Какие сведения на работников подает работодатель в пенсионный фонд


В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:


В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

  • регистрационный номер в ПФР;
  • наименование организации/ИП;
  • ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:


Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

  • Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.


  • Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

  • ИНН и КПП

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

  • Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:


  • Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:


  • Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

  • Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

  • СНИЛС (графа 5)

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

  • Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

  • Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

КодВид кадрового мероприятия
1 Прием на работу
2 Перевод
3 Увольнение
4 Переименование работодателя
5 Служба в армии
6 Образование
7 Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)
8 Награждение
9 Установление второй и последующих профессий или разряда
10 Исключение из непрерывного стажа
11 Восстановление непрерывного стажа
12 Запрет занимать должность

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

  • Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

  • Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

  • Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

  • Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11–13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года

С 2021 года информацию о приеме и увольнении потребуется представлять в Пенсионный фонд практически в режиме онлайн: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Наказание за СЗВ-ТД

С 2020 года законодатели планируют предусмотреть административную ответственность в виде предупреждения для должностных лиц, однократно нарушивших в календарном году сроки представления СЗВ-ТД или отразивших в нем искаженную/неполную информацию.

Если работодатель дважды за календарный год допустит нарушение: опоздает с отчетом, не сдаст вообще или представит в нем недостоверные сведения, его оштрафуют. Новой редакцией ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены размеры штрафных санкций для таких случаев до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Если же работник не сможет вовремя устроиться на новую работу из-за недостоверных данных, представленных в СЗВ-ТД, прежнему работодателю придется возместить работнику недополученный в связи с этим заработок.

Как представлять отчет: на бумаге или электронно

Отчет СЗВ-ТД можно представлять на бумаге или электронно. Все зависит от количества работников у данного работодателя. Законодатели не стали утруждаться придумыванием специальных критериев, по которым работодатель мог бы сориентироваться по форме представления отчета — они аналогичны отчету СЗВ-М.

А именно: отчет СЗВ-ТД примут в ПФР на бумаге или электронного (на выбор работодателя) при количестве работников менее 25. Если же численность составляет 25 человек выше, сдать отчет можно только электронно по ТКС.


На этой неделе, 3 декабря, в окончательном чтении принят закон , утверждающий новую обязанность работодателей. Им придется отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности каждого сотрудника. Новый отчет нужно будет сдавать каждый раз в случае приема, перевода или увольнения работника, а также при подаче работником заявления о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). В настоящей статье мы расскажем о форме нового отчета, о том, как и когда его надо сдавать, а также о штрафах за нарушения при сдаче СЗВ-ТД.

В индивидуальном лицевом счете появится новый раздел

За Пенсионным фондом сохраняется обязанность по ведению индивидуальных лицевых счетов (ИЛС) физических лиц. С 2020 года такие счета пополнятся еще одним разделом, который называется «Сведения о трудовой деятельности». Об этом сказано в новом подпункте 2.1 статьи 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

В новом разделе будет отражена следующая информация о работнике:

  • место работы: наименование и регистрационный номер страхователя; данные об изменении его названия (с реквизитами соответствующих приказов, распоряжений и прочих документов);
  • сведения о приеме на работу с указанием структурного подразделения (при его наличии);
  • трудовая функция (должность по штатному расписанию, профессия, специальность, квалификация, конкретные обязанности);
  • информация о переводе на другую постоянную работу;
  • сведения об увольнении (с указанием основания и причины);
  • реквизиты документов, подтверждающих трудовые отношения (приказы, распоряжения и проч.);
  • информация о том, какую форму трудовой книжки выбрал сотрудник: бумажную или электронную (см. « Принят закон о переходе на электронные трудовые книжки »).

Сведения для указанного раздела ИЛС будут предоставлять работодатели.


Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Новый отчет СЗВ-ТД

Обязанность сдавать сведения о трудовой деятельности закреплена за страхователями в обновленной редакции статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Именно этот отчет послужит работникам ПФР основанием для заполнения одноименного раздела ИЛС.

В отчете необходимо указать информацию о работнике: ФИО, страховой номер ИЛС, сведения о приеме на работу, о трудовой функции, о переводах и увольнении, а также о выборе способа ведения трудовой книжки.

Форму, формат и порядок заполнения отчета СЗВ-ТД должен утвердить Пенсионный фонд. Соответствующий проект можно скачать на официальном сайте фонда (ссылки размещены в разделе « Законодательство об электронных трудовых книжках »).

Согласно проекту, отчитываться о трудовой деятельности сотрудников необходимо по форме СЗВ-ТД.


Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет

Как часто и в какие сроки надо сдавать СЗВ-ТД

В 2020 году

Новую форму следует сдавать, если работник устроился в штат, перевелся на другую постоянную работу, подал заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) или уволился. В каждом из перечисленных случаев срок для сдачи отчета в 2020 году — не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Также в подпункте 1 нового пункта 2.5 статьи 11 Закона № 27-ФЗ говорится, цитируем: «При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя». Не вполне понятно, что означает выражение « одновременно представляет сведения ».

Можно сделать вывод, что страхователь должен одновременно (одну за другой, в один день) сдать две формы СЗВ-ТД. Поясним на примере.

Допустим, в феврале 2020 года сотрудник организации Иванов был переведен на другую постоянную работу. Работодатель должен сразу подать по Иванову СЗВ-ТД. Сделать это надо не позднее 15-го марта 2020 года.

До этого работодатель не подавал СЗВ-ТД по Иванову, так как до этого случая работник не устраивался, не переводился, не увольнялся и не писал заявлений о форме трудовой книжки. То есть СЗВ-ТД по Иванову подается впервые.

В этом случае работодатель должен дополнительно представить СЗВ-ТД по состоянию на 1 января 2020 года. Получается, что не позднее 15 марта 2020 работодатель сдает по Иванову 2 отчета по форме СЗВ-ТД: один за февраль 2020, второй — по состоянию на 1 января 2020 года.

Допустим, что в июне 2020 Иванов уволился. Работодатель снова должен подать по нему СЗВ-ТД — не позднее 15 июля 2020. Но поскольку это уже не первая подача СЗВ-ТД по Иванову, сдавать по нему форму по состоянию на 1 января 2020 уже не требуется.

Но можно сделать и другой вывод. Согласно ему «одновременно представить» означает сдать один отчет СЗВ-ТД, дополнительно указав в нем сведения по состоянию на 1 января 2020 года. К слову, по информации, которой мы располагаем, именно этот вывод согласуется с правилами проверки формы. Однако полная ясность, какой из двух вариантов правильный, наступит после утверждения бланка отчета и правил его заполнения.

А как быть, если в течение 2020 года ни с одним работником не наступил ни один указанный случай? То есть за весь 2020 год в организации или у ИП никто не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявления о выборе формы трудовой книжки? То есть все имевшиеся по состоянию на 1 января 2020 года работники продолжали трудиться на своих должностях. Нужно ли в такой ситуации подавать СЗВ-ТД?

Да, нужно. В описанной ситуации работодатель должен заполнить и сдать отчеты по всем работникам, отразив в них факты трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Срок сдачи такого отчета — не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году и далее

При приеме на работу и при увольнении сотрудника сдать СЗВ-ТД нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

При переводе на другую постоянную работу и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки СЗВ-ТД нужно будет представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло соответствующее событие.

Если трудоустройства, перевода, увольнения и заявления относительно трудовой книжки не будет, то сдавать отчет не нужно.

Кто обязан сдать СЗВ-ТД через интернет

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать СЗВ-ТД через интернет. Для этого можно воспользоваться бесплатной программой Пенсионного фонда, а можно применить любой другой сервис. Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.


Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

У работодателей с меньшей численностью персонала есть право выбора. Они вправе отчитываться как на бумаге, так и по интернету.

Ответственность за непредставление нового отчета

В измененной редакции статьи 17 Закона № 27-ФЗ сказано следующее: за непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Вероятно, будет применяться часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где речь идет о большинстве нарушений трудового законодательства. Штраф составляет: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.; для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Вместо штрафа возможно предупреждение. За повторное нарушение размеры санкций установлены частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 70 000 руб.; ИП — от 10 000 до 20 000 руб. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех.

Обратите внимание: при ведении кадрового учета в веб-сервисе вы будете своевременно получать напоминания о необходимости сдать СЗВ-ТД. Если вы примете или уволите работника, программа напомнит вам о необходимости сдать отчет до определенной даты. После этого вы сможете заполнить СЗВ-ТД в интерфейсе программы и сдать отчет через интернет.


Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учете обязывает работодателя-страхователя представлять в Пенсионный фонд ряд сведений о сотрудниках. Давайте разберемся, какие именно формы отчетности нужно сдавать и с какой периодичностью.

Все компании, страхующие своих сотрудников, должны подавать информацию о них в Пенсионный фонд. Такая работа поручается либо бухгалтеру, либо отделу кадров — как именно распределить ресурсы и организовать передачу сведений в фонд, определяет сам работодатель. Сделать это можно разными способами.

Одни работодатели издают приказ о назначении ответственных за представление отчетности. В документе они конкретизируют виды отчетности, уточняют, для целей какого законодательства поручают сдавать специалистам по кадрам или бухгалтерам формы, указывают список ответственных за сдачу кадровой отчетности.

Другие работодатели выбирают более совершенный вариант — вносят все необходимые сведения (какие виды отчетности, куда и в какие сроки представлять) в должностную инструкцию работников. В этом случае работодатель руководствуется ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ. Нормативный правовой акт может устанавливать требования квалификации в соответствии с профессиональными стандартами.

Что нужно знать о СЗВ-М

Основная цель этой формы отчетности — определить, осуществляет ли пенсионер трудовую деятельность.

П. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ требует, чтобы компания сдавала формы отчетности СЗВ-М, если в отчетном месяце были заключены или прекратили действие:

  • трудовые договоры;
  • договоры гражданско-правового характера на выполнение работ, оказание услуг;
  • другие виды договоров, перечисленные в п. 2.2 ст. 11 Закона о персучете.

Обязанность сдавать отчет СЗВ-М возникает, как только появляется застрахованное лицо и с ним заключается трудовой договор или договор гражданско-правового характера, с вознаграждения за которые будут перечисляться страховые взносы. Даже если выплат нет, трудовой или гражданско-правовой договор продолжают действовать.

Форму СЗВ-М нужно сдавать в Пенсионный фонд, даже если компания в настоящий момент не ведет деятельность, не получает доходы и у нее только один учредитель.

Как подавать форму СЗВ-М

По правилам подачи формы действуют определенные правила — они зависят от количества работников, которых нужно застраховать.

  • Если застрахованных работников 25 и больше, нужно подавать сведения только в виде электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном ПФР. В противном случае на компанию может быть наложен штраф, о чем предупреждает ст. 17 Закона о персучете.
  • Если застрахованных работников 24 или меньше, сведения можно подать в электронном виде или на бумажном носителе.

Наиболее частое нарушение, которое допускают работодатели, — они забывают подать отчетность или подают ее не на всех работников.

Отчетность сдается каждый месяц не позднее 15-го числа, следующего за отчетным периодом. Если 15-е число выпадает на выходной, то сдавать отчетность нужно в ближайший рабочий день после 15-го числа.


Свободно пользуйтесь 3 месяца всеми возможностями Контур.Экстерна и Контур.НДС+. Ходить по инспекциям не нужно — Экстерн доставит ваш отчет вовремя и без ошибок.

О чем нужно помнить при увольнении работника?

Если застрахованный работник увольняется или прекращает действовать гражданско-правовой договор, работодатель-страхователь передает застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Закон не отвечает на вопрос, за какой период нужно выдавать сведения. Согласно разъяснению от Пенсионного фонда, сведения из СЗВ-М нужно отдавать только за последний отчетный месяц, потому что цель этой формы — выявить, как осуществляют трудовую деятельность пенсионеры. СЗВ-СТАЖ — это годовая форма, которая выдается за отчетный период, в том числе по текущему году.

В Письме ГУ-ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 № B-4510-08/7361 («О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ») уточняется, за какой период компания должна выдавать выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ с информацией только по данному работнику и представленных страхователем в органы ПФР:

  • СЗВ-М за отчетный месяц
  • СЗВ-СТАЖ за отчетный (в том числе текущий) год

Есть ряд обстоятельств, которые позволяют снизить размер штрафа при сдаче СЗВ-М. О них в свое время говорил Конституционный суд.

Так, даже если при сдаче отчетности нарушаются сроки или предоставляются недостоверные сведения, сумма штрафа может быть уменьшена, если:

  • просрочка допущена впервые;
  • период просрочки незначителен;
  • работодатель признал свое нарушение и сам его устранил;
  • нарушение никак не повлияло на бюджет фонда и застрахованных лиц.

Куда сдавать СЗВ-М

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать в территориальный орган Пенсионного фонда по месту нахождения головной организации или филиала обособленного подразделения.

Если работодатель зарегистрирован в территориальном органе ПФР по месту нахождения обособленного подразделения, подается отдельная форма СЗВ-М по застрахованным лицам, которые работают в этом подразделении.

Что нужно знать о форме СЗВ-СТАЖ

Компании должны подавать эту форму в Пенсионный фонд по всем работникам, с которыми заключают трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера (п. 2 ст. 8 Закона о персучете, п. 1.5 разд. 1 Приложения № 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п).

Форму СЗВ-СТАЖ следует сдавать ежегодно не позднее 1 марта, следующего за отчетным годом. Но так как в 2020 году 1 марта выпадает на воскресенье, то дедлайн по отчетности за 2019 год переносится на 2 марта.

Так же, как и в случае с СЗВ-М, предусмотрен электронный и бумажный формат представления сведений — все зависит от количества сотрудника (до 24 человек или больше).

Кроме отчета о страховом стаже всех застрахованных лиц, подаваемого один раз в год, работодатель обязан заполнять форму СЗВ-СТАЖ, если:

  • Работник принес заявление и попросил начислять ему пенсию.

В этом случае форма СЗВ-СТАЖ подается в Пенсионный фонд в течение 3-х календарных дней со дня получения работодателем заявления.

  • Компания ликвидирована.

Форма СЗВ-СТАЖ подается в Пенсионный фонд в течение месяца с того дня, как был утвержден промежуточный ликвидационный баланс.

Если организация ликвидирована и начала процедуру банкротства, отчет нужно отправить до того момента, как конкурсный управляющий подал отчет в арбитражный суд.

  • Компания реорганизована.

Форма СЗВ-СТАЖ подается в течение месяца с того дня, как был утвержден передаточный акт (разделительный баланс), а если организацию присоединили к другой организации, что случается часто, — не позднее того дня, как были поданы документы о внесении записи в ЕГРЮЛ (п. 3 ст. 11 Закона о персучете).

  • Работник увольняется.

В последний день работы нужно выдать работнику заверенную выписку из формы СЗВ-СТАЖ за текущий год.

Сведения СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов, которые состоят из одного файла и подаются в то же время, что и форма ОДВ-1 – опись документов для Пенсионного фонда. Ее форма утверждена тоже Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Таким образом, у работодателя есть обязанность по ежемесячной сдаче отчета СЗВ-М и по ежегодной отправке в ПФР сведений по форме СЗВ-СТАЖ. В то же время есть случаи, которые привязываются не к году или месяцу, а к событию: увольнение работника, ликвидация или реорганизация компании.

Что нужно знать о форме СЗВ-ТД

В связи с постепенным переходом на электронные трудовые книжки не так давно появилась новая форма отчетности – СЗВ-ТД. Она необходима для формирования электронных сведений о трудовой деятельности работников в информационных системах Пенсионного фонда.

СЗВ-ТД по сути — это перенос сведений из бумажных трудовых книжек в электронные системы фонда.

По СЗВ-ТД компания должна подать сведения в нескольких случаях — если работники:

  • принимаются на работу;
  • переводятся на другую постоянную работу;
  • увольняются;
  • подают заявления о дальнейшем ведении трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть подают заявление о выборе бумажной трудовой или электронной трудовой книжки).

Не имеет значения, будет работник в 2020 году использовать бумажную или электронную трудовую книжку. Эту форму отчетности нужно будет подавать абсолютно на всех работников.


Программа Контур.Персонал поможет перейти на систему электронных трудовых книжек. Предусмотрены приказы для оформления кадровых мероприятий, формы СЗВ-ТД и СТД-Р, форма уведомления о переходе на электронные трудовые.

Первый отчет по этой форме работодатели должны были сдать до 17 февраля 2020 года. В процессе возникало немало вопросов, вот только некоторые из них:

Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ, обязывающий подавать новую форму отчетности СЗВ-ТД, вступил в силу 1 января 2020 года. Поэтому увольнения или переводы, которые произошли в декабре, не имели значения при заполнении формы (закон не имеет обратной силы).

Пока у работника есть право выбора — перейти на электронную трудовую книжку или оставить бумажную. Однако вне зависимости от его выбора компания должна будет подать на него форму отчетности СЗВ-ТД, если с этим работником заключен трудовой договор. Таким образом, отчетность представляется на каждого работника, в том числе на совместителя, дистанционного работника, иностранного работника, работника, выбравшего бумажную трудовую книжку.

Форма СЗВ-ТД

Отчитываться нужно по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Она представляется в территориальный орган ПФР.

В зависимости от количества работников — до 24 или 25 и более — предусмотрена возможность подач формы на бумаге или в электронном виде. В последнем случае для работы потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.


Подберите электронную подпись под любые задачи.

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД

Как уже было сказано выше, сведения представляются в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года. Их нужно успеть подать до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором работников брали на работу, переводили, увольняли или они подавали заявления. При наступлении одного из четырех событий нужно будет сдавать новую форму СЗВ-ТД.

Пример

В феврале 2020 года предстоит перевод работника, который трудится в вашей компании с 2008 года. Форму СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 марта. Так как по конкретному работнику она будет подаваться впервые, то придется включить в нее всю информацию по его деятельности только по последнему месту работы. Вам нужно будет показать прием на работу в 2008 году на определенную должность в конкретное структурное подразделение. Если, допустим, в 2010 году компания сменила название, это тоже нужно будет зафиксировать.

Поскольку форма СЗВ-ТД на работника сдается в первый раз, вся информация указывается подробно.

Если этот же работник в ноябре 2020 года предоставит вам заявление о том, что он хочет остаться с бумажной трудовой, то вы не позднее 15 декабря будете должны сдать по нему форму СЗВ-ТД. Только на этот раз в нее не нужно будет переносить всю информацию с 2008 года. Вам нужно будет только заполнить строчку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и указать дату подачи заявления.

Если работник выберет электронный вариант трудовой, нужно так же указать дату заявления.

Что делать с работниками, на которых в 2020 году не подавали форму СЗВ-ТД

Если работника в отчетном периоде не принимали на работу, не переводили на другую работу, не увольняли и он не подавал заявление, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года подаются не позже 15 февраля 2021 года.

Если работники состояли в трудовых отношениях, но ни один из четырех случаев не произошел, нужно сдать форму отчетности СЗВ-ТД с данными только по последнему месту работы до 15 февраля 2021 года.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2021 году

Если работник переводится на другую работу или подает заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то сведения подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел перевод или подавалось заявление.

Если работник принимается на работу или увольняется, то форма направляется в ПФР не позднее рабочего дня, который следует за датой, когда был издан приказ или распоряжение или были оформлены документы, подтверждающие оформление трудовых отношений (не со дня приема на работу или увольнения). Так, если прием или увольнения произошли в пятницу, то у вас будет пятница и понедельник для сдачи отчетности.

Для чего нужна форма АДВ-1?

Если к вам на работу оформляется работник, у которого нет документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, тогда вам придется подавать по нему анкету – форму АДВ-1.

Эта форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485П, а Приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н утверждена Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, где расписан порядок заполнения, представления формы, а также порядок контроля за достоверностью сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Автор: Гусаров Д. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Начиная с 2020 года на работодателей возложена обязанность по представлению в Пенсионный фонд нового отчета по форме СЗВ-ТД. По общему правилу этот отчет следует подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в котором произошел хотя бы один случай из поименованных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Однако коронавирусная инфекция и введение в целях предотвращения ее распространения периода нерабочих дней по указам Президента РФ внесли свои коррективы в ранее установленные правила.

Когда именно и в каких ситуациях нужно подать отчет СЗВ-ТД? Как правильно его заполнить?

В каких случаях возникает обязанность подачи СЗВ-ТД?

Сведения о трудовой деятельности работников работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Тем же постановлением утвержден Порядок ее заполнения.

К сведению: с 2020 года работники вправе самостоятельно выбрать способ ведения их трудовых книжек – на бумаге или в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ). О своем выборе они должны письменно уведомить работодателя до конца 2020 года (в случае выбора электронного способа ведения трудовой книжки работнику должна быть выдана на руки бумажная трудовая книжка). Если от работников не поступит никаких заявлений, работодатели (по умолчанию) продолжат вести трудовые книжки на бумаге (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

За работниками, выбравшими ведение работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), право выбора способа ее ведения сохранится и при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, будут составляться только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). То есть бумажные трудовые книжки на таких лиц не будут оформляться.

Форму СЗВ-ТД работодатель должен представить в Пенсионный фонд, если (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.4, 2.3, 2.5.3 Порядка):

работника приняли на работу, перевели на другую постоянную работу или уволили;

работник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

работник получил новую профессию, специальность или квалификацию;

суд запретил работнику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

организация была переименована.

Каждый из вышеперечисленных случаев признается кадровым мероприятием, влекущим за собой обязанность работодателя по подаче в Пенсионный фонд отчета по форме СЗВ-ТД.

Обратите внимание: форма СЗВ-ТД представляется на всех зарегистрированных лиц (включая работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены трудовые договоры или в отношении которых произошли другие кадровые события (п. 1.4 Порядка). При этом совместители (как внутренние, так и внешние), исходя из положений ст. 66 и 66.1 ТК РФ, не обязаны подавать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовых книжек.

При наличии трудового договора с иностранным работником сведения о нем включаются в форму СЗВ-ТД по общим правилам, поскольку этот отчет подается в отношении всех лиц, работающих по трудовым договорам.

В случае отсутствия работников форму СЗВ-ТД подавать не нужно.

Минтруд в Письме от 05.02.2020 № 14-2/В-111 подчеркнул: в настоящее время у работодателя отсутствует необходимость переводить в электронный вид всю информацию, содержащуюся в трудовых книжках работников на бумажном носителе по состоянию на 01.01.2020.

Как заполнить СЗВ-ТД?

Эта форма заполняется на основании документов (приказов, распоряжений), подтверждающих оформление (изменение) трудовых отношений между организацией и работником, и содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении (п. 1.2 Порядка). То есть в форме СЗВ-ТД указываются следующие сведения о застрахованном лице:

Аспект

Конкретика

1. Наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя).

2. Регистрационный номер страхователя

Сведения о выполняемой работе и периодах работы

1. Сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник.

2. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы).

3. Сведения о переводах на другую постоянную работу.

4. Сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений.

5. Реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Сведения о способе ведения трудовой книжки

Указывается информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о выборе способа ведения работодателем трудовой книжки

К сведению: Порядок не содержит специальных правил для заполнения формы СЗВ-ТД на совместителей (как внешних, так и внутренних). Но обратите внимание на Письмо ПФ России от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 – в нем, в частности,указано, что специфика кадрового учета в отношении совместителей заключается в том, что их трудовые книжки хранятся по месту основной работы. Соответственно, сведения в трудовую книжку с других мест работы вносит только основной работодатель. Поэтому в отношении таких работников в графе «Трудовая функция» табличной части формы СЗВ-ТД нужно указать на совместительство. При этом отметки в строках «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» ставить не нужно.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя?

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены в гл. 43 ТК РФ. Однако в ст. 273 ТК РФ сказано, что положения указанной главы не распространяются на директора, являющегося единственным учредителем. Это исключение обусловлено невозможностью заключения трудового договора с самим собой, поскольку у организации нет других участников (членов, учредителей). Единственный участник общества своим решением возлагает на себя функции единоличного исполнительного органа – директора (генерального директора, президента и т. д.). Управленческая деятельность в данном случае осуществляется без заключения какого-либо договора, в том числе трудового.

На этом основании Минтруд в Письме от 24.03.2020 № 14-2/В-293 пояснил следующее. В связи с тем, что сведения о трудовой деятельности формируются на лиц, с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, на единственного учредителя, выполняющего функции директора без оформления трудового договора, такие сведения не подаются. Иными словами, форму СЗВ-ТД в отношении единственного учредителя – руководителя организации представлять не нужно.

Обратите внимание: деятельность ИП не сопровождается оформлением трудового договора, поэтому предпринимателю не нужно подавать отчет по форме СЗВ-ТД в отношении себя.

В каком виде подается форма СЗВ-ТД?

Страхователи, у которых в предшествующем месяце работало 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать форму СЗВ-ТД через Интернет (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отчет формируется в виде электронного документа и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.9, 1.12 Порядка).

При меньшей численности работников работодатель вправе выбрать способ подачи формы СВЗ-ТД – на бумаге или в электронном виде. В случае подачи отчета на бумаге он может быть заполнен шариковой ручкой и чернилами любого цвета (кроме красного и зеленого), печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений (п. 1.10 Порядка).

Если работодатель, у которого трудятся 25 человек или более, нарушит требование п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ исдаст отчет по форме СЗВ-ТД на бумажном носителе, ему придется заплатить штраф в размере 1 000 руб. Этот штраф предусмотрен ст. 17 названного закона.

Как часто и в какие сроки подается форма СЗВ-ТД?

В 2020 году сроки подачи формы СЗВ-ТД обусловлены характером кадровых мероприятий, проведенных в отношении работника (см. таблицу). Эти сроки определены положениями п. 2.4, 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка и Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 (далее – Постановление № 590).

Следует учесть, что при представлении сведений в отношении зарегистрированного лица впервые работодатель должен дополнить их информацией о трудовой деятельности этого лица в организации по состоянию на 01.01.2020. Речь идет о последнем кадровом мероприятии, определившем нынешний статус работника (п. 1.7 Порядка). Очевидно, работодателю нужно подать один отчет, дополнительно указав в нем сведения о работнике по состоянию на 01.01.2020.

Кадровое мероприятие

Срок сдачи формы СЗВ-ТД

Прием на работу и увольнение в период до 01.04.2020

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из поименованных кадровых мероприятий

Прием на работу и увольнение в период с 01.04.2020 до дня вступления в силу Постановления № 590 (то есть с 01.04.2020 по 26.04.2020 включительно)

Не позднее рабочего дня, следующего за днем вступления в силу Постановления № 590 (то есть не позднее 28.04.2020)

Прием на работу и увольнение с 27.04.2020 (то есть со дня вступления в силу Постановления № 590)

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений*

Перевод на другую работу или подача работником заявления о форме ведения трудовой книжки

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача заявления

* Отметим: значимой датой начала кадрового события в данном случае является именно дата издания приказа, а не дата начала кадрового события (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.6, 1.8 Порядка).

Работник компании принят на работу с 07.04.2020. При этом приказ о его приеме был издан 30.03.2020.

В этом случае компания согласно п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.8 Порядка и Постановлению № 590 должна представить форму СЗВ-ТД по данному работнику не позднее 28.04.2021.

Пример 2.

Работник компании в мае 2020 года был переведен на другую должность. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки он подал в августе 2020 года.

Первый отчет по форме СЗВ-ТД по данному работнику компания должна представить не позднее 15.06.2020 и включить в нее две записи:

1) о переводе на другую должность;

2) о предшествующей переводу записи, отражающей статус работника на 01.01.2020.

Также в отношении этого работника компания должна подать еще одну форму СЗВ-ТД – не позднее 15.09.2020 – с указанием в ней выбранной им формы ведения трудовой книжки.

Если в течение 2020 года с работником не произошло ни одно кадровое мероприятие (то есть он не был принят на работу, не увольнялся, не переводился и не подавал заявление о выборе формы трудовой книжки), то сведения о нем надо включить в СЗВ-ТД, подаваемую не позднее 15.02.2021. В ней нужно отразить факты о трудовой деятельности этого работника по состоянию на 01.01.2020 (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.7 Порядка).

Обратите внимание: при ликвидации юридического лица (закрытии ИП) формы СЗВ-ТД по работникам представляются в течение месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в ИФНС документов для госрегистрации при ликвидации юридического лица (закрытии ИП).

В таком же порядке и в те же сроки (со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса)) представляются обозначенные сведения при реорганизации страхователя – юридического лица (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

В случае реорганизации страхователя – юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня подачи в ИФНС документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.

Меры ответственности за нарушение срока подачи формы СЗВ-ТД

За непредставление форм СЗВ-ТД прямое наказание для страхователя не предусмотрено. Но в ст. 17 Закона № 27-ФЗ сказано, что в случае непредставления в установленный срок либо представления неполных и (или) недостоверных СТД страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Очевидно, здесь имеется в виду ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно этой норме нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на ИП – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение повторится в течение года, величина штрафов возрастет (ч. 2 ст. 5.27). Должностное лицо могут дисквалифицировать.

Обратите внимание: с 2021 года за непредставление отчета по форме СЗВ-ТД в установленный срок либо представление неполных и (или) искаженных сведений санкции смягчатся. Согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ (в редакции Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ) к ответственности будут привлекаться только должностные лица. Их ждет наказание в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 руб.

Читайте также: