В чем заключается работа исполнителя с документами

Опубликовано: 03.04.2025

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

01 - индекс структурного подразделения
05 - номер дела по номенклатуре
134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

8.1. Ответственные за делопроизводство структурных подразделений таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.

8.2. Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС "УКИД-Р".

Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов, распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных самостоятельно.

8.3. На рассмотрение руководству структурного подразделения передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в раздел картотеки "У руководства".

8.4. Руководители структурных подразделений таможенного органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

8.5. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).

8.6. После рассмотрения руководством ответственные за делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под расписку в РКК:

документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий день;

срочные документы - немедленно.

8.7. Если резолюцией руководства определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через ответственного за делопроизводство структурного подразделения с соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной карточке базы данных.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством таможенного органа или структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование.

8.9. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

8.10. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в резолюции должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК (приложение 27) и в электронной карточке базы данных. РКК возвращается в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока исполнения документа.

8.11. Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в соответствующее дело.

<< Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях.	Приложение 1. >> Примерное положение об отделе (отделении) документационного обеспечения таможенных органов (исключено)
Содержание Приказ Федеральной таможенной службы от 18 октября 2004 г. N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). При решении вопроса по телефону, лично в ходе переговоров на поступившем документе делается отметка о произведенных действиях, например: «Проведены переговоры. 15.11.2010», «Разногласия согласованы, проект договора скорректирован, подписан 23.12.2010»; подобные записи заверяются личной подписью исполнителя.

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом. На документе делается отметка, например: «Принято к сведению» или «Принято к руководству» — и подкалывается лист ознакомления определенного круга должностных лиц, до сведения которых было необходимо донести содержание документа.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.

Исполнение документа предусматривает, прежде всего, сбор и обработку информации по вопросу. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т.д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. После этого готовится проект будущего документа.

Если исполнение документа поручено нескольким сотрудникам, то ответственный исполнитель организует каждый этап работы над документом, имеет право давать задания соисполнителям и несет персональную ответственность за исполнение документа. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточен ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность).

Исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность собранной информации, за выбор рационального варианта управленческого (технического, юридического, финансового и др.) решения. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель докладывает руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

После получения согласия руководителя с проектом документа исполнитель обязан напечатать и оформить документ в соответствии с действующими правилами. Если проект документа проходит этап согласования, то эта работа также выполняется специалистом, подготовившим проект документа. В случаях когда документ проходит только визирование должностных лиц организации (руководителей структурных подразделений и специалистов), исполнитель несет ответственность за сбор виз и внесение (при необходимости) в проект документа замечаний. Согласование может быть организовано в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться исполнителем в электронной форме и передаваться другим сотрудникам для редактирования, получения заключения, визирования.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется 1 .

Однако иногда требуется последовательное согласование в соответствии с функциями структурных подразделений, в этом случае на документе последовательно собираются визы всех должностных лиц. Ряд документов проходит внешнее согласование. Исполнитель обязан определить круг организаций, которые участвуют в согласовании, оформить на документе (или «Листе согласования») соответствующие грифы.

После получения на проекте документа всех виз, исполнитель передает документ на подпись руководителю. Документы передаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После получения подписи (подписей) исполнитель передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на от-

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

правку в службу делопроизводства. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и при необходимости передает документ на тиражирование. В обязанности исполнителя входит и обеспечение адресования документа. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, в службу делопроизводства передается, кроме документа, и адрес получателя (если он не указан на самом документе). На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования, список рассылки исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе 1 .

В ряде организаций установлен порядок списания документов в дело с участием руководителя структурного подразделения, который одновременно и контролирует деятельность своих подчиненных.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами, в числе которых — запросы, уведомления, гарантии, просьбы, заявки, информационные письма.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Таким образом, обязанности исполнителя по подготовке документов складываются из следующих этапов:

• подготовка проекта документа;
• его оформление и согласование (визирование);
• подписание (утверждение), возможно заверение документа оттиском печати;
• регистрация;
• отправка из организации.

На движение исходящих документов оказывает влияние количество передач документов между структурными подразделениями, участвующими в подготовке документа, количество операций по согласованию и визированию. Таким образом, чем больше инстанций проходит документ, тем больше времени требуется на его подготовку.

Подготовка и оформление внутренних документов организуются так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны, как правило, согласовываться в юридическом отделе для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству и ранее изданным документам по этому же вопросу. Согласование в службе ДОУ осуществляется для контроля за правильностью оформления этих документов. Проекты распорядительных документов готовят структурные подразделения, имеющие соответствующие поручения от руководителя, или те подразделения, в функции которых входит эта деятельность. Например, приказы по личному составу готовят службы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Системы документации

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

организационно-правовая;
организационно-распорядительная;
договорная;
регламентная;
информационно-справочная;
планово-отчетная;
финансово-бухгалтерская;
кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

устав;
учредительный договор;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
положение об организации;
положение о подразделении;
должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

приказ;
решение;
распоряжение.

Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

типовая форма договора;
договор, заключенный организацией;
дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

политика;
положение;
инструкция;
правила;
порядок (регламент);
методика;
стандарт;
технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

служебная записка;
объяснительная записка;
служебное письмо;
протокол;
акт;
заявление;
справка;
сводка;
список;
перечень.

Планово-отчетная документация

Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

Виды планово-отчетной документации:

стратегия;
программа;
план работы;
бизнес-план;
отчет.

Финансово-бухгалтерская документация

Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

Кадровая документация

Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

плановые кадровые документы;
документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
нормативные кадровые документы;
документы по оценке трудовой деятельности;
учетные кадровые документы;
отчетно-статистические кадровые документы;
финансово-бухгалтерские кадровые документы;
документы по социальному обеспечению;
личные документы работников.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
сократить количество видов документов, используемых в организации;
выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
организовать оптимальное хранение документов различных видов;
настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации.
2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Работа исполнителя с документами осуществляется по следующим этапам:

1) Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства организации и руководителя структурного подразделения.

2) Исполнителю должна быть предоставлена возможность пользоваться необходимыми ему законодательными и нормативно-методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами.

3) Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Ответственны исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, изложенной в подготовленном проекте документа.

4) В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя службы передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии в канцелярию или секретарю подразделения. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

5) При решении вопроса по телефону или лично на исполненном документе исполнитель делает отметку об исполнении, например:

Спорные вопросы согласованы с представителями фирмы «Омега». Проект договора будет направлен до 10.05.2004.

Дата Подпись исполнителя

6) Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем. Исполнитель несет ответственность за полноту, достоверность и своевременность сообщаемой информации.

7) На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

8) Если документы имеют длительный срок исполнения и установлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в канцелярию о результатах каждого этапа работ.

9) Содержание проектов служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Контроль за сроками исполнения документов подразделяется на текущий, предупредительный и итоговый. Каждый из видов контроля состоит из определенных процедур, которые следует рассмотреть подробнее.

В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:

· постановка документов на контроль;

· формирование картотеки контролируемых документов;

· направление карточки контролируемого документа исполнителю;

· проверка своевременного поступления документа исполнителю;

· корректировка данных о ходе исполнения документов.

Последняя задача связана с тем, что сроки исполнения документа могут меняться, документ может передаваться из одного структурного подразделения в другое, к работе над ним могут привлекаться другие сотрудники.

Начало операций по контролю должно совпадать с моментом регистрации поступивших в организацию документов.

Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его сразу, при регистрации, имеет право ставить на контроль служба ДОУ. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

На документы, подлежащие контролю, формируется картотека (регистрационно-контрольные формы - РКФ или РКК - регистрационно-контрольные карточки)), в которых, наряду с другими сведениями, указываются:

· содержание поручения (резолюции);

· сведения о лице, в соответствии с поручением (резолюцией) которого исполнение документа подлежит контролю;

· сведения об исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителе) документа);

· срок исполнения документа.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

Предупредительный контроль предполагает предупреждение исполнителей о том, что срок исполнения того или иного документа истекает через несколько дней. Обычно это делается за два-три дня до окончания срока, чтобы исполнитель имел возможность подкорректировать свои действия и в случае необходимости ускорить решение вопроса. Если же своевременное исполнение документа невозможно, об этом докладывается руководителю.

На этом этапе составляется инспектором по контролю сводка предупредительного контроля.

Табл. 1. Форма сводки предупредительного контроля

Итоговый контроль - это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически6 один раз в неделю, месяц, квартал.

Учет и обобщение анализа должна поступать тем руководителям, которые устанавливают контроль и сроки исполнения документов. Важным фактором улучшения деятельности работников является гласное обсуждение причин невыполнения заданий и исполнения документов в установленные сроки.

Результаты итогового контроля находят отражение в сводках итогового контроля. Сводки позволяют в обобщенной форме получить данные об исполнение документов за определенный период.

Читайте также: