Работу с договорами в организации можно вести следующими способами

Опубликовано: 02.04.2025

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия. Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

преддоговорные отношения с контрагентами;
порядок разработки договора;
урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
порядок текущей работы с контрагентами;
назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

подготовка договора;
согласование договора;
контроль возврата переданных экземпляров;
учет сопроводительных документов;
учет срока действия;
исполнение обязательств;
расторжение.

продлевает договоры при необходимости;
отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
контролирует сроки договоров и этапов.

Планирование и исполнение проектных задач

планирование — для составления плана проекта;
отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

черновики;
согласованные материалы;
скан-копии подписанных оригиналов;
вспомогательные файлы.

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
при досрочном расторжении договора;
при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии – так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
Предмет договора (контракта).
Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
Цена и общая стоимость.
Порядок расчетов.
Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
Санкции за нарушения условий договора.
Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
Арбитраж и применимое право.
Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
Прочие условия и другие дополнительные разделы.
Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора – что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание:когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Начальник кадровой службы, руководитель юридического департамента, финансовый директор, главный бухгалтер.

Главный инженер, руководитель департамента логистики, руководитель юридического департамента финансовый директор, главный бухгалтер.

Руководитель службы качества, начальник юридической службы, финансовый директор, главный бухгалтер.

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

Желательная информация, прописываемая в реестре

· дополнительный номер (номер контрагента);

· дата (место) заключения;

· ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

· кто подписал договор.

· каким документом подтверждены полномочия лица подписавшего договор со стороны контрагента (срок действия такого документа, если он есть);

· порядок расчетов (указывая при этом периодичность, сроки поступления оплаты и т.п.);

· особые условия (условия о конфиденциальности);

· порядок рассмотрение споров (например, третейский суд);

· сроки рассмотрения претензий;

· порядок их направления;

· размер штрафных санкций;

· наличие дополнительных соглашений их предмет;

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.

Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.

2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.

Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.

3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.

4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением.

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.

5. Утвердите формы договора.

Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.

Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.

6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

Договорную подсудность
Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.

7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом

Обратите внимание на реквизиты контрагента.

Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.

Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.

Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.

Проверьте реквизиты контрагента в договоре.

При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.

Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.

Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.

В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.

Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.

Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.

Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.

Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.

По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Утвержден Приказом
ООО «___________________»
№ _____ от "___"_______ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ
подготовки, заключения, учета, хранения
и контроля за исполнением договоров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент разработан для установления единого порядка подготовки, заключения, учета, хранения и контроля за исполнением договоров в ООО «_____________________» (далее именуется "Организация") и обязателен для исполнения всеми сотрудниками Организации.
1.2. Ответственность за соблюдение установленных Регламентом правил в подразделениях Организации возлагается на руководителей структурных подразделений ООО «_____________________________».
1.3. Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений.

2. ПОДГОТОВКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ

2.1. Инициирование заключения договоров, проведение переговоров о заключении договоров, определение условий договоров, оформление договоров, контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренным настоящим Регламентом.
2.2. Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2.1. Регламента:
2.2.1. Отдел ____________: договоры__________________________________ , в которых ООО «_______________________» выступает в качестве продавца (покупателя) продукции;
2.2.2. Отдел _______________: договоры _________________________________
____________________________________________________________________
2.2.3. Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли - продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).
2.3. Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.
2.4. В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора). Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации.
2.5. В случае проведения переговоров о заключении договора по форме, предложенной контрагентом ООО «______________________», указанный договор проходит правовую экспертизу на предмет соблюдения интересов ООО «___________________________________». Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации.
2.6. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований:
- проект договора поступает к коммерческому директору (зам. директора), который проверяет указанные в договоре условия поставки, сроки расчетов за продукцию, количество дней отсрочки платежей, цены и номенклатуру поставляемой продукции и другие условия работы с контрагентом (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к главному бухгалтеру, который проверяет достоверность и полноту указанных в договоре реквизитов, порядок расчетов с контрагентом, наличие расчетов и просроченной задолженности по предыдущей работе с данным контрагентом (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к юристу Организации, который проверяет соответствие заключаемого договора нормам гражданского права (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к руководителю структурного подразделения, которые проверяют полноту и достоверность указанных в договоре условий работы с контрагентом и вносят свои предложения в текст договора (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает (повторно) к юристу Организации для внесения дополнений и изменений, в текст договора или оформление этих дополнений и изменений в виде Дополнительного соглашения к договору, Приложение № 1 (срок – 2 дня).
- проект договора поступает на подпись к директору Организации. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.
2.7. Договор считается согласованным после его визирования указанными в п. 2.6. сотрудниками Организации с указанием должности, ф.и.о. сотрудника, его подписи и даты согласования и замечаний в Листе согласования, хранящегося впоследствии вместе с подписанным договором в Организации, Приложение № 2.
2.8. Контроль за подписанием договоров, дополнительных соглашений к ним уполномоченными лицами контрагентов ООО «__________________________» и получением от них оригиналов договоров, контроль за изменением статусного состояния договоров осуществляет ответственный сотрудник Организации.
2.9. Договора в рамках настоящего Регламента могут иметь следующее статусное состояние:
- договор передан на подписание контрагенту;
- договор подписан контрагентом и передан в оригинале на хранение юристу ООО «_____________________________________________»
- договор расторгнут и находится на хранении у юриста;
- договор расторгнут и уничтожен.
2.10. До заключения договора с новым контрагентом, проводится проверка его надежности и платежеспособности:
- факта государственной регистрации его в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя;
- учредительных документов;
- полномочия единоличного исполнительного органа;
- финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности;
- деловая репутация организации, индивидуального предпринимателя;
- деловая репутация руководителей организации;
- отсутствие (наличие) процедуры банкротства, ликвидации в добровольном порядке;
- наличие судебных споров, задолженности по платежам в бюджет, которые могут повлиять на исполнение обязательств перед ООО «________________________»;
2.11. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2.10. Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора. По результатом проверки специалист по безопасности делает заключение о возможности или невозможности заключения договора с данным контрагентом.
2.12. Сотрудник Организации, привлекающий контрагента для сотрудничества на условиях отсрочки платежа, обязан:
• предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки для выяснения обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента;
• затребовать у потенциального контрагента документы в соответствии с Перечнем к Регламенту, Приложение № 3;
• передать полученную информацию и документы специалисту по безопасности для дальнейшей проверки.
2.13. Мониторинг контрагентов, с которыми заключены и действуют договоры, для проверки фактов и обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц.
В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора (коммерческому директору) Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.
2.14. По договорам поставки, в которых ООО «__________________________» выступает в качестве поставщика с обязательством по доставке товара к месту нахождения покупателя, заказы (заявки) в рамках указанных договоров принимаются только в письменном виде (допускается передача по факсимильной связи или по электронной почте).

3. УЧЕТ, НУМЕРАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ, ДОПОЛНЕНИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ

3.1. Подписанный директором Организации договор подлежит регистрации, которая ведется в программе 1С:Бухгалтерия.
3.2. Нумерация договоров осуществляется в следующем порядке:
3.2.1. Номер договора состоит из _____________________.
3.2.2. Буквы номера договора означает местонахождение структурного подразделения Организации, в сферу ответственности которого входит заключение договора в соответствии с настоящим Регламентом.
3.2.3. Цифры номера договора означают порядковый номер договора при его регистрации. Через дробь указывается количество дней отсрочки платежа.
3.3. Ответственность за регистрацию договоров и присвоение им порядковых номеров возлагается на бухгалтерию Организации.
3.5. Учет, нумерацию, регистрацию заявок (заказов), оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения.

4. ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. После подписания договора контрагентом в соответствии с предписаниями настоящего Регламента, сотрудник Организации, осуществляющий контроль за подписанием договора контрагентом, передает оригинал договора вместе с копиями документов, указанных в Приложении № 1 для учета изменения статусного состояния и дальнейшего его хранение юристу Организации.
4.2. Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров.
4.3. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора (заместителя директора) и печатью Организации и должна содержать информацию:
-номер договора;
-название договора;
-наименование контрагента Организации;
-Ф.И.О. лица, сдавшего договор на хранение, его подпись;
-Ф.И.О. лица принявшего договор на хранение, его подпись;
-раздел – примечания.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

5.1. Ответственность за организацию договорной работы в ООО «______________________________» возлагается на _________________(должность) .
5.2. Ответственность за организацию контроля исполнения обязательств по заключенным договорам возлагается на руководителей других структурных подразделений ООО «_____________________________» в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренных Регламентом.
5.3. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную, а в случае причинения материального ущерба Организации, и материальную ответственность за выдачу разрешения на отгрузке продукции контрагентам, превысившим установленный кредитный лимит, нарушившим сроки оплаты за отгруженную продукцию.
5.3. Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов (заявок), осуществляют руководители структурных подразделений.
Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию.
5.4. Персональная ответственность за соблюдением сроков отгрузки, номенклатуры отгружаемой продукции, своевременным поступлением денежных средств от контрагентов при отгрузках на условиях отсрочки платежа возлагается на руководителей структурных подразделений.
Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.
5.5. При возникновении просроченной задолженности по контрагентам, руководители структурных подразделений обязаны срочно принять меры по ее ликвидации в __ дневный срок.
5.6. В случае невозможности ликвидировать просроченную задолженность по контрагентам собственными силами, руководители структурных подразделений сообщают об этом юристу, который обязан оказать практическую помощь руководителям структурных подразделений, в том числе с выездом к должникам, по ликвидации просроченной задолженности в ___ дневный срок.
5.7. При невозможности ликвидировать просроченную задолженность своими силами, руководители структурных подразделений сообщают о наличии просроченной задолженности юристу Организации, который принимает достаточные меры по ликвидации такой задолженности.
5.8. Если просроченная задолженность контрагентов переходит в разряд проблемной и ликвидировать ее собственными силами не удается, материалы по задолженности (копии договоров, акты сверки, копии накладных на отгруженную продукцию и другие бухгалтерские документы) передаются руководителями структурных подразделений юристу Организации для подготовки исковых заявлений и обращения в Арбитражный суд о взыскании с контрагентов просроченной задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Приложение № 1
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и контроля за исполнением договоров

Протокол разногласий

к договору поставки
№ ______ от «___»________ 20__г.

г. _______________ «___» _________ 20__г.

ООО «_____________________________» рассмотрело предоставленный ООО «________________» проект договора на поставку продукции, и предлагает изложить отдельные пункты договора в следующей редакции:

Читайте также: