Какие документы необходимо оформить для привлечения кассира к работе

Опубликовано: 26.12.2024

Должностная инструкция не входит в перечень документов, которые должны быть на предприятии в обязательном порядке. Тем не менее, это очень важный документ, который определяет функции сотрудников, порядок их назначения и увольнения, права, ответственность и прочие условия, сопутствующие трудовой деятельности работников организации.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем нужна должностная инструкция кассира

Этот документ необходим по нескольким причинам: помимо основного предназначения – регламентации служебного функционала, он позволяет руководству эффективно управлять подчиненными и служит доказательством при решении споров и конфликтов в судебном порядке (причем как с одной, так и с другой стороны). Именно поэтому необходимо тщательно и четко расписывать обязанности того или иного сотрудника, избегать неточностей и дублирования, а также учитывать продолжительность рабочего дня и не допускать двоякого толкования формулировок.

Правила составления должностной инструкции

В законе нет такого понятия, как должностная инструкция кассира, соответственно, не существует и единого ее образца. Организации вправе самостоятельно разрабатывать должностные инструкции сотрудников или писать их (при минимальных корректировках) по распространенным шаблонам.

Должностная инструкция всегда содержит несколько разделов, основные из которых: «Общие положения» «Обязанности», «Права», «Ответственность», но иногда этот список пополняется и другими пунктами, такими как «Право подписи», «Прочие условия» и т.д.

Документ должен быть заверен подписью самого кассира, руководителем подразделения (главным бухгалтером, начальником отдела кадров и т.п.), а также директором предприятия.

Подпись кассира будет свидетельствовать о том, что он ознакомился с возлагаемыми на него функциями, согласен с ними и понимает лежащую на нем ответственность.
Удостоверять должностную инструкцию печатью не обязательно, так как она относится к внутренней документации предприятия.

Составление должностной инструкции кассира

Шапка

Сначала вверху документа посередине нужно указать его наименование.
Затем в правой верхней части необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции директором компании.
Тут следует вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, оставить строку для подписи с расшифровкой и поставить дату составления документа.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится кассир (специалист, технический персонал, рабочий и т.д.) и основания для начала исполнения трудовых функций (приказ, распоряжение директора и т.п.).
Затем нужно вписать непосредственного руководителя кассира (без написания конкретных фамилий) и требования по уровню образования, стажу и опыту, без наличия которых сотрудник не может быть допущен к работе.
После этого в этом же разделе нужно перечислить все законы, акты, нормативы и документы с которыми кассир обязан быть знаком, а также знание кассового аппарата и правила обращения с ним.
Здесь же вписывается сотрудник, который будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен).
В заключение в этом разделе следует указать, какими нормативными документами руководствуется кассир при исполнении рабочих обязанностей (обычно это устав, приказы и распоряжения руководства, законодательные акты и т.п.).

Должностные обязанности кассира

Во втором разделе фиксируются функции, которые возлагаются на кассира. Этому разделу следует уделить особое внимание и описывать их нужно тщательно, подробно и точно, учитывая тот факт, что кассир является материально-ответственным лицом.

Важно, чтобы перечень обязанностей укладывался в рабочее время сотрудника.

Права кассира

В разделе «Права» нужно подробно расписать полномочия и инициативы кассира, которыми он может пользоваться, чтобы выполнять свою работу максимально качественно и эффективно

Ответственность кассира

Раздел «Ответственность» устанавливает конкретные нарушения, за которые кассир может быть привлечен к дисциплинарному наказанию. Важно, чтобы они соответствовали рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В «Условиях работы» следует указать, чем регламентируются условия работы, а также какие-то особенности (например, служебные командировки, сменный график, неполный рабочий день и т.п.).

В конце инструкцию надо согласовать с сотрудником, несущим ответственность за соблюдением норм и правил, прописанных в данном документе. Сюда следует вписать его должность, название предприятия, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и дать ей расшифровку.

Аналогичным образом чуть ниже следует указать данные о кассире: его фамилию, имя, отчество (полностью), должность, наименование компании, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В штате организации нет должности кассира. Организация хочет возложить обязанности кассира на ведущего бухгалтера с доплатой.
Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности в данном случае? Вправе ли она ставить свою подпись на месте подписи кассира на кассовых документах?

Прежде всего напомним, что в соответствии с частью первой ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
В законодательстве не установлено запрета на включение в круг обязанностей бухгалтера, составляющих его трудовую функцию, обязанностей кассира. Соответственно, правомерность поручения работнице соответствующих должностных обязанностей кассира зависит только от того, будут ли предусмотрены данные обязанности в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) и должностной инструкции.
В соответствии с частью первой ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (далее - Перечень), а также типовые формы этих договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Должность "бухгалтер" в Перечне не поименована. При этом Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.10.2006 N 1746-6-1 (далее - Письмо N 1746-6-1), определение Нижегородского областного суда от 27.07.2010 N 33-6578/10). Однако в п. I Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, указаны такие должности, как кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), а в п. II этого Перечня включены работы по приему и выплате всех видов платежей.
Более того, из самого названия и структуры Перечня следует, что основанием для заключения с работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности в равной степени могут являться либо занятие должности, либо выполнение работ, поименованных в Перечне. Аналогичный вывод содержится в Письме N 1746-6-1.
Учитывая изложенное, работодатель вправе заключить договор о полной материальной ответственности с бухгалтером, в трудовую функцию которого будет входить, помимо прочего, исполнение обязанностей кассира.
Поскольку в трудовую функцию бухгалтера будет входить исполнение обязанностей кассира, то он будет вправе ставить свою подпись на месте подписи кассира на кассовых документах.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каменщиков Александр

Ответ прошел контроль качества

24 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В данной статье вы узнаете, что необходимо сделать работодателю для того, чтобы принять сотрудника на работу без нарушения закона или риска получения штрафа. Также мы расскажем о заключении с сотрудником договора о полной материальной ответственности и принятии его на работу с испытательным сроком.

ИП могут не вести бухгалтерский учёт и распоряжаются выручкой на своё усмотрение, им проще открыть новое дело, либо переквалифицировать имеющийся бизнес. Видя такое количество послаблений, кажется, что уж с приёмом на работу персонала должно быть проще некуда, но это не верно. К предпринимателям точно также, как и к крупным организациям, применяются стандартные требования, и разница состоит только в следующей за этими нарушениями ответственности. Поэтому если вы являетесь предпринимателем с собственной торговой точкой, наступит время, когда потребуется принять на работу сотрудника (продавца, кассира, кладовщика и т.п).

Процедура принятия сотрудника на работу:

Шаг 1: Получение необходимых документов от соискателя:

Трудовая книжка (далее - ТК), либо информация о трудовом опыте в электронном формате (заверенные ЭЦП), или же фактическое предоставление документа заполненного должностным лицом.

СНИЛС (для подтверждения факта страхования в пенсионном фонде).

Документы о прохождении срочной, либо контрактной военной службы.

Документ о получении образования (диплом, аттестат или справка).

После получения указанного выше пакета документов, необходимо сделать их копии, после чего вернуть сотруднику оригиналы (за исключением трудовой и санитарной книжки, они остаются у работодателя вплоть до увольнения).

Все сделанные копии можно положить в личное дело сотрудника, оригиналы же документов всегда должны храниться в сейфе.

Если при устройстве на работу сотрудник не предъявил медицинскую книжку, то необходимо, чтобы он её предоставил как можно скорей. Если при поступлении на работу соискатель не имеет действующей мед.книжки, то оформлять с ним трудовое соглашение нельзя. Электронное оформление стажа удобней: не придётся заполнять ТК и хранить её у себя, поэтому если есть возможность, лучше запросить работника предоставить документ именно в цифровом формате. Для этого сотрудник должен написать заявление об учёте его трудовой деятельность и стажа в электронной форме. Если сотрудник против электронного учёта, то его ТК должна храниться у работодателя, в соответствии с установленными законом правилами документооборота.

В случае если для сотрудника ваша организация является первым рабочим местом, то ТК и свидетельство о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования предоставляете ему вы.

Узнайте заранее, есть ли у сотрудника свидетельство о регистрации в ПФР, потому как в отдельных случаях оно может быть уже предоставлено ребёнку по запросу родителя. Ранее данное свидетельство предоставляли в форме ламинированной карточки СНИЛС. Данная форма в ПФР уже не выпускается и заменена на цифровое свидетельство, доступ к которому можно получить в личном кабинете на сайте ПФР, при этом старая форма остаётся так же действительной. Когда у сотрудника электронная форма свидетельства о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, он должен представить работодателю бумажный документ, подтверждающий это (форму АДИ-РЕГ). Только если у сотрудника нет ни СНИЛС, ни АДИ-РЕГ, вы должны зарегистрировать его в системе ПФР самостоятельно (получив предварительное письменное разрешение).

После того как сотрудник впервые устроился на работу, работодатель обязан оформить на него трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента как первый приступил к выполнению своих обязанностей. Необходимо помнить, что перед тем как приступить к оформлению ТК, вы должны известить сотрудника о возможности замены ТК в цифровой формат.

Лучше всего уведомить сотрудника о возможности получения цифрового варианта трудовой книжки непосредственно при приёме, предложив сразу выбрать подходящий ему вариант. Если работник предпочтёт цифровой формат учёта его трудовой деятельности, то можно будет не заводить ему трудовую книжку, а, значит, отпадёт необходимость в её хранении и ведении. Если же сотрудник всё же предпочтёт классический вариант ТК, то работодатель будет обязан её оформить. Для этого необходимо приобрести саму ТК (желательно, Гознак), а после непосредственно в присутствии сотрудника заполнить первую страницу.

Шаг 2: ознакомление сотрудника с правилами внутреннего распорядка и подписание трудового договора (далее - ТД).

До того как работник приступит непосредственно к выполнению своих обязанностей, требуется чтобы он под роспись ознакомился со всеми внутренними положениями вашей компании: должностной инструкцией, уставом, положением об охране труда, и т.п. После этого в течение трёх дней необходимо заключить с ним трудовые обязательства (подписать договор).

В договоре обязательно должны быть обозначены:

Фамилия, Имя, Отчество работника и работодателя:

Паспортные данные сотрудника.

График будущей работы.

Сведения о размере и порядке начисления заработной платы и вероятных премий и бонусов.

Обязанности сотрудника на занимаемой должности.

Дата подписания соглашения и подписи сторон.

ТД оформляется в двух экземплярах, один для работодателя, второй для сотрудника. Необходимо помнить, что в экземпляре работодателя должна быть строка, в которой сотрудник расписывается за получение второго экземпляра договора.

Шаг 3: Процедура регистрации работодателя в ПФР и ФСС.

Данный шаг обязателен только в случае, если вы первые, кто принимает сотрудника на работу.

Не позднее 10 дней после приёма сотрудника на работу (и заключения с ним ТД), работодатель обязан предоставить в ФСС полный пакет документов. В ПФР документы необходимо предоставить не позднее 30 дней с момента подписания ТД.

В случае просрочки регистрации, предусмотрено наложение штрафов:

Не предоставление документов в ФСС – штраф составляет от 20000 рублей.

Не предоставление документов в ПФР от 5000 до 10000 рублей, в зависимости от сроков непредставления документов.

Шаг 4. Издание приказа

При приёме сотрудника на работу, необходимо оформить соответствующий приказ по форме Т-1. Важно, чтобы число создания приказа не стояло более ранним, чем дата на трудовом договоре. Договор должен заключаться на основании приказа, а не наоборот. После издания приказа сотрудник должен быть ознакомлен с ним не позднее 3 дней.

Шаг 5. Заполнение личной карточки Т-2.

Личная карточка — один из главных учётных документов в кадровом деле. Во время проверок трудовой инспекцией, просят предоставлять её в первую очередь. В данной карточке отражен минимальный список данных о сотруднике, его опыт, квалификацию, общий рабочий стаж, наличие детей и т.п. Первые две страницы необходимо заполнять в присутствии сотрудника при получении от него документов. Использовать можно государственный образец, либо указывать все в свободной форме. Карточка хранится с пакетом копий и документов, предоставленных работником.

Шаг 6. Подача сведений в ПФР.

Если сотрудник предпочёл ведение учёта с ТК, то по прошествии пяти дней с момента как договор был заключен, требуется внести в неё запись о приёме на работу. Не следует делать запись раньше этого срока: в случае если сотрудник передумает трудоустраиваться, а запись уже будет сделана, на работодателя может быть наложен штраф.

Когда всё будет готово, проинформируйте ПФР о приёме нового сотрудника на работу.

Кстати, начиная с 2021 года, сообщать обо всех кадровых изменениях можно будет уже на следующий день после выпуска приказа. Сейчас же это необходимо делать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Если данная дата приходится на праздничные, либо выходные дни, то срок переносится на ближайшее к ней число.

Эти данные предоставляются в электронном виде через ЛК работодателя на сайте пенсионного фонда. Если количество сотрудников не превышает 25 человек, то данные можно предоставить в бумажном формате.

Данные в ПФР подаются по форме СВД-ТД.

Договор о полной материальной ответственности сотрудника

В случаях, когда работник поступает на работу, связанную с доступом к материальным, товарным, либо денежным ценностям, с ним можно составить дополнительный договор о личной, либо коллективной ответственности.

Данный вид договора не обязателен, но для того чтобы у вас была законная возможность защитить свои права, советуем составить данный документ. Благодаря данной мере, вы при необходимости сможете привлечь сотрудника к ответственности, в случае кассовых недостач или причинения сотрудником ущерба собственности работодателя (порча товара, торгового инвентаря и т.п). Заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудником допускается в любой момент, как до, так и после заключения ТД. Если данный договор будет составлен, и сотрудник (прямо или косвенно) нанесет работодателю ущерб, то будет обязан возместить убытки в полной мере. Без данного договора размер погашения не может быть выше, чем средний заработок сотрудника.

Оформление сотрудника с испытательным сроком

На основании трудового законодательства, наличие и условия испытательного срока указываются непосредственно в ТД, к тому же он не может длиться дольше трёх месяцев. В случаях же когда составляется временный трудовой договор сроком от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может быть больше двух недель. На протяжении испытательного срока, у сотрудника присутствуют те же права и обязанности, что и после его окончания, он влияет только на количество дней отработки. Так, если сотрудник будет уволен во время испытательного срока, срок отработки может составить три дня вместо стандартных двух недель.

Нельзя прописать в ТД наличие испытательного срока в следующих случаях:

сотрудник является беременной женщиной, либо родителем несовершеннолетнего ребёнка в возрасте до 1,5 лет.

сотрудник не достиг возраста совершеннолетия.

сотрудник заключает трудовой договор на срок до двух месяцев.

в других, установленных законом случаях.

Также следует помнить, что незаконно оформлять сотрудников по договору подряда, если их деятельность попадает под требования ТК РФ. За подобное нарушение грозит наложение штрафа, как если бы сотрудник не был оформлен совсем.

Также за уклонение от оформления ТД на работодателя может быть наложен штраф в размере от 5000 до 10000 рублей.

В случае выявления повторного нарушения, штраф возрастёт, и будет составлять от 30000 до 40000 рублей.

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.

Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.

Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

платежи от покупателей, заказчиков,

внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

оплату поставщикам, подрядчикам,

возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день. По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью. Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;

От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;

для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

Паспорт.
Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки) .
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.
Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.

Оформите уведомление АДИ-РЕГ

Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.

Чтобы оформить АДИ-РЕГ:

Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:

лично в ПФР;
в МФЦ;
через портал госуслуг;
в Личном кабинете на сайте ПФР.

Трудовая книжка

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
Сотрудники до 18 лет.
Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
Размер оклада и надбавки, если она есть.

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Сообщить о найме бывшего госслужащего

Если взяли на работу бывшего госслужащего, сообщите на место его службы в течение 10 дней. Подробнее о том, зачем и как это делать, читайте в статье «Бывшие госслужащие: что учесть при найме».

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2021 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
Приказ о приёме на работу.
Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
Медицинская книжка работника, если она нужна.
График отпусков.
Табель учёта рабочего времени.
Личная карточка работника.
Штатное расписание.
Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
Документы воинского учёта.
Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Минтруд в пункте 8 своего приказа № 766н АДВ-1 предусматривает только возможность подачи формы АДВ-1 в электронном виде. Но не обязанность.

На странице московского ПФР в статье от 9 июня 2018 года также утверждают, что анкета подаётся, как по каналам телекоммуникационной связи, так и на бумаге:

Добрый день, Эдуард.

В Приложении № 1 к Приказу № 302н и Пункт 1.1 Приказа № 402 указан список категорий работ, для которых необходимо при устройстве на работу, а далее с переодичностью проходить медицинские осмотры с занисением результатов в личную медицинскую книжку:

1. Работы в организациях пищевой промышленности, молочных и раздаточных пунктах, на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, в том числе работы по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта.
2. Работы в организациях общественного питания, торговли, буфетах, на пищеблоках, в том числе на транспорте.
3. Работы, выполняемые учащимися образовательных организаций общего и профессионального образования перед началом и в период прохождения практики в организациях, работники которых подлежат медицинским осмотрам (обследованиям).
4. Работы медицинского персонала лечебно-профилактических учреждений, а также родильных домов (отделений), детских больниц (отделений), детских поликлиник, отделений патологии новорожденных, недоношенных.
5. Работы в образовательных организациях всех типов и видов, а также детских организациях, не осуществляющих образовательную деятельность (спортивные секции, творческие, досуговые детские организации и т.п.).
6. Работы в детских и подростковых сезонных оздоровительных организациях.
7. Работы в дошкольных образовательных организациях, домах ребенка, организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (лиц, их заменяющих), образовательных организациях интернатного типа, оздоровительных образовательных организациях, в том числе санаторного типа, детских санаториях, круглогодичных лагерях отдыха, а также социальных приютах и домах престарелых.
8. Работы в организациях бытового обслуживания (банщики, работники душевых, парикмахерских).
9. Работы в бассейнах, а также водолечебницах
10. Работы в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах (проводники), в должности стюардессы.
11. Работы в организациях медицинской промышленности и аптечной сети, связанные с изготовлением, расфасовкой и реализацией лекарственных средств.
12. Работы на водопроводных сооружениях, связанные с подготовкой воды и обслуживанием водопроводных сетей.
13 Работы, связанные с переработкой молока и изготовлением молочных продуктов.

Читайте также: