Является ли трудовая книжка официальным документом судебная практика

Опубликовано: 26.12.2024

Подделка трудовой книжки относится к серьезным правонарушениям. Ее целями становятся: получение пенсии за счет указания большего стажа, поступление на более престижную работу, сокрытие неприятных фактов, которые могут лишить человека возможности занимать определенную должность. Ответственность за подлог несут как работники, так и работодатели, в обязанности которых входит проверка всех документов при трудоустройстве специалистов.

Выявление подделки может повлечь за собой не просто увольнение по статье ТК РФ, но даже штраф и в крайних случаях — тюремное заключение.

Ответственность за фальсификацию трудовой книжки

Ответственность за подделку ТК устанавливается ст. 327 УК РФ. Законом предусмотрены административные и уголовные меры пресечения за такие деяния. Работодатель, допустивший зачисление в штат сотрудника по недостоверным документом, карается штрафами. Уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ наступает при доказательстве фактов изготовления, сбыта, использования подделок, чтобы получить личную выгоду.

В зависимости от целей, которые преследовал правонарушитель, ответственность может наступать и по другим статьям УК РФ:

За мошенничество с документами при трудоустройстве — по ст. 159 УК РФ. Возможные наказания для лиц, получающих пенсию, иные разновидности льгот и пособий по подложному документу: штраф до 120 000 руб., до 2 лет принудительных работ или тюремного заключения. Если в фальсификации участвовало должностное лицо, ему грозит штраф до 500 000 рублей, до 6 лет тюремного заключения или до 2 лет принудительных работ.
За служебный подлог с участием должностного лица — по ст. 292 УК РФ. Наказания: штраф до 200 МРОТ или в объеме двухмесячного заработка, 180-240 часов обязательных работ, до 2 лет тюремного заключения или исправительных работ.
За фальсификацию и сбыт поддельных документов — по ч. 1 ст. 327 УК РФ. Карается арестом до 6 месяцев, принудительными работами, двухлетним ограничением или лишением свободы.

Ответственность работодателя

Работодатель, принявший в штат сотрудника с недостоверным документом, всегда привлекается к ответственности.

Не имеет значения, сделал он это сознательно или по халатной невнимательности. Закон требует, чтобы любая организация проверяла документы сотрудников перед заключением с ними трудовых договоров.

Степень вины работодателя учитывается при выборе административных или уголовных мер пресечения. Если он халатно отнесся к проверке документов, за это нарушение полагается штраф от 1 000 до 2 000 рублей. Выдача заведомо поддельного удостоверения или создание подложных записей грозит более суровым наказанием, вплоть до тюремного заключения.

Ответственность работника

Фальсификация ТК для трудоустройства относится к правонарушениям с предоставлением заведомо ложной информации. Выявив такой факт, работодатель вправе отказать человеку в трудоустройстве. Если он уже зачислен в штат, уволить его можно по ст. 81 ТК РФ. Только для этого нужно дождаться решения суда, который должен установить виновность работника.

Кстати говоря! В судебной практике рассматриваются любые случаи фальсификации, включая удаление записи про увольнение по статье, указание большего стажа для устройства на определенную должность и полностью недостоверную ТК, в которой подложны все записи, вкладыши и печать.

Если появляются доказательства совершения правонарушения, работника не только лишают работы, он также несет административную или уголовную ответственность. Если человек просто пользовался подложной ТК, ему могут выписать штраф на сумму до 80 000 рублей, но ч. 3 ст. 327 УК РФ также допускает назначение до 2 лет принудительных работ. Логика законодателей следующая: хотя работник сам не создавал подделку, на ее основании он трудился либо получал пособия, то есть материальную выгоду.

Если доказывается, что сотрудник непричастен к оформлению подделки и все записи соответствуют действительности, он может оставаться на своей должности. Для этого работодатель должен оформить ему новую трудовую книжку. Согласно ст. 65 ТК РФ, в таком случае работник должен собрать документы о деятельности у своих предыдущих работодателей и написать заявление с указанием того, что бланк имеющегося документа — неустановленной формы.

Как отличить подделку

Трудовая книжка – документ государственного образца с определенными параметрами. Поэтому выявить подделку можно по:

Несоответствию номера госстандарту или его отсутствию на документе.
Неправильному числу страниц.
Наименованию типографии (трудовые книжки печатаются только на Гознаке).
Выявлению несоответствия в одной из записей.

Серия и номер

Это самый надежный способ проверки подлинности документа. Серия каждой трудовой книжки строго соответствует нормативу и году выпуска.

Характеристики номерных знаков книжек старого образца (1977 г.):

Единый номер указывается через каждые 4 страницы: на 1, 5, 9 и так далее до 37 стр. Всего 10 номеров.
Номера на всех страницах должны быть идентичными.
Цвет номеров – красный.

Несколько отличаются характеристики номерных знаков у книжек нового образца (2003 г.):

Единый номер и серия указываются на 1, 3, 9, 15, 19, 23, 27, 31, 33, 37, 39 стр. Всего 11 номеров.
Все серии и номера должны быть абсолютно идентичными.
Цвет серий – черный, а номеров – красный.

Важно! Идентификаторы присваиваются документам по годам издания. Это значит, что книжки одного образца печатались в разное время. Можно сравнить несколько документов между собой: номерные знаки должны различаться в соответствии с хронологией.

Форма

В России утверждена следующая форма трудовой книжки:

Твердая обложка из бумажного винила, у новых книжек – из тканевого винила, коленкора. У старых образцов обложка может быть картонной.
Обязателен титульный лист, где указываются основные данные сотрудника.
Вид страниц – табличный с разлиновкой для указания информации о работе.
На обложке присутствует наименование документа и герб СССР или России (зависит от образца).

Водяные знаки

Страницы пронумерованы, поэтому легко выявить, все ли они присутствуют в документе. Также должны иметься водяные знаки для защиты от подделок. В старых книжках на заключительных страницах должны просматриваться неоднородные линии. В новых защита более замысловатая: на просвет можно увидеть двухцветный знак, а на листах имеется разновидность сетки.

Типография

В конце книжки на нижней строке указано название отпечатавшей ее типографии. На документах старого образца значится «Гознак 1974», на современных – «МПФ Гознака 2003».

Подделка записи в трудовой

При проверке документа некоторые записи могут показаться недостоверными. Доказательствами являются:

Запись, не соответствующая установленной форме, Инструкции и Правилам.
Наличие помарок, которые не допускает ТК РФ.
Отсутствующая или не удовлетворяющая нормативным требованиям печать организации.

Запись подделана самим работником

Заподозрив недостоверность записи в трудовой, работодатель вправе подать заявление в органы правопорядка. Нередко соискатели самостоятельно приписывают себе больший стаж, стремясь получить престижную работу. Если это выяснится после трудоустройства, будет доказана вина сотрудника, его уволят по ст. 81 ТК РФ. Также он будет привлечен к ответственности за совершенный подлог.

Важно! Увольнение без исследования обстоятельств подлога незаконно. Пострадавший сотрудник сможет оспорить действия работодателя в суде и восстановиться в должности.

Работник ничего не знал о поддельной записи

Иногда руководители вносят подложные записи в ТК. Например, забывают про печать или ставят ее неаккуратно – так, что она смазывается. Либо вносят записи в произвольной форме, игнорируя установленные инструкции. Если доказан факт того, что сотрудника ввели в заблуждение, его нельзя уволить по статье. Ответственность за подделку с сотрудника снимается. Работодатель должен завести ему новую трудовую книжку либо запросить ее дубликат.

Фото Василия Смирного, Кублог

При приеме на работу новый сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов. Со своей стороны, работодатель должен их проверить в целях установления подлинности, хотя напрямую такая обязанность в Трудовом кодексе не названа. Тем не менее сделать это необходимо, поскольку нередко желание получить ту или иную работу (должность) толкает кандидатов на предоставление подложных документов, и в результате штат организации пополняется неквалифицированным работником. Что значит «подложный документ», как понять, что документ именно такой и какие действия со стороны работодателя могут последовать, расскажем в данной статье.

Документы, предоставляемые работником

Если документ, предоставленный работником, фальшивый или содержит сведения, не соответствующие действительности, работодатель вправе его уволить по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – предоставление работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора.

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник должен предоставить:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (кроме случаев заключения трудового договора впервые и трудоустройства по совместительству);
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме случая заключения трудового договора впервые);
документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
справку о наличии либо отсутствии судимости в тех случаях, когда нормативные требования и специфика работы исключают возможность ее выполнения ранее судимыми лицами;
иные дополнительные документы, представление которых связано со спецификой работы и предусмотрено законодательством (например, медицинское заключение и санитарную книжку).

Наиболее часто для получения той или иной должности подделывают документ об образовании – один из основных документов, подтверждающий уровень знаний и квалификацию работника и позволяющий занимать конкретную должность.

Второе по распространенности место среди подложных документов занимает трудовая книжка. Подделка трудовой, как правило, связана с тем, что кандидат хочет скрыть основания увольнения с предыдущих мест работы или отсутствие опыта работы, необходимого для трудоустройства.

Ну и наконец, подделывают медицинские справки, санитарные книжки, различные сертификаты и удостоверения, то есть именно те документы, которые являются основанием для принятия работодателем решения о приеме на работу.

Подложными могут быть и другие документы, которые работник предоставляет в течение трудовой деятельности, например листок нетрудоспособности, документ о повышении квалификации. Однако в данных случаях увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ уже не допускается.

Действия работодателя при обнаружении подложного документа

Подложный документ об образовании

об образовании и (или) о квалификации, к которым относятся документы об образовании, об образовании и о квалификации, о квалификации;
об обучении, к которым относятся свидетельства об обучении, об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств, иные документы, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

Документ об образовании и о квалификации (диплом) подтверждает получение среднего профессионального и высшего образования.

Требования к квалификации работников определяются руководителем организации на основании квалификационных справочников или профессиональных стандартов. При этом положения справочников носят рекомендательный характер, если только требования к квалификации не установлены федеральными законами или иными нормативными правовыми актами.

Требования к квалификации работников следует установить локальными актами организации (должностными инструкциями, трудовыми договорами), особенно в случаях, когда таких требований нет в федеральных законах и работодатель определяет их самостоятельно.

Исходя из судебной практики при направлении запросов по поводу подлинности документов об образовании запрашивать с работника согласие на получение персональных данных о нем не обязательно, поскольку изначально эти данные были получены от самого работника, а направление такого запроса обусловлено исполнением трудового договора.

Подложная трудовая книжка

При обнаружении поддельной трудовой книжки работодатель может обратиться в правоохранительные органы и если там будет установлено, что данное лицо использует подложный документ для получения пенсий или иных социальных выплат и пособий, оно может быть привлечено к уголовной ответственности за мошенничество (ст. 159 УК РФ).

Тем не менее, если для той или иной должности одним из квалификационных требований является наличие стажа работы по аналогичной или другой должности, записи в трудовой книжке приобретают большое значение.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки как нового образца (введены в действие в 2004 году), так и ранее установленных образцов 1938 и 1973 годов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

При установлении подложности ключевое значение имеет в первую очередь то, причастен ли работник к подлогу. Например, если поддельный бланк был оформлен первым работодателем при выдаче трудовой книжки, а записи в ней соответствуют действительности, вины работника в этом нет и документ не может быть признан подложным. Также не считается подлогом, если бланк трудовой книжки настоящий, но работодатели на прежних местах работы сделали неточные записи.

Если подобные несоответствия были установлены работодателем до оформления трудового договора, можно предложить работнику оформить дубликат трудовой книжки у предыдущего работодателя или обратиться к прежним работодателям для уточнения записей, не соответствующих действительности.

Кроме того, суды, рассматривая споры об увольнении за предоставление подложной трудовой книжки, принимают во внимание, имели ли значение записи, внесенные в этот документ, для принятия решения о приеме на работу. Например, если согласно квалификационным требованиям, установленным для той или иной должности, занимать ее работник может, только имея некоторый стаж работы, а запись, подтверждающая необходимый стаж, оказалась поддельной – такой документ однозначно будет подложным.

Увольняем обманщика

Основанием для увольнения работника в любом случае будет официальный документ, полученный от образовательных или других учреждений, организаций или органов, в том числе результаты экспертизы, постановление о возбуждении или отказе в возбуждении уголовного производства и др.

Итак, при возникновении подозрения о подлоге кадровый или другой уполномоченный сотрудник в первую очередь направляет запрос в соответствующий орган. После получения ответа, подтверждающего факт подлога, с работника можно запросить объяснительную. Далее на имя руководителя составляется докладная записка, к которой прилагаются все полученные документы. Приведем образец такой докладной.

ООО «Восток» И. И. Иванову

от начальника отдела кадров

О представлении при приеме на работу

подложного диплома о высшем образовании

Довожу до Вашего сведения, что 10.11.2015 при приеме на работу на должность главного бухгалтера Борисова Марина Владимировна представила в отдел кадров подложный диплом об окончании ННГУ им. Н. И. Лобачевского по специальности «Финансы и кредит». Факт подлога выяснился в результате сверки специалистом отдела кадров Васильевой Н. М. номеров дипломов Борисовой М. В. и Михайлова Н. И., занимающего должность финансового директора ООО «Восток», окончившего тот же факультет того же учебного заведения, при которой обнаружилось их несоответствие.

Прошу принять меры к Борисовой М. В. вплоть до расторжения трудового договора за предоставление работодателю подложных документов.

1. Копия диплома Борисовой М. В.

2. Ответ ННГУ им. Н. И. Лобачевского от 13.12.2015.

Петрова /П. П. Петрова/

Исходя из представленных документов, руководитель принимает решение – и если это решение об увольнении, издается приказ об увольнении, с которым работника следует ознакомить под роспись.

На основании приказа вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку, образец которой приведем ниже.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1. Правила ведения и хранения трудовых книжек не противоречат законодательству

Верховный суд РФ признал соответствующими действующему трудовому законодательству пункты 10 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 . Такое решение было принято по рассмотреню административного иска гражданина, который решил, что невнесение в трудовую книжку сведений о переводе на другую постоянную работу, нарушает его права.

Суть спора

Гражданин обратился в Верховный Суд РФ с административным исковым заявлением о признании частично недействующими пунктов 10 и 12 Правил, указав, что они не соответствуют нормам целого ряда статей Трудового кодекса РФ и Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ "О страховых пенсиях". Так, нормы, которые предусматривают внесение в трудовую книжку записей о переводе работников на другую постоянную работу, являются неопределенными и расплывчатыми, что позволяет работодателям толковать их на свое усмотрение. Истец считает, что это нарушает его права, поскольку в трудовую книжку должны вноситься записи о всей трудовой деятельности работника. А когда он временно исполнял обязанности начальника юридического отдела, администрация организации-работодателя отказалась внести в его трудовую книжку запись о временном переводе на другую основную работу.

Решение суда

Верховный суд РФ решением от 1 февраля 2017 г. N АКПИ16-1221 отказал гражданину в удовлетворении его административного иска, указав, что оспариваемые положения Правил соответствуют принципу правовой определенности, не допускают неоднозначного или неясного толкования. Судьи отметили, что статьи 282 - 288 Трудового кодекса РФ регулируют особенности труда лиц, работающих по совместительству. Относительно данной категории работников установлено, что по их желанию сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому нарушение прав работника действиями работодателя не делает несоответствующими законодательству пункты нормативного акта, которые просто устанавливают обязанность работодателя и не могут нарушать каких-либо прав работника.

2. Директор не имеет права сделать себе запись в трудовой книжке по своему решению

Руководитель предприятия исполняет свои обязанности до момента включения в ЕГРЮЛ записи о прекращении его полномочий. Запись в трудовой книжке в этом случае может быть внесена только на основании решения, принятого собственниками или акционерами организации. К таким выводам пришел Арбитражный суд Северо-Западного округа.

Суть спора

Гражданин работал директором общества с ограниченной ответственностью, согласно сведениям из ЕГРЮЛ он имел право действовать без доверенности от имени организации в качестве ее представителя. Он решил уволится по собственному зеланию и сделал себе запись в трудовой книжке об увольнении, после чего обратился в арбитражный суд с исковым заявлением, в котором просил установить факт неисполнения им обязанностей единоличного исполнительного органа организации и внести необходимые изменения в ЕГРЮЛ.

Решение суда

Суды двух инстанций отказали гражданину в удовлетворении заявления, указав, что он не представил в суд доказательства обращенияк своему работодателю с заявлением об освобождении его от должности директора, а также документов о принятии единственным учредителем ООО решения об освобождении истца от исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа организации. При этом, в самой трудовой книжке в качестве основания истец указал именно такое решение учредителя от 31.07.2007. Также судьи отметили, что истец не исполнил свою обязанность при увольнении по передаче организации всей документации, материальных ценностей и печатей в рамках освобождения его от исполнения обязанностей руководителя.

Арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 6 февраля 2017 г. по делу N А56-1834/2016 с такими выводами коллег согласился. Арбитры указали, что запись в трудовой книжке не свидетельствует о прекращении исполнения истцом обязанностей исполнительного органа юридического лица. Более того, они отметили, что при процедуре банкротства ООО в 2015 году истец фигурировал в суде, как руководитель организации и лично участвовал в заседаниях.

2. Запись в трудовую книжку может быть внесена только на основании трудового контракта

Если гражданин оказывал услуги органам внутренних дел, не заключая при этом контракта и трудового договора, он не может рассчитывать на запись в трудовой книжке, а также стаж работы в этой области. Ведь в этом случае не выполнены условия, предусмотренные в статье 15 Трудового кодекса РФ. Так решил Верховный суд РФ.

Суть спора

Министерство внутренних дел привлекало к оперативно-розыскной работе гражданина на договорной основе. Всего с гражданином было заключено 16 контрактов. Последний заключенный контракт от 1 августа 2013 года был расторгнут 31 марта 2014 года.

Поскольку все правоотношения между внутренними органами и их сотрудниками регулируются Федеральным законом от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации". В статье 89 данного закона предусмотрена обязанность уполномоченного руководителя или уполномоченного лица выдать сотруднику в последний день службы трудовую книжку и произвести окончательный расчет, то гражданин счел, что работодатель не выполнил данную обязанность и не внес в трудовую книжку запись, которая подтверждала бы его трудовой стаж.

Однако Управление МВД РФ по городу Ульяновску, которому оказывал услуги гражданин, указало, что фактически гражданин службу в органах внутренних дел не проходил, в трудовых отношениях с Управлением не состоял, трудовой договор с ним не заключался, трудовая книжка не оформлялась в связи с отсутствием к этому правовых оснований.

Решение суда

Решением суда первой инстанции в удовлетворении заявленных гражданином исковых требований было отказано. Верховный суд РФ оставил это решение без изменений. В апелляционном определении Верховного Суда РФ от 10.11.2014 N 80-АПГ14-8 судьи указали, что конфиденциальное сотрудничество по контракту с органом, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, не основывается на нормах трудового законодательства. Ответчик не производил за него уплату страховых взносов в Пенсионный фонд РФ. Поэтому оснований для внесения в трудовую книжку истца записи о периоде его сотрудничества на контрактной основе нет.

Такая позиция суда подтверждается нормой из части 1 статьи 17 . В соответствии с которой отдельные лица могут с их согласия привлекаться к подготовке или проведению оперативно-розыскных мероприятий с сохранением по их желанию конфиденциальности содействия органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, в том числе по контракту. При этом, в статье 18 Федерального закона от 12 августа 1995 г. N 144-ФЗ предусмотрено, что период сотрудничества граждан по контракту с органами, осуществляющими оперативно-розыскную деятельность, в качестве основного рода занятий включается в трудовой стаж граждан. Указанные лица имеют право на пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, в соответствии с нормами статьи 15 ТК РФ , трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции. В такие функции входит: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В спорной ситуации истец не проходил службу по контракту в соответствии со штатным расписанием ответчика, а также с ним не заключался трудовой договор о выполнении им какой-либо трудовой функции по должности в соответствии со штатным расписанием ответчика и с соблюдением всех условий, предусмотренных частью 1 статьи 15 Трудового кодекса РФ. Кроме того, орган, осуществляющий оперативно-розыскную деятельность, не выступает в рамках спорных правоотношений в качестве работодателя потому что, не обеспечивает постоянную занятость гражданина и его зачисление в штат. При этом, возможность включения периода сотрудничества граждан по контракту в трудовой стаж предусмотрена лишь в отношении ограниченного круга лиц, для которых такое сотрудничество становится основным щанятием.

4. Расходы на вкладыши к трудовым книжкам нужно доказать

Если арбитражный управляющий в процеесе конкурсного производства в отношении организации-должника понес расходы на приобретение вкладышей к трудовым книжкам работников, для возмещения ему понесенных затрат, он должен представить суду доказательства. В противном случае в возмещении расходов ему будет отказано. Так решил Арбитражный суд Северо-Кавказского округа.

Суть спора

В рамках дела о несостоятельности общества с ограниченной ответственностью арбитражный управляющий обратился с заявлением о взыскании с должника суммы вознаграждения и суммы возмещения понесенных им расходов по делу о банкротстве. В числе таких расходов управляющий назвал следующие затраты:

транспортные расходы;
расходы на опубликование сведений в СМИ и в ЕФРСБ;
почтовые расходы;
расходы на вкладыши к трудовой книжке.

Все расходы, кроме последнего были подтверждены документами и квитанциями.

Решение суда

Суды двух инстанций оценили представленные в материалы дела доказательства в порядке статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ и пришли к выводу, что заявление управляющего в части возмещения расходов, понесенных в рамках дела о банкротстве, является обоснованным в отношении почтовых расходов, расходов на публикацию информации в СМИ и транспортных расходов. Однако в удовлетворении заявления в части взыскания затрат на вкладыши к трудовой книжке арбитражному управляющему было отказано в связи с отсутствием доказательств, подтверждающих данные расходы.

С выводами коллег в постановлении от 19 января 2017 г. по делу N А32-11222/2014 согласился Арбитражный суд Северо-Кавказского округа. Арбитры отметили, что по нормам статьи 20.6 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" арбитражный управляющий имеет право на вознаграждение в деле о банкротстве. Вознаграждение в деле о банкротстве выплачивается за счет средств должника в фиксированном размере. Однако статья 20.7 Закона о банкротстве также предусматривает, что за счет средств должника в размере фактических затрат осуществляется оплата расходов, понесенным арбитражным управляющим. Но только при условии, что они обоснованы и документально подтверждены.

Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

См. статью «Мировое соглашение: восстанавливаем на работе и меняем формулировки увольнения»

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

трудовая книжка утеряна;
трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.

См. статью «Организуем работу с персональными данными сотрудников»

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Является ли трудовая книжка официальным документом для подтверждения трудового советского стажа? Спасибо. Андрей.

У меня подтвержденный стаж работы с вредными условиями 6 лет 9 мес. 3,5 года в гос. организации, и 3 года 4 мес. в коммерческих. В пенсионном фонде мне сказали, что нужны подтверждения с коммерч. Организаций, а также, что записи в трудовой им не интересны. Так ли это? и является-ли трудовая книжка официальным документом, не требующим доказательств?

У мужа утеряна трудовая книжка. При устройстве на новую работу год назад завели новую. Сейчас подтверждаем стаж для больничного. Принесли выписку из пенсионного фонда о страховом стаже. Является ли она официальным документом без архивных справок? Часть стажа на железной дороге у нас есть архивные справки (в выписке из ПФ он там тоже отражается). В отделе кадров отказываются ссылаться на выписку. И должен ли отдел кадров внести запись в новую трудовую общий страховой стаж.

Очень надеюсь на Вашу помощь. Согласно трудовой книжки я имею право на досрочное начисление пенсии. Обратилась к пенсионный фонд нашего города. Они попросили предоставить справки подтверждающие это право. В архиве мне предоставили копии приказов, но не все приказы были оформлены так как в трудовой книжке, поэтому часть стажа не подтверждается. Предприятия, где я работала, были реорганизованы несколько раз. Нет возможности обратиться для переоформления приказов. Пенсионный фонд мне отказал в начислении пенсии, объясняя это тем, что для них главное это приказы. Я им объяснила, что консультировалась у юристов, мне объяснили что в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления рудовых пенсий (Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555), установлено:

«6. Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется - трудовая книжка)».Мне предложили подать иск в суд для установления права на получение досрочной пенсии. Что нужно предоставить в суде для установления стажа? Нужно ли предоставить письменный отказ пенсионного фонда. Хотя на мою просьбу предоставить официальный отказ мне ответили, что таких бумаг они не представляют.

Необходимо оТПравить запрос в компанию-работодателя, для подтверждения / опровержения факта наличия трудовых отношений с гражданином - сотрудником данной компании.

При телефонном звонке в отдел кадров данной компании, сотрудник отдела кадров сообщил, что человек, информация о котором запрашивается в компании не числится и не проходит по официальным документам

Несмотря на это, доподлинно известно, что человек является сотрудником компании на протяжении последних 2 лет, но официально не оформлен. Те трудовая книжка не заведена, зар плата получается в конверте и ТП.

Вопрос - существуют ли какие-либо нормы права, позволяющие так сказать приструнить работодателя и либо оформить официально указанное лицо либо уволить его.

Какое законодательство и конкретные статьи нарушает компания, в которой сотрудники работают неофициально и получают черную з/пл.

Какую ответственность должны нести уполномоченные лица данной компании (начальник отдела кадров, директор) при предоставлении ложных сведений.

Какие органы вправе проверить деятельность данной компании.

Работала в организации. Легла на сохранение, предварительно сообщив работодателю о больничном. После выхода с больничного оказалось, что я уволена по собственному желанию. Обратилась в трудовую инспекцию, прокуратуру, суд, приёмную президента и др. службы. Состоялся суд, дело я выиграла. Определение суда получила, но работодатель не исполнил его в полном размере и в установленные сроки. Обратилась в службу судебных приставов. Начался розыск должника. Оказалось, работодатель произвёл реорганизацию фирмы путём ликвидации старой и созданием новой фирмы. Имущества должника (работодателя) зарегистрировано на другую фирму, поэтому не найдено приставами. На мой запрос директору фирмы выдать мне трудовую книжку с закрытой записью об увольнении мне отказались, сославшись на то, что понятия не имеют кто я, где моя трудовая и, вообще, юридически не имеет отношения к данной фирме. Также, было сказано - обращайтесь в суд, все запросы в письменно виде.

В течении долгого времени я не один раз обращалась с данной просьбой к работодателю.

Вопрос: суд был в 2009 году. Могу ли я снова обратиться по определению суда в службу судебных приставов? Либо могу ли я снова подать в суд на данного работодателя по тем же требованиям, что и в 2009 году, и отдельно - по отказу в выдаче трудовой?

У меня на руках есть копия трудовой книжке с открытой записью о приёме на работу. Запись не закрыта. То есть, фактически, получается, что я до сих пор числюсь у данного работодателя, так как трудовая является официальным документом, независимо от того, что произошла реорганизация? Так как, после реорганизации все сотрудники переводятся автоматически на новые реквизиты работодателя?

Читайте также: