Документационное обеспечение управления в пенсионном фонде

И. Г. Оноприенко, к. и. н., доц., М. П. Ровенских, Белгородский гос. Национальный исследовательский ун-т

Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) – крупнейшая и самая эффективная система оказания социальных услуг в Российской Федерации. В результате колоссальной ежедневной работы Фонд обеспечивает своевременную выплату пенсии каждому гражданину России в полном соответствии с его пенсионными правами. ПФР был образован 22 декабря 1990 г. Постановлением Верховного Совета РСФСР для государственного управления финансами пенсионного обеспечения, которые было необходимо выделить в самостоятельный внебюджетный фонд. С созданием Пенсионного фонда в России появился принципиально новый механизм финансирования и выплаты пенсий и пособий.

Средства для финансирования выплаты пенсий стали формироваться за счет поступления обязательных страховых взносов работодателей и граждан.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по городу Губкину и Губкинскому району создано по решению Правления Пенсионного фонда РФ в соответствии с постановлением Главы администрации Белгородской области. Количество штатных единиц с момента образования Управления увеличилось на 43 % и составляет 91 чел.

Управление является территориальным органом ПФР. В своей деятельности Управление непосредственно подчиняется Отделению Пенсионного фонда Российской Федерации по Белгородской области и руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, решениями Правления ПФР, Исполнительной дирекции ПФР и Отделения, а также Положением об управлении.
В структуру Управления Пенсионного фонда РФ по г. Губкину и Губкинскому району входят:

– начальник Управления;
– 2 заместителя начальника Управления;
– экономическая группа;
– отдел учета поступления и расходования средств (бухгалтерия);
– юридическая группа;
– специалист по кадрам;
– специалист по ведению делопроизводства;
– клиентская служба;
– отдел назначения и перерасчета пенсий;
– отдел выплаты пенсий;
– отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц;
– группа социальных выплат;
– отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;
– отдел автоматизации.

Работа Управления в Губкине и Губкинском районе направлена на обеспечение финансовой устойчивости, стабильности пенсионной системы, улучшение качества жизни населения города и района, качества обслуживания застрахованных лиц, обеспечение своевременного финансирования и выплаты пенсий, внедрение современного информационного взаимодействия, реализацию социальных программ и выполнение государственных программ, поставленных Правительством и Президентом Российской Федерации.

Документационное обеспечение деятельности Управления Пенсионного фонда РФ в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях управления, организацию документооборота осуществляет специалист по ведению делопроизводства. Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех традиционных документопотоков: входящий, исходящий и внутренний.

В Управлении потоки входящей и исходящей документации образуют документы организаций, таких как Отделение ПФР по Белгородской области, Отделения ПФР Российской Федерации, Администрация г. Губкина и Губкинского района, Межрайонная ИФНС № 8 по Белгородской области, предприятия города и района, а также граждан.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день их поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Рис. 1. РКК входящего документа, вкладка «Реквизиты»

На документы, подлежащие регистрации, проставляется регистрационный штамп, реквизитами которого являются: регистрационный (входящий) номер, дата поступления документа. Все основные листы документа и приложения к нему, сканируются. Экземпляр карточки резолюции (КР) распечатывается, прикрепляется к зарегистрированному документу на бумажном носителе и передается для рассмотрения и принятия решения руководителю. Руководитель определяет в резолюции по документу порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом.

Рассмотренные начальником документы возвращаются специалисту по делопроизводству. Данные с КР на бумажном носителе с клавиатуры вносятся в РКК документа. Специалистом по делопроизводству по электронной почте РКК направляется исполнителю вместе с электронным (отсканированным) образом документа.

При необходимости работы с подлинниками, документы регистрируются в системе электронного документооборота в общем порядке, но подлинники передаются исполнителю, а подтверждением доставки служит отправка исполнителю электронных образов документов, то есть при получении подлинников, исполнитель может сверить количество (содержание) электронных документов с их оригиналами.

Передача зарегистрированного и рассмотренного руководителем документа непосредственно исполнителям, минуя специалиста по делопроизводству, не допускается.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов, и др.), используемые для организации документооборота, контроля исполнения, анализа исполнительской дисциплины в УПФР.

Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
Объем входящих документов в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе можно увидеть на рис. 2.

Рис. 2.2 Объем входящих документов за 2009–2011 гг.

На регистрацию исходящие документы, подготовленные в структурных подразделениях, передаются специалисту по ведению делопроизводства полностью оформленными в соответствии с требованиями к оформлению документов, изложенными в Инструкции по делопроизводству в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, не допускается сшивка документа канцелярской скобой при помощи степлера.

Исходящие документы для регистрации и рассылки представляются специалисту по ведению делопроизводства в двух экземплярах: первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр с визами согласования, основаниями, регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ. Документы, отправляемые электронной почтой или факсом, представляются специалисту по ведению делопроизводства в одном экземпляре, и после регистрации возвращаются в структурное подразделение.

При регистрации документу присваивается порядковой номер, индекс по номенклатуре дел, проставляется дата, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Рис. 3. РКК исходящего документа, вкладка «Реквизиты»

Подписанный и зарегистрированный документ сканируется специалистом по делопроизводству, электронный образ документа прикрепляется к РКК.
О большом количестве исходящей документации в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области можно судить по рис. 4. В основном данный вид документации составляют специальные документы.

Рис. 4. Объем исходящих документов за 2009–2011 гг.

Рис. 6 РКК внутреннего документа, вкладка «Реквизиты»

Движение внутренних документов Управления на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения – аналогично движению поступающих документов.

Рис. 7 показывает общее количество внутренних документов. Преимущественно в Управлении это приказы руководства и служебные записки.

Рис. 7 Объем внутренних документов за 2009–2011 гг.

Ответственным за исполнение служебного документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей или исполнитель может один подготовить ответ с визами соисполнителей. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность представленной информации.

Контроль своевременности исполнения документов осуществляет заместитель начальника Управления или ответственный исполнитель в соответствии с резолюцией начальника, приказом начальника руководитель, на которого возложен контроль за исполнением данного приказа.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

На рис. 9 представлена динамика роста объема документации УПФР за 2009–2011 гг., на основе которой можно сделать вывод, что ежегодный объем документооборота управления остается достаточно стабильным. В 2009 г. общий объем документооборота составил 26385 документов, в 2010 г. – 26631, а в 2011 г. – 26899 документов. Ежегодное увеличение объема документов происходит в среднем на 250 документов, т. е. на 0,6 %. Следовательно, можно говорить о сравнительно небольшом увеличении документов для учреждения с достаточно большим документооборотом. Тем не менее, увеличение документов происходит за счет изменений в законодательстве и расширении сферы деятельности ПФР.

Рис. 9 Объем документов Управления за 2009 –2011 гг.

Все документы в УПФР являются связанными документами, так как большинство из них ссылается на другие документы. Наиболее типичным случаем является входящий документ, который практически всегда порождает соответствующий ему исходящий. Без связей как таковых могут появляться только внутренние и входящие документы. Причем входящие документы могут иметь связи как на исходящие, которые вызывают их появление, так и на другие входящие. Все документы связаны как в системе управления документами, так и в системе контроля исполнения (как принадлежащие одной работе). В этом смысле здесь наблюдается некоторое дублирование связей. Связи в большинстве случаев направленные по принципу: «главный-подчиненный». Так же в деятельности УПФР встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу), это объясняется большей часть особенностью деятельности учреждения

Таким образом, документооборот в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области осуществляет специалист по ведению делопроизводства, атак же сотрудники ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в пределах своей компетенции на основе Инструкции по ведению делопроизводства в Управлении. Комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности обеспечивает программное обеспечение «Система электронного документооборота УПФР», с помощью которого регистрация и контроль работы сотрудников с документами становится более контролируемым. Грамотно организованная работа с документами в УПФР в г. Губкине и Губкинском районе Белгородской области, строго регламентируемое хранение образуют систему отлаженного документационного обеспечения, позволяющего поддерживать жизнедеятельность управления.

Постановление Главы Администрации Белгородской области от 30.07.1996 № 106 «О создании в Белгородской области Единой пенсионной службы».

Положение об Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации (государственном учреждении) в городе Губкине и Губкинском районе Белгородской области (утв. постановлением Правления ПФР от 16.05.2007). – Губкин, 2007. – С. 2.

Инструкция по ведению делопроизводства (утв. начальником УПФР в г. Губкине и Губкинском районе 20.04.2010).– Губкин, 2010. – С. 9.

Документационное обеспечение деятельности

Пенсионного фонда Российской Федерации

Районного пункта уполномоченных

(на примере Управления Пенсионного фонда

Российской Федерации (государственное учреждение)

В г. Добрянке Пермского края)

Дипломная работа, представлена к защите по специальности

032001 « Документоведение и документационное

обеспечение и управление»

Исполнитель:

студентка гр. ДМ-54,

Руководитель:

ПОДОПЛЕЛОВА Н. Н.

Допущена к защите

Зав. кафедрой ______ подпись

Содержание:

Список условных обозначений и сокращений……………………. 4

Пенсионный фонд РФ в системе пенсионного

Страхования России

1.1. Пенсионный фонд Российской Федерации: структура и основные направления деятельности ……………….……… …………………………….11

1.2. Законодательное регулирование деятельности Пенсионного фонда Российской Федерации……..……………………………………………. 22

Документирование деятельности Управления ПФР

В г. Добрянке Пермского края

2.1. Документирование управленческой деятельности Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края

2.1.1.Организационно-правовые документы в деятельности УПФР в г. Добрянке Пермского края……………………………………………………….34

2.1.2. Документирование распорядительной деятельности УПФР в г. Добрянке Пермского края……………………………………………………….42

2.1.3. Информационно-справочные документы в деятельности УПФР в г. Добрянке Пермского края…………………………………………………..48

2.2. Специфические документы Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края………………………………………………………………………. 61

Организация и технология работы с документами

В Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края

3.1. Анализ документооборота и документопотоков в УПФР

в г. Добрянке Пермского края…………………………………………………..70

3.2. Анализ технологических этапов работы с документами в УПФР в г. Добрянке Пермского края…………………………………………………….81

Заключение ………………………………………………………. 92

Список использованных источников…………………………. 98

Приложения:

Приложение 1. Должностная инструкция специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству)……………………………………………………………. 107

Приложение 2. Форма АДВ-1. Анкета застрахованного лица……………. 114

Приложение 3. Форма АДВ-2. Заявление об обмене свидетельства………..117

Приложение 4. Форма АДВ-3. Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства……………………………………………………………………….120

Приложение 5. Форма АДВ-9. Листок исправлений………………………. 124

Приложение 6. Форма АДВ-6. Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР……………………………………………………………………….127

Приложение 7. Форма АДИ-5. Сопроводительная ведомость………………129

Приложение 8. Форма АДВ-8. Сведения о смерти застрахованного лица. 131

Приложение 9. Форма АДИ-2. Запрос об уточнении сведений……………..134

Приложение 10. Форма АДВ-6-1. Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР………………………………………………………………….136

Приложение 11. Форма СЗВ-1. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица…………………………………………………………….139

Приложение 12. Форма СЗВ-3. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица……………………………………………………………142

Приложение 13. Форма СЗВ-4-1. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица…………………………………………………..145

Приложение 14. Форма СЗВ-4-2. Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма………………………………147

Приложение 15. Форма СЗВ-2а. Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предоставлении выписки из индивидуального лицевого счёта застрахованного лица……………………………………………………149

Список условных обозначений и сокращений

ГОСТ – Государственный стандарт;

ДОУ –Документационное обеспечение и управление;

ИСД– Информационно-справочная документация;

ИФНС– Инспекция федеральной налоговой службы;

ЗАГС –Запись актов гражданского состояния;

ОФССП -Отдел федеральной службы судебных приставов;

РФ –Российская Федерация;

Управление ПФР –Управление Пенсионного фонда Российской Федерации;

УПФР – Управление Пенсионного фонда Российской Федерации;

ФЗ -Федеральный закон;

ФКЗ – Федеральный конституционный закон;

ЦА – Центральный аппарат

Введение

Актуальность темы. «Российское государство – социальное государство, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь. Государство, где устанавливаются государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты» - Конституции РФ 1993 г. [1, ст. 39].

Обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации осуществляется страховщиком, которым является Пенсионный фонд Российской Федерации. Пенсионный фонд Российской Федерации (государственное учреждение) и его территориальные органы составляют единую централизованную систему органов управления средствами обязательного пенсионного страхования в Российской Федерации [9].

Управление пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края является районным пунктом уполномоченных. Управление входит в структуру ПФР и непосредственно подчиняется Отделению ПФР по Пермскому краю. Деятельность Управления основывается на современных технологиях сбора, передачи, хранения и обработки информации [22].

Устойчиво функционирующая пенсионная система является одним из залогов социальной стабильности в обществе. Социальная значимость пенсионного обеспечения определяется тем, что оно затрагивает жизненно важные интересы наиболее социально уязвимых граждан нашей страны – престарелых, инвалидов и членов семей, потерявших кормильца. Гарантии прав российских граждан на пенсионное обеспечение по достижении соответствующего возраста обеспечены [77с. 25].

Конституцией РФ, в которой отмечено, что в Российской Федерации охраняются труд и здоровье людей, устанавливается гарантированный минимальный размер оплаты труда, обеспечивается государственная поддержка семьи, материнства, отцовства и детства, инвалидов и пожилых граждан, развивается система социальных служб, устанавливаются государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты [1].

Конечный результат деятельности Управления зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является документационное обеспечение управления (делопроизводство), позволяющее обеспечить оперативность и гибкость принятия решений. Делопроизводство координирует все этапы работы – от проектирования до практической реализации решений. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Следовательно, тема документационное обеспечение деятельности Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края является актуальной.

Степень разработанности темы исследования обусловлена тем, что она изучается на различных уровнях как на законодательном уровне, так и на научном и учебном. Высшей правовой значимостью обладают законы РФ. В первую очередь это Конституция РФ – основополагающий закон РФ, имеющий высшую юридическую силу. Он устанавливает государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты. Конституция является базой для текущего законодательства РФ.

Немаловажное значение для деятельности Управления пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края имеют законодательные и нормативные акты: Трудовой [4], Гражданский кодекс РФ [2], Кодекс об административных правонарушениях [5].

Деятельность Управления ПФР регулируется рядом федеральных законов и подзаконных актов.

Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования » от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. 25.12.2009) регулирует цели, предмет и организацию индивидуального (персонифицированного) учёта [7].

Отношения в системе обязательного социального страхования регламентирует Федеральный закон «Об основах обязательного социального страхования» от 16.06.1999 г. №165-ФЗ (ред. 24.07.2009) [8].

Федеральный закон «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» от 15.12.2001 № 167-ФЗ (ред. 27.12.2009)- перечисляет участников правоотношений по обязательному пенсионному страхованию [9].

Федеральному закону «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» от 17.12.2001 №173-ФЗ (ред. от 27.12.2009) - регулирует и устанавливает аспекты, связанные с трудовыми пенсиями [12].

Самым значимым подзаконным актом является Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учёта в системе обязательного пенсионного страхования и инструкция по их заполнению» от 31.07.2007г. №192п (ред. от 23.07.2009), где устанавливаются основные виды документов отдела персонифицированного учёта, а также утверждается инструкция по заполнению этих видов документов [23].

Важное место в проведении исследования занимает научная литература.

Теме пенсионного обеспечения были посвящены монографии таких учёных как Васильевой А. С.«Правовое регулирование пенсионного обеспечения судей Российской Федерации» [40]. В данной работе определены особенности пенсий для данного вида деятельности, перечислены особенности выплаты пенсий.

Также данный вопрос был освещён в монографии Федотова А. И. «Совершенствование системы пенсионного обеспечения лиц, проходивших военную службу в Вооруженных Силах Российской Федерации»[83].В монографии рассматриваются основные экономические и социальные направления преобразований системы пенсионного обеспечения лиц, проходивших военную службу в Вооруженных Силах РФ, в контексте пенсионной реформы России.

Соловьёв А.К., в своём учебном пособии «Пенсионное страхование» [81], рассматривает теоретические и практические вопросы реализации функций государства по пенсионному обеспечению в контексте радикальной пенсионной реформы в России. Говорит о формировании базовых принципов обязательного пенсионного страхования и рассматривает социально-экономические последствия трансформации государственно-бюджетной пенсионной системы России в рыночно-регулируемую систему обязательного пенсионного страхования с участием негосударственных (частных) финансовых учреждений.

В теоретическом плане вопросы делопроизводства освещены такими авторами как Т.В. Кузнецова, В. И. Андреевой, М. Ю. Рогожина, М. П. Илюшенко и др. Работы этих авторов имеют важное значение с точки зрения теории и практики ДОУ. В работах данных авторов рассматриваются процесс работы с документами с момента их создания или получения, до сдачи дел в архивы. Кроме того, данные авторы приводят наглядные примеры, что облегчает понимание и восприятие теории.

В процессе написания дипломной работы были изучены статьи, публикуемые в профессиональных периодических журналах, в которых печатается актуальная информация в виде научных и аналитических публикаций, статей методического характера, а также приводится опыт различных организаций по документационному обеспечению управления. Это журналы: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом» и др.

Целью исследованияявляется изучение документационного обеспечения деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в г. Добрянке Пермского края на соответствие нормативно-правовым требованиям делопроизводственной сферы.

Для проведения данного исследования были поставлены следующие задачи:

1. Показать специфику деятельности Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края, с точки зрения ее структуры, функций, направлений деятельности;

2. Выявить и проанализировать нормативно-правовую базу деятельности Пенсионного фонда РФ;

3. Изучить видовой состав управленческой документации, функционирующей в УПФР;

4. Выявить ошибки и несоответствия в оформлении документов, их содержании в Управлении ПФР;

5. Проанализировать организацию делопроизводства и документооборот организации, а также входящие в него документопотоки;

6. Изучить технологические этапы обработки документов;

Объектом исследованиясталодокументационное обеспечение деятельности Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края.

Предмет исследования -документирование и организация работы с документами в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Добрянке Пермского края.

В процессе исследования были применены теоретические и эмпирические методы исследования:

1. Теоретические методы (анализ, синтез, объяснение, обобщение, классификация);

2. Эмпирические методы (наблюдение, описание, метод сравнительного анализа).

Научная и практическая значимость.В рамках исследования даны рекомендации по улучшению качества работы с документами в Управлении ПФР в г. Добрянке Пермского края. Разработанная в процессе написания данной работы, должностная инструкция специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) (Приложение 1) будет применена в деятельности Управления ПФР в г, Добрянке Пермского края.

Апробация работы прошла на сообщении в XXIX научно-практической конференции Пермского государственного института искусства и культуры на тему «Автоматизированные системы управления в государственном Пенсионном фонде РФ».

Структура дипломной работыобусловлена логикой изложения материала и ее содержательными аспектами. Она состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении раскрыта актуальность темы, обозначена проблемная ситуация, определены цель и задачи работы, используемые методы.

Первая глава посвящена истории Пенсионного фонда РФ, его организационной структуре и направлениям деятельности, а также нормативно-правовому обеспечению деятельности Пенсионного фонда РФ.

Во второй главе рассматривается видовой состав документации, особенности составления и оформления основных видов документов. В данной главе рассмотрены как организационно-правовые, так и специфические документы.

Третья глава освещает подход к организации делопроизводства Управлении Пенсионного фонда РФ в г. Добрянке Пермского края, а также технологические этапы работы с документами.

В заключении подводятся итоги проведенной работы, формулируются выводы, рекомендации.

Объем дипломной работы составляет 149 страниц. Список использованных источников включает 86 наименований. В приложениях представлена должностная инструкция специалиста-эксперта (по кадрам и делопроизводству) и специфическая документация Управления ПФР в г. Добрянке Пермского края.

Пенсионный фонд РФ

в системе пенсионного страхования России







  • 8-800-200-44-65 звонки по России бесплатны

  • Карта сайта

  • Версия для слабовидящих

  • Сведения об образовательной организации













ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В Г. ОРЛЕ И ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Сотникова С.С.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
[email protected]

Пенсионный фонд Российской Федерации был образован в соответствии с постановлением Верховного Совета РСФСР от 22 декабря 1990 г. № 442-1 «Об организации Пенсионного фонда РСФСР» для государственного управления финансами пенсионного обеспечения в РСФСР.

Пенсионный фонд Российской Федерации один из крупнейших наиболее значимых социальных институтов России. По масштабу решаемых задач деятельность ПФР не имеет прецедентов в истории России.

Государственное учреждение Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Орле и Орловском районе Орловской области образовано 20 марта 2003 года постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 февраля 2003 г. №23 н.

В УПФР есть отдел но ведению делопроизводства. Основная задача отдела - это обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания. Специалиста отдела отвечают за сохранность, учет, отбор, упорядочение и исполнение документов, поступающих и образующихся в результате деятельности Управления, через отдел проходит большой поток документов.

Структура отдела по ведению делопроизводства:

Делопроизводство (формирование дел) ведется на основе утвержденной номенклатуры дел. Сводную номенклатуру дел формирует отдел по велению делопроизводства. Сроки документов устанавливаются на основе номенклатуры.

Номенклатура дел Управления имеет несколько направлений использования:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит основанием распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации.

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру имеет указание срока хранения документов, пометенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел. в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры организации;

- используется для учета дел временного (до 10 лег включительно) хранения;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел Управления оформлена на бланке организации, утверждена начальником УПРФ и заверена печатью. При изучении номенклатуры дел УПФР был выявлен состав документов Управления.

Состав организационных документов Управления:

- положение о Пенсионном фонде РФ;

- свидетельства о государственной регистрации;

- положение о структурных подразделениях;

- должностные инструкции работников;

- инструкции по определенным направлениям деятельности;

- правила внутреннего трудового распорядка.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации,

Помимо организационных в Управлении есть информационно-справочные документы. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Информационно-справочные документы в данном учреждении представлены актами, письмами, протоколами, записками, справками, докладами.

Чаще всего встречаются:

- акты об уничтожении документов;

- справки о месте работы;

- докладные, служебные и объяснительные записки.

Распорядительные документы: распоряжения, постановления, указы, приказы, Основные управленческие документы:

- организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания);

- документы по личному составу (приказы по личном составу трудовые контракты или договоры, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

- статистические (статистические отчеты, таблицы):

- информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, докладные и служебные записки, протоколы).

Право издания распорядительных документов имеет начальник УПФР Г.В. Абрамова. Постановления издаются при коллегиальном принятии решений, то есть, совместной группой работников, коллегией, собранием, советом и т.д.).

В Управление документы поступают в основном через электронную почту и факс. Специалисты отдела по ведению делопроизводства обеспечивают прием, первоначальную обработку поступающей корреспонденции, осуществляют распределение, регистрацию, хранение и передачу ее в соответствующие структурные подразделения, а также ежедневно составляют отчет об израсходовании денежных средств на франкировку почтовых отправлений: об использовании почтовых карточек, осуществляют ведение журнала учета введенных денежных сумм и показаний счетчика франкировальной машины.

В Управлении высокая степень автоматизации: каждое рабочее место оснащено персональным компьютером. Компьютеры объединены в локальную сеть. Документы изготавливают другие отделы, отдел по ведению делопроизводства почти не изготавливает документы, а в основном осуществляет их рассылку. Основная функция отдела - работа с корреспонденцией, которая ведется с помощью пакета компьютерных программ «Партионная почта». В основном используется окно ввода отправлений списка «Форма 103».

Модуль «IIредпочтовая подготовка» входит в состав программного комплекса «Партионная почта» и обеспечивает формирование данных о регистрируемых почтовых отправлениях (РПО). В модуле обеспечивается автоматическая тарификация почтовых отправлений, контроль уникальности почтового идентификатора при приеме почтового отправления в соответствии с РТМ 0001.01-99. контроль почтовых отправлений корпоративных клиентов и экспорт данных в соответствии с РТМ 0003.01-00.

ПФР продолжает совершенствовать систему оказания физическим и юридическим лицам государственных услуг в электронном виде. Теперь граждане и страхователи могут получить ряд услуг, предоставляемых ПФР, используя Единый портал государственных и муниципальных услуг.

Справочно-информационный портал «Государственные услуги» является единой точкой доступа граждан и организаций к информации о государственных услугах, предоставляемых органами исполнительной власти Российской Федерации, а также содержит исчерпывающую информацию о возможности получения этих услуг. Портал «Государственные услуги» доступен любому пользователю информационно-телекоммуникационной сети Интернет и организован таким образом, чтобы обеспечить простой и эффективный поиск информации и ее предоставление.

С 1 июля 2012 года вступили в силу положения Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и ПФР в рамках системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) самостоятельно запрашивает у других ведомств часть документов, необходимых для оказания услуг и находящихся в распоряжении данных ведомств. Цель межведомственного взаимодействия - снизить нагрузку на граждан и страхователей в части сбора документов, необходимых для получения государственных услуг ПФР.

Для упрощения получения услуг Пенсионного фонда можно обратиться в МФЦ или воспользоваться порталом «Государственные услуги», где можно выбрать интересующий вопрос и заполнить форму, которая будет отправлена в Пенсионный фонд по месту жительства. Подобная практика помогает сократить время и силы, необходимые для подачи и сбора документов, ведь заполнив электронную форму, можно прийти в Пенсионный фонд всего один раз. чтобы получить интересующий документ, избегая очередей на подачу заявления.

Пенсионный фонд - один из важнейших институтов в России, реализующих конституционные права граждан. Благодаря ему мы имеем различные гарантии, выплаты и льготы, а осуществить обращение в этот орган с каждым годом всё проще. Интернет и электронные поисковые системы помогают получить государственные услуги быстро и без лишней волокиты. Система оказания государственных услуг в электронном виде постоянно совершенствуется, открывая новые перспективы физическим и юридическим лицам.

Читайте также: