Какие функции выполняет путевой лист товарно транспортная накладная счет на транспортные услуги

Опубликовано: 25.12.2024

Транспортная накладная — это важнейший документ , который, собственно, подтверждает сам факт заключения договора на перевозку груза, регулирует процесс ее осуществления, служит основанием для учета транспортной работы и для расчетов с перевозчиком.

Однако на сегодняшний день применяются две формы сопровождающего груз транспортного документа: старая — товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) и новая — транспортная накладная.

Дело в том, что с 25-го июля 2011-го года вступили в силу «Правила перевозок грузов автомобильным транспортом» , которые утвердили новую форму транспортного документа — транспортную накладную. Вместе с тем Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г., до того регламентировавшее использование товарно-транспортной накладной, тоже никто не отменял. И в итоге — действующими сейчас одновременно являются две формы. И транспортная, и товарно-транспортная накладные.

Когда же необходимо использовать одну, а когда — другую?

Теоретически, товарно-транспортная и транспортная накладные взаимозаменяют друг друга. Ведь они обе выполняют одинаковые функции: доказывают факт осуществления грузоперевозки, определяют ее условия, служат основанием для расчета с перевозчиком, подтверждают расходы на доставку товара. И обе содержат сведения о грузе и условиях его транспортировки.

И хотя товарно-транспортная накладная шире по содержанию (в нее входят два раздела — товарный и транспортный), ее товарный раздел предназначен для бухгалтерского учета (списание и оприходование груза) и, по сути, к самому процессу транспортировки не относится. В этом смысле больше важен транспортный раздел, а в нем, в принципе, отражаются все те же необходимые сведения о перевозке груза и оказанных транспортных услугах, что и в отдельной транспортной накладной.

То есть: две формы документа повторяют друг друга, а потому при заключении договора на перевозку груза можно использовать либо транспортную, либо товарно-транспортную накладную.

Однако это — теоретически. Потому что практически, к сожалению, путаница в применении документа окончательно не разрешена (и разрешена она, видимо, будет только тогда, когда одна из форм накладной законодательно утратит силу). Некоторые компании продолжают заполнять на один рейс и транспортную, и товарно-транспортную накладные, аргументируя это тем, что у этих документов все равно разные назначения. Мол, товарно-транспортная накладная нужна для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автомобильным транспортом , а транспортная выполняет другую функцию — просто подтверждает расходы на перевозку и устанавливает порядок ее организации.

Впрочем, Федеральная налоговая служба в письме от 21.03.2012 №ЕД-4-3/4681@ уже разъяснила это противоречие, признав оформление двух документов избыточным и установив, что для подтверждения затрат на перевозку груза может использоваться либо товарно-транспортная, либо транспортная накладная.

Кроме того, есть еще мнение, что для транспортной и товарно-транспортной накладных определены разные сферы применения. Первая оформляется только тогда, когда к перевозке груза привлекается сторонняя транспортная компания, а вторая — и в случае заключения договора с перевозчиком, и в случае, если в качестве перевозчика выступает сам грузоотправитель или грузополучатель.

Хотя на самом деле в ситуации, когда роль перевозчика берет на себя поставщик либо покупатель, транспортные документы (ни транспортная накладная, ни товарно-транспортная) могут вообще не потребоваться.

Почему? И какие тогда документы сопровождают перевозку груза?

С транспортной накладной все предельно ясно: она подтверждает факт заключения договора на перевозку груза. Если таковой договор отсутствует (а доставка товара собственными силами его не подразумевает), то и оснований для оформления транспортной накладной нет.

Тогда что вместо нее? Товарно-транспортная накладная?

Не обязательно. Покупателю, который на собственном транспорте осуществляет самовывоз груза, для оприходования товара понадобится только товарная накладная (форма ТОРГ-12), а для учета транспортных расходов — путевые листы и документы на приобретение горюче-смазочных материалов.

То же самое, кстати, разъясняло и Министерство финансов РФ (в письмах от 02.09.2011 №03-03-06/1/540 и от 22.12.2011 №03-03-10/123 ), подтверждая, что в таком случае достаточно путевого листа на транспортное средство.

Что касается поставщика, осуществляющего доставку товара покупателю собственными силами, то все зависит от того, на каких именно условиях проходит доставка. Если по договору покупатель обязуется возместить транспортные расходы, то в таком случае поставщик выступает в роли перевозчика, а значит, оформление товарно-транспортной накладной (или просто транспортной) действительно необходимо. Для поставщика этот документ станет основанием для возмещения транспортных расходов. В то время как в соответствии с товарной накладной (ТОРГ-12) он сможет списать, а покупатель — оприходовать товар.

Однако если доставка груза покупателю осуществляется за счет поставщика и на его транспорте, то транспортный документ не требуется: только товарная накладная (ТОРГ-12), путевой лист и подтверждение расходов на горюче-смазочные материалы.

Кстати, товарная накладная (ТОРГ-12) оформляется каждый раз, когда доставка груза подтверждается транспортной накладной. Единственное, накладная ТОРГ-12 не обязательно должна сопровождать груз: поставщик может переслать ее покупателю через интернет (или почтой) или передать непосредственно водителем.

Чем же отличаются транспортная и товарно-транспортная накладные?

В первую очередь, естественно, количеством заполняемых разделов. Причем если транспортную накладную должен полностью заполнять грузоотправитель, то товарно-транспортную — грузоотправитель (товарный раздел) и перевозчик (транспортный раздел).

Товарно-транспортная накладная предполагает четыре экземпляра: по одному для поставщика и для покупателя и два — для перевозчика (один он прикрепляет к счету по оплате транспортных услуг, а второй оставляет себе для учета выполненной работы). Транспортная же накладная выписывается только в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Так как транспортная накладная регулирует только процесс грузоперевозки и порядок ее выполнения, она не требует таких сведений, как стоимость доставляемого товара. Единственное, в 5-й графе среди указаний грузоотправителя может быть отмечена объявленная стоимость груза. Делается это чаще всего тогда, когда груз является особо ценным, и для того, чтобы в случае его порчи, потери и пр. по вине перевозчика рассчитать причитающуюся с него сумму ущерба.

В отличие от товарно-транспортной, транспортная накладная хотя и не предполагает, например, детального описания погрузочно-разгрузочных работ (с перечислением операций, использованных механизмов, способов и т.д.), однако включает в себя все сведения, необходимые для лучшей организации перевозки и контроля за ее выполнением.

Согласовывает предельные сроки доставки, погрузки и разгрузки, устанавливает штрафные санкции за простой, невывоз груза, несвоевременное предоставление транспортного средства , контейнера и др. Содержит указания грузоотправителя: желательные вместимость и грузоподъемность транспортного средства, рекомендованные сроки и температурный режим перевозки (для скоропортящегося груза ), запрет на перегрузку, информацию по каждому опасному веществу , изделию и материалу в соответствии с ДОПОГ. Определяет порядок измерения массы груза, выполнения погрузочно-разгрузочных работ, опломбирования транспортных средств и контейнеров, необходимость их промывки и дезинфекции. Подтверждает разрешение на проезд по автомобильным дорогам с описанием установленного маршрута (для опасных, крупногабаритных и(или) тяжеловесных грузов ), а также закрепляет режим труда и отдыха водителя .

Кроме того, транспортная накладная не требует детального перечисления того, из чего складывается стоимость перевозки (тариф за тонну, за тонно-километр, разбивка пройденного расстояния в зависимости от категории дорог, время простоя под погрузкой и разгрузкой, доплата за срочность и пр.), как это делается при оформлении товарно-транспортной накладной. В транспортной накладной выставляется конечная стоимость услуги, однако вместе с тем прозрачны дополнительные расходы перевозчика: отдельно указываются траты на получение разрешения (для опасных, крупногабаритных и(или) тяжеловесных грузов), на оплату проезда по платным автомобильным дорогам , на выполнение погрузочно-разгрузочных работ, промывку и дезинфекцию транспортного средства. Плюс, включены графы, специально предназначенные для фиксирования нарушений со стороны грузоотправителя, грузополучателя или перевозчика и установления размера штрафных санкций.

Порядок заполнения транспортной накладной

Вообще же, порядок заполнения транспортной накладной регулируется Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Приложением №4 «Транспортная накладная (Форма)») и достаточно прост: все разделы пронумерованы, озаглавлены, а их назначение ясно и доступно изложено в соответствующих подписях к графам.

Что еще нужно знать, так это то, что число транспортных накладных зависит от количества транспортных средств, перевозящих груз (на каждый автомобиль — по накладной). При этом одна транспортная накладная может быть составлена на несколько партий разных товаров, но только в том случае, если они едут от одного продавца (или из одного консолидационного склада) к одному покупателю. Вообще же, при сборных грузоперевозках оформляются отдельные товарные накладные на каждую партию груза.

Порядок перевозки грузов автомобильным транспортом регулируется:

- главой 40 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ;

- Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ), далее – Устав;

- Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (начало действия – 25.07.2011), далее – Правила.

Согласно ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Транспортная накладная – обязательный документ при перевозке грузов перевозчиком

Согласно п. 1 ст. 8 Устава заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем.

Груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается, за исключением груза, который перевозится на основании договора фрахтования (п. 3 ст. 8 Устава).

Форма транспортной накладной приведена в Приложении № 4 к Правилам. Порядок ее заполнения установлен разделом II Правил.

Товарно-транспортная накладная была обязательной до 25.07.2011 при перевозке грузов транспортной компанией

Форма товарно-транспортной накладной (1-Т) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 как унифицированная форма первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте.

Товарно-транспортная накладная представляет собой единый документ: товарную накладную и транспортную накладную, и является первичным документом, подтверждающим отгрузку/получение товаров и расходы на транспортировку товаров (грузоперевозку).

Согласно указаниям по заполнению этой формы она предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Таким образом, до 25.07.2011 товарно-транспортная накладная была обязательной к применению в случаях, когда в перевозке груза участвовала транспортная компания (грузоперевозчик). Форма 1-Т составлялась в 4-х экземплярах: для отправителя груза (1 экз.), получателя груза (1 экз.) и грузоперевозчика (2 экз.).

ФНС России в письме от 18.08.2009 № ШС-20-3/1195 указала:

- если покупатель заказчиком перевозки не является, то действующий порядок наличия товарно-транспортной накладной у получателя груза (покупателя) не предусматривает;

- утверждение о том, что форма товарно-транспортной накладной № 1-Т является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, противоречит постановлению Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Аналогичный вывод был сделан в письме Минфина РФ от 15.06.2010 № 03-03-06/1/413: если организация-покупатель не оплачивает транспортировку товаров, то для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенных товаров может служить оформленная товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) либо товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

Обратите внимание! Указанные письма контролирующих органов были выпущены еще до 25.07.2011 г. Таким образом, оформление товарно-транспортной накладной до этой даты требовалось только в случаях, когда в процессе отправки и получения грузов участвовали три стороны: грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик.

Товарно-транспортная накладная составляется в случаях, предусмотренных договором или внутренними правилами

В настоящее время организация-поставщик может применять форму товарно-транспортной накладной (1-Т), в том числе вместо товарной накладной (ТОРГ-12) или накладной (М-15), в случаях, когда это предусмотрено внутренними правилами документооборота или договором поставки (купли-продажи, перевозки груза, др.).

В любом случае, перечень и порядок предоставления первичных документов организацией-поставщиком следует указывать в договоре на поставку товаров. В случаях, когда формы документов контрагент разрабатывает самостоятельно, рекомендуется привести указанные формы в приложениях к договору.

Оформление транспортной накладной при доставке груза транспортом поставщика

По мнению Минфина РФ (письмо от 22.12.2011 № 03-03-10/123) в случаях, когда грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя, возникают гражданско-правовые отношения при оказании услуг по перевозке, связанные с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки груза.

При этом уазанные отношения не могут быть квалифицированы как договор перевозки груза в смысле ст.785 ГК РФ, поскольку сторонам договора перевозки являются отправитель груза и перевозчик, а предметом договора - деятельность перевозчика по доставке груза управомоченному на его получение лицу.

Таким образом, если по условиям договора доставку товаров осуществляет поставщик (отправитель) собственным транспортом, и покупатель оплачивает стоимость перевозки(транспортные расходы) отдельно от стоимости товаров, то для покупателя подтверждением расходов на перевозку являются:

- указание транспортных расходов отдельной строкой в товарной накладной (накладной);

- (или) акт на оказанные услуги по доставке груза;

- (и) транспортная накладная по форме, приведенной в приложении к договору; или экземпляр транспортной накладной по форме, приведенной в приложении № 4 к Правилам; или отрывной талон путевого листа № 4-П; или копия путевого листа; или товарно-транспортная накладная (1-Т).

Если же стоимость доставки груза (транспортные расходы) поставщиком не выделяется, и отдельно покупателем не оплачивается, то предоставление поставщиком каких-либо дополнительных документов, подтверждающих факт перевозки груза, законодательством не требуется. Для оприходования товаров покупателю необходима только накладная на товар (ТОРГ-12, М-15, др.).

Самовывоз

В случае если договор перевозки не заключался, и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, услуги по перевозке не оказываются и транспортная накладная не составляется, а затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом на транспортное средство (письмо Минфина РФ от 22.12.2011 № 03-03-10/123).

При этом затраты на перевозку груза относятся в издержки обращения (при приобретении товаров для перепродажи), либо в текущие производственные затраты или транспортно-заготовительные расходы (при приобретении сырья и материалов), либо на затраты вспомогательного производства при его наличии (транспортного участка, гаража, управления автомобильным транспортом, др.).

Вопросы читателей

Наш поставщик отказывается предоставить товарно-транспортную накладную, ссылаясь на то, что ее давно отменили. Раньше мы требовали транспортную и товарно-транспортную накладные и счет-фактуру. Какие документы нам запрашивать сейчас у поставщиков при получении товара?

Если товар доставляется транспортом поставщика, и организация-покупатель отдельно не оплачивает доставку товара, то для принятия к учету поступивших товаров достаточно иметь:

- товарную накладную (ТОРГ-12);

- (или) накладную (М-15);

- (или) универсальный передаточный документ (УПД),

- (или) накладную, форма которой приведена в приложении к договору и которая содержит обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для получения налогового вычета НДС необходимо одновременное соблюдение трех условий (п. 1 ст. 172 НК РФ):

- товар принят к учету;

- имеется счет-фактура от продавца;

- товар предназначен для использования в операциях, облагаемых НДС.

Если товар доставляется перевозчиком (транспортной компанией, индивидуальным предпринимателем), у организации-покупателя всегда будет один экземпляр транспортной накладной по форме, приведенной в приложении № 4 к Правилам, поскольку пунктом 9 Правил предусмотрено составление транспортной накладной в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Если доставка товаров осуществляется транспортом поставщика, и при этом согласно условиям договора покупатель оплачивает доставку отдельно от цены товара, то покупателю потребуется первичный документ, подтверждающий несение транспортных расходов. Таким документом может быть транспортная накладная, либо товарно-транспортная накладная, либо путевой лист (копия или отрывной талон).

У нас небольшой магазин. Товары для магазина мы закупаем на оптовых базах и доставляем собственным грузовиком. Должны ли мы оформлять транспортные накладные?

В данном случае обязанность по оформлению транспортных накладных законодательством не установлена.

При этом согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок грузов грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Организация оказывает транспортные услуги по грузоперевозкам собственным транспортом, но иногда привлекает для оказания услуг других грузоперевозчиков и в данной ситуации оказывается посредником.

В этой ситуации организация выставляет счета заказчикам на оплату за оказанные грузоперевозки, но к этим заявкам не прикладывает отрывной талон путевого листа и ТТН (т.к. не наш транспорт возил груз). При этом заказчики транспорта все-таки требуют от нас данные документы.

Кто их должен выписывать? Если их выпишет третья сторона, то где будет указано, что перевозка была поручена именно нашей организации, и мы получили оплату за предоставленные услуги от заказчика?

Отношения сторон, связанные с предоставлением услуг по перевозке грузов, регулируются Главой 40 Гражданского Кодекса РФ <Перевозка>. Так, статьей 784 ГК РФ установлено, что перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки, которым определяются условия перевозки грузов. При этом заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (п.2 ст.785 ГК РФ).

Оказание посреднических услуг по перевозке грузов оформляется договором транспортной экспедиции (гл. 41 ГК РФ). По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой грузов (п.1 ст.801 ГК РФ). При этом условия выполнения договора транспортной экспедиции определяются соглашением сторон, если иное не установлено Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ "Отранспортно-экспедиционной деятельности", другими законами или иными правовыми актами (п.3 ст.801 ГК РФ).

По Правилам транспортно-экспедиционной деятельности (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются следующие экспедиторские документы:

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания услуг клиенту). На практике такое поручение, как правило, называют заявкой;

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором груза для перевозки от клиента). Заполняется в том случае, если в перевозке принимает участие экспедитор;

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение), п.5 Правил.

При этом договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено, что стороны договора могут использовать и другие экспедиторские документы, не указанные в п.5 Правил.

Обратите внимание! Правила транспортно-экспедиционной деятельности не предусматривают предоставления клиенту (заказчику) талона путевого листа и (или) ТТН. Поэтому предоставление этих документов по договору транспортной экспедиции не обязательно.

Правда, на практике большинство клиентов все-таки требует от экспедитора предоставить им копии указанных документов. Как правило, связано это с тем, что при проверках большинство представителей налоговых органов требуют подтвердить факт оказания услуг по перевозке груза именно этими транспортными документами. Чтобы не потерять своих клиентов, большинство экспедиторов, как правило, "идут навстречу" пожеланиям своих заказчиков и предоставляют копии указанных документов.

Рассмотрим порядок оформления таких документов.

Товарно-транспортная накладная или ТТН

Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная (Форма 1- Т), утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление). Согласно этому Постановлению применять унифицированную Форму 1-Т должны юридические лица, осуществляющие эксплуатацию автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

По нашему мнению, из сказанного следует, что порядок оформления и предоставления ТТН (в т.ч. кто должен ее выписывать) должен быть установлен договором перевозки груза. Отметим, что на практике Форму 1-Т выписывает, как правило, владелец автотранспортного средства, т.е. перевозчик груза.

В товарно-транспортной накладной содержится информация о дате составления документа, наименование и адрес отправителя и перевозчика, указание места, даты принятия груза и места, предназначенного для его доставки, наименование и адрес получателя и т.д. ТТН служит основанием для учета транспортной работы и проведения расчетов с перевозчиком.

Транспортный раздел Формы 1-Т определяет взаимоотношения заказчиков автотранспорта с организациями владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. В ситуации, изложенной в вопросе, заключает договор перевозки груза и, соответственно, оплачивает услуги перевозчика Ваша организация, поэтому в графе "Плательщик" товарного раздела ТТН и в графе "Заказчик (плательщик)" транспортного раздела накладной должны быть указаны реквизиты Вашей организации. Что является непосредственным подтверждением того, что транспорт был заказан именно Вашей организации.

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Согласно указанному выше Постановлению Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации- владельца автотранспорта или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-перевозчика и заказчики.

Так, заказчиком заполняются отрывные талоны путевого листа, которые служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику перевозки. К счету на оплату услуги по перевозке груза прилагается соответствующий отрывной талон. При этом сам путевой лист, в котором повторяются идентичные талону заказчика записи о времени работы автомобиля у заказчика, остается у перевозчика.

Отметим, что в талоне заказчика в графе <Заказчик> Ваша организация может быть указана только в том случае, если на месте разгрузки будет находиться представитель Вашей организации с печатью. Но, как правило, на практике это встречается редко. Поэтому в талоне заказчика могут фигурировать реквизиты непосредственных отправителя и получателя груза по конкретной перевозке.

И здесь возникает вопрос: каким образом в этом случае Ваша организация может подтвердить свою причастность к конкретной перевозке?

Как отмечалось выше, общие условия перевозки грузов должны быть оговорены договором транспортной экспедиции (п. 3 ст. 801 ГК РФ). При этом конкретные условия перевозки (такие как, например, маршрут перевозки, дата и время подачи автотранспортного средства), на наш взгляд, должны определяться приложением к договору в виде оформленной заявки на конкретную перевозку груза. Тогда подтвердить тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации, на наш взгляд, будет не проблематично.

Подтверждают факт оказания услуги по перевозке груза следующие документы:

- талон заказчика и (или) ТТН, в которых отражаются дата, направление перевозки (откуда, куда), марка и гос.номер транспортного средства, посредством которого была осуществлена перевозка груза и др. данные;

- акт об оказании услуг по перевозке груза, который оформляется в произвольной форме в соответствии с п.2 ст.9 Федерального Закона о бухучете от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

Если указанные документы соответствуют конкретной заявке заказчика, то нельзя отрицать тот факт, что перевозка была поручена именно Вашей организации.

Подтвердить оплату заказчиком конкретной перевозки можно в том случае, если к счету на оплату перевозки будет прилагаться копия талона заказчика и (или) ТТН (как того требуют Ваши заказчики), а в самом счете, на наш взгляд, целесообразно указать дату, маршрут перевозки, № и дату заявки заказчика или соответствующего данной перевозке акта об оказании услуг.

Как оформить первичные документы при транспортных перевозках – вебинар в Школе бухгалтера. Ведущая Ольга Букина расскажет про путевой лист (когда необходим, а когда без него можно обойтись), универсальный передаточный документ, что такое «товарно-транспортная накладная» и пр.

1. Какие документы нужны для перевозки груза

Здесь все зависит от ситуации, от того продавец вы или покупатель, или транспортная компания. К примеру, если вы продавец и продаете товары с базы, то у вас должны быть оформлены: договор с покупателем, товарно-транспортная накладная на груз, транспортная накладная, счет-фактура (для плательщика НДС).

Транспортные компании при перевозке должны оформить: путевой лист, договор с клиентом, транспортную накладную, товарно-транспортную накладную на груз, акт, счет-фактуру (для плательщика НДС). Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее.

2. Нужен ли путевой лист на автомобиль?

Часто бухгалтеры путают, когда путевой лист нужно оформлять, а когда нет.

Путевые листы при аренде автомобиля

Например, нужен ли путевой лист при аренде личного автомобиля у работника? По договору аренды путевой лист нужен вне зависимости от того, у кого машина арендована. В соответствии п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». Автомобиль в аренде и используется — значит, путевой лист должен составляться.

Нужен ли путевой лист при использовании такси в командировке?

Бусыгина Юлия Олеговна

«Путевой лист оформляется только в том случае, если организация использует собственный либо арендованный автомобиль. Такси — автомобиль, принадлежащий сторонним хозяйствующим субъектам, они оформляют путевой лист на этот автомобиль в своем учете, но никому его не выдают. Для подтверждения расходов командированного необходим чек (желательно) или бланк строгой отчетности».

3. Обязательные реквизиты на первичных документах

Перечень реквизитов первичного учетного документа является закрытым и установлен в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также их подписи.

Однако, у организаций возникает много вопросов относительно реквизитов документа. Например: «Является ли печать организации обязательным реквизитом в ТТН со стороны грузополучателя?»

Печать не является обязательным реквизитом. Следовательно, ни с какой стороны проставление печати не является обязательным. Поэтому, если в тексте договора о печати на документах нет ни слова, то вся «первичка» будет действительна и без нее. Главное, чтобы на документе стояли подписи.

4. Как учитывать расходы на ГСМ?

Для обоснования расходов на ГСМ, кроме путевого листа, необходимо обоснование маршрута. Например, договор о поставке товара по определенному адресу. Или заказ (заявка). Несмотря на то, что в путевом листе отсутствует маршрут как обязательный реквизит, без него налоговики могут не признать расходы на ГСМ. Обоснованием послужит также транспортная накладная. Что касается запчастей, то это материалы, которые могут быть отнесены на расходы независимо от момента их реального отпуска (нужны накладная и доказательство оплаты). Беспроблемным вариантом является и такой, при котором затраты оформляются как услуги автосервиса.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

При выполнении перевозок на каждом АТС должны быть документы строгой отчетности (имеющие серию и учетный номер). В общем случае такими документами считаются:
- путевой лист
- товарно-транспортная накладная (ТТН) при перевозке грузов товарного характера (имеющих стоимость).

Путевой лист является основным первичным документом, определяющим показатели при учете работы ПС и водителя, начислении заработной платы водителю и расчета за перевозки.

При выполнении грузовых автоперевозок используются следующие формы путевых листов, утвержденные Постановлением Государственного Комитета РФ по статистике от 28.11.97 № 78:

Форма 4-с (сдельная) – при перевозках на условиях сдельной оплаты. Предусматривает подробное задание водителю по маршруту движения и количеству ездок. На оборотной стороне листа фиксируется время выполнения ездок, продолжительность простоев и номера ТТН, на основании которых перевозился груз.

Форма 4-п – при перевозках на условии повременной оплаты. Предусматривает указание заказчика(-ов) перевозок и времени прибытия и убытия от заказчика. Номера ТТН, по которым перевозился груз, записываются на обратной стороне. Путевой лист имеет отрывной талон, который должен быть заполнен заказчиком и заверен его печатью. После обработки в транспортной организации талон возвращается заказчику вместе со счетом на перевозки.

На путевых листах в левом верхнем углу проставляется штамп или печать организации – владельца ПС. Заполнение путевого листа производится до выхода на линию, на линии и по возвращении.

Перед выездом на линию заполняются сведения о:
• Водителе;
• Сопровождающих лицах;
• Автомобиле;
• Времени начала и окончания работы;
• Заказчике перевозок;
• Планируемом пробеге ТС;
• Движении горючего.

Указанная в путевом листе дата выдачи должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале. В нижней части путевого листа должны быть поставлены подписи:
• Диспетчера, подтверждающая правильность заполнения путевого листа и наличия у водителя водительского удостоверения;
• Механика об исправности ПС;
• Медицинского работника о возможности допуска водителя к управлению АТС;
• Водителя о принятии АТС в технически исправном состоянии и получении задания на работу.

Данные в путевой лист заносятся должностными лицами транспортного предприятия (диспетчер, техник по ГСМ и т.п.). Участие водителя в подготовке путевого листа не допускается.

На линии в путевой лист заносятся сведения о работе ПС, результаты проверки контролирующими лицами. Ответственное лицо заказчика расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполнения данных о выполненной работе.

По возвращении в транспортное предприятие путевой лист сдается, диспетчер заполняет данные о фактически выполненной работе водителем и автомобилем, движении горючего. Водитель подписью удостоверяет сдачу ПС механику в технически исправном состоянии или в состоянии с определенными неисправностями и количество сданных вместе с путевым литом ТТН. Механик подписью подтверждает эти сведения. Диспетчер подписью подтверждает количество сданных водителем ТТН и правильность заполнения данных после сдачи путевого листа водителем.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители транспортного предприятия, ответственные за эксплуатацию ПС и участвующие в заполнении документов. Путевые листы хранятся вместе с ТТН, что облегчает их совместную проверку.

Для контроля движения выданных водителям путевых листов и их сдачи после первичной обработки в бухгалтерии ведется специальный журнал, форма которого установлена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78.

Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 введены формы путевой документации и журнала учета путевых листов для индивидуальных предпринимателей, учитывающие особенности ведения ими хозяйственной деятельности. Если предприниматель использует наемный труд, водитель должен иметь при себе трудовой договор. Путевой лист в этом случае оформляется лично предпринимателем или специально назначенным лицом.

Товарно-транспортная накладная предоставляется перевозчику грузоотправителем и является основным документом для списания грузоотправителем и оприходования его грузополучателем. Грузоотправитель оформляет отдельную ТТН на каждого грузополучателя и каждой ездки ПС с обязательным заполнением всех реквизитов. ТТН выписывается не менее чем в 4-х экземплярах. Первый остается у грузоотправителя, второй сдается грузополучателю, третий и четвертый поступают в транспортную организацию. После выполнения расчетов по перевозкам третий экземпляр возвращается грузоотправителю вместе со счетом за перевозку.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В заголовочной части ТТН указывают дату ее выписки, наименование заказчика, который оплачивает перевозку, наименование транспортной организации, марку и государственные номера ПС, данные водителя, номер путевого листа.

Товарный раздел ТТН заполняется грузоотправителем и содержит сведения о грузе, а также о лице, отпускающем груз. Вместо указания подробных сведений о грузе могут указываться номера товарных накладных, содержащих все предусмотренные ТТН реквизиты, эти товарные накладные прилагаются к ТТН.

В транспортном разделе ТТН приводятся сведение о погрузочно-разгрузочных операциях и показатели работы ПС.

При получении груза водитель получает 3 экземпляра ТТН, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и подписью водителя. При сдаче груза материально ответственное лицо грузополучателя ставит в ТТН свою подпись и печать. В случае несоответствия доставленных товаров по качеству или количеству должен составить акт, который является юридическим документом для предъявления претензий поставщику. Сведения о составленном акте (номер, дата и краткая причина составления акта) записываются в соответствующей графе ТТН.

В случае перегрузки груза в пути следования на другой ПС, сведения об организации, водителе и автомобиле зачеркиваются с сохранением читабельности прежних данных и записываются новые данные. Эти исправления заверяются подписью работника, руководящего перегрузкой, и о факте передачи.

По грузам нетоварного характера, объем перевозок которых учитывается, ТТН выписывается в 3-х экземплярах: первый и второй – для транспортной организации, третий – для грузоотправителя. Первый экземпляр транспортная организация прилагает к счету за перевозки.

В зависимости от вида перевозимых грузов к ТТН могут прилагаться другие товаросопроводительные документы (например, сертификат радиационной безопасности груза).

Читайте также: