Отчет в пенсионный если нет главбуха

Отчет по форме СЗВ-ТД сдают в Пенсионный фонд все работодатели, привлекающие наемный персонал, но только по тем работникам, в отношении которых проведены кадровые мероприятия. Поскольку это новый вид отчетности, в процессе его подготовки и оформлении кадровики нередко допускают ошибки, особенно при заполнении табличной части формы, в которой отражаются основные сведения о кадровых событиях.

Перечень возможных ошибок с указанием кодов размещен в таблицах, прикрепленных к постановлению ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

Отделение ПФР по Оренбургской области размещает для сведения страхователей перечень ошибок, наиболее часто допускаемых при сдаче в ПФР отчетности на региональной странице сайта ПФР.

Отвечаем на вопросы, поступающие от страхователей по заполнению формы СЗВ-ТД.

Вопрос: Получили протокол проверки с ошибкой 50, как её исправить.

Ответ: Ошибка 50, это грубая ошибка и исправить её можно только направив исправленную форму снова. При этом необходимо обратить внимание на индекс ошибки, отраженной в протоколе проверки. Например, 50.ВСБ.СТРАХОВАТЕЛЬ 1.2, означает, что ИНН организации или индивидуального предпринимателя не соответствует данным, указанным в базе ПФР.

Вопрос: Являюсь главой крестьянского фермерского хозяйства, должен ли я предоставить сведения по форме СЗВ-ТД на себя? Или отчетность предоставляется только на работников?

Ответ: Законодательством не предусмотрена обязанность глав КФХ (в том числе членов КФХ) предоставлять форму СЗВ-ТД в отношении себя. Форма СЗВ-ТД предоставляется только в отношении работников, с которыми заключены трудовые договоры.

Вопрос: В 2019 году организация заключала гражданско-правовые договоры с физическими лицами. Сведения о лицах, работающих по ГПД, передавались в ПФР в составе форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Должны ли предоставляться сведения по форме СЗВ-ТД на физических лицах, работающих по ГПД в 2020 году?

Ответ: Форма СЗВ-ТД не представляется на граждан, заключивших с организацией ГПД.

Вопрос: Здравствуйте! Я отправляла отчет СЗВ - ТД по уволенным сотрудникам без предыдущей записи приема или перевода. Как на данный момент исправить ошибку, отправить заново по всем, только уже со всеми соответствующими записями?

Ответ: Необходимо направить дополнительно отчет по каждому уволенному сотруднику и указать в нем только предыдущие события.

Вопрос: Если был подан отчет на 43 человека, а у 2 - ух оказались ошибки, новый корректирующий отчет подается только на 2 - ух ошибочных или также на 43, но с исправлениями

Ответ: Отчет подается только на двух.

Вопрос: Если работник написал заявление о том, чтобы оставить бумажную трудовую книжку, как правильно заполнить форму?

Ответ: В данном случае, необходимо предоставить на такого работника форму СЗВ-ТД, отразив в ней выбор формы ведения трудовой книжки, а также сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года (если работник работал в Вашей организации на указанную дату).

Вопрос: Приказ об увольнении работника издан 25 сентября 2020 года, а дата увольнения - 3 октября 2020 года, когда сдавать отчет?

Ответ: Не позднее 26 сентября 2020 года, с учетом сроков, установленных в постановлении Правительства от 26.04.2020 № 590.

Вопрос: Если организация уже сдаёт по ЭДО другую отчётность, всё равно надо для СЗВ - ТД направить заявление на подключение к ЭДО ПФР?

Ответ: Да или вы можете воспользоваться сервисом по подготовке и направлению сведений, посредством использования «Кабинета страхователя» на официальном сайте ПФР.

Вопрос: Добрый день, ошибка 30 в СЗВ-ТД, не указаны статья, часть и пункт по которым был уволен сотрудник, данные приняты частично, нужно ли заново отправлять корректирующий отчет?

Ответ: Да, сведения нуждаются в уточнении.

Доводим до сведения работодателей, что все вопросы по заполнению и представлению форм отчетности ПФР вы можете задать по единому телефону горячей линии 88006000162.

Отделение напоминает работодателям о необходимости уведомления всех работников о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде или по выбору работника продолжать вести трудовые книжки – 31 октября 2020 года является последним днем для уведомления. Рекомендуемая форма уведомления размещена на сайте Роструда.

В каком случае компании и ИП обязаны сдать нулевую отчетность в ПФР? Какие санкции грозят страхователям за несдачу нулевой отчетности в ПФР?

Деятельность компании или ИП может быть приостановлена по ряду причин. Как отчитаться в этом случае в ПФР?

Нулевая отчетность в Пенсионный фонд

Для представления ежемесячной отчетности постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 г. №83п утверждена форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В данной форме указываются данные о застрахованных лицах - работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

То есть «нулевой» формы СЗВ-М (с прочерками) не бывает.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдаются в ПФР при определенных кадровых движениях работников (например, наем, увольнение, перевод на другую работу).

Также необходимо сдать отчет, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку или сохранении бумажной книжки. Если таких событий нет, то работодатель не должен сдавать нулевой отчет СЗВ-ТД.

Если у ИП нет наемных работников, то он не должен сдавать никаких отчетов в Пенсионный фонд (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ). Если предприниматель является работодателем, но на время приостановил деятельность и не выплачивает заработную плату работникам, то он обязан представлять СЗВ-М. Но сама форма не будет нулевой, потому что работники по-прежнему остаются застрахованными лицами. Аналогичная ситуация и с формой СЗВ-СТАЖ.

Нужно ли ООО с директором-учредителем сдавать СЗВ–М?

Со дня существования формы не утихают споры вокруг о том, нужно ли сдавать СЗВ-М на директора-учредителя, с которым не заключен трудовой договор?

Письмом Минтруда и социальной защиты РФ от 16.03.2018 г. №17-4/10/В-1846 разъяснено, что работодатель, зарегистрированный в ПФР в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию, обязан представлять отчетность по персонифицированному учету по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в отношении застрахованных лиц, состоящих с данной компанией в трудовых отношениях, в том числе руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества.

Как свидетельствует арбитражная практика последних лет, страхователи обязаны представлять сведения по форме СЗВ-М на руководителей компаний, являющихся единственным участником (учредителем) (Постановление АС Центрального округа от 18.04.2019 г. №А14-1839/2018, решение АС Свердловской области от 03.04.2019 г. №А60-59655/2018).

Один из страхователей пытался в суде оспорить штраф за несдачу формы на своего директора по причине того, что ПФР не направил в адрес ООО письменное уведомление о необходимости представления сведений.

Но суд не принял доводы страхователя, отметив, что письмо Минтруда и социальной защиты РФ от 16.03.2018 г. №17-4/10/В-1846 опубликовано в средствах массовой информации («Нормативные акты для бухгалтера», 2018, № 9, «Налоговое планирование», 2018, №2), размещено в телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте ПФР.

При этом отсутствие в штате ООО бухгалтера, юриста и иных сотрудников не снимает с руководителя компании обязанности по исполнению требований, установленных действующим законодательством.

А такие обстоятельства, как отсутствие финансово-хозяйственной деятельности более 20 лет и трудового договора с директором - единственным учредителем не могут быть исключить штраф, но могут смягчить меры ответственности (Решение АС Курской области от 22.01.2020 г. №А35-4871/2019).

Нужно ли подавать СЗВ-М на сотрудниц, находящихся в декрете?

Иногда компании и ИП забывают подавать сведения на декретниц. Вместе с тем, сведения по форме СЗВ-М нужно также подавать на работниц, находящихся в декретном отпуске, поскольку с ними действует трудовой договор и они по-прежнему являются застрахованными лицами (п.1 ст.261 ТК РФ, п.2.2 ст.11 Закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

СЗВ-М сдана в соответствии с разъяснениями ПФР

Пенсия работающего пенсионера не подлежит индексации, а узнать о том, работает или нет пенсионер, ПФР может из представленной работодателем формы СЗВ-М. Если работодатель не включил работающего пенсионера в форму СЗВ-М, а ПФР проиндексировал ему пенсию, то впоследствии ПФР может взыскать эту сумму с работодателя.

Санкции за несдачу нулевых отчетов

Непредставление СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ либо представление с неполными или недостоверными сведениями влечет штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

А должностным лицам компании грозит административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.22 КоАП РФ).

При этом страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст.15 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

В этом случае страхователя нельзя оштрафовать за несвоевременное представление сведений, если первоначально он представил их в срок, но потом самостоятельно обнаружил ошибку или неполноту и подал исправленные сведения до их обнаружения ПФР (Определения ВС РФ от 22.07.2019 г. №305-ЭС19-2960, от 05.07.2019 г. №308-ЭС19-975).

Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках.

За непредставление сведений в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, предусмотрен штраф в размере 1 000 рублей.

Как мы видим, даже нулевая отчетность в ПФР содержит в себе много нюансов, не зная о которых можно получить штраф.

Компания «РосКо» оказывает индивидуальным предпринимателям и компаниям по формированию и сдачи всех видов отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Разовое или периодическое формирование «нулевок» гораздо выгоднее, чем содержание штатного бухгалтера, особенно в период простоя предпринимательской деятельности.

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

• регистрационный номер в ПФР;
• наименование организации/ИП;
• ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

• Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

• Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

• ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

• Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

• Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

• Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

• Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

• СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

• Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

• Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

• Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

• Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

• Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

• Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.

Обзоры КонсультантПлюс

Форма персонифицированного отчета в ПФР

Первоначально в постановлении Правления Пенсионного Фонда от 01.02.2016 № 83п не была предусмотрена подача СЗВ-М без списка работников. В соответствии с п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ее должны сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет должны быть включены:

• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
• руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.

Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Так, предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:

1. Фамилия имя отчество каждого застрахованного лица.
2. Данные о СНИЛС всех работников.
3. Данные об ИНН.

При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель должен указать только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.

Забегая вперед, надо сказать о том, что лучше не указывать вообще никакого ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.

Образец заполненного отчета СЗВ-М

Когда следует подавать СЗВ-М

Подавать данную форму должны все без исключения работодатели, использующие наемный труд. Включать в отчет необходимо всех застрахованных лиц, которыми по закону являются все граждане, в пользу которых организация осуществляла выплаты: как штатные работники, так и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Важно помнить, что уход сотрудника в отпуск или отсутствие начислений в его пользу в отчетном периоде не освобождает работодателя от обязанности включить его данные в отчетность. Так, о тех лицах, которые находятся в длительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работницах, которые осуществляют уход за ребенком до достижениям им трех лет, следует информировать Пенсионный фонд.

Даже лица, трудоустроенные в последний день отчетного месяца, должны быть включены в отчет. Такой порядок заполнения отчетности предусмотрели чиновники и довели до всех заинтересованных лиц в своем постановлении. В соответствии с ним в форму СЗВ-М должны попасть сведения абсолютно обо всех гражданах, которые трудились в организации в отчетный месяц.

Пример: В организации «ВЕСНА» работали по найму 3 человека, а также генеральный директор, который являлся единственным учредителем и с которым не был заключен трудовой договор. В конце сентября один из сотрудников уволился, а 31 октября на его место приняли другого человека. Таким образом, в отчет за октябрь следует включить данные принятого работника, а уволенного в сентябре включать не нужно.

Возникает закономерный вопрос: в каких случаях получается СЗВ-М нулевая, нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М?

Нулевой отчет СЗВ-М при отсутствии штатных работников

Логично возникает вопрос: кто сдает СЗВ-М 2020, если работников нет. До недавнего времени предполагалось, что закон не предусматривает сдачи нулевой СЗВ-М. Ведь любое юридическое лицо должно обязательно иметь минимум одного работника, даже если оно не ведет никакой деятельности. В большинстве случаев таким единственным работником является руководитель организации. Но главная проблема заключается в том, что в ряде случаев руководителем юридического лица выступает его единственный учредитель. Который, в соответствии с нормами Трудового кодекса, не может заключить сам с собой трудовой договор. Поэтому в такой ситуации возникает вопрос: нужно ли сдавать СЗВ-М 2020, если работников нет, только учредитель считается таковым. Вроде бы работников в организации нет, но данные в отчет вносить все равно нужно. Такова была позиция ПФР.

Однако потом Пенсионный фонд изменил свое отношение к таким ситуациям и опубликовал специальный бланк нулевой СЗВ-М, скачать который можно на официальном сайте фонда в специальном разделе. От обычной формы нулевой бланк отличается отсутствием граф, в которые следует вписывать сведения о застрахованных лицах, с которыми организация состояла в любых правоотношениях в отчетном месяце.

На вопрос надо ли сдавать нулевую СЗВ-М, бывалые бухгалтеры ответят, что сдавать пустой бланк нулевой отчетности все же не следует. Гораздо безопаснее внести в форму сведения о том самом единственном учредителе-руководителе. Ведь, как уже было сказано выше, за неправильные сведения в отчете предусмотрены штрафные санкции. И если проверяющий сочтет нулевую форму СЗВ-М ошибкой, доказывать свою правоту придется в суде. Указав ФИО и СНИЛС учредителя, организация страхует себя от таких неприятностей. Поскольку разъяснения ПФР, даже в виде официального письма, не всегда принимаются судебными инстанциями в качестве доказательств.

Заполнение формы СЗВ-М при отсутствии зарплаты

Официальная позиция ПФР, а также нормы Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ гласят, что если штатные работники организации не получили заработную плату в отчетном месяце, их все равно необходимо включать в отчет по форме СВЗ-М. Поэтому, если организация за месяц не выплатила ни копейки денег, однако имеет действующие трудовые договоры, отчет СЗВ-М нулевым не будет.

Пример: Сотрудники ООО «ВЕСНА» в октябре не получали заработную плату, поскольку находились в отпуске без содержания, в связи с сезонностью работы организации. Однако в форму отчетности за октябрь были внесены сведения обо всех сотрудниках, с которыми заключены трудовые договоры.

Нулевая форма СЗВ-М у индивидуального предпринимателя

А вот нужно ли сдавать СЭВ-М 2020 ИП, если работников нет? Как известно, индивидуальные предприниматели также могут выступать в роли работодателей, если у них работают другие граждане по найму. В этом случае они обязаны сдавать отчет на общих основаниях. Никаких особых условий законодательством для них не предусмотрено.

Логично предположить, что ИП должны сдавать нулевой СЗВ-М, если наемных работников нет, а взносы в ПФР оплачиваются в фиксированном размере «за себя». Но это предположение ошибочно: если у ИП нет наемных работников, он вообще не должен сдавать нулевой отчет в Пенсионный фонд.

Образец заполнения нулевой формы СЗВ-М

Заполнить декларацию СЗВ-М онлайн

Можно заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн или на других онлайн-сервисах разработчиков бухгалтерского ПО - Мое дело, Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

На этой неделе, 3 декабря, в окончательном чтении принят закон , утверждающий новую обязанность работодателей. Им придется отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности каждого сотрудника. Новый отчет нужно будет сдавать каждый раз в случае приема, перевода или увольнения работника, а также при подаче работником заявления о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). В настоящей статье мы расскажем о форме нового отчета, о том, как и когда его надо сдавать, а также о штрафах за нарушения при сдаче СЗВ-ТД.

В индивидуальном лицевом счете появится новый раздел

За Пенсионным фондом сохраняется обязанность по ведению индивидуальных лицевых счетов (ИЛС) физических лиц. С 2020 года такие счета пополнятся еще одним разделом, который называется «Сведения о трудовой деятельности». Об этом сказано в новом подпункте 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

В новом разделе будет отражена следующая информация о работнике:

• место работы: наименование и регистрационный номер страхователя; данные об изменении его названия (с реквизитами соответствующих приказов, распоряжений и прочих документов);
• сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения (при его наличии);
• трудовая функция (должность по штатному расписанию, профессия, специальность, квалификация, конкретные обязанности);
• информация о переводе на другую постоянную работу;
• сведения об увольнении (с указанием основания и причины);
• реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения (приказы, распоряжения и проч.);
• информация о том, какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник: бумажную или электронную (см. « Принят закон о переходе на электронные трудовые книжки »).

Сведения для указанного раздела ИЛС будут предоставлять работодатели.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Новый отчет СЗВ-ТД

Обязанность сдавать сведения о трудовой деятельности закреплена за страхователями в обновленной редакции статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Именно этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.

В отчете необходимо указать информацию о работнике: ФИО, страховой номер ИЛС, сведения о приеме на работу, о трудовой функции, о переводах и увольнении, а также о выборе способа ведения трудовой книжки.

Форму, формат и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД должен утвердить Пенсионный фонд. Соответствующий проект можно скачать на официальном сайте фонда (ссылки размещены в разделе « Законодательство об электронных трудовых книжках »).

Согласно проекту, отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД.

Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Как часто и в какие сроки надо сдавать СЗВ-ТД

В 2020 году

Новую форму следует сдавать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился. В каждом из перечисленных случаев срок для сдачи отчета в 2020 году — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Также в подпункте 1 нового пункта 2.5 статьи 11 Закона № 27-ФЗ говорится, цитируем: «При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя». Не вполне понятно, что означает выражение « одновременно представляет сведения ».

Можно сделать вывод, что страхователь должен одновременно (одну за другой, в один день) сдать две формы СЗВ-ТД. Поясним на примере.

Допустим, в феврале 2020 года сотрудник организации Иванов был переведен на другую постоянную работу. Работодатель должен сразу подать по Иванову СЗВ-ТД. Сделать это надо не позднее 15-го марта 2020 года.

До этого работодатель не подавал СЗВ-ТД по Иванову, так как до этого случая работник не устраивался, не переводился, не увольнялся и не писал заявлений о форме трудовой книжки. То есть СЗВ-ТД по Иванову подается впервые.

В этом случае работодатель должен дополнительно представить СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 года. Получается, что не позднее 15 марта 2020 работодатель сдает по Иванову 2 отчета по форме СЗВ-ТД: один за февраль 2020, второй — по состоянию на 1 января 2020 года.

Допустим, что в июне 2020 Иванов уволился. Работодатель снова должен подать по нему СЗВ-ТД — не позднее 15 июля 2020. Но поскольку это уже не первая подача СЗВ-ТД по Иванову, сдавать по нему форму по состоянию на 1 января 2020 уже не требуется.

Но можно сделать и другой вывод. Согласно ему «одновременно представить» означает сдать один отчет СЗВ-ТД, дополнительно указав в нем сведения по состоянию на 1 января 2020 года. К слову, по информации, которой мы располагаем, именно этот вывод согласуется с правилами проверки формы. Однако полная ясность, какой из двух вариантов правильный, наступит после утверждения бланка отчета и правил его заполнения.

А как быть, если в течение 2020 года ни с одним работником не наступил ни один указанный случай? То есть за весь 2020 год в организации или у ИП никто не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки? То есть все имевшиеся по состоянию на 1 января 2020 года работники продолжали трудиться на своих должностях. Нужно ли в такой ситуации подавать СЗВ-ТД?

Да, нужно. В описанной ситуации работодатель должен заполнить и сдать отчеты по всем работникам, отразив в них факты трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Срок сдачи такого отчета — не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году и далее

При приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Кто обязан сдать СЗВ-ТД через интернет

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

У работодателей с меньшей численностью персонала есть право выбора. Они вправе отчитываться как на бумаге, так и по интернету.

Ответственность за непредставление нового отчета

В измененной редакции статьи 17 Закона № 27-ФЗ сказано следующее: за непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Вероятно, будет применяться часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где речь идет о большинстве нарушений трудового законодательства. Штраф составляет: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Вместо штрафа возможно предупреждение. За повторное нарушение размеры санкций установлены частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 руб.; ИП — от 10 000 до 20 000 руб. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех.

Обратите внимание: при ведении кадрового учета в веб-сервисе вы будете своевременно получать напоминания о необходимости сдать СЗВ-ТД. Если вы примете или уволите работника, программа напомнит вам о необходимости сдать отчет до определенной даты. После этого вы сможете заполнить СЗВ-ТД в интерфейсе программы и сдать отчет через интернет.

В середине каждого месяца все компании, которые принимали или увольняли в предыдущем месяце сотрудников, либо переводили их из одного подразделения в другое, обязаны сдать в ПФР форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников». Чтобы облегчить ИП и компаниям сферы малого бизнеса эту задачу, фирма «1С» запустила бесплатный сервис «1С:Электронные трудовые книжки». О том, как работает эта программа и какие выгоды получают её пользователи, рассказал руководитель отдела разработки программ бухгалтерского учета фирмы «1С» Олег Фогель.

Олег Фогель, 51 год, руководитель отдела разработки программ бухгалтерского учета фирмы «1С». Закончил Московский авиационный технологический институт по специальности «конструирование электронно-вычислительных систем». В фирму «1С» пришел в 1997 году простым разработчиком, до этого был руководителем небольшой торговой компании. Эксперт по внедрению гибких методик разработки (agile). Под руководством Олега Фогеля в феврале 2020 года запущен сервис «1С:Электронные трудовые книжки» .

IT-инструменты, которые использует Олег Фогель

• 1С:Документооборот
• 1С:Бухгалтерия
• Facebook
• WhatsApp
• YouTube

Сервис для малого бизнеса

Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» предназначен в первую очередь для индивидуальных предпринимателей и небольших компаний с малым количеством сотрудников. Многие из этих компаний и ИП ведут кадровый учет не в специализированных программах (хотя при этом для управленческого учета могут использовать и их), а в таблицах Excel или даже в тетрадках «на коленке».

Эти небольшие компании могли бы и дальше работать так, как привыкли. Но с 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки . Одновременно всех работодателей обязали предоставлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников - они необходимы для формирования электронных трудовых книжек.

Компании, у которых до 25 сотрудников, могут подавать форму СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работников» на бумажном носителе. Компании, в которых больше 25 сотрудников – только в электронном виде. Форму СЗВ-ТД необходимо предоставлять при приёме или увольнении сотрудников, переводе их в другой отдел и т.д.

Более крупные компании используют программные продукты, функционал которых и раньше, до перехода на электронные трудовые книжки, позволял им передавать отчеты в ПФР в электронном виде (большинство средних и крупных фирм делают это с помощью продуктов «1С»). Поэтому им сервис «1С:Электронные трудовые книжки» по большому счету не нужен.

Мы подумали, что можем помочь самым маленьким компаниям, у которых кадровые изменения если и случаются, то не так часто. Эти фирмы могут найти в интернете форму СЗВ-ТД, но им придется думать, как ее заполнить. Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» позволяет пользователям достаточно легко заполнить форму, распечатать ее и предоставить в Пенсионный фонд. И все это – бесплатно.

Как все работает

Для использования сервиса «1С:Электронные трудовые книжки» не требуется опыт работы с продуктами «1С» или другими специализированными программами. Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в сервисе - ввести ФИО, номер телефона и адрес электронной почты. Из одного аккаунта можно заполнять данные только по одной организации.

Сразу после регистрации аккаунта вводится ИНН организации, и все данные о ней заполняются в базе автоматически. После этого следует ввести данные о сотрудниках. Для формы СЗВ-ТД достаточно указать только ФИО, дату рождения и СНИЛС. Если ввести в программу кадровые документы (в разделе «Приказы»), то можно заполнять форму СЗВ-ТД, просто нажав на кнопку «Заполнить». Конечная цель нашего сервиса – быстрая сдача этого отчета.

Повторюсь, передавать в ПФР форму СЗВ-ТД следует только по тому сотруднику (или сотрудникам), в кадровом учете которого происходили какие-то изменения. Если в компании никого не увольняли, не принимали на работу и не переводили специалистов из одного подразделения в другое, сдавать отчет за этот месяц не нужно.

В сервисе «1С:Электронные трудовые книжки» все данные о сотрудниках сохраняются в соответствующем разделе. Тем самым мы хотим упростить жизнь пользователю. Ему не придется каждый раз, когда возникнет необходимость, вводить вручную данные сотрудника. Так он избежит появления ошибок в ФИО своего специалиста, дате рождения, номере СНИЛС и т.д.

Заполнение формы СЗВ-ТД в нашей программе мы сделали максимально простым и понятным. Если все-таки у пользователя возникнут вопросы, то в программе есть ссылка на методические материалы. В них наглядно объясняется, как оформлять документы. На сайте сервиса есть видеоинструкция на ту же тему. Кроме того можно всегда обратиться в бесплатную службу поддержки.

В сервисе можно хранить заявления о том, какой способ ведения трудовой книжки (электронный или бумажный) выбирает сотрудник. Плюс мы добавили функционал, который является приятным дополнением к электронным трудовым книжкам – печать кадровых приказов. То есть в нашей программе можно вести простой кадровый учет.

Цена вопроса

Сервис «1С:Электронные трудовые книжки» бесплатный для тех предпринимателей и компаний, которые будут передавать отчетность в Пенсионный фонд в бумажном виде. Те, кто захочет отправить форму СЗВ-ТД в электронном виде, должны будут подключиться к платному сервису «1С-Отчетность». Стоимость пользования этим сервисом – 550 рублей в месяц или 2988 рублей в год. Причем платить можно только за те месяцы, в которые вы реально пользуетесь сервисом.

У небольших компаний необходимость сдать форму СЗВ-ТД может возникнуть несколько раз в год. Они могут не пользоваться нашим сервисом несколько месяцев, а затем зайти в него и вся информация, хранившаяся в нем, никуда не денется.

Фирма «1С» выпустила бесплатный продукт, чтобы облегчить работу малому бизнесу, помочь ему в его взаимоотношениях с государством и, конечно, наглядно показать пользу от автоматизации. Возможно, после этого индивидуальный предприниматель или глава компании, почувствовав эту пользу и удобство, заинтересуется более серьезными комплексными программами и сервисами «1С» - и сделает свой бизнес эффективнее.

Читайте также:

  
• Пенсионный фонд по отказу от набора социальных услуг
  
• Отдых в германии для пенсионеров
  
• Паевые страховые негосударственные пенсионные и инвестиционные фонды
  
• Список 2 вредных профессий для досрочной пенсии в казахстане
  
• Негосударственные пенсионные фонды минфин