Как поставить отпуск в мегаплане

Опубликовано: 15.06.2025

С сервисом Мегаплан я начал работать, как и со многими другими системами, по просьбе клиента, который попросил, чтобы я им настроил для работы именно Мегаплан.

С одной стороны, такое совмещение Task и CRM может быть довольно удобным. С другой стороны, функции CRM-системы доступны только в одном из тарифных планов, и там представлены достаточно слабо. Но, обо всем по порядку.

Совместная работа
CRM: клиенты и продажи
Бизнес-менеджер
Проект-менеджер

В этой статье я не буду подробно описывать весь функционал Мегаплана, я буду говорить только о том, что касается непосредственно CRM.

Структура Мегаплан

Сотрудники – перечень Сотрудников компании с правами их доступа к тем или иным функциям;
Дела – собственный огранайзер каждого Сотрудника, который напомнит своевременно о встрече, звонке, создании отчета или любом другом деле;
Задачи – это дела, которые один Сотрудник может поставить перед другим. Например, начальник отдела продаж может поставить задачу «позвонить клиенту» и адресовать ее определенному менеджеру;
Клиенты – любые потенциальные или реальные клиенты компании, включая лидов и контакты клиентов, которые уже завершили сотрудничество;
Сделки – основной документ менеджера. Объект создается при начале переговоров о продаже товара/услуги, а в процессе перехода от одного этапа работы к другому меняется его статус вплоть до оплаты, отгрузки, подписания актов выполненных работ и пр.

Итак, Мегаплан предоставляет доступ к работе с Task-менеджером с функциями CRM-системы, а вся работа непосредственно с клиентами находится в одном из разделов – в Сделках.

А, в общем, с моей точки зрения, интерфейс системы очень простой, удобный и понятный интуитивно. Здесь каких-либо недостатков я не увидел. Структура тоже достаточно простая, пользователи не будут испытывать каких-либо сложностей с поиском нужного раздела или функции в процессе работы.

Клиенты

Лид – это потенциальный клиент, который тем или иным образом отреагировал (либо может отреагировать) на маркетинговую коммуникацию, т.е. этот человек или компания может заинтересоваться предлагаемым товаром или услугой.

Контакт — это потенциальный или реальный клиент, с которым уже проведены какие-то переговоры, который проявил ту или иную реакцию, предоставил определенный перечень личных данных и т.д. Часто в CRM-системах Контакт выделяют в отдельный объект, чтобы не путать с Лидом (потенциальным клиентом, с которым не была проведена работа) и Клиентом (компанией или человеком, сотрудничество с которым происходит в данный момент времени).

В CRM Мегаплан для работы с потенциальными и существующими клиентами имеется один общий объект – Клиенты.

С одной стороны, в карточке Клиента всегда можно выставить его статус, и назвать его значения: лид, контакт, клиент, отказ и т.д. Но такой подход ограничивает в значительной степени удобство работы со справочниками, с отчетностью, аналитикой. В результате уже это отсутствие разделения снижает ценность Мегаплана как CRM-системы.

Клиентов можно импортировать из Excel-файлов. Этот вид функционала стандартен, но далеко не всегда подходит компаниям, которые работают с большим количеством разных контрагентов. Функционал импорта очень прост и органичен небольшим перечнем возможностей.

Типа клиентов;
Личные данные и реквизиты;
Виды деятельности;
Другие дополнительные поля.

Но все же для обеспечения полноценной работы этой системы в качестве CRM, необходима реализация отдельных понятий Лид и Контакт.

Таким образом, я считаю, что Мегаплан предназначен для текущей работы с существующими клиентами, для управления задачами. Но все это имеет отношение, скорее к Task-менеджменту, чем к работе CRM-системы.

Сделки

Основной документ для работы менеджера – это Сделка. В ней он может указать, с каким Клиентом (не зависимо от того, лид это или реальный клиент) заключается сделка.

Клиент
Номер сделки
Стоимость сделки
Статус (стадия, на которой находится сделка)

Форма оплаты.
Доставка.

Схема сделки в Мегаплане: выбор, настройка, особенности

В системе Мегаплан вы можете самостоятельно настроить Схему, по которой создается та или иная сделка. Вы можете использовать в работе несколько заранее настроенных схем работы по своему усмотрению. Это может быть базовая схема (наиболее часто используемая), схема продажи товара, схема продажи услуги или какого-то комплексного проекта.

Первичный интерес.
Формирование коммерческого предложения.
Переговоры.
Утверждение коммерческого предложения.
Выставления счета.
Оплата счета.
Отгрузка.

Первичный интерес.
Замер помещения, в котором будет установлено оборудование.
Разработка сметы.
Утверждение сметы.
Оплата счета.
Выполнение работ.
Приемка (подписание акта выполненных работ).

Кроме того, что вы можете настроить любое количество схем сделок, каждая из которых имеет свои этапы, вы можете также настроить порядок действий по сделке. Т.е. сотрудник сможет выставлять этапы только в указанной вами последовательности, и пока не был проведен один из этапов, перейти к последующим будет невозможно. Вне указанного порядка будут доступны только базовые функции отказа и приостановки работы по сделке.

Автоматические сценарии в сделке: плюсы и минусы

Еще один плюс Мегаплана – это возможность указать, что должно происходить в момент изменения статуса сделки. Т.е. можно настроить так называемый Сценарий, который может включать в себя: автоматическую генерацию тех или иных документов (договор, счет и т.д.), оповещение ответственных сотрудников об изменении статуса, изменение статуса документов, ранее сгенерированных для этой Сделки и т.д. И в момент изменения статуса Сделки указанный сценарий будет автоматически выполняться. Это очень удобно, но есть один минус. Сценарии четко запрограммированы, и какое-то свое действие добавить в них невозможно.

Минусом работы с дополнительными полями, хоть и небольшим, я считаю отсутствие возможности указать необходимость такого поля для Сделки любого типа. Добавлять какие-то свойства можно только в определенную схему сделки. В результате, чтобы добавить, например, ID сделки, необходимо добавлять это поле в каждую из возможных схем отдельно.

Работа менеджера со сделкой

Каждая новая продажа в Мегаплане начинается со Сделки. После создания документа Сделка в нем необходимо выбрать схему, по которой она будет проводиться. Далее появится возможность указать сумму сделки, прикрепить какие-то документы, добавить данные о товарах и услугах, которые нужны клиенту.

Схему сделки
Форму оплаты
Вид доставки
Интегрировать с интернет-магазином для автоматического создания сделки
Импортировать заказы по расписанию
Указать перечень товаров или услуг, а также сумму сделки
Создавать комментарии к этой сделке
Менять статус сделки

Кроме того, в CRM Мегаплан, как и в большинстве аналогичных систем, не предусмотрены скидки и специальные цены для разных категорий клиентов. Т.е. предполагается, что менеджер укажет вручную перечень товаров, их количество, после чего сверит цены и укажет, снова-таки, вручную все скидки и акции. Сложно себе представить, что таким инструментом будет пользоваться какая-либо серьезная компания, которая работает с системой учета, и предоставляет своим покупателям различные варианты скидок и специальных цен.

Таким образом, при работе со Сделками в CRM Мегаплан список товаров, их количество и цену чаще всего никто не использует. Для компаний, которые работают с продажами B2B, это будет дублированием работы, так как все счета и расходные документы удобнее создавать в системе учета (1С или любой другой). Для интернет-магазина эти данные также будут избыточными, так как в большинстве случаев интернет-магазин интегрируется с 1C или другой системой, которая автоматически формирует пакет документов для продажи товара. В результате, возможность оформления счета или других финансовых документов из CRM Мегаплан становится избыточной.

Дополнительные возможности сделок

При работе со Сделками менеджер может дополнительно запланировать прямо в Сделке какие-то дела. Это может быть звонок, встреча, подготовка документов и другие действия. Эти функции относятся больше к Task-менеджеру, чем к CRM-системе.

Кроме того, при смене статуса сделки существует возможность создания Счетов, Договоров и других документов. Но все это реализовано на самом простом уровне. И я ни разу не сталкивался с тем, чтобы кто-то из клиентов посчитал эти возможности полезными.

Этим возможности работы со Сделками и ограничиваются. В качестве CRM система показала себя очень простой, понятной и даже удобной, но при этом настолько ограниченной функционально, что часто моих клиентов после знакомства с Мегапланом отказывались от этой системы в пользу других CRM.

Счета

В системе Мегаплан существует такое понятие, как Счет. Эти объекты имеют гибкие настройки, это и внешний вид, и наличие различных формул, которые помогут автоматизировать процесс создания Счета. Но конструктор шаблонов Счета все же очень ограничен функционально. Шаблоны Счетов заданы жестко, и если вам потребуется, например, добавить какое-то поле, вы не сможете это сделать. Такие ограничения также не очень удобны.

Счета могут формироваться автоматически на основании Сделки. Счета имеют собственные статусы, но все же реализация Счетов в Мегаплане не самая удобная и функциональная.

Отчеты

Отчеты в Мегаплане также развиты слабо. Максимум, что можно сделать, это создать собственный отчет из предложенных вариантов, но их очень мало. Т.е. вы можете выбрать поля и колонки, которые будут присутствовать в отчете из готового перечня. Но это и все, что Мегаплан предлагает пользователям. Форма вывода будет также проста. API отчетности, т.е. выгрузка данных в какую-то другую систему, здесь не предусмотрена. Также вы не сможете объединить в один отчет разные направления работы, например, в одном отчете объединить Задачи и Сделки невозможно. Придется создавать два отчета, а потом анализировать их уже вне системы.

Плюс Мегаплана – это простота настройки отчетов. Процесс настройки настолько удобен и понятен интуитивно, что для создания нового отчета вам не понадобится привлекать специалистов.

Интеграция

Сегодня вопросы интеграции системы CRM с другими системами учета товаров и услуг, со справочниками клиентов или интернет-магазином, с телефонией, почтой и другими функциями, нужными для работы отдела продаж, очень актуальны. Без качественной интеграции усложняется автоматизация, в результате вся система становится излишне громоздкой, требует дополнительные затраты времени на ведение отчетности вручную, в результате сотрудники компании начинают саботировать дополнительную работу, и, как итог, такое решение оказывается «в коробке».

Импорт/экспорт Клиентов в Excel файл. Очень простое и довольно универсальное решение, подходит для обмена данными с разными системами
Экспорт отчетов в Excel файл. С учетом достаточно скромной отчетности, реализованной в системе Мегаплан, экспорт отчетов поможет в создании более сложной аналитики
Работа с почтой. Вы можете отправлять письма из Мегаплана и получать их прямо в системе
Собственная телефония. Функция необходима для автоматизации учета и контроля звонков менеджера
Интеграция с Интернет-магазином. Выполнена достаточно сложно, но возможность автоматического создания Сделок и Клиентов на основе данных из Интернет-магазина присутствует

Интеграция с почтой

Работа с почтой очень проста, а возможности почты – ограничены. Некоторым минусом можно считать, что почта не имеет ни собственной закладки в интерфейсе, а потому искать ее не так удобно, как хотелось бы.

Набор функций в почтовом сервисе – минимален. Пользователи могут принимать и отправлять почту, так же просто, как и в любом почтовом сервисе, могут пользоваться адресной книгой, прикреплять к письмам файлы. В общем, использование обычного пользовательского интерфейса в почте Мегаплана не вызовет никаких проблем.

Интеграция и телефония

Телефония в Мегаплане имеется своя, и доступ к ней предоставляется всем клиентам по умолчанию. В системе предусмотрена возможность интеграции с двумя сервисами телефонии, но оба они малоизвестны и не относятся к распространенным. Кроме того, можно использовать собственную телефонию от Мегаплан.

Система Мегаплан предлагает собственную «виртуальную АТС», с одним общим исходящим номером для всех ваших сотрудников, и с личными номерами внутри системы. А потому вы не сможете подключить свою офисную АТС к этой телефонии.

С другой стороны, если у вас нет мини-АТС в офисе, то вы можете получить ее виртуальный аналог в системе Мегаплан. Подключается эта телефония быстро и просто, не требует покупки специального оборудования, звонки производятся из браузера. Но есть и заметный недостаток: более простой (вплоть до примитивности) телефонии я лично даже вспомнить не могу.

Подмена номера. Вы можете указать любой принадлежащий вам номер телефона. Именно этот номер будут видеть люди, которым вы и ваши сотрудники будете звонить из Мегаплана
Собственные тарифы и возможность пополнения баланса
Возможность совершать внутренние звонки внутри системы

О том, что такое и как работает VoxImplant, вы можете почитать также в моей статье, посвященной системе Битрикс24.

Кроме того, в Мегаплане внутреннюю телефонию можно интегрировать с телефонией от компании Oktell, которая работает в качестве провайдера и предлагает, в том числе, собственную телефонию, которая на сегодняшний день не относится к распространенным продуктам цифровой телефонии.

Аналогичная ситуация с интеграцией с телефонией «Простые звонки». Компания малоизвестная. При этом на сайте «Простых звонков» пишут, что они поддерживают интеграцию со многими популярными сервисами, но использовать дополнительные сервисы-посредники при интеграции – не самое лучшее решение.

Интеграция с Интернет-магазином

В Мегаплане предусмотрена возможность интеграции Сделок с интернет-магазином. Честно говоря, я эту функцию ни разу не реализовал на практике, потому много говорить об этой возможности не буду.

Для передачи данных здесь используется формат CommerceML, что мне показалось не самым простым и удобным решением. На сайте так и написано:

Таким образом, нужно указать, какая схема должна быть использована для какого случая, и Сделки будут создаваться автоматически после получения данных из Интернет-магазина. Но все мы знаем, что формат CommerceML 2 – это продукт от компании 1С, он довольно специфичен, громоздок и не очень удобен. Вероятнее всего, специалисты Мегаплана стремились обеспечить, в первую очередь, интеграцию с Битриксом. Почему они выбрали такой метод интеграции, а не по API, что было бы, на мой взгляд, логичнее и удобнее, знают только они.

Также в Мегаплане предусмотрена настройка автоматического Импорта заказов по определенному графику. Как это работает, я так и не увидел, так как у меня не было ни одного клиента, который пожелал бы использовать эти возможности.

Я считаю, что если у вас много заказов, то эта система вам не подойдет, и обычно предлагаю другую CRM-систему, которая в большей степени ориентирована на интеграцию и автоматизацию работы с заказами. А при небольшом количестве заказов возможности интеграции оказываются, чаще всего, не нужны.

API в Мегаплане — это удобный и достаточно мощный инструмент, при помощи которого возможно организовать обмен данными между Мегапланом и вашими приложениями с применением для этого специальных запросов.

При помощи API-синтаксиса можно создать методы для добавления новых сотрудников или постановки каких-то задач, для получения списка клиентов и т.д.

Я считаю, что API в Мегаплане хорошо продумано, очень подробно документировано и обширно. Подробно останавливаться на этих возможностях не вижу смысла, так как в принципе, они мало чем отличаются от аналогичных возможностей в других системах, а особенности решения той или иной задачи описаны в справочных разделах Мегаплана.

В рамках нашего блога мы не часто пишем про системы управления проектами, а также другие инструменты систематизации того, что происходит в вашей организации. Система «Мегаплан» — это отечественная система управления бизнесом, которая может быть установлена как на ваш сервер в интранет, так и арендована на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS).

Давайте же посмотрим на «Мегаплан», тем более, что интерфейс его почти безупречен и в меру революционен, а функционал очень широк. Кстати, все эти кнопочки и принципы отрисовки интерфейса разрабатывались в Студии Артемия Лебедева. Для тестирования в живую предусмотрена отличная демоверсия системы «Мегаплан», кроме того можно зарегестрировать и использовать бесплатную версию.

«Мегаплан» работает в браузере, а потому полностью независим от установленной ОС на компьютерах пользователей. При попадании в систему сотрудника встречает список задач, в котором видно суть задачи, прогресс ее выполнения, а также имя сотрудника, поставившего ее вам. Естественно, что задачи ранжируются по важности.

Кроме списка задач можно посмотреть их диаграммой, а также, в нижней части применить фильтр подсвечивающий задачи в зависимости от того, что вы вводите в реальном времени.

В глаза мне сразу бросился информер в нижней части интерфейса. На нем вы быстро получаете доступ к непрочитанным сообщениям, новым задачам и «флагам». Все самое важное для вас находится тут на расстоянии одного клика.

При постановке задачи вашим подчинённым формируется название задачи, далее идет ее описательная часть. После этого вы можете назначить ответственных, пометить ее тегами, прикрепить файлы, задать временной интервал, а также, определить «жёсткость» дедлайна и общую важность задачи, и еще задать массу других параметров в разделе «Подробности».

Каждая задача, к слову, имеет подзадачи, вложенные сообщения, файловый архив, систему этапов задачи, которые тут зовутся «Вехами».

Отдельного упоминания заслуживает система описания сотрудников вашей организации. Кроме обычного списка всех сотрудников, в котором можно выбрать интересующего вас человека и поставить ему задачи или написать сообщение, доступны списки отделов с численностью сотрудников.

Во вкладке «Зарплата» можно посмотреть историю выплат всем сотрудникам за любой период.

Кликнув на сотрудника вы получите его карточку в которой есть вся необходимая информация о нем.

«Бонусы» — тут вы можете премировать или оштрафовать сотрудника.

В «Структуре» любой сотрудник сможет найти ответ на извечный вопрос больших предприятий «Кто кому подчиняется». Все отделы с сотрудниками будут выведены в виде карточек, а наведя мышью на интересующего вас сотрудника, вы получите информацию о том, кому он подчиняется и для кого он является прямым начальником.

В «Отпусках» вы увидите когда у какого сотрудника запланирован отпуск в удобно графическом виде. Можно и в табличном.

Забавен и готовящийся к релизу раздел «Отношения», который призван описать для вас ваши же отношения с тем или иным сотрудником, закрепить эмоциональный образ, который возникает в голове при произнесении имени того или иного коллеги.

Естественно, как и в любой другой системе взаимодействия людей, есть в «Мегаплане» внутренняя система почты и обмена сообщениями. Для меня она во многом напомнила новую почту от Яндекса, что говорит только о ее удобстве и низком времени привыкания к ней начинающего сотрудника.

В целом же, от системы «Мегаплан» осталось впечатление «человечности» — работать в ней не нужно учиться, открыв демо версию вы поймёте, что уже умеете в ней работать. Хочется верить, что будущие клиенты «Мегаплана» оценят удобство работы и учтут экономию времени, которая неизбежна при принятии решения о внедрении системы у себя на предприятии.

Из своего лично опыта работы в одном из ведущих телекомов Украины скажу, что есть такие системы к которым и за год работы не очень то просто привыкнуть. С Мегапланом у меня это вышло сделать за время равное времени написания данной статьи.

«Мегаплан» является спонсором «интернетных штучек».

С тех пор возможности системы значительно расширились: к управлению проектами добавились инструменты автоматизации продаж, взаимодействия с клиентами и финансового планирования. Мегаплан помогает следить за работой сотрудников, хранить историю , проводить сложные сделки и поддерживать связь с клиентами.

Контроль задач. У каждой задачи есть ответственный, поэтому всегда известно, с кого спрашивать результат. Кроме того, система следит за сроками и напоминает о «горящих» делах. Если не справляется с обязанностями и часто срывает сроки, это видно в отчетах.

Архив событий. Мегаплан сохраняет историю общения сотрудников друг с другом и клиентами — записи звонков, переписку по электронной почте, выставленные и оплаченные счета — внутри компании. Сотрудники не могут удалить задачу или проект, изменить комментарий или отчет. Любая информация, внесенная в Мегаплан, остается там навсегда.

Единый . В системе удобно работать с долгими сделками, в которых участвуют сразу несколько человек. Чтобы следить за сроками и контролировать каждый этап, Мегаплан позволяет связывать между собой задачи, проекты и сделки по одному и тому же клиенту.

Автоматическое планирование. Мегаплан можно настроить так, чтобы он сам назначал коммуникации с клиентами, отправлял им уведомления и менял статусы в карточках. Создание отчетов по расписанию и постановку задач сотрудникам также можно запланировать, привязав к определенным условиям. Для это в системе используются автосценарии и шаблоны.

Как начать работу в Мегаплане

Шаг 1. Мегаплан в облаке не требует установки на сервер, поэтому достаточно зарегистрировать новый аккаунт на сайте megaplan.ru. Для этого нажмите на кнопку «Попробовать бесплатно». У вас будет 2 недели, чтобы протестировать и выбрать подходящий тариф.

Шаг 2. В появившейся форме введите название компании, почту, свои имя и фамилию, телефон для связи. Почта станет логином для входа в систему, с ее помощью можно будет восстановить забытый пароль. После этого можно сразу перейти в Мегаплан.

Как пользоваться

Переносить в Мегаплан рабочие проекты можно начинать сразу после регистрации аккаунта. В среднем на это уходит пара дней: интуитивно понятный интерфейс поможет быстро перенести данные в систему и легко освоиться в функционале. В первую очередь, нужно добавить сотрудников, поставить задачи и перенести базу клиентов.

Добавление сотрудников. Если людей немного, их можно добавлять в Мегаплан по одному, если лениво — сразу группой. Импортировать список сотрудников со всеми атрибутами из вашей учетной системы можно через службу каталогов Active Directory.

Все добавленные сотрудники получат на почту приглашение в Мегаплан c данными для входа и первую задачу — заполнить личную карточку. В ней они укажут мобильный телефон, электронную почту, время работы, возраст, день рождения, даже напишут и о своем отношении к алкоголю и табаку. Сотрудник может загрузить фотографию, выбрать аватар и написать несколько слов о себе.

Добавление клиентов. Если клиентская база большая, ее можно импортировать из Экселя или почты. Мегаплан заведет досье на каждого клиента: название компании, имя и фамилия контактного лица, должность, телефон и почта для связи. Карточка клиента в дальнейшем будет аккумулировать все запланированные и завершенные коммуникации с ним.

Постановка задач и назначение ответственных. Текущую работу можно перенести, поставив задачи сотрудникам или создав проекты из нескольких задач. В задачах устанавливается крайний срок, назначаются соисполнители, аудиторы и определяется приоритет. Если в проектах обычно участвуют одни и те же сотрудники, можно объединить их в группу. В следующий раз, создавая новый проект, не придется тратить время и добавлять каждого по отдельности.

После того как основные данные внесены в Мегаплан, можно заводить обсуждения, обмениваться документами и работать над совместными проектами. Чуть больше времени уйдет на перенос всех : для этого нужно будет настроить схему сделок под специфику и условия компании, то есть определить ее основные этапы. Подробная воронка продаж помогает анализировать работу отдела продаж, находить проблемные точки и видеть упущенную прибыль.

Пример раздачи поручений и контроля исполнения

Чтобы быстро поставить задачу в Мегаплане, нужно нажать на значок плюса под модулем «Задачи» в верхнем меню.

Откроется форма создания новой задачи, где в названии нужно написать желаемый результат, который вы ждете от сотрудника, а в сути подробно описать, что конкретно нужно сделать. Например, директор может поставить руководителю отдела продаж задачу подготовить отчет.

В задаче можно указать только одного ответственного, добавить соисполнителей и аудиторов, установить дедлайн. В нашем случае дедлайн устанавливаем на 11 ноября, добавляем в соисполнители кадрового специалиста. К задаче можно приложить неограниченное количество файлов и создать в карточке дополнительные поля, необходимые для работы и отчетов.

Когда задача поставлена, в единый центр уведомлений на панель информера, участникам придет уведомление, а исполнителям — запрос на новую задачу. Пропустить или игнорировать его очень сложно. Из информера сотрудники могут принять задачу или, объяснив причину, отклонить. В будущем задачу можно делегировать подчиненному, провалить, если она оказалась не по зубам, или поставить на паузу, если появились более важные проекты.

Если отчет необходим коммерческому директору регулярно, имеет смысл создать для задачи шаблон. Это избавит от необходимости каждый раз ставить новую задачу. Чтобы период для анализа данных менялся автоматически, применяю переменные значения. Предположим, отчет по продажам нужен каждый месяц. Тогда в название задачи подставляем переменные <<ПредыдущийМесяц>> и <<ТекущийГод>>.

После этого задачу нужно поставить на повтор, выбрав день недели и время. Тогда Мегаплан с заданной периодичностью будет сам создавать новую задачу, подставляя нужные значения. Повторяющейся можно сделать любую задачу, но только в шаблонах доступны переменные.

Если одинаковые задачи нужно поручить нескольким сотрудникам, можно поставить задачу один раз, но сделать ее массовой. Каждый соисполнитель получит отдельную задачу, за которую будет ответственным, и не сможет видеть аналогичные задачи своих коллег.

Когда задача принята, можно следить за ходом выполнения работы в ее карточке: задавать вопросы в комментариях, следить за обсуждением и наблюдать за активностью сотрудников. Как только подойдет дедлайн по задаче, всем участникам придет уведомление о том, что пора поторопиться с результатом. Пользователи также могут настроить получение уведомлений по почте и/или в SMS.

Чтобы посмотреть все задачи подчиненных, достаточно заглянуть в одноименную группу на панели фильтров в левой части Мегаплана. Если среди них есть те, по которым прошли сроки, они будут окрашены в красный цвет. Заглянув в задачу, вы сможете увидеть проблемы, узнать, кто виноват в задержке и когда ждать результат.

Если интересуют задачи конкретного сотрудника, можно настроить фильтр только для него. Фильтры можно редактировать, комбинируя нужные условия. Например, сотрудник просится в отпуск, а вы не знаете, можно ли его отпускать. Используя фильтр, можно оценить, сколько у него задач в работе, есть ли среди них просроченные, какова его роль в проектах.

Мегаплан умеет автоматически ставить задачи в сделках. Но для этого нужно указать условие: допустим, переход сделки из одного статуса в другой. Как только сделка перейдет к этапу согласования договора, Мегаплан в зависимости от настроек сам поставит задачу юристу или предложит сделать это менеджеру.

Пример работы с клиентской базой в Мегаплане

Вся информация о клиентах (контрагентах) компании собрана в карточках. Это единая база компании, уровень доступа к которой каждому менеджеру настраивает администратор. В результате менеджеры видят только те контакты, по которым они ответственны или которые им разрешено просматривать. Экспортировать список клиентов могут только директор, администратор и руководитель клиентского отдела.

Количество полей в карточке клиента можно настроить под задачи компании и специфику бизнеса. Менеджер может самостоятельно настраивать список своих клиентов, проводить сортировку, добавлять столбцы с нужными данными.

Чтобы важные клиенты были всегда под рукой, их можно добавить в избранные. Тогда при необходимости можно будет быстро перейти в их карточки прямо из нижней панели информера.

К карточкам можно привязывать задачи, сделки и коммуникации, благодаря этому в них собрана полная история взаимодействия с клиентами. Если подключена и настроена интеграция с почтой, можно прослушать записи звонков и прочитать переписку.

Для работы с клиентской базой используются автосценарии. С их помощью можно автоматически назначать коммуникации, отправлять письма, документы или SMS, а также менять значения полей в карточках.

Чтобы поддерживать связь с клиентами, нужно хотя бы раз в месяц напоминать о себе. Например, можно создать автосценарий, по которому Мегаплан каждый месяц будет находить клиентов, с которыми последний раз общались в прошлом месяце, и назначать коммуникации ответственным менеджерам. Посмотрите видео о том, как это сделать.

Как выглядят отчеты по задачам

Чтобы создать отчет по выполненным задачам, нужно выбрать задачи в качестве объекта отчета и добавить нужные колонки. Информацию можно группировать и фильтровать по любым условиям: ответственному, сроку завершения, дате создания, затраченному времени и многим другим.

Отчеты доступны в виде таблиц, графиков или диаграмм. В Мегаплане по умолчанию 10 основных отчетов: они покажут, сколько задач в работе у каждого отдела, сколько из них закрыто, а сколько планируется завершить в ближайшее время. Отчеты можно сохранять, копировать, распечатывать и переносить в Эксель.

Можно настроить автоматическое создание отчета, установив необходимую периодичность. Тогда Мегаплан сам сформирует его, отправит на почту нужным сотрудникам и/или сохранит в документах.

Интеграция и внедрение CRM

Использовать Мегаплан можно в облаке и продлевать лицензии, а можно сразу приобрести коробку на свой сервер. Особенность SaaS (Software as a Service), по которой работает компания, заключается в том, что не нужно скачивать и устанавливать на компьютер никаких программ. Вся работа ведется в браузере, а пользователь вносит ежемесячные платежи за пользование системой. Это позволяет компаниям значительно экономить и не связывать себя обязательствами.

Мегаплан можно кастомизировать в облаке, то есть настраивать интерфейс под задачи компании и связывать с любыми другими учетными системами и сервисами. Через модуль интеграций API можно связать Мегаплан с программой , сервисом рассылки или . Для этого нужно настроить автоматический обмен данными между ними, синхронизировав потоки событий.

Партнерская программа

Участвовать в партнерской программе может частное лицо или коммерческая организация. В программе предусмотрены две схемы работы. Можно стать реферальным партнером и получать 20% с каждой покупки по рекомендации. Для более продвинутых предусмотрено дилерство, по условиям которого партнер получает половину платежа по каждой сделки и самостоятельно ведет клиентов, зарабатывая на техподдержке, внедрении, обучении и интеграциях. Получить партнерскую ссылку можно, отправив запрос в компанию, или в личном кабинете на сайте для партнеров.

Отзывы о сервисе Мегаплан

Ежедневно Мегаплан используют в работе более трех тысяч компаний с общим штатом более 35 тысяч человек. Компания собирает отзывы о системе в клиентском разделе на сайте. Многие пользователи говорят, что после автоматизации бизнеса выросло количество довольных клиентов, сотрудники перестали забывать про задачи и стали более ответственными. автоматизация помогла рациональнее распределять бюджет и контролировать финансовые потоки, сделать прозрачной работу менеджеров и сохранить клиентскую базу. Почти все отмечают, что бизнес стал более управляемым, сократилось число операций, которые раньше приходилось делать вручную, а у руководства появилось больше времени на решение стратегических задач.

Сервис Мегаплан включает набор эффективных инструментов для управления бизнесом. Проект запущен в 2008 г. по модели SaaS (Software as a Service) нашими соотечественниками – Михаилом Смоляновым и Михаилом Уколовым. Платформа считается одним из самых востребованных решений, заточенных под российский рынок и страны СНГ. С её помощью компании управляют проектами и задачами, автоматизируют продажи и взаимодействуют с клиентами посредством CRM. На сегодня разработчик предлагает облачную версию и коробку.

Ключевые возможности

управление проектами – постановка задач и поручений, контроль над их выполнением, разграничение прав доступа.
обсуждения – бизнес-чат, комментарии к задачам, быстрые сообщения.
личная эффективность – списки дел, назначение встреч, календарь.
отчёты – подробная информация по работе каждого сотрудника организации.

истории задач – от создания до завершения;
учёт клиентов – списки с карточками, журнал с историей взаимодействия;
создание рассылок;
звонки и письма из CRM;
отчёты – воронка продаж, эффективность менеджеров, прибыль и т.д.;
автоматизация сделок (автосценарии);
интеграции.

Тарификация

Бесплатного пакета нет, но есть возможность воспользоваться двухнедельным пробным периодом, выбрав один из четырёх тарифов. Сравнение тарифных планов здесь.

Облако (по подписке за каждого пользователя).

Коробка (оплата за число лицензий).

Начало работы: регистрация

Откройте сайт Мегаплан и зарегистрируйте аккаунт.

Сразу после регистрации вы попадаете в свой Мегаплан. Интерфейс очень простой и существенно отличается от зарубежных сервисов аналогичного назначения.

Интерфейс и работа в Мегаплане

Инструменты расположены в горизонтальном меню.

Рабочий стол

Состоит из набора виджетов – задачи, дела, график отчёта, лента активности (по умолчанию). В самом низу экрана расположена строка поиска задач, документов, номера мобильного телефона коллеги и т.д. Под знаком «i» находятся запросы, например, о назначенной вам задаче, под иконкой пламя – просроченные задачи, под иконкой «Сообщения» – чат для обмена личными смс и групповых обсуждений, под звездочкой – всё, что отмечено избранным. Под телефонной трубкой скрыта опция телефонии – звонки из Мегаплана.

Вы можете внести другой виджет – наведите курсор мыши на свободное место экрана и нажимайте «Добавить виджет».

Выберите нужный виджет из списка (доступно 9 вариантов) – он автоматически отобразится на рабочем столе.

Виджеты настраиваются и удаляются – значок шестерёнки и крестик в правом верхнем углу.

Например, для виджета задачи можно изменить название, задать тип отображения (компактный или просторный), использовать фильтр (предусмотрен для отдельных категорий виджетов).

Сотрудники

Список штатных/внештатных работников организации, в который внесены:

карточки всех сотрудников;
структура компании;
сведения по заработной плате;
начисления бонусов;
информация по отпускам;
результативность сотрудников (поставленные, закрытые, просроченные задачи);
группы сотрудников.

При наведении на иконку раздела «Сотрудники» появляется «+» для быстрого добавления нового работника путём заполнения его карточки.

По сути, раздел представляет собой ежедневник, в котором собраны личные запланированные дела. Список дел открывается на день или неделю. Здесь же планируются коммуникации – мероприятия, встречи, телефонные звонки и т.п. В отличие от дел их можете просматривать не только вы, но и руководители.

Отчёты

Визуализация сведений по проектам, задачам, клиентам, сделкам, делам и т.д. Наибольший интерес представляют 2 типа отчётов – воронка продаж и отдел продаж. Первый отображает историю пути сделок по статусам. Второй показывает эффективность работы по каждому отдельному сотруднику (число заказов, сумма закрытых сделок, средний чек, конверсию).

Задачи

Раздел разбит на 3 основных блока:

мои задачи (входящие/исходящие);
проекты;
шаблоны.

Есть дополнительные опции – избранные, просроченные, приоритетные, завершённые, на паузе, горящие задачи, а также фильтры для поиска. Разберём на практике.

Пример создания задачи

Для начала вам нужно «Создать проект».

В открывшемся окне заполните поля и нажимайте «Сохранить».

Переходим к созданию задачи – опция «Поставить задачу». Поля для заполнения идентичны созданию проекта. Прикрепление файлов происходит на этом этапе. Как по мне, не очень удобно. Вносим данные и сохраняем.

Система автоматически переводит пользователя в карточку задачи. Она состоит из нескольких блоков.

Под названием указаны ответственный и постановщик задачи, время создания и т.д.
«Подзадача» – дополнительные задания.
«Сделка» – создается путём выбора схемы (параллельное/последовательное согласование, продажи).
«Вехи» – проставляются важные даты в ходе выполнения задач.
«Журнал» – обсуждения между сотрудниками, работающими над задачей. Если вы поставите символ @ или ! и начнёте вводить имя сотрудника, то сможете упомянуть конкретного человека в комментариях, соответственно, он получит уведомление от системы. Отсюда же можно отправлять сообщения сотрудникам на электронную почту.
«Дело» – добавление запланированных дел, звонков, встреч и т.д.
«Расширенные поля» – задаётся приоритет задачи (низкий, средний, высокий), настраивается отображение нужных полей в карточке.
«Планирование» – дополнительные настройки для задачи, включая опцию «Предыдущие задачи». То есть вы указываете задание, после выполнения которого можно приступать к работе над этой задачей.
«Участники» – выдача доступа к задаче заказчику, соисполнителю, аудитору.

Процессы

Содержит сведения по сделкам, где вы являетесь менеджером, участником, аудитором или создателем. Раздел помогает автоматизировать продажу товаров/услуг.

Схемы ведения бизнес-процессов процессов:

параллельное и последовательное согласование – групповое согласование документов;
продажи – заключение сделки с момента обращения клиента до доставки товара/оказания услуги.

На скриншоте показан пример карточки для создания сделки по схеме параллельного согласования.

Клиенты

Список контрагентов компании с карточками, отображающими необходимые сведения по клиентам: деятельность, адрес, контакты, запланированные звонки, рассылки и встречи. Клиенты добавляются по одному или загружаются с помощью таблицы в формате Excel.

Счета

Здесь выставляются счета клиентам. Для этого в разделе «Клиенты» в карточке в поле «Плательщики» вы должны указать его банковские реквизиты.

Документы

Хранение файлов (таблиц, документов, картинок) для обмена между сотрудниками и создания шаблонов. В последнем случае у вас появится возможность применять их в разделах «Задачи», «Клиенты», «Сделки».

Для удобства имеются ряд дополнительных инструментов: добавление документов, папок, импорта большого объёма документов в архиве, удаление, скачивание и т.д. Есть возможность настраивать права доступа.

Общение

Объединяет коммуникации компании между сотрудниками и с клиентами, отображает их в виде ленты. Есть опция создания опроса, если вы создаёте тему для обсуждения с 2-мя и более сотрудниками. Здесь же ведётся личная переписка, то есть вы отправляете письмо одному человеку или делаете массовую рассылку, предварительно указав, кто из сотрудников получит ваше письмо.

Финансы

Показывает сведения о расходах/доходах компании: баланс счетов, денежные потоки, задолженности и т.д.

Раздел состоит из 3 блоков:

«Операции» – отображаются в форме таблицы.
«Отчёты» по финансам;
«Настройка».

Для пользования инструментом необходимо пройти 5 шагов с подсказками от системы.

Настройки

В этом разделе настраивается Мегаплан под требования вашей компании.

«Персональные настройки» – редактирование интерфейса, управление уведомлениями/упоминаниями.
«Настройка» – выдача прав доступа сотрудникам, выбор языка системы, добавление пунктов меню и т.д.
«Интеграция» – подключение IP-телефонии и почты.
«Приложения» – информация о подключенных к сервису виджетах, кнопки их включения/отключения. Процедура по установке виджетов осуществляется через профиль в блоке «Расширения».
«Справочники» – хранение списков, категорий, типов, которые вы используете для работы с сервисом.
«Аккаунт» – ваш личный кабинет.
«Бизнес-процессы и сделки» – настройка, подключение/отключение схем для бизнес-процессов.

Телефония

Есть несколько вариантов подключения:

телефония в Мегаплане – интегрирована в сервис, вы только арендуете номер и вносите в список пользователей из сотрудников в разделе «Настройки»;
интеграция с IP-телефонией Oktell – программное решение интегрируется в разделе «Настройки»-«Интеграция»-«Телефония».
интеграция с «Простые звонки» – для связи офисной АТС (обычного телефона на Android) с базой клиентов, подключается через персонального менеджера в Мегаплане.

Другие доступные типы телефонии рассмотрены в Справочном центре Мегаплана.

Рассылки

Опция находится в разделе «Клиенты»-«Рассылки». Здесь отображаются созданные рассылки и создаются новые – «Добавить рассылку».

Интеграции

Для расширения возможностей Мегаплана используются:

Мегапочта для сотрудников (не требует настройки) и внешний почтовый ящик;
Синхронизация с 1С.
Polytell – сервис для онлайн-контроля и составления прогноза продаж.
Roistat – система сквозной бизнес аналитики.
Google Calendar – синхронизация событий из Мегаплана.
Jivosite – мессенджер для коммуникации с клиентами на веб-сайте, в социальных сетях и мессенджерах, по электронной почте и телефону.

Список других доступных приложений и сервисов указан в разделе Интеграции.

Мобильные приложения

Разработаны для устройств на базе:

Как удалить Мегаплан?

Нужно войти в свой профиль, дальше «Настройки»-«Аккаунт»-«Удалить аккаунт». Если опция не отображается на странице, вам придётся обратиться к консультанту через форму обратной связи и запросить её подключение. Обращаю ваше внимание, все данные сразу полностью удаляются без возможности восстановления.

Отзывы пользователей

Во многом отзывы пользователей положительные, но встречал комментарии с жалобами на техподдержку и сложностями при интеграции телефонии. Лично мне техподдержка дала быстрый ответ на мой вопрос, поставленный через форму обратной связи на сайте Мегаплан.

Аналоги

Среди сервисов, схожих по функционалу, я выделю:

Битрикс24 – у нас выходили статьи инструкция для начинающих и обзор CRM.
amoCRM – удобный сервис для совместной работы и автоматизации продаж с наличием бесплатной версии.
Простой бизнес – ещё один довольно успешный российский проект с инструментами для совместной работы и CRM-системой по доступным тарифам.

Вывод

Работать с Мегапланом приятно – юзабилити на высшем уровне. Среди преимуществ отмечу:

Basecamp, один из первых сервисов для управления проектами, появился в 2004 году. Его разработчики — американская компания 37signals, единственный язык интерфейса — английский. Пробный период пользования составляет 45 дней, потом клиент может выбрать одну из четырёх платных версий стоимостью от $20 до $150. Основное отличие этих версий — в количестве возможных проектов и объёме предоставляемой памяти для загрузки файлов. В любом варианте нет ограничений для количества пользователей. В каждом созданном проекте можно вести дискуссию, добавлять текстовые или иные документы, организовывать лист задач и календарь. Администратор может контролировать степень готовности проекта и отслеживать активность каждого участника. Basecamp подходит скорее для общения сотрудников, нежели для полноценного ведения проектов.

« Наверное, мы были одними из первых пользователей Baseсamp в России. До того как подсесть на Basecamp, мы пытались использовать phpCollab, но без особого успеха. Позже пробовали альтернативные решения, но так и не нашли ничего такого, что побудило бы отказаться от Basecamp. Главный плюс — простота внедрения. В этом одна из причин популярности: очень низкий порог входа. Можно начинать использовать сразу, без раскачки. Новые сотрудники и представители клиентов компании легко подключаются и быстро втягиваются. Basecamp стал фактически индустриальным стандартом. Практически у всех наших друзей и партнёров был Basecamp.

Обратная сторона простоты — невозможность настроить сервис под себя. Вы либо принимаете его в том виде, как он есть, либо ищете другое решение. Легко опубликовать сообщение, залить картинку, написать комментарий, но по прошествии времени бывает довольно сложно разобраться, где что хранится, кто кому на что ответил и что в конце концов решили ».

« Мегаплан » : самый разнообразный

« Мегаплан » — это, по сути, российский аналог Basecamp, выпущенный в 2008 году. Изначально сервис специализировался на управлении проектами, но потом добавились инструменты для автоматизации продаж, взаимодействия с клиентами и финансового планирования. Сейчас работу можно начать с 30-дневного пробного периода, а потом перейти на один из трёх платных вариантов. Первый — просто управление задачами и людьми, второй позволяет контролировать ход сделок и вести учёт клиентов. В третьем варианте предлагается комплексное управление компанией, которое включает в себя и задачи, и сделки, и финансовый учёт. Во всех вариантах пользователь может арендовать аккаунт или (после единовременной оплаты) установить « Мегаплан » на свой сервер. Оплатить услуги можно электронными деньгами.

« Мы используем „Мегаплан“ с 2008 года. С ним не было проблем, он никогда не падал. В нём удобно работать как с сотрудниками и задачами, так и с новыми клиентами. Раньше мы пользовались только управлением проектов, но теперь там появились и CRM-услуги, воронка продаж, сделки. Бухгалтерию не ведём, потому что зарегистрированы как ИП, а в „Мегаплане“ это может делать только ООО. Стоимость услуг нас вполне устраивает, мы выступаем арендаторами и ежегодно платим за каждого сотрудника. Помимо „Мегаплана“ из подобных сервисов мы пробовали также qTrack, но перейти на него так и не решились ».

« Битрикс24 » : для любителей отдельных сайтов

« Битрикс24 » был запущен в начале 2012 года. Сервис предоставляет каждой компании-пользователю отдельный сайт для оптимизации работы. Из инструментов стоит отметить единую ленту событий на портале, кнопку «Мне нравится» и микроблоги. Как и в других сервисах, есть функции постановки задач, планирование и контроль, CRM. Работать с порталом можно со всех мобильных устройств. Есть три комплекса услуг (минимальный предоставляется бесплатно). Для небольших компаний или проектных команд до 12 человек « Битрикс24 » не стоит ничего. Впрочем, даже для крупных компаний, которым нужны системы учёта рабочего времени, планировщики отчётов и собраний, это обойдётся не дороже 10 000 рублей в месяц на всю организацию.

СЕО маркетинговой компании «ИнтерМедиа Сервис»

« Мы выступаем партнёрами „ Битрикс24“ с февраля 2012 года. До этого момента мы использовали qTrack. На сервере всё довольно удобно, есть большой список различных инструментов. Помимо стандартных возможностей, имеется учёт рабочего времени: можно смотреть, кто из сотрудников сколько времени тратит на работу и кто что сделал. Есть таблица работников, по которой можно составлять отчёты. Доступна функция ведения графика отсутствия на рабочем месте. Для всех участников проекта составляется календарь важных событий — например, совещаний и планёрок. Можно вести учёт клиентов, добавлять без создания аккаунта, если их присутствие необходимо».

Worksection: самый узкоспециализированный

Worksection создан для управления проектами, но в нём также можно вести и финансовые операции. У программы есть мобильная версия. Cначала клиенту предоставляется 30 бесплатных дней пользования, а затем он выбирает одну из пяти платных версий. Они отличаются объёмом хранения информации, количеством проектов и списком доступных функций типа таймера или диаграммы Ганта. Количество пользователей нигде не ограничено. Создатели сервиса во многом отталкивались от недостатков Basecamp: например, снизили стоимость своих услуг в два раза, добавили визуальный редактор текста, объединили сообщения с задачами.

Технический директор студии веб-разработки Const Lab

« В Worksection удобно работать с клиентами — он для них простой и понятный. В других сервисах клиенты часто не могут разобраться — поставить задачу, например, проблема (особенно если они этого никогда не делали). Очень удобно всем вместе общаться: до этого мы в основном переписывались с клиентами по почте, приходилось ставить в копию целый список адресатов, что неудобно. Теперь у каждого проекта есть свой чат, сообщения приходят всем сразу. В целом, от клиентов жалоб не поступало, а вот нашим дизайнерам периодически не хватает некоторых функций. Для них, наоборот, всё чересчур просто. Worksection постоянно пользуются 7-9 сотрудников. Никаких проблем не было ».

Читайте также: