Кто проверяет отпуска в организации

Опубликовано: 15.06.2025

Вопрос проверок контролирующих органов для каждой организации на нашем современном рынке далеко не нов. Мы, как проверяемые, да и сами проверяющие имеем в любой проверке две совершенно противоположные цели: целью лиц, проводящих проверку, является обнаружение как можно больше и как можно более серьезных правонарушений, нашей же целью является не допустить обнаружения таких правонарушений, а если это невозможно, то обнаружить как можно больше нарушений со стороны проверяющих при проведении мероприятий, для того чтобы в дальнейшем обжаловать их действия и, возможно, даже отменить решения, принятые по результатам проверки, если они не в нашу пользу.

В своей статье я расскажу о том, что может побудить инспектора по труду нанести визит именно Вам, какими, на первый взгляд, неприметными факторами Вы можете вызвать неподдельный интерес трудовой инспекции, а также что будет проверять проверяющий и как приготовиться к таким гостям, чтобы результаты проверки были в Вашу пользу.

Итак, инспекция труда может проверить любую организацию или предпринимателя. В первую очередь это те, кто "не нашел общего языка" с собственными работниками.

Узнать о компании инспекция может не только из жалоб. С ней активно сотрудничают прокуратура, милиция, налоговики, фонды.

Иногда нужную информацию инспектор узнает из рекламных газет. Множество объявлений о поиске сотрудников нарушают Трудовой кодекс РФ. Например, такое требование, как московская прописка.

Обращаю внимание на тот факт, что узнав о нарушениях из рекламы, прессы, анонимных сообщений и т.п., инспекторы могут включить компанию в план проверок, которые проводятся не чаще одного раза в три года. Внеплановые проверки по таким данным трудовики проводить не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ (ч. 3 ст. 10).

Планы проверок составляет как сама инспекция, так и лично каждый инспектор. Попасть в них может любая организация, находящаяся на подведомственной инспекции территории. Чаще всего для плановых посещений инспекторы выбирают компании, где произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения.

О предстоящей проверке инспекторы обычно предупреждают заранее по телефону. Обнаружив нарушения, трудовики выписывают предписание их устранить. Чтобы проверить, как оно выполнено, инспекторы могут прийти повторно. Ее можно предотвратить, если вы заранее (до срока, установленного в предписании) представите инспекторам документы, подтверждающие, что предписание выполнено.

В ходе плановой проверки ООО "Пассив" трудовой инспектор обнаружил, что компания нарушила статью 67 Трудового кодекса РФ: не оформила трудовые договоры с некоторыми работниками. Инспектор оштрафовал руководителя компании на 1500 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и вынес предписание за месяц нарушение устранить.

Однако уже через две недели начальник отдела кадров представил в трудовую инспекцию оформленные трудовые договоры. Повторную проверку инспектор проводить не стал.

Чаще всего проводятся проверки по жалобам работников. Они проводятся чаще всего. Как правило, любая жалоба (за исключением анонимных) влечет за собой визит инспекторов. Чтобы проверить информацию по жалобе, назначается целевая внеплановая проверка компании. Если работник просит, чтобы его жалоба осталась в тайне, инспекторы проводят тематическую проверку. При этом тему они определят исходя из заявления жалобщика и разделов Трудового кодекса РФ: трудовой договор; рабочее время и время отдыха; труд женщин и несовершеннолетних; оплата труда; гарантии и компенсации и т.д.

Нужно помнить, что если информация о нарушениях трудового законодательства поступила в инспекцию из других контролирующих ведомств, трудовики могут провести проверку вместе с ними.

Прийти на территорию компании инспекторы также могут:

- если получат информацию из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;

- если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников.

Трудовая инспекция «работает» по двум направлениям:

проверяет все документы по трудовым отношениям (по кадровой работе) и связанные с охраной труда.

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:

Ред.: Скажите, на что в первую очередь обращают внимание инспекторы в ходе проверок?

Т.М.: Все зависит от того, какая это проверка – плановая (тематическая, комплексная) или внеплановая (по жалобе, заявлению работников или информации, поступившей из правоохранительных органов, органов государственной власти, общественных объединений и т. п.). Но в любом случае инспектор обязательно обратит внимание на оформление трудовых отношений, ведение учета рабочего времени, установление и выплату заработной платы и др.

Действия сотрудников:

1.Проверить, ли необходимые по закону бумаги имеются в компании

К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма № Т-3, утвержденная Постановлением от 05.01.2004 № 1), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы № Т-12 и 13, утвержденные Постановлением от 05.01.2004 № 1), больничные листы, график отпусков, личные карточки, приказы, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

К документам по охране труда относят инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности. Очень часто в компаниях произвольно оформляют документы, форма которых утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности» (п. 2 Постановления "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Ряд исключений есть только для бюджетных учреждений.

«Самодеятельность» компаний приводит к тому, что в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе.

Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят
работник или на работу по совместительству. С какого числа он обязан
приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях,
составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.

2. Проверить соблюдается ли перечень существенных условий в трудовых договорах.

Трудовые договоры с работниками инспекторы изучают особенно внимательно.
В статье 57 Трудового кодекса есть перечень существенных условий. Также обращаю внимание: использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса; установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд; в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной:

Ред.: Татьяна Михайловна, какие нарушения и ошибки наиболее часто обнаруживают госинспекторы труда?

Т.М.: Можно выделить три группы нарушений трудового законодательства, которые наиболее распространены. Первая группа нарушений связана с оформлением и заключением трудового договора. Вторая – с учетом рабочего времени и времени отдыха. Третья – с оплатой труда.

Ред.: Давайте рассмотрим каждую группу подробнее.

Т.М.: Первая группа, как уже говорилось, – нарушения в оформлении и заключении трудовых договоров. Сразу скажу, что это самая многочисленная группа нарушений. Перечислю наиболее распространенные из них:

-Несоблюдение письменной формы заключаемых трудовых договоров.

-Подмена трудовых договоров гражданско-правовыми соглашениями о труде (договорами подряда, возмездного оказания услуг и т. п.).

-Отсутствие в трудовых договорах ряда обязательных условий, в частности указания трудовой функции, размера оплаты труда, характеристик условий труда, режима труда и отдыха, видов и условий социального страхования и т. д.

-Заключение срочных договоров на выполнение работ, носящих очевидно постоянный характер и не подпадающих под основания статьи 59 Трудового кодекса РФ.

-Установление испытательного срока для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций более шести месяцев, а для остальных сотрудников – более трех месяцев.

-Неознакомление работников с приказами о приеме на работу.

- Прием на работу без оформления трудовых книжек.

-Включение в трудовые договоры норм, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Например, условий о том, что при невыполнении работником должностной инструкции работодатель может сократить размер заработной платы за текущий месяц, о возможности работодателя в одностороннем порядке вносить изменения и дополнения в трудовой договор.

- Невыдача одного экземпляра трудового договора на руки работнику.

-Неознакомление сотрудников при приеме на работу с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

3.Проверить локальные внутренние документы.

К таковым относятся коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне.

При этом они должны быть составлены в строгом соответствии с законом;
не должны ухудшать положение работника по сравнению с правилами закона; не должны противоречить друг другу.

4.Проверить участок «Отпуска»

Нужно удостовериться: все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
соблюдался ли при этом график отпусков; всем ли правильно выплачивали отпускные.
Если какие-то деньги не доплатили, то обязательно сделайте это сейчас.
График отпусков надо утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Проверьте эту дату.

Отпуска должны быть не меньше чем установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делился, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК). В этой связи имеет смысл проверить работников, которые предпочитают «гулять» частями.

Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя. Если в компании есть работники, давно не бывавшие в отпуске, лучше будет дать им его сейчас.

5. Проверить участок «Зарплата»

Инспекторы непременно проверят даты выдачи денег. По общему правилу их должно быть две с интервалом полмесяца. Время и место выдачи должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.

При проверке всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены для работников. Не ниже ли они установленного законом минимума.

У некоторых работодателей обнаруживают факты незаконного оформления понижения заработной платы – просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо. Ведь зарплата – существенное условие трудового договора. А он – двустороннее соглашение сторон. Условия договора могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не директором по желанию.

Если работники помимо оклада получают и надбавки (премии, комиссионные), у фирмы обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления этих денег (Положение об оплате труда и премировании, о надбавках).

Проверьте, все ли компания выплатила работникам при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). Если за расчетом бывший сотрудник не явился, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке уведомления о том, что надо придти за заработанным

Из интервью с заместителем начальника Управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Федеральной службы по труду и занятости РФ Жигастовой Татьяной Михайловной: «Что касается оплаты труда, то здесь чаще всего допускаются такие нарушения:

-Несвоевременная выплата заработной платы.

-Выплата заработной платы один раз в месяц.

Непредоставление работнику расчетного листка.

Задержки расчета с уволенными работниками, невыплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Ошибки в оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время, ошибки в начислении и выплате отпускных, в оплате сверхурочных работ и т. д.

6. Проверьте трудовые книжки.

Они должны быть заполнены по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утвердило Правительство в постановлении от 16 апреля 2003 г. № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября
2003 г. № 69.

Две самые распространенные ошибки при заполнении:

- кадровики, проставляя запись об увольнении, вместо пунктов статьи 77 Трудового кодекса делают ссылки на статьи 78, 79, 80;

- работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке.
Проверьте, не хранятся ли в компании трудовые книжки уволенных работников. Если это так, то немедленно отправьте «забывчивым» уведомления. Пусть или заберут, или дадут письменное согласие на пересылку книжки по почте.

Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов. С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ.

Статья подготовлена на основе вебинара Контур.Школы «Аудит кадровых документов: проводим сами. Готовимся к инспекционной проверке». Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Обязательные документы для проверки

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие:

Устав организации

Что в нём смотреть:

  • полное и сокращённое название организации;
  • место расположения организации;
  • наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
  • полномочия исполнительного органа организации;
  • место хранения документов.

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица. Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Правила внутреннего трудового распорядка

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Локальные нормативные акты по работе с персональными данными

Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все.

Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам. Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

Трудовой договор

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ. Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ.

Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции. Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Штатное расписание

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель учёта рабочего времени

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

График сменности

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено. Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали.

Инструкции по охране труда

Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации. Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Личные карточки Т-2

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований. Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

Расчётный листок

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ.

Заявления об увольнении по собственному желанию, отпусках

Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ). Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст. 80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления.

Уведомления от работодателя

Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр. Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте.

Приказы работодателя

Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку. Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены.

Трудовая книжка

Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек». Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

Книги по трудовым книжкам

Сюда входит две книги:

  • книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
  • приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Журналы инструктажей по охране труда и учёта движения путевых листов

Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону. Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители. А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

  • Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
  • Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
  • Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
  • Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
  • Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Тип риска Документы с нарушениями Санкции
Допустимый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д. Административный штраф до 50 000 рублей
Контролируемый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда Административный штраф до 100 000 рублей
Высокий Трудовые договоры, нарушения по оплате труда Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей.

* Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

Редактор — Елизавета Кобрина

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Журнал проверок в организации ранее никогда не велся, но сейчас перед плановой проверкой будет заведен. Будет ли это считаться нарушением, и если да, то какой штраф будет наложен?

С мая 2009 года все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести журнал учета проверок (п. 8. ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", далее – Закон № 294-ФЗ). В него должностные лица государственных и муниципальных органов вносят данные по проведенной проверке: кто ее проводил, даты начала и окончания проверки, ее цели, задачи и предмет, правовые основания, выявленные нарушения и выданные предписания и прочее. Типовая форма журнала установлена законодательством (Приказ Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"), а сам он должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью компании или ИП (п. 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Отсутствие такого журнала будет отражено в акте проверки, но штрафные санкции за такое нарушение не предусмотрены. Если организация самостоятельно, до прихода проверяющих устранила такое нарушение, то никаких претензий со стороны инспекторов быть не должно.

Что делать, если внеплановая проверка в отношении компании инициирована по анонимной жалобе? Пользователи системы ГАРАНТ могут получить оперативную помощь экспертов по телефону, подключив новый продукт "Советы экспертов. Проверки, налоги, право" .

БЛАНКИ

Типовая форма журнала учета проверок

Напомню, что такой журнал по сути больше нужен самой организации, чем проверяющим. Ведь в нем отражаются проведенные проверки и период, за который проверяли. У каждого проверяющего органа есть свои ограничения по периодичности проведения плановых проверок. Например, трудовая инспекция не может провести проверку, если не прошло три года с последней плановой. А если назначена проверка до истечения этого срока, то журнал поможет вам отстоять свои права и признать такую проверку недействительной.

НАША СПРАВКА

По трудовым вопросам организацию могут проверять:

  • Федеральная трудовая инспекция – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ);
  • Генеральная прокуратура – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ);
  • Роскомнадзор – один раз в три года (ст. 9 Закона № 294-ФЗ);
  • ФМС России – один раз в пять лет (п. 43 Административного регламента исполнения ФМС России, ее территориальными органами и МВД России, его территориальными органами государственной функции по контролю за соблюдением гражданами Российской Федерации и должностными лицами правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утв. приказом ФМС России и МВД России от 1 августа 2013 г. № 338/587);
  • ПФ России и ФСС России – (ч. 10 ст. 35 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования").

Где в организации должен храниться журнал проверок: в кадрах, бухгалтерии или в секретариате?

Журнал проверок создается один на всю организацию вне зависимости от того кто проверяет: трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура или миграционная служба. Большой разницы, у кого он будет храниться, нет, но целесообразнее передать его секретарю. Срок хранения журнала – пять лет после его окончания (ст. 176 разд. 1.3 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее – Перечень типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В приказе о проведении проверки указан срок ее проведения – 40 часов. Как учитывать эти часы? Нужно ли учитывать при этом максимальный 20-дневный срок?

Срок проведения документарной или выездной проверки не может превышать 20 дней (п. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). Однако если проверяется малое предприятие, то срок будет только 50 часов, а для микропредприятий – 15 часов (п. 2 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). В нашем случае проверяющие установили срок в 40 часов, и о днях здесь речь не идет. Для расчета часов используется график работы организации: если установлен восьмичасовой рабочий день, то проверяющие могут находиться не более пяти полных дней.

Зарплата сотрудникам начисляется на банковские карточки. При проведении проверки трудовой инспекцией проверяющие попросили подтверждение того, что сотрудникам выдаются расчетные листки. Какие документы должна предоставить компания?

В ТК РФ прописана обязанность работодателя при выплате зарплаты сотрудникам извещать их о составных частях зарплаты, о размерах дополнительных выплат и удержаний и об общей сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ). Роструд также напомнил, что расчетный листок должен выдаваться не позднее дня окончательного расчета с сотрудником за месяц даже в случае выплаты зарплаты на банковскую карточку работника (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1).

Чтобы подтвердить фактическую выдачу расчетных листков, в некоторых организациях их передают работникам под роспись с указанием даты выдачи. Однако такой вариант подойдет для небольших организаций, ведь хранить эти данные за несколько лет достаточно накладно.

По моему мнению компания может пойти и по более простому пути. Расчетные листки формируются на компьютере, но не распечатываются, а в локальном нормативном акте (например, положении об оплате труда) предусматривается возможность получить расчетный листок в день выплаты зарплаты, а также любой другой день за любой месяц в бухгалтерии при устном обращении сотрудника.

Вне зависимости от того, какой механизм использует компания, ей следует прописать его в справке-пояснении, которая предоставляется в ходе проведения проверки трудовой инспекцией.

ПОЗИЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА ПО Г. МОСКВЕ

  • о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы , оплаты отпуска, выплаты при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Из письма Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 следует, что расчетные листки должны выдаваться при выплате заработной платы. Порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении зарплаты на банковскую карту, законодательством не определен. Данный порядок может быть установлен в локальном акте, определяющем форму расчетного листка.

В силу ч. 1, ч. 4 ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Нормами трудового законодательства не установлена форма и порядок ознакомления работников с расчетными листками, однако, следует учитывать, что при отсутствии документов, подтверждающих выдачу расчетного листка, при обращении работника в суд с соответствующим исковым заявлением, работодателю необходимо будет представить доказательства, подтверждающие надлежащее исполнение обязанности, предусмотренной ст. 136 ТК РФ.

Какие документы смотрит трудовая инспекция при проверке размера выплачиваемой зарплаты?

Документы, подтверждающие размер выплачиваемой зарплаты, – это бухгалтерские документы: ведомости по начислению зарплаты – расчетная ведомость (форма № Т-51, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", далее – Постановление Госкомстата), платежная ведомость (форма № Т-53, утв. Постановлением Госкомстата) и расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата); документы, подтверждающие факт перечисления зарплаты на карточки работников (платежные поручения) и трудовые договоры в части описания порядка начисления зарплаты.

БЛАНКИ

Инспектор обязал компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с указанием конкретных чисел (дней) выплаты зарплаты. До этого была отсылка к правилам внутреннего трудового распорядка, в которых указывались конкретные дни выплаты зарплаты. Насколько правомерно требование проверяющего?

Инспектор был абсолютно прав, что заставил компанию заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам. Ведь компания нарушала нормы ТК РФ, в которых указано, что зарплата выплачивается один раз в полмесяца в день, указанный в коллективном договоре, трудовом договоре, в правилах внутреннего трудового распорядка (абз. 6 ст. 136 ТК РФ). В этой норме законодатель не предусмотрел вариативности: или в договоре, или в правилах. Здесь речь идет о том, что день выплаты зарплаты нужно указать и в трудовом, и в коллективном договоре, и в правилах внутреннего трудового распорядка.

Генеральный директор, когда уходит в отпуск, возлагает свои обязанности на другого сотрудника. При этом составляется служебная записка в отдел кадров о временном возложении обязанностей на сотрудника, приказ руководителя о возложении обязанностей с письменным согласием самого работника. При проведении проверки трудовой инспекцией, проверяющие сказали, что необходимо еще составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника, на которого эти обязанности возлагают. Правомерны ли их требования?

Да, требования проверяющих из трудовой инспекции правомерны. В этом случае нарушаются нормы ст. 60.2 и ч. 2 ст. 151 ТК РФ в которых указан порядок совмещения профессий и условия оплаты. Там также прописано, что "размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы". А значит, необходимо составлять дополнительное соглашение к трудовому договору в котором и прописывать размер оплаты за совмещение должностей.

Правда, есть и другой вариант. Если в компании обязанности директора, ушедшего в отпуск, выполняет один и тот же сотрудник, то можно в его трудовом договоре прописать все необходимые положения: в каком случае какие обязанности на него возлагаются и какая оплата за них причитается. Эти обязанности надо внести и в должностную инструкцию. В этом случае составлять дополнительное соглашение к трудовому договору уже не нужно. Также не нужно составлять и служебную записку, а в приказе о замещении директора нужно сослаться на положения трудового договора и должностной инструкции. В этом случае зарплата сотрудника на время замещения директора будет выплачиваться с доплатой согласно трудовому договору.

При приеме на работу на должность директора необходима справка об отсутствии дисквалификации. Где и кому ее можно получить?

БЛАНКИ

Образец запроса на предоставление информации из реестра дисквалифицированных лиц для юридических лиц

При увольнении работника личное дело сдается в архив. Могут ли документы, имеющие разные сроки хранения, хранится в одном личном деле?

Сроки хранения кадровой документации установлены в ст. 656 разд. 8 Перечня типовых документов и сроков их хранения. Несмотря на то, что в личном деле хранятся документы с разными сроками хранения, общий срок устанавливается по документу с наивысшим сроком (трудовой договор и другие) – 75 лет.

Теперь мы поговорим о правилах документирования отпусков различного вида, как то: • ежегодные оплачиваемые отпуска; • ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска; • отпуска без сохранения заработной платы, — а также уделим внимание оформлению отпусков, связанных с беременностью и уходом за детьми. Практика показывает, что при предоставлении отпусков допускается много нарушений, например: • отсутствует график отпусков или в организации утверждены несколько графиков отпусков — отдельно на каждое структурное подразделение (чаще всего несколько графиков утверждаются для обособленных структурных подразделений, что является, как мы уже сказали,ошибкой); • отпуска предоставляются с систематическим нарушением графика;>> [1]

  • 1) утвержденный график отпусков;
  • 2) приказы о предоставлении отпусков;
  • 3) приказы о продлении (предоставлении дополнительных) отпусков по беременности и родам;
  • 4) приказы об отзыве из отпусков;
  • 5) приказы о замене части отпуска денежной компенсацией;
  • 6) основания к приказам:
    • • заявления работников о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска или его части, о переносе отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебных отпусков и др.;
    • • уведомления о начале отпуска;
    • • справки-вызовы, листки нетрудоспособности и др.

    График отпусков

    Прежде всего следует поговорить о графике отпусков — документе, который в одинаковой мере является обязательным для исполнения и работодателем, и работниками.

    В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (т.е. не позднее 17 декабря) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов [2] .

    График отпусков — это сводный график, т.е. составляемый на всех работников организации. После утверждения из сводного графика отпусков могут быть сделаны выписки для каждого структурного подразделения.

    График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

    Следует заметить, что в графике отпусков предусматривается предоставление только ежегодных основных оплачиваемых отпусков и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков, на которые работники имеют право в соответствии с трудовым законодательством (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда) и локальными нормативными актами организации (например, за стаж работы в организации).

    В графике отражается количество дней отпуска, полагающееся работнику, в том числе и дни, перенесенные с прошлого года.

    Важно! Роструд в письме от 11.11.2008 № 2560-6-1 обращает наше внимание на то, что график отпусков обязателен как для рабо-

    ПРИМЕР 35. Форма для проверки правильности предоставления перерывов в течение рабочего дня

    1. Перерывы для отдыха и питания

    Продолжительность рабочего дня в соответствии с ПВТР, ч

    Отражение в ПВТР для всех работников и/или для определенных структурных подразделений и/или коллективов

    времени предоставления перерывов (да/нет)

    продолжительности перерывов (да/нет)

    Продолжительность перерывов в соответствии с ПВТР, ч (если менее 30 мин или более 2ч — указать)

    Продолжительность рабочего времени, ч

    Указание в ПВТР перечня работ, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания

    Указание в ПВТР мест для отдыха и приема пищи в случае невозможности предоставления перерыва (да/нет)

    Предоставление перерывов для отдыха и питания отдельным работникам в соответствии с трудовым договором

    ФИО работника

    Указание в ТД:

    Продолжительность рабочего дня работника, ч

    Продолжительность рабочего времени работника,ч

    времени предоставления перерывов (да/нет)

    продолжительности перерывов (да/нет; если менее 30 мин или более 2ч — указать)

    2. Специальные перерывы

    2.1. Специальные перерывы, обусловленные технологией и организацией производства и труда

    Указание в ПВТР: вида работ, при проведении которых должны предоставляться перерывы (да/нет)

    продолжительности перерывов (да/нет)

    периодичности предоставления перерывов (да/нет)

    2.2. Специальные перерывы для обогревания и отдыха

    Структурные подразделения/категории работников/ФИО отдельных работников, которым предоставляются перерывы

    Соблюдение порядка предоставления перерывов (да/нет)

    Включение перерывов в рабочее время (да/нет)

    ПРИМЕР 36. Форма для проверки правильности предоставления и оформления еженедельного непрерывного отдыха и предоставления дополнительных выходных дней

    Отражение в ПВТР порядка предоставления еженедельного отдыха работников, приостановка работы которых в выходные дни

    Установлен ли в коллективном договоре и (или) локальном нормативном акте либо в трудовых договорах размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни, в которые работники, не получающие оклад (должностной оклад)

    не привлекались к работе (да/нет)

    Предоставление дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами

    ФИО работника — родителя (опекуна, попечителя), имеющего ребенка-инвалида (детей- инвалидов)

    Дата рождения ребенка-инвалида (даты рождения детей-инвалидов)

    Наличие письменного заявления о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней (да — указать количество дней/ нет)

    Наличие приказа о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней (да — указать количество предоставленных дней /нет)

    Ознакомление работника с приказом под роспись (да/нет)

    тодателя, так и для работника. Далее Роструд пишет: «Таким образом, регулирование процесса предоставления отпусков работникам осуществляет сам работодатель. Он составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждая работника о времени начала и окончания отпуска, переносит этот отпуск по просьбе работника или по уважительным причинам на другой срок и т.п.».

    После утверждения график отпусков становится рабочим документом, в котором своевременно проставляются отметки о фактической дате предоставления отпуска, об основаниях перенесения отпусков на другое время и о дате предполагаемого отпуска. Эти отметки делают на основании соответствующих документов:

    • • фактическая дата предоставления отпуска — на основании приказа о предоставлении отпуска;
    • • основанием перенесения отпуска на другое время может быть как заявление работника, так и служебная записка его непосредственного руководителя с визой согласия работника и приказ, изданный на основании этих документов;
    • • в этих же документах указывается дата предполагаемого отпуска.

    В графе 10 «Примечание» могут быть указаны следующие сведения:

    • 1) ссылка на изменение продолжительности отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда в связи с тем, что работник был в учебном отпуске, отпуске без сохранения содержания, на больничном;
    • 2) об увольнении работника в течение года;
    • 3) реквизиты листка временной нетрудоспособности, иного документа, послужившего основанием для продления отпуска;
    • 4) о том, что работник был отозван из отпуска и часть его отпуска переносится на следующий год;
    • 5) о том, что в текущем году отпуск работнику не предоставлялся;
    • 6) о том, что отпуск за текущий рабочий год работником уже использован, а за следующий рабочий год будет предоставлен в следующем календарном году;
    • 7) о том, что работник находится в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком, поэтому отпуск ему графиком не запланирован, и др.

    Таким образом, вам необходимо выявить и отразить в таблице сверки (пример 37) такие нарушения, как:

    • • отсутствие и несвоевременное составление графика отпусков;
    • • отсутствие оснований для проставления в графике отметок о фактических датах предоставления отпусков, о перенесении отпусков, а также о датах предполагаемых отпусков;
    • • отсутствие системы извещения работников о времени наступления отпуска и случаи нарушения сроков извещения (менее чем за две недели до его наступления).

    Некоторые специалисты относят график отпусков к локальным нормативным актам и на основании этого считают, что с графиком отпусков должны быть ознакомлены под роспись все работники организации. Например:

    • Е.Л. Новицкая в статье «Предоставление отпуска: правовые основания и документальное оформление» [3] пишет: «С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники. Отдельной графы для этого в форме № Т-7 не предусмотрено, работодатель может издать приказ о внесении изменений в указанную форму, в том числе о необходимости дополнения указанной формы графой “Ознакомлен”»;

    ПРИМЕР 37. Форма для проверки правильности составления, оформления и ведения графика отпусков

    Наличие графика отпусков (да/нет), дата его утверждения

    Замечания по графику отпусков

    Обоснованность отметок в графике

    (при выявлении нарушений — перечислить):

    Наличие системы извещения работников о времени начала отпуска (да/нет)

    Своевременность извещения работников (да/нет; при выявлении нарушений — перечислить)

    о фактических датах предоставления отпусков(приказы о предоставлении отпусков) (да/нет)

    о перенесении отпусков (заявления, служебные записки) (да/нет)

    о датах предполагаемых отпусков (заявления, служебные записки) (да/нет)

    • А. Пшенко в статье «28 законных календарных дней. Порядок предоставления и оформления отпуска» [4] говорит, что «В типовой форме графика отпусков (Т-7) не предусмотрены графы для проставления даты и визы ознакомления с ним каждого работника. Кадровым службам приходится и этот вопрос решать самостоятельно: либо вносить личную подпись сотрудника (с датой) в графу «Примечание», либо вводить дополнительные графы в унифицированную форму». Автор статьи полагает, что «с точки зрения формализации выполнения буквы ТК РФ предпочтительнее вариант, когда кадровые службы делают ежемесячные выписки из графика отпусков для структурных подразделений и (формируют после обязательного возвращения в кадровую службу с визами ознакомления из них дело с заголовком “Материалы по ведению графика отпусков”».

    С подобной точкой зрения никак нельзя согласиться.

    График отпусков относится к группе не нормативных, а плановых документов, о чем свидетельствует:

    • 1) само название документа — «график» (к Л НА относятся такие документы, как положение, инструкция и т.п.);
    • 2) содержание и способ оформления: основная часть текста графика отпусков выполнена в табличной форме, в то время как текст Л НА оформляется в виде связного текста (грамматически согласованной информации с использованием различных видов синтаксической связи, с разделением на разделы, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами), в который могут быть включены таблицы для структурирования сложных фрагментов текста и облегчения их восприятия, для отображения числовых данных и оптимизации их анализа;
    • 3) форма графика отпусков предполагает в течение всего срока действия внесение в него различных рукописных отметок (о фактической дате начала отпуска, об основании его перенесения, о дате предполагаемого отпуска), что совершенно недопустимо при работе с Л НА, но типично для плановых документов, которые нуждаются в коррекции с учетом изменений ситуации;
    • 4) срок действия документа: если Л НА действуют, как правило, до отмены или замены, то график отпусков разрабатывается всегда на фиксированный период времени — один год, а на следующий год разрабатывается новый график;
    • 5) срок хранения графика отпусков — один год, в то время как локальные нормативные акты (после их замены новыми либо отмены) должны храниться значительно дольше [5] .

    Подробно этот вопрос раскрыт в статье авторов этой книги, опубликованной в журнале «Кадровые решения» (Приложение 81). Утверждение графика отпусков руководителем организации также не является поводом для отнесения документа к Л НА, оно (утверждение) необходимо лишь для придания ему распорядительной силы, обязательности исполнения (как вы помните, и работниками, и работодателем). Вспомните график сменности — этот документ тоже должен быть утвержден, однако утверждение графика сменности никак не превращает этот плановый документ в локальный нормативный акт, так же как и утверждение, например, плана, отчета или акта.

    Наконец — и это самое главное, в ч. 2 ст. 5 ТК РФ сказано: «Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права». Однако график отпусков не содержит ни одной правовой нормы, это классический правоприменительный, а не нормативный документ — наряду с приказами, актами, протоколами и многими другими.

    Характерно, что и Трудовой кодекс не требует ознакомления работников под роспись с графиком отпусков и предусматривает совсем другую процедуру (ч. 3 ст. 123 ТК РФ): о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем всего лишь за две недели до его начала. Тем более, что в больших организациях с численностью несколько сотен, а то и тысяч человек ежегодное (!) ознакомление всех работников с утвержденным графиком отпусков под роспись слишком трудоемко, чтобы требовать этого от кадровой службы. Подобное требование было бы, на наш взгляд, просто несправедливо, учитывая и без того достаточно большой объем работы кадровиков.

    Как видите, отнесение графика отпусков к Л НА совершенно безосновательно, также безосновательным является и требование об обязательном ознакомлении с ним работников (тем не менее при желании это можно делать на факультативной основе).

    Конечно, извещение работников тоже требует времени и трудозатрат, но если разработана удобная форма извещения или уведомления (либо извещение осуществляется путем ознакомления с приказом, издаваемым заблаговременно) и отработана процедура, то эта работа не будет столь сложна. В Приложении 39 приведен пример уведомления о начале отпуска, форма которого предусматривает, помимо собственно извещения о начале отпуска, еше и возможность выражения желания работника о переносе отпуска на другое время с изложением причин такого переноса.

    Что касается процедуры извещения работников о начале отпуска, то в небольших организациях это и так не займет много времени, а в крупных организациях, как правило, есть курьер, который передаст извещение (уведомление) по назначению, а затем вернет документ с подписью работника в кадровую службу.

    В некоторых организациях извещение направляется по внутренней локальной сети, а возвращается в кадровую службу самим работником.

    Есть еще один достаточно удобный способ своевременного извещения работника о начале отпуска: кадровая служба заранее издает приказ о предоставлении отпуска работнику и знакомит его с приказом под роспись не позднее, чем за две недели до начала отпуска. Конечно, за оставшиеся до отпуска две недели могут появиться причины, препятствующие уходу работника в отпуск в срок, указанный в приказе. В таком случае придется либо отменить приказ, либо издать новый, которым будут внесены соответствующие изменения в ранее изданный. Поэтому извещение приказом является технологичным только в тех случаях, когда вы хотя бы на 90% уверены в том, что работник пойдет в отпуск именно по графику.


    Правовую базу регулирования взаимоотношений между работником и работодателем составляют ТК РФ, письма и приказы Минтруда РФ. Государственная инспекция по труду (ГИТ) проверяет соблюдение сторонами трудовых отношений законодательства, а за его нарушение штрафует на основании КоАП РФ.

    Прежде чем выяснить, какие санкции за непредоставление отпуска может наложить на фирму ГИТ, разберемся, кто и когда получает право уйти в отпуск.

    Сотрудник может претендовать на отдых в виде отпуска спустя полгода непрерывной работы в компании. Если руководитель не против, то отпуск можно получить и раньше (ст. 122 ТК РФ).

    В дальнейшем отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков — компания ежегодно формирует его в декабре на следующий календарный год.

    Бланк и образец заполнения графика вы найдете в этой статье.

    График отпусков утверждается приказом руководителя и дается под расписку для ознакомления каждому трудящемуся. С этого момента график — обязательный документ и для работника, и для его руководства. Его отсутствие — повод для штрафа от ГИТ.

    ВНИМАНИЕ! Ряд работников имеет право требовать отпускные дни в любое время:

    • несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
    • женщины перед отпуском по беременности и родам и сразу после него, а также сразу после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
    • мужчины — во время отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ);
    • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1) и некоторые другие трудящиеся.

    За каждый год работы сотруднику положен отпуск длительностью минимум 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

    Подробнее о расчете стажа для ежегодного отпуска узнайте здесь.

    Отпускной период можно дробить, но одна из частей должна быть не меньше 14 дней.

    Какие санкции ждут работодателя за несоблюдение графика отпусков разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

    Ряд категорий работников могут претендовать на дополнительные дни отдыха — об этом узнайте в публикации «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

    В каких случаях можно отложить уход работника в отпуск

    Ежегодный отпуск можно продлить (или перенести — по соглашению работодателя и работника) в следующих ситуациях:

    • трудящийся заболел;
    • трудящийся исполняет гособязанности — если они требуют освобождения от основной работы;
    • работодатель забыл уведомить подчиненного за 2 недели о предстоящем начале отдыха;
    • работодатель не выплатил отпускные вовремя (за 3 рабочих дня);
    • в иных ситуациях, предусмотренных федеральным законодательством и локальными нормативными актами (ст. 136 ТК РФ).

    Подробнее о сдвиге отпускных дней в связи с болезнью читайте в публикации «Как оформить перенос отпуска в связи с больничным».

    Если уход работника в отпуск негативно повлияет на хозяйственную деятельность организации, то допускается перенос отпускного периода на следующий рабочий год.

    Может ли директор не пустить в отпуск по графику из-за производственной необходимости и другие вопросы отпусков - на нашем форуме.

    Документально перенос отпускного отдыха по желанию работника оформляется на основании заявления сотрудника и приказа руководителя. Если изменение дат отпуска связано с производственной необходимостью, то у кадровой службы или бухгалтерии обязательно должно быть письменное согласие трудящегося на перенос. Для удобства обеих сторон трудовых отношений и минимизации споров не забудьте в приказе руководителя о переносе отпуска указать новый срок отпускного отдыха работника.

    Отпустить сотрудника отдыхать надо не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который положен уход в отпуск (ст. 124 ТК РФ). Перенос отпуска — мера исключительная и не должна практиковаться постоянно, за сдвиг отдыха из года в год работодатель может получить штраф.

    Штраф за непредоставление отпуска более двух лет

    ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику в течение 2 лет подряд, а несовершеннолетним работникам и тем, кто занят в деятельности с вредными условиями труда, — не предоставлять отпуск в принципе (ст. 124 ТК РФ).

    За эти нарушения установлена административная ответственность:

    Размер санкций, руб.

    ч. 1 ст. 5.27 КоАП

    ИП или должностное лицо

    10 000–20 000 либо дисквалификация на срок от 1 до 3 лет (для должностных лиц)

    ч. 2 ст. 5.27 КоАП

    Срок давности за нарушение — 1 год.

    Если фирма преступает закон и не отправляет в отпуск трудящихся, то по окончании календарного года отпускные дни никуда не исчезают, а остаются задолженностью организации перед сотрудником.

    ООО «Сигма» на протяжении 4 лет с момента трудоустройства программиста Васильченко Игоря Валентиновича не предоставляло ему отпуск, мотивируя тем, что Васильченко — ценный работник и нужен фирме постоянно. Следовательно, программист имеет право на 4 × 28 дней = 112 календарных дней отпуска (Игорь Валентинович не относится к категории льготников, имеющих право на дополнительные дни). Если Васильченко решит уволиться из ООО «Сигма», то фирме придется выплатить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск программиста, причем не за 1 год, а за все 4 — по 28 дней за каждый.

    Неиспользованные отпускные дни за предыдущие годы работы предоставляются сотруднику в текущем календарном году:

    • или в рамках графика отпусков;
    • или по соглашению между работником и его руководством (трудящийся пишет заявление на отпуск, где указывает число неиспользованных дней отдыха, а работодатель визирует заявление и издает приказ на отпуск).

    В течение календарного года сотрудник может использовать несколько отпусков (письмо Минфина РФ от 13.05.2010 № 03-03-06/4/55).

    Бухгалтерия должна посчитать отпускные и выдать их за 3 дня до начала отдыха.

    О том, как это сделать, мы рассказываем в этой статье.

    Как быть если работник не хочет уходить в отпуск

    Нередко бывают ситуации, когда сам работник не хочет отдыхать и отказывается уходить в отпуск. Как мы уже выяснили, такое трудолюбие чревато для компании штрафами. Как быть?

    Для начала убедитесь, что у вас есть график отпусков и упрямец с ним ознакомлен. График обязателен не только для работодателя, но и для всех сотрудников. И если трудящийся отказывается уходить в отпуск в соответствии с графиком — это нарушение трудовой дисциплины, наказуемое в соответствии с локальным нормативным актом и законодательством РФ (ст. 192 ТК РФ). Работодатель имеет право объявить работнику как минимум замечание.

    А вот в каком случае нарушителя можно уволить, читайте в материале «Трудовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

    Самовольный выход сотрудника в период отпуска на работу должен фиксироваться, чтобы исключить в дальнейшем споры об оплате. Это может делать кадровый сотрудник или бухгалтер. Чтобы пресечь все дискуссии, можно и вовсе дать распоряжение службе безопасности компании или непосредственному руководителю работника не допускать трудящегося к рабочему месту в течение отпускных дней.

    Некоторые работодатели, пытаясь выйти из ситуации, когда работник хочет продолжать трудиться, не нарушая ТК, оформляют отпускной период на выходные дни. То есть ежегодный оплачиваемый отпуск работник делит на несколько частей, одна из них по закону не может быть меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), а остальные части он берет на выходных.

    Например, если сотрудник трудится по 5-дневке, то бухгалтер оформляет ему каждую неделю 2 дня отпуска — в субботу и воскресенье, до тех пор пока трудящийся не использует все положенные дни отпускного отдыха. Таким образом работник и реализует право на отпуск, и будет трудиться в прежнем ритме.

    ТК РФ не содержит прямого запрета такой схемы. Однако проверяющие все же могут считать эту практику нарушением закона: выходные дни и ежегодный оплачиваемый отпуск являются разными видами времени отдыха (ст. 106, 107 ТК РФ). Оформляя отпуск на выходной день, даже по просьбе работника, работодатель уменьшает количество дней отдыха подчиненного, что приводит к фактическому увеличению рабочего времени и ущемлению прав работника (абз. 6, 12 ст. 21 ТК РФ). На это, в частности, обращает внимание Минтруд. Поэтому мы рекомендуем вам практиковать такой способ предоставления отпуска: дать сотруднику отпускные дни на выходных, захватив 2 смежных дня — пятницу и понедельник (при пятидневной рабочей неделе).

    Работник может попросить вас заменить отпускной период денежной выплатой. Это тоже запрещено законодательством — компенсация вместо отпуска разрешена только за дни свыше 28 календарных дней ежегодного периода отпускного отдыха. Деньги вместо отпуска работник может получить только при увольнении — в виде компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).

    Итоги

    Право на отдых в виде отпуска — одно из базовых прав работника, гарантированных ему ТК РФ. Режим отпускного отдыха стороны трудовых отношений должны согласовывать в графике отпусков и строго его соблюдать. Отклонение от графика возможно по обоюдному согласию сторон и должно быть задокументировано. Не предоставлять отпуск работнику рискованно — в случае проверки вполне вероятно наложение штрафов.

    Читайте также: