так как этот срок сотрудник должен отработать

18. Организация ликвидируется. Почти все работники уже уволены в порядке перевода к другому работодателю (п.5 ч.первой ст. 77 ТК РФ). Но в организации все еще числятся две беременные женщины. Как с ними поступить, чтобы они не потеряли работу?
а) также уволить переводом по их просьбе или с их согласия на работу к другому работодателю (п.5 ч.первой ст. 77 ТК РФ)
б) уволить по пункту 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса (ликвидация организации), а затем при их согласии, принять на работу к другому работодателю
в) можно использовать как первый, так и второй способ

19. Положено ли выходное пособие сотруднику, который увольняется в связи с истечением срока трудового договора?
а) положено, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором
б) безусловно, положено
в) нет, не положено

20. Сотрудника увольняют в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Какую статью Трудового кодекса следует указать в трудовой книжке в качестве основания для увольнения?
а) часть первую статьи 71 ТК РФ
б) пункт 4 первой статьи 77 ТК РФ
в) пункт 5 части первой статьи 81 ТК РФ

21. В каком из перечисленных случаев работнику предоставляется учебный отпуск с сохранением заработной платы?
а) работник получает второе высшее образование
б) работник, уже имея высшее профессиональное образование в другой области, впервые получает среднее профессиональное образование по определенной специальности
в) работник обучается в вузе на очной форме обучения

22. При сокращении численности штата работника следует уведомить за два месяца:
а) в любой форме
б) в письменной форме
в) в письменной форме, под роспись

23. При расторжении трудового договора с несовершеннолетним работником нужно уведомить:
а) государственную инспекцию труда и территориальный орган пенсионного фонда
б) комиссию по делам несовершеннолетних и налоговую инспекцию
в) комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав и соответствующую инспекцию труда

24. Индивидуальные споры между работником и работодателем рассматриваются:
а) районными судами и комиссиями по трудовым спорам
б) мировыми судьями и комиссиями по трудовым спорам
в) только комиссиями по трудовым спорам

25. Руководитель организации работать по совместительству у другого работодателя:
а) может
б) не может
в) может только с разрешения уполномоченного органа юридического лица либо собственника имущества организации

27. Когда нужно подшивать документы в дело?
а) в конце календарного года
б) после их исполнения
в) как только появляется документ, относящийся к делу, его нужно сразу же подшить в соответствующую папку

28. Постановление Правительства РФ о переносе праздничных нерабочих дней должно быть:
а) официально опубликовано за два месяца до наступления следующего календарного года
б) принято не позднее чем за месяц до наступления даты переносимого выходного дня в текущем году
в) официально опубликовано не позднее чем за два месяца до наступления даты переносимого выходного дня в текущем году

29. Выбирете неверное утверждение "Испытание при приеме на работу не устанавливается:
а) для беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет"
б) при заключении срочного договора на трехмесячный срок"
в) для лиц, выбранных на выборную должность на оплачиваемую работу"

30. Страница, на которой указано количество листов дела, особенности его нумерации, а также проставлены отметки о состоянии и составе дела, называется.
а) внутренняя опись
б) примечания
в) лист-заверитель

31. Работник в возрасте 17 лет имеет право на очередной оплачиваемый отпуск в размере:
а) 31 день
б) 28 дней
в) рассчитывается пропорционально, в зависимости от дня наступления совершеннолетия

32. При ликвидации структурного подразделения изменения в штатном расписании вступают в силу:
а) сразу после принятия решения о ликвидации структурного подразделения
б) по окончании двух месяцев после принятия руководством решения о ликвидации структурного подразделения
в) после уведомления работников о предстоящей ликвидации подразделения

33. Прдолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника:
а) 130 часов в год
б) четырех часов в течение двух дней подряд
в) двух часов в день

34. Как вы поступите, если обнаружите ошибку в нумерации листов дела?
а) воспользуюсь ластиком, ведь дело нумеруется простым карандашом, который легко стирается
б) ничего не поделаешь - придется воспользоваться корректирующей жидкостью
в) зачеркну старые номера, а рядом поставлю новые

25-34 правильных ответа
Соискатель сумел правильно ответить на большинство вопросов. Это говорит о том, что он знает трудовое законодательство и практику работы инспектора по кадрам. Скорее всего, соискатель имеет практический опыт и сможет быть эффективным на должности инспектора по кадрам.

13-24 правильных ответа
Соискатель сумел правильно ответить на более чем половину вопросов. Это говорит о том, что у него есть отдельные пробелы в знаниях, которые могут быть устранены в процессе практической деятельности или под руководством более опытного наставника.

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях 1 (далее — Инструкция по делопроизводству) и гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций 2 (далее — Правила работы архивов).

Дела в организации заводят работники структурного подразделения, как правило, в начале каждого года в виде обычных папок-скоросшивателей. В течение года документы создаются и по мере их исполнения подшиваются в соответствующее дело (в соответствии с номенклатурой дел организации) 3 . Все дела (независимо от сроков их хранения) при заведении подлежат частичному оформлению 4 .

Частичное оформление дела при заведении его в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел 5 . На обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);

· наименование организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного в скобках);

· наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);

· индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии со значением графы 1 «Индекс дела» номенклатуры дел);

· заголовок дела (в соответствии со значением графы 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)», утвержденной номенклатурой дел);

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения значение из графы 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»).

Реквизиты обложки оформляются с использованием свето- и водостойких чернил, туши или шариковой ручки. Допускается оформлять реквизиты обложки с помощью технических средств на отдельном листе и наклеивать его затем на обложку дела 6 .

Пример оформления обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

Учреждение здравоохранения «10-я городская клиническая больница»

Дело № 1-5 Том № ____

Приказы главного врача по основной деятельности

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить постоянно

После завершения делопроизводственного года дело «закрывается» (за исключением переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет), новые документы в него не подшиваются, а само дело (в зависимости от установленных сроков хранения) подготавливается к передаче на хранение в архив организации либо для уничтожения.

Дела оформляются работниками структурных подразделений, в которых они были сформированы в году, следующем за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2016 году, должны быть оформлены в течение 2017 года.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению 7 , которое предусматривает следующие работы 8 :

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле;

· составление внутренней описи документов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

· систематизацию документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются 9 .

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются таким образом, чтобы текст всех документов, дат, виз и резолюций на них мог свободно читаться. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Все металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) удаляются из документов 10 .

Правила нумерации листов дела установлены п. 185 Инструкции по делопроизводству и п. 77 Правил работы архивов.

Все листы в деле (кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, которые нумеруются отдельно) нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Нумерация с использованием чернил и цветных карандашей не допускается. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно. Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов, например: 15а, 15б.

К делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание его документов, к делам, состоящим из документов, сформированных по видам и разновидностям (например, дело с приказами по основной деятельности или с протоколами собраний), целесообразно составлять внутреннюю опись документов дела 11 .

Во внутренней описи перечисляются все документы дела с указанием их порядковых номеров в деле, дат, индексов, заголовков и номеров листов, на которых расположен каждый документ. В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле 12 .

Пример внутренней описи к делу с протоколами заседаний
экспертной комиссии организации

П ожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

  • информационная система - «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
  • специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
    • в электронном журнале (обычно в Excel) или
    • в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже - для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).

    Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:

    • стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
    • но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен.

    Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа, например, приказа, то надо:

    • сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
    • а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от. №. » с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).

    В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).

    Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то (но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:

    • «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
    • «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).

    В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место - это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».

    Закрываем регистрационный журнал

    Кроме журнальной формы возможна регистрация с помощью регистрационных карточек документов (РКД). Стоит отметить, что большинство программ автоматизации документооборота строятся именно на карточном учете: реквизиты документа заносятся в отдельные экранные карточки и попадают в базу данных, из которой формируется журнал. При закрытии года многие СЭД просто блокируют возможность дальнейших изменений и «накопленное за год богатство» в виде журнала в файле неизменного формата позволяют записать на внешний носитель. Одновременно обнуляются счетчики порядковых номеров документов внутри большинства регистрируемых документопотоков, чтобы с нового года начать отсчет заново.

    Если мы вели журнал учета в Excel, то в конце года его можем распечатать, прошить и оформить итоговую запись о количестве внесенных записей в течение года (по образцу, показанному в Примере 2). Распечатывать надо далеко не все журналы регистрации, а только тех документов, которые потом подлежат длительному или постоянному хранению (причем электронная форма журнала в архиве тоже пригодится как удобный справочный аппарат; кроме того, на ее основе проще будет создавать внутренние описи документов дел). Если журнал нет надобности распечатывать в конце года, то итоговая запись вносится в его последние строки в электронном виде (без рукописного росчерка и печати), далее файл можно конвертировать в неизменный формат (например, .pdf), запаролить, подписать электронной подписью (руководителя службы делопроизводства), чтобы исключить внесение исправлений задним числом.



    Если велся бумажный журнал регистрации, то просто оформляем в нем запись по итогам года. Она подписывается руководителем делопроизводственной службы и заверяется печатью.

    Перед ее оформлением как раз и проверяют правильность ведения регистрационного журнала. Пропущенные номера лучше отразить в примечании в соответствующей строке и в записи по итогам года (отмечено цифрой 1 в Примерах 1 и 2).

    Архивно-техническая обработка дела

    Закрытие журналов регистрации документов вручную обычно производят в конце последнего рабочего дня уходящего года либо в первый рабочий день следующего года. В СЭД это может производиться автоматически по заранее настроенному алгоритму 1 января каждого года. А архивно-техническую обработку дел, закрытых в делопроизводстве, производят не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года после их закрытия.

    Полному оформлению подлежат дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу. Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:

    • нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
    • оформление листа-заверителя дела и
    • внутренней описи документов дела;
    • полного оформления титульных листов.

    Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:

    • не только в журнале регистрации (см. цифру 1 в Примерах 1 и 2),
    • но и во внутренней описи документов дела: только в итоговой записи (цифра 1 в Примере 4), а в табличной части будут перечислены лишь имеющиеся документы обычным способом.

    Тогда сразу будет ясно, что это «техническая» проблема пропущенного порядкового номера, а не более серьезная - утрата документа.

    При этом не пытайтесь вписать данную информацию в лист-заверитель - там это сделать просто негде (см. «!» в Примере 3):

    4.1.2. Нумерация листов в делах

    Нумерация листов в делах осуществляется для закрепления систематизации документов дела и обеспечения их сохранности.

    Номера листов указываются арабскими цифрами в верхнем правом углу листа простым карандашом или нумератором валовым порядком.

    Обязательно нумеруются лицевые стороны листов дела. В практике работы некоторых архивов оборотные стороны листов нумеруются в тех случаях , когда на них имеется текст, либо иная информация (например, лицевая сторона листа – 1. оборотная сторона листа – 1 об ).

    В целях избежания пропуска листов при проставлении нумерации необходимо держать дело в развёрнутом виде и переворачивать каждый лист. Недопустимо при проставлении нумерации перебирать листы за верхний правый угол.

    Номер листа пишется чётко, аккуратно. Недопустимо подчеркивание, обведение номера в кружочек. Неверно указанные номера листов зачеркиваются, не стираются. Запрещается использовать при проставлении нумерации чернила, тушь, пасту, цветные или химические карандаши.

    Номер листа не должен затрагивать текст документа.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

    Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и учитываются в листе-заверителе отдельно от общего количества листов документов в деле.

    Нумерация крупноформатных и сложенных листов. Крупноформатные, а также сложенные листы нумеруются развернутыми .

    Нумерация листов, подшитых за середину. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и в этом случае нумеруется как один лист. При невозможности расшить дело лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как 2 листа.

    Нумерация неподшитых листов . Неподшитые листы нумеруются очередным номером и шифруются – в нижней части листа или на обороте указываются номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа.

    Нумерация конвертов и вложений. Вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Вложения в конверт также как и неподшитые листы шифруются.

    Нумерация склеенных и наклеенных листов. Склеенные листы нумеруются как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

    Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Лист, приклеенный за край, нумеруется, как и лист, к которому он приклеен.

    Нумерация фотографий в альбоме. Фотографии, наклеенные в альбом, нумеруются на листе альбома над правым верхнем углом документа. Количество приклеенных на листе фотографий отмечается в листе-заверителе. Фотографии, вставленные в прорези альбомного листа или держатели, считаются отдельными листами и шифруются на оборотной стороне.

    Нумерация чертежей, диаграмм, рисунков. Чертежи, диаграммы, другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне.

    Нумерация чистых листов. Чистые листы не нумеруются. В ряде архивов указывают их количество после соответствующего листа (например, 7 лл . после л.6). Чистые листы могут быть пронумерованы в случае необходимости отразить в листе-заверителе листы с филигранями.

    Листы, прокладывающиеся между документами, также не нумеруются.

    Нумерация чистых бланков. Бланки документов нумеруются как листы, содержащие информацию.

    Литерные номера. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров, например 7а.

    Все особенности нумерации листов в деле отражаются в листе-заверителе дела.

    Суммарное количество листов в листе- заверителе указывается цифрами и прописью. Все литерные и пропущенные номера листов (в т.ч . не внесенные в лист-заверитель ранее) включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов суммарное количество листов в деле пересчитывается: количество литерных листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела .

    В листе-заверителе дела кроме особенностей нумерации фиксируются:

    - особенности формирования дела;

    - особенности оформления документов;

    -особенности физического состояния бумаги и текста.

    Особенности формирования дела определяются наличием в деле следующих документов:

    -почтовой продукции (конверты, открытки, незапечатанные письма , штемпели, марки и другие знаки почтовой оплаты);

    - изобразительных документов (фотографии, рисунки, чертежи, планы, схемы, диаграммы);

    -художественно-оформленных, специфических документов (визитки, меню, приглашения, билеты т.п.);

    -типографских изданий (брошюры, листовки, вырезки);

    -неправильно подшитых документов (за один край, за середину листа, сложенных по вертикали и горизонтали, наклеенных листов);

    К особенностям оформления документов относятся оттиски печатей, сургучные печати, автографы, пометы, рисунки на полях документов.

    К особенностям физического состояния относятся разрывы, отрывы, проколы, отверстия, загибы листов, угасающий текст.

    Проверка нумерации листов. При проверке нумерации листов уточняется правильность существующей нумерации, общее количество листов, правильность отражения особенностей нумерации и других особенностей дела в листе заверителе.

    Каждый непронумерованный лист и (или) лист пронумерованный повторно одним и тем же номером, нумеруется по возможности порядковым (если он не проставлен) или литерным номером.

    В связи с изменением нумерации листов в деле, номера листов, имеющих особенности, сверяются с номерами листов, указанными в листе-заверителе. При несоответствии вносятся исправления в лист-заверитель.

    Внесенные в лист-заверитель дела уточнения (дополнения) и изменения заверяются подписью лица, внесшего изменения.

    В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация . При этом старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые. Лист-заверитель дела переоформляется.

    Помните , что каждое конкретное дело может иметь свои особенности нумерации, которые определяются особенностями формирования дела.

    Если дело имеет многочисленные особенности (формирования, оформления документов, физического состояния и нумерации) целесообразно указать их сначала на черновике листа-заверителя, а потом оформить лист-заверитель по установленной форме.


    Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87. Это быстро и бесплатно !

    Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

    Нормы закона


    Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

    Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

    К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

    Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

    Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

    Обложки

    Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

    • стандартными
    • нестандартными
    • длительного хранения

    Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

    Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

    Опись – всему голова

    Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

    • наименование документа;
    • дату составления описи;
    • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
    • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
    • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

    Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

    Закрытое акционерное общество

    Итого ______________________________________________ документов.

    (цифрами и прописью)

    Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

    Как пронумеровать листы?

    При нумерации листов следует помнить несколько правил:

    • нумеруются именно листы, а не страницы;
    • опись нумерации не подлежит;
    • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
    • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
    • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
    • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
    • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;


    • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
    • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
    • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
    • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
    • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

    Ошибки в нумерации

    Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

    Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

    Как сшивать документы?


    Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

    Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

    Заверительная надпись

    После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    Читайте также: