Реализация трудовой книжки сотруднику нужно ли пробивать чек

Опубликовано: 25.12.2024

Если вы удерживаете стоимость форменной одежды из зарплаты сотрудника, пробейте чек. А вот когда работник возмещает вам расходы на покупку трудовой книжки и вкладыша к ней, применять кассу не нужно.

Минфин объяснил вывод тем, что первый случай подпадает под понятие расчетов по Закону о ККТ, а второй - нет.

Отметим, аналогичный вывод о возмещении расходов на трудовые книжки ведомство уже делало.

Вопрос: О применении ККТ при удержании из зарплаты работника стоимости форменной одежды и возмещении им расходов организации-работодателя на приобретение трудовой книжки и вкладыша в нее.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 12 декабря 2018 г. N 03-01-15/90372

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение (письмо от 23.11.2018) и по вопросу применения контрольно-кассовой техники сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Федеральным законом N 54-ФЗ.

Согласно положениям статьи 1.1 Федерального закона N 54-ФЗ расчеты для целей указанного Федерального закона - это прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей. Под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Таким образом, в случае исполнения обязательств работника организации по оплате реализуемых ему товаров, в том числе форменной одежды, путем удержания из заработной платы работника соответствующих сумм задолженности организация обязана применять контрольно-кассовую технику.

В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

Согласно пункту 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 указанных Правил.

Таким образом, возмещение работником расходов организации-работодателя на приобретение бланка трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку) не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ и не требует применения контрольно-кассовой техники.

Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 07.08.2007 N 03-02-07/2-138 направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации и не препятствует руководствоваться нормами законодательства в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Дата публикации 24.07.2017

Работник бюджетного учреждения внес в кассу деньги за выданную ему трудовую книжку. Является ли возмещение расходов на приобретение трудовых книжек реализацией товаров, подпадающей под сферу применения ККТ? Нужно ли в этом случае применять онлайн-кассы?

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должен вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила № 225).

В силу п. 47 Правил № 225 с работника, которому оформляется трудовая книжка (вкладыш), должна взиматься плата. Ее размер определяется стоимостью приобретения книжки. Исключения предусмотрены для следующих случаев:

неверного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также порчи не по вине работника (п. 48 Правил № 225);
массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил № 225).

В таких случаях стоимость бланка трудовой книжки оплачивает работодатель.

В соответствии со ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) в обязательном порядке применяется организациями и ИП при приеме или выплате денежных средств за реализуемые товары (работы, услуги) с использованием наличных и электронных средств платежа.

Возмещение работниками стоимости трудовых книжек (вкладышей к ним) рассматривается как их реализация (письмо Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818). Следовательно, операция должна осуществляться с применением ККТ. Наиболее безопасным представляется применение онлайн-кассы при расчетах с работниками за трудовые книжки. Иную точку зрения с большой долей вероятности придется отстаивать в суде.

В качестве альтернативного варианта при отсутствии онлайн-кассы в бюджетном учреждении можно предложить удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работника.

При этом важно помнить, что согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными федеральными законами. Наличие заявления сотрудника не всегда рассматривается судами в качестве достаточного основания для соответствующих действий работодателя (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Коми от 11.09.2014 по делу № 33-4498/2014).

В то же время существует точка зрения, согласно которой заявление с просьбой удержать определенную сумму из заработной платы является собственным волеизъявлением сотрудника, к которому не применяются положения ст. 137, 138 ТК РФ (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Поэтому удержание из заработной платы сотрудника сопряжено с определенными рисками и возникновением судебных разбирательств.

Для учета расчетов по суммам доходов бюджетными учреждениями применяются счета 205 00, 209 00 (пп. 197, 220 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Доходы, связанные с осуществлением уставных (основных) видов деятельности учреждения, отражаются на счете 205 00 "Расчеты по доходам". Если доходы возникают по разовым операциям (как в случае с реализацией трудовой книжки), используется счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам". Операции по реализации имущества относятся к приносящей доход деятельности бюджетного учреждения.

В соответствии с Указаниями, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, поступление сумм возмещения за выданные трудовые книжки отражается по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по удержанию стоимости трудовой книжки из заработной платы могут быть оформлены следующими корреспонденциями счетов:

уменьшение забалансового счета 03 – списан бланк трудовой книжки (вкладыш) с учета в связи с его выдачей работнику;

Дебет 2 209 30 560 Кредит 2 401 10 130 – начислен доход в сумме возмещения стоимости трудовой книжки (вкладыша) (п. 109 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее – Инструкция № 174н);

Дебет 2 304 03 830 Кредит 2 209 30 660 – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки (п. 110 Инструкции № 174н).

По вопросу обложения выдачи трудовой книжки сотруднику НДС рекомендуем ознакомиться с материалом справочника Налог на добавленную стоимость.

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

2. Неспециализированные организации, не относящиеся к управляющим компаниям и сфере ЖКХ, оказывающие по ГПД услуги, например, по вывозу мусора, могут также применять льготу по формированию одного чека по итогу месяца? Второй вопрос: по запросу физлица ему надо выдавать чек, так как это сделать, если организация формирует единый чек по всем пользователям?

Единый кассовый чек для организаций ЖКХ формируется на ранее выданные авансы, то есть только по зачетам авансов. Вы все равно формируете каждый раз чек при поступлении денег от клиента, просто зачитываете вы их единым чеком. Единый чек формируется именно на зачет авансов, а не на все поступившие авансы. В вашем случае касса не нужна: вы организация, осуществляющая деятельность с другими организациями. По безналичной оплате касса не требуется.

3. Работодатель производит удержание из зарплаты сотрудников за трудовую книжку. Выдавать ли чек?

Нет, не нужно. Это не составляет природу расчета.

Чек коррекции не нужен, а вот чек на зачет аванса ситуацию исправит. Аванс в понимании форматов фискальных документов может быть как за оказанную услугу, так и за услугу, которая будет оказана в будущем.

5. Если после отбития чека на зачет аванса выясняется, что изменились данные — количество и стоимость услуг — необходим ли исправительный чек?

Да, чек коррекции необходим.

6. Можно ли в одном чеке указать всех абонентов, которые оплатили услугу?

Нельзя. Можно указать разные услуги в одном чеке, если оплатил один абонент, но нельзя указать в одном чеке разных абонентов.

7. Поступает оплата из банка от просто физических лиц и физических лиц, которые платят за юридических лиц. Чек на зачет аванса должен быть за всех физлиц, включая тех, кто платит за юрлица?

Да. Это необходимо, поскольку, если физлицо платит за юрлицо, то ФНС трактует это как расчет между физлицом и организацией.

8. По договору с российским юридическим лицом агентство выписывает авиабилеты иностранных авиакомпаний. Касса зарегистрирована в налоговой с признаком «Агент». При пробитии чека указывается тег 1222, признак агента по предмету расчета — это правильно?

Да, признак «Агент» - это правильно.

9. Надо ли в теге 1226 указать ИНН представительства иностранной авиакомпании? Что указывать в теге 1226, если у иностранной компании нет представительства в России?

Да, ИНН указывать нужно. Если представительства в России нет, тогда ничего не указывать. ФНС будет при контрольной деятельности ориентироваться на название иностранной организации.

10. Нужно ли применять ККТ организацией при возврате беспроцентного займа учредителю — физическому лицу? Займ выдавался без указания цели.

Займы по 54-ФЗ должны быть связаны с оплатой товаров, работ и услуг. Другие займы (для иных целей) не попадают под действие закона, а значит, не требуют применения ККТ.

11. Если подотчетному лицу не дали чек, либо выдали его без указания наименования нашей фирмы и ИНН, должна ли организация пробивать чек на расход, и в какой момент?

Во-первых, возврат и выдача денег подотчетному лицу — это не расчет. А когда подотчетное лицо получает какой-либо товар или услугу, касса применяется только одной стороной — продавцом. Подотчетное лицо с кассой не ездит.

12. Наше предприятие — туристическое агентство, оказывает услуги по агентским договорам (договорам комиссии за вознаграждение). К примеру, клиент оплачивал турпутевку в три этапа: 10, 20 и 30 июня, а заезд состоялся с 1 по 8 июля. Какой признак способа расчета мы должны отразить в чеке? В какой момент мы должны сделать зачет аванса?

У вас будет признак способа расчета «Предоплата». Зачет аванса производится в момент окончания тура.

13. Какой признак способа расчета указывать, если клиент полностью оплатил путевку 1 июля, а заезд с 20 по 30 июля?

Указывать надо «Предоплата 100%», а зачет предоплаты будет 30 июля.

14. У нас сельхозпредприятие. Работники покупают молоко, оплата производится за счет удержания из заработной платы. Должны ли мы пробивать чек и в какой момент?

Да, обязаны в момент выдачи товара. Однако если в рамках трудового договора вы пропишите, что вы молоко выдаете работникам, например, раз в неделю, и потом плату за молоко вычитаете из зарплаты, то тогда ККТ не нужно.

15. Организация «А» покупает товар у организации «Б». В свою очередь «А» оказывает маркетинговые услуги «Б». Нужно ли пробивать чек при зачете встречных требований между данными ООО?

Если расчеты происходят в безналичном порядке без применения электронного средства платежа, то ККТ не требуется.

16. Я ИП без наемных работников, планирую оказывать туристические услуги. Надо ли мне устанавливать кассу при безналичном расчете? Могу ли я пользоваться бумажным БСО, если физлицо перечисляет деньги мне на расчетный счет?

До 2021 года вы вправе не использовать кассу. Вы имеете право выдавать бумажный БСО.

17. У директора ООО есть корпоративная карта на его имя, привязанная к расчетному счету его организации. Он ею пользуется для оплаты бензина и канцтоваров. В чеках печатаются последние номера карты и ФИО директора. По списанным суммам директором, как подотчетником, составляется авансовый отчет. Должны ли с 1 июля 2019 года продавцы выдавать ему чек с наименованием и ИНН нашей организации? Считается ли такая оплата с карты оплатой с предъявлением электронного средства платежа?

Да, должны. Корпоративная карта является электронным средством платежа.

18. Мы оказываем услуги по ведению реестра владельцев ценных бумаг. Большая часть операций осуществляется без непосредственного взаимодействия с физическими лицами. Документ присылается по почте, а оплата наших услуг осуществляется в безналичном порядке: прием наличных в банке на наш счет, либо перечисление через банкомат. Должны ли мы применять ККТ? Если да, то как вручить чек клиенту, если он не появляется в офисе?

19. Предприятие удерживает коммунальные услуги из заработной платы сотрудников. Нужно ли пробивать на эти операции чек?

Если все удержания зарплаты, питание, коммунальные услуги, проезд, прописаны в ваших трудовых отношениях, то есть в договоре с сотрудниками, то все это рассматривается ФНС как внутренние отношения внутри организации, и касса не нужна. Если это не прописано в трудовых документах, то касса нужна.

20. В чеке ИНН покупателя – обязательный реквизит или рекомендуемый?

Для расчета между юридическими лицами ИНН надо указывать. Однако, если расчет происходит в сфере игорного бизнеса, то ИНН покупателя (клиента) можно не указывать, а заменить его паспортными данными.

21. Компания периодически оказывает услуги по доставке мелких комплектующих покупателю. Можно ли принимать наличные средства у покупателя дома, используя расположенную в офисе кассу? При этом чек с QR-кодом отправляется клиенту по электронной почте.

При разностной торговле касса может располагаться не в месте расчета. Если комплектующие доставляются на дом покупателю, который рассчитывается наличными средствами, то находящуюся вне места передачи кассу надо использовать в режиме передачи информации. Чек в таком случае направляется на электронную почту. Либо клиенту можно показать QR-код и предоставить возможность для его считывания.

22. Интернет-магазин арендует кассу, которая фактически находится у арендодателя. При расчетах с физическими лицами, какой адрес должен быть в чеке: места нахождения кассы или интернет-магазина?

Адрес местонахождения кассы с фискальным накопителем указывается в заявлении на регистрацию кассы в налоговом органе. В кассовом чеке обозначается адрес места расчета, в данном случае, адрес сайта пользователя.
Следует обратить внимание на то, что при аренде кассы фискальный накопитель должен быть в собственности интернет-магазина. Он должен храниться в течение пяти лет для предъявления в налоговый орган при возникновении каких-либо вопросов.

23. Компания реализует билеты на мероприятия по агентским договорам. При продажах билетов чек БСО должен выдаваться на каждое отдельное место или можно в одном чеке указать несколько мест. Если в чеке можно указать несколько мест, то какое максимальное количество допустимо в одном чеке?

Количество чеков зависит не от мест, а от расчетов клиентов. Если покупатель оплачивает сразу несколько мест, то выдается один чек. Если за одно место, то в БСО значится одно место. Кроме количества купленных билетов в чеке указывается название мероприятия, цена за указанную услугу и, например, зону зала.

24. Можно ли продавать билеты на мероприятия в режиме «чек», если этот чек содержит все параметры БСО?

По закону 54-ФЗ, кассовый чек выдается при продаже и товаров, и услуг. Бланк строгой отчетности выдается только на оказанные услуги. Следовательно, при реализации билетов на мероприятия можно выдавать кассовый чек.

25. Если мы хотим продавать билеты с сервисным сбором, то можем ли мы в кассовом аппарате в режиме БСО пробивать чек на сервисный сбор? Или необходимо приобретать дополнительный кассовый аппарат?

Дополнительный кассовый аппарат приобретать не нужно. При продаже кассовых билетов в бланке строгой отчетности отдельной строкой следует размещать стоимость билетов и сервисный сбор.

26. Нужно ли указывать в чеке размер комиссионного вознаграждения?

Денежный расчет производится с клиентом, и если комиссия тоже удерживается с него, то в кассовом чеке необходимо указывать размер комиссионного вознаграждения.

По итогам реализации билетов агенту определяется итоговая сумму его вознаграждения. Если агент – индивидуальный предприниматель или юрлицо, то вознаграждение перечисляется безналичным способом оплаты, и чек не формируется. Если оплата происходит наличными средствами, то на эту сумму формируется кассовый чек с наименованием услуги по реализации билетов.

27. Согласно Федеральному закону 129 ФЗ от 6.06.19, ИП без работников при реализации билетов с лотка и с рук в государственные и муниципальные театры освобождены от применения ККТ. А если организатор коммерческая компания, то применение ККТ обязательно?

Обязательно. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей.

28. В шиномонтаже не выдан чек. Как отразить оплату за данную услугу в затратах?

Обратиться в территориальную налоговую инспекцию. Будет проведена проверка, в ходе которой сотрудника привлекут в качестве потерпевшей стороны. Материалы дела могут быть использованы в качестве документов, подтверждающих расходы.

29. Можно ли закрыть смену раньше окончания рабочего дня, если точно известно, что поступлений денежных средств точно не будет?

Если понимаете, что расчетов до конца рабочего дня не будет, конечно, можете ее закрыть. В течение дня можно открывать несколько рабочих смен без ограничений. А если расчетов и вовсе не предвидится, то смену можно и совсем не открывать.

30. Будет ли считаться нарушением пробитие кассового чека на следующий день после платежа, если денежные средства поступили нам после рабочего дня?

31. Организация арендует для своих сотрудников у арендодателя квартиры. И оплачивает помимо арендной платы коммунальные расходы по счетам, предъявляемым арендодателям, которые возмещаются сотрудниками. Возникает ли обязанность применения ККТ, в том числе с 1.07.2019, при удержании из заработной платы сотрудников: арендной платы, возмещения коммунальных расходов, стоимости питания сотрудников, стоимости превышения лимита по сотовой связи?

Следует посмотреть разъяснение ФНС РФ от 14.08.2018 АС-4-20/15707. Это разъяснение по применению контрольно-кассовой техники в случае, если денежные средства удерживаются именно из зарплаты сотрудников.
Общий подход такой: если трудовым договором предусмотрено, что у сотрудника будут по его расходам удерживаться такие денежные средства, то в пределах установленного лимита (до 20%) не требуется применение ККТ.

32. Освобождаются ли все жилищные объединения (товариществ собственников жилья) — ТСЖ, ЖСК и ЖК — от применения ККТ при осуществлении прямых, т.е. осуществленных в присутствии физлица и сотрудника ТСН, наличных и эквайринговых платежей за коммунальные услуги и содержание жилья, в том числе за взнос на капремонт, вне зависимости от того, все собственники или не все являются членами ТСН?

33. В случае, если онлайн-касса используется при расчетах с пассажирами на борту автобуса, обязательно ли при регистрации ККТ указывать государственный номер транспортного средства? Или этот номер может задаваться для вывода в чек в ПО кассы динамически при открытии смены?

Есть два адреса, которые указаны в 54-ФЗ. Первый — это адрес места установки, места регистрации ККТ, который указывается в заявлении о регистрации. Второй — адрес места расчета, который указывается в кассовом чеке.
В данном случае вы указываете адрес места регистрации, например, место стоянки ТС. Но когда формируете чек и применяете кассу в автотранспорте, то там формируете в кассовом чеке в адресе места расчета номер транспортного средства. Поэтому там можете указывать динамически и выводить его каждый раз.
То есть для какого-то одного ТС местом расчета будет автобус номер 1, а для какого-то на этой же кассе можно формировать кассовый чек с другим госномером.
Так что этот вопрос полностью зависит от автоматизации.

34. Нужно ли применять ККТ при приеме денежных средств от дольщиков за квартиры? Деньги принимает заказчик-застройщик.

Минфин несколько раз давал разъяснения по этому поводу в прошлом году. Если идет реализация квартир, то касса применяется. А если идет прием денег от дольщиков (по закону о долевом строительстве), то касса не применяется.

35. Какой датой необходимо оформлять кассовый чек при реализации физлицам услуг в случае, если дата отражения реализации в учетной системе позже, чем дата хозяйственной операции? Например, задержка получения расчетных данных.

Здесь нет никаких исключений — у вас есть момент расчета, и есть один рабочий день после.

36. Возможно ли формировать кассовый чек позже или раньше, чем дата реализации?

В момент расчета его необходимо формировать. Если у вас идет реализация, передача товара сегодня, то и чек надо формировать сегодня.

37. В какой момент должен быть отправлен чек физлицу при формировании и реализации на конец отчетного периода календарного месяца, например, за аренду коммунальной услуги, если последнее число месяца приходится на выходной день?

Если расчет происходит в виде зачета или возврата предварительной оплаты и (или) авансов, то есть 10 календарных дней на формирование чека по окончанию расчетного периода. Если даже десятый день приходится на выходной, то можно, например, сформировать на восьмой день.
То есть максимум 10 календарных дней и никаких исключений насчет выходного дня.

38. Наше учреждение имеет статус казенного. Одновременно мы являемся администратором дохода по следующим видам: расчеты по приему платежей за наем жилья от граждан, оказание услуг ООО, ТСН по предоставлению информации, оказание услуг по приватизации жилых помещений в собственность граждан. Необходимо ли учреждению применять ККТ по всем трем видам доходов, или только в отношении первого и третьего?

Если вы оказываете услуги и осуществляете расчеты, то по общему правилу вы обязаны применить ККТ.
Однако по второму виду доходов, действительно, касса может не применяться, но только если расчет по таким услугам осуществляется с расчетного счета юридического лица на ваш расчетный счет, и без применения электронного средства платежа (ЭСП).
В первом же и третьем случае, если расчет происходит с физическим лицом, то применение ККТ обязательно.

39. Компания на УСН оказывает физлицам услуги по управлению дачными поселками. Получает плату за уборку территории, охрану, водоснабжение, электричество и так далее. Счета жителям выставляются ежемесячно, жители оплачивают услуги в следующем месяце за отчетный. Кто-то платит округленную сумму, чуть большую, чем выставлена к оплате. Сколько чеков мы должны пробить на поступившую сумму, включающую в себя оплату за услуги предыдущего месяца и «хвостик» аванса за услуги следующего месяца?

Достаточно пробить два чека: на оплату ранее оказанных услуг и на аванс. Вы оказали услуги и представили покупателю счет, он его оплатил, соответственно здесь можно сформировать кассовый чек — полная оплата, услуги. Если сумма платежа превышает, то формируете чек на аванс. Но в последующем нужно формировать чеки на зачет этого аванса.
В данной ситуации расчеты с клиентами будут индивидуальны.
Он заплатил — вы сформировали чек. Дальше учли ранее внесенную оплату в счет каких-то потребленных услуг, тоже сформировали кассовый чек.

Приобретение трудовой книжки подлежит обязательной компенсации работником, но не во всех случаях. Например, при потере трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации сотрудники не должны покупать новые бланки за свой счет. Что касается компенсации работодателю оплаты услуг связи, питания в столовой и иных подобных удобств, – все зависит от содержания трудового договора и других внутренних документов, определяющих кто должен тратиться на эти статьи. Но при возмещении таких рабочих расходов в пользу предприятия у последнего возникает вопрос: нужна ли в этих случаях онлайн-касса?

Расчеты с сотрудниками: пробивать или нет кассовый чек

принимаются и выплачиваются деньги в наличной и безналичной форме за товары, работы, услуги. Стоит напомнить, что речь идет о товарах, работах, услугах, реализуемых самой организацией (индивидуальным предпринимателем);
принимаются ставки и выплачиваются выигрыши в случае проведения азартных игр;
продаются лотерейные билеты, принимаются ставки и выдаются выигрыши в рамках лотерей;
принимаются предварительные и (или) авансовые платежи за товары (услуги, работы) и выплачиваются указанные средства;
засчитывается предоплата и (или) авансы, полученные за товары (работы, услуги), и при их возвращении;
выдаются займы для покупки товаров (работ, услуг) и потом погашаются;
ломбардами кредитуются граждане под залог вещей, которые принадлежат заемщикам;
происходит предоставление либо получение встречного предоставления при расчетах за товары, работы или услуги.

Участниками вышеперечисленных расчетов являются с одной стороны ИП и юрлица, признаваемые одновременно продавцами и пользователями ККТ, а с другой стороны – покупатели, в качестве которых могут выступить и граждане, и предприятия.

Причем, граждане – это не только сторонние покупатели и заказчики. Ими могут быть и сотрудники самой организации (предпринимателя).

Т.е. даже при расчетах со своими работниками работодатель обязан использовать ККТ. Но это нужно делать (при одновременном соблюдении условий):

только в рамках тех расчетов, которые представлены в абзаце 26 ст.1.1 закона о ККТ. Иными словами, если вносимые работником или выплачиваемые ему средства вписываются в перечисленные в законе виды расчетных операций. Например, компания-работодатель выдает своему сотруднику заем на закуп товаров. Если товары приобретаются у работодателя, онлайн-касса применяется при выплате и погашении такого займа. Если товары покупаются у стороннего лица на выданные работодателем заемные средства, при данном расчете кассовый аппарат работодателем не применяется. Причина – нет основания для участия ККТ, поскольку не производится расчетная операция в трактовке закона 54-ФЗ;
если работодатель не освобожден законом от работы с онлайн-кассой;
если расчеты с работодателем превращают работника в обычного потребителя. Например, при внесении сотрудником собственными деньгами предоплаты за услуги, которые будет оказывать ему его же работодатель, онлайн-касса потребуется. В данной ситуации сотрудник выступает простым заказчиком, а работодатель – исполнителем. Сами расчеты отвечают требованиям закона о ККТ.

А если, например, персонал возмещает работодателю-столовой стоимость обедов, при подобных расчетах тоже нужна онлайн-касса?

Нужно ли применять онлайн-кассу, если работник компенсирует предприятию расходы на свое содержание

К таким издержкам можно отнести покупку бланка трудовой книжки, услуги связи, питание, плату за парковочные места для автомобилей сотрудников, и многое другое. Как правило, данные суммы компенсируются путем прямой выплаты самим работником на счет или в кассу предприятия. И в этот момент применение кассового аппарата не требуется, даже если работодатель законом № 54-ФЗ не освобожден от его применения. Причина – компенсация сотрудником расходов на свое содержание в рамках трудового договора не признается расчетом для целей закона о ККТ (основание – абзац 26 ст.1.1 закона 54-ФЗ).

Аналогичную позицию занял и МинФин РФ. В своих письмах, в частности, № 03-01-15/87763 от 04.12.2018, № 03-01-15/72537 от 09.10.2018, ведомство указывает, что возмещаемые сотрудниками своему работодателю в рамках трудовых договоров расходы не относятся к «расчетам» в значении закона № 54-ФЗ. А значит, и кассовый аппарат здесь вообще не требуется. Таким образом, если работники возмещают стоимость обедов, которые ранее заказаны в сторонней столовой и оплачены работодателем, на эти суммы чеки работодателем не пробиваются. Причина – данные обеды являются одним из условий нормальной организации труда на предприятии. И к «расчетам» в трактовке закона № 54-ФЗ не относятся.

Но если сам работодатель является столовой и кормит своих работников за плату собственными блюдами, тогда без оформления кассовых чеков здесь не обойтись (если по закону, конечно, не предусмотрено освобождение от ККТ или если об этом не сказано в коллективном или трудовом договоре). Причина – такие обеды можно без труда отнести к основной деятельности предприятия, а их оплату работниками легко признать покупкой. Исключение составят те виды блюд, какие не приготовлены данной столовой, а заказаны ею для своего персонала на стороне.

Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).

Будет полезно ознакомиться и с другими вопросами по расчетам между работодателем и сотрудником.

При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна .

Ситуация	Нужна ли ККТ
Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам
Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплаты	Нет Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре	Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц
Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников)	Нет Письмо ФНС № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплаты	Да Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12.12.2018
Вы продали сотруднику офисную мебель б/у	Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы выдали часть зарплаты товаром	Нет Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14.08.2018
Вы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организацией	Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Выплаты
Учредитель предоставил займ организации	Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 04.12.2018
Вы подарили сотрудникам подарки	Нет (нет расчета в смысле 54-ФЗ)
Матпомощь сотруднику	Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Вы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимит	Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Прочие расходы
Вы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машину	Нет Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Члены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билеты	Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17.12.2018
Вы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовали	Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.11.2018 Письмо ФНС № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлица	Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018 Письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/24113@ от 12.12.2018

Как оформить кассовый чек при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

Чек №1

Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.

Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).

Чек №2

Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.

Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.

Выводы

Работодатель оплачивает для своего сотрудника покупку трудовой книжки, мобильную связь, Интернет и несет иные расходы, необходимые для выполнения сотрудником должностных обязанностей и подлежащие на основании трудового соглашения компенсации работником. При приеме таких компенсаций от сотрудников работодателю не потребуется онлайн-касса. Причина – данные возмещения не признаются «расчетом» для целей закона 54-ФЗ. А платежи, которые не являются «расчетом», реализуются без участия ККТ всеми предприятиями и ИП без исключения.

Посмотрите как выглядит чек от самозанятого и как он передается покупателю (клиенту).

Если предприниматель освобожден от ККТ, может ли товарный чек подтвердить оплату.

Можно ли сокращать наименование товаров, работ и услуг в кассовом чеке https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/sokrashhennoe-naimenovanie-v-cheke.html и как это правильно сделать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой для кассира. Как должен поступать работник при отключении электричества, интернета и других ситуациях

Какую онлайн-кассу выбрать в зависимости от условий ведения бизнеса. На какие типы онлайн-касс их можно разделить, их основные плюсы и минусы

Времена БСО прошли, теперь для турагентств нужна онлайн-касса. Какие есть особенности её применения при приеме оплаты за туры рассказано в статье

Можете подобрать необходимое для вашего бизнеса оборудование в МАРКЕТПЛЕЙСЕ .

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

Учет и налогообложение трудовых книжек

Порядок ведения и оформления:

Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).

Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).

Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).

Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?

Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?

Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)

Порядок учета НДС

Учетная политика БУ

Учетная политика НУ

Алгоритм учета трудовых книжек в 1С

01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)

01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.

02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.

31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.

По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.

НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:

работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ);
при выдаче трудовой книжки с работника взимается плата за ее бланк (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
выдача сотрудникам трудовых книжек/вкладышей (в т. ч. за плату по стоимости приобретения) признается реализацией товаров, облагаемой НДС (п. 1 ст. 39 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная) ;
Учет трудовых книжек на забалансовом счете Дт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
Оформление трудовой книжки работнику. Документ Реализация (акт, накладная) . На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный ;
Списание трудовой книжки с забалансового счета Кт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки. Документ Операция, введенная вручную ;
Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета – Оплата поставщику ;
Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки ;
При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание;
Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты работника. Документ Операция, введенная вручную .

Поступление трудовых книжек.

Справочники – Товары и услуги – Номенклатура – ссылка Счета учета номенклатуры .

Учет трудовых книжек на забалансовом счете.

Счет 006 Бланки строгой отчетности.

Оформление трудовой книжки работнику.

Списание трудовой книжки с забалансового счета.

Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.

Оплата за трудовые книжки.

Создать вид удержания за трудовые книжки: Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Расчет зарплаты – Удержания .

Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.

Удержание учтено при Начислении зарплаты .

Ведомость на выплату.

Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Удержания из зарплаты .

Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.

Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Приобретение малоценных объектов сроком использования более 12 месяцев

Конструктор учетной политики в бухгалтерском, налоговом, НДС учете

Очень большое спасибо за Ваш труд. Для меня это ценная информация. Очень люблю Ваши семинары

Читайте также: