Кто проводит конференции должность

Опубликовано: 12.03.2025

Конференция – (ср.-век. лат. conferentia, от лат. confero - собираю в одно место) – собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, государств, а также отдельных лиц для обсуждения определенных вопросов.

В высшем учебном заведении утверждение Устава и поправок к нему, выборы ректора на должность, избрание Ученого совета вуза, а также принятие коллективного договора, изменений и дополнений к нему проводятся на общем собрании коллектива или собрании представителей всех категорий работников и обучающихся. Это собрание представителей имеет название – Конференция представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении.

При организации конференции руководствуются документами:

Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» № 125-ФЗ от 22. 08. 1996 (ред. № 199-ФЗ от 31. 12. 2005, № 17-ФЗ от 09. 02. 2007).

Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации № 71 от 14. 02. 2008.

Уставом вуза и поправками к нему.

Положением о Конференции представителей научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении, утверждаемым действующим Ученым советом вуза (приложение 1).

Работа по организации Конференции

Решение о проведении Конференции принимается действующим Ученым советом вуза, который утверждает:

дату проведения Конференции;

порядок избрания делегатов на Конференцию;

нормы представительства от научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов;

Комиссию по проведению Конференции.

Очень важное место в организации Конференции отводится работе Комиссии.

Комиссия информирует всех работников и обучающихся в вузе о проведении Конференции: рассылает информационные письма о проведении Конференции, о порядке избрания делегатов на Конференцию и нормах представительства от каждой категории работников и обучающихся (приложение 2), образцы протоколов (приложение 3) и иные документы.

Комиссия утверждает перечень мероприятий по проведению конференции (приложение 4), график проведения общих собраний работников и обучающихся по избранию делегатов на Конференцию.

В обязанности Комиссии также входит размещение объявления и информации по проведению Конференции на доске объявлений и Web -сервере вуза.

Члены Комиссии принимают документы об избрании делегатов Конференции (подлинные протоколы собраний работников и обучающихся) и формируют список делегатов Конференции, который утверждается на заседании Комиссии.

Комиссия отвечает за подготовку удостоверений делегатов Конференции, организацию регистрации делегатов и ксерокопирование материалов Конференции.

В завершение работы Комиссия составляет регламент проведения Конференции (приложение 5), а также готовит проекты документов, принимаемых Конференцией.

Все заседания Комиссии оформляются протоколами.

В случае проведения Конференции по выборам ректора на вакантную должность в обязанности Комиссии входит также:

рассмотрение документов, поступивших от кандидатов на должность ректора вуза;

подготовка списка кандидатов на должность ректора вуза и заключений по кандидатурам;

подготовка формы бюллетеня для тайного голосования для утверждения Ученым советом вуза;

осуществление иных мероприятий, необходимых для проведения выборов ректора вуза.

В случае проведения Конференции по избранию Ученого совета вуза в обязанности Комиссии входит:

формирование списка кандидатов в состав Ученого совета вуза;

подготовка баллотировочных бюллетеней для тайного голосования по числу избираемых в состав Ученого совета для утверждения Ученым советом вуза.

Порядок избрания делегатов на Конференцию

В соответствии с законодательством порядок избрания делегатов на Конференцию и нормы представительства от всех категорий работников и обучающихся определяются действующим Ученым советом вуза.

Делегаты Конференции избираются из числа научно-педагогических и иных категорий работников и обучающихся в высшем учебном заведении 1 . При этом представительство научно-педагогических работников (в соответствии с Уставом вуза) должно составлять не менее 80% от общего числа делегатов Конференции, а членов Ученого совета вуза – не более 50% от общего числа делегатов.

Делегаты Конференции избираются на общих собраниях или конференциях научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов 2 .

Решение об избрании делегатов принимается простым большинством голосов открытым или тайным голосованием (по усмотрению коллектива) при участии в голосовании не менее 50% от числа работников или обучающихся соответствующих коллективов. Результаты голосования оформляются протоколом, который представляется в Комиссию.

Порядок проведения Конференции

За 1 час до начала Конференции проводится регистрация делегатов Конференции: делегаты расписываются в листе регистрации и получают именные удостоверения, подписанные председателем Комиссии и заверенные гербовой печатью вуза, а также повестку дня и материалы Конференции.

За 15 минут до начала Конференции регистрирующие подводят предварительные итоги и передают лист с итогами регистрации в президиум Конференции.

Конференцию открывает и ведет ректор вуза (далее – председатель) 3 . По решению делегатов Конференции право ведения Конференции может быть передано также другому лицу.

Председатель предлагает избрать секретаря Конференции. Открытое голосование.

Председатель на основании листа регистрации объявляет о правомочности Конференции. (Заседание Конференции является правомочным при участии в нем не менее 2/3 избранного состава делегатов Конференции).

Председатель предлагает утвердить регламент Конференции:

избрание мандатной и счетной комиссий;

утверждение очередности и продолжительности выступлений;

определение порядка и времени, необходимого для проведения голосования (в случае тайного голосования).

Регламент утверждается делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель предлагает утвердить состав мандатной комиссии
(в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Председатель предлагает утвердить состав счетной комиссии (в составе не менее 3 чел.). Открытое голосование.

Мандатная комиссия приступает к работе сразу после избрания. В распоряжение мандатной комиссии предоставляются протоколы собраний по избранию делегатов, проводимые в вузе и его филиалах.

Мандатная комиссия избирает председателя, секретаря комиссии и оформляет это решение протоколом. Протокол подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

После проверки полномочий делегатов Конференции мандатная комиссия составляет протокол, который подписывается председателем, секретарем, членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Председатель мандатной комиссии оглашает результаты проверки полномочий делегатов Конференции, которые утверждаются открытым голосованием.

После подтверждения полномочий делегатов Конференции председатель предлагает перейти к повестке дня Конференции.

После всех выступлений и обсуждений делегаты Конференции открытым или тайным голосованием принимают решения по вопросам повестки дня Конференции.

Делегаты голосуют лично, голосование за других лиц не допускается.

Все решения Конференции (в соответствии с Уставом вуза) принимаются простым большинством голосов открытым или тайным голосованием при наличии не менее двух третей списочного состава делегатов.

Открытым голосованием принимается Устав вуза, изменения и дополнения к нему; коллективный договор, изменения и дополнения и нему и др. Подсчет голосов производится избранной счетной комиссией.

Тайным голосованием на Конференции избирается ректор вуза и члены Ученого совета вуза.

Для проведения процедуры тайного голосования в специально отведенном месте устанавливаются кабины для голосования и урны для баллотировочных бюллетеней, которые опечатываются до начала голосования.

Счетная комиссия избирает председателя и секретаря, это решение оформляется протоколом, который подписывается всеми членами комиссии и заверяется гербовой печатью вуза.

Счетная комиссия раздает делегатам Конференции под расписку баллотировочные бюллетени, подписанные председателем Комиссии по проведению Конференции и заверенные гербовой печатью вуза.

До подсчета голосов председатель счетной комиссии в присутствии членов комиссии погашает неиспользованные баллотировочные бюллетени.

Члены счетной комиссии вскрывают урны с баллотировочными бюллетенями, производят подсчет голосов и составляют протокол (протоколы) по итогам голосования.

После оформления протокола (протоколов) счетная комиссия запечатывает баллотировочные бюллетени в конверт (конверты), которые подписываются членами счетной комиссии и опечатываются гербовой печатью вуза.

Протоколы счетной комиссии по итогам голосования оглашаются ее председателем и утверждаются делегатами Конференции открытым голосованием.

Председатель объявляет о завершении работы Конференции.

Перечень документов, которые входят в состав дела Конференции

повестка дня Конференции,

протокол заседания Конференции с приложением листа регистрации делегатов,

протоколы заседания мандатной комиссии,

протоколы заседания счетной комиссии,

стенограмма заседания Конференции,

материалы к заседанию Конференции,

протоколы заседаний Комиссии по проведению Конференции,

протоколы собраний научно-педагогических работников вуза и его филиалов, работников иных категорий (АУП, УВП, ПОП) вуза и его филиалов и обучающихся очной формы обучения вуза и его филиалов об избрании делегатов Конференции,

баллотировочные бюллетени (в случае тайного голосования).

В случае выборов ректора на должность к делу прилагаются:

документы кандидатов на должность ректора вуза,

копия документов избранного ректора, направленных на утверждение в Рособразование.

В случае избрания Ученого совета вуза к делу прилагаются:

документы о выдвижении в состав Ученого совета.

1 К научно-педагогическим работникам вуза относятся: преподаватели штатные, преподаватели-совместители, в т.ч. иностранные преподаватели, научные сотрудники штатные, научные сотрудники-совместители; к работникам иных категорий относятся: штатные сотрудники и сотрудники-совместители административно-управленческого персонала (АУП), учебно-вспомогательного персонала (УВП), прочего обслуживающего персонала (ПОП); к обучающимся относятся: студенты очной формы обучения, обучающиеся по программам бакалавра, специалиста, магистра, аспиранты очной формы обучения, докторанты – в т.ч. иностранные.

2 Если в вузе значительное число филиалов, территориально удаленных от головного вуза, делегаты на общеуниверситетскую Конференцию могут избираться представителями всех трех категорий работников и обучающихся, т.е. филиалы проводят на местах собрания работников и обучающихся, которые избирают делегатов на три конференции, проводимые в головном вузе: конференцию научно-педагогических работников филиалов, конференцию АУП, УВП, ПОП филиалов и конференцию обучающихся очной формы обучения филиалов. Эти три конференции представителей филиалов избирают делегатов на общеуниверситетскую Конференцию.

3 Кроме Конференции по выборам ректора на должность, которую ведет председатель Комиссии по проведению Конференции.

Event-менеджер – человек, который организовывает развлекательные, деловые и спортивные мероприятия. Рассмотрим, какие обязанности на него возлагают, где можно получить необходимое для работы образование и как сделать карьеру.

История

Зарождение индустрии мероприятий развлекательного характера принято относить к 19 столетию и связывать с началом продажи билетов на соревнования спортсменов-профессионалов. Хотя, если подумать, Олимпийские игры древних греков и разного рода мистерии их современников римлян тоже относятся к категории event. Таким образом, можно утверждать, что корни профессии уходят в период до нашей эры.

У Джо Голдблатта (культового event-manager) иная точка зрения. Он убежден, что дата появления профессии организатора развлечений – 1955 год. И связана она с открытием самого известного в мире парка «Диснейленд».

Мнение Голдблатта можно считать авторитетным и доверять ему. Ведь это он основал Международное сообщество организации мероприятий и стал его первым президентом.

Кроме того, он в течение продолжительного времени владел компанией, занимающейся event-менеджментом. В его послужном списке – сотни разных мероприятий высочайшего уровня. Ему заказывали организацию инаугурации Рональда Рейгана и Джорджа Буша-старшего – 40-го и 41-го американских президентов.

В России event-менеджмент приживался постепенно. В СССР ивент-услуги оказывало государство. Любой масштабный праздник или крупное мероприятие (например, Олимпиада) – все это ложилось на плечи представителей высшей власти.

Event-компании примерно в том виде, в котором мы их сегодня знаем, были легализированы только в 1990-е годы. Всплеск их популярности и востребованности был обусловлен весьма удачным сочетанием массового производства с массовым потреблением.

Описание профессии

Event-менеджер – это специалист, который занимается организацией деловых и развлекательных мероприятий для компаний и частных лиц. Сложно назвать, что не входит в обязанности event-менеджера: он и жнец, и швец, и на дуде игрец.

Одна из первоочередных его задач – определение концепции будущего действа. Для этого требуются креативность, умение понять аудиторию, воплотить пожелания заказчика и достичь цели мероприятия. Учесть все это одновременно в работе весьма непросто.

В основе праздника может лежать самая сумасшедшая идея. Но если при этом решаются поставленные задачи, цель оправдывает средства. Настоящий event-менеджер должен помнить о том, как соблюсти нужный баланс и не заиграться.

Несмотря на то что эта профессия требует творческого подхода (и, согласно частому заблуждению, даже принадлежности к богеме), в деле организации мероприятий нужна холодная голова. Ведь действия нужно будет просчитывать на несколько ходов вперед. Задача event-менеджера – сделать так, чтобы мероприятие состоялось во что бы то ни стало.

Где учиться

Несмотря на востребованность профессии, организации мероприятий как таковой пока не учат ни в одном вузе. В event-индустрии работают люди с самым разным образованием, но чаще с гуманитарным – психологи, журналисты, филологи.

Эта профессия пересекается и с маркетингом, и с пиаром, и с продажами. Поэтому имеет смысл выбирать экономические вузы и факультеты со специализацией в маркетинге. Такие программы сегодня есть во многих высших учебных заведениях.

Еще один вариант – освоить специальность продюсера или режиссера театральных представлений. Если вы не мечтаете о том, чтобы снимать большое кино, а будете с удовольствием организовывать корпоративные и частные праздники (там тоже есть где развернуться, был бы бюджет), это вполне подходящий вариант.

Приведем несколько примеров высших учебных заведений России, куда можно поступить желающему работать event-менеджером:

Московский финансово-юридический университет. Специальность «менеджмент».
Санкт-Петербургский архитектурно-строительный госуниверситет. Специальность «менеджмент».
Сибирский институт бизнеса и информационных технологий. Специальность «менеджмент».
Магнитогорский технический госуниверситет им. Г. Носова. Специальность «менеджмент».
Московский госуниверситет культуры (МГУКИ). Театрально-режиссерский факультет.
Российский институт театрального искусства (ГИТИС). Актерский факультет.

Для поступления абитуриенту нужно сдать ЕГЭ по русскому языку, литературе, обществознанию и математике – последний экзамен требуют не все вузы.

Базовые знания можно будет дополнить специализированными курсами и мастер-классами. Главное, чтобы их проводили не кабинетные преподаватели, а практики event-индустрии.

Перечень обязанностей

Основные задачи event-менеджера сводятся к планированию, непосредственно организации и проведению различных мероприятий. А вот обязанностей у ивент-менеджера очень много. В частности, представитель этой профессии должен:

Разрабатывать концепции, программы, а также сценарии событий.
Готовить презентации событий и защищать свои идеи перед заказчиком.
Составлять смету и контролировать бюджет, выделенный на мероприятие.
Искать, вести переговоры и контролировать работу субподрядчиков (как правило, это дизайнер, флорист, артисты, ведущие и другие).
Искать, приглашать и вести переговоры с VIP-гостями, экспертами и спикерами.
Писать тексты о запланированных и уже состоявшихся событиях.
Всячески продвигать мероприятия, тесно взаимодействуя с разными СМИ – офлайновыми и онлайновыми.
Координировать проведение мероприятий.

Взаимодействие с партнерами

Event-менеджер не только придумывает мероприятия, но и управляет ими. Любое событие, пусть даже самое крошечное, представляет собой плод труда нескольких человек. В задачи event-менеджера входит найти этих людей и организовать их взаимодействие.

Отели, бизнес-центры, рестораны, концертные агентства, турфирмы, авиакомпании, артисты, типографии, дизайнеры – это неполный список потенциальных партнеров, с которыми приходится работать. Отыскать нужного человека бывает нелегко. Поэтому профессиональные организаторы мероприятий обычно имеют свою базу контактов, которая ценится на вес золота.

Кроме того, с каждым партнером нужно найти общий язык. Соответственно, коммуникативные навыки и умение работать в команде просто необходимы. Надо уметь поговорить со всеми – и с капризной звездой эстрады, и с суровым финансовым директором, и с нелюдимым разработчиком сайтов. Менять лексикон приходится по нескольку раз на дню.

Цифры и маркетинг

Помимо умения ладить с людьми, event-менеджер должен дружить с цифрами и уметь грамотно составлять бюджет. После завершения мероприятия может потребоваться отчет с полной документацией. Бумажной работой тоже часто приходится заниматься самому event-менеджеру.

Нередко взносы за возможность попасть на мероприятие приносят солидный доход. Таким образом, в задачи организатора входит привлечение гостей, а это уже продажи и маркетинг.

Крупные мероприятия обычно имеют большие бюджеты и проходят при участии спонсоров. Формирование и продажа спонсорских пакетов – тоже обязанность event-менеджера.

Кроме того, многие мероприятия требуют освещения в прессе. Поэтому event-менеджер может также выполнять функции специалиста по связям с общественностью и заниматься привлечением медиа-спонсоров, приглашением журналистов и контролем выхода публикаций.

Умения и личностные качества

Работать в event-менеджменте сможет далеко не каждый. Будни организатора – это сплошные дедлайны, переработки, а также неожиданные конфликтные и стрессогенные ситуации (болезнь ведущего, в здании пропало электричество, не выполнены настройки технической аппаратуры), которые необходимо устранять в кратчайшие сроки.

С учетом всего перечисленного event-менеджеру нужно быть:

активным;
креативным;
высокомобильным;
коммуникабельным;
стрессоустойчивым.

Кроме того, для такой работы крайне важно:

обладать отличными лидерскими способностями;
уметь работать в режиме мультизадачности;
уметь решать неординарные задачи.

Готовность к форс-мажорам

Event-менеджер – не массовик-затейник, как многие думают. Для реализации большинства проектов приглашают артистов и ведущих. Однако организатор мероприятий должен быть готов к тому, что в любой момент что-то может пойти не так. Тогда ему нужно будет работать за себя и за того парня.

Даже директора крупных event-агентств могут оказаться в такой ситуации, что им придется самим листать слайды презентации для известного спикера или прокладывать кабель для аппаратуры. Амбиции амбициями, но необходимо всегда помнить о том, что успех мероприятия важнее громких должностей.

Здесь очень важны стрессоустойчивость, умение быстро принимать решения и действовать в нестандартных ситуациях. Ключевой спикер опоздал на самолет, ведущий не пришел, в здании нет электроэнергии – форс-мажорные ситуации бесчисленны, а ответственность за все часто ложится именно на плечи event-менеджера.

Мультизадачность и доступность

Современные мероприятия требуют массы сопровождающих деталей – брошюр, сувенирной продукции, электронных материалов. Иногда организатору мероприятий приходится быть и дизайнером, и компьютерщиком, и звукорежиссером.

Конечно, не всегда event-менеджер будет делать все своими руками. Но чтобы не произошло накладок и не терялся контроль над ситуацией, ему нужно хотя бы разбираться в основах. Тогда он сможет правильно поставить задачу поставщикам требуемых услуг.

Event-менеджер должен знать:

чем формат jpeg отличается от gif;
что значит печать 4+0;
как настроить проектор;
как переслать по электронной почте объемный макет.

Еще одна особенность профессии: современный event-менеджер всегда на связи. Если вы мечтаете о том, чтобы в выходные дни отключить телефон и не думать о работе, организация мероприятий вряд ли будет лучшим выбором в качестве дела вашей жизни.

Event-менеджер готов ответить на любой вопрос и разрешить любую проблему в режиме 24/7, независимо от того, где он находится и чем занят. С другой стороны, организация делового саммита в Швейцарии, поездка на Каннский кинофестиваль или свадьба для VIP-клиента на тропических островах стоят того.

Кому подходит профессия

Вы слывете отличным организатором среди своих друзей, умеете собрать всех, а ваш день рождения не сводится к банальному застолью и надолго запоминается оригинальной идеей? Тогда мир event-менеджмента ждет вас!

А вот те, кто не любит общаться с людьми и не согласится в выходной ехать за сотню километров, чтобы убедиться, что спикер выступает с нужной презентацией, а приглашенный для маленькой девочки Дед Мороз прибыл по адресу, не достигнут успеха в деле организации мероприятий.

Вместе с тем это не значит, что event-менеджмент открыт только для неисправимых трудоголиков, у которых нет жизни вне работы. Вовсе не так! Это профессия для активных людей, увлеченных своим делом, которым нравится решать нестандартные задачи.

Кстати, эта отрасль дает отличные возможности для установления контактов с людьми из самых разных сфер. Так что скучать не придется, и в одиночестве вы точно не останетесь.

Уровень дохода

Востребованность event-менеджеров сегодня достаточно высока. Уровень их зарплаты практически полностью зависит от качества работы и количества принятых заказов. Например, для новичка ее размер составляет порядка 25–30 тысяч рублей. По мере обретения опыта улучшается качество работы и увеличивается список клиентов. В результате повышается заработная плата. Event-менеджер с хорошим опытом может получать от 80 до 100 тысяч рублей в месяц.

В среднем по России ивент-менеджеры зарабатывают от 19 тысяч до 100 тысяч рублей. В Москве эта цифра колеблется от 32 тысяч до 70 тысяч рублей. Организаторы мероприятий в Санкт-Петербурге получают от 40 тысяч до 62 тысяч рублей.

Карьерная лестница

Поняли, что event-менеджмент – это ваше? Тогда разнообразие мероприятий, проводимых агентством, поможет определиться, какие именно «ивенты» вы бы хотели организовывать в будущем.

Кто-то чувствует себя как рыба в воде в сугубо деловой обстановке и обожает планировать конференции с солидными спикерами и серьезными темами. Другой не может без драйва и креатива праздников. Третьему интересны театральные фестивали или фотовыставки. Набравшись опыта, помощник может дорасти до более ответственных заданий и стать event-менеджером. Дальше все зависит от желания.

Кто-то устает от бешеного ритма event-агентства и предпочитает более спокойную корпоративную работу. Кто-то получает заманчивое предложение стать продюсером престижного мероприятия (например, кинофестиваля). А кто-то отправляется в свободное плавание и открывает собственное event-агентство.

Работа в event-агентстве

Самая интересная работа и больше всего возможностей для специалиста по организации мероприятий – в event-агентствах. Диапазон тут не ограничен – от детских дней рождения до крупных деловых форумов, от свадьбы в экзотическом месте до мастер-класса иностранного гуру.

Некоторые компании сужают свою специализацию (например, только бизнес-конференции или только праздники). Крупные игроки на рынке, как правило, имеют департаменты, отвечающие за определенный тип мероприятий.

Нередко большие тренинговые компании открывают дочерние структуры или подразделения, занимающиеся организацией мероприятий. Чаще всего – корпоративных конференций.

Event-агентства – самый лучший способ познакомиться с «кухней» организации мероприятий и набраться опыта. Ивент-менеджеры с удовольствием возьмут в качестве ассистента молодого, активного и ответственного человека, которому можно доверить часть работы.

Конечно, сразу разрабатывать концепцию мероприятия вам не поручат. Будет много не самых захватывающих заданий – например, рассылка приглашений. Но такой опыт просто бесценен. Кроме того, вы поймете, насколько вам интересна эта отрасль и готовы ли вы посвятить себя такой напряженной работе.

Будущее профессии

Корпоративная культура сегодня существенно повысила свою значимость. В связи с этим неуклонно растет спрос на так называемый событийный маркетинг и, соответственно, на опытных, высококвалифицированных event-менеджеров.

Рынок не испытывает недостатка в event-агентствах. Более того, появляются новые и расширяются уже существующие. Такие компании располагают целыми командами профессиональных менеджеров и полностью укомплектованы персоналом, способным организовать любое событие.

В будущем мероприятия сохранят статус главного средства коммуникации между людьми для объединения их во имя определенной идеи либо цели. Поэтому профессия event-менеджера будет оставаться востребованной.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия event-менеджер подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид . Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы. Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит. Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Рассмотрим этапы организации конференции

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции. Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида. Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

© 2012-2019 rent4all.ru 101011, г. Москва, Кривоколенный пер., д. 12 стр. 4
Аренда проекторов и другого презентационного оборудования. Любое копирование информации с сайта запрещено.

+7 (495) 109-0-133

+7 (985) 331-2-283

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

За проработку содержания должен отвечать конкретный человек, и этот человек — ВНИМАНИЕ! — НЕ проджект-менеджер собственной персоной.

Давайте разбираться, какие люди нужны в команде конференции и в какой роли.

Роли и ответственности в проектной команде конференции

Сразу отмечу, что это одна из моделей, которой я многократно пользовалась и в которой на 100% уверена, что она работает. Допускаю, что существуют и другие модели, поэтому если вам есть с чем поспорить или чем поделиться — пишите в комментариях, обсудим!

Это главный человек, ответственный за то, чтобы конференция состоялась, а также за выполнение каждым членом команды своей функции.

Если это не человек-оркестр (что возможно только в случае с маленькой, до 20 участников конференцией), то у проджекта есть команда организаторов, оргкомитет. Это люди, ответственные за каждый аспект организации конференции с точки зрения формы (не содержания). В моей практике встречались разные команды оргкомитетов — от трех до тридцати человек, их число зависит от масштаба события, от количества участников и длительности конференции.

Оргкомитет может включать:

Оргкомитет — крутые и полезные ребята, о всевозможных вариациях в их ролях можно отдельную книгу написать. Но нас сейчас волнует не это. Кто же еще входит в команду конференции? Люди, ответственные за содержание.

Ведущий

Это официальное лицо всей конференции, человек-на-сцене. Его функция заключается в том, чтобы провести всех участников от начала и до конца: открыть конференцию, рассказать о ее целях и программе, озвучить оргмоменты, задать атмосферу, следить за временем и координировать участников между секциями. И, в итоге, закрыть конференцию, конечно.

От него многое зависит, и во время конференции ведущий является связующим звеном между участниками и всей закулисной командой организаторов. Чаще всего это харизматичный, известный человек из отрасли, обладающий отличными навыками публичных выступлений. Это НЕ проджект менеджер. Если вы хоть раз были менеджером проекта, то вы понимаете, насколько вам не до выступлений на сцене во время конференции :)

Спикеры

Даже если все спикеры являются приглашенными экспертами, к ним все равно надо относиться как к части команды конференции. Спикеры должны понимать цели события так же ясно, как и менеджер всего проекта. От поведения, настроения, отношения спикеров зависит 80% успеха конференции как образовательного события.

А качество подготовки спикеров на 99% зависит от менеджера программы

Роль этого загадочного зверя заключается в том, чтобы содержание конференции работало на достижение ее целей.

Менеджер программы — финальный ответственный за создание, подготовку и подачу всей содержательной части, следовательно, под его компетенцию попадает выбор и подготовка спикеров, их координация до и во время конференции, обеспечение их всем необходимым для успешного проведения сессий.

Agenda manager также отвечает за то, чтобы каждый элемент конференции максимально соответствовал ее целям и внутренней логике программы, даже если эти элементы не относятся напрямую к сессиям. Так, например, процесс встречи гостей, создание игровой зоны — это, казалось бы, просто развлекательный элемент. Но если развлечение гостей является инструментом создания атмосферы, настроя участников на дружеский лад и передачу основного мессаджа о компании-организаторе, то менеджер программы должен управлять содержанием этой игровой зоны.

Менеджер программы
— это UX-дизайнер события.

Роль менеджера программы обычно недооценивают, хотя на деле от этого человека напрямую зависит результат всей конференции. Это не менеджер проекта и не ведущий, хотя эти три роли часто путают.

Пользователями (Users) конференции являются все участники, а их опыт взаимодействия с событием (eXperience) полностью определяется тем, насколько качественно продумана внутренняя логика содержания и формата. Вот вам и UX-дизайн в event-management.

Вам бы хотелось сделать события управляемыми? Научиться достигать предсказуемого эффекта, слышать восторженные отзывы участников? Мне в свое время именно этого и хотелось, и я этому научилась. Оглядываясь назад и оценивая пройденный путь, я понимаю, что таким опытом надо делиться. Для этого и появился UXevent.

Основными правилами организации и проведения научной конференции вкупе с привлечением на мероприятие большого количества людей является массовое распространение соответствующей информации на разных порталах и ресурсах. Мероприятие должно иметь грамотно оставленный план, интересную тему, представляет необходимую и актуальную информацию.

Для привлечения как минимум 100 соискателей необходимо максимально распространить информацию о конференции, дать подробное описание вопросов и программы, которые будут рассмотрены.

Подготовка к конференции

Процесс подготовки состоит из нескольких шагов:

Составление и согласование плана конференции;
Согласование финансового плана;
Выбор места для проведения мероприятия;
Создание стиля конференции;
Приглашение участников.

Конференция является своеобразным заявлением определенной группе участников об услуге или продукции. Если организаторами мероприятия являются кафедра института либо научно-исследовательский центр, то в качестве основной группы слушателей выступают студенты высших учебных заведений.

Массовое распространение информации через деканаты высших учебных заведений позволит привлечь большое количество студентов. Распространяемые сведения должны преподноситься в таком формате, чтобы они не только вызывали интерес, но и побуждали к действиям. План мероприятия обязательно должен включать в себя ответы на вопросы слушателей и разъяснение выбранной тематики.

Распространенные виды научных конференций

Научные конференции подразделяются на определенные виды, однако далеко не каждый из них привлекателен для студентов. Самыми интересными и пользующимися спросом считаются:

Научно-практические конференции;
Международные конференции;
Всероссийские конференции.

Кто организует конференции?

Организацией подобных мероприятий могут заниматься научно-исследовательские центры и институты, кафедры высших учебных заведений. Самое главное требование – всем должен заниматься доктор наук.

Форматы участия в конференциях

Проведение конференций может быть как в очном, так и заочном формате. Для каждого из них характерны свои плюсы и минусы. Проведение конференции в очном формате позволяет собрать всех слушателей в одном месте, что дает людям возможность общаться, знакомиться и делиться знаниями и опытом. Однако у таких конференций имеется ограничение: проводятся они в основном в крупных городах, и далеко не у каждого человека есть возможность их посетить.

Преимуществами заочного мероприятия является возможность его посещения в режиме онлайн, размещение докладов и статей на официальных ресурсах вне зависимости от места проживания и обучения.

Заочная конференция обходится дешевле, чем очное мероприятие, к тому же отсутствует проблема выдачи виз студентам: далеко не каждый учащийся может оторваться от учебы на несколько недель.

Размеры конференций

Практически все научные конференции делятся на два основных вида: международные и российские. Основным их отличием друг от друга является то, что в мероприятиях первого типа могут принимать участие слушатели из других стран. Соответственно, такие конференции выше ценятся в научном сообществе.

Место проведения конференции

План научного мероприятия составляется исходя из количества участников. Как только станет известна точная цифра слушателей, начинается поиск и аренда соответствующего помещения. Количество мест должно быть рассчитано на каждого студента и его сопровождающего.

Желательно выбирать помещения с хорошей акустикой, поскольку основной целью любой конференции является представление слушателям информации. Выступающего у микрофона человека должно быть четко и ясно слышно во всей аудитории.

При выборе помещения опираются на следующие параметры:

Хорошая освещенность;
Вместительность;
Привлекательный внешний вид, хороший косметический ремонт;
Наличие сцены, системы электропитания для оборудования;
Чистота помещения.

Составление информационного письма и регламент мероприятия

Информационное письмо и регламент – документация, которая предоставляется организаторами мероприятия.

В регламенте перечисляются правила и положения конференции, ее план, сроки подачи заявок и порядок выступления участников. Также в нем указывается порядок, согласно которому на мероприятие отбираются участники.

Информационное письмо рассылается организаторами по всем учебным заведениям и научным организациям. В письме указывается вся необходимая информация, касающаяся проведения мероприятия: порядок его проведения, тематика.

В информационном письме должны перечисляться следующие данные:

Задачи и цели проведения конференции;
Анализ проблематики мероприятия;
Языки, на которых будет проводиться конференция;
Заочный или очный формат конференции;
Образец заявки на участие.

Условия организации научной конференции

Процесс организации подобных мероприятий подразумевает несколько этапов:

Организация научно-практической конференции

Научно-практическая конференция – мероприятие, в программу которого, помимо теоретической части, входит и практическая.

Организуется научно-практическая конференция аналогично любым другим подобным мероприятиям: составляется план, согласовывается смета расходов, в которой прописывается стоимость организации выступлений студентов.

Основным отличием научно-практической конференции является то, что она представляет собой не только прослушивание лекционного материала, но и чтение, обсуждение докладов, демонстрацию знаний студентами.

Организация международной конференции

Отличительной особенностью международных мероприятий является то, что принять участие в них могут участники из других стран. В большинстве случаев такие конференции заочные, а публикация научных статей и докладов по их результатам платная.

Продвижение конференции

К участию в конференции желательно привлекать как можно большее количество слушателей. Продвинуть мероприятие можно несколькими способами, что позволит привлекать порядка 100 человек ежедневно.

Рассылка электронных писем по высшим учебным заведениям

Электронная почта и рассылка приглашений на мероприятие – самый простой и эффективный способ продвижения. В электронном письме должна содержаться тематика конференции, регламент и положение, образец заявки на участие.

Реклама в интернете

Платная реклама в интернете помогает привлечь слушателей при организации конференций международного масштаба. Основным преимуществом такого способа продвижения является то, что подобные объявление визуально выделяются и хорошо заметны. Разметить рекламу можно посредством контекстной рекламы, различных платформ.

Социальные сети

Студенты часто пользуются социальными сетями, самыми популярными среди которых являются Вконтакте и Facebook. Продвинуть научную конференцию можно путем создания группы и приглашения в не студентов российских ВУЗов.

Создание собственного сайта

Официальный сайт мероприятия также позволит привлечь определенное количество слушателей. Желательно грамотно оформить и наполнить информацией ресурс. Все размещенные тексты должны быть лаконичными, полезными, информативными и интересными.

Онлайн-каталоги

Деканы ВУЗов и студенты нередко мониторят онлайн-каталоги научных мероприятий, проводимых в текущем году. По этой причине желательно размещать информацию на подобных ресурсах, что позволит привлечь людей.

Помимо преимуществ, подобные площадки для размещения информации имеют и свои недостатки:

Как за один день привлечь 100 слушателей?

За один рабочий день рассылки приглашений на научную конференцию при соблюдении всех правил и требований вполне реально привлечь как минимум 100 человек.

Ежедневно система Яндекс.Директ позволяет привлечь порядка 10 слушателей, рассылка по почтовым ящикам – еще 10, раскрученные группы в социальных сетях с количеством подписчиков более трех тысяч – 5 человек, так же, как и при наличии официального сайта мероприятия.

Процесс привлечения слушателей через различные научные площадки имеет определенные особенности:

Читайте также: