Минусы электронной трудовой книжки

Опубликовано: 25.12.2024


С этого года в России введены электронные трудовые книжки. Об их преимуществах и недостатках было уже немало сказано.

На днях устроил разбор на эту темы и разложил все по полочкам омбудсмен по вопросам соблюдения прав предпринимателей при осуществлении санитарно-эпидемиологического надзора и надзора в сфере соблюдения трудового законодательства, член генсовета Партии Роста Дмитрий Порочкин.

Он предложил рассмотреть электронную трудовую книжку с трех сторон и разобрал все плюсы и минусы: со стороны государства, бизнеса и работника.

Государство

Плюсы

1) Государство при электронных трудовых книжках получает полноценный контроль за всей происходящей трудовой деятельностью.

2) Государство в режиме онлайн будет знать кто, где и сколько работает, проводить мониторинг и аналитическую обработку данных.

3) Государству станет удобнее отслеживать налоговые и пенсионные отчислениями.

Бизнес

Плюсы

1) У работодателей снизятся издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

2) Появится возможность аналитической обработки данных о трудовой деятельности сотрудников.

3) Раньше сотрудники имели возможность заводить более одной трудовой книжки и пользоваться ими поочередно при необходимости. С электронной цифровой книжкой так не получится. Все будет отслеживаться в одном- единственном месте.

Минусы

1) Главным минусом для бизнеса является тот факт, что, если сотрудник сохраняет у себя бумажную версию трудовой книжки — у предприятия образуется двойной объем документооборота.

2) Помимо этого, сложным вопросом до сих пор остается проблема с некорректными и ошибочными записями. Внесение изменений довольно сложный технический вопрос и этот процесс еще не налажен.

3) В формате цифровых трудовых книжек отсутствует поле для внесения сотруднику благодарностей. А это всегда было и остается важным моментом для государственных предприятий.

4) Не очень приятным моментом для работодателя является то, что при трудоустройстве нового сотрудника в бумажной трудовой книжке можно сразу отследить места предыдущих мест работы с подписями и печатями, а сейчас необходимо запрашивать у работника выписку с прошлого места работы или выписку из личного кабинета. Такие выписки чреваты подделками документов, так как эти справки легко подделать.

5) Прием на работу и увольнение необходимо вносить в электронную цифровую книжку «день в день». Это неудобно тем, что работы могут проводиться в местности, не имеющей стабильного доступа к интернету: на севере, в труднодоступных местах и пр. В таких ситуациях запись о приеме и увольнении «день в день» физически не получится внести в электронную трудовую книжку.

Сотрудник

Плюсы

1) Сотрудники получают удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности в личном кабинете.

2) Электронная трудовая книжка — удобный вариант для оформления на дистанционную работу.

3) Важным моментом будет тот факт, что данные из электронной трудовой книжки помогут оперативнее получить государственные услуги.

Минусы

1) С бумажной трудовой книжкой на внесение записей работодателям предоставлялось 5 рабочих дней. Бывают случаи, что сотрудник поработает день-два-три и передумает по каким-либо своим причинам, в таком случае запись в трудовую не вносилась и репутация сотрудника оставалась чиста. С электронными трудовыми книжками в такой ситуации запись будет негативно отражаться на сотруднике при дальнейшем трудоустройстве.

2) Записи в электронной трудовой книжке на данный момент отражаются только с 2020 года, то есть с текущего места работы. Поэтому если сотрудник выбирает вариант электронной трудовой книжки, работодатель обязан выдать ему на руки бумажную версию, и в случае ее утери велик шанс того, что восстановить ее уже не получится.

3) Если сотрудник обнаружит у себя в трудовой книжке ошибочную запись — единственный способ ее удалить — личное обращение в компанию, внесшую эту запись. Но в случае, если сотрудник не имеет представление о том, что за предприятие ее внесло — могут возникнуть проблемы с идентификацией и поиском этой организации.

Отметим, что за полгода с момента введения электронных трудовых на них перешли 14 % работающих граждан. Остальные пока сохранили бумажный вариант.

Впрочем, у молодежи, впервые приступающей к труду в следующем году, выбора не будет. Новым работникам будут оформляться только электронные трудовые.

Напомним, «Клерк» подготовил онлайн-курс про электронные трудовые книжки на основе рекомендаций Пенсионного фонда и Роструда.

Записывайтесь на курс. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Плюсы и минусы электронных трудовых

Каждый работодатель обязан с 1 января 2020 года письменно уведомить своих сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Если работник решил остаться с бумажной трудовой, делать ничего не нужно, потому что она сохранится по умолчанию. Для перехода на электронную трудовую книжку нужно отнести заявление в отдел кадров до 31 декабря 2020 года (ст. 66.1 ТК). В любом случае работодатель обязан до конца года завести на всех сотрудников цифровые копии. Они будут храниться на серверах Пенсионного фонда РФ и содержать информацию обо всей трудовой деятельности человека. Те, кто начинает работать с 1 января 2021 года, автоматически переходят на электронные трудовые.

Сейчас на рассмотрении Госдумы находится законопроект, согласно которому кадровики будут нести административную ответственность за неоднократное нарушение сроков подачи сведений или направление неполной (недостоверной) информации о трудовой деятельности работников (законопроект № 748758-7). За это им грозят предупреждения.

Сейчас за нарушение порядка и срока предоставления данных в Пенсионный фонд для должностных лиц установлен штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП). Общая ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена ст. 5.27 КоАП. Штрафы по ней составляют от 1000 руб. до 5000 руб. для должностных лиц, от 30 000 руб. до 50 000 руб. для юрлиц.

Плюсы

Электронные трудовые книжки невозможно потерять, они не горят в пожарах и не тонут в воде, в отличие от бумажных. В прошлом году наводнение в Иркутской области уничтожило порядка 300 трудовых, которые потом восстанавливали специально организованные комиссии.


Электронные книжки удобны с точки зрения организации дистанционной работы, которая особенно актуальна в сегодняшних реалиях в связи с коронавирусной инфекцией.

Работодатели, работники, Пенсионный фонд и другие государственные организации получат доступ к электронным трудовым. Предполагается, что, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах в режиме реального времени. Назначение пенсии и оформление пособий сильно упростится. Чтобы получить справку на загранпаспорт или ипотеку, будет достаточно зайти в личный кабинет на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Такая справка будет действительна во всех инстанциях. Работодатель и надзорные органы смогут легко строить аналитические и статистические отчеты, а работники – проверять стаж и другую информацию о себе. С переходом на электронные трудовые при смене места работы не придется передавать и получать бумажную книжку, что особенно актуально при возникновении споров с недобросовестными работниками и работодателями.

Минусы

Многие граждане опасаются, что информация из электронной трудовой может исчезнуть или оказаться в руках злоумышленников. По мнению Саввиной, хранение записей в электронном виде сводит к минимуму риски попадания информации к третьим лицам.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке, в ее электронной копии отсутствует, то есть полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Данных о полученном образовании, специальностях и профессиях в ней тоже не будет.


Раздел о награждениях может быть важен при смене работы как для кандидата, так и для потенциального работодателя. В то же время, полагаю, отсутствие этих сведений в электронных трудовых не должно негативно влиять на трудоустройство.

Какое-то время кадровикам придется делать двойную работу (на бумаге и в компьютере). Даже если коллектив полностью перейдет на цифровой вариант, вновь нанятый работник может принести бумажную трудовую. Кроме того, нужно будет ежемесячно отчитываться по всем кадровым перемещениям в течение 2020 года и не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года. На урегулирование системы кадрового учета потребуются дополнительные операционные затраты. «В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателям придется оперативно наполнить электронную базу работников, что может повлечь некорректность занесения информации, а также возможные технические ошибки. Кроме того, работодателям надо потратиться на оформление электронной цифровой подписи, наладить системы взаимодействия с Пенсионным фондом и отправки отчетов», – отметила Саввина.

Стоит ли переходить на электронные трудовые книжки

С 2020 года россиянам начали оформлять электронные трудовые книжки. Вместо привычных серых книжечек теперь двоичный код на серверах Пенсионного фонда. Правда, светлое технологичное будущее - дело добровольное:

- У каждого гражданина будет право самостоятельно определить, хочет он, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или нет, - заявил председатель комитета по труду, социальной политике и делам ветеранов Госдумы Ярослав Нилов.

У нас есть год, чтобы определиться: за технологии каждый или за традиции. Чтобы остаться верным бумаге, делать ничего не нужно. По умолчанию трудовые книжки остаются неприкосновенными. А если хочется технологичного делопроизводства, нужно отнести в отдел кадров заявление.

Выбора не оставили только молодежи. Тем, кто начинает работать с 2021-го, можно даже не покупать серую книжечку. Для остальных «Комсомолка» взвесила все плюсы и минусы нововведения.

ЗА

1. Невозможно потерять

Привычная серая книжечка вещь довольно хрупкая. Как и бумаги кадровых служб. Пожар, переезд (непонятно еще, что хуже) или простое разгильдяйство — и документ пропал.

- Все помнят прошлогоднее наводнение в Иркутской области. Так из-за большой воды было утрачено почти 300 трудовых книжек, - рассказал председатель правления ПФР Антон Дроздов. - Чтобы восстановить информацию, региональные власти собирали специальные комиссии, которые провели довольно трудоемкую работу. Если бы электронные книжки были тогда, достаточно было бы нажать кнопку.

2. Легче оформить пенсию

Сейчас сбор документов для ПФР зачастую превращается в настоящий квест. Если трудовая книжка заполнена неправильно или данных там не хватает, человека отправляют в путешествию по прошлому: нужно обойти предыдущие места работы и взять справку, что вы действительно там трудились. Если учесть, что у многих стаж уходит корнями в 90-е, когда творился настоящий бардак, получить подтверждение может быть невозможно. Фирма просто не вела учет или документы утеряны — главное, стаж подтвердить нельзя.

С электронными трудовыми такой проблемы не будет в принципе. В идеале ПФР к выходу человека на заслуженный отдых уже будет видеть полную картину его карьерных свершений и сможет рассчитать пенсию. Тем более, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах чуть ли не в режиме реального времени.

3. Легко получить выписку

В некоторых жизненных ситуациях, например, для оформления загранпаспорта или ипотеки, нужна выписка из трудовой книжки. Сейчас идти за ней нужно туда, где документ хранится, то есть в отдел кадров. С электронной версией все проще — достаточно зайти в личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг.

- Такая справка будет действительна во всех инстанциях, - заверил Дроздов.

ПРОТИВ

1. Информация исчезнет или будет украдена

Главный страх людей перед неотвратимым, судя по всему, цифровым будущим, что данные пропадут. Голливудские фильмы приготовили нас и к восстанию машин, и к банде хитроумных хакеров. Так что у народа нет никакой уверенности в том, что летопись наших трудовых свершений, которая хранится где-то на неведомых серверах, будет в полной сохранности.

- Мы работаем с персональной информацией с 1997 года и накопили в этом большой опыт, - заверил глава ПФР. - Для сохранности информации используем самое современное оборудование. Так что потери данных можно не опасаться.

На самом деле бояться, что в один прекрасный день все пропадет, действительно бессмысленно. И даже не потому что чиновники рапортуют о надежной защите. Просто это все равно, что опасаться новой мировой войны или конца света.

Власти обещают упрощение кадрового учета, но у профессионального сообщества другое мнение на этот счет

Фото: Евгения ГУСЕВА

2. У кадровиков прибавится работы

Власти обещают, что вести кадровый учет станет проще. Но у профессионального сообщества другое мнение на этот счет.

- Для кадровиков и для бизнеса объемы работы, по крайней мере в ближайшие годы, будут не меньше, а больше. Процентов на 5-10%, - поделилась с «КП» своими ожиданиями от нововведений директор Института профессионального кадровика Валентина Митрофанова.

И дело не только в том, что если человек захочет сохранить бумажную книжку, кадровики будут делать двойную работу: на бумаге и в компьютере.

Закон не установил срок окончательного перехода на «цифру». То есть все, кто сейчас работают, могут до самой пенсии требовать вести свои трудовые книжки в бумажном виде. И даже если коллектив какого-нибудь предприятия в следующем году дружно напишет заявления, чтобы им не вели бумажные книжки, для отдела кадров мало что поменяется.

- Потому что нужно заполнять книгу учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков. Ведь в любой момент могут принять на работу человека с бумажной трудовой, и ему обязаны будут ее вести, - объяснила Митрофанова.

3. Старые книжки все равно нужно хранить

В случае, когда трудовая книжка утеряна, ПФР поднимает данные об отчислениях работодателя. Логично же, раз фирма платила за человека, значит, он там действительно работал. Но проследить стаж таким образом можно только до 1997 года — тогда людям начали выдавать СНИЛСы.

- До этого времени не существовало персонифицированного пенсионного учета. Работодатели подавали сведения, не указывая конкретных людей, которые у них трудятся. То есть если трудовой стаж начался раньше 97-го, бумажная трудовая книжка единственный документ, который этот стаж подтверждает, - рассказала Валентина Митрофанова.

Так что даже если те, кто начал работать до 1997-го, перейдут на «цифру», серую книжечку, которую им выдадут в кадрах, нужно беречь.

В соответствии с законодательством РФ с 1 января 2020 года в действие вступает постановление об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК). Для чего принято это решение, и какие преимущества электронной трудовой книжки получают работники и работодатели, а также, какие недостатки могут быть у этого решения нужно рассмотреть подробней.

Что такое ЭТК

ЭТК по своему содержанию является аналогом бумажного документа привычного для многих граждан. В нем содержится следующая информация:

  • Персональные паспортные данные гражданина;
  • Дата приема на работу, увольнения с работы;
  • Даты перевода на новую должность и прочие изменения;
  • Причины, по которым произошел перевод или увольнение;
  • Наименование организаций, в которых сотрудник исполнял или исполняет трудовые обязанности;
  • Информация касающаяся стажа, квалификации работника и т.д.

Вся информация хранится в едином электронном реестре. Получить доступ к информации можно при помощи личного кабинета на сайте ПФР, ЕПГУ, использовав для этого персональный компьютер или другое устройство, подключенное к сети. Также можно обратиться в клиентские службы ПФР, МФЦ и получить письменные сведения или обратиться за информацией к работодателю.

Плюсы электронной трудовой книжки для сотрудников сводятся к следующему:

  • Быстрый доступ в любое время к личной информации, главное иметь под рукой устройство подключенное к сети, при помощи которого можно связаться с реестром;
  • Сведение к минимуму ошибок заполнения, касающихся наименований трудовой деятельности, стажа и т.д.;
  • Возможность дистанционного трудоустройства без необходимости личной подачи документов работодателю;
  • Использование информации при получении Госуслуг без необходимости личного присутствия;
  • Дистанционное оформление пенсии;
  • Безопасность личных данных благодаря надежной защите и ограниченному доступу.

Таким образом, в идеальных условиях ЭТК позволит упростить использование документа при оформлении сотрудника, а также при взаимодействии с государственными структурами. Обратите внимание, для сотрудников уже имеющих на руках бумажную книжку полный переход на ЭТК не обязателен. Можно вести цифровой и бумажный документ одновременно, работодатель должен вносить изменения в обе версии.

Преимущества для работодателя

От введения ЭТК должен выиграть и работодатель, который также получает ряд преимуществ, основными из которых являются:

  • Возможность ознакомления с данными о сотруднике без необходимости запроса сканированных копий или оригинала документа;
  • Упрощение процессов ведения бухгалтерии за счет отсутствия бумажных документов и перевода в цифровой формат;
  • Сокращение издержек на покупку трудовых книжек, ведение бумажной бухгалтерии;
  • Повышение эффективности аналитической обработки данных сотрудников при ведении бухучета на предприятии.

Работодатель получает доступ к документу, только после предоставления его сотрудником. Это исключает возможность внесения недостоверных сведений или изменения личных данных. Таким образом, каждая из сторон оказывается в выигрыше.

Недостатки решения

Несмотря на все преимущества, некоторые эксперты отмечают и минусы электронной трудовой книжки. Основными из них, являются следующие недостатки:

  • Сложность обращения с цифровой базой, для людей незнакомый с компьютерным оборудованием или вовсе не имеющих доступа к нему, в данном случае в основном речь идет о людях пожилого возраста;
  • Естественные уязвимости цифровой базы к техническим неполадкам и сбоям, к примеру, поломкам серверного оборудования, в результате которых может быть временно ограничен доступ к базе или утеряна ее часть;
  • Возможность взлома базы и попадания личных информации в руки злоумышленников или же уничтожение базы реестра;
  • Человеческий фактор тормозящий систему – речь идет о неподготовленности сотрудников ПФР и некоторых других служб с цифровой базой данных.

Большинство рисков и недостатков связано с уязвимостями компьютерных систем к внешним или внутренним негативным воздействиям. В свою очередь представителями государственных структур предлагается решение проблемы разработкой систем безопасности, многократным копированием баз для дублирования информации. Эффективность подобных решений можно будет оценить со временем, когда база данных ЭТК будет сформирована и введена в обращение не в тестовом, а в стандартом режиме.

Подобные инициативы всегда вводятся в строй с определенными сложностями и системы дорабатываются поэтапно в процессе эксплуатации, исходя из возникающих рисков и недостатков. Возможность дальнейшего использования бумажных документов для большой категории граждан позволяет частично решить эту проблему, ведь ошибки в дальнейшем можно оспорить и предоставить корректные данные.

С января 2020 года любой гражданин России, работающий официально, может заменить бумажную трудовую книжку на электронную. Мы разобрались, в чем минусы электронных трудовых.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка содержит сведения о ваших местах работы, трудовых функциях, переводах на другую работу, причинах и основаниях увольнения. Электронная версия трудовой книжки имеет такую же силу, как и бумажная.

С 1 января 2020 года любой человек может заменить бумажную трудовую на ее электронную версию. Если работник был в отпуске или на больничном и поэтому не успел перейти на электронную книжку до 31 декабря 2020 года, то он сможет подать заявление и после этой даты.

Какие плюсы у электронных книжек

Переход на нее добровольный
Никто не вправе заставить вас оформлять электронную трудовую. Если до 31 декабря 2020 года включительно вы не попросите работодателя оформить вам электронную книжку или сами не сделаете запрос, то бумажный вариант у вас останется действующим.

Ее не нужно покупать
Если вы впервые устраиваетесь на работу, работодатель оформляет вам трудовую книжку, а потом вычитает из зарплаты ее стоимость. То же самое происходит, если трудовая потерялась или испортилась. А за электронную книжку платить не нужно.

Отдел кадров не может ее не вернуть
Некоторые недобросовестные работодатели удерживают трудовую книжку сотрудника и не отдают ее даже после увольнения. На это нужно жаловаться в трудовую инспекцию. С трудовой нового формата такого произойти не может: работодатель не может «не отдать» электронную книжку, у вас всегда есть к ней доступ.

Ее проще переслать
Выслать электронную трудовую будущему работодателю можно по электронной почте с домашнего компьютера или смартфона.

Проще оформлять пенсию
Сведения из вашей электронной трудовой доступны Пенсионному фонду России. С такой книжкой им будет легче рассчитывать пенсию, а вам — быстрее ее получать.

Легче получить выписку
Выписку из электронной трудовой тоже можно получить не выходя из-за компьютера. Заказать ее можно на сайте пенсионного фонда.

Как получить налоговый вычет через работодателя

Минусы электронных книжек

Если в 2021 году вы будете устраиваться на работу впервые, то вам в любом случае сделают электронную трудовую книжку. Бумажные уже оформляться не будут. Ниже — минусы электронных трудовых, которые стоит учесть.

Сведения о предыдущих местах работы в электронной книжке не сохранятся
Если вы меняли работу до 2020 года, то эти сведения в новую, электронную версию вноситься не будут. Все данные о предыдущих местах работы сохранятся только в бумажной версии трудовой. Поэтому ее придется оставить и хранить у себя.

Риск того, что информация может «утечь»
К сожалению, от хакерских атак и обвала баз данных никто не защищен. Вероятность этого всегда существует, но потерю информации можно предотвратить. Скачивайте электронную трудовую несколько раз в год — тогда, если с базой данных ПФР что-то случится, ваша трудовая не пострадает.

Может возникнуть ошибка при переносе информации в электронный формат
Человеческий фактор при переносе данных играет большую роль. Важно будет проверить корректность сведений в электронной трудовой.

Для кадрового отдела ничего не изменится
Все кадровики будут заполнять документы и вести отчетность в прежнем формате. Работы меньше не станет, но у тех, кто плохо работает на компьютере, могут возникнуть сложности: ведь электронные трудовые ведутся и обновляются в электронном виде.

Бумажную трудовую книжку всё равно нужно сохранить
После того как вам оформят электронную трудовую, работодатель отдаст бумажную версию, в которой сделает запись о том, что с такого-то числа вы перевели трудовую в электронный вид. Значит, сведения обо всех местах работы до последней компании будут храниться только в вашей бумажной трудовой. При утере книжки данные придется восстанавливать очень долго. За сохранность бумажной трудовой отвечаете вы, а не работодатель.

Информацию в пенсионный фонд нужно успеть передать за два дня
Если сотрудника нанимают или увольняют, то работодатель должен передать сведения об этом в ПФР до завершения рабочего дня, следующего за днем подписания приказа. Если работодателю необходимо внести другие изменения, то информацию нужно обновить не позже 15-го числа следующего месяца.

Как получить электронную трудовую книжку в 2020 году

Напишите заявление о переходе на электронную книжку и отнесите работодателю. Он займется переводом трудовой в электронный вид.

Получить выписку из электронной трудовой можно на сайте пенсионного фонда.

Что по поводу электронных трудовых думает юрист

Какие вы видите проблемы для работника в связи с введением электронных трудовых книжек?

«Наше население не особенно доверяет инновациям, в том числе различным электронным сервисам. Этому есть множество причин, от некорректной работы сервисов ввиду отсутствия инфраструктуры до банальной боязни перемен. На данный момент не более 15% работников написали заявление о переходе на электронные трудовые книжки. В принципе, пока результаты подсчитывать рано, но граждане повально не стремятся заменить привычный бумажный документ электронным. Главный страх работников, особенно тех, которым осталось не так много до пенсии (в основном это люди старше 40 лет), — ошибки и вероятность потери данных из электронного реестра, что может привести к уменьшению размера начисляемой государством пенсии.

Еще один распространенный страх — утечка персональных данных, что, к сожалению, периодически случается».

Светлана Петрикова, юрист, партнер юридической компании PG Partners

Что можно посоветовать работникам, которые хотят перейти на электронные трудовые книжки?

«Бояться этого не стоит, но информацию в электронном виде необходимо контролировать. Это можно делать в личном кабинете на сайте госуслуг. Как юрист, я бы порекомендовала все трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и т. д. сохранять у себя в бумажном виде на случай возникновения ошибки или утери данных. Если обнаружите несоответствие электронных данных бумажным — обратитесь к своему работодателю с подтверждающими документами, чтобы он передал в ПФР верные данные. Если это невозможно, то обратитесь в территориальное отделение ПФР».

Светлана Петрикова, юрист, партнер юридической компании PG Partners

Редактор: Наталия Алекса
Корректор/литредактор: Варвара Свешникова
Фото: cybrain / Shutterstock

Читайте также: