Какой сейчас период отпуска

Опубликовано: 15.06.2025

За 9 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, практические примеры и видеосовет из одного из наших полезных вебинаров.

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Пример

Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2020 года. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).

Пример

Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2020 г. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2020 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2020 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан

Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2020 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2019 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

Определяем состав выплат, которые следует включить в расчет среднего заработка: 20 000 * 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
Определяем количество дней, которые следует включить в расчет среднего заработка: (29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
Рассчитываем средний дневной заработок% 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
Рассчитываем начисленную сумму отпускных: 679,06 * 14 = 9506,83 руб.

В конце статьи есть шпаргалка

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:

Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.

Выводы к статье:

Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе "Дата составления". Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 "График отпусков" утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов "график отпусков" и "локальный нормативный акт" нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. "Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает", – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 "О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних". Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе "Примечания".

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ "О ветеранах";
Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
неознакомление работников с графиком;
составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

В соответствии со ст. 123 ТК РФ работнику предоставляется оплачиваемый отпуск за каждый его рабочий год. Не следует путать понятия рабочий год сотрудника для отпуска и календарный год, хотя названия у них и похожи.

Как правило, рабочий год сотрудника для отпуска составляет отрезок времени, равный по продолжительности 12 календарным месяцам, но его начало у каждого работника своё – это дата приёма в организацию. Календарный же год всегда начинается с 1 января. Начало каждого следующего рабочего года исчисляется со дня истечения предыдущего, а не с момента окончания очередного отпуска. Так, если работник принят в организацию 21.11.2019, его первый рабочий год для отпуска закончится 20.11.2020, а следующий начнется с 21.11.2020 и т.д.

Календарный год всегда заканчивается 31 декабря и его продолжительность неизменна, она составляет 365 дней (или 366 дней - в високосном году). А вот окончание рабочего года сотрудника для отпуска, а значит и начало его следующего рабочего года, может смещаться. Сдвиг окончания рабочего года происходит, если у работника были периоды, исключаемые из стажа, дающего право на отпуск (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). К ним относятся:

время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин (в т. ч. в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ);
время отпуска без сохранения заработной платы, совокупная продолжительность которого превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;
время отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёхлетнего возраста.

Все эти периоды увеличивают продолжительность рабочего года сотрудника, по истечении которого он получит право на полный оплачиваемый отпуск.

Рассмотрим, как сдвинется дата окончания рабочего года для отпуска у сотрудника, которому работодатель предоставил отпуск без сохранения заработной платы. Допустим, что сотрудник был принят в организацию 21.11.2019. Написав заявление работодателю, он взял отпуск за свой счёт с 03.08.2020 длительностью 20 календарных дней.

Напомню, что Трудовое законодательство позволяет включать в рабочий год сотрудника отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью не более 14 календарных дней в рабочем году. А значит, все дни неоплачиваемого отпуска сверх установленного лимита сдвинут окончание его рабочего года. В нашем примере, рабочий год сотрудника удлинится на 6 сверхлимитных календарных дней неоплачиваемого отпуска (20 – 14 = 6), а значит дата его окончания сдвинется на 26.11.2020, следующий же рабочий год у него начнется уже с 27.11.2020.

Если сотрудник в течение рабочего года возьмёт отпуск без сохранения заработной платы несколько раз по несколько дней, например, по 2-3 дня, следует просуммировать их все и продлить окончание рабочего года сотрудника на календарные дни сверх 14-ти.

Специалисты Роструда придерживаются такой же позиции относительно включения отпусков без сохранения заработной платы в рабочий год сотрудника для отпуска (письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 23.11.18 № 14-2/В-933). Совсем недавно на эту тему было выпущено письмо Московской инспекции труда от 04.06.20 № 77/10-20669-ОБ/18-1299, содержащее аналогичную позицию по этому вопросу.

Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет также увеличивает продолжительность рабочего года сотрудника, за который ему положен оплачиваемый отпуск. При этом не стоит его путать с отпуском по беременности и родам, называемым в народе «декретным», который предоставляется при представлении соответствующего больничного листка. Отпуск по беременности и родам как раз включается в стаж работника, за который ему положен отпуск и не сдвигает окончание его рабочего года.

Давайте рассмотрим ситуацию на конкретном примере: сотрудница, принятая на работу 15.05.2017, сразу после отпуска по беременности и родам ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. С 01.12.2020 она вышла на работу. Давайте определим, какова будет продолжительность второго рабочего года сотрудницы для отпуска?

Первый рабочий год сотрудницы для отпуска начался 15.05.2017, а закончился 14.05.2018.

Второй её рабочий год начался с 15.05.2018. Он закончился бы 14.05.2019, но наша сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет с 01.11.2018 по 30.11.2020. Поэтому весь этот период следует исключить из рабочего года сотрудницы, а значит надо исключить:

за период с 01.11.2018 по 31.12.2018 - 61 календарный день;
за период с 01.01.2019 по 31.12.2019 - 365 календарных дней;
за период с 01.01.2020 по 30.11.2020 - 335 календарных дней.

Всего следует исключить из второго рабочего года сотрудницы для отпуска 761 календарный день, увеличив его продолжительность. Для того, чтобы определить дату окончания её второго рабочего года, необходимо к дате его первоначального окончания (14.05.2019) прибавить исключаемые дни (761 календарный день) и получится, что второй рабочий год для отпуска у сотрудницы закончится только 14.06.2021.

Следовательно, в процессе работы у сотрудника может сложиться ситуация, при которой период, за который сотруднику положен отпуск, может длиться и гораздо дольше, чем календарный год. В нашем примере рабочий год сотрудницы длится более трёх календарных лет, хотя и называется он «рабочий год».

А за сколько дней сотруднице из нашего примера будет положена компенсация отпуска при увольнении, если, выйдя из отпуска по уходу за ребёнком, она решит уволиться?

В соответствии со ст. 115 ТК РФ, по общему правилу, за каждый рабочий год сотруднику положено не менее 28 календарных дней отпуска.

Если сотрудница решит уволиться из организации с 01.12.2020, то, по условию из нашего примера, за первый рабочий год ей будет положена компенсация за 28 дней отпуска. За второй рабочий год количество дней компенсации за неиспользованный отпуск нашей сотруднице необходимо рассчитать пропорционально фактически отработанному времени с учётом исключаемого периода. А значит из второго рабочего года сотрудницы следует исключить период отпуска по уходу за ребёнком до достижения им трёхлетнего возраста с 01.11.2018 по 30.11.2020. Компенсация отпуска сотруднице будет положена только за период фактической работы с 15.05.2018 по 31.10.2018. В этот период мы включаем и отпуск по беременности и родам.

Теперь определим количество полностью отработанных месяцев за период фактической работы сотрудника, приходящихся на второй рабочий год. За период с 15.05.2018 по 31.10.2018 сотрудник отработал полных 6 месяцев, т.к. количество отработанных сотрудником календарных дней за период с 15.05.2018 по 31.05.2018 больше пятнадцати, такие излишки округляются до полного календарного месяца. А за 6 месяцев сотруднице положена компенсация за 14 календарных дней (2,33 х 6 = 14).

Следовательно, по условию нашего примера, при увольнении сотруднице должна быть выплачена компенсация неиспользованного отпуска за 42 календарных дня.

В заключении хочу ещё раз обратить ваше внимание на то, что точка отсчёта для первого рабочего года сотрудника, за который ему будет положен полный оплачиваемый отпуск, всегда одна – дата трудоустройства в организацию. А вот дата окончания рабочего года для отпуска и дата начала следующего может сдвигаться на периоды, исключаемые из рабочего стажа сотрудника, дающего право на отпуск.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более 3 лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.

Хотите научиться правильно оформлять все кадровые документы? Для вас мы разработали большой курс по кадровому делопроизводству.

Как рассчитывается продолжительность отпуска: основные правила

Как рассчитать количество дней отпуска? Такой вопрос может возникнуть у работодателя, например:

при отправке работника на отдых и выдаче ему отпускных;
выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении или без него.

И в том и в другом случае расчет календарных дней отпуска происходит по общей схеме. Строится она на основном отпускном правиле, которое содержится в ст. 115 ТК РФ: за каждый год работы сотруднику полагается минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Как правило, именно такой отрезок времени предоставляется для отдыха работникам большинства компаний.

Отпуск продлевается на дни болезни, исполнения государственных обязанностей и в некоторых иных случаях (ст. 124 ТК РФ).

Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска по закону. К ним относятся:

работники, не достигшие 18-летнего возраста;
муниципальные и госслужащие;
сотрудники образовательной сферы;
инвалиды;
работники органов наркоконтроля;
следователи и прокуроры, работающие в местностях с особым климатом;
иные категории работников.

Организация может установить и иную продолжительность отпуска, зафиксировав это в локальном документе.

Изучайте нюансы предоставления дополнительных отпусков с помощью материалов нашего сайта:

;

Таким образом, первое, что нужно сделать перед тем, как рассчитать календарные дни для расчета отпуска, — это определить стаж работы сотрудника в организации.

В общем случае отпуск за первый год работы на новом месте человек может взять, отработав полгода. Но по договоренности с работодателем уйти отдыхать можно и раньше. Отдых за последующие годы предоставляется в любое время согласно установленной у работодателя очередности отпусков.

После того как стаж посчитан, нужно определить, сколько дней отпуска положено сотруднику. Исходить нужно из следующего: при общепринятом 28-дневном отпуске, предоставляемом в календарных днях, за каждый отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).

Подсчитываем отпускной стаж

Отсчет стажа начинаем с даты приема отпускника на работу. Иными словами, расчет ведется не по календарным, а по так называемым рабочим годам.

Для работника, трудоустроившегося 11.04.2020, первым рабочим годом будет период с 11.04.2020 по 10.04.2021, вторым — с 11.04.2021 по 10.04.2022 и т. д.

Производя расчет дней отпуска за отработанный период работника, учитываем время, когда он:

непосредственно трудился;
фактически не работал, но должность за ним сохранялась;
находился в отпуске за свой счет (но не более 14 календарных дней за год);
вынужденно прогуливал работу при незаконном увольнении или отстранении;
был отстранен, не пройдя обязательный медосмотр не по своей вине.

Апрель, часть мая, а также 24 июня и 1 июля 2020 года объявлены Президентом РФ В. В. Путиным нерабочими. Нужно ли включать нерабочие дни, совпавшие с ежегодным отпуском, в число дней отпуска, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в готовое решение.

Ответ на вопрос, исключаются ли дни отпуска при расчете отпускных, отчасти положителен. Так, исключаем из стажа:

периоды отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
«детские» отпуска;
время отсутствия на работе без уважительных причин.

Сотрудник принят в организацию 11.07.2019 и работал до 20.03.2021 без отпуска. Он болел с 12.02.2021 по 21.02.2021.

Сначала определяется число месяцев в отработанном периоде.

12 месяцев (11.07.2019 — 10.07.2020) + 8 месяцев и 10 дней (11.07.2020 — 20.03.2021) – 10 дней болезни = 20 месяцев.

Число дней отпуска: 28 / 12 × 20 = 46,67 дня.

Как правильно рассчитать период отпуска, если на него выпадает праздник

В ст. 120 ТК РФ закреплено правило, согласно которому выпадающие на отпуск нерабочие праздники в сам отпуск не включаются. На практике встречаются два варианта расчета дней отпуска:

Период отпуска обозначен датой его начала и количеством календарных дней. В этом случае работник выходит из отпуска на 1 день позже.

Отпуск предоставлен работнику с 04.03.2021 на 14 календарных дней. 8 марта — праздничный день, поэтому приступить к работе он должен не 18.03.2021, а 19.03.2021.

Период отпуска обозначен датами его начала и завершения. В этом случае использованными днями отдыха считаются дни соответствующего временного промежутка за вычетом праздников.

Отпуск предоставлен работнику с 02.03.2021 по 15.03.2021. Дней по календарю — 14. Но из-за того, что на этот период приходится праздник 8 Марта, отпуск считается использованным в количестве 13 дней.

Производя расчет для отпуска в неполном месяце, следует учитывать и календарные дни, которые приходятся на отработанный период, а не только рабочие (фактически отработанные). Так, и праздничные дни, а также выходные, которые не подпадают под периоды, перечисленные в п. 5 Положения, утвержденного правительственным постановлением от 24.12.2007 № 922, должны участвовать в расчете дней отпуска как те, что подпадают под отработанный период.

Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска, узнайте здесь.

Вы можете подтвердить сделанные нами выводы и расчеты с помощью Путеводителя по кадрам «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» системы «КонсультантПлюс». Для этого получите бесплатный пробный доступ к К+.

Как произвести расчет дней отпуска в 2020-2021 годах (пример)

Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2021 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.

Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2018.

За период работы он:

болел с 04.12.2018 по 12.12.2018 и с 12.02.2019 по 19.02.2019;
брал отпуск за свой счет с 07.04.2019 по 13.04.2019 и с 24.08.2019 по 13.09.2019;
был в оплачиваемом отпуске с 02.06.2019 по 22.06.2019, с 30.03.2020 по 19.04.2020, с 29.08.2020 по 11.09.2020.

15.01.2021 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.

Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.

Шаг 1. Определяем стаж

Общий стаж работы с 17.06.2018 по 15.01.2021 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.

Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.

Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:

за рабочий год с 17.06.2018 по 16.06.2019 — 7 дней (с 07.04.2019 по 13.04.2019);
за рабочий год с 17.06.2019 по 16.06.2020 — 21 день (с 24.08.2019 по 13.09.2019).

Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.

Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.

Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период

Это 56 дней за 2 полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17) в пользу работника. Итого 73 дня.

Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска

За время работы работник брал отпуск трижды:

С 02.06.2019 по 22.06.2019. На этот период пришелся нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому использованы были не 21, а 20 дней отдыха.
С 30.03.2020 по 19.04.2020. Здесь праздников не было, и отпуск составил 21 день.
С 29.08.2020 по 11.09.2020. Здесь праздников тоже не было, и отпуск составил 14 дней.

Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2020 по 15.01.2021 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2021 году – пример с подробным описанием, произведен.

Расчет среднего дневного заработка

А теперь рассчитаем сумму отпускных. Сначала для этого нужно определить среднедневной заработок.

Расчет среднедневного заработка осуществляется за предшествующий месяцу ухода в отпуск расчетный период, равный 12 месяцам.

В заработок за расчетный период не входят следующие виды выплат (п. 3 положения № 922):

материальная помощь и прочие социальные выплаты;
компенсация проезда, питания, коммунальных платежей;
оплата обучения, отдыха;
суммы, начисленные за периоды, исключаемые из расчета среднего заработка.

Средний дневной заработок (СДЗ) определяется по формуле:

СДЗ = ЗП / 12 / 29,3;

ЗП — заработок за расчетный период, включающий все выплаты, кроме указанных в п. 3 положения № 922;

29,3 — среднее число дней в месяце (данное значение применяется только при расчете отпускных, в других случаях действуют иные расчеты СДЗ).

Обратите внимание! В заработок за расчетный период следует включить начисленные за этот отрезок времени премии, включая относящиеся к другим периодам. Однако у учета в отпускных премий есть ряд особенностей. Подробнее об учете премиальных при расчете отпуска читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Когда период расчета отработан не полностью, применяется следующая формула:

СДЗ = ЗП / (29,3 × МП + КД),

МП — полностью отработанные месяцы;

КД — календарные дни в неполном месяце.

Значение КД определяется по формуле:

КД = 29,3 / КДо × КДр,

КДо — календарные дни в не полностью отработанном месяце;

КДр — календарные дни в том же месяце, приходящиеся на время работы.

Сотрудник проработал в фирме 7 полных месяцев и 20 дней в месяце, продолжительность которого равна 30 дням, и перед увольнением решил отгулять положенный ему отпуск. За период работы ему начислено 253 000 руб. Среднедневной заработок в этом случае составит:

СДЗ = 253 000 / (29,3 × 7 + (29,3 / 30 × 20)) = 253 000 / (29,3 × 7 + 19,53) = 1 126,30 руб.

Подробнее о том, как уйти в очередной отпуск и уволиться сразу после него, читайте в материале «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?».

Если к моменту начала отпуска сотрудник не имел заработка и рабочих дней, то применяется формула:

О — должностной оклад или ставка по тарифу (п. 8 положения № 922).

Расчет отпуска в 2020-2021 годах: итоговая сумма отпускных

Отпускные рассчитывают по формуле:

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧДО — число дней отпуска.

С 21.03.2021 по 17.04.2021 сотруднику предоставлено 28 дней отпуска. Период с 01.03.2020 по 28.02.2021 отработан полностью. Сотрудник ежемесячно получает оклад 32 000 руб. В декабре 2020 года ему начислена премия 5 500 руб. по итогам работы за ноябрь 2020 года.

ЗП = 32 000 × 12 + 5 500 = 389 500 руб.

СДЗ = 389 500 / 12 / 29,3 = 1 107,79 руб.

ОТП = 1 107,79 × 28 = 31 018,12 руб.

Обратите внимание! При выявлении ошибок в расчете отпускных их следует пересчитать. При переплате нужно удержать ее с зарплаты сотрудника строго по его согласию. При недоплате — доплатить.

Как высчитать отпускные, если дохода в расчетном периоде нет?

Как вычислить отпускные за год, если в расчетном периоде имеют место месяцы с отсутствием дохода или только с тем, который исключается из расчета? Действия здесь будут зависеть от наличия дохода в иных периодах:

если он имелся в периоды, предшествующие расчетному, то период расчета сдвигают на те месяцы, когда доход был;
если дохода в предшествующих расчетному периодах тоже не было, то расчет делают по данным за дни, отработанные в месяце ухода в отпуск;
если же дохода нет и в месяце ухода в отпуск, то расчет выполняется от оклада (тарифной ставки).

Для первого варианта формулы расчета отпускных окажутся такими же, как приведенные в предыдущем разделе.

В примерах, как рассчитать отпускные за год в оставшихся случаях, приведенная в предыдущем разделе формула будет трансформирована следующим образом:

для второго варианта в ней из слагаемых, показанных в скобках, исчезнет то, которое получено как произведение числа 29,3 на полное количество месяцев в расчетном периоде;
в третьем варианте доход будет заменен на величину оклада (тарифной ставки), а вместо той части, которая содержится в скобках, надо будет использовать число 29,3.

Расчет отпуска: особенности

Премии, образующие часть выплаченного дохода, включаются в расчет в особом порядке, зависящем:

от периода, с которым связано их начисление;
основания для начисления;
факта учета времени фактической работы при начислении.

Эти обстоятельства определяют возможность учета в доходе начисленных в расчетном периоде премий:

ежемесячных — в полном размере, но только по одному из нескольких одинаковых оснований для начисления;
начисленных за больший период — в полном размере в отношении каждого из показателей, если период ее начисления полностью входит в расчетный, и с расчетом, предусматривающим выделение части, соответствующей числу месяцев расчетного периода, если последний оказывается меньше периода начисления премии;
годовых — в полном размере, если их начисление связано с годом, предшествующим году расчета отпускных;
при начислении которых было учтено время работы — в полном размере, но с пересчетом в пропорции ко времени, отработанному в расчетном периоде, если такого учета при начислении премии не было.

А еще при расчете отпускных нужно учесть повышение зарплаты в организации. При этом отпускные рассчитывают с учетом повышающего коэффициента.

Пересчет отпускных с учетом повышающего коэффициента производят лишь в случае, если зарплата возросла одновременно у всех работников предприятия, отдела или филиала (п. 16 положения № 922).

Сотрудникам, выполняющим сезонные работы или принятым по трудовому договору на срок не более 2 месяцев, отпуск оформляется в рабочих днях. Среднедневной заработок при этом рассчитывается так:

ДШ — число рабочих дней по шестидневке.

Итоговая сумма определяется по формуле:

ЧДОр — число дней отпуска, предоставленного в рабочих днях.

За каждый отработанный месяц срочникам положено 2 дня отпуска (ст. 295 ТК РФ).

Маляр П. В. Солдатов принят в организацию на период с 01.03.2021 по 08.04.2021.

По заявлению ему предоставлен отпуск на 2 дня — 9 и 10 апреля — с дальнейшим увольнением. Зарплата работника по договору составила 37 000 руб.

Количество дней для расчета бухгалтер посчитал по графику шестидневки. Оно равно:

39 (дней всего) – 6 (воскресенья) – 1 (праздник 8 Марта) = 32 дня.

СДЗ = 37 000 / 32 = 1 156,25 руб.

ОТП = 1 156,25 × 2 =2 312,50 руб.

Итоги

Рассчитать дни отпуска и оплату за него несложно. Главное — знать основные правила (а они, как видим, в 2020-2021 годах не изменились) и учитывать некоторые, например «праздничные», нюансы. Остальное, как говорится, дело техники.

Рассчитать отпускные или проверить ваш расчет вам поможет наш калькулятор отпускных.