Можно ли с электронной трудовой книжки перейти на бумажную обратно

Опубликовано: 26.12.2024

С 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим гражданам документа. В связи с этим в Отделение ПФР по Ростовской области поступают вопросы от жителей нашей области: сохранится ли привычная бумажная версия документа, появится ли новый вид отчетности в Пенсионный фонд для работодателей, есть ли гарантии, что все оцифрованные данные будут надежно защищены.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если работник не подаст никакого заявления до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности граждан работодатели должны будут представлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа (если в истекшем месяце происходили кадровые изменения).

С 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована как система учёта и обработки персональных данных высокого уровня и соответствует всем требованиям в области защиты информации. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР по электронным каналам связи.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);
в территориальном органе Пенсионного фонда России;
в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если ранее написано заявление о выборе электронного варианта?

Если подано заявление о выборе электронной формы внесения сведений о трудовой деятельности, то бумажная трудовая книжка выдаётся работнику на руки, далее информация предоставляется только в электронном виде. Возврат к ведению трудовой книжки на бумаге в этом случае не предусмотрен.

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

С 1 января 2020 года в РФ взамен традиционной трудовой книжки на бумажном носителе (бумажной трудовой книжки) была введена новая форма учета сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования, - электронная трудовая книжка.

Переход на новый вид трудовых книжек - электронные трудовые книжки взамен бумажных трудовых книжек регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»:

которым внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, в частности добавлена статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», и

установлена возможность учета сведений о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:

которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:

которым Правительству РФ дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования;

Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»:

которым установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования.

Переход с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки призван:

обеспечить постоянный и удобный доступ наемных работников к учитываемым Пенсионным фондом РФ сведениям об их трудовой деятельности,

а работодателям открывает новые возможности кадрового учета в электронном формате.

Переход к новому виду трудовой книжки - электронной трудовой книжке добровольный и позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько пожелает работник.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это новый вид хорошо знакомой всем наемным работникам трудовой книжки на бумажном носителе, в которой хранятся все сведения о трудовой деятельности наемного работника.

Под трудовой деятельностью в трудовом законодательстве понимаются:

периоды замещения государственных и муниципальных должностей,

должностей государственной гражданской и муниципальной службы,

а в отношении отдельных категорий, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования лиц, - иные периоды их профессиональной служебной деятельности.

Электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) — это новый вид трудовой книжки, которая не предполагает физического носителя и реализуется только в электронном формате. Все сведения о трудовой деятельности наемных работников теперь предоставляются работодателями в Пенсионный фонд РФ в цифровом виде.

С 2020 года все сведения о том, что наемного работника приняли на работу по трудовому договору, повысили или уволили с работы, стали передаваться работодателем в Пенсионный фонд РФ.

Обычная бумажная трудовая книжка теперь нужна только для того, чтобы подтвердить сведения о трудовой деятельности до 2020 года.

Новый электронный вид трудовой книжки обеспечивает постоянный и удобный доступ наемных работников к сведениям о своей трудовой деятельности, передаваемым работодателем после 2020 года для учета в системе обязательного пенсионного страхования в Пенсионном фонде РФ.

Пока что переход к новому виду трудовой книжки является для наемного работника добровольным, трудовое законодательство позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо работнику. Бумажная трудовая книжка может понадобиться только для того, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года.

Официального термина «электронная трудовая книжка» трудовое законодательство не содержит:

теперь Пенсионным фондом РФ формируется база данных, из которой можно сформировать выписку со сведениями о трудовой деятельности на конкретного наемного работника;

эти сведения о трудовой деятельности и называют электронной трудовой книжкой.

Как уже отмечалось новый порядок действует с января 2020 года. С этого времени каждый наемный работник может отказаться от бумажной трудовой книжки, так как все сведения о его работе хранятся в Пенсионном фонде РФ в электронном виде.

Преимущества электронной трудовой книжки перед бумажной трудовой книжкой для наемного работника

Электронная трудовая книжка обладает целым рядом преимуществ для наемного работника перед бумажной трудовой книжкой:

высокий уровень безопасности и сохранности сведений о трудовой деятельности наемных работников, необходимых для назначения пенсии;

электронную трудовую книжку невозможно потерять;

удобный и быстрый доступ наемных работников к информации о их трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности сведений о трудовой деятельности, переданных работодателем в Пенсионный фонд;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности работника;

дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства, требующего предоставления трудовой книжки;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения различных государственных услуг.

Оформивший электронную трудовую книжку наемный работник всегда может посмотреть свой трудовой стаж, необходимый ему для получения страховой пенсии по старости. Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию трудовой книжки, также не потребуется представлять трудовую книжку при устройстве на работу.

Также с помощью электронной трудовой книжки страховую пенсию по старости можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета в Пенсионном фонде.

Кто и какие сведения вносит в электронную трудовую книжку наемного работника

Сведения, которые вносятся в электронную трудовую книжку, в основном повторяют информацию, содержащуюся в бумажной трудовой книжке.

В соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса РФ в сведения о трудовой деятельности наемного работника включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнениях работника с указанием оснований и причин прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом, иными федеральными законами информация.

На каждого наемного работника, застрахованного в системе обязательного пенсионного страхования, Пенсионным фондом РФ открывается индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер.

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» этого индивидуального лицевого счета (электронной трудовой книжке) указываются:

место работы наемного работника:

наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

регистрационный номер страхователя;

сведения о выполняемой работе и периодах работы наемного работника:

сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

сведения о переводах на другую постоянную работу;

сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

информация о подаче зарегистрированным лицом (наемным работником) заявления:

о продолжении ведения страхователем (работодателем) бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ

либо о предоставлении страхователем (работодателем) ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ.

п. 2.1 статьи 6 «Индивидуальный лицевой счет» Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 20.07.2020) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений», вступающим в силу 4 февраля 2020 года,

предусмотрено внесение в электронную трудовую книжку (в сведения о трудовой деятельности) сведений о кадровых мероприятиях, в том числе:

о переводе на другую постоянную работу,

об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации,

отмене ранее произведенных мероприятий,

изменении наименования страхователя,

о лишении права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Порядок перехода наемного работника с бумажной трудовой книжки на электронную трудовую книжку

В соответствии с п. 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ каждый наемный работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление:

о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ или

о формировании в электронном виде основной информации о его трудовой деятельности и трудовом стаже (оформлении электронной трудовой книжки) в соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Информация о поданном работником заявлении на переход на электронную трудовую книжку включается в сведения о трудовой деятельности работника, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В том случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

В соответствии с Постановлением Правительства от 10 июля 2020 года № 1017 с 1 января 2021 года граждане могут устраиваться на наемную работу с электронной трудовой книжкой.

Для всех наемных работников, как уже отмечалось, переход на новый вид трудовой книжки добровольный и осуществляется только с согласия работника. Единственное исключение – работники, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года. У таких работников все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в виде электронной трудовой книжки без оформления бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной трудовой книжкой.

Желательно сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронном виде трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Работники, не имевшие возможность до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из указанных выше письменных заявлений относительно трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

С 1 января 2021 года новые бумажные трудовые книжки работодатель заводит не будет. При устройстве на работу впервые с 2021 года работодатель сможет оформить только электронную трудовую книжку.

Как и где наемному работнику получить сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки

В соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ,

работники, имеющее трудовой стаж по трудовому договору, могут получать сведения о своей трудовой деятельности:

у работодателя по последнему месту работы за период работы у данного работодателя:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в многофункциональном центре (МФЦ) предоставления Госуслуг «Мои документы» на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала Госуслуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить своему наемному работнику сведения о его трудовой деятельности, за исключением случаев, когда в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ на работника ведется трудовая книжка, за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя),

поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи этого заявления;

при увольнении работника в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в своей электронной трудовой книжке - сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ:

представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

До 31 октября 2020 года работодатели обязаны были уведомить сотрудников о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде — то есть о переходе на электронные трудовые книжки (Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887). Теперь у работников остается два месяца на то, чтобы определиться с формой ведения трудовой. В соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ это нужно сделать до 31 декабря 2020 года.

Сотрудник может оставить себе бумажную трудовую книжку или перейти на ЭТК. В обоих случаях работодатели должны будут подавать отчет по форме СЗВ-ТД в случае кадровых событий.

В этой статье мы рассмотрим следующие вопросы:

Нужно ли подавать СЗВ-ТД о выборе трудовой на уволившегося сотрудника, если он не написал соответствующее заявление?
Можно ли не оформлять новому сотруднику бумажную трудовую, а сразу перевести его на ЭТК?

Нужно ли подавать форму СЗВ-ТД о выборе трудовой за уволившегося сотрудника

Форма СЗВ-ТД подается только на тех работников, у которых в течение отчетного периода произошли какие-либо кадровые события. Работодатели обязаны отчитаться:

на следующий день после издания приказа о приеме/увольнении (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590);
до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в случае других кадровых событий, перечисленных в п. 2.3.5 Порядка (утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п), или в случае подачи работником заявления на выбор формы трудовой.

Выбрать бумажную трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ) или передачу в электронном виде сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) сотрудник может до 31 декабря 2020 года (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если работник не сделал выбор до указанного срока, работодатель продолжает вести его трудовую книжку, как и сказано в ст. 66 ТК РФ.

Заявление на выбор трудовой книжки подается добровольно. Если работник не направил такое заявление работодателю — подавать отчет по форме СЗВ-ТД по нему не нужно.

В обсуждаемой ситуации работодатель обязан уведомить ПФР только об увольнении сотрудника. Форма СЗВ-ТД с кадровым событием «увольнение» подается на следующий день после издания соответствующего приказа (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).

Можно ли не оформлять новому сотруднику бумажную трудовую книжку

Рассмотрим две ситуации:

Работник трудоустраивается на новое место работы с бумажной трудовой, в которой отсутствует запись о выборе сведений о трудовой деятельности.
Работник трудоустраивается на работу впервые.

В бумажной трудовой нет записи о выборе сведений о трудовой деятельности

Если работник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки. Перед этим в нее вносится запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

При увольнении работнику выдают форму СТД-Р (утв. Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н), которая содержит сведения о периоде работы у данного работодателя.

При приеме на новое место работы этот сотрудник представляет форму СТД-Р. В данном случае новый работодатель не должен заводить на него бумажную трудовую.

Если сотрудник трудоустраивается с бумажной трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о выборе сведений о трудовой деятельности, новый работодатель продолжает вести бумажную трудовую.

Отчет по форме СЗВ-ТД подается и в том случае, если работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном формате (ст. 66.1 ТК РФ). При приеме сотрудника отчитаться в ПФР нужно на следующий день после издания приказа (Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590).

Работодатель может уточнить у сотрудника, подавал ли он на предыдущем месте работы заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.

Работодатель не может принять от нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки до момента заключения трудового договора и издания приказа — соискатель еще не является его работником. Соответственно, до принятия заявления необходимо работника трудоустроить.

Поскольку на момент заключения трудовых отношений работник использует бумажную трудовую книжку, он должен передать ее работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Работодатель должен принять ее и внести запись о трудоустройстве на работу (письмо Минтруда РФ от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729).

Только после этого сотрудник может подать заявление о выборе сведений о трудовой деятельности. Работодатель вносит в бумажную трудовую соответствующую запись и выдает ее на руки работнику.

Трудоустройство на первое место работы

В соответствие с п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, бумажная трудовая книжка не оформляется, если сотрудник впервые трудоустраивается на работу после 31 декабря 2020 года. Формирование сведений о трудовой деятельности производится в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Если же сотрудник трудоустраивается до 31 декабря 2020 года, ситуация не столь однозначна.

По закону работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если это место работы является для сотрудника основным (ст. 65 ТК РФ).

После оформления трудового договора и издания приказа о приеме на работу работодатель должен в течение недели оформить новому сотруднику трудовую книжку и внести в нее запись о приеме (п. 8 Положения о ведении трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Соответствующие рекомендации дал заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии.

Указанная норма не отменена, а поскольку работник устраивается на первое место работы до 31 декабря 2020 года, то работодатель не освобожден от обязанности завести трудовую книжку.

Однако существует нюанс — те самые пять дней с момента трудоустройства, после которых работодатель начинает вести трудовую книжку. По мнению онлайнинспекции.рф, если работник в этот период подаст заявление о выборе электронного сохранения сведений о трудовой деятельности, то работодатель может не заводить на него трудовую книжку.

Если же сотрудник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не подаст заявление о выборе формата, работодатель обязан будет оформить ему трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Напомним, что разъяснения, размещенные на сайте «Онлайнинспекция.рф», не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер (письмо Роструда от 11.06.2019 № ПГ/13385-6-1).

Источник: справочно-правовой сервис для бухгалтера Контур.Норматив

Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.

Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.

Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.

1 января 2021 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной.

В чем преимущество электронной трудовой

Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
Сокращается риск ошибок и искажения данных.
Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.

Какие сведения есть в цифровой книжке

В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:

место работы;
должность или специальность;
квалификация: категория, класс, разряд;
периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
основания прекращения трудового договора.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

Если работник хочет сохранить бумажную трудовую, он должен в течение 2020 года написать заявление об этом или не выбирать форму трудовой совсем. Заявление пишется в свободной форме. Тогда работодатель продолжит вести бумажную книжку, а электронную будет “вести” ПФР на основании данных от работодателя. Если не подать заявление, в конце года бумажную трудовую отдадут на руки сотруднику.

Чтобы сменить бумажную трудовую на электронную, работник может в любое время написать новое заявление. А вот если выбрана электронная форма, то вернуться к физической уже нельзя

Граждане, которые впервые устроятся на работу в 2021 году останутся без бумажных ТК — только с электронным вариантом. Заявление у новичков собирать не надо, их трудовой стаж по закону должен формироваться в электронном виде. Если же к вам приходит сотрудник из другой компании, то бумажную трудовую по нему следует вести в том случае, если он не написал заявление о переходе на электронную на прошлом рабочем месте или решил оставить бумажный вариант.

Сотрудники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Работодатель продолжит вести только электронные сведения. В бумажную книжку перед выдачей надо будет внести сведения:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата выдачи трудовой на руки;
графа 3 — запись «Подано письменное заявление Лаптевой Инной Олеговной о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ».
графа 4 — число, месяц и год подачи заявления.

В книге учета движения трудовых книжек укажите, что она выдана на руки работнику по письменному заявлению. Под этой записью попросите работника поставить подпись.

Как работникам просматривать новые трудовые книжки

Цифровая книжка будет доступна в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда. Также работник сможет скачать приложение для смартфона, чтобы просматривать данные своей книжки.

Выписку из книжки работник сможет получить у бывшего или текущего работодателя, в управлении ПФР или МФЦ (в любом территориальном отделении, без привязки к месту регистрации или работы).

Как предъявить электронную трудовую при устройстве на работу

При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.

Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, ПФР или на Госуслугах.

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.

Что меняется для работодателей с появлением электронных трудовых

Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2021 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.

Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2021 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление

Какая ответственность грозит за нарушения новых требований

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

Передавайте новые сведения о трудовой деятельности с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас есть простой учет, зарплата, отчетность и другие инструменты для бухгалтера и директора.

Читайте также: