Как рассчитать резерв отпусков на 2020 год пример

Опубликовано: 15.06.2025

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

способ резервирования,
предельную годовую сумму резерва,
ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) - 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) - (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. - 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Когда создавать резервы на оплату отпусков, какими способами можно это сделать и какие проводки в учете бюджетной организации.

Кому и когда создавать резерв

Исходя из норм ПБУ 8/2010 п.3 , ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ резерв расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все учреждения, исключение составляют учреждения, которые могут вести упрощенный бухучет.

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для учреждения могут быть:

2) последнее число каждого квартала — этот вариант наиболее удобен;

3) 31 декабря — этот вариант самый простой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Какую дату для расчета резерва выбрать — учреждение решает самостоятельно и закрепляет это в своей Учетной политике.

Формирование резерва на оплату отпусков

Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:

1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);

2) срок признания резервов в учете;

3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);

4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.

Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.

Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:

1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;

2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.

Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.

Таблица 1. Методы определения резерва отпусков

Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику

Метод 2: расчет в целом по учреждению

Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв отп. = К1 x ЗПср1
К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;

Резерв страх взн. = К x ЗП x С,

К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов

Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,

К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению

Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,

К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников

Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.

Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.

Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.

Пример 1

В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.

На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.

Сумма создаваемого резерва составит:

на оплату отпусков — 829 500,00 руб. (790 дн. * 1050 руб.);
на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, — 250 509,00 руб. (829 500,00 * 30,2 %).

Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».

Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).

Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.

Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков

Содержание операции

Дебет

Кредит

Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)

1.401. 20. 211 (213)
1.109. 60.211 (213)

Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)

Инвентаризация резервов по отпускам

Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.

Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.

Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.

Резерв отпусков — это средства на оплату отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск, а также на взносы во внебюджетные фонды, которые планируются в текущем периоде. Бухгалтерский и налоговый учет ведется по особым правилам.

Для чего нужен резерв отпусков

ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:

отпускные;
либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, создание резерва на оплату отпусков на 2021-й формировалось в 2020 году. А в текущем работодатели зарезервируют деньги на 2022 год.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто создает

В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать резерв отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:

в пункте 3 ПБУ 8/2010;
статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

Бюджетные учреждения формируют запасы по ФСБУ, утвержденным Приказом Минфина № 124н от 30.05.2018 «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. Законом установлены правила резерва на оплату отпусков — в ПБУ 8/2010 и приказе Минфина № 124н отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря. Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете в последний день каждого квартала.

Как рассчитать

Минфин предложил три методики расчета. Они изложены в приложении 3 к Письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. Вот как рассчитать резерв отпусков на 2021 год:

По каждому сотруднику.
По всей организации.
По группам персонала.

Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО — резерв отпусков;
К — остаток не использованных сотрудником дней отдыха;
ЗП — его среднедневной заработок.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв — запас расходов на страховые взносы;
С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.

Пример расчета по методике 1

Приведем пример расчета резерва на оплату отпусков в 2021 году: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:

Иванов: остаток отпускных дней — 5 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
Петров: остаток дней — 12 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.;
Сидоров: остаток дней — 8 календарных дней, среднедневной заработок — 1000,00 руб.

Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.

Ставки по страховым взносам составляют:

ПФР — 22 %;
ФСС — 2,9 %;
ФФОМС — 5,1 %;
ФСС на травматизм — 0,2 %.

Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.

Расчет для Иванова:

Сумма для резерва = 2000 руб. × 5 дн. = 10 000 руб.
Итоговая сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов = 10 000 × 0,302 = 3020 руб.

Итого на Иванова понадобится 10 000 + 3020 = 13 020.

Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).

Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.

Методика 2: расчет по учреждению

В этом случае используется такая формула:

Сумму страховых взносов определяем так:

Пример расчета по методике 2

Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бухгалтерском и налоговом учете с примером расчета в 2021 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.

Дополнительная сумма составит 1500 руб. × 450 дн. = 675 000.

Суммарная ставка 30,2 %, поэтому сумма на оплату страховых взносов = 675 000 × 0,302 = 203 850.

Итого необходимо зарезервировать 675 000 + 203 850 = 878 850.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Пример расчета по методике 3

Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:

по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.
по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.

Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.

Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.

Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили пример, как формируется резерв отпусков в таблице с бухгалтерскими записями для бюджетного учета:

Содержание операции	Бухгалтерская запись
Содержание операции	Дебет	Кредит
Формирование
На отпускные	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
На страховые взносы	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213
Начислены расходы
По выплате отпускных	КРБ.1.401.60.211	КРБ.1.302.11.730
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.60.213	КРБ.1.303.00.730
Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)
По выплате отпускных	КРБ.1.401.20.211	КРБ.1.401.60.211
По выплате страховых взносов	КРБ.1.401.20.213	КРБ.1.401.60.213

Какие проводки использовать

Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:

Для отпускных и компенсаций:

дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков»;
кредит — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

дебет — 96 «Резервы предстоящих расходов», аналогичный субсчет;
кредит — 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.

В бухгалтерском учете и финансовой отчетности компании принято признавать резервы по отпускам. Исключение составляют только те организации, которые применяют Национальный стандарт финансовой отчетности, не предусматривающий такого понятия, как резервы по отпускам работников.

В условиях применения МСФО для учета резервов необходимо руководствоваться МСФО (IAS) 19 «Вознаграждения работникам», а в отношении субъектов малого и среднего бизнеса – разделом 28 МСФО (IFRS) для предприятий малого и среднего бизнеса (далее – МСФО для МСБ).

МСФО (IAS) 19 и разделом 28 МСФО для МСБ не предусмотрено понятие «резервы по отпускам работников», такие резервы здесь называются ожидаемыми затратами на оплату накапливаемых оплачиваемых отсутствий на работе.

Пунктом 28.6 МСФО для МСБ установлено, что предприятие должно признавать ожидаемые затраты по накапливаемым оплачиваемым отсутствиям на работе по мере оказания работниками услуг, которые увеличивают их права в отношении использования будущих оплачиваемых отсутствий на работе.

Предприятие оценивает ожидаемые затраты на оплату накапливаемых оплачиваемых отсутствий на работе как дополнительную сумму, которую оно предполагает выплатить работнику за неиспользованные отсутствия на работе, накопленные на конец отчетного периода. А затем – представляет эту сумму в качестве текущего обязательства на отчетную дату.

Пунктом 16 МСФО (IAS) 19 установлено аналогичное требование, а именно: организация должна оценить ожидаемые затраты на оплату накапливаемого оплачиваемого времени отсутствия как дополнительную сумму, которую она предполагает выплатить работнику за неиспользованное оплачиваемое время отсутствия, накопленное по состоянию на конец отчетного периода.

Определенная методология начисления резервов по отпускам МСФО (IAS) 19 и МСФО для МСБ не предусматривается. В связи с этим конкретные методы оценки резервов по отпускам работников должны быть описаны в учетной политике организации.

Как правило, для расчета суммы резерва необходимо неиспользованное количество дней ежегодного отпуска работников за расчетный период умножить на среднедневную заработную плату работников. К сумме резерва также могут быть добавлены суммы социального налога и отчислений на страхование (если это предусматривается учетной политикой).

Рассмотрим основные аспекты, применяемые при расчете средней заработной платы.

Исчисление средней заработной платы производится в соответствии с приказом министра здравоохранения и социального развития РК «Об утверждении Единых правил исчисления средней заработной платы» от 30 ноября 2015 года № 908 и Методическими рекомендациями по применению Единых правил исчисления средней заработной платы, утвержденных приказом министра здравоохранения и социального развития РК от 30 ноября 2015 года № 908.

Средняя заработная плата – сумма денежных средств, исчисляемая работодателем и выплачиваемая работнику за период, в течение которого работнику гарантируется сохранение его заработка.

К средней заработной плате относятся в том числе отпускные, выплачиваемые работникам.

Для исчисления средней заработной платы определяется расчетный период, под которым понимается период продолжительностью 12 календарных месяцев, предшествующих событию, с которым связана соответствующая оплата (выплата), либо период фактически отработанного времени, если работник проработал у работодателя менее 12 календарных месяцев (к примеру, 6 месяцев 20 дней).

Для исчисления средней заработной платы следует использовать следующие формулы:

СЗП = СДЗ (СЧЗ) × РД (РЧ),

СДЗ (СЧЗ) = ЗП_рп / РД (РЧ),

Событие – это случаи, связанные с сохранением или выплатой средней заработной платы, в том числе в связи с отпуском работника.

В случае повышения должностного оклада исчисление средней заработной платы производится с учетом коэффициента повышения в следующем порядке:

1) если повышение произошло в расчетный период, средняя заработная плата за каждый месяц, предшествующий повышению, исчисляется с учетом коэффициента повышения;

2) если повышение произошло после расчетного периода до наступления события, средняя заработная плата за расчетный период исчисляется с учетом коэффициента повышения;

3) если повышение произошло в период события, часть средней заработной платы исчисляется с учетом коэффициента повышения с даты повышения тарифной ставки (должностного оклада) до окончания указанного периода.

Коэффициент повышения рассчитывается путем деления тарифной ставки (должностного оклада), установленной в месяце повышения, на тарифную ставку (должностной оклад), установленную до повышения.

Коэффициент повышения применяется к общей сумме начисленной заработной платы каждого соответствующего месяца в пределах расчетного периода.

Данный коэффициент не применяется:

1) при переводе работника с одной должности на другую;

2) при увеличении стажа работы по специальности работника или при повышении квалификационного разряда рабочего, учитываемых при исчислении размера должностного оклада.

ПРИМЕР

В организации пятидневная 40-часовая рабочая неделя.

Работнику предоставлен оплачиваемый трудовой отпуск с 5 по 28 февраля 2018 года (18 рабочих дней).

Расчетный период – с 1 февраля 2017 года по 31 января 2018 года.

Должностной оклад в 2017 году – 90 000 тенге, с 1 января 2018 года – 112 500 тенге.

Следует начислить отпускные работнику.

Анализ

Если повышение произошло в расчетный период, то средняя заработная плата за каждый месяц, предшествующий повышению, исчисляется с учетом коэффициента повышения.

Рассчитаем коэффициент повышения:

112 500 тг. / 90 000 тг. = 1,25.

Коэффициент повышения применяется к общей сумме начисленной заработной платы каждого соответствующего месяца в пределах расчетного периода:

Рассчитаем средний дневной заработок:

1 350 000 тг. / 246 р. дн. = 5 488 тг. / р. дн.

Средняя заработная плата (отпускные):

5 488 тг. / р. дн. × 18 р. дн. = 98 784 тг.

ПРИМЕР

В организации пятидневная 40-часовая рабочая неделя.

Работнику предоставлен оплачиваемый трудовой отпуск с 8 по 31 января 2018 года (18 рабочих дней).

Расчетный период – с 1 января по 31 декабря 2017 года.

Должностной оклад составлял в 2017 году 90 000 тенге, а с 1 января 2018 года – 112 500 тенге.

Следует начислить среднюю заработную плату (отпускные).

Анализ

Если повышение оклада произошло после расчетного периода, но до наступления события, то средняя заработная плата за расчетный период исчисляется с учетом коэффициента повышения.

Рассчитаем коэффициент повышения:

112 500 тг. / 90 000 тг. = 1,25.

Он применяется к общей сумме начисленной заработной платы каждого соответствующего месяца в пределах расчетного периода:

Рассчитаем средний дневной заработок:

1 350 000 тг. / 245 р. дн. = 5 510 тг. / р. дн.

Средняя заработная плата (отпускные):

5 510 тг. / р. дн. × 18 р. дн. = 99 180 тг.

ПРИМЕР

В организации пятидневная 40-часовая рабочая неделя.

Работнику предоставлен оплачиваемый трудовой отпуск с 15 января по 9 февраля 2018 года (20 рабочих дней).

Расчетный период – с 1 января по 31 декабря 2017 года.

Должностной оклад в 2017 году составлял 90 000 тенге, повышение до 112 500 тенге произошло 22 января 2018 года.

Следует начислить среднюю заработную плату (отпускные).

Анализ

Если повышение произошло в период события, то часть средней заработной платы исчисляется с учетом коэффициента повышения с даты повышения должностного оклада (ставки) до окончания указанного периода.

Рассчитаем коэффициент повышения:

112 500 тг. / 90 000 тг. = 1,25.

Произведем расчет начисленной заработной платы данного работника за расчетный период до применения коэффициента повышения:

Рассчитаем средний дневной заработок:

1 080 000 тг. / 245 р. дн. = 4 408 тг. / р. дн.

Расчет начисленной заработной платы за расчетный период после применения коэффициента повышения:

Рассчитаем средний дневной заработок:

1 350 000 тг. / 245 р. дн. = 5 510 тг. / р. дн.

Количество рабочих дней отпуска, приходящихся на период с начала отпуска и до повышения оклада работнику (с 15 по 22 января 2018 года), – 5.

Количество рабочих дней отпуска, приходящихся на период с даты повышения оклада работнику и до окончания отпуска (с 22 января по 9 февраля 2018 года), – 15.

Расчет средней заработной платы (отпускных):

– за период с 15 по 22 января 2018 года:

4 408 тг. / р. дн. × 5 р. дн. = 22 040 тг.;

– за период с 22 января по 9 февраля 2018 года:

5 510 тг. / р. дн. × 15 р. дн. = 82 650 тг.

22 040 + 82 650 = 104 690 тг.

Резерв по отпускам работников начисляется либо на ежемесячной основе, либо по состоянию на отчетную дату.

Какие именно документы следует представить для отражения резервов по отпускам работников в финансовой отчетности, МСФО (IAS) 19 и МСФО для МСБ также не регламентируют. К таким документам можно отнести расчет ожидаемых затрат по отпускам работников, составленный по методу, предусмотренному учетной политикой организации.

Необходимо учитывать, что расходы по резервам на отпуска работников признаются в бухгалтерском учете в зависимости от того, в каких сферах задействованы данные работники: по производственным рабочим применяются счета раздела 8 Типового плана счетов бухгалтерского учета, по административным работникам – счет 7210, по торговым работникам – счет 7110 и т. д.

Проводки по учету резервов:

– начисление резервов по отпускам работников:

– начисление отпускных (компенсаций по неиспользованным отпускам) за счет резерва:

– начисление социального налога и социальных отчислений за счет резерва:

По состоянию на конец каждого периода сальдо по счету 3430 «Краткосрочные оценочные обязательства по вознаграждениям работникам» в обязательном порядке корректируется на основании вновь проводимых расчетов ожидаемых затрат на отпуска работников.

Корректировка сальдо по данному счету отражается проводками:

– восстановление (уменьшение) сальдо:

В налоговом учете расходы по начислению резервов по отпускам работников не относятся на вычеты на основании пункта 5 статьи 242 Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)» (далее – Налоговый кодекс), согласно которому в качестве расхода в целях налогообложения не рассматривается расход, возникающий .

Резерв отпусков — это источник средств на оплату предстоящего отдыха работников организации. Его создают все компании, кроме тех, кто ведет упрощенный учет.

Что такое резерв на оплату отпусков

Это обязательство, позволяющее оценить и подтвердить действительное наличие ответственности учреждения по выполнению трудовых гарантий перед сотрудниками на отчетный день в периоде. Законодательством установлены правила по резерву на оплату отпусков в ПБУ 8/2010, утвержденных Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кто обязан создавать

В нормативах указано, кто обязан создавать резерв отпусков — такие обязательства формируют все существующие учреждения. Исключением являются организации, которым разрешено ведение упрощенного учета:

субъекты малого предпринимательства;
некоммерческие организации;
участники проекта «Сколково».

Это означает, что такие компании вправе не формировать финансовый запас на отпускные в бухучете, а относят финансы непосредственно на счета по текущим затратам.

Как часто формировать

Созданный резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете отражает обязательства перед сотрудниками, касающиеся оплаты отдыха на дату отчета (п. 15 ПБУ 8/2010). Его надо формировать как минимум раз в год (на заключительный день — 31.12). Если вы предоставляете и годовую, и квартальную отчетности, создавайте запас на заключительный день каждого квартала.

В целом допустимо формировать его на заключительный день:

месяца (трудоемко, но точно);
квартала (для многих наиболее приемлемый вариант);
года (для учреждений, имеющих годовую отчетность).

Конкретный день устанавливается самим предприятием в учетной политике, которая утверждается распорядительным документом по организации.

Резерв в бухгалтерском учете и отчетности

Обязательное создание резерва на оплату отпусков фиксируется в учетной политике для целей бухучета. Там же следует разъяснить алгоритм расчета.

Проводки по использованию

Формируемый запас средств подлежит отражению на субсчете «Резерв на оплату отпусков» к счету 96 «Резервы предстоящих расходов».

При его создании формируется проводка по кредиту данного субсчета на сумму отчислений. Составьте бухгалтерскую запись так, чтобы сальдо по субсчету стало идентичным рассчитанному запасу.

Приведем пример, как формируется резерв отпусков в таблице с проводками:

Отражение в бухучете

Дт 20 (26, 44) Кт 96 — запас на оплату отдыха

Дата начисления

Отпускные из средств начислены

Взносы на отпускные начислены

Учитывая, что подсчет резервируемых сумм приблизительный, этих средств не всегда хватает на год. При таком варианте отпускные суммы следует начислять в дебет затратных счетов. Идентично тому, как начисляется зарплата.

Налоговый учет резервных обязательств

Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика. В этом основное отличие от бухгалтерского учета. Кроме того, алгоритм расчета и отражения резервных средств в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности. В статье 324.1 НК РФ прописан четкий алгоритм его формирования. Он предусматривает:

определение процента отчислений для запаса;
определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.

Подробнее методику формирования такого обязательства в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как создать резерв на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок расчета

Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета. Необходимо предусмотреть:

периодичность отражения формирования запаса (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
порядок расчета резервной суммы.

Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резервного обязательства. И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль.

Таким образом, учреждение строго придерживается установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных.

Рассмотрим наиболее часто применяемые методики формирования резерва на отпуска в бухгалтерском и налоговом учете с примером расчета на 2021 год. Эти примеры помогут понять, как реализовать их применение на практике.

Вариант 1: самый простой

Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Средства резервируются один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте превышается, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.

ООО «Компания» формирует обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2020 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., сумма отчислений в резерв на оплату основных отпусков в части страховых взносов в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2020 бухгалтер сделал проводку:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
44	96	130 200	Сформировано оценочное обязательство на 2021 г.

При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных сделайте такие проводки:

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
96	70	10 000	Начислены отпускные
96	69	3020	Исчислены страховые взносы с сумм отпускных

Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате. К примеру, в середине года компания принимает решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении.

Вариант 2: более точный

Второй способ заключается в следующем:

Шаг 1. Посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения запаса.

Шаг 2. Произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:

Шаг 3. Вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.

Периодичность расчета допускается предусмотреть один раз в год, но для этого метода следует делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.

Разберем, как рассчитать резерв отпусков на 2021 год: ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства на последнее число каждого квартала.

Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.

Сумма зарплаты за 2020 г. — 2 млн руб.

Число неотгулянных дней отпуска:

на 31.12.2020 — 50;
на 31.03.2021 — 60;
на 30.06.2021 — 40.

за I квартал 2021 — 20 000;
за II квартал 2021 — 40 000.

Для начала определим расчет среднего заработка:

Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.

Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:

резерв 568,83 × 1,302 × 60 = 44 437,00;
остаток ранее начисленного резерва: 37 030,83 – 20 000 – 6040 = 10 990,83;
доначислен резерв: 44 437,83 – 10 990,83 = 33 447,00.

резервная сумма 568,83 × 1,302 × 40 = 29 627,67;
остаток ранее начисленного резерва: 44 437,00 – 30 000 – 9060 = 5377,00;
доначислен резерв: 29 627,67 – 5377 = 24 250,67.

Вариант 3: помогает избежать разницы между бухгалтерским и налоговым учетом

Чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, организация принимает решение о формировании оценочного обязательства и в налоговом учете и утверждает в бухгалтерской учетной политике методику расчета, аналогичную той, которая установлена в статье 324.1 НК РФ. Заключается он в следующем.

Отчисления производятся каждый месяц и определяются по формуле:

Процент отчислений рассчитайте по формуле:

На конец года сумму сформированного оценочного обязательства необходимо проинвентаризировать. Для этого определяется стоимость неотгулянных отпускных дней на последний день года. Полученная сумма сравнивается с фактическим размером оценочного обязательства на конец года.

Еще один пример расчета резерва на оплату отпусков в 2021 году: в ООО «Компания» трудится 10 человек. Средняя заработная плата на 31.12.2020 составила 20 000 руб. За январь сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.

Читайте также: