Координатор это что за должность

Опубликовано: 12.03.2025

В настоящее время всё большее распространение получают новые профессии, которые есть необходимость осваивать из-за повсеместного пользования компьютерами.

Предприниматели, которые ведут страницы своего бизнеса в социальных сетях, а также сайты, нуждаются в помощи сотрудника, который освоил все нюансы такой работы.

Общие сведения

Суть работы

Сотрудник компании, который координирует работу других сотрудников, называется координатором. Каждый день он выполняют большое количество различных действий, образующих общую схему работы. К этому относится прием звонков, общение с клиентами, решение административных и финансовых вопросов и другое. Координатор организовывает крупные тематические форумы, фестивали и съезды, делегирует обязанности среди остальных работников, работает с клиентской базой и многое другое.

СПРАВКА! Функции координатора настолько обширны, что первое впечатление об этой профессии в том, что она подойдёт людям, в которых природой заложены отличные организаторские способности.

Из помощника руководителя в координаторы проектов

Чаще всего человека берут на работу сначала помощником руководителя. Через какое-то время, если работник проявляет инициативу, быстро всё делает, не боится принимать на себя ответственность за организационные вопросы, то руководитель предлагает ему повышение в координаторы.

Если же работника ищут сразу на должность координатора, то во время приема на нее руководитель пытается оценить в первую очередь личностные качества соискателя. Из этого становится понятно, что наличие образования у соискателя лишним не будет, но главной роли в принятии решения играть не будет. Курсов или институтов, где обучают профессии координатора, пока не существует.

Пример работы координатором

Работа координатором является идеальным вариантом для амбициозных, целеустремлённых, трудолюбивых людей. Кроме того, они должны обладать стрессоустойчивостью.

Что входит в обязанности координатора

Сотрудник, получивший должность координатора, полностью несёт ответственность за публикацию рекламных макетов в различных изданиях, а также за обработку финансовой документации.

Принятый в компании порядок выполнения проектов должен строго соблюдать координатором. Также он должен контролировать весь процесс обработки информации. Кроме того, он должен следить за сроками выполнения поручений другими сотрудниками и каждый день ставить перед ними новые задачи. Координатор является представителем компании, который умеет вести первичную бухгалтерию, хорошо знает законодательство в области рекламы и СМИ, свободно владеет программами Word, Excel, знает документооборот. В его обязанности входит наблюдение за движением денежных средств фирмы, ведение переговоров с представителями других компаний, отвечающих за оплату услуг. Также он должен вести финансовую отчётность и сопоставлять данные с бухгалтерией.

Другие должностные обязанности координатора

Каждый отдельный проект ведётся координатором с разработкой индивидуального плана. При этом он взаимодействует по данному направлению со всеми руководителями. Кроме того, координатор ведёт технические схема мероприятий, то есть сетку. Данная схема выглядит как огромный документ с цветовыми ориентирами, с помощью которых все службы фирмы определяют свои задачи.

Также координатор должен знать практически наизусть все контракты, заключаемые с новыми заказчиками, так они являются главным документом. Координатор должен знать всех подрядчиков, иметь контакты всех ответственных, а также быть в курсе смет.

Кому подходит профессия координатора?

Большое количество людей выражают желание попробовать себя в роли координатора. Понятно, что сначала эта профессия кажется очень сложной. Однако, начав работу и постепенно втягиваясь в курс дела, начинаешь хорошо во всем разбираться и любить свою работу.

К тому же, эта профессия имеет много плюсов, таких как хорошая заработная плата, а также то, что сама работа является очень увлекательной, интересной и значимой. Однако, не стоит думать, что эта профессия творческая. Как раз наоборот, она скорее больше похожа на точную математическую науку.

Вы справитесь с такой работой, если у вас аналитический склад ума, целеустремлённый, волевой характер, вы эмоционально устойчивы. Также вы должны различать способность командовать с корректным перекладыванием обязанностей. Если все эти качества у вас присутствуют, то вам стоит попробовать себя в провести координатора.

Чтобы понять, кто такой координатор, необходимо проанализировать, от какого слова происходит этот термин.

Координаторы – это главные распорядители проекта

Слово «координатор» тесно связано с глаголом «координировать», то есть находить пути оптимизации совместной работы.

Если речь идёт о конкретном проекте, то координатор – это главный управленец проектных работ. Он имеет полномочия по принятию решений относительно проекта и несёт ответственность за него. Координаторы – это лица, которые несут ответственность за целевое использование выделенных денежных средств, которые следят за тем, чтобы результат проектной деятельности был действительно важным и значимым для компании. Человек, координирующий проект, вправе ставить задачи перед всеми его участниками, в том числе и бизнес-экспертами.

Что должен знать координатор?

Координаторы – это сотрудники компании, которые должны быть в курсе всего происходящего, поскольку от их осведомлённости и правильности принятия решений зависит как успешность отдельно взятого проекта, так и прибыльность организации в целом.

Профессиональный координатор проекта – это залог успеха любого начинания. Он должен в совершенстве владеть следующей информацией:

1) названия и основные характеристики реализуемой продукции;

3) процесс и основные правила хранения и продажи продукции;

4) совокупность разнообразных технических и офисных программ, которые непрерывно связаны с рабочим процессом.

5) прочие специфические сведенья о проекте и продукции.

Права и обязанности координатора проекта

Для полноценного и успешного выполнения своей работы координатор должен обладать следующими правами:

1) Координаторы – это люди, которые делают деньги из информации. Поэтому все сотрудники компании обязаны делиться необходимой информацией с координатором.

2) Координатор имеет полное право делиться с начальством своим видением проектных работ. Также он может отстаивать необходимые в его деятельности вопросы, добиваясь соответствующих изменений.

3) Выбор команды по отработке проектных заданий, подбор соответствующих экспертов и партнёров.

4) Использование финансовых ресурсов в пределах выделенного бюджета.

Однако не только права имеет координатор. Обязанности, которые на него возлагаются можно обобщить в определённые функции, которые носят название «должностные обязанности»

Какие функции выполняет координатор?

Работа проектного координатора состоит в выполнении целого ряда должностных функций. Функции координатора включают в себя:

1) Ведение и заключение дилерских соглашений.

2) Маркетинговая работа, которая включает в себя:

а) сотрудничество с региональными компаниями и представительствами;

б) маркетинговые исследования целевых рынков;

в) участие в разнообразных семинарах, выставках, представление на них продукции компании.

3) Непосредственная работа с клиентами.

4) Регулирование и контроль дебиторской задолженности с контрагентами.

5) Работа с заказами на всех этапах.

6) Мониторинг объёмов продаж как собственной фирмы, так и конкурентов.

7) Работа со счетами, резервированием товаров и прочее.

Административные обязанности координатора

Координатор проекта – это управленец. Следовательно, он обладает рядом административных обязанностей. К основной административной работе можно отнести:

1) Работа по подбору соответствующего персонала, команды проекта, а также его мотивация к успешной работе.

2) Бюджетирование проекта, разработка и контроль расходов.

3) Стратегическое и тактическое планирование (сроком на дни, месяцы, годы).

4) Составление отчётности по фактам выполненной работы и результатам деятельности.

5) Документирование деятельности проектной команды. Так, к основным документам, которые регламентируют деятельность координатора, принадлежат:

а) внешняя документация (нормативно-правовые акты, стандарты проектной деятельности);

б) внутренняя документация (Положения компании, её Устав, Правила трудового распорядка, Должностная инструкция и т. д.)

Чем отличается технический координатор от координатора проектов?

Между профессией технического координатора и ранее рассмотренного координатора проектов существует огромное количество отличий. Должность «технический координатор» предоставляется чаще всего автосалонами.

Основные обязанности, которые выполняет человек на данной должности, включают:

1) обучение и управление персоналом;

2) контроль наличия и использования оборудования;

3) кооперацию со службой технического обслуживания по вопросам проведения гарантийных ремонтов;

4) оформление документации;

5) технический контроль над заводом-производителем;

6) управление диагностическим оборудованием.

Координаторы в продажах

Новой и динамически развивающейся профессией является координатор отдела продаж. Кто это? И какие функции выполняет?

Такие должности характерны для торговых предприятий, которые активно расширяются и увеличивают объёмы продаж. К основным обязанностям координатора отдела продаж принадлежат:

1) коммуникативные отношения с клиентами и внутренними службами;

2) предоставление информации об ассортименте и наличии товарной продукции, а также стоимости и системе скидок;

3) работа по приёму и обработке заявок;

4) донесение информации о новых продуктах до потребителя;

5) обслуживание баз данных, а также ведение первичной документации;

6) управление всеми этапами договорных отношений, контроль дебиторский задолженности.

Так кто же такой координатор?

Координаторы – это люди, которые обладают уникальной способностью по аккумуляции информации. Они могут быстро выделить всё важное, либо самостоятельно восстановить необходимое информационное поле. Или даже придумать совершенно новую информацию, которой не было в природе. Координатором может быть как менеджер, так и политик.

Однако в профессиональной деятельности чаще всего приходится встречать три типа координаторов:

1) Координатор проекта – человек, который полностью отвечает за продвижение определённого проекта либо конкретного товара, начиная с формирования команды и заканчивая анализом результатов такого продвижения.

2) Технический координатор – человек, полностью отвечающий за продвижение и продажи разного вида техники; чаще всего данная вакансия предоставляется автосалонами и прочими техническими организациями.

3) Координаторы процесса продаж – люди, полностью обеспечивающие процесс продаж, начиная с приёма заявок. Также в сферу их обязанностей входят маркетинговые исследования рынка, мониторинг конкурентов, контроль за позитивным имиджем организации.

Таким образом, профессия координатора очень интересна и перспективна. В последнее время люди, обладающие способностями к координированию различных процессов и операций пользуются всё большим спросом у прогрессивных успешных компаний. Координатор является связующим звеном между многими людьми. Он должен быть не только прекрасным аналитиком, но и хорошим психологом. В задачи этого человека входит не только работа с источниками информации, но и с большим количеством людей разных сфер деятельности и склада психики. Поэтому и требования к координаторам достаточно высоки. Однако если у вас есть необходимые задатки и данные для работы координатором, то эта профессия принесёт вам массу позитивных эмоций и финансовое благополучие.

В наш современный компьютерный век насущной необходимостью стало освоение новых профессий. Предпринимателям, имеющим представительства своего бизнеса ещё и в сети, не обойтись без помощника, освоившего все нюансы одной из востребованных сегодня должностей. Знакомьтесь – это координатор.

Суть работы

Координатор – это представитель компании, координирующий работу других сотрудников. Ежедневно ему приходится выполнять множество образующих общую схему работы действий: принимать звонки, общаться с клиентами, решать административные и финансовые вопросы и многое другое. Организация крупных специализированных тематических форумов, съездов и фестивалей, делегирование обязанностей между другими сотрудниками, работа с клиентской базой – и это ещё далеко не всё, что выполняет координатор. Функции его столь обширны, что создаётся следующее впечатление – эта должность больше всего придётся по душе людям с природными организаторскими задатками.

И помощник руководителя, и координатор проектов

Обычно изначально человека назначают помощником руководителя. А уж позже, если принятый сотрудник инициативен, расторопен, легко берёт на себя ответственность за организационные вопросы, то, как правило, руководитель сам повышает его до координатора. Ну а во время приёма соискателя сразу на эту должность руководитель компании в первую очередь постарается оценить его личностные качества. Это означает, что наличие какого-то образования, конечно, не будет лишним, но и не сыграет превалирующей роли. Ведь, как известно, пока ещё нет таких институтов или курсов, на которых бы обучали, как стать координатором.

Работа координатором на примере компании «Эйвон»

В компании «Эйвон» должность координатора является логическим продолжением карьерного роста. Из простого представителя компании, с которой соискатель заключал «договор постоянного покупателя», далее он переходит в должность координатора. Считается, что такой человек уже вышел на взлётную полосу построения собственного бизнеса, набирает и свою команду, координирует её успешное развитие, вплоть до мирового масштаба. В этом его ничто не может ограничить, разве что собственные убеждения.

Координатор – это идеальный вариант работы для людей амбициозных, трудолюбивых, целеустремлённых, но и устойчивых к влиянию стрессов. В России самые первые координаторы компании «Эйвон» появились в 1995 году. А на сегодняшний день их в нашей стране работает более 10 000 человек.

Общая должностная инструкция координатора

Принятый на эту должность сотрудник несёт полную ответственность за размещение рекламных макетов в изданиях и обработку различной финансовой документации. Координатор должен строго придерживаться принятого в компании порядка выполнения проектов. Ему необходимо контролировать все рабочие нюансы в рамках процесса обработки информации. В его обязанности входит наблюдение за сроками выполнения сотрудниками важных поручений и ежедневно поставленных перед ними задач.

Координатор – это представитель компании, умеющий вести первичную бухгалтерию, хорошо знающий законодательство о рекламе и СМИ, свободно владеющий программами Word, Excel и освоивший знания документооборота. Он обязан следить за движением денежных средств в компании, вести переговоры с представителями других фирм, отвечающими за оплату услуг, вести финансовую отчётность и сверять данные с бухгалтерией.

Остальные обязанности координатора

Подойдёт ли это лично вам

Многие люди хотели бы попробовать себя в данной сфере. Естественно, поначалу, эта профессия кажется невероятно сложной. Но тем не менее, начав работать и постепенно входя в курс дела, её начинаешь любить. Тем более что плюсов в такой должности тоже достаточно, ведь это хорошие деньги, очень интересная, увлекательная и по-настоящему значимая работа. С другой стороны, не стоит себя обманывать и думать, что эта профессия относится к творческим. Нет, её скорее можно сравнить с точной наукой математикой. И если вы обладаете аналитическим складом ума, волевым, целеустремлённым характером, являетесь эмоционально стойкими и способны не путать корректное делегирование обязанностей с «умением командовать», то, как говорится, добро пожаловать на борт.

Основными заинтересованными сторонами при внедрении инициативы являются инвестор (заказчик) и исполнители (команда) проекта. Учитывая то, что инвесторы – люди занятые, им зачастую некогда лично отслеживать ход реализации начинания и давать добро на те или иные действия, связанные, в частности, с финансированием или принятием важных решений. В таком случае заказчику понадобится координатор проекта, который возьмет эту работу на себя.

Как организовать взаимосвязь заказчика и исполнителей

В российской практике нередко встречается мнение, что координатор проекта – это некое подобие секретаря руководителя компании, инициировавшей и финансирующей начинание. То есть это человек, не дающий нормально работать менеджерам, постоянно требующий от них отчетов и бумажек для шефа. Работа эта зачастую считается менее престижной, чем менеджерская, и не сулящей серьезных карьерных перспектив.

На самом деле служебные функции координатора предполагают, что он является связующим звеном между заказчиком и исполнителями. По сложившейся традиции, не менее 70% своего времени координатор уделяет закрепленной за ним инициативе.

С одной стороны он контролирует ход реализации инициативы и на основании этого принимает стратегические решения, с другой – оказывает всяческое содействие команде в ее работе, направленной на итоговый успех. Если кто и скажет инвестору о том, что project manager не справляется со своими обязанностями и может загубить все дело, так это именно координатор инициативы, который всегда держит руку на пульсе событий.

Исходя из стоимости, сложности и важности проекта для компании, заказчик может нанять работника для выполнения обязанностей координатора со стороны, а может возложить эту функцию на человека с высоким кредитом доверия, например, своего заместителя или помощника. Это лицо наделяется окончательными полномочиями по большинству вопросов и несет ответственность за проект наряду с менеджером.

Координатор следит за тем, чтобы выделенные деньги расходовались рационально и по целевому назначению, выполняемые командой задачи были направлены на полезный для компании результат. Он уполномочен давать задания относительно хода выполнения различных процессов руководителю и членам команды проекта, а также требовать их выполнения. Получая от проектного менеджера информацию о тех или иных возникающих проблемах, он принимает все возможные меры для их устранения или минимизации.

Существуют разновидности инициатив, которые требуют определенных умений и знаний от их координаторов, например:

инвестиционные инициативы (производственные, строительные, торговые), ставящие во главу угла получение дохода;
BTL – проекты, направленные на повышение продаж (маркетинговые коммуникации, проведение различных промоакций, конференций, выставок, организация спонсорства и программ лояльности);
IT – проекты, целью которых является создание и наполнение веб-сайтов, а также разработка различных программных продуктов;
социальные проекты, которые не влекут за собой получение прибыли, однако улучшают условия жизни населения конкретных территорий или отдельных групп людей.

Для каждой группы начинаний требуются специалисты своего дела, иногда профессионалы в узкой сфере, эти люди могут стать менеджерами и организовывать непосредственно все рабочие процессы, не отвлекаясь на внешние факторы. Для решения вопросов более общего характера нужен человек, который умеет решать проблемы, поддерживать нужные контакты и договариваться со всеми сторонами. В итоге, слаженная совместная работа координатора и руководителя начинания дает возможность объединить все ресурсы (организационные, финансовые, юридические, личные) заказчика и членов команды для достижения наилучшего конечного результата в срок и с наименьшими затратами.

Обязанности координатора проектов и требования к нему

Поскольку начинания бывают очень разные по своей сути и направленности, то и требования к координатору могут сильно отличаться, например, в IT-сфере он должен иметь понятие в информационных технологиях, а в BTL – опыт работы в рекламном бизнесе или торговле. Поэтому остановимся только на тех основных моментах, которые в любом случае должна содержать должностная инструкция координатора проекта.

Итак, должностные обязанности его включают в себя:

помощь в составлении плана и устава начинания;
анализ и утверждение разработанных проектным менеджером принципов и подходов к работе, последующий контроль выполнения поставленных заданий в соответствии с этими подходами путем проведения формальных проверок;
определение и идентификация выгод для компании от реализации начинания, а также качества его функционального решения;
участие в формировании команды и координация ее повседневной деятельности;
периодическое участие в работе проекта, контроль его рабочих аспектов;
решение в пределах компетенции возникающих производственных проблем, при необходимости, подключение ресурсов главного спонсора;
обеспечение ресурсами выполняемых работ в соответствии со сметой и планом, проверка финансовых отчетов, участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров;
организация и проведение тематических мероприятий, встреч, переговоров с внешними действующими и потенциальными партнерами (кредиторами, поставщиками, подрядчиками), а также управляющим комитетом;
взаимодействие с государственными и контролирующими органами, установление и регулярное поддержание контактов с целевыми группами и внешними специалистами, ведение с ними деловой переписки;
составление кратких отчетов о ходе и промежуточных результатах работ для высшего руководства и предложений относительно повышения их эффективности.

Для полноценного выполнения своих обязанностей сотрудник такого рода должен обладать целым рядом качеств, среди которых:

высшее образование и общая грамотность;
опыт работы с различными проектами;
знание норм законодательства в необходимой сфере, основных принципов организации процессов и управления персоналом;
коммуникабельность (умение находить общий язык с разными людьми, убеждать, завязывать и поддерживать нужные знакомства в интересах компании);
умение обрабатывать большие объемы разнообразной информации, организовывать и проводить сложные переговоры, вести деловую переписку;
знание и владение специальными компьютерными программами (Excel, Word, Outlook, Power Point);
владение английским и другими иностранными языками;
высокая организованность, ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, способность принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях;
умение работать в жестких временных рамках.

В виде дополнительных условий работодатель может потребовать от соискателя должности различных умений и знаний в зависимости от направленности внедряемой инициативы: от опыта организации образовательных площадок для персонала до умения составлять проектную документацию, от опыта работы в сфере донорства крови до готовности к длительным командировкам.

Руководитель всегда на эту должность подбирает человека, максимально готового сразу же включиться в работу, без потери времени на дополнительное обучение.

I. Общие положения.
1. Координатор отдела продаж, относится к категории технических исполнителей.
2. На должность Координатора отдела продаж назначается лицо, имеющее опыт работы менеджером отдела продаж.
3. Координатор отдела продаж должен знать:
o 3.1. Законы и нормативные правовые документы, регламентирующие повседневную деятельность.
o 3.2. Конъюнктуру рынка.
o 3.3. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров.
o 3.4. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на товары.
o 3.5. Основы, делового администрирования, основные компьютерные программы.
o 3.6. Порядок подготовки коммерческих предложений, договоров, контрактов.
o 3.7. Психологию и принципы продаж.
o 3.8. Этику делового общения.
o 3.9. Правила установления деловых контактов.
o 3.10. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера.
4. Назначение на должность Координатора отдела продаж и освобождение от должности производится приказом Генерального директора по представлению Руководителя отдела продаж.
5. Координатор отдела продаж подчиняется непосредственно Руководителю отдела продаж и постоянно находится на своём рабочем месте.
6. На время отсутствия Координатора отдела продаж, (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Координатор отдела продаж обязан:
1. Под руководством Руководителя отдела продаж выполнять работы по формированию общей клиентской базы Компании.
2. Осуществлять дополнительный сбор информации о клиенте (реквизиты Компаний, порядок связи, почтовый адрес).
3. Осуществлять информирование клиентов по товару, об изменениях в Прайс-листах, наличии или сроках поставки товара. Информировать менеджеров о потребностях клиентов.
4. Устанавливать контакты с клиентами (группой клиентов) по поручению менеджера по продажам.
5. Выставлять по заявке менеджеров счёт на оплату, проводить резервирование товара на складе, готовить по необходимости заявку на поставку товара.
6. По указанию менеджера, проверять приход денег, готовить и отправлять на склад отгрузочные документы.
7. Производить заказ на экспедирование грузов клиенту согласно заявке менеджера.
8. Готовить типовые договора (купли-продажи, поставки, др.) и отправлять клиентам на согласование.
9. Контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам и информировать об этом менеджеров.
10. Осуществлять контроль за соблюдением сроков резервирования товаров.
11. Осуществлять сбор обратной информации от покупателей с целью своевременного реагирования:
— о несоответствиях в характеристиках товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.);
— о нарушении целостности упаковки, порчи при транспортировке или имеющемся заводском браке;
— об имеющейся потребности в образцах товаров и технической документации.
12. Вести учет претензий покупателей по исполнению заключенных договоров.
13. Выявлять причины нарушений условий договоров и докладывать о них Руководителю отдела продаж.
14. Участвовать в подготовке презентаций, выставок. Фиксировать и систематизировать поступающую с выставок информацию и представлять Руководителю отдела продаж.
15. Всю поступающую информацию о клиентах вводить в электронные базы данных.
16. Готовить аналитические справки, по поручению Руководителя отдела продаж.
17. Выполнять служебные поручения Руководителя отдела продаж по функциональным направлениям.
III. Права
Координатор отдела продаж имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений Компании и специалистов, информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
4. Требовать от руководства Компании обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Координатор отдела продаж несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба Компании — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Читайте также: