Как нумеровать правильно приказы на прием увольнение в 1с

Опубликовано: 13.06.2025

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

Быстрый поиск нужного акта.
Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
Обеспечение правильного хранения документации.
Систематизация актов на основании их содержания.
Создание порядка регистрации бумаг.
Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

Длительный: 50 или 75 лет.
Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

По персоналу фирмы. К примеру, это приказы о приеме на службу или увольнении.
По главному направлению деятельности. К примеру, это Положение об охране труда.
По административной работе. Это распоряжения по формированию охраны.

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

Символ П обозначает прием на работу.
У – увольнение.
ПР – перевод сотрудника на другую должность.
О – отпуск.
Н – нарушение дисциплины.
К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

В программе ведется автоматическая нумерация документов. Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку (в пределах года и вида документа) в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование – Синхронизация данных. Префиксы позволяют отличать документы, введенные в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не используются, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.

Номера используются для заполнения в кадровые приказы и другие формы, в том числе в СЗВ-ТД. При выводе номеров в эти места все незначащие символы (префиксы или нули, дефис, лидирующие нули номера) по умолчанию автоматически отбрасываются.

Во многих организациях нет собственных сложившихся традиций нумерации, и им вполне подходит нумерация, предлагаемая программой.

Но во многих случаях организациям требуется вести нумерацию по собственным правилам, связанным, например, с объединением бумажных кадровых приказов в тома для хранения в архивах или с ведением различных журналов. В прошлых версиях для этого приходилось либо вносить нужный номер в документ вручную (при этом каждый раз отвечая на предупреждение с вопросом "Продолжить редактирование?", что довольно неприятно), либо редактировать номер непосредственно в тех местах, куда он попадает из документа (в печатной форме, в мероприятии для электронной трудовой книжки). Наименее трудоемкий из этих вариантов – первый, но и он таит в себе "подводные камни". Если введенный вручную номер имеет вид, например, "12-к" или "1234-к", то при выводе на печать (и в другие места) первые два или четыре символа до дефиса считаются префиксом, а следующая после дефиса буква не является числом и поэтому не считается номером. В результате от номера ничего не остается.

Именно для таких ситуаций в программе изначально была предусмотрена возможность отключения удаления префиксов из номеров при их выводе, т.е. для тех, кто не пользуется стандартной нумерацией.

Если этот флажок снять, то номера будут везде выводиться "как есть", без всяких преобразований (для влияния настройки на уже существующие документы их нужно перепровести).

Однако и такой вариант не всегда устраивает пользователей: эта настройка распространяется на документы всех видов. А по документам некоторых видов может устраивать стандартная нумерация, и после отключение настройки они станут неожиданно выводиться со всеми нулями и префиксами.

Но выход был и в этой ситуации – не отключать настройку, а приписывать к собственным номерам "ненужный" префикс: например 00-15-к. Однако и тут таится подвох: мало того, что это довольно неудобно – не забывать приписывать к номеру "искусственный" префикс, так ещё он занимает 3 из предусмотренных для номера 11 символов. А в некоторых организациях номера состоят даже из, скажем, 13-ти значащих символов.

Таким образом, назрела проблема для пользователей, ведущих собственную нумерацию кадровых документов: не все из них знают о настройке и мучаются, а в некоторых случаях даже и настройка не позволяет забыть о проблемах. В связи с появлением электронной трудовой книжки эта ситуация особенно обострилась.

Решение в новой версии

В новой версии для всех документов программы, в которых сейчас предусмотрена возможность отражения в трудовой книжке, рядом со стандартным номером добавлено новое необязательно поле.

Автоматически это поле не заполняется. И если оно не заполнено, программа ведёт себя точно так же, как раньше, как будто этого поля и не существует. Если поле не заполнено, в него серым цветом выводится подсказка – значение из поля Номер с учетом настройки удаления префиксов. Т.е. ровно то, как значение из поля Номер будет выведено в приказ и в другие формы (в СЗВ-ТД).

Если же стандартный номер не подходит и приходится его менять, то теперь достаточно его внести в это новое поле. Во-первых, при этом не будет задан раздражающий вопрос. Во-вторых, этот номер будет выведен и в печатную форму, и в форму СЗВ-ТД ровно в таком виде, как его внесли, без всяких преобразований (т.е. независимо от положения настройки удаления префиксов). И теперь можно внести номер длиной до 20 символов!

При этом автоматически сформированный номер в старом поле Номер можно оставить любым – он нигде кроме как для представления документа в интерфейсе программы использоваться не будет. А если он мешается, то через меню "Еще – Изменить форму…" можно настроить форму как будет удобно именно вам. Например, практически так же, как было до обновления:

Аналогично, через меню "Еще – Изменить форму…" новое поле можно вывести в формы списков и журналов, и при необходимости скрыть старое.

Если вас устраивает автоматическая нумерация – для вас ничего не меняется. Новое поле заполнять не нужно. Оно теперь просто содержит подсказку, как номер будет выглядеть в печатной форме/отчете СЗВ-ТД. Если новое поле мешается, его можно скрыть с форм, аналогично показанному выше способу (через "Еще – Изменить форму…" в каждой форме);
Если автоматическая нумерация вас не устраивает, и раньше вы вносили нужный номер в поле Номер вручную (или вовсе вносили его непосредственно в сформированную печатную форму/отчет СЗВ-ТД), то теперь нужно вносить его в новое поле печатать как. Старое поле можно не трогать и вовсе скрыть его из документов/списков. Настройку удаления префиксов можно установить в нужное положение с учетом особенностей нумерации тех документов, в которых новое поле не появилось.

Обращаем внимание, что автоматическая нумерация для нового поля не предусмотрена, т.е. оно заполняется только вручную.

Переименование и Установление до 2020 года

1.7. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В то же время на сайте ПФР (Вопросы-ответы 3) приведен пример:

Мы дополнительно консультировались в ПФР по этому вопросу, и нам подтвердили, что до 2020 года обязательно нужно включить в отчет последний перевод или прием. Остальные виды мероприятий (в частности, переименование и установление), которые имели место после этого последнего, включать в отчет не обязательно. Но если их включить, ошибкой это также не будет.

В СЗВ-ТД до 2020 года в этом примере заполнялся только последний перевод:

В связи с многочисленным обращениями пользователей, желающих включить в отчет и такие необязательные мероприятия тоже, в новой версии реализовано их автоматическое заполнение:

Т.е. теперь, как и ранее, заполняется последний зарегистрированный прием или перевод до 2020 года. Но теперь он также дополняется всеми мероприятиями остальных видов, зарегистрированными в период после него и до 01.01.2020.

если зарегистрировать до 2020 года одни лишь переименования или установления, без приема или перевода, в отчет они заполнены не будут, поскольку прием или перевод являются обязательными мероприятиями, а остальные лишь дополняют их;
по тем сотрудникам, по которым уже отправили до 2020 года один прием или перевод, в очередной отчет новые "дополнительные" мероприятия заполнены не будут, поскольку не являются обязательными.

Расширение перечня оснований увольнения

В классификатор оснований увольнения к уже имеющемуся там пункту:
п. 8 ч. 1 ст. 77: Отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы
добавлены два подпункта, которые можно использовать при необходимости конкретизировать это основание:

п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отказ): Отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением
п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отсутствие): Отсутствие у работодателя работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением

Также добавлены пункты:

ч. 4 ст. 348.4 (Возврат): На основании статьи 348.4 ТК РФ в связи с истечением срока временного перевода (временной работы) переведен для продолжения работы
ч. 4 ст. 348.4 (Перевод): На основании статьи 348.4 ТК РФ переведен (на временную работу)

И добавлены пункты Федерального закона от 08.05.1996 № 41-ФЗ "О производственных кооперативах".

Для того чтобы легко понять, к какому нормативному документу относится тот или иной пункт, можно через меню "Еще" справочника либо настроить список и сделать группировку по полю "Ссылка.Документ основание", либо изменить форму и добавить это поле в список.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве – неотъемлемый атрибут документооборота любой организации. Из нашей статьи читатель узнает, зачем необходима нумерация приказов, какие варианты организации кадрового документооборота существуют, и как присвоить приказу номер.

Законодательство, регулирующее вопросы нумерации кадровых документов

В каждой организации постоянно оформляются кадровые документы – при приеме и увольнении сотрудников, при издании приказов и принятии коллективных договоров, во многих других случаях. Для того, чтобы документы были систематизированы, каждую бумагу было легко найти, применяются различные методы, основным из которых является нумерация всей кадровой документации.

В организациях и у ИП единой системы документооборота на законодательном уровне не закрепляется, однако это не значит, что ее не нужно вводить. Закрепление такой системы возможно с помощью локальных актов, принимаемых в порядке, установленном ст. 40 ТК РФ. Локальные акты принимаются с учетом требований ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, Приказа Минкультуры России от 25.08.2015 № 558, иных актов.

При грамотной разработанной системе кадрового документооборота, которая включает в себя и порядок нумерации приказов, в нескончаемом потоке документов разобраться будет гораздо проще.

Приказы, которые принимаются в организации и подлежат нумерации

Приказ – это распорядительный документ, который принимается руководителем организации (единоличным исполнительным органом) с целью регулирования внутренних и внешних правоотношений. Виды приказов, которые могут быть приняты в организации отражены в Приказе Минкультуры России № 558. Разумеется, представленный перечень не является исчерпывающим, однако может дать представление о том, какие приказы могут приниматься в фирме.

Важно! Разграничение приказов друг от друга и их нумерация важны еще и потому, что для каждого документа предусмотрен свой срок хранения.

Приказы, принимаемые в организации условно можно разделить на следующие виды:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

По личному составу. Это распоряжения, связанные с приемом и увольнением сотрудников, и т.д.
По основной деятельности. Это локальные акты любой направленности, например, Положение об охране труда.
По административно-хозяйственной деятельности. Это приказы по порядку посещения производственных помещений, организации охраны, и т.д.

Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?

Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.

Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2017 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.

Какой вариант выбрать – зависит от конкретной организации и предпочтений руководства. Любой вариант нумерации можно закрепить в локальном акте.

Учет приказов в журнале учета

Для удобства регистрации приказов, их можно заносить в специальный журнал учета. То, какие приказы заносить в журнал, выбирает руководство организации. Как правило, в них регистрируются приказы по формам № Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а, Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Формы журналов на законодательном уровне не утверждается, соответственно в каждой фирме может быть введен свой журнал.

В них указываются следующие сведения:

Титульный лист, в котором отражены название журнала, дата начала и окончания его ведения, наименование организации.
Раздел, в котором дается указание на ответственного лица за его ведение, перечень приказов, принятых в фирме, их номера, сроки хранения, перечень лиц, на которые конкретные приказы распространяются.

Таким образом, в каждой организации может устанавливаться свой порядок нумерации приказов, а также формы журналов их регистрации.

Одна из удобных и важных функций в 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1 – это возможность нумерации кадровых приказов. Но необходимо знать, как правильно ее проводить. И лучше всего изучить данный вопрос сразу на готовом примере, что мы и рассмотрим в данной статье.

1. Автоматическая нумерация в 1С

Те, кто пользуется системой 1С ЗУП 3.1, прекрасно знают о том, что в данной программе вся нумерация документов осуществляется в автоматическом режиме. Номер для документа создается в конкретном виде. К примеру, общая схема примерно такая: ПОПБ-000000. Первые 2 буквы обозначают префикс компании, который задается в ее карте. Дальше 2 буквы – это префикс базы информации, который задан в разделе «Администрирование – Синхронизация данных» в 1С 8.3. Благодаря этим идентификаторам в 1С 8.3 можно запросто отличать все всю документацию баз данных, которая вводится в разных компаниях или информационных базах. Если же эти идентификаторы в 1С 8.3 не задействованы, там, где формируется числовой код, на местах префиксов будут стоять только нули.

Описанные коды применяют, чтобы заполнять разнообразные формы документов, среди которых и форма СЗВ-ТД. Когда выводятся номера в таких местах, все символы, которые являются незначащими, просто будут отброшены системой Зарплата и управление персоналом 8.3 по умолчанию.

Многие компании не вводят определенные традиции касательно нумерации документов в 1С 8.3, поэтому им вполне достаточно того варианта, который будет предложен автоматически программой. Но есть и такие фирмы, где требуется вводить собственную нумерацию. Это связано с тем, что все бумажные документы кадровых приказов объединяются в тома (для дальнейшей архивации и удобного хранения) или в разнообразные журналы.

2. Новые особенности в 1С ЗУП 3.1

Что предлагают новые варианты программы 1С:Зарплата и Управление персоналом 8.3?

В программе 1С:Зарплата и Управление персоналом 3.1 версии 13.188 для всей документации в системе, где предусматривается вариант показа в трудовой книжке, располагается вместе со стандартным кодом еще и графа. Она появилась в новой версии и считается необязательный при работе в 1С ЗУП. Такая графа не будет заполняться программой самостоятельно. Если в поле отсутствует информация, то система будет вести себя так же, как и в других случаях ранее, как будто это графа отсутствует.

Но в ситуациях, когда стандартизированный код не будет подходить и требуется его изменить, понадобится это новая графа. Именно туда нужно внести новый номер. Тогда в распечатанном виде и в форме СЗВ-ТД он будет сохраняться. В этом поле можно вносить код максимум до 20 знаков.

Причем код, который был сформирован программой самостоятельно, можно оставлять в любом виде. Он не будет показан больше ни в одной версии документа, за исключением только самого интерфейса системы. Если же он отвлекает и мешает, то можно исправлять форму именно так, как будет комфортно пользователю. Для этого нужно зайти в раздел «Еще - Изменить форму. ». Кстати, если действовать по такой же схеме через это раздел и категории, то новую графу можно будет выводить в списки документов в 1С 8.3, а старый вариант останется скрытым.

3. Выводы о новой графе при работе в 1С ЗУП

Из вышесказанного можно сделать следующие выводы:

· если пользователя все устраивает в нумерации, которая выдается в автоматическом режиме, то для него ничего не изменится. Новую графу заполнять не придется. после изменений программы она содержит небольшую рекомендацию о том, как код будет виден в распечатанном виде или в форме СЗВ-ТД. Если новая появившаяся графа мешает, то ее можно скрывать;

· если же автоматическая нумерация 1С не подходит, а раньше пользователь каждый раз вносил изменения в графу «Номер» самостоятельно, то теперь такие данные нужно печатать в новой графе. Нельзя изменять то, что записано в старой графе. Можно настроить функцию, чтобы удалять префиксы в необходимом положении, учитывая нюансы того, как будут пронумерованы файлы, где новая графа не была сформирована.

Необходимо обязательно учитывать, что автоматическая нумерация 1С для новой графы не предусматривается, поэтому придется ее каждый раз заполнять самостоятельно.

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Читайте также: