Можно ли хранить в личном деле справку об отсутствии судимости

Опубликовано: 29.12.2024

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Справки об отсутствии (наличии) судимости работодатель вправе требовать только с определенной категории работников, у которых она должна храниться в личном деле. К таким работникам относятся: Главные инженеры проектов (в строительной компании), которые состоят в Национальном реестре специалистов в области строительства, Главные архитекторы проектов, педагоги, должностные лица жилищного кооператива, государственные и муниципальные служащие, специалисты авиационного персонала, руководитель и главный бухгалтер кредитной, страховой организации, главные бухгалтеры внебюджетных фондов и ОАО и т.д.

Не обязательно. Работодателю достаточно сделать запрос в МВД России для получения ответа о судимости.

Похожие вопросы

ответы на вопрос:

Есть основание: статьи 331.1 и 351.1 трудового кодекса РФ.

Требовать справку об отсутствии судимости, а в ряде случаев и об отсутствии вообще случаев привлечения к уголовной ответственности, совершенно законно.

ДЕЛО В ТОМ, ЧТО К занятию педагогической деятельностью, а также иной профессиональной деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних не допускаются (а работавшие на момент вступления в силу Федерального закона от 23 декабря 2010 года N 387-ФЗ "О внесении изменений в статью 22.1 Федерального закона "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и Трудовой кодекс Российской Федерации" - подлежат увольнению):

лица, имеющие судимость за совершение указанных в абзаце третьем части второй статьи 331 и статье 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации преступлений;

лица, имевшие судимость за совершение тяжких и особо тяжких из числа указанных в данных законоположениях преступлений, а также преступлений против половой неприкосновенности и половой свободы личности;

лица, имевшие судимость за совершение иных указанных в данных законоположениях преступлений, а также лица, уголовное преследование в отношении которых по обвинению в совершении указанных в данных законоположениях преступлений прекращено по нереабилитирующим основаниям, - постольку, поскольку на основе оценки опасности таких лиц для жизни, здоровья и нравственности несовершеннолетних обеспечивается соразмерность введенного ограничения целям государственной защиты прав несовершеннолетних.

ответы на вопрос:

Требуют от Вас этой справки по основаниям рекомендаций управления Роспотребнадзора в субъектах устанавливают предписания, фактически то, что рекомендовано, становится обязательно для исполнения.

Ст. 6.3 КоАП РФ вводит санкции за нарушение санитарно-эпидемиологического благополучия населения. В тех случаях, когда речь идет о предотвращении такого нарушения, требование справки об отсутствии COM ID-19 законно.

ответы на вопрос:

Нет, не нужна. Справка об отсутствии судимости также не нужна.

Подать на банкротство Вы можете, если сумма ваших долгов от 500 000 рублей и просрочка платежа составляет от 3 месяцев.

Могу сопроводить Вашу процедуру банкротства (на платной основе). Пишите мне в личные сообщения!

Нет такие документы Законом о банкротстве не предусмотрены. Вы лучше внимательнее вспоминайте про заполненные Вами анкеты в банках. Достоверность предоставленных данных куда важнее.

ответы на вопрос:

Справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, выдается по форме, утвержденной в Приложении № 4 к Административному регламенту. Порядок выдачи указанной справки также определен Административным регламентом

Заявление о выдаче справки о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств, может быть подано:

• через «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru) (далее — Единый портал госуслуг);

• через многофункциональный центр (далее — МФЦ).

При этом заявитель может обратиться лично либо через уполномоченного представителя с письменным заявлением в МФЦ, а также с заявлением в электронной форме с использованием Единого портала госуслуг.

Заявление, которое подано через Единый портал госуслуг или поступило из МФЦ, регистрируется в информационной системе МВД России в день поступления. При этом заявителю направляется уведомление о приеме заявления через Единый портал госуслуг (в случае подачи заявления через Единый портал госуслуг).

Заявление и прилагающиеся к нему документы рассматриваются уполномоченными должностными лицами системы МВД России.

ответы на вопрос:

Вы совершенно правы.

Главбуха может не быть. Но по умолчанию предполагается что он есть.

Для того, чтобы показать что его нет надо предоставить приказ директора о возложении бухучета на себя.

Это не противоречит ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О бухгалтерском учете"

Во 2 части заявки Вам необходимо было сразу приложить приказ о том, что Генеральный директор действует за себя и за Главного бухгалтера в Организации.

Проверьте внимательно все документы 2 части заявки, возможно в заявлении-декларации стояло 2 подписи (Директора и Гл.бухгалтера) и Вы выдали так сказать наличие в штате Главного бухгалтера.

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 04.11.2019, с изм. от 07.04.2020) "Об обществах с ограниченной ответственностью"

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (последняя редакция)

--- Здравствуйте уважаемый посетитель сайта, да это элементарно, при подписании документов, указываются ответственные лица, и как правило это главный бухгалтер и работодатель, (Гендиректор) здесь и знать особо нечего. И кстати, он не может возложить на себя всю ответственность по бухучёту, просто так и от нечего делать. Пусть главбух получают нужную справку и не мудрит, а при наличии судимости (допускаю что это можете быть именно вы), она там работать главбухом не может. См. Постановление Правительства РФ от 4 февраля 2015 г. N 99 "Об установлении дополнительных требований к участникам закупки отдельных видов товаров, работ, услуг, случаев отнесения товаров, работ, услуг к товарам, работам, услугам, которые по причине их технической и (или) технологической сложности, инновационного, высокотехнологичного или специализированного характера способны поставить, выполнить, оказать только поставщики (подрядчики, исполнители), имеющие необходимый уровень квалификации, а также документов, подтверждающих соответствие участников закупки указанным дополнительным требованиям" (с изменениями и дополнениями)

Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Лигостаева А.В.

ответы на вопрос:

Только если зарегистрированы на портале госуслуг

Всего доброго, желаю удачи в решении Вашего вопроса!

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

14. Государственная услуга по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования.

Далее - "справка о наличии (отсутствии) судимости".

Наименование федерального органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

15. Государственную услугу предоставляет МВД России.

Непосредственное предоставление государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости на территории Российской Федерации осуществляется ФКУ "ГИАЦ МВД России" и ИЦ.

16. Заявление о выдаче справки о наличии (отсутствии) судимости также может быть подано в соответствующий ИЦ через управления, отделы, отделения Министерства внутренних дел Российской Федерации по районам, городам и иным муниципальным образованиям, в том числе по нескольким муниципальным образованиям, через управления, отделы, отделения Министерства внутренних дел Российской Федерации на части территорий административных центров субъектов Российской Федерации, через управления, отделы, отделения Министерства внутренних дел Российской Федерации по закрытым административно-территориальным образованиям, на особо важных и режимных объектах, через Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации на комплексе "Байконур" или через МФЦ, с которым заключено соглашение о взаимодействии.

(в ред. Приказа МВД России от 28.06.2016 N 347)

Далее - "территориальный орган МВД России на районном уровне".

(сноска в ред. Приказа МВД России от 05.05.2014 N 398)

В этом случае заявление о выдаче справки о наличии (отсутствии) судимости регистрируется в установленном порядке в территориальном органе МВД России на районном уровне или МФЦ и направляется в ИЦ по территориальности.

Информирование о порядке личного приема заявителей, консультирование по вопросам предоставления государственной услуги, указанным в пункте 9 Административного регламента, личный прием заявителя, обратившегося в территориальный орган МВД России на районном уровне, и выдача ему справки о наличии (отсутствии) судимости осуществляются должностным лицом, уполномоченным приказом начальника территориального органа МВД России на районном уровне.

Личный прием заявителя, обратившегося в МФЦ, и выдача ему справки о наличии (отсутствии) судимости осуществляются сотрудником МФЦ.

(п. 16 в ред. Приказа МВД России от 19.02.2015 N 263)

Описание результата предоставления государственной услуги

17. Результатом предоставления государственной услуги является получение заявителем:

17.1. Справки о наличии (отсутствии) судимости.

(пп. 17.1 в ред. Приказа МВД России от 28.06.2016 N 347)

17.2. Письма об отказе в выдаче справки о наличии (отсутствии) судимости.

Срок предоставления государственной услуги

18. Срок предоставления государственной услуги не должен превышать 30 дней с даты регистрации заявления в ФКУ "ГИАЦ МВД России" или ИЦ.

19. При необходимости получения дополнительной информации в иных органах, организациях и учреждениях срок рассмотрения заявления может быть продлен начальником ФКУ "ГИАЦ МВД России", ИЦ или должностным лицом, его замещающим, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляется заявитель.

Где хранятся справки об отсутствии судимости педагогов

Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Сколько хранится справка об отсутствии судимости в мвд

Процедура получения гражданами РФ, находящимися в другой стране, аналогична. Они должны обращаться в консульские отделы или в посольство РФ. Сколько действительна о несудимости, определяется организацией, запросившей ее предоставление.

срок действия справки о несудимости в РФ;
какой период действует об отсутствии судимости для иностранных граждан;
сколько действительна о несудимости для педагогов;
как выглядит об отсутствии судимости.

Сколько хранится справка об отсутствии судимости

Как видно, спрос на продукт растет, а предложить его могут лишь компетентные органы внутренних дел, что увеличивает срок получения справки об отсутствии судимости, что является существенной проблемой для занятых людей.

Например, для устройства на работу или выезда в некоторые страны, находящиеся за рубежом и т. д. В Российской Федерации – около трех месяцев, если оформляется опека, то до одного года; При подаче перечня документов на визу в США – около трех месяцев; При подаче на визу в ЕС – около шести месяцев; При подаче такой справки работодателю, он сам решает, сколько она будет действовать.

Срок действия справки об отсутствии судимости для преподавателя

При необходимости получения указанной справки за границей заявители или их законные представители получают эти данные в вышеуказанных подразделениях МВД нашей страны в посольских и консульских организациях МИД России. Если же проживали в разных странах более полгода, то для оформления рабочей визы или документов на проживание в новом иностранном государстве, данные справки необходимо получить из всех нужных национальных правоохранительных органов.
образец справки об отсутствии судимости Для получения документа необходимо в вышеуказанные органы подать лично или через портал госуслуг заявление установленного образца с приложением соответствующих документов. Время ожидания в живой очереди должно составлять не более 15 минут, а в электронной — 1 рабочий день, после заявителю даётся бумага с отметкой о приёме с указанием контактного телефона или высылается уведомление на его электронный адрес.

Данный документ требуется в ряде иностранных стран при оформлении документов на проживание. Грамотно подготовить заявление и избежать отказа в получении справки помогут принимающие документы специалисты.

Срок хранения справки об отсутствии судимости

Испытательный срок, который выносится подсудимому решением суда, обычно имеет лимит, после отбывания срока заключения, от шести месяцев до трех лет, а при условном наказании, лишь на протяжении всего срока наказания. Любая судимость является большим минусом для гражданина, т.к. В основном он составляет от трех до шести месяцев с момента ее выписки. После этого оформить справку о несудимости нужно заново. От чего зависит срок годности справки? Для получения вида на жительство; Для усыновления ребенка; Для трудоустройства; Для заключения брака. Это основные причины, по которым люди обращаются за данным документом. К примеру Консульство РФ в Израиле: Справка об отсутствии судимости на территории Государства Израиль – «Теудат Йошер». Справка должна быть переведена на русский язык и заверена штампом «апостиль».

Сколько действительна справка о наличии, отсутствии судимости, если ее нужно предоставить в посольство другой страны, входящей в ЕС? В этом случае период составляет до шести месяцев. Какой срок действия справки об отсутствии судимости, если ее надо предоставить в консульство США? Тогда этот период действует до трех месяцев.

Сколько хранится справка об отсутствии судимости в мвд

Если сомневаетесь, куда обратиться – посетите полицию. Работники точно укажут место размещения структуры, где выписывается об отсутствии судимости, а также могут подсказать дополнительные документы, которые должны быть в наличии. Срок действия выписки При приеме на работу, во избежание дополнительных вопросов, юристы рекомендуют предъявлять документ, выданный не позднее 3-х месяцев перед фактом предъявления бумаги, то есть срок действия фиксируется до 3-х месяцев.

Отказ в получении об отсутствии судимости можно получить в следующих случаях: Если пришел отказ в выдаче, то можно заново, уже учитывая каждый свой шаг, подать документы. Нужно чтобы они были в полном составе, правильно оформлены и заполнены.

Обязательно ли хранить в личном деле оригинал справки о судимости

Регламент выдачи справок о судимости установлен приказом МВД России от 7 ноября 2021 г. № 1121. Выдают справку в органах МВД России. Она состоит из двух частей – корешка и основной части. Сотруднику на руки выдают основную часть справки, которую он предъявляет работодателю, а корешок остается в органах МВД, его хранят пять лет (п. 86 регламента, утвержденного приказом МВД России от 7 ноября 2021 г. № 1121).

Требовать документы, которых нет в этом списке, можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

Какой срок действия справки об отсутствии судимости

Справки выдаются Информационными центрами Управлений МВД по соответствующему субъекту РФ, на территории которого проживает работник, в соответствии Административным регламентом, утвержденным приказом МВД России от 7 ноября 2021 г.

срок действия справки о несудимости в РФ;
какой период действует об отсутствии судимости для иностранных граждан;
сколько действительна справка о несудимости для педагогов;
как выглядит об отсутствии судимости.

Сколько хранится справка об отсутствии судимости

странная цифра — 5 месяцев. В данную справку включаются только лишь сведения о наличие судимости или о ее отсуствии. За справкой необходимо обратиться в МВД по месту жительства. Необходимо написать заявление о предоставлении справки о наличии (отсутствии) судимости.

Получение справки об отсутствии судимости При приёме на работу, выезде из страны или для оформления кредита, работодатель, банк или консульство в пакет предоставляемых документов включает справку о несудимости. О процедуре оформления и документах, которые понадобятся, рассказано в этой статье.

Сколько действует справка о несудимости

В основном справка о несудимости действительна от 3 до 6 месяцев: на территории Российской Федерации она действует 3 месяца, для подачи в консульства стран Евросоюза и Канады – 6 месяцев, США – также 3 месяца.

С каждым годом круг организаций, требующих справку о несудимости, растет, и имеет смысл оформить ее заблаговременно. Документ нужен кандидатам и в адвокаты, и в судьи, и в аудиторы, и в брокеры, и в нотариусы.… Этот список расширяется с большой скоростью.

Справка о несудимости для педагогов действительна в течении полугода

Документ оформляется 30 дней. Иногда этот срок продлевается до 60 дней. Чтобы документ имел юридическую силу, нужно проставить апостиль. По регламенту, это должен делать орган, оформивший бумагу, на протяжении трех дней с даты выдачи.

Заполнить специальную электронную форму заявления на получение справки;
Приложить к заявке сканы документов;
Подтвердить подачу заявки.
Уведомление о статусе заявления приходит на электронную почту обратившегося лица в течение суток. Если прошение принято, в сообщении будет также указана дата приема, во время которого лицо сможет забрать готовый материал. к содержанию ↑ Сколько действует справка об отсутствии или наличии судимости Выданная справка об отсутствии или наличии судимости действительна с момента ее получения заявителем. Срок ее действия зависит от таких категорий: ее целевого предназначения (с какой целью Вы ее берете) и места предоставления.

Сколько действительна справка об отсутствии судимости? Какой срок действия справки об отсутствии судимости

Ксерокопия паспорта РФ. Чтобы предоставить справку в миграционную службу, следует сделать копию листов загранпаспорта.
Заявление, включающее личные сведения обратившегося и желание получения справки. Бланк следует взять в полиции по месту проживания. Заявку подает заявитель лично, поэтому обязательно нужно иметь при себе документы.

Судимостью называют положение гражданина, которого суд признал виновынм в совершении преступления. Наступление уголовной ответственности происходит после решения суда. Справка позволяет подтвердить наличие или отсутствие судимости на момент ее получения.

Справка о несудимости

В наше время всё больше всевозможных организаций и предприятий требуют от уже работающих сотрудников и от тех, кто только поступают на работу, предъявить справку об отсутствии судимости. Но и это ещё не все случаи, когда необходимо в обязательном порядке оформить такую справку. О них поговорим немного позже.

Если же говорить конкретно о тех случаях, когда справку о несудимости требует работодатель при трудоустройстве сотрудников, то срок действия данного документа устанавливается самим нанимателем. Действовать эта справка начинает именно с того времени, когда её выписали. Теперь вы будете точно знать, какой срок действия справки о несудимости в России.

Сколько хранится справка об отсутствии судимости

Оформление документа, который удостоверяет отсутствие судимости гражданина, – неотъемлемое требование во многих случаях: получить справку нужно при трудоустройстве в некоторые организации, для оформления лицензии и т.д. Часто возникает вопрос: как получить справку об отсутствии судимости и где.

Но и это ещё не все случаи, когда необходимо в обязательном порядке оформить такую справку. О них поговорим немного позже. Если вы обращаетесь впервые, то вам придётся подождать где-то с месяц (от 21 до 30 дней).

Срок хранения справки об отсутствии судимости

Справка об отсутствии судимости: срок действия, получение Прежде чем начинать оформление, необходимо разобраться с тем, нужна ли вам такая бумага. Справка об отсутствии судимости пригодится в таких случаях: Для изготовления или восстановления утерянного паспорта.

Я являюсь сотрудником муниципального бюджетного учреждения по организации досуга населения. По новому закону нам необходимо представить справку об отсутствии судимости.
Каков срок действия такой справки? Как часто нужно запрашивать её заново? судимость при приеме на работу Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

Если запросить в МВД справку о наличии либо отсутствии судимости, то в ней может быть указано о привлечении в качестве подозреваемого или обвиняемого, о прекращенных уголовных делах на стадии предварительного следствия, на основании акта об амнистии или помилования, в связи со смертью, истечением сроков давности, примирением сторон (за исключением дел частного обвинения), деятельным раскаянием или принятием федерального закона, устраняющего преступность или наказуемость деяния, а также об осуждении за преступления, которые впоследствии были декриминализированы, – до достижения заявителем 80 лет (п. 15.1 Правил формирования, ведения и использования учета лиц, подвергшихся уголовному преследованию).

ИСТЦЫ: Н. Шашко, Д. Комаров, В. Митронов, И. Шаповалов, А. Пуляев, Г. Белая, А. Фокин.

ОТВЕТЧИКИ: МВД, Минюст, МЧС, Минфин, Минобороны, ФСБ, ФСО, СВР, ФТС, ГФС, СК, Генпрокуратура .

СУД: Верховный суд РФ.

ДЕТАЛИ ДЕЛА: О признании частично недействующим пункта правил, по которым выдаются справки о наличии либо отсутствии судимости.

РЕШЕНИЕ: В иске отказать.

Получив справки с такой информацией, группа граждан решила обжаловать ее указание, для чего обратилась в Верховный суд. На суде представитель заявителей пояснил: хранение сведений о лицах в зависимости от их возраста и независимо от погашения и снятия судимости противоречит действующему законодательству. Кроме того, некоторые категории информации – о прекращенных на стадии предварительного следствия уголовных делах, декриминализированных преступлениях, погашенных судимостях – не предусмотрены законом. Между тем эти данные можно было бы перевести в архив.

Представители МВД, Минюста, ФСБ, Генпрокуратуры и других ведомств настаивали, что оспариваемые положения соответствуют действующему законодательству и не нарушают прав административных истцов.

Ознакомившись с материалами, ВС напомнил: полиция имеет право обрабатывать сведения о гражданах, необходимые для выполнения возложенных на нее обязанностей, с последующим внесением полученной информации в банки данных. Полиция также может использовать банки данных других государственных органов и организаций, в том числе персональные данные граждан, если федеральным законом не установлено иное (п. 33 ч. 1 ст. 13 закона о полиции). ВС решил: хранение учетных документов независимо от снятия и погашения судимости не может рассматриваться как юридическое последствие судимости и ограничение прав лиц, ранее имевших судимость. Такое хранение осуществляется на законной основе и не противоречит нормам права. Поэтому ВС отказал в удовлетворении административных исковых заявлений. Это решение может быть обжаловано в Апелляционную коллегию ВС (№ АКПИ17-1073).

"Позиция ВС представляется верной. МВД хранит информацию о лицах, уголовное производство в отношении которых было прекращено не из-за отсутствия события преступления, а по причине невозможности привлечения лица к ответственности. Амнистирование либо декриминализация преступления не отменяет того факта, что на момент совершения указанного деяния оно считалось преступлением. Справка с информацией о возбуждении уголовного дела не может нарушать права заявителей, поскольку предполагает простое констатирование имевшего место юридического факта".

Партнер практики "Судебные споры и банкротство" ALTHAUS Legal Андрей Бежан

У управляющего партнера ЮК V&P LEGAL Юрия Воловикова другое мнение. "Этим решением ВС закрепил сложившуюся практику хранения и обработки информации о гражданах, которые по тем или иным основаниям подвергались уголовному и административному преследованию. Указанная информация хранится и обрабатывается вне зависимости от того, было ли лицо в конечном итоге признано виновным в совершении правонарушения или нет. На практике это может повлечь ограничение прав невиновного лица в той или иной мере. К примеру, распространены случаи, когда работодатель требует от кандидата на работу справку об отсутствии судимости. Наличие сведений об уголовном преследовании в большинстве случаев влечет отказ в приеме на работу. Работодателю проще отказаться от сомнительного кандидата, нежели разбираться в тонкостях его дела. В этом контексте решение суда можно расценивать как прецедент, имеющий негативные последствия для многих граждан, попадавших в поле зрения правоохранительных органов", – заявил Воловиков. А советник АБ "Казаков и партнеры" Василий Фотинский рассказал, что ВС и раньше рассматривал аналогичные дела (например, № АПЛ 14-583). "Формирование и ведение банков данных о гражданах предполагает в том числе и обработку информации вопреки воле заявителя, по запросам государственных и муниципальных органов. Информация о погашенной, снятой судимости или о привлечении к уголовной ответственности предоставляется для применения запретов и ограничений на определенные сферы деятельности. Таким образом, нарушается конституционный принцип справедливости и недопустимости ответственности дважды за одно и тоже деяние", – уверен Фотинский.

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Давайте узнаем из официального источника - Роструд.

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов, в том числе и меня, интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.

Я кстати уже проходила такую прокурорскую проверку по работе с персональными данными. Ниже расскажу вам о результатах проверки.

Условие, при котором хранить копии документов безопасно

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для:

обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
содействия в трудоустройстве;
предоставления образования и продвижения по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен . Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами , и хранить копии паспортов не нужно. Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Про проверку прокуратурой

Так вот, у нас в городе сразу после ужесточения законодательства о персональных данных прокуратура планомерно стала проверять одну организацию за другой.

И до нас тоже дошла очередь. Проверка была документарной и нас попросили предоставить личные дела работников. Было время подготовиться, поэтому мы убрали из личных дел все лишнее.

Копии документов работников (паспорта, ИНН, СНИЛС и т.п.) у нас хранятся, т.к., во-первых, мы так привыкли, а во вторых иногда какой-то документ нам нужен очень срочно и не совсем удобно просить работника заново принести оригинал. Обычно работники в таких случаях говорят, что они уже приносили нам эти документы, зачем мы опять их просим.

Убирайте все копии документов работников.

В соответствии с законом о персональных данных мы имеем право работать с копиями документов только, если нам нужны какие-либо данные из этих документов для работы (например, для оформления трудового договора или личной карточки работника). Данные взяли - документ отдали. Хранить у работодателя копии любых документов работника считается противозаконным.

Читайте также: