Пенсионный фонд требует оригиналы документов

Рано или поздно любому гражданину Российской Федерации нужно оформлять пенсионное обеспечение. Пенсия назначается даже в том случае, если гражданин никогда не работал. Однако не все россияне знают, какие бумаги нужно подготовить для оформления выплат.

Этапы оформления пенсии

Бесплатно по России

Подать заявление на оформление пенсионного обеспечения возможно одним из нижеприведенных способов:

Личное посещение отделения пенсионного фонда. Учреждение может располагаться как по месту жительства, так и по месту пребывания россиянина. Более того, подать заявление можно даже в отделение, расположенное по месту, где фактически живет человек.
Через доверенное лицо. Доверенность нужно оформлять в нотариальной конторе. Обычно подобный метод подачи заявления избирается, если человек маломобилен либо недееспособен. Представителем заявителя может быть любой человек с гражданством Российской Федерации.
Через почтовое отделение. Документы нужно отправлять с описью вложения. Также необходимо указать на почте, чтобы вам доставили извещение о получении адресатом письма. Данный способ оптимален для россиян, находящихся далеко от учреждения фонда. Минус заключается в том, что, если в отправлении не будет хватать определенной бумаги, гражданин узнает об этом не сразу, а лишь тогда, когда получит ответ от фонда. Следовательно, процесс назначения выплат может затянуться надолго.
Аккаунт на веб-сайте фонда. Для использования данного способа нужно зарегистрироваться. Если человек уже имеет аккаунт на сайте, процесс подачи ходатайства займет пару минут.
Через нанимателя. Если заявление подается через работодателя, гражданину нет нужды делать доверенность у нотариуса.
Личное посещение МФЦ. Подобные учреждения имеются почти в каждом городе России. МФЦ считается посредником между россиянами и государственными структурами. Назначение выплат через центр производится бесплатно. Можно осуществить запись на прием заранее по телефону либо на интернет-сайте центра.

Кратко порядок назначения пенсионного обеспечения можно описать так:

Гражданин подает ходатайство и комплект бумаг одним из методов, которые описаны выше.
Работники фонда проверяют поданные бумаги. Если некоторых документов не хватает, гражданин уведомляется об этом по телефону, письмом, которое отправлено через почтовое отделение либо письмом на e-mail. Также его могут уведомить об этом лично, если человек сам пришел в ПФР/МФЦ.
Рассматривается, правомерно ли назначать пенсию гражданину. Принимается решение, о котором оповещается заявитель.
Пенсионные выплаты официально назначаются. Россиянин выбирает, как он хочет получать денежные средства.

За какой срок необходимо обращаться в ПФР

Подать заявление возможно или за 30 дней до появления права на пенсионное обеспечение, или после возникновения данного права. Не нужно беспокоиться о том, что, чем позже подашь заявление, тем ниже будет размер выплат. ПФР обязуется предоставить россиянину выплаты в полном размере, вне зависимости от даты появления права на них. Это утверждено в статье 8 ФЗ номер 400.

Подготовка к обращению в ПФР

Перед обращением в государственное учреждение для оформления пенсионного обеспечения проверьте, соответствуете ли вы 3 условиям (если оформляется страховая пенсия по старости):

Достижение пенсионного возраста (ПВ).
Наличие минимального трудового стажа (10 лет). Увеличение требований к минимальному стажу протекает постепенно: в 2019 г. он равняется 10 годам и к 2024 г. повысится до 15 лет.
Наличие минимум 16.2 индивидуальных пенсионных коэффициентов (ИПК). К 2025 г. минимально необходимое количество ИПК возрастет до 30.

Сбор документов

Со сбором документов не должно возникнуть никаких проблем. Ниже представлен список, какие документы необходимы для оформления пенсии.

Перечень документов

Основными документами для оформления пенсионного обеспечения являются:

Ходатайство на оформление выплат.
Бумаги, которые удостоверяют возраст, адрес проживания, гражданскую принадлежность. В качестве бумаги, которая подтверждает личность, возраст и гражданскую принадлежность, используется паспорт РФ. Иностранцы и апатриды применяют ВНЖ.
Бумаги, подтверждающие стаж. Главным документом, который подтверждает периоды работы россиянина, считается трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки либо содержании в ней недостоверной информации можно использовать:

письменно оформленные трудовые контракты, которые составлены соответственно с ТК РФ;
соглашение гражданского-правового типа, предметом которого считается исполнение работ либо предоставление услуг; документ нанимателя о внесении обязательных платежей; акт о приеме и сдаче работ;
выписки, выдаваемые нанимателями либо государственными учреждениями;
выписки из приказов;
лицевые счета, ведомости на предоставление зарплаты;
военный билет.

Также можно выделить дополнительные бумаги, которые требуются для удостоверения определенных обстоятельств.

Сюда относятся документы:

О смене ФИО. Подобными документами могут служить свидетельство об оформлении брачного союза, свидетельство о смене имени, бракоразводное свидетельство.
О средней зарплате скончавшегося кормильца.
О неработоспособных родственниках.
Удостоверяющие, что неработоспособные родственники являются иждивенцами заявителя. Подтверждением служат выписки жилищных органов, выписки о заработке всех членов семьи.
Удостоверяющие адрес проживания в РФ. Обычно адрес проживания устанавливается по прописке (штамп в паспорте или бланк временной регистрации). Для подтверждения адреса фактического проживания применяется личное заявление россиянина. Иметь прописку необязательно.
Подтверждающие адрес проживания за границей. Это устанавливается на основании бумаг, выдаваемых посольствами либо консульствами России. Также подтверждающие документы могут выдать компетентные органы другой страны.
Удостоверяющие стаж на определенных типах работ. Сюда относятся выписки, которые уточняют особенный характер и условия труда.
О рождении ребенка. Таким документом является свидетельство о рождении.
Об уходе за ребенком младше 8 лет. В качестве подтверждения здесь выступает выписка жилищных органов и другие бумаги, которые содержат нужную информацию. В некоторых ситуациях может использоваться судебное постановление о признании этого факта.
Удостоверяющие, что несовершеннолетний был признан инвалидом с детства либо ребенком-инвалидом (справка из медосвидетельствования).
Подтверждающие, что заявитель является родственником инвалида с детства. Подтверждением служат свидетельство о рождении, свидетельство об усыновлении, брачное свидетельство, бракоразводное свидетельство.
О наличии болезни, которая предусмотрена подпунктом 5 пункта 1 статьи 28 ФЗ от 17.12.2001 г. номер 173. Подтверждающий документ выдается врачебным учреждением.
О занятии трудовой деятельностью в северных регионах и местностях, которые приравнены к ним. Для подтверждения этого придется подготовить выписки от нанимателя.

Какие документы лучше подготовить заранее

Заранее рекомендуется подготовить документы, которые подтверждают инвалидность. Нельзя точно сказать, сколько будет делаться документ, удостоверяющий статус «инвалида», поэтому лучше побыстрее пройти медкомиссию.

Также рекомендуется заранее взять документы, предоставляемые работодателем. Может случиться так, что организация, в которой вы работали долгое время, закроется, и вам придется потратить немало времени на получение нужных бумаг.

Есть ли разница в перечне у мужчин и женщин

Список документов, необходимых для назначения пенсии, у женщин и мужчин практически не отличается. Разница заключается лишь в документе, подтверждающем статус матери-одиночки (если он влияет на размер пенсии).

Оформление пенсии по возрасту или на других основания – не такой уж и сложный процесс, если вы знаете, что требуется для его успешного выполнения. Лучше заблаговременно разобраться в том, как назначается пенсия, чтобы в будущем не тратить много времени на ее оформление.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео-сюжет о том, когда необходимо начинать оформлять пенсию:

При первом посещении необходимо предоставить следующие документы:

Заявление о назначении пенсии;
Удостоверение личности, а также подтверждение возраста и гражданства человека либо его представителя (если обращаетесь в ПФР не сами) – это наш обычный паспорт, а для лиц без гражданства – вид на жительство;
СНИЛС. Если вам сложно ориентироваться в аббревиатурах, это зеленая ламинированная карточка, пенсионное свидетельство. В течение жизни она часто пригождается в отношениях с госорганами.

Заявление о назначении пенсии заполняется по определенным правилам, на бланке. Главное – отсутствие помарок и исправлений, четкость в изложении и правильность приводимых фактов, ведь предоставляются реквизиты для перевода пенсии.

Также в разных случаях могут потребоваться и другие справки.

Для назначения страховой пенсии по старости – это могут быть:

документы, подтверждающие периоды работы, и другие периоды, включаемые в страховой стаж (например, отпуск по уходу за ребенком);
выписка из лицевого счета человека в ПФР;
документы, подтверждающие получение иного вида пенсии (например, по потере кормильца) или установленного законом ежемесячного содержания;
справка об инвалидности (в случае наличия);
справка об имеющихся иждивенцах (если они есть), справки о доходах всех членов семьи;
подтверждение работы на Крайнем Севере и других тяжелых климатических регионах, или в сельском хозяйтсве и проживании на селе;
для матерей-героинь – бумаги, подтверждающие право на получение досрочной пенсии.

Для назначения государственной пенсии по старости – это могут быть:

подтверждение трудового стажа;
для льготников:
- удостоверение чернобыльца или ликвидатора других радиационных или техногенных катастроф;
- подтверждение проживания в зонах радиоактивного загрязнения или работы там;
- удостоверение инвалида вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
данные об имеющихся иждивенцах, и о доходах всех членов семьи;
подтверждение работы на Крайнем Севере или в районах с тяжелыми климатическими условиями.

Для назначения социальной пенсии по старости – это могут быть:

документ о постоянном проживании в России (паспорт с регистрацией, выписка из адресного стола);
подтверждение проживания на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, в районах с тяжелыми климатическими условиями;
подтверждение принадлежности к малочисленным народам Севера;
подтверждение периода проживания на территории РФ.

Это самые необходимые документы для Пенсионного фонда для оформления пенсии. В каждом конкретном случае могут требоваться дополнительные данные, все зависит от ситуации и вида трудовой деятельности работника.

Как подтвердить стаж

В 2002 году стартовала пенсионная реформа, у работодателя появилась новая обязанность— подавать подробные сведения о работниках в Пенсионный фонд. Поэтому, все данные о заработках и стаже работника после этого момента у ПРФ есть. Речь, конечно, идет о “белой” зарплате, официальном доходе. А вот чтобы подтвердить стаж до 2002 года, потребуются доказательства. Это, в первую очередь, трудовая книжка. Ее ПФР потребует в любом случае.

Вообще о трудовой вспоминают в первую очередь, когда речь заходит о том, какие нужны документы для оформления пенсии по возрасту. С этими книжками обычно связаны значительные трудности работника. Дело в том, что заполняются они от руки по строгим правилам, установленным специальной инструкцией. Все печати и слова на бланке трудовой книжки должны быть разборчивыми, записи сделаны должным образом. К тому же с течением времени чернила, а значит, и записи утрачивают четкость. Поэтому у сотрудников ПФР возникают к ним вопросы, граждан просят предоставить дополнительные доказательства стажа.

Дополнительные доказательства стажа

Что также может быть доказательством стажа:

трудовой договор, оформленный по всем правилам, действовавшим на момент его подписания;
приказы;
лицевые счета;
справки работодателя.

При этом, Пенсионный фонд далеко не всегда принимает эти бумаги по отдельности. Например, считается, что сам по себе трудовой договор не подтверждает дату увольнения, необходим дополнительно приказ. Да и кто сохраняет договоры? А если организация ликвидирована, как получить нужные справки? Приходится судиться и доказывать свои права. Поэтому лучше заранее проверить все записи, получить консультацию специалистов ПФР и необходимые справки с работы.

Как подтвердить заработную плату

Как уже говорилось, данных о деятельности трудящихся до 2002 года у ПФР нет, но размеры среднего заработка за этот период специалисты обязаны знать. В 2001 году система уже действовала, поэтому, вариант такой: гражданин просто соглашается принять во внимание для расчета своей пенсии среднемесячный заработок за 2000-2001 годы.

Однако, бывает и так, что гражданин в этот период не работал, либо доход у него был незначительный. В этом случае он имеет право просить учесть данные о заработке за любые предшествующие 2002 году 5 лет подряд (60 месяцев). Подтверждение, конечно, должно быть документальным – справка с работы.

Мы перечислили все основные документы для назначения пенсии. Однако, в зависимости от ситуации, ПФР может потребовать дополнительные справки. Если был льготный стаж и пенсия назначается досрочно, его также надо подтвердить. Обратите внимание, все бланки должны быть заполнены аккуратно и содержать обязательные реквизиты: фамилию, имя, отчество сотрудника, четко указывать должность, даты периодов деятельности.

Личный опыт

Лично я пришла в Пенсионный фонд (по месту прописки) с паспортом, СНИЛС, свидетельством о браке и все.

Мне сказали, что нужны (и даже выдали бумажку, где все это перечислены):

Паспорт + копия (страница с фото и пропиской)
Пенсионное страховое свидетельство + копия
Трудовая книжка + копия (без награждений)
Диплом дневного/очного образования + копия
Свидетельство о браке + копия
Свидетельство о рождении детей + копии
Реквизиты банка (договор или сберкнижка) + копия

Как видите, необходимы копии, так что сделайте их перед первым приходом. Я пришла за два месяца до наступления пенсии. Мне сказали, что нужно приходить за месяц. Посмотрели по компьютеру мои отчисления в Пенсионный фонд, сказали, что маловата получается пенсия, предложили, чтобы я поехала на завод, где работала какое-то время, и чтобы мне дали выписку за любые пять лет, где зарплата была побольше.

Поехала на завод, заодно мне там дали справку, что завод сменил свое название. А выписку из трудовой была готова только через 3 недели.

Да. не забудьте пойти в сбербанк и получить социальную карту для начисления пенсии. Когда я пошла в этот сбербанк, мне еще навязали кредитную карту. Причем кредитную выдали сразу, а за социальной я должна придти через несколько дней. Почитав в Интернете ужасы с кредитными картами, вернулась в банк и еле-еле удалось ее сдать обратно. При мне ее разрезали и сказали, что она все равно будет на мне висеть еще два месяца. Так что сразу руками-ногами открещивайтесь от их кредитной карты.

В общем, привезла я в Пенсионный отдел все документы, опять их сотрудник их просмотрел, поцокал языком, сказала, все равно максимальной пенсии не получится. Да и как я могла получить максимальное, когда сначала училась в техникуме, потом в институте, потом немного поработала, потом ушла в декрет, потом еще один декрет, потом сидела с малышами. Потом и трудно было устроиться на работу с маленькими детьми. Короче, как ни крути - я никто и звать меня никак, трутень, одним словом! И это не смотря на то, что я уже лет восемь являюсь Индивидуальным Предпринимателем и отчисляю государству немалые налоги, в том числе и в Пенсионный фонд. Впрочем, ничего другого от нашего государства я и не ожидала.

Ладно, назначила новый срок, когда приходить за пенсионным удостоверением.

Пришла в назначенный срок - еще не готово. А мне уже 55 лет стукнуло неделю назад! Худо-бедно еще через неделю получила я свое пенсионное, где черным по белому мне была назначена пенсия аж в 5 тыщ 900 рублей. В общем, покупай что хочешь и ни в чем себе не отказывай.

Теперь нужно идти в Социальную службу, дабы получить социальную карту. Там у меня приняли заявление, выдали временную карточку на проезд, на месяц. Сказали, могу по ней бесплатно пользоваться городским транспортом. Правда, при этом нужно все время возить с собой и паспорт и пенсионное удостоверение. Через три недели получила я социальную карточку и теперь могу ездить бесплатно куда хочу и на чем хочу в пределах Москвы. Так что до рынка (2 остановки) и обратно я уже не пешком тащу тележку, а на транспорте. Крррасота!

А вот что написано на государственном пенсионном сайте:

По всем вопросам, а также для предварительной проверки документов, выявления и устранения ошибок, допущенных работодателями при оформлении документов и индивидуальных сведений, гражданам и работодателям необходимо заблаговременно (за 12 месяцев и ранее до наступления права гражданина на пенсию) обращаться в органы Пенсионного фонда по месту жительства застрахованного лица.

"Для назначения пенсии необходимо предоставить: 1. заявление о назначении страховой пенсии по старости; 2. паспорт (для граждан РФ) или вид на жительство (для иностр. Граждан и лиц без гражданства); 3. СНИЛС; 4. документы, подтверждающие продолжительность страхового стажа (должны содержать номер и дату выдачи, ФИО гражданина, дату рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и т.д.); 5. справка о средней з/п за 2000-2001 гг. или 60 месяцев подряд до 01.01.2002 г. в любой период работы (когда зарплата была наибольшей). Если трудовая книжка утеряна, то принимаются например выписки из приказов, трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера и т.д.

Источник информации: www.rg.ru"

Для оформления пенсии Вам необходимо подготовить:

Главный документ, подтверждающий периоды работы до 2002 года - трудовая книжка.

Если в ней есть пробелы, ПФР принимает:

1. Письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством на момент их заключения.

2. Трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или госорганами.

3. Выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

После 2002 года все сведения о трудовой деятельности (легальной) есть в Пенсионном фонде России - в системе персонифицированного учета.

Для подтверждения заработка:

До 2002 года применяются два варианта исчисления среднемесячной зарплаты.

Вариант 1. Берется среднемесячный заработок за 2000-2001 годы. В этот период в ПФР уже начала действовать система персонифицированного учета, поэтому никаких подтверждающих документов в этом случае представлять в Пенсионный фонд не нужно.

Вариант 2. Если зарплата в 2000-2002 году была маленькой или гражданин вовсе не работал, он имеет право представить справку о зарплате за любые 5 лет (60 месяцев) подряд в период до 1 января 2002 года.

В разных ситуациях ПФР требует дополнительные документы.

Например, если у гражданина есть иждивенцы, нужно будет это подтвердить. Для назначения досрочных пенсий понадобятся документы, подтверждающие льготный стаж.

Важно! Документы, подтверждающие периоды работы и другие периоды, должны оформляться строго: указываются номер и дата выдачи, фамилия, имя, отчество гражданина, число, месяц, год его рождения, место и период работы, профессия (должность). Указывается основание выдачи документа: приказы, лицевые счета и т.д. При этом документы об увольнении могут быть приняты в подтверждение страхового стажа и в том случае, если не содержат основания для их выдачи.

Что нужно сделать

1. Проверьте трудовую книжку.

Посмотрите: хорошо ли читаются записи, нет ли помарок, исправлений, подчисток, не смазаны ли печати. Если менялась фамилия, об этом должна быть отметка. Все исправления должны быть заверены печатью, а записи - иметь дату и основание для их внесения - номер приказа, распоряжения.

Если речь идет о назначении "северной" пенсии, в трудовой книжке должно быть указано, что организация находится на территории, где действует "северный" коэффициент. Если такой записи нет, нужна будет справка.

2. Проверьте соответствие всех записей.

Часто в трудовой книжке запись о приеме на работу содержит название одной организации, а запись об увольнении заверена печатью другой. Это происходит, например, если организация была реорганизована. Если в трудовой книжке записи о реорганизации или переименовании компании нет, необходимо взять справку, подтверждающую, что название организации, где вы работали, изменилось. Если предприятие ликвидировано, нужно получить справку от организации-правопреемника либо обратиться в архив.

Если в трудовой книжке не оказалось записей о каких-то периодах работы. За подтверждением стажа нужно обратиться в ту организацию, где вы работали (вне зависимости от того, сколько времени прошло после вашего увольнения). Если предприятие ликвидировано (обанкротилось и т.д.), можно обратиться в вышестоящую организацию. Перед тем как направлять запрос в то или иное архивное учреждение, стоит предварительно связаться с ним по телефону, чтобы уточнить, имеются ли там на хранении нужные документы.

Что нужно иметь для первого визита в Пенсионный фонд?

Возьмите с собой паспорт, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (зеленая пластиковая карточка), трудовую книжку (и ее копию). Специалист ПФР изучит весь комплект и подскажет, понадобится ли вам собрать еще какие-либо справки и выписки. Если вы придете в ПФР заранее, ко дню выхода на пенсию у вас будет полный комплект документов для своевременного ее назначения, и вы начнете получать деньги без задержки.

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2010
Автор: Житникова Дарья Владимировна
Тема: Документы кадровой службы, Ответственность работодателя
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение) 3. Федеральный закон от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Росийской Федерации» (извлечение) 4. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-I (извлечение) 5. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (извлечение) 6. Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (извлечение) 7. Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (извлечение) 8. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 17/19пб «Об утверждении Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Росс 9. Постановление Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па «Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях Письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0 Письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554 «О представлении подлинника трудовой книжки»

Аникин работает в ООО «Сервис Плюс» бухгалтером с 2003 г Скоро ему исполнится 60 лет. В связи с этим он обратился в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с заявлением о назначении ему трудовой пенсии по старости. К заявлению среди прочих документов Аникин приложил копию трудовой книжки, заверенную печатью организации. Однако сотрудник отделения сообщил Аникину, что этого недостаточно, нужно также предоставить оригинал трудовой книжки или ее копию, заверенную нотариусом.

Придя на работу, Аникин обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки для представления в отделение Пенсионного фонда РФ. Начальник отдела кадров сообщила Аникину, что она несет ответственность за сохранность трудовых книжек и отвечать за утерю или порчу трудовой книжки сотрудниками отделения Пенсионного фонда РФ или самим работником не желает. Ставя в разговоре точку, она сказала, что вообще не вправе выдавать работнику трудовую книжку, если тот продолжает работать. А если хочет получить ее на руки - пусть увольняется.

Неужели для того, чтобы оформить пенсию, работник должен уволиться?

Скажем сразу: для того, чтобы работнику, достигшему § пенсионного возраста, была назначена трудовая пенсия по старости, его увольнение не требуется. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах в зависимости от возраста (ст. 3 Трудового кодекса РФ, в далее - ТК РФ). Поэтому достижение работником пенсионного возраста и назначение ему трудовой пенсии по старости не являются основаниями для его увольнения. Мужчина, достигший возраста 60 лет при наличии у него не менее 5 лет страхового стажа имеет право на трудовую пенсию по старости (ст. 7 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). Реализация данного права не зависит от того, работает он или нет.

Итак, работник вправе обратиться за назначением трудовой пенсии, не прекращая трудовых отношений. Как же тогда быть с трудовой книжкой?

НЕ ЗАБЫТЬ!

Оформить приказ о назначении ответственного за хранение и выдачу трудовых книжек

По общему правилу трудовая книжка работника должна храниться у работодателя. Законодательство регламентирует возможность выдачи работнику трудовой книжки на руки только в одном случае - при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать работнику лишь копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (п. 7 Правил).

Получается, что в период действия трудового договора работодатель вправе отказать работнику в выдаче оригинала трудовой книжки. Но

Запрета на выдачу работнику по его просьбе оригинала трудовой книжки в законе нет. Поэтому теоретически по его просьбе (желательно, чтобы она была выражена в письменной форме) вы можете выдать ему трудовую книжку на определенный срок под расписку. Конечно, если рискнете взять на себя ответственность за ее дальнейшую судьбу. Помните, ответственность за сохранность трудовой книжки (даже если она и находится у работника на руках) по-прежнему лежит на вас как специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0). Именно поэтому многие кадровики отказываются выдавать трудовые книжки работникам, опасаясь, что трудовые книжки будут испорчены или утеряны либо самим работником, либо сотрудниками органов Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР). В принципе это нормальная реакция кадровиков. Кто захочет нести ответственность за действия других людей?

А ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

Нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи влечет за собой (ст. 5.27 КоАП РФ):

В качестве еще одного аргумента при отказе выдавать подлинники трудовых книжек, считая требования сотрудников отделений ПФР незаконными, кадровики указывают на п. 13 Перечня. В нем говорится, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. Но в данном случае следует признать, что сотрудники отдела кадров не правы. Ошибка вызвана неправильным толкованием данной нормы.

НАШ СОВЕТ

Если вы решились выдать работнику трудовую книжку, попросите его указать в заявлении причину выдачи и срок возврата трудовой книжки, а также обязательство сохранить ее в неизменном виде.
Пусть он поставит в заявлении отметку о получении трудовой книжки, дату и подпись

ПФР в письме от 29.12.2005 № 25-19/14554 разъясняет это положение: подлинник трудовой книжки не относится к документам, постоянно находящимся в распоряжении органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, для подтверждения права на трудовую пенсию. В то же время данная норма не освобождает гражданина от необходимости предъявить в орган ПФР оригинал трудовой книжки при обращении за установлением трудовой пенсии.

И все же, если работодатель имеет право отказать работнику в выдаче подлинника трудовой книжки, законно ли требование ПФР о предоставлении ее оригинала или копии, но нотариально заверенной? Оказывается, что да.

ИЗ РАЗГОВОРА С СОТРУДНИКОМ ПФР

Кадровик: Вы можете принять у наших сотрудников копии трудовых книжек, которые мы заверим у директора печатью организации?

Сотрудник ПФР: Нет, мы принимает только оригинал. если работник работает, то после проверки трудовая книжка будет возращена.

Кадровик: А вы знаете, что требовать оригинал незаконно? Человек работает по трудовому договору, и ответственность за трудовые книжки несет работодатель. Фактически я.

Сотрудник ПФР: Мы все понимаем.
Не волнуйтесь, Пенсионный фонд - серьезная организация, ничего с документом не случится.

Кадровик: Я, конечно, тоже все понимаю, но еще раз - ответственность за хранение трудовых книжек несу я! Поэтому мне бы не хотелось выдавать трудовую книжку.

Сотрудник ПФР: Скажите, а вы готовы взять на себя ответственность за подлинность документа, отсутствие исправлений, потертостей и прочих ошибок и нарушений? Ведь за правильность назначения трудовой пенсии ответственность несете не вы, а мы, и поэтому нам необходимо убедиться, что трудовая книжка работника соответствует установленным требованиям.

Кадровик: Хорошо! Если копия будет заверена нотариусом, вы ее примете без оригинала?

Сотрудник ПФР: Да.

При обращении в органы ПФР за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее - Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/ 19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи безвозмездно выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ, п. 7Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР, а не организацией-работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 №25-19/14554).

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР или нотариусом

При приеме документов сотрудник органа ПФР сличает подлинники представленных документов с их копиями, фиксирует выявленные расхождения, дает оценку содержащимся в документах сведениям, их соответствию данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов (п. 11 и 12 Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 №17/19пб). Кроме того, если гражданин представляет незаверенную копию трудовой книжки вместе с оригиналом, то сотрудник органа ПФР при принятии документов может заверить копию печатью данного органа.

Учтите, что на территории РФ верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы, а также должностные лица местного самоуправления и консульских учреждений РФ, уполномоченные на совершение таких действий (ст. 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от п.02.1993 №4462-1). Поэтому для органов ПФР юридической силой также обладают представленные копии документов, в т. ч. трудовых книжек, за веренные нотариально.

Нотариус может заверить копию трудовой книжки либо в нотариальной конторе (в этом случае вам придется лично идти к нотариусу), либо в отделе кадров организации.

Резюме

Требование ПФР о предоставлении подлинника трудовой книжки законно. Вместо подлинника может быть предоставлена только копия трудовой книжки, заверенная нотариально. Выбор за вами – выдать книжку работнику под расписку, отнести ее в отделение ПФР самостоятельно или заверить копию трудовой книжки у нотариуса.

Так как нотариальное заверение копии трудовой книжки не является обязательным требованием закона, то приготовьтесь оплачивать нотариальный тариф (ст. 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы)).

За свидетельствование верности копии трудовой книжки или выписки из нее придется заплатить нотариальный тариф в размере 10 руб. за страницу копии или выписки (ст. 22.1 Основ). Если же нотариус приедет в офис, то размер тарифа увеличится в полтора раза. Плюс придется возместить его фактические транспортные расходы.

Уже неоднократно я сталкивалась с незаконными требованиями работников государственных учреждений. Это может быть и расширенный пакет документов, и требование привести с собой других людей (когда этого не требует закон), и прочие требования. Подобные ситуации возникают из-за элементарного незнания законодательства работниками государственных учреждений. И на ваше законное требование следовать букве закона вам могут ответить грубостью и даже отказом в выдаче того или иного документа.

Но опускать руки после отказов не стоит. Нужно бороться за свои права! Всегда!

Там, где нет МФЦ.

Сейчас в Москве, Санкт-Петербурге и других крупных городах есть МФЦ - многофункциональные центры, где под одной крышей собраны представительства основных государственных учреждений, оказывающих разные государственные услуги населению (регистрация, выдача паспорта, регистрация новорожденных, выдача заграничного паспорта, оформление пособий и т.д.). Это очень удобно! Работники там, как правило, достаточно компетентны, всегда вежливы, улыбаются. Там всё для людей. Начиная с уровня обслуживания и заканчивая часами работы этого волшебного места.

Но остались ещё в нашей стране островки Советского Союза, где часы работы обязательно с 9 до 18, с обедом с 14 до 15, приемные дни вообще по плавающему графику, и работают там женщины, которые ненавидят людей.

И надо же было мне совершить такую глупость, и обратиться за сертификатом на материнский капитал не в светлый Московский МФЦ по месту временной регистрации, а в Пенсионный Фонд маленького областного города по месту регистрации постоянной.

Подать документы через представителя

Материнский капитал можно оформлять не лично, а через доверенное лицо (через представителя). Для этого нужно оформить соответствующую доверенность у нотариуса.
В этом случае представителю нужно будет с общим пакетом документов представить работникам Пенсионного фонда (далее ПФР) доверенность на представительство интересов и её копию, а также оригинал паспорта лица, имеющего права на материнский капитал.

Не люблю я отдавать оригинал паспорта в чужие руки. Поэтому решила сделать у того же нотариуса в момент оформления доверенности ещё и нотариально заверенную копию своего паспорта, чтобы мой представитель мог предъявлять её при необходимости вместо оригинала.

Что интересно, когда я объяснила нотариусу куда и зачем мне нужна заверенная копия паспорта, она удивилась и объяснила, что в доверенности и так указаны все мои паспортные данные. Что они заверены нотариусом в рамках доверенности, и что паспорт доверяющего (то есть мой) в такой ситуации вообще не требуется. Требуется только паспорт представителя, чтобы убедиться, что это именно тот человек, на кого выписана доверенность.

Но имея уже опыт общения с государственными учреждениями в своём родном, но застрявшем в "совке" городке, я решила подстраховаться и приложить к пакету документов нотариально заверенную копию паспорта. Но не тут-то было.

Спорный вопрос

Итак, пришел мой представитель в ПФР. В лучших традициях таких учреждений, отсидел полдня в очереди. Уже на этапе перебирания документов, общение не заладилось.

Сразу скажу, что тётеньки в таких учреждениях, часто не читают законы, постановления и регламенты, по которым должны работать. Не вдаются в нюансы и детали ситуаций. Они некомпетентны. И если ситуация выходит за рамки стандарта, они либо бегут к начальству консультироваться, либо сами по наитию начинают выдвигать дополнительные требования, не всегда продиктованные законом.

Итак, не обнаружив в стопке документов оригинала моего паспорта, работник ПФР удивленно посмотрела на моего представителя. Тот объяснил, что у него на руках есть нотариально заверенная копия паспорта, и что те же паспортные данные указаны и в доверенности. Но работника ПФР копия не устраивала. Она настаивала на предъявлении оригинала паспорта. Когда спор зашел в тупик, настала очередь консультации с начальством. Начальство, руководствуясь правилом "прикрой свою Ж", потребовала в таком случае приложить к пакету документов нотариально заверенную копию паспорта.

Нотариально заверенная копия паспорта стоит денег. Отдавать её не хотелось.

Правила подачи заявления о выдаче сертификата на материнский капитал регулирует Приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации (Минздравсоцразвития России) от 18 октября 2011 г. N 1180н "Об утверждении Правил подачи заявления о выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал и выдачи государственного сертификата на материнский (семейный) капитал (его дубликата) и формы государственного сертификата на материнский (семейный) капитал" (далее везде Правила).

В п. 5 этих Правил дается перечень документов, которые необходимы для получения сертификата на материнский капитал. И начинается этот пункт со следующих слов: "Заявление подается с предъявлением документов (их копий, верность которых засвидетельствована в установленном порядке)". Далее следует перечень самих документов, среди которых удостоверение личности, то есть паспорт.

В этой фразе и содержатся два положения, которые привели к возникшему спору:

Заключенные в скобочки слова "их копий, верность которых засвидетельствована в установленном порядке".

Это значит, что я могу предъявить вместо оригиналов копии документов. Но эти копии должны быть заверены нотариусом. По крайней мере никакой другой информации о том, в каком "установленном порядке" должны быть заверены копии документов для Пенсионного фонда, я не нашла.

Заявление подается с предъявлением документов.

Какое значение у слова "предъявить"? Согласно Толковому словарю русского языка Ожегова С. И. слово "предъявить" означает: "Показать в подтверждение чего-нибудь". ПОКАЗАТЬ, а не отдать.
Сославшись на закон мой представитель отказался отдавать нотариально заверенную копию моего паспорта.

Моему представителю пригрозили отказом в выдаче сертификата, но документы приняли. Попытки выяснить основания для возможного отказа были безуспешными. В общем, в лучших традициях прокричали "Следующий!"

Отказали и лишили - паникуем?

Через пару недель на мой почтовый адрес пришло два письма. В одном говорилось, что мне отказано в выдаче сертификата на материнский капитал, в другом говорилось о лишении меня права на материнский капитал вообще.

Думаете тут есть основание для паники? Ни в коем случае! Ведь оснований не было не только для паники, но и для подобных решений. Просто теперь меня ждала переписка с вышестоящими инстанциями.

В поисках смысла

Стала я внимательно изучать пришедшие письма. Конечно, заголовок устрашающий - "Уведомление об отказе в выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал" и "Уведомление о прекращении права на материнский капитал" - О, Ужас! Это конец?!

Но это всего лишь заголовки. Читаем дальше.

Документ об отказе был составлен безграмотно. В инициалах моего представителя была допущена ошибка. Отсылки к законам не проясняли оснований для отказа. Фактически смысл письма был такой: "Представитель не предоставил оригинала паспорта, а к заявлению приложена копия, заверенная не в установленном порядке. Поэтому права на материнский капитал у вас нет. Но вы можете обжаловать это решение в вышестоящий орган ПФР".

Способы пожаловаться

Конечно, я собралась писать жалобу. Все законные права на получение материнского капитала у меня есть. Отказы на основании неполного пакета документов - это не окончательное решение. Обычно для прояснения ситуации хватает жалобы в вышестоящий орган.

Жалобу в вышестоящий орган ПФР можно отправить несколькими путями:

1. Через online-приемную на сайте Пенсионного фонда Российской федерации. В этом случае действуйте согласно инструкции, предлагаемой на сайте.

2. Привезти лично. Для этого на том же сайте выясните, какое отделение пенсионного фонда считается вышестоящим для вашего случая. Это можно выяснить и по телефону центра консультирования Пенсионного фонда РФ - 8 800 510 5555.

3. Отправить по почте. Точно также на сайте или по телефону центра консультирования можно выяснить точный адрес вышестоящий организации ПФР, и на чьё имя писать жалобу. Там же вы найдете и правила подачи заявлений.

На что жалуемся?

Мне нужно оспорить пришедший из ПФР отказ в выдачи сертификата на материнский капитал и о последующим лишении меня права на его получение.

В письме об отказе ссылаются на то, что мой представитель не предоставила оригинал паспорта и к заявлению приложена копия паспорта, заверенная не в установленном законом порядке.

Но, как я уже говорила выше, законом предусмотрено предъявление оригиналов документов, или их копий, заверенных в установленном законом порядке. И "предъявить" означает показать, а не отдать. Это и пишем в заявлении. Пишем, и цитируем закон.

Проверять и заверять

Также, в письме-отказе ссылаются на то, что к заявлению приложена копия, которая заверена не в установленном законом порядке. Давайте разберемся и с этим понятием.

Что за порядок такой, которым должны быть заверены копии документов. Единственный установленный законом порядок, который я знаю - это заверение нотариусом. Закон предусматривает возможность заверения документов и другими лицами, но к нашему случаю это отношения не имеет. В нашем случае "копии документов, заверенные в установленном законом порядке" - это нотариально заверенные копии.

Почему заверенным нотариально копиям должны доверять сотрудники ПФР? Потому что государство дало право нотариусам заверять документы. Оно же выдает нотариусам специальные лицензии на это. Нотариус несет уголовную ответственность за свою деятельность. Таким образом, какой ещё порядок заверения документов может подразумеваться?

При этом, выдавая лицензию нотариусу, государство тем самым говорит, что подписи этого человека (нотариуса) оно (государство) доверяет. Копия документа, подписанная нотариусом, считается достоверной с точки зрения государства. Почему сотрудник ПФР ставит под сомнение достоверность сведений, указанных в этом документе? На основании чего?

Нужны ли копии документов

Помимо предъявленной нотариально заверенной копии моего паспорта, мой представитель вместе с пакетом документов передал копию моего паспорта, снятую с оригинала (страницы с фотографией и регистрацией по месту жительства).

А где написано, что я должна им отдать какую-либо копию документов? Предъявить оригиналы или заверенные копии должна. А вот отдавать не должна. Почему на основании того, что к заявлению не приложена какая-либо копия, мне могут отказать? И кто эту копию должен прикладывать и заверять?

Ответы на этот вопрос мы будем искать в таком документе, как Административный регламент.

Административный регламент регулирует принципы и правила оказания государственных услуг. В таких документах регламентируется как и кто должен и может получить или оказывать услугу, как должны быть оснащены помещения, где оказывается услуга, и даже сколько по времени длится приём одного человека. В общем, крайне интересный документ.

Выдача сертификата на материнский капитал - это тоже государственная услуга. Регулируется Административным Регламентом предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации и его территориальными органами государственной услуги по выдаче государственного сертификата на материнский (семейный) капитал, утвержденный Приказом Минтруда России от 29.10.2012 №345н (далее Регламент).

О том, как должны приниматься документы, говориться в п. 41 Административного регламента: При приеме заявления и необходимых документов специалист территориального органа ПФР:

сверяет данные представленных документов с данными, указанными в заявлении;
проверяет комплектность документов, правильность оформления и содержание представленных документов, соответствие сведений, содержащихся в разных документах;
снимает копии с документов в случае, если представлены подлинники документов;
заверяет копии документов, подлинники документов возвращает заявителю.

Очень интересен этот отрывок: " снимает копии с документов в случае, если представлены подлинники документов ". Как его трактовать? Копии снимаются только в случае, если представлены подлинники документов? Или можно предъявить сразу копии, и тогда подлинники не нужны?

Я, а точнее мой представитель, не предъявила подлинник моего паспорта, но Правила предусматривают предъявление копий, заверенных в установленном порядке. Копию, заверенную нотариально, мой представитель предъявила.

Вообще, нигде не сказано, что я должна приносить с собой копии документов и отдавать их сотруднику ПФР. Я должна предъявить документы. Копии они должны снять сами и заверить их.

Так что, если у вас есть с собой все оригиналы документов, но нет копий, то сотрудник ПФР, согласно Регламенту, обязан сам сделать копии с ваших документов. А не отправлять вас в соседний магазин, где очень кстати есть копировальный аппарат.

Но в целом ситуация получается неоднозначная. В Правилах сказано, что я имею право предъявить не оригинал паспорта, а его нотариально заверенную копию. А в Регламенте сказано, что сотрудник ПФР снимает копии с подлинников документов и эти копии заверяет. Но ведь нотариально заверенная копия паспорта совсем не подлинник.

С другой стороны, помимо нотариально заверенной копии паспорта, сотруднику ПФР была предъявлена копия паспорта, снятая с оригинала. Мало того, мои паспортные данные были прописаны ещё и в доверенности, которую предоставил мой представитель и заверил нотариус, которому государство выдало на это действие лицензию. в доме который построил Джек.

Фактически, не доверять предоставленным документам оснований не было. Паспорт нужен, чтобы подтвердить мою личность. Личность удостоверил нотариус в момент выдачи доверенности на представителя и заверения копии паспорта. Право на материнский капитал мне даёт рождение двоих детей, свидетельства о рождении которых в оригинале предоставлены.

По сути процедуры у меня все документы были. Поэтому я считаю действия сотрудника ПФР незаконным бюрократизмом.

В целом смысл жалобы был именно такой. Я потребовала выдать сертификат моему представителю.

Через месяц я получила письмо-ответ из вышестоящего ПФР. Четно говоря, меня ответ не удивил, но расстроил. Вдаваться в тонкости трактовки закона никто не стал. Это была просто отписка, которая гласила, что представитель (кстати, снова имя было написано с ошибкой) при подаче заявления о выдаче сертификата на материнский капитал не представила оригинал паспорта заявителя (т.е. мой), копию паспорта, заверенную в установленном законом порядке представитель представить отказалась.

Но в письме было сказано, что я могу ещё раз подать заявление на материнский капитал, предоставив полный пакет документов.

Быть или не быть.

Я была в растерянности. С одной стороны, ПФР не стал вдаваться в подробности и признал действия сотрудника ПФР правомерными. И я с этим не согласна в корне.

С другой стороны, я требовала удовлетворить моё право на материнский капитал, и теперь могу пойти в московский МФЦ со своим оригиналом паспорта и спокойно без лишних очередей и нервов оформить всё заново.

В общем было не понятно, за какую идею бороться дальше. Ведь в правах меня восстановили. Требовать, чтоб выдали сертификат на моих условиях: представителю по доверенности, без оригинала моего паспорта и не забирая нотариальную копию? А есть ли смысл? Тем более что стало понятно, что переписка будет долгой и не факт, что результат будет. Подавать из-за такой мелочи в суд, с учетом того, что нет особой надобности добиваться своего, тоже как-то бессмысленно. И решила я не тратить своё время и нервы. Пошла в МФЦ по месту проживания и оформила всё за 20 минут.

Но всё-таки очень жаль, что в нашей стране руководствуются часто не буквой закона, а личным ощущением. Что даже обратившись в вышестоящую организацию, мы рискуем и там столкнуться с правовым нигилизмом и с элементарной ленью вникать в нюансы. Но я верю, что каждый из нас может повлиять на ситуацию, если будет знать свои права, громко заявлять о них и требовать их соблюдения.

Читайте также: