Как заполнить сзв тд если сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе

Опубликовано: 26.12.2024

Перед вами отрывок из экспресс-курса «Переход на электронные трудовые книжки. Новые правила». Из отрывка вы узнаете, когда сдавать СЗВ-ТД, и увидите образец заполнения с комментариями:

1. Кто из работодателей сдает форму СЗВ-ТД?

Представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны все работодатели: организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности работников, в том числе если работник всего один.

Форму СЗВ-ТД работодатели заполняют и представляют в территориальный орган ПФР (п. 1.4 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Государственные органы — не исключение: они предоставляют отчет в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем 3 пункта 2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

2. Каким способом сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?

У работодателя-страхователя 25 работников и больше. Сведения о трудовой деятельности надо передать в форме электронного документа, например, через оператора электронного документооборота.
Если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа по форматам согласно приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Обратите внимание: если усиленная квалифицированная подпись есть в организации только у главного бухгалтера, сейчас критически важно работодателю разрешить возможный управленческий коллапс по перекладыванию ответственности бухгалтерией и кадровиками друг на друга:

На уровне локального нормативного акта и должностной инструкции закрепить обязанность по подписанию этого отчета за главным бухгалтером (что не совсем корректно в рамках управленческого аспекта, когда сам отчет формируется в отделе кадрового учета).
Или
Организовать доступ и дать полномочия по подписанию отчета руководителю отдела кадрового учета или иному ответственному за кадровое делопроизводство должностному лицу.

Без усиленной квалифицированной подписи и доступа к программе электронного документооборота кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в форме электронного документа.

3. Что нужно сделать работодателю, чтобы передать формы СЗВ-ТД в электронном виде в ПФР?

регистрационный номер страхователя в ПФР;
наименование страхователя (юридического лица);
ИНН;
КПП страхователя (юридического лица);
ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.

После того как работодатель отправит заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.

Работодатель может сдавать отчет через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»:

4. Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представлять на всех работников или только на тех, по которым были кадровые мероприятия?

Ситуация: в организации по большинству работников нет кадровых изменений на 1 января 2020 с даты приема. Нужно подавать СЗВ-ТД?

Ответ: это один из самых частых вопросов во всей неразберихе, которая сейчас происходит вокруг новой формы СЗВ-ТД. И это тот вопрос, на который есть четкий ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее по тексту — Закон № 27-ФЗ):

«Сведения о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) предоставляют в ПФ РФ работодателем о работающих у него работниках только при наступлении следующих случаев:

прием на работу;
перевод на другую постоянную работу;
увольнение;
подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) либо о предоставлении работодателем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)» (п. 2.4 Закона № 27-ФЗ)».

Не нужно предоставлять в феврале отчет на работников — зарегистрированных лиц, которые работали до 1 января 2020, но по которым в январе не произошло ни одно из вышеназванных событий.

5. Нужно сдавать нулевой отчет СВЗ-ТД?

Нет, не нужно сдавать никаких нулевых отчетов.

Обязанность предоставить отчет возникает только, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.

6. В январе работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Как представлять отчет СЗВ-ТД?

Ситуация: работник трудоустроен к работодателю до 1 января 2020 года, но в январе подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (перевода на другую постоянную работу или увольнения работника в январе не было). Каким образом предоставлять в феврале отчет по форме СЗВ-ТД?

Ответ: работник подал заявление — у работодателя возникает обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель-страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В этом случае предоставляются сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Пример

10.08.2017 — работник принят на работу менеджером отдела продаж;
14.03.2019 года его перевели (постоянно) на должность ведущего менеджера;
20.01.2020 года он подал заявление о продолжении ведения ему бумажной трудовой книжки;

не позднее 17 февраля работодатель обязан предоставить в территориальный орган ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. В отчете нужно заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки» и проставить дату «20.01.2020». В таблице формы нужно заполнить сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года, то есть о постоянном переводе на должность ведущего менеджера 14.03.2019:

в графе «N п/п » указываем порядковый номер кадрового мероприятия в рамках представляемой формы СЗВ-ТД — «1»;
в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» — дата постоянного перевода в формате «ДД.ММ.ГГГГ» — «14.03.2019»;
в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» — «ПЕРЕВОД»;
в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» — наименование должности, на которую переведен работник — «ведущий менеджер»;
графу «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 году не заполняем, эту графу начнем заполнять только с 1 января 2021 года;
в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер» подраздела «Основание» указываем данные документа, подтверждающего перевод, — наименование документа, дата и номер документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя).

Обратите внимание на ситуацию для 2020-2021 гг.: работник трудоустроен до 1 января 2020 года, допустим, в 2020 году у него не будет постоянного перевода, увольнения и он не подаст заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности. Отчет по форме СЗВ-ТД на такого работника нужно будет предоставить в ПФ РФ не позднее 15 февраля 2021 года.

7. Есть заявления о ведении бумажной трудовой книжки. Когда сдавать СЗВ-ТД?

Вопрос: в основном все работники в нашей организации уже написали заявления в январе, что хотят оставить трудовые книжки в бумажном варианте, возможно ли подать сведения об этих работниках в ПФ не в феврале, а в течение 2020 года?

Ответ: нет, нужно отчитаться в феврале.

Сведения по форме СЗВ-ТД передаются в ПФ РФ не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был прием на работу, постоянный перевод, увольнение или подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Впервые отчет нужно предоставить не позднее 17 февраля (так как 15-е число попадает на выходной день, срок сдачи отчета сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день) только на тех работников, у которых был в январе прием на работу, или постоянный перевод, или увольнение, или подача вышеназванного заявления.

На тех работников, которые уже в январе подавали работодателю заявление о продолжении ведения им бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, отчет по форме СЗВ-ТД необходимо предоставить не позднее 17 февраля.

8. Нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы сотрудника?

Ситуация: работник трудоустроен в компанию в апреле 1998 года, после этого в трудовой книжке есть записи о пяти переводах внутри этой организации. До поступления на работу в трудовой книжке есть информация о работе у четырех работодателей. При предоставлении сведений на работника, который подавал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в январе 2020 года, в отчете по форме СЗВ-ТД нужно предоставлять информацию обо всех кадровых мероприятиях, в том числе о приеме на работу и обо всех пяти переводах у нас, или только о последнем кадровом событии? И нужно ли предоставлять в отчете сведения о других местах работы? Информация в разных источниках отличается.

Ответ: путаница в решении этого вопроса возникла исключительно из-за того, что первоначально в тексте Федерального закона № 27-ФЗ (п. 2.5, ст. 11) речь идет о том, что при представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя. Однако в порядке заполнения формы сведений о трудовой деятельности, утвержденном в Постановлении Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п в п. 1.7 и п. 2.9 уточняется, что предоставлять сведения нужно только о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Таким образом, в отчете нужно заполнить строку о подаче работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в ней нужно проставить дату подачи работником заявления) и в табличной части отчета заполнить только одну строку с информацией о последнем кадровом мероприятии на 1 января 2020 года, то есть информацию только о последнем постоянном переводе у данного работодателя. Сведения о трудовой деятельности у других работодателей, соответственно, также не предоставляются.

В конце статьи есть шпаргалка

9. Сдавать СЗВ-ТД при переименовании работодателя?

Вопрос: если в январе 2020 года произошло переименование работодателя, при этом работник не переводился, не увольнялся и не подавал соответствующее заявление. Обязан ли работодатель предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на каждого работника в связи с переименованием работодателя?

Ответ: ответ на этот вопрос содержится в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:

«работодатель предоставляет сведения о работающих у него работниках только в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ либо о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ следующие сведения».

Предоставляя эти сведения при наступлении вышеназванных случаев, работодатель должен будет предоставить информацию и о его переименовании. Само по себе переименование работодателя, так же как установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, присвоение классного чина государственному гражданскому или муниципальному служащему, не является самостоятельным основанием для передачи сведений в ПФ РФ по форме отчета СЗВ-ТД. Эту информацию будем вносить только, когда будет наступать событие, названное в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

10. Нужно ли предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД на лиц, работающих по гражданско-правовому договору?

Страхователи заполняют и представляют форму СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц, которые состоят в трудовых отношениях.

11. Нужно ли предоставлять СЗВ-ТД на работников совместителей, на работников с бумажной трудовой книжкой?

Да, при наступлении случаев приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления по работнику-совместителю отчет также предоставляется. В отчете надо показать кадровые мероприятия только в рамках трудового договора о работе по совместительству. При внутреннем совместительстве не нужно отражать в отчете информацию о работе по основному месту работы.

Закон № 27-ФЗ подачу сведений не ставит в зависимость от наличия у работников основного места работы или совместительства, отсутствия или наличия бумажной трудовой книжки.

Вывод: на работников совместителей и работников, не отказавшихся от бумажной трудовой книжки, отчет по форме СЗВ-ТД работодатели также предоставляют, но только при наступлении случаев, названных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

12. Представлять СЗВ-ТД на иностранцев?

Вопрос: нужно ли предоставлять отчет на иностранных работников — высококвалифицированных специалистов (ВКС) и на работников — граждан Китайской Народной Республики, которые не являются застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного страхования в РФ?

Ответ: работодатель-страхователь представляет сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД о работающих у него зарегистрированных лицах (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). К зарегистрированным лицам относятся физические лица, которым открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций.

С 1 апреля 2019 года действуют изменения в статье 6 Закона № 27-ФЗ. Теперь на территории Российской Федерации Пенсионный фонд Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер:

на каждого гражданина РФ, а также на каждого иностранного гражданина и каждое лицо без гражданства, постоянно или временно проживающих (пребывающих) на территории Российской Федерации.

Таким образом, с 01.04.2019 года, независимо от того относится иностранный гражданин к застрахованным лицам в системе обязательного пенсионного страхования или нет, все временно пребывающие, временно проживающие и постоянно проживающие иностранные граждане на территории РФ должны быть зарегистрированы в системе индивидуального (персонифицированного) учета. И именно в отношении сведений о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) в ст. 11 Закона 27-ФЗ используется термин не «застрахованные лица», а «зарегистрированные лица». Соответственно, на таких иностранных граждан также отчет предоставлять нужно в случае их приема на работу, постоянного перевода, увольнения, подачи соответствующего заявления.

Чтобы сдать отчет по форме СЗВ-ТД на работника-иностранного гражданина или лица без гражданства, проверьте, чтобы у него был СНИЛС и он был зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Без СНИЛС невозможно сдать отчет на работника.

13. Как выдавать сведения о трудовой деятельности при увольнении?

Вопрос: с 1 января 2020 года в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ появилась обязанность при увольнении выдавать сведения о трудовой деятельности работников. Что это за сведения и нужно ли их выдавать при увольнении работника, которому ведется бумажная трудовая книжка?

Ответ: сведения о трудовой деятельности при увольнении работника выдаются по форме СТД-Р только тем работникам, которые отказались от ведения трудовой книжки. Когда работник выбрал предоставление ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку ему должен был выдать тот работодатель, у которого он подавал соответствующее заявление. В трудовой должна появиться запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Сведения о трудовой деятельности работодатель обязан выдавать только работнику, на которого не ведется бумажная трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

С 2020 года утверждён новый документ отчётности персонифицированного учёта, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд. Это отчет СЗВ-ТД, который называется «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Форма бланка, порядок и указания формирования данных на каждого сотрудника утверждены Постановлением 730п от 25 декабря 2019 г.

СЗВ-ТД формируется по каждому работнику, с которым страхователь заключил трудовой договор, в том числе и на тех, кто работает удалённо или по совместительству.

Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в декабре 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в январе 2021 в ПФР не представляются.

Начиная с 1 января 2021 года условиями для представления отчёта по форме СЗВ-ТД являются:

перевод сотрудника на другую постоянную работу, подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо предоставлении сведений о трудовой деятельности – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные кадровые мероприятия
при приеме на работу (увольнении) – срок представления не позднее следующего рабочего дня

Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые

Заявление о выборе работником формата ведения трудовой книжки (бумажного или электронного) уже является основанием для представления СЗВ-ТД. Работодатель обязан отчитаться перед ПФР РФ о трудовой деятельности своих сотрудников и своевременно представить электронные сведения по новой форме. Данная норма закреплена в 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г.

Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД

Электронный документ СЗВ-ТД представляется исключительно в отношении наёмных сотрудников, при этом только на тех, у кого за отчётный период были кадровые события. Поэтому предприниматель без работников передавать документ в ПФР не должен.

Способы представления отчетности

Работодатели, у которых в штате в отчётном периоде было 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать отчёт в электронном виде через интернет. Для сдачи формы достаточно скачать бесплатный программный комплекс с официального сайта ПФР или с любого другого сервиса. Документ перед отправкой подписывается усиленной электронной подписью.

Если в штате юрлица в отчётном периоде работало 24 и менее застрахованных лиц, вправе представить отчёт СЗВ-ТД на бумажном носителе.

Сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году

Если сотрудник не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, и по нему в течение всего календарного года не было никаких кадровых мероприятий, первый отчёт СЗВ-ТД в отношении его заполняется по состоянию на 1 января 2020 года. Представить в ПФР такой документ нужно не позднее 15 февраля 2021 года.

Если в течение всего 2021 года и в последующих отчётных периодах по застрахованному сотруднику не произойдёт никаких кадровых изменений, сдавать бланк в дальнейшем не нужно, достаточно первого информирования.

Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:

Приём	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа
Увольнение
При иных мероприятиях	Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным

Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.

Следовательно, начиная с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним документ сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Бланк СЗВ-ТД и пример заполнения

Правила заполнения полей формы

Сведения о страхователе

организации согласно уставным документам (допускается в латинской транскрипции);
обособленного подразделения;
отделения иностранной компании, осуществляющей деятельность на территории РФ.

Фамилия, имя, отчество (при наличии):

ИП:
адвоката;
нотариуса, занимающегося частной практикой;
главы крестьянского (фермерского) хозяйства.

организации (если форму сдает головная компания);
обособленного подразделения (если форму сдает ОП).

Сведения о зарегистрированном лице

Должны соответствовать данным, отраженным в документе АДИ-РЕГ

Сведения о выборе формы трудовой книжки: бумажной или электронной

Сведения об отчетном периоде

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

первые 5 цифр, разделенных точкой — это код вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию (раздел III профстандарта);
последние 2 цифро-буквенных знака (раздел II профстандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации.

Кто и как должен подать заявление о ведении трудовой книжки

В течение 2020 года каждый сотрудник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Если он хочет продолжать её заполнение на бумажном носителе, он должен написать заявление об этом до 1 января 2021 года.

Если сотрудник выбрал бумажную форму, такое право за ним сохраняется и при дальнейшем устройстве на работу к другим нанимателям. Кроме того, застрахованное лицо имеет право в последующем подать работодателю «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Работодатель обязан вести трудовые книжки на бумажном носителе на работников, которые до 1 января 2021 года подадут об этом заявление и параллельно представлять на них сведения в электронном виде в ПФР.

Если сотрудник выбрал электронный формат ведения трудовой книжки, он должен в течение 2020 года подать специальный формуляр: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». После этого работодатель отдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с записью о поданном заявлении. С этих пор страхователь больше не отвечает за бумажный документ, а сотрудник не может вернуться к бумажному формату ведения трудовой книжки.

В форме СЗВ-ТД нужно указать дату подачи такого заявления, следовательно, на лицевом счёте сотрудника в ПФР она также отразиться, кроме того, она будет указываться во всех сведениях о стаже.

Работникам, которые по уважительной причине до 31.12.2020 года не подадут ни одного заявления, работодатель продолжит ведение бумажной трудовой книжки. К таким работникам относятся те, кто находится в отпуске (декретницы), болеет или отстранен от работы.

Как откорректировать или отменить форму

Информация о выборе бумажной или электронной формы трудовой книжки

В бланке есть поле для даты, на которую подано заявление о выбранной работником форме трудовой книжки. Если информацию внесли некорректно, следует в Пенсионный фонд представить ещё одну форму СЗВ-ТД на данного сотрудника с правильной датой. Отменять первую форму не нужно.

Если необходимо аннулировать неверно поданную информацию о выборе застрахованным лицом формы ведения трудовой книжки, нужно сдать повторный бланк, указать ту же дату, что и в первом документе, но в поле «Признак отмены» поставить «Х».

Информация о приёме или увольнении, а также о переводе

Для того, чтобы отменить сданный ранее бланк с неверной информацией, следует представить ещё одну форму с полями, заполненными, аналогично первому отчёту. Дополнительно в поле «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» поставить «Х».

Для корректировки ранее сданных сведений о трудовой деятельности, нужно оформить отчет СЗВ-ТД с двумя строками:

первая строка — такая же, как в исходной форме, но в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» стоит знак «Х»;
вторая строка — с правильными данными.

Ответственность за непредставление нового отчета

Работодатель или его должностное лицо будет привлечено к административному наказанию за следующие действия:

за нарушение сроков представления отчётности
за подачу неполных и (или) недостоверной информации о трудовой деятельности

При первичном нарушении вместо штрафа возможно предупреждение.

Если в результате ошибки в отчёте сотрудник не сможет в дальнейшем трудоустроиться, работодатель обязан будет возместить ему заработок, недополученный в связи с представлением недостоверной информации.

Как Контур.Экстерн поможет заполнить СЗВ-ТД

Как заполнить заявление в Экстерне:

Если вы уже заполняли в Экстерне форму СЗВ-М, то данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения) подтянутся в СЗВ-ТД автоматически.

В карточке сотрудника отражаются все действия по нему. На основе ранее отправленного отчета СЗВ-ТД можно сразу создать отчет c отменяющим мероприятием. Для отмены конкретного мероприятия достаточно указать дату отмены.

Можно массово добавлять в отчет сотрудников — это удобно, когда нужно подать форму по большому количеству сотрудников, в частности, при переименовании организации.

Перед отправкой формы Экстерн проверяет ее на форматно-логические ошибки, а также по методике ПФР.

В течение 2020 года трудоустроенные граждане должны выбрать, в какой форме с 2021 года будут вестись их трудовые книжки. Для этого сотрудники должны подать работодателю соответствующее заявление, что, в свою очередь, обязывает его отчитаться в ПФР о волеизъявлении специалиста. В этом случае и ряде других, будь то трудоустройство нового сотрудника или перевод, применяется форма СЗВ-ТД. Об особенностях ее заполнения и поговорим далее.

Кто должен сдавать отчет СЗВ-ТД

Все предприятия, у которых есть наемный персонал, в том числе работники, занятые дистанционно, и совместители, обязаны сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД, если в течение отчетного месяца:

вносились записи в раздел трудовой книжки «Сведения о работе», такие как прием на работу, перевод, присвоение новой квалификации;
работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выбрал ее электронный аналог.

Работодатели, у которых за 2020 год не было событий из перечисленных выше, в первый раз подают СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Даже если организации заключает только срочные трудовые договоры на один год со всеми работниками, обязательно надо отражать записи о ежегодных приемах и увольнениях в форме СЗВ-ТД. Специалисты ПФР отдельно подчеркивают это на своих семинарах.

Когда надо подавать СЗВ-ТД

В 2020 году отчет по форме СЗВ-ТД нужно сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором:

были кадровые перемещения;
сотрудник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате по ст. 66 ТК РФ;
работник заявил о выборе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Написать заявление сотрудник должен до 31.12.2020.

Если в 2020 году не было кадровых изменений в отношении работника и он не подавал заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, работодатель должен представить сведения о трудовой деятельности такого сотрудника по состоянию на 01.01.2020 до 15 февраля 2021 года.

С 2021 года сдавать отчет нужно только при наличии кадровых перемещений в компании до 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

Можно ли СЗВ-ТД сдать на бумаге

Работодатели, у которых трудится менее 25 человек, форму СЗВ-ТД могут подавать на бумаге.

ПФР запустил в сети Интернет электронный сервис, в котором данные СЗВ-ТД можно пропустить через форматно-логический контроль. Для компаний, формирующих отчет в специальном ПО, но подающих на бумаге, инструмент будет особенно полезен. Часто это небольшие предприятия, у которых нет электронной цифровой подписи и которые для заполнения СЗВ-ТД используют бесплатные программы, такие как Spu_orb. Для работы в сервисе потребуется выгрузить файл отчета из такого приложения. Далее нужно на официальном сайте ПФР на странице «Кабинет страхователя» в разделе «Отчетность» выбрать сервис «Загрузить проект отчетности». Инструмент доступен и тем предприятиям, которые не зарегистрированы в «Кабинете страхователя» на сайте ПФР.

Для загрузки файла с отчетом понадобится указать корректные ИНН и регистрационный номер компании-страхователя.

После прохождения проверки форму можно распечатать и представить в ПФР. Сотрудник фонда сверит данные СЗВ-ТД с загруженным электронным отчетом и отправит их в обработку. Принятым он будет считаться в день предоставления в бумажном виде.

Отчет на бумажном носителе заполняется чернилами, шариковой ручкой любого цвета, кроме красного и зеленого, печатными буквами или при помощи компьютера, без помарок, исправлений и сокращений (п. 1.10 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица, а при наличии — и печатью организации. Предприниматели удостоверяют документы личной подписью. Обязательно заполняются реквизиты «Наименование должности руководителя» и «Расшифровка подписи» (Ф.И.О. указывается полностью) (п. 1.11 порядка).

Как заполнить СЗВ-ТД

Форма и порядок заполнения формы СЗВ-ТД утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Ниже разберем несколько случаев, требующих отражения в отчете.

1. Заполнение СЗВ-ТД на работника в первый раз

При первой подаче СЗВ-ТД на работника необходимо внести в ее раздел «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» последнюю запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого работодателя (п. 1.7 порядка заполнения СЗВ-ТД). Записи о деятельности у других работодателей в отчет не включаются.

2. Подача заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или выборе электронной трудовой книжки

При выборе бумажного формата в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указывается день подачи заявления сотрудником.

При переходе на цифровую трудовую дата волеизъявления ставится в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

В разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» указывается последняя запись из раздела «Сведения о работе» по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя. В графе 2 указывается дата приема на работу или перевода на должность, на которой сотрудник трудился на 1 января 2020 года.

3. Таблица «Заполнение графы 3 блока „Трудовая деятельность“ СЗВ-ТД»

Запрет в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

4. О заполнении графы 5 «Код выполняемой функции»

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 уточнил, что вносить сведения в графу 5 нужно начиная с 01.01.2021 и только тем компаниям, которые применяют профстандарты.

В графе проставляется код, который состоит из семи знаков в формате «XX.XXX-X-X, где:

первые пять, разделенные точкой, — это код наименования вида профдеятельности содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая сотрудником работа;
последние два знака — буква кода обобщенной трудовой функции и цифра уровня квалификации.

ПФР разработал изменения в бланке СЗВ-ТД, вступить в силу которые должны с 2021 года. Документ размещен на портале опубликования проектов НПА. В строке «Код выполняемой функции», месте указания семизначного цифро-буквенного кода «XX.XXX-X-X» нужно будет указывать пятизначный цифровой код в формате «ХХХХ.Х», где четыре знака — код по общероссийскому классификатору занятий, а пятая цифра — контрольное число.

5. Заполнение СЗВ-ТД на совместителей

ПФ РФ в письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 разъяснил, что если в графе 4 формы СЗВ-ТД указано совместительство, то отметка в строке формы о подаче заявления касательно предпочтительного способа ведения СТД не заполняется. Поскольку трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, только у него есть возможность внесения в нее всех сведений о кадровых событиях ее обладателя, включая информацию о местах его работы по совместительству.

6. Заполнение СЗВ-ТД, если работник лишен права занимать должность

В соответствии с пунктом 2.5.3 порядка заполнения формы, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, запрет на право сотрудника занимать определенную должность по приговору суда подлежит отражению в графе 3.

Запись можно внести только в том случае, если согласно вердикту суда осужденный и не отбывший наказание работник отстранен от работы по определенной должности либо вида деятельности с обязательным указанием:

в графе 4 — срока отстранения от деятельности либо должности;
в графе 7 — наименования документа (приговор);
в графе 8 — даты приговора;
в графе 9 — номера приговора.

Запись о запрете на ведение деятельности отражается в СЗВ-ТД только при расторжении трудового договора, поскольку ст. 47 УК РФ, п. 4 ч. 1 ст. 83 и абз. 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ исключают возможность осужденного лица работать. В связи с этим в форме СЗВ-ТД не может содержаться лишь одна запись о запрете занимать должность, вместе с ней нужно отразить и увольнение.

7. Установление работнику профессии, специальности или квалификации

Минтруд РФ в письме от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704 рассмотрел вопрос отражения в графе 3 данных при установлении сотруднику второй или следующей профессии, новой специальности или квалификации. Как следует из разъяснений, заполнять ее следует, только если новый разряд, класс, иную категорию профессии, специальность, уровень квалификации установила работнику непосредственно организация-работодатель.

8. Заполнение СЗВ-ТД на руководителя — единственного участника

Не нужно формировать бланк СЗВ-ТД на руководителя — единственного участника и учредителя компании в одном лице (письмо Минтруда РФ от 24.03.2020 № 14-2/В-293). Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей отчитываться по форме СЗВ-ТД обо всех кадровых мероприятиях, однако кодекс в данном случае неприменим. Он не предусматривает возможность руководителя компании заключить с самим собой трудовой договор. Правоотношения в такой ситуации регулируются законом об ООО (Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

9. Заполнение СЗВ-ТД при перемещении с совместительства на основное место работы

При переходе внешнего совместителя в основной штат компании не происходит автоматически расторжение действующего договора о совместительстве. Поэтому прекратить совместительство такого сотрудником можно по соглашению сторон ( п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или по его инициативе (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) .

В форме СЗВ-ТД кадровые изменения нужно отразить следующим образом (письмо Минтруда РФ от 25.03.2020 № 14-2/В-308). Если составляется новый трудовой договор:

увольнение с работы по совместительству;
прием на основную работу.

Если оформляется дополнительное соглашение, фиксируется перевод с работы по совместительству на основную.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД

C первого января 2021 года Федеральным законом от 01.04.2020 № 90-ФЗ сдача СЗВ-ТД позже срока или с ошибками квалифицируется как административное правонарушение. Согласно подпункту «б» п. 8 закона за неподачу в сроки, установленные Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590, за подачу неполных или искаженных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф.

В частности, по статье 15.33.2 станут привлекать за нарушения при подаче в ПФР документов, указанных в п. 2.1 ст. 6 закона о персучете. Санкции предусматриваются только для должностных лиц.

Таким образом, названные правонарушения повлекут за собой предупреждение либо штраф от 300 до 500 рублей.

Почему не принимают СЗВ-ТД

Перечень условий, по которым в ПФР осуществляется проверка файла отчета СЗВ-ТД, установлен приложениями к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Протокол с ошибкой с кодом 50 указывает, что поданный отчет не принят ПФР. Это может произойти по следующим причинам:

файл не является корректно заполненным XML-документом;
файл не соответствует XSD-схеме;
СНИЛС неуникален в пределах отчета;
электронная подпись некорректна;
регномер ПФР не зарегистрирован в фонде на дату проверяемого отчета;
ИНН не соответствует данным о страхователе в ПФР;
дата заполнения СЗВ-ТД позже текущей даты или раньше 2020 года.

Ошибка с кодом 30 не так критична, она свидетельствует о том, что СЗВ-ТД принята, но отдельные сведения требуют уточнения. Она указывается в протоколе проверки в следующих случаях:

дата мероприятия позже текущей даты или даты заполнения отчета;
«дата с» позже «даты по»;
при значении «Прием» не заполнен ни один из элементов «Должность» или «Сведения»;
при значении «Увольнение» не заполнен ни один из элементов «Номер статьи ТК РФ», «Основание увольнения», «Причина»;
указано «Основание увольнения», но не заполнен элемент «Нормативный документ» или хотя бы один из элементов: «Статья», «Часть», «Пункт», «Подпункт»;
при значении «Переименование» не заполнен элемент «Сведения»;
при значении «Установление (присвоение) или «Запрет занимать должность (вид деятельности)» не заполнен элемент «Сведения» и «Должность»;
уникальный идентификатор мероприятия (УИМ) неуникален в пределах отчета;
СЗВ-ТД не содержит ни блока «Заявления», ни блока «Трудовая деятельность»;
при статусе заявления «Подано» не указана дата его подачи;
год в какой-то из дат не состоит из четырех цифр;
ошибка в последних двух цифрах страхового номера;
Ф.И.О. или СНИЛС не соответствуют данным ПФР;
по сотруднику не приняты отменяющие мероприятия, так как не найдены исходные данные;
по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с указанным в отчете УИМ.

Ошибка 20 не повлияет на прием отчета, но сигнализирует, что, возможно, в отчете допущена ошибка, поскольку выявлено одно из следующих логических несовпадений:

по сотруднику ранее уже зарегистрировано мероприятие с такими же видом, датой и отметкой о совместительстве;
КПП не соответствует КПП в карточке страхователя.

Таким образом, для того, чтобы скорректировать ранее представленные сведения, вне зависимости от вида ошибки, их нужно отменить и одновременно составить отчет с верными сведениями. Данный алгоритм исправления ошибок изложен и в Постановлении ПФР от 25.12.2019 № 730п.

В Бухгалтерии появилась возможность вести электронные трудовые книжки. Также теперь вы можете отправлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Читайте подробности в новости.

Обязанности работодателей в связи с электронными трудовыми

С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:

отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).

Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:

в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.

Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка в Бухгалтерии

В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».

Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.

В электронную трудовую книжку вы вносите записи о разных кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводе на другую должность, увольнение, смену названия работодателя, а также установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.

Чтобы добавить запись о мероприятии, зайдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного сотрудника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и выберите мероприятие из раскрывающегося списка.

Если вам нужно внести исправления в электронную трудовую книжку, читайте инструкцию в нашей Справке.

Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки

Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.

Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку «+ Добавить заявление».

В открывшемся окне укажите, в каком виде будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном. Укажите дату заявления. Если заявление уже было отправлено через другой сервис, установите соответствующий флажок. Нажмите «Добавить».

Подготовка и отправка СЗВ-ТД

Если у сотрудников в трудовых книжках появились новые мероприятия, на вкладке «Главная» вы увидите задачу «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок задачи зависит от мероприятий:

для приема и увольнения — следующий рабочий день после даты приема или увольнения;
для отменяющих мероприятий — следующий рабочий день после даты отмены;
для остальных мероприятий — 15 число следующего месяца.

Также отчет можно создать на вкладке «Отчетность» → «ПФР» → кнопка «+ Создать отчет» → «СЗВ-ТД».

При подготовке отчета в открывшемся окне выберите отчетный период.

Сервис проверит наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, которые еще не были отправлены в ПФР.

Титульный лист. Все поля заполняются автоматически из реквизитов организации, проверьте их. Изменить данные можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».

Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отображается список сотрудников, по которым нужно передать информацию в ПФР: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки. Чтобы просмотреть подробности, нажмите на ФИО сотрудника — откроется страница с данными сотрудника и всеми мероприятиями, которые были добавлены в личную карточку сервиса, но еще не отправлены в ПФР.

Если все данные заполнены верно, нажмите «Далее». Сервис проверит отчет еще раз и сообщит, если обнаружит ошибки. Ознакомиться с ошибками можно в протоколе.

szv-td_pri_vybore_bumazhnoy_trudovoy_obrazec.jpg

Как заполняется отчет СЗВ-ТД, если выбрана бумажная трудовая книжка

Напомним, форма сведений СЗВ-ТД и Порядок их заполнения (далее – Порядок) утверждены Постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019.

Пункт 2.4 ст. 11 Закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 20.07.2020) обязует работодателей подавать отчет СЗВ-ТД не только в случае кадровых изменений и перестановок, но и при получении от работников заявлений о «судьбе» их трудовой книжки. Срок подачи отчета в этом случае – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, если подав заявление 2 ноября 2020 г., работник выбрал бумажную трудовую книжку, СЗВ-ТД с информацией об этом работодатель должен подать в ПФР не позже 15 декабря 2020 г.

При совместительстве сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД, если выбрали бумажную трудовую, подает основной работодатель, на имя которого подано заявление. Так, если работник является внешним совместителем, заявление о выборе ТК он подаст по своему основному месту работы – т.е. там, где хранится его бумажная книжка. Соответственно, и отчет СЗВ-ТД на него в ПФР должен сдавать работодатель по основному месту работы.

СЗВ-ТД подается только в электронном формате, если численность работников в предыдущем месяце составила 25 и более человек. При меньшем штате можно подавать отчет на бумаге.

СЗВ-ТД: бумажная трудовая книжка выбрана работником

Правила заполнения соответствующего раздела СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой книжки приведены в п. 2.3 Порядка. Страхователь должен заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки», указав в поле «Дата подачи» дату , когда сотрудник подал свое заявление (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Поле «Признак отмены» остается при этом пустым – оно необходимо лишь в случае отмены ранее поданных сведений. Также в отчете должна быть заполнена информация о страхователе – работодателе, о зарегистрированном лице – работнике, об отчетном периоде (п. 2.1, 2.2, 2.4 Порядка).

Что касается заполнения таблицы сведений о трудовой деятельности, то здесь возможны разные варианты, в зависимости от наличия иных кадровых мероприятий в отчетном месяце, и от того, подавалась ли форма СЗВ-ТД на работника ранее.

В случае, если на работника ранее уже подавались какие-либо сведения по форме СЗВ-ТД (например, о приеме на работу, о переводе и т.д.), а иных кадровых событий, кроме получения заявления о выборе ТК, в отчетном месяце не произошло, таблица сведений о работе остается пустой. СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой, образец ее будет выглядеть следующим образом:

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka.jpg

Если же в отчетном месяце по данному сотруднику произошли еще какие-либо изменения (например, перевод на другую должность, увольнение и др.), таблица сведений будет содержать информацию об этом кадровом событии.

Обратите внимание: если в одном месяце сотрудник подал заявление на бумажную ТК и в том же месяце произошло его увольнение, отчет СЗВ-ТД с информацией об этих событиях должен быть направлен в ПФР не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Например, 5 ноября 2020 г. сотрудник подал заявление о ведении бумажной ТК, а 25 ноября он уволился - сведения в ПФР следует подать не позднее 26.11.2020 г.

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka_uvolnenie.jpg

Другой возможный вариант, когда отчет заполняется на работника впервые, то есть ранее «Сведения о трудовой деятельности» по нему не подавались вовсе. В этом случае необходимо указать в СЗВ-ТД заявление на бумажную трудовую книжку (дату его подачи), а также сведения о трудовой деятельности работника у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 г. (п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Например, если работник трудится в компании с 01.07.2019 года, и 10 ноября 2020 г. он подал заявление на ведение бумажной ТК, отчет будет выглядеть так:

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka_priem.jpg

Заполненный отчет подписывается руководителем (с расшифровкой и указанием должности), ставится дата заполнения и печать (при наличии).

Полный путеводитель по кадровым вопросам и по электронной трудовой книжке вы можете посмотреть бесплатно в системе КонсультантПлюс.

Читайте также: