Справка о работе по эдо что это

Опубликовано: 26.12.2024

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Электронный документооборот

Что вы узнаете

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
персональные доработки СЭД под потребности компании;
интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

1. купить электронную подпись;
2. подключиться к оператору данных;
3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

оптимизировать бизнес-процессы

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

сократить временные затраты

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

счета-фактуры;
первичка.

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

экспедиторская/складская расписка
МХ1, МХ3
КС-2, КС-3
заказ на работу
заявка на проведение ремонта/услуг
спецификация
М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
реестр (актов, расходов, услуг)
смета, ценовой лист
протокол разногласий
претензия
отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

срок оплаты, изменения тарифов;
формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
штрих-код для ведения домашнего архива;
специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

Четвертый шаг — измерение результата.

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Форма, подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью. Также благодаря ЭДО можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Обо всех этих и других возможностях таких систем читайте в статье.

Используя возможности сервисов ЭДО, участники сделки могут в ускоренном режиме обмениваться документами дистанционно. Это несложный процесс, в котором сможет разобраться даже неопытный пользователь. Для этого не нужно оканчивать курсы экономистов, бухгалтеров или программистов.

Документ можно готовить внутри системы, используя рекомендуемые шаблоны, или оформить файл, например, в Word, загрузить его и подписать электронной подписью (ЭП). Если нужно, чтобы контрагент со своей стороны тоже подписал форму, то нужно поставить отметку в окне рядом с надписью «Запросить подпись контрагента».

Документ, отправленный с помощью такой системы и подписанный ЭП, будет равен по юридической силе бумажной форме, и при необходимости его можно будет использовать для отстаивания своих интересов в каких-либо спорах.

Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.

В широком понимании инструментарий систем ЭДО подходит для двух видов сотрудничества:

обмен документами внутри компании между ее специалистами – это внутренний обмен;
обмен документами между несколькими компаниями – это внешнее взаимодействие.

Несмотря на развитость сервисов ЭДО, не все руководители компаний знают о них и не применяют в своей работе. Они предпочитают работать по старинке – например, для подписи договоров встречаться лично или отправлять бумаги почтой, курьером или сканы по e-mail. Но такой формат постепенно угасает, так как сегодня в бизнесе нужна скорость. К тому же это гораздо экономичнее: не нужно тратиться на бензин или такси, оплачивать услуги курьера, покупать принтер со сканером.

Если нужно организовать электронный документооборот внутри проекта, то для этого приобретается специальный программный пакет, устанавливается приложение от ЭДО на ПК или мобильное устройство и к нему подключаются все сотрудники.

Для организации внешнего обмена между двумя и более компаниями (онлайн-проектами) дополнительно нужен будет оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу нужных данных среди участников сделок и проконтролирует процесс.

Выделим несколько групп пользователей, которые в своей деятельности могут и должны использовать такие сервисы:

Крупные компании и онлайн-проекты. В больших учреждениях и бизнесе работает большой штат сотрудников, поэтому не всегда удается качественно проконтролировать их деятельность, документы могут потеряться, а крайнего потом не найдешь. Благодаря системе ЭДО все формы будут храниться в облачном хранилище, подключенные лица будут их видеть в своем личном кабинете, поиск осуществляется по фильтрам. И всегда будет понятно, на ком завис процесс.
Малый бизнес. Небольшие организации тоже нуждаются в скорости работы. Контрагенты могут находиться на расстоянии сотен и даже тысяч километров, поэтому ЭДО позволяет быстро обмениваться таким сторонам документами. Например, руководитель некрупного проекта, который живет в Сочи, привлекает IT-специалиста из Москвы. Они заключают договор оказания услуг в сжатые сроки в сервисе ЭДО.
Самозанятые. Для того чтобы легализовать свою деятельность и не бояться проверок ФНС, самозанятые лица должны иметь электронную подпись и пользоваться ЭДО. К таким специалистам у руководителей проектов будет больше доверия, и сами самозанятые будут подстрахованы от недобросовестных работодателей, так как они заключат договор оказания услуг и подпишут его в системе.

Отсутствие расходов на дополнительное оборудование и расходники. Выше мы уже рассказали про траты на принтер/сканер, бумагу, такси и т.д., поэтому не будем останавливаться на этом плюсе сервисов. Электронный формат сэкономит ваши деньги, которые можно будет потратить на более важные вещи.

За обмен документами нужно будет платить, но это все равно дешевле, чем купить ненужную технику или расходные материалы. Вся сумма распределяется между отправленными формами: чем больше единиц вы отправите, тем меньше цена будет каждой из них.

Скорость оформления. Работнику обычной компании часто приходится ждать директора, чтобы он подписал документ или любого другого участника. В онлайн-проектах это невозможно, так как контрагенты могут проживать где угодно, и даже не в России. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.

Компактность. Бумажные документы занимают много места, в больших офисах на архив выделяются целые комнаты. Электронные формы хранятся в личном кабинете пользователя, на специальном облаке, на цифровом носителе. Благодаря такой организации деятельности нужный бланк всегда можно найти быстро и в нужное время.

Прозрачность. Обмен бланками в ЭДО помогает контролировать все этапы и видеть статус документа в данную минуту (еще не прочитан или еще не подписан и т.д.). Также виден сотрудник, которому был отправлен бланк, и который должен его прочитать, согласовать и подписать. При таком взаимодействии сотрудники могут сопровождать исходящий документ комментариями, делать пометки для адресата, что значительно упрощает общение.

Оптимизация бизнес-процессов. Политика компаний становится более эффективной благодаря использованию систем ЭДО. Согласование, утверждение и другие рутинные этапы осуществляются быстро, а сэкономленное время можно потратить на более важные задачи.

Приложения для мобильных устройств. Многие операторы ЭДО в числе других своих полезных опций предлагают мобильные приложения, которые работают на мощностях операционных систем IOS и Android. Это удобно тем, что, находясь, например, в отпуске или командировке можно следить за некоторыми процессами.

Помощь пользователям. Помимо службы поддержки, которая всегда ответит на ваши вопросы, сервисы ЭДО проинформируют пользователя о том, что скоро закончится действие ЭП или просигнализируют о входящей почте.

С помощью данных сервисов можно обмениваться любыми документами. Шаблоны некоторых из них, которые являются стандартными, находятся в приложении. Другие формы можно заполнять на компьютере в любой удобной программе. Вот классический перечень документов, которые использует каждое учреждение или онлайн-проект:

договора, акты сдачи-приемки;
соглашения и счета-фактуры;
спецификации и отчетные ведомости;
письма и анкеты;
каталоги, прейскуранты, таблицы;
приказы и распоряжения;
чеки и ведомости;
аналитические справки и бухгалтерские отчеты;
и другие бланки.

Руководители компаний посредством электронного документооборота могут предоставлять в ИФНС необходимые отчеты.

Некоторые формы, например, УПД или счет-фактура должны соответствовать требованиям, разработанным налоговой службой, то есть заполняться они должны по установленной форме. В противном случае, если возникнут споры или начнутся разбирательства, неверно составленный документ будет признан недействительным. В частности, счета-фактуры влияют на налоговые вычеты, поэтому оформлять их нужно в строгом соответствии с утвержденными требованиями.

На официальном сайте налоговой службы опубликован список операторов ЭДО. Выбирая сервис для себя или своего проекта (компании), нужно понимать, какой из них наиболее будет соответствовать вашим потребностям. Обращать внимание нужно на следующие факторы:

Как уже было отмечено выше, все документы подписываются электронной подписью, без нее работа в ЭДО невозможна. Цена ЭП будет зависеть от количества операций, которые вы планируете совершать. Например, эл. подпись для обмена простыми неформализованными документами обойдется примерно в 2 000 рублей. В среднем стоимость ЭП будет в пределах от 2 до 4,5 тысяч руб.

На ЭП в кодовом виде записывается информация о ее владельце, это, так называемый цифровой ключ. Данные сведения заносятся на специальный носитель – рутокен, который подключается к USB-разъему ПК/ноутбука.

У каждого оператора ЭДО свои расценки на тарифные пакеты. Например, 2 500 единиц будут стоить 6 000 руб. Если планируете мало обмениваться документами, то можно приобрести лицензию за 500 руб. за 10 форм.

Операторы удерживают оплату только за исходящие единицы, входящие не будут ничего стоить. Итоговая цена будет зависеть от подключенного пакета. Если обмениваться документами часто и много, то после распределения суммы между всеми единицами, стоимость каждой из них может выходить от 3 до 10 рублей.

Самозанятому лицу, который обменивается с заказчиками только договорами и актами пару раз в месяц, достаточно будет только купить электронную подпись за 2 тысячи руб. и обмениваться неформализованными документами. В этом случае и входящие, и исходящие формы будут бесплатными. Например, такие возможности дает сервис ЭДО «Диадок».

Систему ЭДО «Диадок» можно назвать одной из самых популярных на рынке. Здесь есть весь необходимый функционал для дистанционного взаимодействия. Практически любую задачу, связанную с документацией, можно решить в этом сервисе. Цифровые формы равны бумажным по своей юридической силе. На сегодняшний день в сервисе зарегистрировано более миллиона клиентов, в числе которых есть масштабные онлайн-проекты.

Инструментарий «Диадока» нацелен на работу с входящими и исходящими документами, заверение их ЭП. Причем ваш контрагент не обязательно должен пользоваться этим же оператором, он может быть зарегистрирован в другой системе. В «Диадоке» можно формировать отчетность для предоставления в ФНС дистанционно.

Для работы в «Диадоке» не требуется установка отдельного программного обеспечения на ПК. Начать пользоваться возможностями сервиса можно после стандартной процедуры регистрации. Электронная подпись, в том числе, нужна для входа в личный кабинет.

Преимущества программы «Контур Диадок»:

Формирование, отправка и прием цифровых бланков.
Интеграция с 1С. Участникам не нужно вручную прописывать параметры и текст, нужные документы формируются автоматически и подключаются к бухгалтерской программе.
Взаимодействие с различными информационными сервисами: API, SAP, MS Dynamics, Oracle.
После создания аккаунта открывается доступ к расширенным возможностям.
Возможность не только внутреннего и внешнего взаимодействия между участниками, но и связь с государственными ведомствами РФ.
В программе нет необходимости дублировать информацию.
Правки в электронную документацию вносятся дистанционно.
Видно, на какой стадии находится форма, и участники могут отслеживать все этапы.
Нужный бланк можно найти в кратчайшие сроки с помощью специального фильтра поиска.
Разработчики предлагают мобильную версию программы. Многие процессы можно контролировать, не имея рядом компьютер/ноутбук.
Есть свое хранилище данных.
Можно задать цепочку передачи каждой формы.
Взаимодействие с аналогичными системами.
Пользователи «Диадока» могут контролировать действия других участников. Если вторая сторона запрашивает доступ к файлу, то программа об этом проинформирует.

Если пользователь желает работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то стоимость пакета будет ниже. Для возможности подписания документов нужно будет подключить тариф, стоимость которого составляет 1 – 3 тысячи руб. в год. Эта цена зависит от количества исходящих единиц.

В СБИС есть несколько рабочих режимов, которые друг с другом взаимодействуют. В их числе представлен и электронный документооборот.

Возможности СБИС позволят пользователю:

Здесь есть бесплатная версия сервиса для осуществления минимально необходимых операций: взаимодействие между участниками сделки, работа с первичными бухгалтерскими документами и подготовка отчетов для государственных ведомств. Как и «Диадок», СБИС имеет собственное приложение для мобильных устройств, функционирующее в ОС Андроид и iOS.

Приобрести электронную подпись

Стоимость ЭП начинается от 2 тыс. руб. и зависит от количества действий, которые планируете совершать. Подпись на рутокене будет стоить дороже. Как правило, ЭП оформляется быстро и выдается в тот же день, когда была подана заявка и реквизиты пользователя. Агента услуг следует искать в своей местности, чтобы забирать ЭП было недалеко.

Заказывайте эл. подпись в аккредитованных Удостоверяющих центрах. Их актуальный список можно найти на портале Минсвязи.

Зарегистрироваться в ЭДО, допущенной ФНС

Договориться с контрагентами о переходе на обмен электронными документами

Если вторая сторона уже подключена к системе электронного документооборота, то с помощью функционала в приложении найдите его по ИНН и отправьте приглашение к сотрудничеству.

Многие операторы лояльны друг к другу, поэтому также можно взаимодействовать с контрагентом, который работает в другом сервисе ЭДО. Корректный обмен формами обеспечивается специальными условиями, например, Роуминг на Платформе ОФД.

В статье мы рассмотрели только две системы ЭДО – «Диадок» и СБИС. Их гораздо больше, но именно эти сервисы являются самыми распространенными среди российских пользователей. Их широкий функционал позволяет закрывать все необходимые потребности по электронному обмену документами, оптимизации бизнес-процессов, контролю сотрудников, предоставлению отчетности в госучреждения. Можно также назвать и других операторов ЭДО:

ELMA – в этом сервисе электронный документооборот является лишь малой частью представленных возможностей. Здесь можно выстраивать бизнес-процессы, следить за показателями, следить за взаимосвязями между контрагентами, управлять проектами, пользоваться внутренним порталом. Но и стоимость стандартного тарифа обойдется недешево – 45 тыс. руб.

Аналогичными программами как с минимальными возможностями, так и с расширенным функционалом являются «Дело», «Логика», «ЕВФРАТ». А для тех, кто теряется в многообразии предложений или только начинает осваивать ЭДО, является руководителем малого бизнеса/онлайн-проекта, самозанятым, рекомендуем начинать с «Диадок» или СБИС. Все, что вам нужно для работы, здесь присутствует.

Бумажный документооборот с контрагентами и проверяющими органами скоро канет в лету. С 2021 года бухгалтерская отчетность (в том числе субъектов малого и среднего предпринимательства) должна предоставляться в ФНС строго через операторов ЭДО в электронном виде.

Какие еще изменения входят в ближайшие планы налоговой службы, как работать через ЭДО и почему это действительно удобно: обсудим в этой статье.

ИП, макро- и малые предприятия прибегают к ЭДО только в 5 % случаев.
Субъекты малого и среднего бизнеса на УСН используют электронный документооборот в 12 % случаев.
Самые активные пользователи ЭДО — крупные предприятия на ОСНО (50-70 %).

По словам ФНС

В декабре 2020 г. Федерального налоговой службой была принята Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Ознакомиться полностью с документом можно на официальном сайте ведомства. Он содержит планы по изменению законодательства и бизнес-процессов, направленные полный переход к ЭДО.

Как пояснил Руководитель ФНС Даниил Егоров, главная цель — это создать систему, которая будет выгодна для обеих сторон. Для налоговиков более прозрачными станут операции, проводимые хозяйствующими субъектами. А сами компании получат определенную экономию, удобство, повышенную скорость обработки информации и отсутствие ошибок в работе.

«Прозрачность бизнеса для налоговых органов позволит не отвлекать компании от работы с запросами документов и проверками».

Более того, планируется, что в будущем при такой открытости вообще отпадет необходимость в сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

Какие сроки

до 4-го квартала 2021 г. — нормативный этап (принятие необходимых законов и НПА в сфере ЭДО);
до 2-го квартала 2022 г. — аккредитация всех операторов ЭДО, доработка новых форматов, обеспечение прочей инфраструктуры;
до 3-го квартала 2022 г. — стимулирование субъектов бизнеса к переходу на электронный документооборот;
до конца 2023 г. — обеспечение возможности обмена между субъектами бизнеса документами, закрывающими сделку;
до 3-го квартала 2024 г. — обеспечение возможности электронного документооборота между российскими компаниями и субъектами бизнеса, находящимися в иностранных юрисдикциях.

Согласно Концепции ФНС, к 2024 году около 95 % счетов-фактур и 70 % накладных будут передаваться в цифровом формате.

Новое в документообороте с госорганами с 2021 года

Определенные шаги в указанном направлении уже совершаются.

1.Предоставление годовой отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность, начиная с отчетности за 2020 год должна предоставляться в ИФНС исключительно в электронном формате, независимо от того, относится ли компания к субъектам малого или среднего предпринимательства.

Отчеты направляются через операторов ЭДО, их перечень приведен на сайте ФНС в рубрике «Электронный документооборот» .

На момент опубликования статьи зарегистрированными числятся 52 оператора ЭДО. АО «Калуга Астрал» входит в этот перечень.

2.Отчетность о прослеживаемых товарах.

Еще одно нововведение 2021 г., которое следует отнести к цифровизации документооборота — обязанность налогоплательщиков сдавать в ИФНС отчетность о прослеживаемых товарах.

С 01 июля 2021 г. юридические лица и ИП должны отчитываться по операциям с товарами, которые включены в перечень прослеживаемых (см. закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Счета-фактуры по ним могут быть выставлены только в электронном виде. Таким образом, система прослеживаемости обязывает перейти на ЭДО.

3.Передача данных в Росстат.

С 30 декабря 2020 г. ИП и юрлица предоставляют первичные статистические данные исключительно в форме электронного документа, подписанного ЭЦП. Для субъектов малого предпринимательства это требование действует с начала 2022 года.

4.Новые правила получения и использования ЭЦП.

С начала 2021 г. владельцы ЭЦП получили возможность подписывать электронные документы с любого устройства без установки спецпрограмм (удостоверяющие центры теперь могут хранить и использовать ключ по поручению клиента дистанционно).

Кроме того, с 01 января 2022 г. упростится порядок получения ЭЦП. Руководители компаний и ИП будут получать ее ИФНС, в том числе удаленно по действующему сертификату.

В ближайших планах налоговой службы: расширить сферу применения простой ЭЦП, а также увеличить перечень документов, которые можно подписывать «обезличенной» электронной подписью.

Плюсы перевода документооборота в электронный формат

Можно не дожидаться, когда государство полностью обяжет всех субъектов бизнеса к ЭДО, а заключить договор с оператором уже сейчас. На это есть ряд причин:

Сдача отчетности в ФНС в электронном виде значительно экономит время и ресурсы компании.
Сокращается количество ошибок, ведь при формировании отчетности документ автоматически происходит проверку.
Формы отчетности всегда актуальны, за их обновлениями и изменениями следит оператор ЭДО.
Хранение документов в электронном виде обходится на 80 % дешевле, чем на бумажных носителях.
Исключена потеря документов.
Электронный документооборот дает возможность оперативно получить от ФНС справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям по расчету с бюджетом, список представленной отчетности и т. д.
ЭДО безопасен и исключает утечку информации.
Документы, зарегистрированные оператором, имеют юридическую силу и могут, например, предъявляться в суд в качестве доказательств.

Как выбрать оператора ЭДО

Новая Концепция, разработанная ФНС, отводит оператору ответственную роль.

Он присваивает каждому документу регистрационный номер (РНД), по которому можно будет найти сам файл, а также посмотреть все действия, совершенные с документом.
Оператор также обеспечивает своевременную передачу данных в налоговую.

Реестр достоверных операторов ЭДО размещен на сайте ФНС. Каждый субъект бизнеса волен выбрать ту организацию, с которой ему будет удобно сотрудничать. Во внимание следует принять такие критерии, как опыт, интеграционные возможности оператора, количество контрагентов и роуминг, развитости системы и количество продуктов, стоимость и качество обслуживания.

«Калуга Астрал» успешно вписывается в реализацию планов ФНС по развитию ЭДО и закрывает все потребности бизнеса в документообороте с проверяющими органами.

Компания поддерживает роуминг более чем с 20 иными операторами ЭДО, имеет сервисы различной направленности:

отчетность (Астрал Отчет 5.0. и др.);
электронная подпись (Астрал-ЭТ);
проверка контрагентов (Астрал.СКРИН);
документооборот с контрагентами (Астрал.ЭДО, 1С-ЭДО, Астрал Онлайн и т. д.);

При этом продукты постоянно обновляются. Как только на законодательном уровне появляются новые требования, они сразу находят отражение в программе.

Если вы все еще сомневаетесь

Предварительно оценить внедрение электронного документооборота в компании, а также рассчитать срок окупаемости затрат на это мероприятие поможет новый сервис на сайте ФНС — Калькулятор для расчета эффективности ЭДО .

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
Купить сертификат электронной подписи.
Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт. Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р . Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Читайте также: