Управляющий офисом есть ли такая должность

Опубликовано: 14.03.2025

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

построение организационной структуры офиса;

планирование работы офиса;

руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.

На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.

Особенности работы офис-менеджера

Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.

Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.

Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.

Обязанности офис-менеджера

Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.

Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.

В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.

Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.

В перечень обязанностей офис-менеджера входит:

использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
управление движением документов;
разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
учет расходов и управление бюджетом офиса;
организация планировки офиса;

организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
организация и ведение встреч с персоналом;
подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
ответы на запросы клиентов и жалобы;
пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
посещение конференций и тренингов;
управление социальными сетями организации.

Требуемые умения, навыки и личные качества

Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:

знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
умения в области информационных технологий и печати;
навыки управления проектами;
отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.

Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.

Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:

стрессоустойчивость;
хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
отличные организаторские и управленческие навыки;
системный подход к работе;
умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
внимание к детали;
гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.

Карьерный рост

Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.

Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.

В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Кто такой «Управляющий офиса», и зачем он нужен? Обслуживание офиса от «А» до «Я»

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом.

Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь.

В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или . Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
Ведением бюджета расходов на офисные

Администратор офиса

zip Вы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно.

№00 1. Общие положения 1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения 1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.). 1.3. назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.

1.4. находится в подчинении у __________________________________. 1.5.В период временного отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. должен знать: -этику взаимоотношений в рабочей группе; -стандарты делопроизводства; -расположение офисных помещений; -принципы планировки и оформления помещений офиса; -правила и методы организации работы офиса; -сферу деятельности работников офиса; -принципы организации снабжения офиса; -основы эстетики, этики и социальной психологии;

Должностные обязанности офис-менеджера компании

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса.

Таким работником является офис-менеджер.

Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Оглавление: 1. Кто такой офис-менеджер 2. Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь» 3.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера 4.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора. На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование.

Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы. Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе.

По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь» Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

Управляющая офисом должностные обязанности

На должность управляющего административным комплексом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 1 года или начальное профессиональное образование и стаж работы по хозяйственному обслуживанию не менее 3 лет.

2. Содержание: Внимание Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица.

Также ему подчиняется курьерская служба предприятия. Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров.

То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

Должностная инструкция администратора офиса Важно Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам: Подбор и расстановка специалистов.

Планирование стратегии и тактики в работе.

Построение организационной структуры офиса.

Должностные обязанности администратора офиса.

Мы можем также сделать должностную инструкцию, для сотрудника Вашей организации Всего за 500 рублей!

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса. Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее).

Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.) 3. Администратор офиса должен знать: 3.1.

Расположение офисных помещений. 3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса. 3.3.

уборка квартир и офисов

Цены на уборку договорные в зависимости от обьёма и степени загрязнения помещения

Начальник отдела

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж является ключевой фигурой в любой компании.

Произвести качественный продукт – вопрос внутренний, его можно отлаживать со своими сотрудниками постоянно, и этот процесс не становится достоянием общественности. А продажи являются внешним значимым вопросом.

От налаживания торговых процессов зависит благосостояние фирмы. Поэтому выбор сотрудника на эту должность, введение в дело, является очень важной задачей.

О том, как найти профессионала, мы рассказывали в одной из наших статей. Здесь же мы поможем вам составить правильную должностную инструкцию, чтобы ваш руководитель отдела продаж смог в полной мере представить, в чем будет заключаться его работа, как он должен себя вести, за что он отвечает, какими знаниями он должен обладать, какими документами пользоваться в работе.

Чем подробнее вы пропишете в инструкции обязанности данного специалиста, тем меньше проблем у вас и у него будет возникать в работе. В нашей статье мы не приводим готовую форму.

В каждой компании свои объемы продаж, свои правила и порядки. Шапка должностной инструкции известна всем, а вот внутреннее ее содержание вызывает много вопросов, как правило. Мы приготовили для вас максимально возможное наполнение должностной инструкции.

Вы можете выбрать из разделов те пункты, которые вам реально пригодятся в работе. Они станут основой вашего документа. Каждая инструкция, и в особенности должностная инструкция руководителя отдела продаж, должна содержать следующие основные разделы.

В общих положениях описывается подробно смысл функционирования специалиста на данной должности. В разделе «Должностные обязанности» излагаются все виды деятельности, которыми будет заниматься данный специалист. И чем подробнее вы опишете их, тем четче будет осуществляться работа.

Права и ответственность руководителя отдела продаж также перечисляются в инструкции в виде самостоятельных разделов. Руководитель такого высокого ранга в своей работе должен руководствоваться определенными стандартами и документами, они перечисляются в разделе «Что должен знать специалист».

Должностная инструкция офис-менеджера

70360 Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2021 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности. Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. 3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации. 4. Офис-менеджер должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом; — основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе; — принципы построения организационной структуры офиса; — основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников; — порядок ведения деловой документации; — порядок заключения договоров; — правила пользования оргтехникой; — основы экономики, организации труда и управления; — основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»; — закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги; — все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; — правила внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция администратора офиса

2.9. Техническое оснащение офиса.
2.14. Основы трудового законодательства.
Администратор офиса относится к категории специалистов.
2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
2.4. Сферу деятельности работников офиса.
На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.6. Стандарты делопроизводства.
2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
2.1. Расположение офисных помещений.
2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
2.7. Принципы организации снабжения офиса.
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
Администратор офиса должен знать:
2.10. Правила пользования оргтехникой.
Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных
2.3.

Должностная инструкция офис-менеджера, должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера

3 декабря 2009

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. Должностная инструкция офис-менеджераУТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О.

________________ «________»_____________ ____ г.1.

Общие положения1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица. 1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.

Должностные обязанности офис-менеджераОфис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.

2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями. В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы.

Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает». Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса.

Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций. Условно их можно разделить на пять групп: 1.

Обычно открытая вакансия управляющего офисом требует от компании значительных расходов:

Сравнительная стоимость подбора

при самостоятельном поиске

Публикация объявлений и доступ к базам резюме столичных рекрутинговых порталов стоит около 80 тыс. руб. К этой сумме нужно добавить стоимость рабочих часов штатного специалиста по кадрам.

при подборе с помощью кадрового агентства

Стоимость услуг кадровых агентств составляет от 14 до 20% годового дохода сотрудника. Это значит, что за подбор управляющего офисом с зарплатой 70 тыс. руб., придется заплатить от 117 тыс. руб.

Мы предлагаем вам услугу по подбору управляющего офисом за 1 среднемесячный доход. Это дешевле всех классических кадровых агентств Москвы и Санкт-Петербурга. В среднем, стоимость подбора в нашем агентстве в 2 раза ниже стоимости других агентств.

Почему нам удается работать по низким ценам и при этом сохранять высокое качество подбора?

Наши рекрутеры – эксперты по подбору административного персонала

Наши рекрутеры работают с 2009 года, специализируются на подборе административного персонала, секретарей и личных помощников.

Автоматизация с CRM=высокая производительность труда рекрутеров

Наши рекрутеры работают в разных городах России, CRM позволяет систематизировать работу удаленных сотрудников, отладить бизнес-процессы и контролировать издержки. Кроме того, система позволяет хранить резюме специалистов из других регионов.

Работа на большом количестве вакансий

Непрерывный поток заказов обеспечивает постоянную занятость наших рекрутеров и позволяет оказывать услуги по подбору на выгодных условиях.

Большой охват соискателей

В собственной закрытой базе агентства более 3 тыс. резюме управляющих офисом, также у нас есть доступ ко всем платным базам с общим размером 10 млн. анкет.

Экономия времени и издержек за счет Skype-интервью

Мы проводим дистанционные интервью по Skype, которые позволяют экономить время на дорогу, сократить расходы и при этом не менее качественно оценивать кандидатов. Благодаря этому Вы сможете встретиться с первыми кандидатами уже на 3-ий день.

Мы проверяем профессиональные знания с помощью тестов

Мы понимаем, что отрасль управления персоналом – это знание психологии, умение выстраивать отношения с людьми, а также опыт управления. Для кандидатов у нас существует программа проверки профильных знаний и личностных качеств.

Получите эффективного управляющего офисом для решения финансовых вопросов вашей компании по разумной цене.

Что вы получите при подборе управляющего офисом у нас?

Кандидат, полностью соответствующий профилю

Вы получите замотивированного на длительную работу кандидата, который соответствует требованиям вакансии, обладает необходимыми компетенциями и разделяет ценности компании.

Доступ к уникальной базе резюме кандидатов

Мы предоставляем Вам анкеты кандидатов, которых нет в открытых источниках. Вы выбираете до тех пор, пока нужный специалист не будет найден.

Персональный консультант по подбору административных специалистов

Во время испытательного срока наш консультант поможет выстроить отношения между новым сотрудником и компанией. При необходимости он даст Вам рекомендации по любому вопросу, связанному с подбором и адаптацией нового специалиста.

Гарантия 90 дней на подбор

Если в течение 90 дней Ваша компания прекратит сотрудничество с найденным нами специалистом в сфере маркетинга, Вы бесплатно получите одну замену. Гарантия закреплена в договоре об оказании услуг, который подписывается до начала сотрудничества.

Почему выбирают нас?

дней – средний срок закрытия вакансии

дней гарантии
бесплатную
замену

месячный доход – стоимость поиска управляющего офисом

рублей – предоплата за услуги

лет - опыт подбора

Кадровое агентство PozitivStaff объединяет профессионалов в области рекрутмента, работающих на рынке с 2009 года. Мы специализируемся на подборе управляющих офисом по экстремально низким ценам для работодателей Москвы, Санкт-Петербурга и других регионов России.

Обязанности управляющего офисом

Организация технического обслуживания проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей

Организацией и обеспечением работы персонала офиса

Ведение бюджета расходов на офисные нужды, обеспечение необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями

Хранение материальных ценностей и контроль за их выдачей и распределением

Организация встреч, переговоров

Помощь сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем

Предупреждение и разрешение конфликтных ситуаций

Особенности подбора управляющего офисом

Управляющий офисом — это тот ключевой человек в компании, который организовывает всю цепочку работы офиса и взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководящего состава до работников самого последнего звена рабочей цепочки.

Поэтому нам очень важно оценить личностные качества данного кандидата, так как он является не простым специалистом, а руководителем, который должен уметь грамотно организовать свою команду и взаимодействовать с вышестоящим руководством. Нам необходимо будет оценить, подходит ли кандидат на такую ответственную позицию. В связи с этим сотрудники кадрового агентства проводят специальные оценочные методики по компетенциям, чтобы можно было выделить те ключевые зоны, по которым кандидат максимально соответствует по всем формальным признакам, указанным в заявке.

Найти высоко квалифицированного специалиста в области управления офисом и персоналом непросто. Для поиска такого сотрудника, мы рекомендуем руководителю компании обратиться в наше агентство.

Читайте также: