Скоро не будет трудовых книжек

Опубликовано: 26.12.2024

Развитие электронных технологий не стоит на месте, с каждым годом они занимают все большее место в обществе. Это касается не только техники и гаджетов, но и практически всех сфер жизни современного человека.

Так, во многих передовых странах мира уже внедрен электронный документооборот, при этом в цифровую форму переведены и все основные документы, содержащие сведения о гражданах. Наше государство в последние годы также активно развивает эту сферу.

Бесплатно по России

Постепенно идет отказ и от традиционного документооборота. Так, уже перестали выдавать бумажные свидетельства права собственности на жилые помещения, пенсионные свидетельства, карточки СНИЛС. В перспективе планируется прекращение выдачи бумажных паспортов с заменой их на пластиковые карты с чипом, которые будут содержать всю необходимую информацию о гражданине.

В этой связи возникает вопрос о возможности отмены и других документов на бумажном носителе, в частности трудовых книжек. Планы об их выведении из документооборота существуют уже давно, однако как с этим обстоят дела на текущий момент? Именно об этом и пойдет речь далее.

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка представляет собой базовый документ, выполненный на бумажном носителе, который обязан иметь каждый работающий гражданин Российской Федерации. В нем указываются сведения о профессиональной деятельности владельца.

Хождение этого документа имеет давнюю историю в нашей стране. Он появился практически одновременно с советской властью. Согласно закону тех времен иметь трудовую книжку обязан был каждый трудящийся. Некоторое время спустя этот документ стало необходимо заводить и неработающим гражданам. Он тогда исполнял функции удостоверения личности.

Трудовые книжки неоднократно менялись по своему дизайну и порядку оформления. После распада СССР на территории РФ длительное время выдавались книжки советского образца. С 2004 года граждане, которые только начинают трудовую деятельность, должны иметь документ нового образца. Советские трудовые, при всем при этом, продолжили свое хождение, никакой замены их (кроме тех случаев, когда выдавался дубликат документа по причине его утери или порчи) не производили. Если в документе старого образца заканчивалось место, то для него приобретается соответствующий вкладыш.

Функции документа

Он выполняет сразу несколько важных функций, среди которых следует выделить следующие:

Фиксация профессиональной деятельности гражданина. В документ в обязательном порядке вносятся сведения об образовании его владельца, квалификации, местах работы и занимаемых должностях. Кроме этого, в трудовой содержится информация о поощрениях работника (ранее вносились записи и о дисциплинарных взысканиях) и основаниях увольнений. Таким образом, рассматриваемый документ является основным источником информации о трудовой деятельности, опыте работы и профессиональной квалификации гражданина.

Определение стажа. Трудовая книжка или ее заверенная копия часто требуется для подтверждения стажа как общего, так и на конкретном месте работы. Этот документ требуют в пенсионном фонде для назначения соответствующих выплат, в органах социальной защиты при назначении тех или иных пособий, в центрах занятости и т. д.

Миф и реальность об отмене трудовых книжек

Все чаще идут разговоры о том, что трудовые книжки могут отменить. При этом о том, как это будет происходить, информации практически не приводится.

Так, многие считают, что трудовые будут отменены вовсе, и, соответственно, прекратится учет стажа. Это абсолютно неверно, речи о полном отказе от фиксации профессиональной деятельности работников не идет абсолютно.

В реальности будет производиться постепенная замена трудовых книжек на бумажном носителе на их электронный аналог. Таким образом, речь идет об изменении формы учета профессиональной деятельности.

Проекты об отмене

Трудовая книжка в нынешнем ее виде является неким советским рудиментом. Если говорить об общемировой практике, то подобного рода документы практически нигде в мире не применяются.

В большинстве стран, где действует система пенсионного страхования, все сведения о работнике основываются на информации, передаваемой работодателем в органы пенсионного обеспечения соответствующих государств, а также в частные фонды.

ПФР получает соответствующие данные после реформы 2002 года, когда пенсионная система страны перешла на страховые принципы. И уже в это время появились инициативы отказаться от трудовых книжек, поскольку последние, по сути, дублируют информацию, содержащуюся в электронных базах ПФР. Однако на тот момент для этого не имелось технической возможности.

В последующем данную тему поднимали не один раз,и в 2017 и в 2018 годах, но соответствующие проекты откладывались под различными предлогами и точный даты так никто ни не называет.

Что препятствует осуществлению проектов

Среди причин, по которым отмена трудовых книжек так и не смогла состояться в предшествующие годы, следует выделить следующие:

Большое количество граждан, имеющих советский стаж. Пенсионный фонд России начал вести учет только после 2002 года. Периоды, в которые осуществлялась профессиональная деятельность ранее, в том числе и при СССР, во многом не были учтены, в связи с чем трудовые книжки являются единственным документом, подтверждающим стаж работы до реформы 2002 года.

Отсутствие технической возможности. Ведение соответствующей базы данных требует определенных ресурсов, в том числе и технического характера.

Вопросы безопасности. В век информационных технологий крайне важно обеспечить безопасность соответствующих данных. Длительное время неимение такой возможности тормозило развитие электронного документооборота в России.

Недостаточный уровень взаимодействия с работодателями и работниками.

Альтернативные варианты документов

Так что же может послужить документальным подтверждением трудовой деятельности в случае отмены трудовых?

Таких документов несколько:

Трудовой договор. Данное соглашение заключается в двух экземплярах, один из которых остается у сотрудника. Его же и можно использовать в качестве подтверждения места работы.

Выписка о состоянии индивидуального страхового счета. Этот документ содержит в себе информацию обо всех местах работы гражданина с указанием периодов осуществления трудовой деятельности.

Плюсы и минусы электронных книжек

Введение электронных трудовых имеет как позитивные, так и негативные стороны.

Плюсы:

упрощение документооборота;
более быстрая процедура приема на работу и увольнения;
нет необходимости восстанавливать сведения о трудовой деятельности при утере документа.

Минусом является то, что электронные системы и базы данных не застрахованы от технических ошибок. Это может повлечь к ошибкам при определении стажа работника и, как следствие, начислении ему пенсий и иных выплат.

Мифы и реальность об отмене трудовых книжек

В 2019 году об отмене трудовых заговорили уже на уровне федеральных министерств, а в Государственную Думу был подан соответствующий законопроект. В этой связи появились слухи о том, что в текущем или в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде перестанут действовать. Однако это не совсем соответствует действительности.

Отменят ли все-таки в 2019 году

По словам главы Минтруда Максима Топилина, в России действительно начнут отказываться от трудовых книжек, однако это начнет происходить с 2020 года. При этом, естественно, речь идет о переводе их с бумажного в электронный формат. Соответствующую базу будет вести ПФР.

Министр особо отметил, что процедура будет происходить постепенно, а также заверил, что те граждане, которые все же решат использовать бумажную трудовую, могут делать это и после 2020 года.

Трудовая книжка является одним из самых важных документов для гражданина, где отражается вся его профессиональная детальность. Сегодняшний ее формат является устаревшим. В этой связи государство начинает плавный переход к формированию электронных трудовых. Этот процесс, по всей видимости, будет длительным и добровольным для граждан.

Интересное видео

Был ли приказ об отмене трудовых? Принят ли закон о выводе бумажного документа из оборота? Ответ смотрите в видео:

Отделение ПФР по Чеченской Республике напоминает, что совсем скоро бумажные трудовые книжки отменят и введут новые — электронные. Что является основанием для такой глобальной перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает управляющий Отделения Пенсионного фонда РФ по Чеченской Республике Мохмад-Эми Ахмадов.

- Мохмад-Эми Исаевич, что стало причиной такой перемены?

- Уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Ведь что такое вообще трудовая книжка? Персональный документ установленной формы, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника, история его должностных переходов. Существующий образец документа применяется с 2004 года. Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Документ заполняется в отделе кадров и хранится там, пока человек работает в организации.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали наличествовать в принципе. К примеру, в той же Европе трудовая книжка в нашем понимании считается устаревшим инструментом. Там давно трудовую книжку целиком заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей.

- А какие именно претензии?

- Основное недовольство связано со следующим. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.

- И что меняется теперь?

- Пока ничего не меняется. Мы находимся на пути правового обоснования такой метаморфозы. Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который затронет и учтет интересы всех работающих. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. И мы все должны быть готовы, что в скором времени это произойдет.

- Какой будет трудовая книжка нового формата?

- Документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

- Мохмад-Эми Исаевич, а можем мы сегодня хоть как-то обозначить плюсы электронных трудовых книжек?

- Безусловно, здесь масса достоинств. Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.

Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

- Известны сегодня сроки перехода на электронные трудовые книжки?

- Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

Перевод бумажной версии в электронную произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате. Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, переведут в компьютерные базы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу - выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. В законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 1 января 2027 г.

- Мохмад-Эми Исаевич, какая роль отводится территориальным органам Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется в функционале?

- Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда – ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, потому как сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР – на лицевых счетах работников и работодателями – в трудовых книжках. Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работник зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования и ему присвоен СНИЛС.

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна

Это, пожалуй, самый главный документ о трудодеятельности и стаже гражданина. Она выполнена в виде брошюры с реквизитами, пустыми полями и графами для заполнения чернилами.

Ткн ведется организациями и предпринимателями (работодателями) по основной работе. Данные о работнике вносятся, если он проработает более 5 дней.

В трудовой книжке содержится следующая информация:

ФИО, дата рождения, образование трудящегося;
занимаемые должности;
даты приема и увольнения сотрудника;
основания на расторжение договора;
поощрения.

Сведения в документ заносится по строгому образцу кадровиками или руководителем нанимателя.

В период трудоустройства труд.книжка на хранении у работодателя. После выхода на пенсию, а также в период временной безработицы документ находится у его собственника – трудящегося.

Какие изменения в законодательстве

08 июля 2019 года Правительством РФ в законодательный орган был внесен проект №748684-7. Он принят в трудовом кодексе появилась статья 66.1. Именно её и произведена отмена книжек.

Законом также внесены поправки в ТК в статьи 65, 165, 234, 394, 395.

Закон вступил в силу с 01.01.2020 г. Однако до 01.01.2021 г. предполагалось технические и организационные мероприятия, в том числе подготовка подзаконных актов, соглашений и коллективных договоров, информационной базы пенсионного фонда, прочее.

В настоящее время все эти механизмы заработали.

Но книжки на бумажном носителе не ушли в прошлое. Многие работники и работодателя, выполняя требования о предоставлении в пенсионный фонд сведений о рабочем стаже в электронном виде, продолжают вести книжки на бумаге.

Что теперь вместо трудовой книжки

Новый документ называется «Сведения о трудовой деятельности». Он ведется персонально в отношении каждого гражданина в электронном виде. Вопросами ведения, актуализации, проверки достоверности и обеспечения сохранности этих сведений будет заниматься пенсионный фонд. При этом работодатели будут обязаны предоставлять в ОПФР сведения о своих сотрудниках. Форматы, периодичность и способы передачи информации еще будут уточняться.

В итоге это приведет к отмене записей в трудовых книжках. После увольнения (в день расторжения трудового договора) человеку будут выдавать выписку о его профзанятости на данном предприятии (дата приема и увольнения, должность, переводы (если были), основания увольнения, прочее).

Если в день прекращения трудовых отношений выписку не получится выдать, например, работник не явился на работу, отказался брать, то сведения в заверенном виде отправят уволенному на его почтовый адрес.

Но отмена увольнения в трудовой книжке не упразднило ведение другой документации. Например, заявление работника, приказ по предприятию о расторжение контракта, другое.

Как получить сведения о трудовой деятельности

Данные о трудоднях не будут утеряны или злонамеренно не внесены в «сведения о стаже». У работника будет право контролировать достоверность этих данных. Для этого любой гражданин в любое время сможет затребовать интересуемые сведения. Достаточно обратиться в:

кадровую службу предприятия (если такой нет, то в бухгалтерию или к начальству). В течение 3 дней работодатель должен выдать выписку на бумаге или в электронном виде (если на предприятии есть цифровая подпись и такой вариант выбрал работник). В выписке будут данные только о работе в данной организации (ИП);
пенсионный фонд. Сведения будут о всей трудодеятельности. Они представляются в любом виде на выбор заявителя;
МФЦ. Выдается только бумажный документ;
через портал Госуслуги. Информация пересылается только на электронную почту гражданина.

Если в предоставленной информации будут ошибки или неточности, то гражданин может обратиться в пенсионный фонд с заявлением на проведение корректировки.

Поэтому будет рационально при смене работы каждый раз проводить такие сверки, дабы контролировать стаж и записи об увольнении.

Дальнейшая судьба бумажных книжек

Кончено, за короткий срок привести всё к одному знаменателю не получится. Ещё долгое время будут сосуществовать два вида труд.книжек.

Законодатель дает гражданину право выбирать какой документ будет в обороте (лично для него). Решение принимается от того как ему будет удобнее.

В любом случае к 2021 года все работодатели должны издать приказы об отмене трудовых книжек, о введение электронного учета стажа. И под роспись разъяснить работнику об указанных изменениях законодательства. А также о праве на оставление книжки старого образца.

Работник же, желающий сохранить прежний порядок, должен был подать до 1 января 21-го года заявление о ведении бумажной трудовой.

В противном случае (по умолчанию) учет стажа переводится в электронный формат, а книжки выдадут на руки.

А тем, кто начал свой профессиональный путь с 2021 года доступны только электронные документы о стаже.

Какие преимущества

Как видно, народное мнение схоже с законодателем.

На самом деле выгода очевидна, ведь много стажевых проблем возникает с неправильными приписками. Отмена записи в трудовой книжке по образцу будет восполнена вводом данных через компьютерную программу, что исключит ошибки и, соответственно, возможные придирки сотрудников пенсионных подразделений.

Также человеку не нужно опасаться обыкновенной утраты документа и последующей суеты по его восстановлению. Теперь данные будут в федеральных базах – это надежно.

В конце концов, упростится документооборот между трудящимся и работодателем.

Удобно будет и работодателю, так как он будет освобожден от такой ответственности как хранение бумажных Ткн.

Возможно, в дальнейшем это коснется и других документов, таких как приказов, личных карточек, прочее.

Переход на электронные трудовые книжки все-таки состоится, и уже известна точная дата: 1 января 2020 года. Правительством РФ предложены на рассмотрение три законопроекта, предусматривающие ряд крупных поправок в трудовое и пенсионное законодательство. Законопроект № 748684-7 об отмене бумажных трудовых книжек и переходе на их электронные варианты принят Госдумой в первом чтении. Расскажем о том, что ждет работодателей и обычных граждан в связи с этими изменениями в 2020 году.

Когда отменят трудовые книжки в России

Понятие «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Вносимые законом изменения оперируют термином «сведения о трудовой деятельности». Теперь вся информация о сотрудниках, их стаже, переводах на другие должности, увольнении будет передаваться по электронным каналам связи в Пенсионный фонд. Планируется постепенный переход с бумажных книжек на электронные в течение 2020 года. Дата отмены трудовых книжек на бумажном носителе - 1 января 2021 года. Все бумажные трудовые книжки с 01.01.2021 г. должны быть выданы сотрудникам на руки, а у вновь принятых работников при приеме на работу их требовать не будут, также не будут оформлять бумажные трудовые тем, кто впервые устраивается на работу в 2021 году.

Законопроект допускает право работника иметь трудовую книжку на бумажном бланке после указанного срока - он может написать заявление о хранении книжки у работодателя и ведении ее в бумажном виде. Тем не менее это не освобождает работодателя от электронной передачи данных в ПФР по таким сотрудникам. Указанные заявления работодатель должен принимать только в течение установленного срока - до конца 2020 года. Если заявление не поступит до 01.01.2021 г., трудовую выдадут на руки работнику. Таким образом, ответственность за сохранность бланков трудовых книжек, возвращенных работникам, с работодателя снимается.

Три законопроекта об отмене трудовых книжек в России

Все вышеперечисленные изменения вводятся законопроектом № 748684-7. Согласно ему, Трудовой кодекс РФ дополняется новой статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», в которой расписан порядок отмены трудовых книжек на бумажном носителе и алгоритм перехода на электронную систему учета. Также законопроектом регламентируется комплекс подготовительных мероприятий для работодателей. Они обязаны в течение 2020 года:

внести необходимые изменения в локальные нормативные акты, коллективный договор (при необходимости);

уведомить персонал в письменном виде под роспись об изменении порядка учета трудовых книжек;

подготовиться к электронной передаче данных по сотрудникам: обеспечить наличие технической базы, кадров и соответствующего программного обеспечения.

Другой законопроект № 748744-7, вносящий изменения в закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, обязывает работодателей сдавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности», начиная с января 2020 г. Сроки его сдачи аналогичны отчету СЗВ-М – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Но с 1 января 2021 года данный отчет необходимо будет формировать и передавать в ПФР на следующий рабочий день после даты издания приказа о приеме, увольнении сотрудника, переводе на другую работу. Компании с количеством сотрудников 25 и более человек обязаны предоставлять эту информацию в электронном формате. Таким образом, многие компании перейдут на электронный кадровый документооборот с Пенсионным Фондом.

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в ст. 5.27 КоАП РФ и вводит ответственность для всех работодателей за неоднократную передачу недостоверных или неполных сведений о трудовой деятельности персонала и за нарушение сроков их представления. Пока что предусмотрены санкции только в виде предупреждения должностных лиц работодателя. Но, возможно, будет введен и штраф в определенной сумме, т.к. закон еще находится на стадии рассмотрения.

Как работникам узнать о своем стаже

Отмена трудовых книжек в 2020 году в виде бумажных бланков вызывает закономерный вопрос у работников: как они могут узнать информацию о своей трудовой деятельности, продолжительности стажа и т.п. Законопроект № 748684-7 предусматривает получение работником этих данных из следующих источников:

от своего текущего или последнего работодателя в виде заверенной справки в бумажной форме или электронного документа, подписанного ЭЦП; сведения выдаются в день увольнения или по запросу в течение 3-х дней после поступления в отдел кадров соответствующего заявления;

через МФЦ – на бумаге, соответствующим образом заверенные;

в ПФР - в электронном или бумажном формате на выбор;

через сайт Госуслуг в электронной форме.

Проводимая реформа по отмене трудовых книжек позиционирует ряд преимуществ как для компаний, так и для их работников:

Электронную трудовую книжку нельзя подделать или потерять: в случае утраты или порчи не нужно обходить всех бывших работодателей для восстановления записей.

Сотрудникам будет удобно обращаться за госуслугами и назначением пенсий, пособий: не нужно каждый раз предъявлять бумажную копию трудовой книжки для подтверждения стажа.

У ПФР будет единая электронная база для назначения пенсий, что упростит данную процедуру.

При приеме на работу отдел кадров будет оперативно получать все данные о трудовом стаже сотрудников.

Работодатели сократят затраты на покупку и хранение бланков трудовых книжек.

Между тем у проводимой реформы эксперты отмечают и недостатки. К ним относится вопрос о сохранности персональных данных в системе ПФР. На данный момент сбоев и утечки информации не наблюдалось, но риск попадания конфиденциальных данных в руки мошенников всегда существует.

Не исключена также вероятность, что данные могут исчезнуть и по вине государства. Примеров недоподсчета стажа у ПФР немало, а при отсутствии достаточного стажа происходит отказ в назначении страховой пенсии, при этом до назначения социальной пенсии в связи с проводимой пенсионной реформой будут доживать не так уж много граждан. Напомним, что пенсионный возраст для социальной пенсии по старости определен в 70 лет для мужчин и 65 для женщин. Страховую пенсию будут получать женщины с 60 лет, а мужчины с 65.

И еще один минус вводимых законопроектов для самих работодателей: он добавляет им большее количество отчетов и усиливает ответственность за регулярность предоставляемых кадровых сведений.

Заключение

Отвечая на вопрос, отменят ли трудовые книжки в бумажном виде, можно сказать, что скорее всего да, отменят. Правительство рассматривает внедрение этих изменений еще с 2017 года. Другой вопрос, насколько эффективной будет проводимая реформа. Переход на электронный кадровый документооборот и его ведение будет связано для многих компаний со значительными затратами ресурсов, что может спровоцировать дальнейшее уклонение работодателей от официального оформления сотрудников в штат и выплате серых зарплат. С другой стороны, оцифрование кадровых данных при условии полной их сохранности упростит процедуру подтверждения стажа при взаимодействии с государственными органами.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Впервые идею заменить обычные бумажные трудовые книжки на электронные озвучили в 2006 году. В 2012 чиновники попытались претворить ее в жизнь, но ничего не вышло. Следующая попытка предпринималась в 2016 году, но и тогда отмена трудовых книжек не произошла. Спустя несколько лет чиновники предложили ввести новые правила кадрового делопроизводства только для фирм, число работников на которых не превышает 15 человек. Всю информацию о сотрудниках предлагалось хранить в электронной форме. Затем это правило хотели распространить и на крупные компании. Но и эта инициатива одобрена не была.

Сейчас власти точно знают, когда отменят трудовые книжки полностью, — с 2021 года. Новая норма содержится в Федеральном законе от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Из документа следует, что на всех работников, впервые принятых после 31.12.2020, трудовые книжки не оформляются. Те, у кого такой документ уже есть, до 31.12.2020 подают письменное заявление работодателю с просьбой продолжить вести документ. Если по объективным причинам человек не уточнил, нужен ли ему бумажный вариант, или он согласен на онлайн-аналог, работодатель обязан продолжить работать по прежним правилам. В случае перехода на другую работу гражданин вправе требовать ведения его трудовой от нового работодателя. Но если он уже перейдет на электронный вариант хранения сведений о своей рабочей деятельности, то вернуться к бумажному документу не сможет.

Чтобы не потерять сведения о стаже граждан, работодателям добавят отчетности в ПФР. Уже с января 2020 года Фонд начнет собирать все сведения о заключении (расторжении) трудовых договоров, переводах, выполняемой работе. Сам работник сможет получать данные после запроса в МФЦ, через личный кабинет на портале госуслуг, у работодателя. Последнего хотят еще обязать выдавать сотруднику сведения, касающиеся его деятельности, при увольнении.

Поскольку закон уже одобрен, и до вступления его в силу остается несколько недель, кадровики должны представлять общую картину:

с 01.01.2020 начинается постепенный переход и подготовка к работе по новым правилам;
до 30.06.2020 работодателям предстоит уведомить работников об изменениях, объяснить им, в чем их смысл. Одновременно компании предложат сотрудникам выбрать тот вариант хранения сведений о работе и стаже, какой им кажется удобным;
до 31.12.2020 все работники должны определиться, какую трудовую книжку иметь, — бумажную или электронную. Решение фиксируется в заявлениях в свободной форме либо по образцу, который разработает работодатель. Главное — соблюдение письменной формы;
с 01.01.2021 компании переходят на новые правила работы, фиксируется полная отмена трудовых книжек в России. По тем сотрудникам, которые согласны на электронное хранение информации о своем стаже и рабочей деятельности, они передают данные в ПФР. Если вновь принятых работников больше 25 человек, отчитываться обязательно по телекоммуникационным каналам связи и интернету. Тем компаниям, где новых сотрудников меньше, разрешается выбрать способ подачи сведений. По тем работникам, кто предпочел сохранить бумажные трудовые книжки, тоже придется передавать сведения в ПФР, но и дополнительно фиксировать все события в бумажном документе.

По словам Альберта Мицевича, руководителя отдела по работе с персоналом онлайн-сервиса микрокредитования «Честное слово», решение об отмене бумажных бланков и переходе на формирование электронной базы данных о трудовой деятельности граждан приняли, но сам процесс отмены книжек на бумаге займет несколько лет. Окончательный уход от них произойдет к 2025 году, прогнозирует эксперт.

«Чтобы полностью и бесповоротно перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо первым делом внести изменения в ТК РФ ( ст. 66 ) и создать единую электронную базу, чтобы хранить всю информацию о стаже работников. Затем необходимо обеспечить доступ к этой базе как работодателю, так и работнику», — подчеркивает Альберт Мицевич.

Что изменится

Сейчас все данные о стаже трудящихся поступают в ПФР с помощью персонифицированного учета при выплате отчислений руководителем. Планируется, что после отмены бланков и введения электронных книжек подтверждение стажа с помощью бумажного бланка уже не потребуется, а процедура пенсионного учета упростится. Информацию начнут передавать в Фонд с помощью специальной компьютерной программы. Отмена бланков позволит сократить документооборот и упростит хранение информации.

Свое мнение по этому поводу высказала Ольга Калинина, руководитель отдела по работе с персоналом «ГК РДВ-медиа» (Работа.ру): «Если электронный документооборот качественно реализуют, то, безусловно, это удобнее и быстрее как для сотрудников, так и для работодателей. Но непонятно, каким образом привычные трудовые книжки переведут в электронный формат: кто это сделает, где, в какие сроки. Есть очень большой шанс потерять ценную информацию, восстановление которой займет долгое время. В таком формате удобнее оставить бумажные бланки».

Плюсы и минусы

С помощью трудовой книжки руководителю компании легко оценить рабочий путь человека и принять решение, подходит ли он в качестве нового сотрудника или нет. Для работника книжка является документом, с помощью которого он подтверждает стаж. Поэтому и обычных граждан, и нанимателей тревожит возможность ее отмены.

«Перспектива отмены трудовых книжек маячит на нашем законодательном горизонте довольно давно. Кому они точно не нужны, так это государству. Что касается работников и работодателей, то грядущие перемены таят в себе как достоинства, так и недостатки для обеих сторон трудовых отношений», — отмечает Алина Тухватуллина, юрист компании «Конструктор документов FreshDoc.ru».

В случае с нанимателями преимущества электронного документооборота следующие:

сократятся расходы на кадровое делопроизводство;
кадровое делопроизводство станет проще;
с руководителя снимут ответственность за хранение, учет и передачу бланков при расторжении договора с работником.

К недостаткам эксперты относят:

об опыте человека работодателю удастся узнать только из его резюме и из рекомендаций с прошлого места работы;
причины увольнения с предыдущих мест работы гражданин легко скроет, так как они нигде не отражаются (они содержатся в приказе об увольнении, но соискатель не обязан предоставлять его при трудоустройстве).

Закон в полном объеме начнет работать уже через год, но уже с января работодатели вправе начать процедуру отказа от бумажных трудовых. Так что при приеме на работу нового сотрудника кадровикам придется еще внимательнее отнестись к его документам об образовании, проверять, насколько хорошо человек проявил себя на собеседовании. Рабочие отношения предпочтительнее оформлять с испытательным сроком. Это поможет убедиться в профпригодности работника.

Для работника очевидный минус введения электронного документооборота — лишение официального документа, подтверждающего стаж. Контракт не всегда примут как доказательство стажа, так как его легко подделать. А в случае сбоя в кадровой программе, если данные человека потеряются, восстановить их непросто. В таких случаях органам ПФР и организациям-работодателям предстоит оказать содействие работнику. Другой вариант — за защитой придется обращаться в ГИТ или в суд.

С другой стороны, гражданам предстоит надеяться на добросовестность работодателя. Если директор не производит отчисления в ПФР, подтвердить стаж работнику не удастся. Преимущество электронной системы очевидно: сведения о трудоустройстве есть, и работнику достаточно только написать заявление о выходе на пенсию.

Альтернатива книжке после ее отмены

Власти заявляют, что все данные, которые ранее содержались в книжке, гражданин сможет получать на бумажном носителе или в электронной форме, заверенной квалифицированной подписью. Кроме того, для людей, трудоустроенных по соглашению о дистанционной работе, полная замена трудовой книжки — трудовой договор, и в будущем его тоже разрешат использовать для подтверждения факта работы и наличия стажа. Но эксперты считают, что теперь необходимо менять требования к содержанию и оформлению договора, чтобы максимально защитить от подделки. А еще в него следует вносить обязательные условия, при наличии которых трудовой стаж подтверждать не понадобится.

«Хорошим вариантом оптимизации трудовых отношений, на мой взгляд, является использование электронных трудовых договоров и обмен кадровой документацией в электронном виде. В последнее время эта инициатива активно обсуждается, предлагается сделать возможным заключение трудового договора через портал госуслуг», — напоминает Максим Бычков, руководитель ЦПТ «Юрком».

Несмотря на множество спорных моментов по этой проблеме, внедрение электронного документооборота — вопрос недалекого будущего. Насколько болезненно пройдет реформа, покажет время.

Читайте также: