Возможен ли запрет доступа сотруднику к целому потоку документов система евфрат документооборот

Опубликовано: 26.12.2024

ЕВФРАТ – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

  • • встроенный модуль просмотра и печати;
  • • технология Drag and Recog (распознавание «на лету»);
  • • встроенный генератор отчетов;
  • • технология морфологического анализа текста;
  • • механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
  • • встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы ЕВФРАТ

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

  • • автоматизировать регистрацию документов и заданий;
  • • обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  • • осуществлять мгновенный поиск информации;
  • • контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
  • • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
  • • организовать долговременное хранение документов организации;
  • • обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Основные функции системы ЕВФРАТ

Основными функциями системы ЕВФРАТ являются:

  • • регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
    • - регистрация нового документа на основе существующего;
    • - автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
    • - поддержка потокового сканирования;
    • - распознавание «на лету» (Drag and Recog);
    • - поддержка иерархических словарей и справочников;
    • - назначение контролера и ответственного по документу;
    • - настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
    • - автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
    • - сохранение поисковых запросов;
    • - использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
    • - формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
    • - возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
    • - возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
    • - экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

    Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

    • • создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
    • • проектирование типовых маршрутов движения документов.

    Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

    • • разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
    • • криптографического шифрования и применения ЭЦП;
    • • протоколирования действий пользователей в системе.

    Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

    • • прием и регистрацию писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ;
    • • рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;
    • • отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
    • • доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

    Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

    • • создание единого пространства управления распределенной структурой;
    • • сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

    Развитые средства адаптации системы ЕВФРАТ позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

    • • «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
    • • «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
    • • «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

    Гибкие возможности администрирования системы ЕВФРАТ обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

    • • организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
    • • работа Сервер ЕВФРАТ как сервиса;
    • • экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
    • • администрирование хранилища форм документов.

    Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

    • • автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);
    • • открытый API (Application Program Interface) с документацией.

    Основные моделуи системы ЕВФРАТ

    • • АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
    • • АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
    • • «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
    • • «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
    • • «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
    • • средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
    • • «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

    Дополнительные модули системы ЕВФРАТ

    В системе ЕВФРАТ используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

    APM «Архивариус»

    Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

    APM «Руководитель»

    Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

    Архитектура системы ЕВФРАТ

    ЕВФРАТ

    Система ЕВФРАТ имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

    Преимущества системы ЕВФРАТ

    Система ЕВФРАТ позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

    • • Для установки и эксплуатации системы ЕВФРАТ не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
    • • Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
    • • Система ЕВФРАТ обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
    • • Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
    • • В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
    • • Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
    • • Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
    • • Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
    • • Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
    • • Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
    • • Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
    • • Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
    • • Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
    • • Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ.

    ЕВФРАТ
    ЕВФРАТ
    ЕВФРАТ
    ЕВФРАТ

    Стоимость ЕВФРАТ

    Указанные цены действительны с 1 октября 2008 года на территории РФ.

    В комплект системы ЕВФРАТ Документооборот входят лицензии на ЕВФРАТ Документооборот Клиент и ЕВФРАТ Документооборот Сервер (данные компоненты отдельно не продаются).

    ЕВФРАТ Документооборот КлиентЕВФРАТ Документооборот Сервер
    Кол-во Пользователей*Цена за лицензию на 1 Пользователя (руб.), НДС не облагаетсяКол-во максимально поддерживаемых Пользователей**Цена (руб.), НДС не облагается
    16 00013 000
    2-55 5002-57 000
    6-105 0006-1015 000
    11-154 50011-1520 000
    16-254 00016-2530 000
    26-503 50026-5050 000
    51-1003 00051-10075 000
    101-2002 750101-200100 000
    Свыше 200Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж.Свыше 200Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж.

    * Лицензия - это максимальное количество одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТ Документооборот. При этом количество установок клиентских мест не лимитируется.

    ** При приобретении серверной части той или иной мощности, Пользователю тем не менее предоставляется право на использование мощности в объеме не более оплаченного количества клиентских лицензий.

    Пример расчета стоимости комплекса ЕВФРАТ Документооборот на 20 одновременно работающих пользователей: в состав комплекса входят лицензия на 20 пользователей ЕВФРАТ Документооборот Клиент (20*4 000 руб. = 80 000 руб.) и ЕВФРАТ Документооборот Сервер, ограниченный возможностью поддержки 20-ти одновременно работающих пользователей, по цене 30 000 руб. Итого 110 000 руб.

    Дополнительные модули для ЕВФРАТ Документооборот

    Название модуляЦена (руб.), НДС не облагаетсяПримечание
    АРМ Архивариус10 500***Цена указана за одно рабочее место. Специализированное рабочее место управления архивными документами.
    Конфигурация "Быстрый старт"35 000Цена указана за установку на 1 сервер.

    *** Лицензия модуля Архивариус ограничивает количество Пользователей имеющих право одновременно списывать документы в Архив. Осуществлять поиск в Архиве могут все Пользователи ЕВФРАТ Документооборот".

    В дальнейшем по желанию заказчика конфигурацию «Быстрый старт» можно развивать с учетом специфики документооборота организации. С помощью входящего в комплект поставки системы ЕВФРАТ Документооборот инструментария специалисты заказчика могут самостоятельно настроить дополнительные регистрационно-контрольные карточки, отчетные формы и маршруты движения документов.

    Преимущества конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

    Для директора

    • • сокращение времени и средств на внедрение СЭД;
    • • реинжениринг процессов документооборота в соответствии с современными тенденциями управления;
    • • входящие в конфигурацию отчеты позволяют оперативно получать полную и подробную информацию об исполнительской дисциплине любого сотрудника или подразделения;
    • • эффективность использования проверена на практике реальных внедрений;
    • • конфигурация «Быстрый старт» - основа для построения корпоративного электронного документооборота.

    Для делопроизводителя

    • • решение задач учета и систематизации документооборота;
    • • конфигурация «Быстрый старт» учитывает требования ГС ДОУ и методические рекомендации ведущих специалистов по делопроизводству;
    • • конфигурация содержит комплект учетных и отчетных форм для анализа документооборота и контроля исполнения;
    • • поддержка процессов визирования, согласования и утверждения с возможностью их визуализации на бумаге;
    • • упрощение процесса внедрения и сокращение времени внедрения СЭД.

    Для IT-специалиста

    • • конфигурация «Быстрый старт» оттестирована, отлажена и готова к эксплуатации;
    • • позволяет сократить объем организационно-методической работы, предшествующей внедрению СЭД;
    • • внедрение не требует больших затрат времени на настройку системы;
    • • возможность модернизации, развития и масштабирования с учетом специфики деятельности организации;
    • • простота обучения работе с конфигурацией и ее сопровождения.

    Состав конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

    Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов (10 шт.):

    Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):

    • • Журналы:
      • - Журнал входящих документов;
      • - Журнал исходящих документов;
      • - Журнал регистрации документов.
      • - Отчёты по документам:
        • 1. Отчёт об исполнении документов по ответственному исполнителю документа за период;
        • 2. Отчёт об исполнении документов по потокам за период;
        • 3. Отчёт о просроченных документах по исполнителям;
        • 4. Отчёт о просроченных документах по потокам.
        • - Отчёты по поручениям (согласованиям):
          • 1. Отчёт об исполнении поручений (согласований) по исполнителям за период;
          • 2. Справка об исполнении поручений (согласований) по потокам за период;
          • 3. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по исполнителям;
          • 4. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по потокам;
          • 5. Список поручений на завтра;
          • 6. Список поручений на неделю.

          Льготное приобретение и обновление ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей

          «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает ведение иерархии бизнес-процессов и задач.

          Иерархия ведется автоматически при создании бизнес-процессов на основании задач других бизнес-процессов и может быть учтена вручную путем заполнения реквизита «Главная задача» в карточке любого бизнес-процесса.

          Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен. Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса — документа или файла.

          Есть ли механизм заместителей?

          В «1С:Документообороте 8» версий ПРОФ и КОРП поддерживается ролевая адресация задач. Это означает, что задача может быть направлена не конкретному сотруднику, например, Иванову И. С., а специальной роли, например, «Делопроизводитель». При таком варианте адресации задача будет доступна для обработки всем исполнителям роли «Делопроизводитель». Исполнители ролей указываются в специальном списке «Исполнители ролей», который ведет ответственный за нормативно-справочную информацию.

          В «1С:Документооборот 8 КОРП» на время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) есть возможность делегирования прав для сотрудника, исполняющего обязанности временно отсутствующего. В этом случае, исполняющему обязанности временно передаются права доступа для выполнения операций над документами.

          Возможно ли ведение вложенных друг в друга поручений и резолюций?

          «1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает ведение иерархии бизнес-процессов и задач.

          Иерархия ведется автоматически при создании бизнес-процессов на основании задач других бизнес-процессов и может быть учтена вручную путем заполнения реквизита «Главная задача» в карточке любого бизнес-процесса.

          Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен. Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса — документа или файла.

          Есть ли механизм заместителей?

          В «1С:Документообороте 8» версий ПРОФ и КОРП поддерживается ролевая адресация задач. Это означает, что задача может быть направлена не конкретному сотруднику, например, Иванову И. С., а специальной роли, например, «Делопроизводитель». При таком варианте адресации задача будет доступна для обработки всем исполнителям роли «Делопроизводитель». Исполнители ролей указываются в специальном списке «Исполнители ролей», который ведет ответственный за нормативно-справочную информацию.

          В «1С:Документооборот 8 КОРП» на время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) есть возможность делегирования прав для сотрудника, исполняющего обязанности временно отсутствующего. В этом случае, исполняющему обязанности временно передаются права доступа для выполнения операций над документами.

          Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?

          • при помещении измененного файла в «1С:Документооборот 8» автоматически создается его новая версия. При этом в программе фиксируется автор версии, дата и время ее создания, краткое описание внесенных изменений. Существует возможность работы с любой из версий файла. Для файлов популярных офисных форматов поддерживается сравнение версий. Количество хранимых версий неограниченно. При необходимости для некоторых файлов можно запретить хранение версий;
          • при изменении реквизитов документа информация об этом событии записывается в специальный журнал, который позволяет выполнить сравнение нескольких версий.

          Можно ли привязать к документу и его версиям обсуждения, чаты, комментарии и голосования?

          В типовой конфигурации «Документооборот» такой возможности не предусмотрено. Однако эти функции несложно добавить при внедрении. Благодаря возможностям «1С:Предприятия 8» это можно сделать даже без снятия конфигурации с поддержки.

          Возможен ли при создании бизнес-процесса выбор исполнителей с использованием иерархической организационно-штатной структуры организации?

          • организационная структура организации;
          • роли исполнителей.

          При создании шаблонов бизнес-процессов в дополнение к перечисленным вариантам возможно использование автоподстановок.

          Где можно посмотреть примеры внедрения «1С:Документооборота 8», в том числе с большим количеством пользователей и большим объемом документов?

          Эту информацию можно получить в справочнике внедренных решений, который доступен в справочнике внедренных решений. В справочнике предусмотрен поиск внедрений по различным условиям, одним из которых является минимальное число пользователей. Следует различать число активных пользователей и общее число пользователей, работающих с «1С:Документооборотом 8». Иногда эти числа могут отличаться в разы. Например, к системе документооборота могут быть подключены 500 человек, но при обычной работе число активных пользователей системы может не превышать 200 человек.

          Важно отметить, что производительность программы зависит не только от числа активно работающих пользователей, но и от объема и интенсивности обрабатываемых данных. В связи с этим в комплект поставки «1С:Документооборота 8» включены обработки, которые позволяют провести нагрузочное тестирование и получить точную оценку производительности для конкретного заказчика с учетом его задач и оборудования.

          Как правильно рассчитать объем требуемого аппаратного/программного обеспечения для работы необходимого числа пользователей?

          Для подбора оборудования можно ориентироваться на системные требования «1С:Предприятия 8.2».

          В комплект поставки «1С:Документооборота 8» включены обработки для настройки и проведения нагрузочного тестирования программы на оборудовании заказчика с использованием компонента «Тест-центр» из программы «1С:КИП». С помощью предлагаемой методики можно настроить различные характеристики тестов (например, число пользователей, частота выполнения типовых операций, объем файлов) и провести тестирование. Результатом теста является высокоточная оценка скорости выполнения типовых операций «1С:Документооборота 8» при заданных характеристиках.

          Насколько полно реализовано архивное делопроизводство?

          В «1С:Документообороте 8» ведется и оперативное, и архивное хранение документов и файлов. Это позволяет осуществлять поиск и анализ документов, находящихся не только в оперативной работе, но и уже списанных в архив. Предусмотрена возможность ограничения доступа к архивным документам и файлам. Для официальных документов предусмотрен учет по номенклатуре дел, оформление передачи дел в архив и уничтожения дел.

          Где хранятся файлы: в СУБД или в файловой системе?

          • непосредственно в информационной базе (в СУБД);
          • в томах на диске (в папках файловой системы).

          Какими средствами обеспечивается надежность и целостность хранилища документов и файлов?

          Целостность информационной базы обеспечивается платформой «1С:Предприятие 8.2», используемой СУБД и ее средствами резервного копирования.

          Хранение файлов в томах на диске ведется таким образом, чтобы максимально упростить создание накопительных резервных копий томов. Для этого в томах создаются отдельные папки файлов на каждый день работы.

          Как достигается постоянная доступность и высокая отказоустойчивость хранилища документов?

          Доступность и отказоустойчивость информационной базы обеспечиваются возможностью использования кластера серверов «1С:Предприятия 8.2», который гарантирует отказоустойчивость и возможность масштабирования. Подробнее об этом можно узнать в разделе кластера серверов.

          Отказоустойчивость файлового хранилища достигается за счет использования средств операционной системы, например, за счет объединения дисков в RAID-массив.

          Какие предоставляются механизмы и средства для обеспечения резервного копирования и восстановления хранилища документов?

          Резервное копирование выполняется средствами используемой СУБД. При организации хранения файлов в томах дополнительно к этому следует обеспечить резервное копирование всех томов.

          Схема накопительного и полного резервного копирования выбирается специалистами заказчика самостоятельно в зависимости от поставленной задачи и имеющегося оборудования.

          Какими средствами обеспечивается масштабируемость по объему хранимых данных и числу пользователей?

          • кластер серверов;
          • распределенная информационная база;
          • хранение файлов в томах на диске.

          Реализован ли в системе полнотекстовый поиск?

          Да, в программе реализован полнотекстовый поиск с широкими функциональными возможностями. Поиск выполняется по всем реквизитам всех данных программы и по содержимому файлов популярных форматов (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt и др.). Программа умеет автоматически распознавать изображения, и поэтому поиск ведется и по текстам отсканированных документов тоже.

          Полнотекстовый поиск документов и файлов выполняется средствами платформы «1С:Предприятие 8». Для ускорения поиска используется полнотекстовый индекс. Построение и актуализация этого индекса выполняются сервером «1С:Предприятия 8» автоматически.

          Можно ли сохранять поисковые запросы?

          В «1С:Документообороте 8» редакции 1.1.3 предусмотрена возможность сохранения настроенных условий поиска документов и файлов по реквизитам. Сохраненным условиям поиска пользователи могут присваивать понятные имена.

          Поддерживается ли потоковый ввод документов с автоматическим извлечением информации и заполнением атрибутов документов в системе?

          В «1С:Документообороте 8» предусмотрена потоковая загрузка изображений со сканера или из каталога на жестком или сетевом диске. Прикрепление изображений к карточкам документов выполняется на основе распознавания штрихкодов, предварительно нанесенных на сканируемые документы. Отсканированные изображения автоматически распознаются и индексируются для полнотекстового поиска.

          Автоматическое заполнение атрибутов карточек на основании отсканированных изображений не предусмотрено в типовой конфигурации, но может быть реализовано при внедрении системы специалистами заказчика или партнерами фирмы «1С».

          Как организован контроль исполнения документов и поручений?

          • контроль результатов исполнения (контроль исполнения по существу);
          • контроль сроков исполнения.

          Контроль исполнения по существу — это оценка, насколько правильно, полно выполнена поставленная задача. Такой контроль обычно осуществляет работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить соответствие достигнутого результата поставленной в поручении задаче.

          Контроль срока исполнения состоит в отслеживании сроков активных поручений. Обычно осуществляется в крупной организации подразделением ДОУ, в небольшой организации — секретариатом или секретарем.

          Система «1С:Документооборот 8» позволяет выполнять оба вида контроля.

          Для осуществления контроля исполнения по существу в процессах «Поручение» и «Исполнение» помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле «Проверяющий».

          Если оно заполнено, то после завершения своей задачи исполнителями проверяющему автоматически формируется задача «Проверить исполнение». В рамках данной задачи проверяющий оценивает полноту и правильность результата исполнения поручения. В случае, если результат выполнения не соответствует поставленной задаче, проверяющий имеет возможность вернуть поручение назад исполнителю на доработку.

          Для осуществления контроля срока исполнения в процессах «Поручение» и «Исполнение» помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле «Контролер».

          Если оно заполнено, то одновременно с задачами для исполнителей формируется задача для контролера «Контролировать исполнение». Таким образом, контролер видит в списке своих задач, исполнение каких поручений ему требуется контролировать.

          При истечении срока исполнения задача контролера также становится просроченной, что сигнализирует контролеру о нарушении сроков исполнения и о необходимости соответствующих действий.

          Как только исполнители завершают свои задачи, задача контролера также автоматически завершается.

          В программе «1С:Документооборот 8» также предусмотрен сводный контроль поручений с помощью отчетов. Например, отчет «Справка об исполнительской дисциплине» позволяет по каждому сотруднику получить количество выполненных в срок, выполненных не в срок, не выполненных и просроченных задач.

          Каким образом организована защита информации в «1С:Предприятии 8.2» при удаленном подключении к базе через Интернет или использовании web-сервисов? Какие технологии используются?

          При подключении через Интернет к базе «1С:Предприятия» через веб-сервер (веб-клиентом или тонким клиентом) поддерживается защищенный протокол https. Работа с web-сервисами также может быть организована через защищенное соединение.

          Существуют ли недорогие программы для работы с ЭП, которые можно использовать внутри предприятия, а не для организации юридически значимого документооборота?

          Внутри предприятия вы можете использовать любой криптопровайдер, например, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 — он входит в состав Windows, и его не нужно приобретать отдельно. Сертификаты можно получить с помощью домен контроллера Windows Server 2003 или 2008 (с помощью утилиты certmgr.msc, выполнив команду All tasks — Request new certificate).

          Для использования ЭП с другими организациями необходим криптопровайдер, поддерживающий ГОСТ Р 34.10-2001, например, Крипто Про. Кроме того, потребуется заключить договор с удостоверяющим центром — для получения сертификатов.

          При использовании Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 по умолчанию выдается сертификат, не требующий пароля в момент подписания. Можно настроить (при получении сертификата через домен контроллер), чтобы при подписании требовался пароль. Ниже приведены снимки экранов настроек.

          Система ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

          Сегодня система ЕВФРАТ-Документооборот используется в ОАО "Дальневосточный банк", ЗАО АКБ "Центрокредит", ООО "Балттранснефтепродукт", ОАО "Негуснефть", ОАО "Уральский электрохимический комбинат", ОАО "Лебединский горно-обогатительный комбинат", ОАО "Локосовский ГПК", ОАО "Московский завод тепловой автоматики", ОАО "Калининградская ТЭЦ-2", OOO "Черноголовский завод алкогольной продукции", ОАО "Центрсибнефтепровод", ОАО "Приморнефтепродукт", Министерстве труда и социального развития Республики Саха, Аппарате Президента и Правительства Чеченской республики, Читинской городской Думе, Хабаровском отделении Дальневосточного таможенного управления, Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию и сотнях других организаций.

          Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

          • повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
          • сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
          • создание единого информационного пространства предприятия;
          • обеспечение надежности учета и хранения документов;
          • организация эффективной защиты информации.
          1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;
          2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
          3. осуществлять мгновенный поиск информации;
          4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
          5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
          6. организовать долговременное хранение документов организации;
          7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

          В системе ЕВФРАТ-Документооборот v.12 реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

          Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

          Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

          Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

          Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

          В состав системы входят следующие модули:

          • АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;
          • АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;
          • модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
          • модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
          • модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
          • средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
          • модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.
          • модуль "НТТР-сервер" - средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
          • модуль "Архивариус" - инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

          Компания Cognitive Technologies завершила внедрение «под ключ» системы Е1 на одном из ведущих предприятий России по выпуску путевой техники – ОАО «ТМЗ им. В.В.Воровского».

          система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

          Описание и возможности

          «ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

          Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

          • автоматизировать регистрацию документов и заданий;
          • обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
          • осуществлять мгновенный поиск информации;
          • контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
          • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет
          • формирования различных журналов и отчетов;
          • организовать долговременное хранение документов организации;
          • обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

          Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

          Архитектура системы

          Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

          Модули

          Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика. Базовые модули: АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе; АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы; «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» - средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей; «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты. Дополнительные модули системы: «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы. APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

          Стандартная конфигурация

          Преимущества

          Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки; Отлаженность и стабильность работы; Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут); Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге; Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения; Лёгкость администрирования и настройки; Низкая стоимость владения системой. Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения: Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Возможность решения уникальных задач заказчика. Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как:

          Программно-аппаратные требования:

          Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III; 256 Mb оперативной памяти; от 180 Mb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP. Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV; 1 Gb оперативной памяти; 15 Gb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

          Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

          Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

          Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

          Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

          • оптимизировать бизнес-процессы

          Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

          • сократить финансовые затраты

          После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.

          При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

          • сохранить юридическую силу документов

          Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

          • упростить взаимодействие с контролирующими органами

          Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

          Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

          • сократить временные затраты

          Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

          • улучшить сервис и повысить лояльность

          Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

          Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

          ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

          Документы, которые можно передавать через ЭДО

          • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
          • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
          • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

          Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

          • счета-фактуры;
          • первичка.

          Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание. Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.

          Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

          Автоматизация документооборота

          В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

          Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

          Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

          Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

          Примеры нестандартных документов в ЭДО:

          • экспедиторская/складская расписка
          • МХ1, МХ3
          • КС-2, КС-3
          • заказ на работу
          • заявка на проведение ремонта/услуг
          • спецификация
          • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
          • реестр (актов, расходов, услуг)
          • смета, ценовой лист
          • протокол разногласий
          • претензия
          • отчет поставщика/партнера/агента

          Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

          Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

          Примеры реализации кастомных веб-форм:

          • срок оплаты, изменения тарифов;
          • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
          • штрих-код для ведения домашнего архива;
          • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
          • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

          Принципы работы в Диадоке

          Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

          Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.

          Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

          После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

          Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

          Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.

          Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

          Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

          Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

          Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

          Как выглядит документ в Диадоке?

          Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

          Основные этапы перехода на ЭДО

          • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

          Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

          Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

          • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

          После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

          Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

          • Третий шаг — подключение контрагентов.

          Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

          Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

          Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

          • Четвертый шаг — измерение результата.

          После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

          Не пропустите новые публикации

          Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

          Читайте также: