Письмо пфр о выборе ведения трудовой книжки

С 2020 года, согласно ФЗ от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, организован переход на электронные трудовые книжки. По утвержденным правилам наниматель должен письменно известить свой штат о таком событии, предоставить работникам право выбрать способ ведения трудовой книжки: на бумаге или в электронном виде. Как составить уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки, разберемся в статье.

Как осуществляется переход на ЭТК

Получить заявление от сотрудника организация должна до 31 декабря 2020 года, а уведомить штат — до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был 30 июня, но его перенесли правительственным постановлением от 19 июня 2020 года № 887. Заявление требуется для того, чтобы пенсионный фонд сделал соответствующую отметку в блок данных о трудовой деятельности гражданина на своем информресурсе.

Работник может сделать выбор: оставить бумажный вариант или перейти на электронный (с выдачей бумажной книжки на руки). У работодателя такой свободы нет. Даже если сотрудник выбрал трудовую на бумаге, то кадровику все равно придется отправлять данные о трудовой деятельности работника в ПФР.

Внимание! Если гражданин устраивается на работу первый раз в 2021 году, то его трудовая книжка будет сразу оформлена в электронном виде.

Если заявление не было подано до конца 2020 года, то документ будут вести в обоих вариантах. Граждане, которые были на больничном, в отпуске или не работали в 2020 году, то есть не успели по уважительной причине подать заявление, могут это сделать и после окончания срока.

Действия работодателей

Для перехода руководство компаний должно осуществить такие действия:

  1. Внести изменения в локальные нормативные акты фирмы с учетом позиции профсоюза, если у них есть такой орган.
  2. Подготовить, в том числе и после обсуждения с профсоюзом, коллективный договор.
  3. Провести техническую подготовку для отправки сведений в Пенсионный фонд, проинформировать об особенностях такой работы кадровика или сотрудника, который будет заниматься отправкой данных.
  4. Уведомить каждого сотрудника письменно до 31 октября 2020 года о предстоящих новшествах трудового законодательства.

После того как фирма или предприятие перейдет на электронные трудовые книжки, всю информацию о трудовой деятельности штата нужно будет отправлять в ПФР.

Составляем уведомление

Такой документ наниматель составляет в свободной форме. Главное — правильно и понятно изложить информацию. В уведомлении нужно разместить такие данные:

  • Наименование компании, ее реквизиты.
  • ФИО и должность работника.
  • Название документа.
  • Место и дату его составления.
  • Обращение к работнику: «Уважаемый …».
  • На каком основании работнику отправлено уведомление. Здесь можно сослаться на ФЗ № 439 от 16 декабря 2019 года, на ст. 66.1 ТК РФ.
  • Какой выбор предоставлен работнику, в какие сроки нужно написать заявление.
  • Какие последствия будут при неподаче заявления.

Уведомление должен подписать генеральный директор. Работник расписывается в том, что ознакомлен с документом, и ставит дату.

К уведомлению рекомендуется приложить образцы заявлений на выбор ведения трудовой книжки на бумажном носителе и на выбор электронного варианта.

Передать документ работнику можно лично, отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, по электронной почте или в мессенджерах. Способ обычно бывает прописан в колдоговоре или других ЛНА компании.

Образец уведомления работника

ООО «Дионис»
Юр. адрес: 426045, г. Ижевск, ул. Сосновая, д. 45, оф. 12, тел.: 8 (3412) 66-55-44
ИНН 5611231234, КПП 7707657654, ОКПО 8764563

Системному администратору
Николаеву Степану Ивановичу

Уведомление
об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде

«01» июня 2020 года

Уважаемый Степан Иванович!

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, сообщаем Вам, что с 1 января 2020 года все организации предоставляют информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого сотрудника в электронном виде в Пенсионный фонд РФ. В эту информацию входят данные о работнике, месте работы, рабочих задачах, переводах на другие должности, к другим работодателям, увольнениях. Основание для этого — ст. 66.1 ТК РФ.

У Вас есть право выбрать способ ведения трудовой книжки:

  • продолжать вести на бумаге по ст. 66 ТК РФ;
  • отправлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде по ст. 66.1 ТК РФ.

Известить руководство ООО «Дионис» о своем выборе нужно до 31 декабря 2020 года включительно посредством написания заявления. Образцы прилагаются.

Если в указанный срок Вы не сообщите о своем решении или выберете способ ведения трудовой книжки на бумаге, то ООО «Дионис» продолжит ведение трудовой книжки на бумажном носителе согласно ст. 66 ТК РФ. Такое право останется при дальнейшем трудоустройстве в другие организации. В будущем у Вас будет право в любое время подать руководству заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

Если вы решите вести трудовую книжку в электронном виде, то бумажная будет выдана Вам на руки. И с этого момента ООО «Дионис» не будет нести ответственность за ее ведение и хранение.

Генеральный директор Веретенников / К.П. Веретенников
С уведомлением ознакомлен 01.07.2020 г. Николаев / С.И. Николаев

С 1 января 2020 года вступили в действие Федеральные законы от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и от 16.12.2019 №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

До 31 октября 2020 года включительно работодатели обязаны уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образец уведомления).

До 31 декабря 2020 года работнику необходимо подать письменное заявление (далее - Заявление) о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (образцы заявлений).

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности электронном виде, трудовая книжка выдается на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки работнику в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности электронном виде. При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с оформлением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности необходимо вести только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

В соответствии с Законом №436-ФЗ с 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в ПФР отчетность в виде формализованного документа – формы СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», утверждена постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 №730п (порядок заполнения формы СЗВ-ТД).

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности в организации по состоянию на 1 января 2020 года. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) или Заявления, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года на данное зарегистрированное лицо представляются по форме СЗВ-ТД не позднее 15 февраля 2021 года.

Начиная с 1 января 2021 года, устанавливаются два вида отчетности с разными сроками сдачи:

  • в случаях перевода на другую постоянную работу или приема Заявления форма СЗВ-ТД предоставляется не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения или прием Заявления;
  • в случаях заключения (расторжения) трудовых договоров (приема, увольнения) форма СЗВ-ТД представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений.

Обращаем внимание, что если в течение января 2020 года в организации проведены кадровые мероприятия или приняты от работников заявления о выборе способа ведения трудовой книжки, то работодатели обязаны направить в ПФР на данных зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок не позднее 17 февраля 2020 года, так как 15 февраля - суббота.

Способы передачи отчетности по форме СЗВ-ТД с использованием Кабинета страхователя на сайте ПФР:

1. Страхователи, имеющие учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), передают форму СЗВ-ТД через электронный сервис «Загрузить подготовленный документ».

2. Страхователи, не имеющие учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), для передачи отчетности по форме СЗВ-ТД могут использовать сервис «Загрузить проект отчетности». После успешной загрузки отчетности выводится информация о присвоенном номере переданному пакету и предоставляется возможность сохранить документ для последующего подписания руководителем организации (уполномоченным лицом) и передачи в печатном виде в территориальный орган ПФР.

В помощь страхователям в тестовом режиме запущен сервис, который позволит страхователям дистанционно обратиться в службу технической поддержки ПФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Обращение можно направить на электронный адрес [email protected] .

Сервис позволяет существенно экономить время и получать квалифицированные консультации без ожидания в очереди и предварительной записи.

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

Да, в срок до 15 февраля 2021 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2020 года.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.


Обзор документа

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14696 О сроке уведомления работодателем работников о выборе способа ведения трудовой книжки

Вопрос: Организация в июне завершила процедуру уведомления сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки.

Прошу пояснить, надо ли новых сотрудников, принимаемых на работу после завершения процедуры уведомления, также информировать о такой возможности и в какой срок после приема на работу?

В течение какого периода времени это необходимо делать - до конца 2020 года или до 31 октября 2020 года (даты, предусмотренной постановлением Правительства РФ от 19 июня 2020 г. N 887).

Существует ли ответственность за неуведомление о возможности перехода на ЭТК новых сотрудников, принятых на работу после завершения процедуры уведомления действующих сотрудников организации?

Ответ: Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел обращение по вопросу применения некоторых норм трудового законодательства и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.

До подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пунктом 4 части первой статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" обязан уведомить по 30 июня 2020 г. включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

В связи с длительной продолжительностью работы многих предприятий в удаленном режиме был продлен срок уведомления работников о выборе способа ведения трудовой книжки.

Так, в соответствии с пунктом 2 постановления N 887 уведомление о выборе способа ведения трудовой книжки осуществляется по 31 октября 2020 г. включительно.

В целях соблюдения трудовых прав работников, в том числе и вновь принятых работников, необходимо уведомлять об изменениях в трудовом законодательстве по 31 октября 2020 г. Сроки выдачи соответствующего уведомления законодательством не установлены.

При невыдаче указанного уведомления в установленные законодательством сроки (по 31 октября включительно) работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда по месту нахождения работодателя для проведения соответствующих надзорно-контрольных мероприятий.

В случае выявления указанных нарушений государственные инспекторы труда выдают предписания о его устранении.

Частью первой статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрено, что в случае нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Директор
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений и
социального партнерства		 М.С. Маслова

Обзор документа

Минтруд разъяснил, что уведомления о выборе способа ведения трудовой книжки можно направить работникам по 31 октября 2020 г. включительно.

В целях соблюдения трудовых прав работников, в т. ч. вновь принятых, необходимо уведомлять об изменениях в трудовом законодательстве по 31 октября 2020 г.

При невыдаче указанного уведомления до указанной даты работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда по месту нахождения работодателя для проведения соответствующих надзорно-контрольных мероприятий.

В случае выявления указанных нарушений государственные инспекторы труда выдают предписания о его устранении.

За нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы.

Также смотрите:

Закон о переходе на цифровой формат сведений о стаже

Закон о введении в России электронных трудовых книжек уже принят (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Он вступил в силу с 1 января 2020 г.

В течение 2020 года будет происходить постепенный переход на электронные трудовые книжки.

Но обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Да, теперь работодатели обязаны сдавать в ПФР сведения обо всех своих работниках для формирования сведений об их трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). А вот работники не обязаны переходить именно на электронные трудовые книжки. Они вправе сообщить работодателю, что хотят, чтобы трудовая книжка, как и прежде, велась на бумаге.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году

В обя­зан­но­сти всех ра­бо­то­да­те­лей вхо­дит уве­дом­ле­ние ра­бот­ни­ков о введении электронных трудовых книжек. Также нужно уведомить о необ­хо­ди­мо­сти сде­лать выбор, по какой форме будет ве­стись тру­до­вая книж­ка ра­бот­ни­ка.


Если ра­бот­ник на­хо­дит­ся в дли­тель­ном от­пус­ке, ко­ман­ди­ров­ке, в де­кре­те или в от­пус­ке по уходу за ре­бен­ком, можно на­пра­вить ему такое уве­дом­ле­ние по почте.

В ответ ра­бот­ник долж­ен пе­ре­дать ра­бо­то­да­те­лю одно из двух:

  • за­яв­ле­ние о пе­ре­хо­де на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку;
  • за­яв­ле­ние с прось­бой про­дол­жить вести тру­до­вую книж­ку на бу­ма­ге.

При отказе от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель должен выдать ее на руки сотруднику. Возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.

Бланки и образцы уведомлений и заявлений

Формы уведомления и заявлений законом не установлены. Каждый работодатель должен утвердить их самостоятельно.

Предлагаем возможные бланки заявлений от работников и уведомлений о переходе на электронные (цифровые) трудовые книжки в 2020 году:

    Бланк 2020 уведомления о переходе на электронные трудовые книжки: скачать образец формыОбразец 2020 заполнения уведомления работника о переходе на электронные трудовые книжки в 2020 году: скачать пример

Чтобы письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки в срок не позднее 31 октября 2020 года, можно использовать такое уведомление:


    Бланк 2020 заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки: скачать образец формыОбразец 2020 заполнения работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки: скачать пример

Если работник хочет, чтобы ему продолжили вести бумажную трудовую книжку, он подает такое заявление:


  • Бланк 2020 заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать образец формы
  • Образец 2020 заполнения работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку: скачать пример

Чтобы начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и отказаться от бумажной трудовой книжки, от работника нужно получить специальной заявление о переходе на цифру. Вот возможный образец:


В КонсультантПлюс есть детальная пошаговая инструкция, как работодателю подготовиться в 2020 году к переходу на электронные трудовые книжки. Бесплатно 2 дня при оформлении доступа к системе К+.

Сотрудники подают заявления до 31 декабря 2020 года. Однако по закону подать заявление можно и после 2020 года (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

szv-td_pri_vybore_bumazhnoy_trudovoy_obrazec.jpg


Похожие публикации

До окончания 2020 года все работники должны определиться с выбором формата трудовой книжки (ТК). Не позднее 31 октября 2020 г. работодатели обязаны были уведомить своих сотрудников о возможности выбора между привычной бумажной трудовой и ее электронным аналогом (ЭТК). По 31 декабря 2020 г. включительно сотрудникам нужно написать соответствующее заявление с просьбой продолжить ведение ТК на бумажном бланке либо об отказе от данного формата и переходе на электронные «Сведения о трудовой деятельности». Если заявление работником не будет подано, работодатель продолжит вести его бумажную ТК. При этом сведения по форме СЗВ-ТД при бумажной трудовой работодатель подает в ПФР наравне с теми, кто выбрал ведение электронного варианта ТК.

О составлении заявления на продолжение ведения трудовой книжки на бумажном бланке мы уже рассказывали ранее, а сейчас поговорим о том, как работодателю следует заполнять форму СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой сотрудником.

Как заполняется отчет СЗВ-ТД, если выбрана бумажная трудовая книжка

Напомним, форма сведений СЗВ-ТД и Порядок их заполнения (далее – Порядок) утверждены Постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019.

Пункт 2.4 ст. 11 Закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 20.07.2020) обязует работодателей подавать отчет СЗВ-ТД не только в случае кадровых изменений и перестановок, но и при получении от работников заявлений о «судьбе» их трудовой книжки. Срок подачи отчета в этом случае – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, если подав заявление 2 ноября 2020 г., работник выбрал бумажную трудовую книжку, СЗВ-ТД с информацией об этом работодатель должен подать в ПФР не позже 15 декабря 2020 г.

При совместительстве сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД, если выбрали бумажную трудовую, подает основной работодатель, на имя которого подано заявление. Так, если работник является внешним совместителем, заявление о выборе ТК он подаст по своему основному месту работы – т.е. там, где хранится его бумажная книжка. Соответственно, и отчет СЗВ-ТД на него в ПФР должен сдавать работодатель по основному месту работы.

СЗВ-ТД подается только в электронном формате, если численность работников в предыдущем месяце составила 25 и более человек. При меньшем штате можно подавать отчет на бумаге.

СЗВ-ТД: бумажная трудовая книжка выбрана работником

Правила заполнения соответствующего раздела СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой книжки приведены в п. 2.3 Порядка. Страхователь должен заполнить строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки», указав в поле «Дата подачи» дату , когда сотрудник подал свое заявление (в формате ДД.ММ.ГГГГ). Поле «Признак отмены» остается при этом пустым – оно необходимо лишь в случае отмены ранее поданных сведений. Также в отчете должна быть заполнена информация о страхователе – работодателе, о зарегистрированном лице – работнике, об отчетном периоде (п. 2.1, 2.2, 2.4 Порядка).

Что касается заполнения таблицы сведений о трудовой деятельности, то здесь возможны разные варианты, в зависимости от наличия иных кадровых мероприятий в отчетном месяце, и от того, подавалась ли форма СЗВ-ТД на работника ранее.

В случае, если на работника ранее уже подавались какие-либо сведения по форме СЗВ-ТД (например, о приеме на работу, о переводе и т.д.), а иных кадровых событий, кроме получения заявления о выборе ТК, в отчетном месяце не произошло, таблица сведений о работе остается пустой. СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой, образец ее будет выглядеть следующим образом:

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka.jpg


Если же в отчетном месяце по данному сотруднику произошли еще какие-либо изменения (например, перевод на другую должность, увольнение и др.), таблица сведений будет содержать информацию об этом кадровом событии.

Обратите внимание: если в одном месяце сотрудник подал заявление на бумажную ТК и в том же месяце произошло его увольнение, отчет СЗВ-ТД с информацией об этих событиях должен быть направлен в ПФР не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Например, 5 ноября 2020 г. сотрудник подал заявление о ведении бумажной ТК, а 25 ноября он уволился - сведения в ПФР следует подать не позднее 26.11.2020 г.

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka_uvolnenie.jpg


Другой возможный вариант, когда отчет заполняется на работника впервые, то есть ранее «Сведения о трудовой деятельности» по нему не подавались вовсе. В этом случае необходимо указать в СЗВ-ТД заявление на бумажную трудовую книжку (дату его подачи), а также сведения о трудовой деятельности работника у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 г. (п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Например, если работник трудится в компании с 01.07.2019 года, и 10 ноября 2020 г. он подал заявление на ведение бумажной ТК, отчет будет выглядеть так:

szv-td_bumazhnaya_trudovaya_knizhka_priem.jpg


Заполненный отчет подписывается руководителем (с расшифровкой и указанием должности), ставится дата заполнения и печать (при наличии).

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

В 2020 году Россия начала процесс перехода на электронные трудовые книжки. Судя по разъяснениям Пенсионного фонда, цифровизация трудовых отношений сулит массу преимуществ, от сведения к минимуму числа ошибок при заполнении трудовой книжки до упрощения ее восстановления в случае утраты. Правда, уже работающие граждане вовсе не обязаны переходить на электронную трудовую книжку.

p, blockquote 1,0,0,0,0 -->

Это обязательно лишь для молодых соискателей, которым предстоит заключить первые в их жизни официальные трудовые отношения в 2021 году. При этом любой уже трудоустроенный гражданин вправе подать заявление на выдачу электронной трудовой книжки.

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

«Бумажная» трудовая книжка, подтверждающая факт существовавших прежде трудовых отношений, также сохранит свою силу после выдачи «цифрового» документа, в нее будут вноситься новые сведения о трудовых заслугах.

p, blockquote 4,0,1,0,0 -->

Добровольная цифровизация

Поскольку переход на электронную трудовую книжку в 2020 году — дело добровольное, право выбирать тот или иной формат фиксации трудовых отношений принадлежит в настоящее время самим работающим гражданам.

p, blockquote 5,0,0,0,0 -->

Все работодатели обязаны в срок до 30 июня 2020 года известить своих сотрудников об этой возможности, оповестив их о равноценности обоих документов и о возможности иметь сразу два вида трудовых книжек. Крайний срок предоставления работниками таких заявлений — 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник не подает такого заявления в условленный срок, считается, что он подтвердил свой отказ по умолчанию. Его наниматель по-прежнему продолжает вести его бумажную трудовую книжку. Если работник не смог предоставить такого заявления по уважительной причине, например, из-за нахождения в отпуске или по болезни, эта возможность продляется на 2021 год.

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

Кто оповещает Пенсионный фонд

Сам наемный сотрудник не обязан обращаться в Пенсионный фонд. С его стороны достаточно составленного в произвольной форме заявления о желании получить цифровую трудовую книжку, адресованную его работодателю.

p, blockquote 8,0,0,0,0 -->

Образец заявления №1

p, blockquote 9,1,0,0,0 -->


Образец заявления №2

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->


А вот работодатель оповещает об этом выборе Пенсионный фонд путем подачи отчета по форме СЗВ-ТД. Эти отчеты предоставляются за месяцы, когда происходили изменения в кадровом составе или когда хотя бы один сотрудник компании подал заявление о выдаче электронной трудовой книжки.

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

p, blockquote 12,0,0,0,0 -->

Отчеты такого рода должны быть отправлены в Пенсионный фонд не позднее 15 числа следующего месяца. Начиная с 1 января 2021 года сроки предоставления в Пенсионный фонд сведений такого рода меняются. Их придется предоставлять не позднее чем на следующий день после отдачи приказа о найме или увольнении сотрудника.

Новые обязанности не слишком радуют нанимателей, хотя процесс подачи отчетности упрощен по максимуму и не требует бумажной волокиты (формирование отчетов производится с помощью программного обеспечения, которые предоставляют основные разработчики бухгалтерских программ).

p, blockquote 14,0,0,1,0 -->

Многие из руководителей предприятий малого и среднего бизнеса так и не разобрались до сих пор, насколько обязателен этот переход для уже трудоустроенных сотрудников и опасаются, что добровольный порядок может стать принудительным. Они опасаются не уложиться в жесткие сроки предоставления отчетности, особенно начиная с 2021 года.

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

p, blockquote 16,0,0,0,0 -->

С другой стороны, переход к цифровым трудовым книжкам избавляет от дополнительных хлопот в случае этого документа. Сегодня, если бумажная книжка утрачена по вине работодателя, обязанности по ее восстановлению должен выполнить он сам.

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

Также меньшей становится и вероятность ошибки при заполнении документа. Это преимущество не устраивает лишь недобросовестных ловкачей-бизнесменов, привыкших «подчищать» трудовые книжки, не говоря о тех, кто делает бизнес на предоставлении и заполнении фиктивных «трудовых».

В 2020 г. в ТК РФ внесены существенные корректировки. Они касаются перехода от бумажных трудовых к электронному формату этих документов. Данный момент отражен в Законе от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ, вступившем в действие с 1 января.

В связи с пандемией механизм перевода на электронные трудовые был изменен. Рассмотрим все изменения по ЭТК в 2020 году.

Изменение ст. 65 ТК РФ

В новой редакции ст. 65 ТК РФ содержится скорректированный перечень документов, представляемых сотрудником работодателю для оформления трудового соглашения. Согласно изменениям он вправе представить при трудоустройстве не только бумажную трудовую, но и сведения о трудовой деятельности (СТД).

Формулировка обновленной ст. 65 ТК РФ предполагает, что сотрудник для устройства на работу вправе предоставить и трудовую книжку, и СТД. Соответственно, начиная с текущего года, новый сотрудник при приеме передает:

  • бумажную трудовую;
  • СТД;
  • и бумажную трудовую, и СТД.

Новая ст. 66.1 ТК РФ

В ТК введена новая ст. 66.1, в которой установлено понятие, содержание и требования к СТД, иными словами - к электронным трудовым книжкам (ЭТК).

Согласно данной норме законодательства, указанные сведения - это информация о деятельности и стаже сотрудника, подлежащая включению в базу ПФР (отчет СЗВ-ТД). К такой информации относятся данные о застрахованном лице, месте работы, переводах на иную должность, увольнении с указанием основания расторжения трудового соглашения.

Поможем сдать СЗВ-ТД и исправить ошибки

Самые частые вопросы, которые мы решаем в течении 1 часа:

  • При проверке возникает ошибка 30,40, 50
  • Не получается отправить отчет, не формируется отчет
  • Не нужный, уволенный сотрудник попал в отчет
  • Приведем в порядок справочники и документы по сотрудникам, для корректного заполнения электронных трудовых книжек
  • Проверим и синхронизируем записи в документах Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение и др.
  • Подключим к электронным трудовым книжкам

В ст. 66.1 указаны также и варианты получения сотрудником СТД:

  • у работодателя по последнему месту работы. Информация представляется только за период работы в этой компании. Сведения передаются на бумаге и заверяются надлежащим образом или в электронном формате и подписываются ЭЦП (если есть);
  • в МФЦ. Сведения представляются на бумаге и заверяются надлежащим образом;
  • в ПФР. Информация передается на бумаге и заверяется надлежащим образом или в электронном формате и подписывается ЭЦП;
  • через портал Госуслуг. Информация представляется в электронном формате и подписывается ЭЦП.

Если сотрудник запрашивает сведения у работодателя, то в заявлении он указывает, какой именно формат представления информации нужно использовать (бумажный или электронный). Срок представления сведений при получении заявления от сотрудника - 3 рабочих дня с момента подачи заявления. При увольнении сотрудника работодатель также должен передать ему сведения о трудовой деятельности - в день расторжения трудового договора.

Для представления сведений используется специальная форма документа СТД-Р, регламентированная Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 г. № 23н.

Взаимодействие с ПФР

Все работодатели, начиная с 2020 г., обязаны отчитываться в ПФР, сдавая форму СЗВ-ТД, регламентированную Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.

Отчет следует представлять в срок до 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие или же сотрудником передано заявление о формате ведения трудовой книжки или о представлении информации о трудовой деятельности.

Если работодатель представляет сведения в ПФР впервые на конкретного сотрудника, он также обязан одновременно с этим передать информацию о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 г. у этого же работодателя.

Важно! Если по конкретному сотруднику в 2020 г. не произойдет никакого кадрового мероприятия, то в срок до 15 февраля 2021 г. работодатель обязан передать в ПФР информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя.

С 2021 г. при наступлении какого-либо кадрового мероприятия сведения будут представляться в срок не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При увольнении или приеме такая информация будет передаваться в срок не позднее следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении работника.

Изменение ст. 84.1 ТК РФ

Чиновники внесли изменения в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается порядка оформления расторжения трудового соглашения. Согласно внесенным поправкам, в день расторжения отношений работодатель должен не только выдать окончательный расчет, но и передать сотруднику его трудовую книжку или же сведения о трудовой деятельности (именно в этой компании).

При расторжении трудового договора записи в документы (трудовую книжку и сведения) о причинах и основании вносятся в точном соответствии с трудовым законодательством. При этом также указывается ссылка на норму закона, на основании которой произведено расторжение договора.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В 1С ЗУП

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений.
Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Переход на ЭТК

Каждый работодатель должен уведомить своих сотрудников о переходе на ЭТК и о необходимости подать заявление на выбор формата ведения трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под подпись работника о получении уведомления.

Изначально срок передачи работодателем уведомлений был установлен до 30 июня 2020 г. Однако в связи с распространением коронавирусной инфекции и фактической приостановкой деятельности многих хозяйствующих субъектов срок был перенесен на 31 октября 2020 г.

Важно! Работодателю нужно в локальной документации отразить способы уведомления своих сотрудников. При этом необходимо учитывать мнение профсоюза или представительного органа работников (при его наличии в компании).

Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г. Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Если до 31 декабря 2020 г. сотрудник не передаст работодателю заявление о выборе ведения трудовой книжки, этот документ нужно продолжить заполнять в бумажном виде. Если сотрудник выберет электронный формат, то бумажный документ нужно ему выдать. При этом в нем нужно сделать запись о том, что сотрудник передал заявление на ведение ЭТК (на представление СТД). Также сотрудник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек, что документ передан ему лично в руки.

Лишь после окончательной выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику работодатель освобождается от обязанности заполнять и сохранять документ.

Внимание! При устройстве с 1 января 2021 г. нового сотрудника, не имевшего ранее бумажной трудовой, на него не нужно заполнять этот документ. При устройстве нового сотрудника, имеющего бумажную трудовую, регистрация и заполнение документа происходит в обычном порядке.

Остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки? Закажите консультацию наших специалистов!

Читайте также: