Как отправить сотрудника в отпуск

Опубликовано: 15.06.2025

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

женщины, ожидающие рождения ребенка;
несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
персонал вредных производств;
работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
пенсионеры по возрасту;
участники ВОВ;
сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Как известно, по нормам Трудового кодекса каждый сотрудник компании имеет право на ежегодный отпуск. Соответственно, работодатель имеет обязанность этот отпуск сотруднику предоставить. Каждому работнику гарантировано не менее 28 календарных дней ежегодного основного отпуска. Некоторые категории работников имеют право также на дополнительный отпуск. В их число входят «вредники», те, чей рабочий день ненормирован, а также некоторые другие работники.

Когда работник может претендовать на свой первый отпуск?

Чтобы заработать право на него, нужно трудиться не менее 6 месяцев. Хотя в ряде случаев законодательство предусматривает и отклонение от этой нормы. Так, до истечения 6-ти месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, несовершеннолетним работникам, работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-ех месяцев, а также в ряде других, предусмотренных федеральным законодательство, случаях.

Допустим, сотрудник уже отработал на благо компании достаточно времени, чтобы начать мечтать об отпуске.

Осталось определится с датой

Согласитесь, что это очень даже неплохо, когда желания одного субъекта трудовых отношений совпадают с возможностями другого. Однако существует множество примеров, когда работник рассчитывает на отпуск в июле, полагая провести эти заветные 28 дней где-нибудь на пляже в Краснодарском крае, а работодатель намерен предоставить работнику отпуск только в декабре, полагая, что снег, лыжи и санки ничем не хуже пляжа, моря и песка.

Чтобы как можно меньше было таких спорных вопросов, а работники, отстаивая свои права, не жаловались на работодателя, последнему необходимо, следуя «заветам» Трудового кодекса, составить график отпусков. И хотя это вряд ли избавит его от недовольства работников, которым вместо теплого лета может быть предложено отдохнуть холодной зимой, но, тем не менее, не оставит работникам шанса на предъявление претензий в нарушении их трудовых прав.

Утвердить этот график работодатель должен как минимум за 2 недели до начала календарного года, то есть график отпусков на 2012 год должен был быть готов 17 декабря 2011 года. А в вашей компании такой график есть?

Отмечу, что согласно статье 123 ТК РФ установление очередности отпусков – прерогатива работодателя, учитывать пожелания работников он не обязан, хотя, конечно же, никто не запрещает ему это делать.А вот учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации работодатель должен обязательно. Только вот много ли в современной России фирм, где существуют профсоюзные организации?

Итак, график (по форме Т-7) составлен и утвержден. Тут стоит отметить, что соблюдение графика отпусков – это обязанность как работников, так и работодателя.

Однако ничто не мешает этим двум сторонам трудовых отношений в случае достижения консенсуса изменить дату начала отпуска, а также разделить его на части (одна из которых не может быть менее 14 дней). Законодатель также предусмотрел случаи, при которых работник имеет право требовать у работодателя предоставить ему отпуск в строго определенное время. К такой категории работников относятся, в частности, кроме вышеназванных женщин, собирающихся в отпуск по беременности или же только что вернувшихся оттуда, и их мужьях, которым отпуск предоставляется в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. В данном случае также не важно, сколько этот сотрудник проработал в компании. Совместителям отпуск должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе (статья 286 ТК РФ).

Работодатель обязан не только упорядочить «походы» сотрудников в отпуск (с помощью графика), но и напомнить работнику о приближении заветного часа «икс». Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска работодатель в письменном виде под роспись уведомляет работника о начале предстоящего отпуска. Причем не обязательно для этой цели использовать отдельный бланк, достаточно просто за 2 недели издать приказ об отпуске (форма Т-6), который одновременно будет служить уведомлением.

Итак, заполняем форму Т-6.

Кроме того, необходимо также иметь в виду, что ежегодный отпуск предоставляется за рабочий год, который для каждого сотрудника индивидуален. Период, за который дается отпуск, также нужно отразить в приказе. В ряде случаев продолжительность этого периода превышает 1 год, так как согласно статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на отпуск, не включается, в частности, время нахождения в отпуске по уходу за ребенком, дни, которые сотрудник прогулял без уважительной причины, а также отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение одного рабочего года.

В нашем примере сотрудник был принят на работу 1 февраля 2011 года. В 2011 году он находился в отпуске без сохранения заработной платы в период с 01.07.2011 по 31.07.2011. Таким образом, 17 дней из 31 в стаж, дающий право на отпуск, включены не будут. Период, за который ему предоставлен отпуск: с 01.02.2011 по 17.02.2012. Следующий рабочий год этого сотрудника будет уже отсчитываться с 18.02.2012.

Сотрудника необходимо ознакомить с приказом, а также рассчитать отпускные и выплатить их как минимум за 3 дня до начала отпуска. В нашем примере, когда начало отпуска приходится на 30 января, сотрудник должен получить отпускные 27 января. Если работодатель по каким-то причинам просрочил выплату, то он обязан начислить и выплатить компенсацию в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что Трудовой кодекс разрешает сотруднику перенести отпуск на другое время в случае, если работодатель не выплатил отпускные в установленный срок или поздно предупредил сотрудника о начале отпуска.

Штатные сотрудники по закону обладают правом на ежегодный оплачиваемый отдых. Работодатель обязан хотя бы один раз в год обеспечить отпуск сотрудника, оформив надлежащим образом требуемые документы, и выплатив денежное содержание.

Право на оплачиваемый отпуск появляется у работника, оформленного в штат по трудовому договору, и проработавшего в организации минимум шесть месяцев. По согласованию с работодателем и с его разрешения, сотрудник может отдохнуть и до окончания полугодового периода. Очередной оплачиваемый отпуск предоставляется за каждый отработанный календарный год.

Взаимное согласие

Каждый проработанный год приносит работнику 28 основных дней каникул.

Кроме того, возможно предоставление дополнительных дней отдыха за:

опасные и вредные условия труда;
работу в особых условиях;
ненормированный рабочий день.

И еще одно. Некоторым категориям организации-работодатели обязаны предоставить отпуск сотрудника по заявлению и до истечения первоначального шестимесячного периода.

Беременным до наступления отпуска по беременности и родам или сразу по его окончанию.
Несовершеннолетним сотрудникам.
Усыновившим детей в возрасте до трех лет.
Совместителям, которые взяли на этот период отпуск на основном месте работы.

Отпускной календарь на следующий год составляется и утверждается в организации за 2 недели до наступления нового года. Сотрудники заранее передают информацию с желаемыми датами отдыха. На основании этих пожеланий оформляется общий отпускной график компании.

Также в календарь включаются допотпуска и те периоды отдыха, которые не были использованы ранее.

Наличие утвержденного списка периодов каникул сотрудников помогает руководителям предприятий вовремя найти временную замену уходящему сотруднику; контролировать своевременный отдых работников; заблаговременно оформить документы на отпуск и выплатить отпускное денежное содержание.

Основной отпуск работник по своему желанию может взять целиком сразу, либо разбить на части. Важно! Одна из частей обязательно должна содержать не менее 14 дней. Отдых предоставляется в календарных днях, но не учитывает нерабочие праздники.

Если на период отдыха приходится такой праздник, - отпуск продлевается на соответствующее количество дней. К примеру, работник запланировал отсутствие с 1 по 14 июня, а 12 июня - красный день в календаре, который исключается из периода отдыха. Таким образом, сотруднику необходимо появиться на рабочем месте 16 июня.

График отпусков – один из наиболее часто проверяемых трудовой инспекцией документов. Кроме того, он может понадобиться в случае разрешения трудовых споров в суде. Отсутствие этого документа у работодателя является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Важно! Отсутствие в компании графика не означает освобождение от необходимости предоставлять каникулы.

Оформляем документы

Как оформить ежегодный отпуск сотруднику. Понадобится создать и заполнить три документа.

Приказ о предоставлении отпуска: издается и предоставляется работнику для ознакомления под роспись за две недели до старта отдыха;
Форма Т-2: внесите в нужный раздел личной карточки даты каникул;
Форма Т-13: укажите в соответствующих графах табеля учета рабочего времени отдых как ОТ или 09.

Произведите расчет и выплату отпускных

Согласно закону не позднее 3 дней до начала отпуска работодатель обязан выплатить сотруднику деньги в счет отпускных. В помощь бухгалтеру есть калькуляторы, облегчающие расчет.

Ознакомьтесь с тем, как рассчитать отпускные сотруднику вручную.

Определите сумму заработной платы работника за 12 месяцев, предшествующих дате начала отдыха. Если сотрудник не так давно был принят на работу, то считайте с начала официального трудоустройства.
Определите общее число отработанных дней за этот же период. Если отработан полный месяц, то в расчет принимается 29,3 дня. Если были пропуски в работе, то формула следующая:

отработанные дни : количество дней х 29,3

Определите причитающуюся сумму отпускных по формуле:

заработная плата работника за 12 мес. : количество отработанных дней за этот период х количество отпускных дней

С отпускных выплат, так же как и со всех других доходов наемного работника, нужно удержать 13% подоходного налога и уплатить его в ИФНС до окончания месяца.

Денежная компенсация за неиспользованные периоды выплачивают лишь при прекращении трудовых отношений. То есть, нельзя заменить отдых деньгами.

Компенсировать деньгами возможно только ту часть, которая больше 28 законных дней. Работодатель имеет на это право, но не обязан этого делать.

Штрафы

Устанавливается материальная ответственность при нарушениях в сроках предоставления ежегодного отдыха или выплате отпускных. На компанию-работодателя или индивидуального предпринимателя может быть наложен штраф.

Размеры санкций в пользу государства. Для ИП: 1 - 5 тыс. руб.; ООО: 30 - 50 тыс. руб.

Кроме того, в случае нарушений в сроках выплаты отпускной компенсации при увольнении, закон обязывает перечислить причитающиеся денежные средства и проценты на них из расчета 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных вовремя сумм.

Также предусмотрена компенсация причиненного морального вреда.

Наказания за нарушения трудового законодательства серьезные, кроме того, это влияет на имидж и репутацию фирмы.

Работать, чтобы жить; вместо: жить, чтобы работать. Расхожая фраза, но очень точная. Соблюдайте баланс и живите в гармонии.

Чтобы отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск, соблюдая все требования законодательства, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Отпуск по графику

Конечно, вы знаете, что ежегодный отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Рассмотрим ситуацию, если работник идет в отпуск в соответствии с графиком.

Казалось бы, ситуация стандартная, Трудовым кодексом РФ подробно описаны обязательные действия работодателя: уведомить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала, оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Но, как показывает практика, ошибки случаются часто.

Основная из них — работодатель не уведомляет работника под роспись о начале отпуска.

Когда день начала отпуска работника по графику отпусков приближается, очень важно не упустить момент и уведомить работника вовремя. Сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Причем устного уведомления недостаточно, необходима подпись работника в том, что он уведомлен. Некоторые работодатели не уведомляют работников отдельно о начале отпуска, полагая, что достаточно просто издать приказ непосредственно перед началом отпуска и ознакомить с ним работника. Это не так, срок не менее 2 недель до начала отпуска необходимо соблюдать. Уведомление о начале отпуска можно составить в произвольной форме и на нем же получить подпись работника об ознакомлении.

Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Поэтому для предотвращения «наслоения» отпусков работников, чтобы работники уходили в отпуск в запланированной очередности, нужно соблюдать двухнедельный срок уведомления.

Исключение составляют случаи, когда работодатель после утверждения графика отпусков на предстоящий год знакомит с ним всех работников. Этим действием работодатель исполняет обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели.

Но больше всего ошибок допускается при использовании работником отпуска не по графику.

График составляется работодателем в конце предыдущего года, когда ни работник, ни работодатель не догадываются, что их ждет в предстоящем году. Обстоятельства при этом бывают разные, и часто работники, планируя свой отдых, просят работодателя поменять запланированные даты. Это возможно, если стороны договорятся. При этом важно оформить все правильно и в установленные сроки.

Помимо стандартных действий, описанных выше, необходимо будет получить заявление работника о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от графика отпусков, и внести соответствующие сведения в график отпусков.

Ошибка № 1. Не оформляется основание изменения дат либо фактические даты использования отпуска не отражаются вовсе.

Если график отпусков утвержден, для переноса дат в нем нужно основание. Например, заявление работника. Некоторые работодатели не только не получают никаких письменных волеизъявлений работников, но и вовсе не оформляют перенос дат. То есть фактической датой использования отпуска указывается дата по графику, при том, что работник отдыхал совсем в другой период. Факт использования работником отпуска в другой период выявляется очень просто — по произведенной оплате.

Ошибка № 2. Несвоевременная оплата отпуска.

Бывает так, что работник в силу жизненных обстоятельств горячо просит работодателя срочно предоставить ему дни основного ежегодного отпуска для решения своих проблем. И предоставить в ближайшее время. При таких обстоятельствах, помогая работнику, работодатель не всегда понимает, что подобными действиями принимает на себя ответственность. Ведь оформляя в срочном порядке перенос отпуска, работодатель может не успеть выполнить условие об оплате отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала.

Поэтому при предоставлении работнику отпуска необходимо соблюдать срок его оплаты, и, если работодатель понимает, что не успеет оплатить отпуск в срок, лучше не рисковать и отказать работнику (если у него нет права использовать отпуск в любое время).

Ошибка № 3. Отпуск предоставляется «авансом» за последующие годы.

Работник может просить отпуск при том, что за текущий рабочий год уже отгулял все 28 дней. Работодатель, разрешив работнику использовать отпуск за следующий год «авансом», рискует не только нарушить требование закона о ежегодном предоставлении отпуска, но и понести финансовые риски.

Имеется правовая позиция, согласно которой не допускается взыскание задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете (увольнении) не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Данная позиция поддерживается судами.

Ошибка № 4. Фактически работник находился в отпуске в даты, отличные от графика отпусков, но в графике это не отражено.

Некоторые работодатели «забывают» вносить сведения в график отпусков. Например, работник фактически ушел в отпуск на неделю раньше (или позже), чем указано в графике отпусков. Оплата отпуска при этом была произведена своевременно, но сведения в график отпусков внесены не были.

Такой факт является нарушением, так как график отпусков обязателен для работника и работодателя. Необходимо предоставлять отпуск в соответствии с ним, а при договоренности сторон об изменении времени отпуска нужно внести в график соответствующие сведения.

Отпуск планируется заранее.

Согласно ст.114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

При составлении графика отпусков необходимо учесть, что некоторые категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время, поэтому необходимо от таких работников получить сведения, когда они планируют пойти в отпуск. К льготным категориям отпускников относятся, например, несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ), мужья - в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам. Кроме того, лица, работающие по совместительству имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК РФ) и т.п.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Оставшаяся часть отпуска делится на любые части, причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1). Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

О времени начала отпуска работника необходимо известить.

Работодатель согласно ст.123 ТК РФ обязан каждого работника известить о времени начала отпуска под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков.

Так как график отпусков составляется и утверждается накануне года, в котором отпуска будут предоставляться, возникает вопрос: как предоставлять отпуска работникам принятым после утверждения графика отпусков? Ведь согласно ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Более того по договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Да и положениями ст. 123 ТК РФ установлено, что отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время, до истечения шести месяцев после трудоустройства. В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Порядок определения суммы отпускных.

Для выплаты отпускных при любом режиме работы и любой системе оплаты труда определяется средний дневной заработок. Затем определенный средний дневной заработок работника необходимо умножить на количество календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 114 ТК РФ, абз. 4 п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение № 922)).

В общем случае, средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Выплаты, фактически начисленные в расчетный период / 12 / 29,3.

12 - количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск, если перед отпуском работник у данного работодателя отработал не менее 12 месяцев. Расчетный период – это период работы сотрудника перед месяцем, в котором начинается его отпуск. Он зависит от того, сколько времени сотрудник трудится у работодателя. Если отпуск предоставляется в более ранние сроки, например, через шесть месяцев, то при определении среднего заработка будет учитываться не 12, а 6 месяцев. Кроме того, из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы, когда работник получал выплаты исчисленные из среднего заработка, находился на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др. ( см. п. 5 Положения № 922)

29,3 - среднемесячное число календарных дней (ст.139 ТК РФ).

Если в расчетном периоде присутствуют месяца не полностью отработанные, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя:

различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, особые условия труда, знание иностранного языка и т.п.)\

все виды премий;

прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Учет премий при начислении отпускных.

Премии участвуют при определении среднего заработка в зависимости от вида премии (п.15 Положения № 922).

При расчете среднего заработка учитываются следующие виды премий и вознаграждений предусмотренные системой оплаты труда:

ежемесячные премии и вознаграждения - не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;

премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц - учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения. Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Единовременные премии к различным знаменательным датам также участвуют при определении среднего заработка, если предусмотрены системой оплаты труда в организации (пп. "н" п. 2 Положения № 922, Письма Минфина России от 22.03.2012 N 03-03-06/1/150, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772).

Сроки расчетов с работниками по отпускным.

Выплатить начисленные отпускные вы должны за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). То есть учитывать в таком случае надо и рабочие, и нерабочие - праздничные и выходные - дни.

Например, если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить ему деньги вы можете в пятницу или раньше (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Причем не важна продолжительность отпуска, например, если отпуск оформляется на один-два дня отпускные все равно нужно выплатить не позднее, чем за три дня до его начала.

Читайте также: