Запись в трудовой книжке и сведения пенсионного фонда

1 января 2020 года в России стартует переход на систему электронных трудовых книжек. Это влечет за собой новые обязанности для работодателей. Одна из них — подготовка и сдача в ПФР дополнительного отчета о трудовой деятельности работников — СЗВ-ТД.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11. В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения. Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

С января 2020 г. все работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. В связи с этим возникает большое количество вопросов, связанных с заполнением заявлений о выборе трудовой книжки, отчетности, их корректировок – наиболее актуальные из них мы рассмотрим в статье.

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Согласно последним изменениям законодательства, до 31 октября 2020 г. работодатели обязаны уведомить своих сотрудников о том, что с начала этого года сведения о трудовом стаже теперь будут храниться в электронном виде и до 31 декабря 2020 г. каждый работник должен подать письменное заявление с выбором варианта ведения его трудовой книжки.

Если сотрудник указывает в заявлении, что его сведения о трудовой деятельности теперь будут вестись в электронной форме, то работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и выдать ее на руки сотруднику. Но стоит отметить, что бумажная трудовая книжка не теряет своей силы и действует аналогично электронной, сущность изменений заключается в том, что ответственность за ее хранение теперь возложена на сотрудника.

Когда сотрудник подает заявление, указывая, что ведение его трудовой деятельности будет продолжаться в бумажном варианте, то работодатель должен как подавать сведения в ПФР в электронном виде, так и вносить запись в бумажную трудовую книжку сотрудника.

В том случае, если сотрудник не подал письменное заявление в указанный срок, то на работодателе остается ответственность по ведению и хранению трудовой книжки сотрудника, а также своевременной подаче данных в ПФР.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для того, чтобы сформировать заявление сотрудников, следует перейти в раздел «Отчетность, справки» – журнал «Электронные трудовые книжки», в котором по кнопке «Создать» выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В документе определяется перечень сотрудников и их вид заявления. Из данной формы есть возможность распечатать Уведомление для сотрудников, составленное в соответствии с требованиями трудового законодательства, и Заявления в двух вариантах, воспользовавшись командой в верхней части формы.

После сохранения данного документа следует сформировать отчет СЗВ-ТД по сотрудникам, которые подали заявление.

Корректировка поданных заявлений

Работник, который изначально подал заявление о продолжении ведения его трудовой деятельности в бумажном виде, имеет право в любой момент изменить свой выбор, подав новое заявление (п. 5, ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). В таком случае работодателю будет необходимо повторно предоставить данные в ПФР, указав новое заявление и старое с признаком отмены. Повторное предоставление сведений также может потребоваться в случае ошибочно поданных данных.

Чтобы отразить новое заявление сотрудника и отмену старого в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», следует выполнить следующий ряд действий:

1. Сформировать Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (Раздел «Отчетность, справки» – «Электронные трудовые книжки»), в котором подобрать сотрудника и заявление, которое было подано в ПФР.

2. Создать в базе новое заявление на необходимого сотрудника.

3. Сформировать отчет СЗВ-ТД по сотруднику, после чего, находясь в отчете, перейти в его мероприятия (нажать дважды на строчку с работником). В открывшемся окне справа над табличной частью будет отражено актуальное заявление сотрудника, но для того чтобы отразить отмену предыдущего, следует также подобрать старое заявление, которое по умолчанию проставит галку «Отмена».

После выполнения перечисленных действий отчет СЗВ-ТД можно отправлять в ПФР. По старому заявлению будет проставлен признак отмены – правильность отражения данных дополнительно можно просмотреть в печатной форме отчета.

Формирование отчета СЗВ-ТД, если сотрудник принят на работу в 2020 г.

В том случае, если отчет СЗВ-ТД формируется по сотруднику, который принят в текущем году, то в ПФР необходимо подавать только актуальные сведения. Данные с прошлых мест работы отражать не требуется.

Чтобы отчет по данным сотрудникам заполнялся автоматически, следует в текущих кадровых документах проставлять галку «Отразить в трудовой книжке», например, в приеме на работу, кадровом переводе или увольнении.

Формирование отчета СЗВ-ТД, если сотрудник принят на работу до 2020 г.

Если сотрудник был принят на работу в организацию до 2020 г., то при первой подаче СЗВ-ТД по нему, помимо актуального события, в отчет следует включить кадровое мероприятие, которое произошло с сотрудником до 1 января 2020 г., что утверждено п. 1.7 Приложения № 2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

При последующих формированиях СЗВ-ТД по сотрудникам, которые приняты до 2020 г., предыдущее мероприятие прикреплять не требуется.

В том случае, если сведения, которые подтягиваются автоматически с помощью данной обработки, не подходят, в Регистрацию трудовой деятельности данные можно добавить вручную. Для этого в табличной части следует нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду «Добавить», после чего в документе появится пустая строка, которую необходимо заполнить данными, соответствующими последней записи в трудовой книжке – именно они попадут в СЗВ-ТД в качестве предыдущего кадрового события.

После сохранения Регистрации трудовой деятельности заполняется отчет СЗВ-ТД, в котором по сотруднику будет отражено два мероприятия – произошедшее до 2020 г. и актуальное (попадает в отчет при условии того, что проставлена галка «Отразить в трудовой книжке» в кадровом документе).

Как подать корректирующий отчет СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД отсутствует дополнительная корректировочная форма. Но в случае ошибочной подачи сведений в ПФР требуется отправить отчет, который будет включать в себя некорректно поданные данные с признаком отмены, а также строчку с верными сведениями.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» для формирования корректировочных данных необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1. Проверить, что в отправленном с неверными сведениями отчете установлена галка «Документ принят в ПФР (не редактируется)» – это необходимо для корректного формирования последующих документов.

После выбора данных в «Регистрации трудовой деятельности» появляется две строки по сотруднику. Первая строка неактивна и в ней должны остаться неверно поданные данные, в последней колонке данной строки проставляется дата отмены. В свою очередь во второй строке данной таблицы необходимо указать корректные данные (например, верный номер приказа, дату кадрового мероприятия). После этого следует провести и закрыть документ регистрации.

3. Завершающим шагом является формирование нового отчета СЗВ-ТД, в котором по сотруднику автоматически заполнятся сведения, как с признаком отмены, так и верные данные. В печатной форме отчета по неверному мероприятию в колонке 10 будет проставлен признак отмены.

Как подать в ПФР отменяющую СЗВ-ТД

В соответствии с п. 2.3 Приложения № 2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», при необходимости отмены ранее поданных сведений необходимо подать новый отчет СЗВ-ТД, в котором по необходимому мероприятию проставляется признак отмены – знак «Х».

В данном документе следует выбрать команду «Отменить», которая находится над табличной частью. Во вновь открывшемся окне в левой части следует выбрать нужного сотрудника, в правой – мероприятие, которое необходимо отменить.

После выбора данных в документ перенесутся ошибочно поданные данные по сотруднику. В последней колонке будет проставлена дата отмены, соответствующая дате документа, при необходимости ее можно откорректировать вручную.

После проведения и закрытия «Регистрации трудовой деятельности» формируется новый отчет СЗВ-ТД, в который следует подобрать необходимого сотрудника – событие с признаком отмены отразится в отчете автоматически.

Корректировка кадрового документа, если он уже включен в СЗВ-ТД

В том случае, если кадровый документ был включен в отчет СЗВ-ТД, то программа автоматически ставит на нем блокировку изменений. Но для того, чтобы внести коррективы, например, если ошибочно была введена сумма оклада, то, работая с документом, следует воспользоваться командой «Еще» и выбрать «Изменить документ», после этого можно будет откорректировать все необходимые данные в том или ином документе.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Пенсионного фонда России от 16 августа 2017 г. № 19-19/12397 “О заверении записей в трудовых книжках”

Управление по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей на ваше обращение, поступившее в Пенсионный фонд Российской Федерации, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» при подсчете страхового стажа периоды работы и иной деятельности до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета за указанный период и (или) документов, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными муниципальными органами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица - на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Соответствующие положения закреплены в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2014 № 1015 (далее - Правила № 1015)

При этом в отношении периодов работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица Правилами № 1015 предусмотрено, что в случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11-17 Правил.

Согласно пункту 11 Правил документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. Записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку.

В настоящее время действуют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пунктом 35 Правил № 225 предусмотрено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил № 225) и не содержит положения о заверении записей в трудовой книжке печатью кадровой службы работодателя - организации.

Вместе с тем при решении вопроса о возможности принятия к производству территориальными органами ПФР для установления пенсий трудовых книжек работников, записи в которых заверены печатью кадровой службы организации, полагаем возможным учитывать следующее.

Согласно положениям статьи 20 Трудового кодекса Российской Федерации права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом в порядке, установленном названным Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Законодательством не ограничивается количество печатей, которые может иметь организация, их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации. Соответственно юридическое лицо вправе иметь и использовать несколько печатей, в том числе различных (например, содержащей наименование структурного подразделения организации). Изготовление дополнительных печатей и порядок их использования регулируется локальным нормативным актом организации.

Пунктом 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, определено что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

С учетом изложенного полагаем возможным принимать к производству в целях пенсионного обеспечения записи в трудовых книжках, заверенные подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, в том числе и в случае заверения печатью организации, содержащей дополнительное указание на кадровую службу.

Согласно положениям статьи 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» филиалом общества с ограниченной ответственностью является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Филиал общества не является юридическим лицом и действует на основании утвержденного обществом положения, осуществляет свою деятельность от имени создавшего их общества. Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Ответственность за деятельность филиала общества несет создавшее их общество. Филиал общества должен быть указан в едином государственном реестре юридических лиц. Соответственно общество может принять решение об изготовлении круглой печати для каждого филиала.

Поскольку работодателем является общество, записи в трудовой книжке заверяются филиалом общества (кадровой службой филиала) при наличии соответствующих полномочий, представленных обществом.

Таким образом, записи в трудовой книжке о периоде работы в филиале обществ, заверенные печатью филиала общества (кадровой службой филиала общества), принимаются к рассмотрению в целях пенсионного обеспечения.

Дополнительно сообщаем, что в соответствии с частью 1 статьи 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации, включаются в страховой стаж при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации. Периоды работы после 01.01.2002 года, включаемые в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Заместитель начальника
Управления

Г.Н. Пименова

Обзор документа

Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. Записи, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения.

ПФР считает возможным принимать к производству в целях пенсионного обеспечения записи в трудовых книжках, заверенные подписью лица, ответственного за их ведение, в т. ч. и в случае заверения печатью организации, содержащей дополнительное указание на кадровую службу.

Записи в трудовой книжке о периоде работы в филиале обществ, заверенные печатью филиала (кадровой службой филиала), также принимаются к рассмотрению в целях пенсионного обеспечения.

Отмечено, что периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории России, включаются в страховой стаж при условии, что за эти периоды начислялись и уплачивались страховые взносы в ПФР. Периоды работы после 1 января 2002 г., включаемые в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета.

Автор: Звягинцева М. С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В Письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 специалисты ПФР разъяснили специфику ведения кадрового учета в отношении совместителей. В частности, они напомнили, что бумажная трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, соответственно, необходимые записи в нее вносятся только основным работодателем, в том числе сведения о трудовой деятельности с других мест работы.

Таким образом, в отношении совместителей:

графа 4 табличной части формы СЗВ-ТД «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» должна содержать указание на совместительство;

отметка в строках «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» и «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» не делается.

Кроме того, в письме дана ссылка на сайт ПФР, в частности на специально созданный раздел «Электронная трудовая книжка» (www.pfrf.ru/etk). Вопросы и ответы на них с этого ресурса разместим ниже.

Можно ли вести трудовую книжку в бумажном формате, как раньше?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все ли работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Выбрасывать?

Если лицо выбирает электронный вариант трудовой книжки, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте ПФР и на портале «Госуслуги».

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить и в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе ПФР;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?

В случаях приема на работу или увольнения сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Сведения о других кадровых изменениях, например о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Чем защищены базы данных ПФР? Есть ли гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Какая еще информация, в отличие от бумажной версии, будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация из лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом?

Работодателю при представлении в органы ПФР формы СЗВ-ТД необходимо отразить данное кадровое мероприятие в отчетном периоде, когда наступило событие.

Следует ли квалифицировать как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в форме СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?

Не представляется, это не постоянная работа.

В случае, когда работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки, надо ли отменять предыдущее заявление?

Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будут учтены оба поданных заявления.

На зарегистрированное лицо в 2020 году представлены сведения по форме СЗВ-ТД в связи с переводом, а сведения о его последнем кадровом мероприятии на 01.01.2020 не представлены. Как правильно представить сведения о трудовой деятельности на названную дату и надо ли при этом отменять сведения о переводе?

Отменять представленные сведения о переводе не надо. Необходимо подать форму СЗВ-ТД только с записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Как указывать наименование должности, если работник является льготником, например, должности «газосварщик»: как она поименована в штатном расписании или по Списку льготных профессий?

Согласно штатному расписанию. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

Если сотрудник награждается министерством, как теперь эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форму СЗВ-ТД не предусмотрено.

Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.

На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?

Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды начиная с 01.01.2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Следует ли страхователям сдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера?

Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?

Пунктом 1.11 Постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.

Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время написать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?

Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.

Если в течение 2020 года на зарегистрированных лиц были представлены сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, в том числе с первичным наполнением и затем прошло переименование организации, может ли данное событие явиться основанием для представления форм СЗВ-ТД на это же зарегистрированное лицо?

Да. Постановлением Правления ПФР № 730п предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?

Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

Если между двумя записями о переводе (в 2018 году) и увольнении работника (в январе 2020 года) в 2019 году произведена реорганизация юридического лица, отражаются ли две последние записи, «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (2019 год) и «УВОЛЬНЕНИЕ» (январь 2020 года), или же нужно сделать три записи: «ПЕРЕВОД» (2018 год), «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (2019 год), «УВОЛЬНЕНИЕ» (январь 2020 года)?

Необходимо показать мероприятия «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ». Если отразить записи «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «УВОЛЬНЕНИЕ», то это не будет ошибкой.

Какое мероприятие следует проводить при изменении на– именования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника: «ПЕРЕВОД» или «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»?

Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

При расчете стажа работников, работающих в районах Крайнего Севера, сверяется запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете по форме СЗВ-ТД. Как работодателю определить стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?

Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.

За отчетный период страхователь представил формы СЗВ-ТД в отношении 42 зарегистрированных лиц и выявил, что в отношении 5 зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности не представлены. Каков порядок представления формы СЗВ-ТД на указанных лиц? Представлять ли формы СЗВ-ТД в отношении 47 зарегистрированных лиц?

Если в отношении 42 зарегистрированных лиц сведения сданы без ошибок и приняты ПФР, страхователю необходимо представить СЗВ-ТД за данный отчетный период в отношении оставшихся 5 зарегистрированных лиц.

Каждый гражданин при наступлении пенсионного возраста вправе рассчитывать на положенные ему выплаты.

Их суммы во многом зависят от стажа – количества фактически отработанных лет. При обращении в ПФР за назначением пенсии гражданин обязан подтвердить свой стаж.

Бесплатно по России

Обычно для этого достаточно предоставления трудовой книжки, где отражаются все периоды работы, однако в некоторых случаях процесс его подтверждения способен затянуться – для этого могут потребоваться дополнительные документы или даже судебные разбирательства.

Правила подсчета трудового стажа

На сегодняшний день для начисления различного рода пенсионных пособий в России используется три вида стажа:

Общий трудовой стаж. Под ним следует понимать общее время работы гражданина.

Страховой стаж. Период, за который в пользу работника отчислялись взносы в ПФР. Граждане, являющиеся предпринимателями, обязаны платить их за себя самостоятельно. Также взносы отчисляются с выплат по договорам ГПХ.

Специальный, льготный стаж. Под ним понимается работа в исключительных, непростых условиях, на вредных производствах, а также осуществление трудовой деятельности на профильных должностях в организациях здравоохранения и образования.

Учет производится по следующим правилам:

Используется календарное исчисление периодов по принципу вычета из даты окончания трудовой деятельности дату начала, плюс один день.
Если гражданин работал на двух работах (по совместительству), то приоритет отдается тому периоду совпадающей трудовой деятельности, расчет которого наиболее выгоден для начисления пенсии.
Для подсчета любого вида стажа используется трудовая книжка – первый документ, который способен подтвердить периоды трудовой деятельности работника. Для предоставления в ПФР она должна быть оформлена правильно, то есть:

Все записи в ней должны быть отражены в локальных документах работодателя – приказах. В трудовой книжке обязательно указываются их реквизиты (номер и дата).
Записи об увольнении должны скрепляться печатью организации. Это правило не касается работы у индивидуальных предпринимателей, для которых, в принципе, наличие печати было необязательным условием для ведения соответствующей деятельности.
Помарки и исправления в трудовой книжке недопустимы.

В соответствии с нормами законодательства в стаж, кроме осуществления рабочей функции по трудовому договору, входят:

«больничные»;
время нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет;
период осуществление ухода за нетрудоспособными гражданами (при ряде условий);
служба в армии и приравненных к ней структурах (при ряде условий);
срок нахождения в статусе безработного с получением соответствующего пособия (при ряде условий);
время нахождения с супругом, являющимся военнослужащим контрактной службы в местности, где трудовая деятельность не представляется возможной.

Не входят в стаж следующие периоды:

обучение в ВУЗах и ССУЗах;
прохождение производственной практики;
отбывание наказания в местах лишения свободы;

Порядок подтверждения трудового стажа

Основным способом подтверждения трудового стажа для начисления пенсии и иных социальных выплат является предоставление соответствующих документов. Особенно это касается периодов до 2002 года, когда отсутствовала единая система персонифицированного учета. Главным документом в данном случае является трудовая книжка, сведения не отраженные в которой, впрочем, могут быть подтверждены иными бумагами от работодателей.

Периоды после 2002 года находят подтверждение на основании сведений из системы персонифицированного учета ПФР.

Это касается только того времени, когда за работника вносились страховые взносы.

Иногда применяется порядок подтверждения стажа показаниями свидетелей. Однако он может применяться лишь при отсутствии иных доказательств трудовой деятельности.

Сбор документов для подтверждения

Для начисления пенсии сбором документов, которые подтверждали периоды работы, важно позаботиться заранее. Лучше всего за 2-3 месяца, так как процедура может быть затянуться.

Если трудовая книжка наличествует и в ней отражены все периоды работы, то в дополнение к ней могут потребоваться:

военный билет;
справки о нахождении в декретных отпусках;
документы, подтверждающие смену личных данных (Ф.И.О.) заявителя.

Запрос справки для подтверждения стажа работы для пфр

Для подтверждения стажа, не отраженного в трудовой книжке (например, во время работы по ГПХ, при условии отчисления соответствующих взносов) можно запросить справку в пенсионном фонде.

Она нужна, в первую очередь, для предоставления в сторонние органы, например, в суд. Получить ее можно как при личном обращении в ПФР, так и через электронные сервисы, например, «Госуслуги», а также путем регистрации в личном кабинете на соответствующем ресурсе в ПФР в интернете.

Образец справки

Другие способы подтверждения

Если сведений о стаже работника нет в трудовой книжке, не имеется соответствующих записей в системе персонифицированного учета, то существуют и иные способы подтверждения, как то: справки из архива и свидетельские показания.

Запрос в архив

Сведения о фактах трудовой деятельности не пропадают безвозвратно, а по прошествии времени направляются в государственные архивы, которые по соответствующему запросу могут предоставить справку о том или ином периоде работы.

Заявление на получение документов из архива может подать как сам гражданин лично, так и делегировать эти полномочия ПФР, сотрудники которого сами направляют запросы в рамках взаимодействия между госорганами.

Образец заявления

Срок предоставления необходимых бумаг составляет 30 дней.

По свидетельским показаниям

В исключительных случаях стаж может быть подтвержден на основании свидетельских показаний. Они могут быть использованы только в том случае, если имеется архивная справка, подтверждающая невозможность предоставления необходимых сведений.

В расчет берутся показания не менее двух свидетелей, с которыми заявителя связывали трудовые отношения. Как правило, данный способ подтверждения применяется в рамках судебных процессов.

Как происходит подтверждение льготного стажа

Сведения о тяжелых и сложных условиях труда также должны содержаться в системе персонифицированного учета ПФР. Однако если они отсутствуют, то заявитель вправе представить справку от работодателя, которая подтверждает особый характер работы.

При невозможности получить данный документ (например, в случае ликвидации предприятия), доказывать право на льготную пенсию придется в судебном порядке. Исход процесса в данном случае во многом будет зависеть от объема и полноты предоставленных сведений о профессии, сроке работы, наименовании работодателя и месте его нахождения.

Как правило, при назначении пенсии не возникает проблем с установлением стажа, так как трудовой книжки для этого вполне достаточно. Однако в ряде случаев для обоснования своего права его приходится подтверждать, в том числе и в судебном порядке.

Полезное видео

Что изменилось в подсчете стажа в связи с реформой 2019 года смотрите в видео:

Читайте также: