Как написать заявление в бухгалтерию на выдачу справок при увольнении

Опубликовано: 17.08.2025

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос сотрудника к нанимателю о предоставлении справок о трудовой деятельности.

Надо ли писать заявление

При расторжении договора с работником в последний день работодатель выдает ему трудовую книжку и окончательный расчет по ст. 140 ТК РФ . Это предусмотрено в ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ . Обычно выдача необходимых бумаг происходит по устной договоренности. Когда этого недостаточно, сотрудник пишет заявление-запрос о выдаче документов, связанных с работой.

Рабочие бумаги используют для разных целей:

  • для судебных разбирательств (о взыскании зарплаты, о восстановлении в должности, о дисциплинарных взысканиях);
  • для органов соцзащиты при получении пособий и компенсаций,
  • для Пенсионного фонда РФ при назначении пенсий;
  • для службы занятости и др.

Какие документы можно запросить у работодателя

Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:

  • трудовая книжка (если не отказались от бумажного варианта);
  • медицинская книжка (если есть);
  • выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  • данные о стаже и трудовой деятельности СТД-Р;
  • расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ );
  • справка о зарплате по форме 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ );
  • расчет по страховым взносам за последний квартал РСВ;
  • выписка из ДСВ-З (если были взносы для накопительной части пенсии).

Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ :

  • копии приказов о трудоустройстве;
  • о переводах на другое рабочее место;
  • о расторжении договора;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о зарплате, о периоде трудовой деятельности в данной компании, о взносах социального страхования.

Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.

Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них ( ст. 230 НК РФ ).

Как написать заявление

Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.

Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:

  • кому — на имя главы компании (Ф.И.О. и должность);
  • от кого — личные данные заявителя;
  • наименование документа;
  • просьба предоставить справки (перечислить их);
  • дата составления запроса и подпись гражданина.

В основной части текста изложите основание, например, в связи с «выходом на пенсию» или «в связи с увольнением», затем просьбу о выдаче необходимых бумаг и ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ , которые позволяют это сделать. Подписать следует лично, шариковой ручкой, даже если текст запроса напечатан в электронном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец заявления

Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.

Образец заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении

А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.

От старшего юриста

Прошу уволить меня в связи с выходом на пенсию по возрасту 17.05.2021.

На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:

  1. копия СПВ-2 — о страховом стаже при выходе на пенсию.

ВХ №07/07-21 от 16.05.2021

Начальник отдела кадров: Романов Романов Роман Романович

Как и в какие сроки подавать заявление

Что делать, если работодатель игнорирует заявление

Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ ).

Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.

Законодательство не ограничивает перечень документов, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Расскажем, какие справки и документы следует запрашивать при увольнении.

Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?


Статьей 84.1 ТК РФ утверждены условия расторжения трудовых отношений. В последний рабочий день наниматель должен отдать увольняемому трудовую книжку и окончательно рассчитать его согласно ст. 140 ТК РФ. Кроме этого, при условии письменного обращения, он должен выдать подписанные копии бумаг, касающиеся бывшего сотрудника. Таким образом, ТК РФ говорит о безоговорочной выдаче трудящемуся всех запрошенных им документов.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

В случае увольнения компания:

  1. Возвращает трудовую и медицинскую книжки.
  2. Выдает расчетный лист, справку о заработной плате за последние два календарных года, выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, копию раздела 3 расчета по страховым взносам за работника, сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии).
  3. Выдает документы по запросу работника: 2НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, справку о заработной плате для службы занятости.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:


  1. информация об адресате и заявителе;
  2. наименование документа;
  3. формулировка просьбы или предложения;
  4. дата подачи;
  5. подпись (какие бумаги подписывает работник при увольнении?).

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

  • занимаемую должность адресата;
  • название предприятия;
  • ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).


Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

Дата составления заявления указывается после его содержания и выравнивается по левому краю. Можно указать число и сразу после слова заявление, это не будет ошибкой.

К кому обратиться, в какой форме?

Заявление о выдаче документов нужно подавать письменно. Устная просьба не позволит в случае конфликта подтвердить требования работника. Заявление нужно зарегистрировать у делопроизводителя или в отделе кадров. Если в организации мало сотрудников, этим может лично заниматься директор или бухгалтер. Имеет смысл оставить у себя 2 экземпляр с пометкой о принятии.

Порядок получения, обработки и доставки заказных писем определяется приказом Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 234. То, что работник вправе оформить заявление дистанционно, подтверждает не только отсутствие прямого запрета в законодательстве, но и содержание письма Роструда от 05.09.2006 1551-6, а также судебная практика.

Сроки выдачи документации


Согласно ст. 62 ТК РФ организация должна выдать работнику запрошенные документы в течение 3 рабочих дней со дня обращения. Копии должны быть заверены должным образом и выданы сотруднику бесплатно.

В ст. 84.1 ТК РФ говорится про обязанность руководителя при увольнении сотрудника выдать ему копии документов по его просьбе. Конкретный срок в статье не оговаривается. В любом случае — дольше трёх дней готовить и заверять копии документов работодатель не вправе.

Если сотруднику в срок не выдали необходимые документы, Трудинспекция может наложить штрафные санкции и на организацию, и на руководителя предприятия. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

  • от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
  • от 1000 до 5000 для должностных лиц и ИП.

При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается.

Приведем пример о том, как работодателя г. Хабаровска привлекли к административной ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику.

Руководителя фирмы признали виновным в нарушении законодательства о труде, поскольку, вопреки требованиям ст. 62 ТК РФ, он не произвел выдачу копий документов, связанных с работой бывшего сотрудника, в установленный трёхдневный срок. Фактически, документы по заявлению, увольняемому были переданы, но позже.


Несоблюдение срока выдачи запрашиваемых копий документов руководитель объяснил тем, что работники, уполномоченные на осуществление соответствующих действий, временно отсутствовали. Суд с этим не согласился. Соблюдение норм трудового законодательства не может быть поставлено в зависимость от присутствия на рабочем месте работника, ответственного за исполнение поручений руководителя.

Руководителю организации было назначено наказание в размере минимальной санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц — 1000 рублей.

Если трудовые отношения официально расторгаются, увольняющийся гражданин должен получить всю необходимую документацию, подтверждающую его работу у конкретного работодателя. Статьей 62 Трудового кодекса РФ определено, что такие бумаги обязательно выдаются руководством в трехдневный срок на основании письменного заявления самого сотрудника.

Частью 4 статьи 84.1 ТК РФ предусмотрено, что работодатель выдает заверенные копии документов о трудовой деятельности работнику при увольнении. Основанием для этого является соответствующее заявление. Этой нормой также оговорено, что работодатель должен полностью рассчитаться с уходящим сотрудником, вернув ему трудовую книжку. Все эти действия обязательно выполняются руководством организации непосредственно в день фактического увольнения трудящегося гражданина.

Какие справки должны выдать работнику при увольнении?

Список документов, по запросу выдаваемых работодателем увольняющемуся наемному сотруднику, оговорен содержанием статьи 62 Трудового кодекса РФ. Эти документы (справки) уходящий работник может требовать у руководства организации. Перечень справок, выдаваемых при увольнении.

Перечень, представленный в ст.62 ТК РФ, нельзя считать исчерпывающим. Если необходимо, трудящийся гражданин вправе запросить и такие бумаги, которые конкретно не упомянуты в статье 62 ТК РФ.

Так, часть 1 статьи 62 ТК РФ обязывает работодателя предоставить сотруднику следующую трудовую документацию при увольнении (если работник запросил её, подав письменное заявление):

  • трудовая книжка;
  • распоряжение руководства о приеме на работу (копия);
  • приказ директора о переводе трудящегося гражданина на иную работу, другую должность (копия);
  • распоряжение руководства об увольнении наемного сотрудника (копия);
  • документальные выписки, сделанные из трудовой книжки;
  • справка, которая подтверждает размер выплачиваемой зарплаты;
  • справка о страховых пенсионных взносах, обязательно перечисляемых работодателем в пользу данного гражданина (при этом указываются как начисленные, так и фактически уплаченные суммы);
  • справка, информирующая о периоде трудоустройства (занятости) у конкретного работодателя;
  • иная документация (по запросу трудящегося).

Нужно ли писать заявление?

Зачастую сотрудники при увольнении запрашивают у своих работодателей такие бумаги:

  • справка 2-НДФЛ, которая информирует о доходах, выплаченных данному работнику, а также о суммах НДФЛ, удержанных и перечисленных с этих доходов;
  • справка 182н, которая содержит сведения о среднем заработке данного работника за последние 2 года его трудовой деятельности и является основанием для назначения ему больничных пособий.

Как оговорено частью 1 статьи 62 ТК, увольняющийся сотрудник, который желает получить данные справки, подает своему работодателю надлежащее письменное заявление.

Получив письменную просьбу, руководство организации обязано предоставить заявителю запрошенную документацию на протяжении 3 дней.

Составляя и подавая необходимое заявление, гражданин-заявитель должен учесть следующие нюансы:

  1. Работодатель регистрирует полученное заявление в специальном журнале.
  2. Если оригиналы запрошенных бумаг предоставить не получится, работодатель выдает их заверенные копии.
  3. Документация выдается работнику в трехдневный срок со дня получения запроса от заявителя.
  4. Заявитель не обязан указывать конкретную цель получения таких бумаг.
  5. Копии документов заверяются подписью директора. Если используется печать, её также следует проставить.
  6. Заявитель не должен платить за получение этих справок.
  7. Если работодатель отказался выдать запрошенные справки, это не является законным. Заявитель вправе зафиксировать факт такого отказа документально и обратиться в компетентные госорганы (например, к трудовой инспекции).

Как оформить текст о выдаче 2-НДФЛ и 182н?

  1. Наименование организации.
  2. Данные руководителя (ФИО, должность), являющегося адресатом данного заявления.
  3. Данные физлица-заявителя (ФИО, адрес, контакты).
  4. Название самой бумаги (заявление).
  5. Формулировка просьбы с перечислением бумаг, необходимых сотруднику.
  6. Ссылка на законодательную норму, обязывающую работодателя удовлетворить просьбу (часть 1 статьи 62 ТК РФ).
  7. Дата составления (представления) бумаги.
  8. Расшифрованная подпись физлица.

Как оформить заявление на выдачу справок при увольнении + образец от работника

Выводы

Гражданин, который официально оформляет увольнение с работы, вправе запросить у своего работодателя определенную документацию, информирующую о трудовой деятельности.

Такое право наемного сотрудника закреплено законодательно и оговорено нормами ТК.

Для этой цели физлицо подает необходимое заявление руководству компании. Строгие требования к форме данного заявления отсутствуют. В трехдневный срок запрошенные бумаги предоставляются заявителю.


Процедура увольнения сопровождается выдачей работнику документов. Каждый работодатель сталкивается с вопросами: существует ли перечень таких документов и каковы правовые основания их предоставления? Каковы последствия в случае задержки или отказа работодателя в их выдаче? Как складывается судебная практика по этим вопросам? Ответы вы найдете, ознакомившись с материалами актуальной темы.

Трудовая книжка выдается в день увольнения без заявления работника

Как видите, кодекс не содержит конкретного перечня связанных с работой документов, выдаваемых при увольнении. Сказано лишь о том, что они выдаются по письменному заявлению работника. Исходя из упомянутой нормы, можно сделать вывод о том, что все выдаваемые документы, делятся:

  • на обязательные, выдаваемые без каких-либо заявлений от сотрудника (трудовая книжка);
  • на необязательные, выдаваемые по заявлению работника.

Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней

ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62

Примечание редакции:

Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.

В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

  • незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу;
  • задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника».

Примечание редакции:

Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Отправлять уведомление о получении трудовой книжки нужно вовремя

Сотрудница подала в суд на бывшего работодателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки, обязании изменить дату увольнения и выдать трудовую книжку, взыскать невыплаченную зарплату, неустойку за задержку зарплаты, а также взыскать компенсацию за время вынужденного прогула и морального вреда.

В день увольнения женщина присутствовала на рабочем месте, однако книжку не получила. Работодатель спохватился не сразу, а спустя почти три месяца после увольнения и отправил бывшей сотруднице уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на ее отправление почтой. Уведомление было направлено 20.02.2015 и получено истицей 26.02.2015. Трудовую книжку дама получила только в период рассмотрения дела 01.07.2015.

Последним днем работы женщины был 27.11.2014. Суд обязал компанию выплатить заработок с 28.11.2014 до 20.02.2015, то есть со следующего дня, когда работнику должна была быть выдана трудовая книжка. В итоге за указанный период вынужденного прогула организация выплатила бывшей сотруднице 36 237 рублей, изменив при этом дату увольнения на 20.02.2015, то есть на дату отправки уведомления.

Трудовую книжку нужно выдать даже в случае, если уволенный ее не предоставлял

Первая инстанция заявителю отказала, так как согласно показаниям свидетелей специалист не отдавал трудовую книжку бывшему работодателю. Однако в апелляции арбитры указали, что данное обстоятельство не освобождает компанию от оформления сотруднику новой трудовой книжки при приеме на работу, а также от приглашения забрать документ после увольнения или направления бумаг почтой, как это устанавливает ТК РФ.

Работнику предписали выдать трудовую и компенсировать:

  • невозможность трудоустроиться в отсутствие документа;
  • расходы на представителя;
  • моральный ущерб в размере 1 тыс. рублей.

Примечание редакции:
Надо сказать, что такая позиция встречается довольно часто, однако случались и прецеденты, когда суд приходил к мнению, что оформлять трудовую книжку нужно лишь по заявлению сотрудника. Без такового навязывать бланк работникам не надо (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 07.02.2018 № 33-998/2018). Во избежание конфликтных ситуаций перед его оформлением рекомендуем попросить сотрудника написать соответствующее заявление.

Работодатель не всегда должен платить за задержку выдачи работнику трудовой книжки

Суд отметил, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о взыскании с работодателя не полученного работником заработка на вышеуказанном основании, являются:

  • факт обращения истца после прекращения трудовых правоотношений с прежним работодателем к другим работодателям с целью трудоустройства;
  • факт отказа в трудоустройстве по причине отсутствия у работника трудовой книжки.

Следует отметить, что в целом судебная практика по данному вопросу неоднозначна.

Как освободиться от ответственности за невыдачу трудовой книжки в день увольнения

Свое согласие работник должен выразить в письменной форме – только она может доказать факт направления согласия.

Кроме того, положениями названной статьи предусмотрена возможность выдачи трудовой книжки по письменному обращению работника в течение трех дней со дня обращения. В этом случае трудовая книжка не отправляется по почте, а выдается работнику.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению: обязательна ли подача заявления от работника

Примечание редакции:

Форма справки утверждена Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н. Справку сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств соцстраха.

  • на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
  • на юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей.

При увольнении сотруднику нужно выдать справку 2-НДФЛ

«Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов». Форма справки утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Заметим, что бланк справки и само ее название недавно изменились. Начиная с 2018 года выдавать надо уже новый бланк справки. Вместо прежнего названия 2-НДФЛ, она получила новое: «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Выдать справку согласно ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ увольняющемуся работнику необходимо в последний день его работы.

НК РФ (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 25.12.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 25.01.2019)

  • на должностных лиц и ИП — в размере от 1 до 5 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 30 до 50 тыс. рублей.

Сведения по формам СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М: что сказано в законе

Период, за который страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения по форме СЗВ-М, законодательством не установлен (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: за какой период предоставлять

Кроме того, чиновники разъяснили, зачем вообще могут понадобиться формы персонифицированных сведений. Дело в том, что эта информация может быть использована застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа, в случае если указанные сведения не отражены на его индивидуальном лицевом счете.

Примечание редакции:

Таким образом, в день увольнения необходимо выдать под подпись СЗВ-СТАЖ за текущий год и СЗВ-М за текущий месяц. Информация в обе формы вносится исключительно об увольняющемся работнике. Выдать нужно именно выписку, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 закона о персонифицированном учете).

В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работнику документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. В данном случае применяются уже упомянутые санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Раздел 3 расчета по страховым взносам выдается с начала квартала по дату увольнения

Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
В разделе 3 нужно указать сведения о работнике за тот отчетный период, в котором он уволился, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения.

Если по сведениям персонифицированного учета необходимо предоставлять выписки, то есть только части документов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, касающиеся конкретного увольняющегося сотрудника, то раздел 3 РСВ выдается работнику в виде копии документа. Причина в том, что этот раздел составляется отдельно в отношении каждого застрахованного лица. Поэтому при увольнении (прекращении ГПД) нужно распечатать для застрахованного раздел 3 с данными о выплатах и взносах, начисленных в квартале увольнения, и заверить у руководителя.

Примечание редакции:

Санкции за несвоевременное предоставление или отказ в выдаче документов — в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Справка о среднем заработке для определения пособия по безработице

Эта справка поможет бывшему работнику встать на учет в органах службы занятости и получать пособие. Нормативно форма такой справки не утверждена, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке, которая приведена в письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421.

Выдать справку нужно в течение трех рабочих дней со дня получения от работника письменного заявления (п. 2 ст. 3 Закона № 1032-1, ст. 62 ТК РФ).

Закон РФ от 19.04.1991 № 1032-1 (ред. от 11.12.2018) «О занятости населения в Российской Федерации» П. 2 ст. 3

Примечание редакции:

Если работодатель не оформил справку в течение трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления, ему грозит ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Работодателю придется возместить убытки, если он вовремя не выдал уволенному работнику справку о заработке

Суд первой инстанции установил, что без правильно оформленной справки уволенная работница не смогла своевременно получить пособие по безработице, хотя имела на него право. Арбитры взыскали с организации убытки в размере не полученного работницей пособия.

Апелляционная инстанция выяснила, что надлежащую справку работодатель выдал только после вынесения решения судом первой инстанции, следовательно, вывод о взыскании убытков правомерен. И хотя всю сумму иска в размере неполученного пособия по безработице (8 тыс. рублей за месяц) и 50 тыс. рублей в качестве компенсации морального вреда женщине взыскать не удалось, важен сам факт принятого решения.

Копии локальных нормативных актов работодатель выдавать не обязан

  • коллективного договора со всеми изменениями и дополнениями;
  • правил внутреннего трудового распорядка со всеми изменениями и дополнениями.

Как указал суд, трудовые отношения между сторонами были уже прекращены. Кроме того, к документам, о которых идет речь в ст. 62 ТК РФ, относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя. Документы, истребуемые истцом, относятся к локальным нормативным актам ответчика, а не к индивидуальным актам, касающимся самого истца. Поэтому оснований для возложения на ответчика обязанности по выдаче истцу запрашиваемых документов нет.

Работнику могут потребоваться и другие документы

По письменному заявлению нужно выдать и другие заверенные копии документов о работе:

  • приказы о переводах на другую работу;
  • приказы о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Подводя итог теме, заметим, что в день расставания работодатель обязан выдать работнику:

  • трудовую книжку;
  • справку по форме 182н;
  • справку о доходах и суммах налога физического лица:
  • СЗВ-СТАЖ за отчетный год;
  • СЗВ-М за отчетный месяц;
  • раздел 3 расчета по страховым взносам с начала квартала по дату увольнения;
  • справку о среднем заработке для органов службы занятости – по заявлению от работника;
  • по просьбе работника копии других документов (приказы об увольнении, о переводах на другую работу и т. д.).

Что касается ответственности за невыдачу других документов, то в этом случае применяется штраф по ст. 5.27 КоАП РФ:

В ситуации конфликта с работодателем часто возникает необходимость подать заявление о документах, связанных с работой. Что это за документы, как составить документ и добиться результата – мы расскажем.

Документы, связанные с работой, должны быть представлены при подаче исков из трудовых правоотношений. Это дела о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об установлении факта работы. Необходимость представить такие документы может возникать и вне судебного разбирательства. В банк, для оформления визы, доверенности от юридического лица и т.п.

Заявление о документах, связанных с работой

Какие бумаги должны выдать работнику при уходе?

Статьей 84.1 ТК РФ утверждены условия расторжения трудовых отношений. В последний рабочий день наниматель должен отдать увольняемому трудовую книжку и окончательно рассчитать его согласно ст. 140 ТК РФ. Кроме этого, при условии письменного обращения, он должен выдать подписанные копии бумаг, касающиеся бывшего сотрудника. Таким образом, ТК РФ говорит о безоговорочной выдаче трудящемуся всех запрошенных им документов.

Статья 140 ТК РФ. Сроки расчета при увольнении

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в указанный в настоящей статье срок выплатить не оспариваемую им сумму.

В случае увольнения компания:

  1. Возвращает трудовую и медицинскую книжки.
  2. Выдает расчетный лист, справку о заработной плате за последние два календарных года, выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М, копию раздела 3 расчета по страховым взносам за работника, сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии).
  3. Выдает документы по запросу работника: 2НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, справку о заработной плате для службы занятости.

Справка формы 182Н о зарплате за два последних года

Начиная с 2013 г., справка по форме 182Н может быть замена формой 4Н – она подтверждает полученный сотрудником доход, на который начислялись взносы на соцстрахование.

При этом в ней указываются и периоды, когда начисление взносов не производилось: сотрудник был в отпуске в связи с беременностью (родами) или же по причине осуществления ухода за ребенком.

Справка нужна будет для проведения расчетов сумм, выплачиваемых по больничному, отпуску по беременности (родам), уходу за ребенком при назначении пенсионных и разного рода соцвыплат, выдаваемых в рамках социальной защиты населения.

Как составить запрос на получение справок?

Заявление о предоставлении необходимых бумаг и справок пишут собственноручно или распечатывают на листе размера А4. Можно взять в организации фирменный бланк для составления заявления. Традиционно заявление состоит из 5 блоков:

  1. информация об адресате и заявителе;
  2. наименование документа;
  3. формулировка просьбы или предложения;
  4. дата подачи;
  5. подпись (какие бумаги подписывает работник при увольнении?).

В правом верхнем углу отражается, кому настоящее заявление предназначено и, соответственно, от кого оно. Служебный документ подается официальному представителю компании, следовательно, нужно указать:

  • занимаемую должность адресата;
  • название предприятия;
  • ФИО руководителя.

Писать должность и имя адресата следует в дательном падеже (к примеру, директору Смирнову, проректору Семёнову).

В сообщении о заявителе нужно назвать свою фамилию и имя, также стоит указать должность работника в родительном падеже (например, бухгалтера Золотаревой). Нет разницы, как написать: «бухгалтера» или «от бухгалтера». Второй вариант верен с точки зрения русского языка, но заявление примут в любом случае. Написание без предлога — уже устоявшаяся практика в деловой переписке.

То же касается написания слова «заявление» — с заглавной или прописной буквы, составить заявление можно по-разному. Распространены три версии написания:

  • Начинается строка со строчной буквы и после слова «заявление» ставится точка. Это общепринятый способ оформления. В этом случае одним предложением считают наименование документа, сведения об адресате и заявителе.
  • Прописная буква без точки в конце. В случае написания слова «заявление» в центре листа оно становится названием целого документа. Оно подчиняется тем же правилам, что и остальные заголовки.
  • Без точки в конце и большими буквами. Подобная редакция традиционно встречается при наборе текста на компьютере, а не написании от руки.

Сам текст заявления начинается с красной строки. Заявление вы пишете с четкой целью, и следует здесь передать, по какой причине обращаетесь к адресату. Изложите:

  1. основания обращения: «в связи с увольнением»;
  2. свои требования: «выдать документы, связанные с работой»;
  3. доказательства — дайте ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ.

Следует придерживаться официально-делового стиля и писать лаконично.

Дата составления заявления указывается после его содержания и выравнивается по левому краю. Можно указать число и сразу после слова заявление, это не будет ошибкой.

Подпись ставят собственноручно, даже если остальной текст напечатан. Без подписи сотрудника всякое заявление может быть признано недействительным, так как она является важным реквизитом.

Выдача документов об образовании

То же и по документам об образовании, в случае их хранения по месту работы. Дипломы, подтверждающие наличие профессионального образования, находятся у сотрудника. Все что допускается – это ознакомление с ними работодателя и предоставление ему копий.

Что же касается сертификатов, удостоверяющих прохождение специалистом разного рода курсов повышения квалификации, тренингов, программ допобразования и т. д., в особенности, если они оплачены работодателем, то документы могут храниться у работодателя в оригинале. Как только работник увольняется, ему обязаны их выдать.

Есть ситуации, при которых работнику отказывали в выдаче некоторых документов, если за их получение платила организация. Речь идет о документах, свидетельствующих об окончании курсов водителей погрузчика, инструкторов в сфере туризма и прочее.

Учтите! Подобная практика не имеет под собой законных оснований, поэтому работник может отстаивать свои права, обратившись в судебные органы, органы Прокуратуры, Трудовой инспекции.

К кому обратиться, в какой форме?

Заявление о выдаче документов нужно подавать письменно. Устная просьба не позволит в случае конфликта подтвердить требования работника. Заявление нужно зарегистрировать у делопроизводителя или в отделе кадров. Если в организации мало сотрудников, этим может лично заниматься директор или бухгалтер. Имеет смысл оставить у себя 2 экземпляр с пометкой о принятии.

Порядок получения, обработки и доставки заказных писем определяется приказом Минкомсвязи РФ от 31.07.2014 234. То, что работник вправе оформить заявление дистанционно, подтверждает не только отсутствие прямого запрета в законодательстве, но и содержание письма Роструда от 05.09.2006 1551-6, а также судебная практика.

Подавать заявление можно вместе с заявлением на увольнение или в последний день работы. Обратиться за документами, связанными с работой, можно и после увольнения — работодатель должен будет выдать копии документов, касающихся работника.

Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о порядке оформления при увольнении таких документов, как обходной лист и рекомендательное письмо.

Какие документы запрашивают у работодателей

На основании нескольких статей ТК РФ работники вправе запрашивать у работодателей все документы, касающиеся их трудовой деятельности. Полный перечень бумаг, которые обязаны выдать, если поступил запрос работодателю о предоставлении документов, в законодательстве отсутствует, а судебная практика исходит из реальных ситуаций, поэтому сложно перечислить весь список. Гораздо проще перечислить те бумаги, копии которых работодатель вправе не выдавать (на основании судебной практики):

  • копии локальных нормативных актов, с которыми ранее сотрудник ознакомился (см. Апелляционное определение суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 16.01.2018 по делу №33-418/2018);
  • документы: касающиеся работы всего предприятия (штатное расписание, любые распоряжения, регулирующие деятельность структурных подразделений (см. Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу №33-663/2017);
  • содержащие персональные данные иных сотрудников (должностные инструкции, график отпусков, табели учета рабочего времени (см. Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 по делу №33-3515/15);
  • не имеющие прямого отношения к выполняемой работе (первичные учетные бухгалтерские документы (см. Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 22.01.2018 по делу №2-164/2018), бумаги, содержащие конфиденциальные сведения).

С 2021 года вводится электронная трудовая книжка. При увольнении сотрудникам, согласившимся на учет стажа в информационной базе ПФР, работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р вместе с пакетом иных документов. Учитывая это, СТД-Р — форма, которую вправе требовать работник по аналогии с традиционной бумажной трудовой.

Подробнее: Новая форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности работника

Сроки выдачи документации

Согласно ст. 62 ТК РФ организация должна выдать работнику запрошенные документы в течение 3 рабочих дней со дня обращения. Копии должны быть заверены должным образом и выданы сотруднику бесплатно.

В ст. 84.1 ТК РФ говорится про обязанность руководителя при увольнении сотрудника выдать ему копии документов по его просьбе. Конкретный срок в статье не оговаривается. В любом случае — дольше трёх дней готовить и заверять копии документов работодатель не вправе.

Если сотруднику в срок не выдали необходимые документы, Трудинспекция может наложить штрафные санкции и на организацию, и на руководителя предприятия. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

  • от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
  • от 1000 до 5000 для должностных лиц и ИП.

При повторном нарушении сумма штрафа увеличивается.

Приведем пример о том, как работодателя г. Хабаровска привлекли к административной ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся работнику.

Руководителя фирмы признали виновным в нарушении законодательства о труде, поскольку, вопреки требованиям ст. 62 ТК РФ, он не произвел выдачу копий документов, связанных с работой бывшего сотрудника, в установленный трёхдневный срок. Фактически, документы по заявлению, увольняемому были переданы, но позже.

Несоблюдение срока выдачи запрашиваемых копий документов руководитель объяснил тем, что работники, уполномоченные на осуществление соответствующих действий, временно отсутствовали. Суд с этим не согласился. Соблюдение норм трудового законодательства не может быть поставлено в зависимость от присутствия на рабочем месте работника, ответственного за исполнение поручений руководителя.

Руководителю организации было назначено наказание в размере минимальной санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц — 1000 рублей.

Справка по форме 2-НДФЛ

Выдать справку 2-НДФЛ могут налоговые агенты (к которым относятся и работодатели). Справка нужна, чтобы подтвердить доход плательщика налогов (если он трудоустроен) и сумму налогового платежа, которая оплачивается с полученного дохода.

Этот документ нужен при таких обстоятельствах:

  • налоговой службе, когда оформляются налоговые вычеты (они предоставляются исключительно через инспекцию);
  • чтобы подтвердить доходы во время направления заявки для получения банковского кредита;
  • в целях удостоверения прибыли (и удерживаемых с нее сумм), получаемой в новой организации.

На новом месте работы справка понадобится, если сотруднику нужно:

  • провести расчет выплачиваемого больничного;
  • выполнить оформление обычного налогового вычета (в т. ч. на ребенка);
  • рассчитать прочие суммы компенсаций или предоставляемых льгот.

Существуют и другие обстоятельства, когда потребуется подготавливать указанную справку. Поэтому увольняемый сотрудник должен сразу же позаботиться о ее получении.

Она однозначно будет нужна. К примеру, новому работодателю, Налоговой инспекции. Поэтому лучше взять несколько экземпляров документов по различным периодам выплат.

Важно! Следует учитывать, что если речь идет о работодателе, то ему потребуются данные о доходах (оплаченных налогах) за последний год, если же справка готовится для банка, ему достаточно информации за три последних месяца или полгода.

Когда подготавливается документация по вычету, то для налоговой важны данные за календарный год, по которому оформляется вычет.

Если сотрудник за указанный год трудоустраивался несколько раз или же был получен другой облагаемый НДФЛ доход, то справки потребуется собрать по каждому налоговому агенту.

Отдельная ситуация – реализация плательщиком налога своего права через работодателя получить вычет при покупке жилой недвижимости. В этом случае начисление дохода сотруднику выполняется без взимания налоговых платежей.

Если при этом сотрудник увольняется, ему нужно взять в Налоговой службе документ в целях подтверждения его права получать вычет. С этим документом он идет к бухгалтерам нового работодателя для получения вычета по новому месту трудоустройства.

В ИФНС направляется весь пакет документации, в том числе справка 2-НДФЛ, выданная каждым работодателем (налоговым агентом).

Посмотрите видео. Работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, безвозмездно:

Как оформить запрос?

  1. В правом верхнем углу листа нужно указать, кому предназначается заявление (в дательном падеже): ФИО, должность руководителя и наименование организации.
  2. Далее следует указать, кто подает заявление: ФИО полностью, должность, адрес и контактные данные для связи.
  3. Название заявления — «Заявление о выдаче документов, связанных с работой».
  4. Текст заявления может быть примерно таким: «В связи с увольнением и на основании ст. 62 и 84.1 ТК РФ прошу выдать мне документы, связанные с моей работой, а именно (указать примерный перечень документов):
    • копию приказа о приеме на работу;

копию приказа об увольнении;

Дата подачи заявления, подпись.

Трудовая книжка

Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении работник получает в последний день, когда он выполняет свои трудовые обязанности.

При получении этого документа работник обязан поставить свою подпись в отчетной документации – журнале учета ТК и в личной карточке.

В случае если в этот последний день сотрудника не было на работе (он болел или есть другая причина), то трудовую ему должны переслать на его домашний адрес.

При этом сотрудника предварительно уведомляют о том, что ему нужно забрать у работодателя ТК. Сразу же должна предлагаться альтернатива в виде пересылки книжки почтой.

Если отправка книжки осуществляется почтовой службой, то подтвердить пересылку документа может только отдельный документ – опись, вкладываемая в отправление.

Читайте также: